Keterbatasan Teknologi Komputer Dalam Pengembangan Dan Penerapan Sistim Informasi Manajemen Rumah Sakit Oleh: dr. Berlian T.P. Siagian, MPH, PhD. Managing Partner, PT. Dinamika Cipta Widya, Jakarta Pendahuluan Awal komputer listrik dimulai tahun 1905, sedangkan komputer ENIAC, komputer elektron pertama dioperasikan di Amerika Serikat tahun 1946. Komputer ini bekerja berdasarkan rangkaian logika ribuan hamper 20.000 tabung-tabung radio, ditambah puluhan ribu kapasitor, resistor, diode. Komputer ENIAC dan digunakan untuk keperluan komputasi fisika nuklir dan peluru kendali balistik. Beratnya sekitar 30 ton dan memperlukan ruang sebesar 167M2 dan catu daya 160 kW. Para akhli waktu itu memperkirakan Amerika Serikat hanya memerlukan enam unit komputer ENIAC seandainya digunakan untuk melayani perhitungan gaji seluruh pekerja di seluruh wilayah Amerika Serikat. Saat itu belum terfikirkan untuk menggunakan komputer menunjang kegiatan administrasi yang bersifat non- militer. Setengah abad setelah saat itu komputer telah merasuk seluruh sendi kehidupan termasuk manajemen pelayanan kesehatan. Kemampuan komputasi komputer terus meningkat dua kali lipat setiap delapan belas bulan (Hukum Moore, 1965) sedangkan harganya terus menurun menjadi separuhnya. Seandainya analogi peningkatan efisiensi komputasi dan catu daya komputer berlaku untuk kemajuan efisiensi catu daya pesawat udara misalnya, maka di tahun 2002 ini seharusnya telah ditemukan pesawat terbang superjumbo bertingkat delapan yang panjangnya tiga kali lipat lapangan sepak bola serta mampu mengangkut tiga puluhan ribu penumpang sekali gus. Yang lebih hebat lagi bahwa pesawat terbang teoritis ini akan mampu terbang keliling dunia tanpa henti secepat dan seaman pesawat jumbo jet biasa saat ini, dan dengan hanya mengkonsumsi satu liter avtur. Akan tetapi kita mengetahui kemajuan teknologi transportasi belum sehebat kemajuan teknologi semikonduktor. Kemajuan teknologi komputer dan kecepatan penyebarannya sering kali mengecoh banyak pimpinan rumah sakit yang awam dengan dunia komputasi. Tidak terhitung kegagalan penerapan teknologi informasi sebagai alat bantu manajemen paripurna. Memasyarakatnya penerimaan komputer sebagai alat bantu manajemen lebih cepat dari kemampuan manajemen untuk memanfaatkan potensi konstitusionalnya. Hal ini diikuti dengan pandangan terlalu optimistis manajemen bahwa komputerisasi akan menyelesaikan banyak persoalan yang mereka hadapi sehari- hari. Sikap terlalu optimistis ini bermula dari sikap mental banyak pimpinan rumah sakit yang telah memperlakukan penerapan sistim informasi manajemen rumah sakit (SIMRS) seperti memperlakukan alat elektronik biasa lainnya, misalnya VCD; apabila sudah dibeli maka dalam waktu cepat intensitas pengunaannya dapat mencapai sampai batas potensi maksimalnya. Berbeda dengan piranti keras computer yang telah berkembang luar biasa, SIMRS memerlukan penataan manajemen dan proses bisnis perusahaan (rumah sakit) disamping penataan berbagai lapis piranti lunak. Kedua unsur ini perkembangannya tidak mengikuti Hukum
1
Moore. SIMRS memerlukan manusia yang perkembangan neuron diotaknya dapat dianggap statis dan masih dikungkung lagi oleh berbagai faktor budaya bahkan faktor yang tidak logis sekalipun. Kehadiran komputer di rumah sakit tanpa perencanaan yang tepat dapat dengan cepat menjadi tragedi manajemen. Komputer berakhir sebagai pengganti mesin tik, alat membuat spreadsheet, alat penghubung dengan dunia internet, alat mengirim dan menerima e- mail, alat gossip melalui internet (chatting), bahkan sebagai pajangan untuk menunjukkan bahwa rumah sakit sudah maju. Disaat segala- galanya terbatas kita sedih melihat jam komputer paling banyak digunakan sebagai alat bermain game. Memang komputer pribadi dilengkapi dengan berbagai fitur yang menjadikannya alat serbaguna, tetapi itu belum berarti bahwa komputer langsung dapat alat manajemen yang berdayaguna (cost effective). Sikap manajemen yang semula optimistis dapat berubah menjadi skeptis akibat kegagalan komputerisasi terutama akibat pendekatan sepotong sepotong dan kelambatan mengubah proses bisnis sesuai dengan perubahan kemampuan teknologi komputasi yang tersedia.
