1. PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI 1.1. PENDAHULUAN Pembahasan manajemen proyek tidak terlepas dari adanya perkembangan yang cukup pesat dalam dunia industri dan teknologi informasi,dengan perkembangan yang cukup pesat menyebabkan pihak manajemen harus mampu mengelola sumber daya yang dimiliki untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi serta mampu bersaing di pasar. Kemampuan pihak manajemen untuk menghasilkan produk yang berkualitas dengan adanya keterbatasan terhadap waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan harus didukung oleh pemahaman mengenai manajemen proyek yang baik. Lalu apa sebenarnya definisi dari manajemen proyek itu sendiri? Untuk mendefinisikan apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, maka ada baiknya terlebih dahulu mengenal apa yang dimaksud dengan proyek dan apa yang dimaksud dengan manajemen. 1.1.1. Proyek Sesuai definisi dalam buku panduan PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) terbitan PMI, USA; proyek adalah suatu usaha sementara yang dilakukan untuk menciptakan suatu produk atau jasa yang unik. Sementara diartikan bahwa setiap proyek memiliki tanggal kapan dimulai dan selesai dalam jangka waktu tertentu. Unik diartikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan adalah berbeda dari produk atau jasa sejenis lainnya. Didunia ini tidak ada dua proyek atau lebih yang 100% sama. Sedangkan menurut (Schwalbe K, 2002). Proyek adalah merupakan serangkaian aktifitas temporer dalam usaha melakukan dan mencapai tujuan unik. Proyek dapat pula diartikan sebagai suatu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhir pada suatu kejadian, yang mempunyai keterbatasan waktu, anggaran,sumber daya yang diperlukan oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan dari adanya proyek adalah untuk memuaskan pelanggan. Dengan demikan dapat diartikan bahwa Proyek adalah kegiatan , diselesaikan beberapa orang (team) yang saling berkolaborasi dan saling keterkaitan. Suatu proyek ditentukan oleh beberapa kriteria : Tujuan Suatu proyek biasanya adalah suatu aktivitas yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi dalam sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan. Proyek biasanya cukup kompleks sehingga dibutuhkan koordinasi dan pengendalian terhadap setiap sub-sub pekerjaan dalam hal waktu, urutan pekerjaan, biaya dan performansi Siklus hidup Proyek adalah suatu proses bekerja untuk mencapai suatu tujuan, selama proses proyek akan melewati beberapa fase yang disebut siklus hidup proyek. Tugas, organisasi, orang dan sumber daya lain akan berubah bila proyek memasuki satu fase baru. Kompleksitas
Proyek biasanya melibatkan beberapa fungsi organisasi (pemasaran, personalia, engineering, produksi, keuangan) karena diperlukan bermacam-macam ketrampilan dan bakat dan berbagai disiplin dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan dalam proyek. Koordinasi antar fungsi organisasi sangat diperlukan untuk kesuksesan proyek sesuai dengan tujuan. Keunikan Setiap proyek mempunyai ciri tersendiri yang berbeda dari apa yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Bahkan dalam proyek yang rutin seperti pembangunan perumahan sering terjadi hal-hal baru karena berbeda lokasi seperti pencarian tenaga kerja, pengusahaan fasilitas umum (listrik, telepon, air), pembebasan tanah dan lain-lain yang membuat setiap proyek berbeda dengan yang lain. Suatu proyek merupakan suatu pekerjaan yang sekali terjadi, tidak pernah terulang dengan jenis pekerjaan yang sama. Tidak permanen Proyek adalah aktivitas temporer Organisasi sementara dibentuk untuk mengelola personalia, material dan fasilitas untuk mencapai tujuan tertentu, biasanya dalam jadwal tertentu, dan sekali tujuan tercapai, organisasi akan dibubarkan dan akan dibentuk organisasi baru untuk mencapai tujuan yang lain lagi. Ketidakbiasaan Proyek biasanya menggunakan teknologi baru dan memiliki elemen yang tidak pasti dan beresiko. Kegagalan suatu proyek bisa berakibat buruk bagi organisasi. Kata proyek di sini menunjuk pada sifat pekerjaan. Suatu pekerjaan akan dikatakan proyek jika memiliki karakteristik: memiliki keluaran (output) spesifik, melibatkan banyak pihak dan bidang keahlian, dibatasi oleh waktu (ada saat awal dan ada saat akhir), merupakan kegiatan yang “kompleks” penuh faktor ketidakpastian dan risiko, mempunyai siklus hidup (life cycle). Dengan demikian jika dibandingkan dengan definisi dari proyek, maka semua pekerjaan yang lain dianggap sebagai suatu rutinnitas belaka. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinue dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Sebagai contoh : perakitan mobil-mobil Kijang pada 'assembly line' bukan proyek, namun membuat protipe mobil Kijang yang pertama merupakan suatu proyek. Demikian pula pembangunan pabrik / fasilitas perakitan mobil-mobil Kijang itu juga merupakan proyek. Diperlukan beberapa ciri-ciri/karakteristik dari proyek, yaitu : ada sasaran/tujuan, memiliki rentang deadline, waktu, biaya dan syarat kerja yang lengkap, berurutan dari a hingga z, terkadang merupakan sesuatu event yang sebelumnya belum pernah dilakukan N o 1 2 3 4
Kegiatan Proyek
Kegiatan Program
Bersifat dimanis,berlangsung dala m kurun waktu terbatas Intensitas kegiatan berbeda beda Kegiatan didasarkan pada anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Menyangkut kegiatan yg beragam
Bersifat rutin dan berlangsung kontinue / jangka panjang Intensitas kegiatan realtif sama Batasan tidak setajam proyek hanya diatur dalam anggaran tahunan Tidak terlalu banyak macam macam
5
& perlu klasifikasi tenaga kerja yang bermacam-macam Guna memperoleh hasil yang efek tif perlu jalur komunikasi dan bertanggung jawab baik vertikal maupun horizontal
kegiatan Penekanan pada jalur vertikal
Tabel 1.1 Perbedaan Kegiatan Proyek VS Program
No . 1 2 3 4 5 6
Kegiatan Proyek Bercorak dinamis, nonrutin Siklus proyek relatif pendek Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun) Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya
Kegiatan Operasional Berulang-ulang, rutin Berlangsung dalam jangka panjang Intensitas kegiatan relatif sama Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek Macam kegiatan tidak terlalu banyak Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.
Tabel 1.2. Perbedaan Kegiatan Proyek VS Oprasional
Yang menentukan keberhasilan/ kegagalan Proyek, antara lain 1. Keterbatasan lingkup/komponen proyek (Project Contraint) 2. Fase proyek Persiapan (Initiating) – mengenali kebutuhan yang berhubungan dengan proyek untuk menangani masalah- masalah. Perencanaan (Planning) – ketika mendefinisikan rencana yang akan digunakan untuk menyelesaikan tujuan akhir (requirements gathering). Pelaksanaan (Executing) – Mengkoordinasi staff dan sumberdaya penting lainnya, seperti yang sudah ditetapkan dalam perencanaan. Pengawasan (Controlling) – Monitoring secara konstan terhadap overall progress dalam proyek dan menjaga integritas tujuannya. Sosialiasasi (Close Out) – Formalisasi penerimaan kesuksesan suatu proyek dari stakeholders (client).
1.1.2. Manajemen Manajemen merupakan unsur terpenting di dalam menjalankan suatu organisasi, karena tanpa adanya manajemen di dalam suatu organisasi maka organisasi tersebut tidak akan berhasil mencapai tujuan yang telah ditentukan. Manajemen suatu proses dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian perusahaan dalam mencapai suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu
Manajer orang/ sekumpulan orang yang memimpin aktivitas manajemen proses guna mencapai tujuan tertentu. Leadership suatu proses untuk mempengaruhi aktivitas orang lain dalam mencapai suatu tujuan pada situasi yang berlaku. Organisasi sekelompok orang (dua atau lebih) yang bekerja sama dengan terkoordinasi, dengan cara yang terstruktur untuk mencapai tujuan tertentu Dari segi seni (Art) “Mary Parker” Manajemen
Dari segi ilmu pengetahuan “Luther Gulick” “Manajemen adalah bidang pengetahuan yg berusaha secara sisitimatis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerjasama untuk menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi kemanusiaan. Dari segi proses “james A.F.Stoner” “Manajemen proses perencanaan, perngorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan kegiatan anggota dan tujuan penggunaan organisasi yang sudah ditentukan
Planning
Organizing
Controlling
Actuating Gambar.1.1. Fungsi Manajemen
Pengertian Manajemen secara proses dapat dilihat dalam gambar 1.1 atau lebih dikenal dengan fungsi manajemen, namum demikian kegiatan manajemen pada dasarnya terdiri dari dua kegiatan pokok, yakni perencanaan dan pelaksanaan projek itu sendiri. Proses perencanaan lebih mengarah pada hal-hal yang bersifat teknis dan dapat dipelajari secara formal, sedangkan pada proses pelaksanaan projek lebih banyak terlibat dengan orang dan tim dimana hal ini lebih banyak dipengaruhi oleh kemampuan komunikasi, sosialisasi dan kepemimpinan.( tabel 1.3).