SIMRS Yang Mencerminkan Proses Bisnis SIMRS tidak identik dengan komputerisasi. Berbagai hal telah menjadi faktor pencetus mengapa manajemen dan pemilik rumah sakit melakukan komputerisasi SIMRS, mulai dari yang sekedar ikut mode sampai yang benar-benar ingin, memanfaatkan kebolehan dan kecanggihan komputerisasi SIMRS. Pengembangan komputerisasi SIMRS dapat berwujud dalam berbagai bentuk. Ada yang sepotong-sepotong, ada yang merangkai berbagai kegiatan, ada yang merangkaikan seluruh kegiatan utama menjadi satu kesatuan yang utuh. Berbagai alat kesehatan telah diupayakan oleh berbagai pihak untuk dapat digunakan meningkatkan efisiensi dan menambah kemudahan. Pabrikan alat kesehatan yang semula hanya menghasilkan rekaman kasar (raw data) dimana hasilnya harus dicatat dan diolah dengan tangan oleh operator, secara berangsur menghasilkan perekaman dan pencatatan yang telah tercetak. Optometer, spirometer, alat ukur laboratorium, EKG, USG, echokardio gram, alat-alat radiologi mulai menghasilkan pencatatan baik berupa angka, maupun gambar. Para pabrikan alat kesehatan secara bertahap mengupayakan agar proses perekaman dan pencatatan dengan alat alat tersebut menjadi mudah, cepat, dan murah. Akan tetapi pabrikan tidak mampu meramalkan seluruh proses bisnis di rumah sakit yang sangat heterogen. Oleh karena itu rekaman dan catatan catatan itu masih memerlukan proses tambahan sebelum dapat direkam, diakses, dan digunakan secara cepat dalam sistim catatan medik rumah sakit. Perkembangan terakhir menunjukkan bahwa pencatatan sudah mulai mengikuti standard baku. Standard DICOM di bidang diagnostic- imaging, standard VCD kemudian DVD pada perekaman citra, ASCII pada perekaman angka-angka mulai diterima para pabrikan alat kesehatan. Kemajuan dalam teknologi semi-konduktor dengan pesat telah meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses digital sehingga semakin memungkinkan
2
pabrikan alat kesehatan mengikuti standard pencatatan yang memang lebih rumit dibandingkan dengan perekaman dan pencatatan menurut sistim “proprietary” yang digunakan pada alat kesehatan keluaran lama. Kemajuan diatas harus ditampung dalam dokumentasi proses bisnis. Semua pelaku bisnis di rumah sakit harus menyamakan persepsi mereka atas proses bisnis yang berlangsung. Misalnya sudah ada kesepakatan atas prosedur tetap penyediaan obat; prosedur tetap pertolongan pertama pada korban kecelakaan, prosedur tetap pemberian keringanan jasa medik. Akan tetapi mengandalkan teknologi informasi sebagai motor usaha yang ajaib tidak akan mencapai tujuan apabila prosedur tetap tidak ada, atau tidak ditaati; kebijakan masih sepotong-sepotong. Setiap kasus yang agak khusus masih memerlukan penanganan dan kebijakan khusus karena tidak mau mengikuti prosedur tetap secara konsisten. Bagian inilah yang paling sulit dilakukan di lingkungan rumah sakit dimana para dokter, perawat, bidan, apoteker dan pekerja kesehatan lain sejak dini dalam proses pendidikan mereka telah diajarkan agar terbiasa menggunakan fikiran dan pertimbangan (judgement) sendiri; jangan dipengaruhi oleh pertimbangan orang lain; tegas bertindak; mandiri. Proses pengembangan kepribadian yang demikian kadang-kala menghasilkan orang yang percaya diri, “arrogant ”, dan kurang menghargai fikiran orang lain. Dokumentasi proses bisnis akan memudahkan penulisan design SIMRS. Dengan studi proses bisnis yang lengkap dan dengan dokumentasi proses bisnis yang baik terobosan dan perubahan paradigma pelayanan yang semakin meningkatkan azas manfaat semakin mudah dilakukan. Dokumentasi proses bisnis yang baik adalah inti dari proses perencanaan (design) SIMRS yang baik, sehingga pada akhirnya akan mampu menuntun semua pelaku bisnis menerapkan SIMRS yang menghasilkan efisiensi, kemudahan, nilai tambah, auditabilitas, dan akuntabilitas.