Perencanaan Sasaran Pekerjaan/tugas Identifikasi sumber daya Jadwal Pengulangan Perubahan
Pelaksanaan Sasaran Kemajuan Komunikasi tim Komunikasi klien Pengamanan sumber daya Tata tertib proyek
Tabel 1.3. Kegiatan Manajemen
Manajemen merupakan ilmu pengetahuan dan seni hal tersebut dikarenakan Manajemen memiliki bukti keilmuan yaitu suatu kesatuan sistem yang merupakan pegangan dalam berfikir dan bertindak dan dapat dibuktikan kebenarannya. Menggunakan ilmu pengetahuan sebagai penunjang serta memiliki metoda kerja yang sistimatis dalam memecahkan masalah.
Sebagai seni berarti bahwa kemahiran dalam menerapkan ilmu yang dimiliki pada obyekobyek tertentu dipengaruhi oleh watak/ keperibadian seseorang. 1.2. MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Menurut Schwalbe (2006), “Manajemen proyek merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, kemampuan, peralatan, dan teknik dalam suatu kegiatan proyek untuk mencapai kebutuhan akan proyek itu sendiri” Keberhasilan suatu proyek tidak hanya untuk mencapai ukuran waktu, ruang lingkup, biaya, dan kualitas tetapi juga harus memfasilitasi semua proses untuk mencapai apa yang diinginkan . Manajemen proyek memiliki keterkaitan dengan stakeholder. Stakeholder adalah orang-orang yang dilibatkan didalam atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek. Termasuk diantaranya adalah sponsor, tim proyek, staff pendukung, pelanggan, pengguna, seller, dan semua yang berhubungan dengan proyek. Setiap stakeholder memiliki kebutuhan dan ekspetasi yang berbeda-beda. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Manajemen Proyek adalah Kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengambil keputusan dan mengendalikan sumberdaya organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu dengan sumber daya tertentu. Aplikasi dari pengetahuan, keahlian dan teknik untuk aktifitas proyek guna memenuhi/ melebihi dari kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek Manajemen proyek mempergunakan personel perusahaan untuk ditempatkan pada tugas tertentu dalam proyek atau mengambil personel yang ahli dalam bidangnya. Dengan demikian Manajemen Proyek dapat didefinisikan sebagai penerapan pengetahuan , ketrampilan, piranti dan teknik dalam kegiatan proyek untuk memberikan hasil yang memenuhi kebutuhan Stakeholder. Perbedaan antara manajemen proyek dengan manajemen proyek teknologi informasi adalah pada bentuk pekerjaan yang dilaksanakan. Pada manajemen projek teknologi informasi, bentuk pekerjaannya bisa meliputi: Pengadaan teknologi (procurement) Penerapan sistem baru (implementation) Perawatan sistem lama (maintenance) Pengembangan sistem (customization) Prototyping Rekayasa proses bisnis (business process reengineering) Desain dan arsitektur sistem Teknologi informasi (TI) jika ditinjau dari sudut pandang Sistem Informasi (SI) adalah merupakan bagian dari SI dan digunakan oleh SI sebagai technoware (perangkat). Sistem informasi itu sendiri dapat didefinisikan sebagai “kombinasi antara hardware, software dan jaringan telekomunikasi yang dibangun dan digunakan orang untuk mengumpulkan, membuat dan mendistribusikan data yang bermanfaat, biasanya digunakan dalam organisasi.” Dari definisi tersebut, dapat di turunkan sebagai berikut: Technoware: hardware, software dan jaringan telekomunikasi. Brainware: orang atau pengguna
Infoware: data atau data yang bermanfaat Organoware: organisasi atau perusahaan atau institusi Dalam kerangka SI, yang dimaksud TI dalam manajemen projek TI adalah sistem informasi yang berbasis komputer (computer based information system). 1.3. ARTI PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK Dewasa ini, kebutuhan perusahaan terhadap fungsi manajemen proyek tidak dapat dipandang hanya dengan sebelah mata. Hal ini disebabkan karena dalam melakukan proses produksi, perusahaan harus mampu menghasilkan suatu produk baik berupa barang ataupun jasa yang sesuai dengan scope, kualitas,waktu dan besarnya biaya yang telah ditetapkan. Perubahan terhadap salah satu dari keempat faktor tersebut dapat mempengaruhi satu/ lebih faktor lainnya yang tentunya juga akan berdampak pada besar kecilnya nilai keuntungan yang diperoleh perusahaan. Manajemen proyek mulai dianggap penting saat bangsa Amerika mengalami kegagalan yang sangat serius dalam kegiatan mega proyek mereka. Kegagalan Apolo 13 untuk melakukan pendaratan di bulan membuka mata NASA mengenai pentingnya menerapkan manajemen proyek. Sebelum kecelakaan fatal itu terjadi, pihak NASA hanya menekankan masalah yang bersifat teknis dan mengabaikan permasalahan yang bersifat human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali berkembangnya ilmu manajemen proyek yang pada dasarnya dimulai dari industri konstruksi. Kabar lain yang sangat mengejutkan juga berasal dari kegiatan pengembangan proyek TI. Pada tahun 1998, Standish Group dalam laporannya menjelaskan bahwa proyek-proyek TI yang dinyatakan sukses pada tahun tersebut, pada kenyataannya hanya 26% yang benar-benar dapat dinyatakan sukses, sedangkan sisanya masuk kedalam kategori challenged (overtime dan over budget) atau bahkan masuk kedalam kategori failed (gagal). Dan yang paling menarik dari hasil penelitian ini adalah bahwa faktor terbesar penyebab kegagalan ini bukan berasal dari masalah teknis, melainkan faktor manajemen yang dalam hal ini adalah kemampuan dalam melakukan manajemen proyek. Hal ini patut untuk dicermati sehingga keberadaan manajemen proyek dalam dunia TI memang benar-benar dirasa sangat dibutuhkan. Di masa mendatang, manajemen proyek memiliki peran yang sangat penting dalam mendukung kegiatan pengembangan perusahaan kearah yang bersifat strategis. Beberapa alasan yang dianggap dapat menguatkan pentingnya keberadaan fungsi manajemen proyek yang baik dalam suatu perusahaan antara lain semakin pendeknya kompresi daur hidup produk, tingginya tingkat kompetisi global serta pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang menyebabkan semakin meningkatnya kompleksitas aktivitas proyek. 1.4. SKILL MANAJEMEN PROYEK Skill yang dibutuhkan ada 4 titik, yaitu kepada Owner, User, Lingkungan, dan Team. Maksudnya, Ketika seorang proyek manager berurusan dengan owner (komisaris perusahaan) dapat memberikan informasi berupa biaya/budget dari segi finansial, seta resiko kedepan yang akan dihadapi. Ketika berbicara dengan user, dapat mengajak untuk menggunakan hasil dari proyek, baik meloby dan bujuk rayu. Lalu ketika berbicara dengan team tentunya harus memiliki keahlian tehnik, dapat mengarahkan, dan tentunya manajerial skill harus dimiliki. Terakhir ketika berbicara dengan lingkungan dalam hal ini pemerintah / lingkungan, dapat meminta persetujuan/ izin akan adanya pengadaan proyek tersebut.
Knowledge area tersebut meliputi fungsi utama dan fungsi pendukung atau fasilitas. Fungsi utama memiliki fungsi dalam mewujudkan proyek sesuai dengan kontek manajemen proyek sedangkan fungsi pendukung memiliki fungsi mencapai efisiensi dan efektivitas dalam penyelesaian proyek. (Gambar 1.2) Fungsi pendukung Manajemen Manajemen komunikasi SDM
Manajemen scope
Manajemen waktu
Fungsi Utama Manajemen Manajemen biaya kualitas Manajemen resiko Manajemen pengadaan Fungsi pendukung Gambar 1.2. Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Dalam Guide to the PMBOK, PMI menyebutkan sembilan keahlian sebagai Area Pengetahuan (Knowladge Area), deskripsi secara singkat masing-masing pengetahuan adalah sebagai berikut: 1) Project Integration Management Segala proses dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi ,menentukan, menggabungkan, menyatukan dan mengkoordinasikan segala kegiatan dalam Project Management Process Group. 2) Project Scope Mangement yaitu segala proses dan kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yang dibutuhkan telah termasuk dalam pekerjaan dan hanya pekerjaan yang dibutuhkan saja yang akan dikerjakan dan diselesaikan dalam project dengan sukses. Intinya yaitu menentukan mana yang termasuk dan yang tidak termasuk dalam project. 3) Project Time Management yaitu segala proses dan kegiatan untuk menentukan dan mengatur waktu yang dibutuhkan dalam penyelesaian sebuah project. Terdiri dari penetapan aktifitas, pengurutan aktifitas, perkiraan lama aktifitas, serta penyusunan dan pengendalian jadwal. 4) Project Cost Management yaitu segala proses dan kegiatan termasuk planning, estimating, budgeting dan controlling biaya sehingga project dapat terselesaikan sesuai dengan budget yang telah disetujui dalam rencana. 5) Project Quality Management atau disebut manajemen kualitas, menjelaskan proses-proses yang dibutuhkan agar produk yang dihasilkan sesuai dengan kualitas yang disepakati. Terdiri dari perencanaan kualitas, proses untuk menjamin kualitas dan pengendalian kualitas 6) Project Human Resource Management yaitu proses-proses yang dibutuhkan untuk menggunakan SDM yang terlibat dalam proyek, secara paling efektif. Terdiri dari perencanaan organisasi, perekrutan staff dan pembangunan tim kerja.