Keteraturan, Standardisasi Dan Konsistensi Adalah Kunci Keberhasilan SIMRS modern sangat tergantung pada kemampuan komputasi. Kemampuan komputasi akan sangat tergantung pada keteraturan, dan keteraturan hanya dapat dicapai bila ada kesepakatan memberlakukan prosedur tetap secara konsisten. Kebijakan memerlukan waktu untuk mengembangkannya. Memerlukan waktu untuk mensosialisasikannya. Memerlukan pelatihan untuk memantapkannya. Perlu waktu untuk dapat diterjemahkan kedalam SIMRS. Oleh karena itu tidak boleh cepat berubah-ubah. Perubahan yang terlalu cepat membingungkan seluruh pelaku. Kekakuan kebijakan adalah salah satu penghambat proses bisnis. Oleh karena itu pengembangan proses bisnis harus mempunyai ciri fleksibel tetapi didalam fleksibilitas itu masih ada konsistensi. Hal ini dapat dicapai apabila jalur proses bisnisnya tetap akan tetapi koefisien yang diterapkan bias berubah- ubah. Pendekatan ini dikenal sebagai parameterisasi. Misalnya, jasa pela yanan medik dapat diberikan diskon 12% untuk pelanggan PT. ABC karena sejarah hutangnya menunjukkan tagihan rumah sakit dalam
3
dua tahun terakhir selalu dilunasi antara dua sampai empat minggu. Sedangkan pelanggan PT. DEF tidak boleh sekali-kali diberikan diskon karena selalu terlambat tiga sampai empat bulan melunasi tagihan menurut catatan dua tahun terakir. Contoh parameter lain, biaya ruang rawat inap pada setiap hari Rabu diberi diskon 20% atau selama bulan September biaya ruang rawat inap diberi diskon 20%. Sistim tidak perlu diubah; yang diubah hanya parameternya. Parameter yang diberlakukan harus tercatat juga sejarahnya untuk menjamin auditabilitas. Apabila pemeriksaan radiologi diberlakukan diskon 10% mulai tanggal 1 Oktober sampai 15 Oktober 2002, maka bila dilakukan audit biaya atas sample data pelayanan, maka harus dapat diperlihatkan bahwa sistim secara konsisten menunjukkan biaya pemeriksaan radiologi antara tanggal 1 sampai 15 Oktober 2002 mencatat diskon 10%. Apabila audit dilanjutkan mencakup hari- hari setelah 15 Oktober 2002 harus dapat ditunjukkan bahwa sistim mencatat biaya pelayanan radiologi tidak mendapat diskon 10% lagi. Perubahan pada parameter harus selalu tercatat oleh sistim. Perubahan parameter itu dilindungi agar tidak terjadi sembarangan; kalau sampai terjadi tercatat dilakukan oleh siapa, tanggal dan jam berapa, diperkuat dengan cetakan protokol perubahan parameter tersebut dan ditanda-tangani oleh direktur medik.
Peran Sumber Daya Manusia Innovasi proses bisnis sehubungan dengan penerapan komputerisasi SIMRS akan berpengaruh pada seluruh stake holder, dalam hal ini pemilik, pengelola, karyawan, medikus praktikus di rumah sakit. Perubahan ini juga akan berpengaruh pada pasien dan keluarganya. SIMRS yang tidak menghasilkan kemudahan dan perbaikan mutu pelayanan hanya menjadi beban seluruh stake holder. Dengan komputerisasi SIMRS pasien mengharapkan dapat melakukan perjanjian jam konsultasi dengan dokter melalui telepon. Apabila dokter berhalangan pada jam yang dijanjikan, pasien dibertahu sehingga tidak melakukan perjalanan ke rumah sakit dengan sia-sia. Apabila pasien berhalangan, maka dengan menelepon rumah sakit, maka slot jam perjanjian yang sudah “terjual” dapat dibatalkan dan “dijual” lagi kepada orang lain. Dokter praktek dimana saja dapat memesan ruang perawatan (booking) jarak jauh dengan jaminan. Perhitungan jasa pelayanan dapat dilakukan dengan tepat. Pengadaan barang dan penyediaan stok dapat dikendalikan pada tingkat yang optimum, tidak terlalu banyak dan tidak pernah kekurangan; selalu tepat waktu. Perbaikan mutu pelaya nan tidak akan lepas dari perhatian masyarakat sekitar. Semakin terdidik suatu masyarakat semakin mereka memberi penilaian atas dasar ukuran obyektif mutu pelayanan, semakin berkurang pengaruh penilaian karena dilakukan oleh siapa, dan semakin meningkat penilaian mutu pelayanan atas dasar hasil akhir / dampak (outcome) yang dapat dilihat dengan ukuran yang lebih obyektif. Unsur terpenting dalam pencapaian suasana ideal ini bukan peralatan, bukan komputer yang hebat, dokumentasi proses bisnis yang baik, bukan piranti lunak SIMRS yang canggih, tetapi lebih ditentukan oleh budaya bisnis didalam rumah sakit, kesiapan seluruh
4
personil termasuk dokter, kesiapan direksi dan pemilik menghadapi suatu proses bis nis yang transparan, tidak berpihak, dan tanpa kompromi. Bukan hal yang aneh bahwa di rumah sakit banyak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Sering kali penyimpangan ini disengaja, bahkan dipelihara. Apabila implementasi komputerisasi SIMRS disinyalir akan mengubah semua keadaan itu, maka bukan mustahil akan muncul penolakan secara terselubung atau secara terbuka dengan penerapan komputerisasi SIMRS dengan berbagai argument, antara lain pekerja rumah sakit kurang trampil menggunakan komputer, implementasi SIMRS yang telah lalu gagal, dan sebagainya. Tersedianya teknologi informasi yang efektif akan memudahkan proses merangkaikan proses bisnis yang baku dan teknologi informasi dapat saja gagal apabila berhadapan dengan proses bisnis yang terlalu rumit dan terlalu banyak pengecualian.
Perubahan Paradigma Bisnis Dengan Penerapan SIMRS Hasil pengamatan proses bisnis yang ada di rumah sakit sering kali mengungkapkan bahwa masih diperlukan perubahan proses bisnis agar sesuai dengan sifat dasar pengolahan data digital untuk mencapai efisiensi dan kemudahan yang dikehendaki. Akan tetapi penganjur SIMRS sering kali harus berhadapan dengan pelaku bisnis di rumah sakit yang tidak mau berubah. Para pelaku ini cenderung menuntut agar komputerisasi SIMRS tidak mengubah status quo. Mereka umumnya menginginkan agar komputerisasi SIMRS tetap mempertahankan proses bisnis yang ada sekarang sugguhpun proses itu secara obyektif sebenarnya mengakibatkan pemborosan, duplikasi, menyulitkan, dan sulit diaudit. Untuk itu penganjur SIMRS perlu melakukan proses pemenangan ide (advocacy) terlebih dulu. Tanpa dukungan sebagian besar pelaku bisnis maka kecanggihan komputer dan SIMRS dapat sia-sia. Perlu dijelaskan mengapa perubahan proses bisnis itu harus terjadi. Kemajuan teknologi informasi menyebutkan bahwa perubahan pengolahan data yang tradisional ke pendekatan teknologi informasi yang baru suatu yang tidak dapat dihindari (Earl 1989, hal.21 Oxford Institute for Information Management) Perubahan mendasar itu pada proses bisnis yang disimpulkan sebagai berikut :