7) Project Risk Management berkonsentrasi dalam rencana resiko management ,mengidentifikasi
,menganalisis, merespon dan memonitoring serta control dalam sebuah project dimana sebagian besar dari kegiatan tersebut diupdate sesuai kemajuan project. 8) Project Communication Management yaitu segala proses dan kegiatan yang dibutuhkan untuk meyakinkan secara waktu tentang generasi yang tepat, pengumpulan , pembagian, penyimpanan , pengambilan , dan mengumumkan informasi yang berhubungan dengan project. 9) Procurement Management meliputi proses dalam pencarian, pembelian, pengiriman serta mengumpulkan product ,service dan hasil dari pihak luar dalam meyelesaikan project. Mereka yang ingin menguji kompetensinya dan profesional dalam bidang Manajemen Proyek dapat mengacu kepada dua buah standar : The Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Standar ini telah diterbitkan & menjadi milik dari 'The Project Management Institute', USA. Standar ini dipakai oleh banyak negara di dunia, termasuk Asia Tenggara dan Australia. IMPI sendiri telah menetapkan dokumen ini sebagai buku panduan tentang metodologi manajemen proyek. The National Competency Standard for Project Management (NCSPM). Standar ini telah disahkan pemakaiannya secara umum di Australia dan telah ditetapkan penggunaannya sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional oleh 'the Australian Institute of Project Management (AIPM)' dan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia (IAMPI) sebagai standar minimum untuk proses sertifikasi sebagai seorang professional. This is an evidence based assessment process. This standard is also being used as the basis for the global PM standard. Hal- hal yang perlu dilakukan seorang manajer proyek adalah : 1. Manajer proyek harus mendefinisikan proyek, membreakdown proyek menjadi serangkaian tugas(tasks) yang mudah dikelola, memperoleh sumber daya yang dibutuhkan, dan membentuk tim kerja untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. 2. Manajer proyek harus menetapkan tujuan akhir dari proyek dan memitivasi anggota tim kerja untuk menyelesaikan proyek tepat waktu 3. Manajer proyek harus menginformasikan kepada stakeholder tentang perkembangan pelaksanaan proyek secara periodik. 4. Manajer proyek harus mengenali resiko yang mungkin terjadi dan meminimalkan dampak terhadap penyelesaian proyek. 5. Manajer proyek harus beradaptasi terhadap perubahan-perubahan, karena tidak ada proyek yang 100% berjalan sesuai dengan yang direncanakan. Berkaitan dengan tugas-tugas seorang manajer, maka area kemampuan yang perlu dimiliki oleh seorang manajer adalah: kepemimpinan, manajemen orang (konsumen, suplier, manajer,kolega), komunikasi ,negosiasi, perencanaan, manajemen kontrak, pemecahan masalah dan berpikir kreatif. Manajer Proyek Yang Efektif
Manajer Proyek Yang Tidak Efektif
Memberikan contoh-contoh yang baik dalam kepemimpinan Berpijak pada visi Bekerja dengan keyakinan dan kepastian Mampu secara teknis Mampu berkomunikasi dengan baik Mampu menjadi motivator yang baik Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila dibutuhkan Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim Berani dan penuh dengan ide-ide baru
Memberikan contoh-contoh yang jelek dalam kepemimpinan Kurang mampu secara teknis Tidak percaya diri Tidak komunikatif Tidak mampu menjadi motivator
Tabel 1.4 . Ciri-ciri Manajer Proyek