5
DUA ERA DARI MANAJEMEN INFORMASI PERBEDAAN
ERA PENGOLAHAN DATA
ERA TEKNOLOGI INFORMASI
Sifat keuangan
Sebuah biaya
Sebuah investasi
Peran bisnis
Biasanya membantu
Sering bersifat kritis
Orientasi pemakaian
Taktis
Strategis
Keadaan ekonomi
Netral
Diharapkan
Pengaruh sosial
Terbatas
Dapat meresap
Pemikiran MIS
Tradisional
Baru
Perhatian atasan
Sedikit
Banyak
Pengaruh teknologi
Perhitungan saja
Banyak macam
Sifat manajemen
Delegasi
Memimpin
Makin banyak manajer yang me masukkan konsep dan peralatan dari teknologi informasi ke dalam susunan fungsi organisasi. Untuk menjadi sukses, para manajer harus memiliki visi dari teknologi informasi itu sendiri. Jangan terpaku hanya pada pengadaan alatnya tanpa memikirkan bagaimana alat tersebut diintegrasikan dengan seluruh fungsi dalam organisasi. Mereka harus mengerti dan berusaha agar alat canggih dan teknologi yang ada sekarang ini dapat diintegrasikan kedalam semua fungsi dalam organisasi dan kedalam pekerjaan masing- masing seha ri- hari. Apabila tidak maka alat-alat baru ini tidak dapat menjadi bagian perencanaan dan operasi bisnis secara sempurna. Contoh, masih adanya USG, EKG, CT-Scan yang menghasilkan citra yang belum dapat diintegrasikan ke catatan medik digital, citra hasil penginderaan masih harus ditempelkan ke folder catatan medik adalah indikator sederhana tetapi tidak terbantah lagi bahwa proses integrasi belum berhasil. Kemajuan teknologi informasi inilah yang menggeser dan mengubah aturan pengadaan peralatan demi menjamin kompatibilitas data bisnis, dan ini merupakan tanggung jawab pemakai dan pekerja informasi.
Penutup Kita telah mengungkapan bahwa SIMRS masih merupakan bagian ilmu manajemen. Sesuai dengan definisinya bahwa manajemen adalah kombinasi ilmu dan seni telah
6
ditunjukkan bahwa definisi itu masih tetap berlaku dalam implementasi komputerisasi SIMRS di era teknologi yang berkembang cepat ini. Ilmu berarti dasarnya harus obyektif, proses dapat diuji dan hasilnya harus sama, proses dapat di-replikasi tanpa mengenal batas ruang dan tempat. Seni berarti manajemen tergantung pula faktor- faktor yang tidak pasti, yang tergantung pada keadaan. Suatu pengamatan yang dilakukan oleh banyak orang dapat mengandung penyimpangan (bias). Faktor pendorong (push) dan penghambat (pull) saling berkaitan erat. Budaya dan nilai-nilai ditempat kerja akan sangat berpengaruh. Aturan yang mendorong pertumbuhan nilai- nilai praktek kedokteran yang baik dan benar juga sangat berpengaruh. Oleh karena itu dapat kita simpulkan disini, penerapan SIMRS akan sangat tergantung pada faktor seni dalam menghadapi berbagai budaya dan persyaratan kerja. Kemajuan teknologi komputer dalam menunjang SIMRS akan sangat membantu, tetapi bukan faktor dominan yang paling menentukan.
7
Pertanyaan: 1. Dari presentasi makalah terdahulu dan makalah diatas, menurut urutan penerapannya, manakah proses yang harus mendahului yang lain dari ketiga urutan ini? a. Komputerisasi RS – SIMRS – Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan – Pelayanan kesehatan bermutu. b. SIMRS – Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan – Komputerisasi RS – Pelayanan kesehatan bermutu. c. Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan – Komputerisasi RS – Pelayanan kesehatan bermutu.- SIMRS. d. Pelayanan kesehatan bermutu – Taxonomi dan Standard pelayanan kesehatan - SIMRS – Komputerisasi RS e. Bukan salah satu diatas. Sebutkan urutan yang anda rasa benar _________ _____________________
2. Mengapa anda menjawab demikian?
8
