LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT MODUL SARANA DAN PRASARANA 1
2
3
A.A.Istri Alit Dwi Purnamaningrat , I Made Sukarsa , Ni Made Ika Marini Mandenni Jurusan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana, Bali 1 2 3 e-mail:
[email protected] ,
[email protected] ,
[email protected]
Abstrak Kebutuhan terhadap informasi sarana dan prasarana rumah sakit yang akurat, lengkap dan relevan diperlukan oleh suatu rumah sakit, tetapi pada sistem yang sedang berjalan hal tersebut belum didapatkan secara optimal. Sistem yang berjalan di rumah sakit saat ini masih menggunakan sistem konvensional yaitu proses pencatatan masih dilakukan secara manual tanpa adanya sistem. Sistem yang masih konvensional ini menyebabkan kesulitan bagi karyawan untuk membuat laporan, pasien dan pengunjung dalam pencarian informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di Rumah Sakit Pendidikan. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana yang dirancang membantu dalam proses pemberian informasi yang lebih mudah bagi karyawan, pasien dan pengunjung serta membantu dalam proses pelaporan. Tahapan pembuatan perancangan sistem dilakukan dengan metode TAS (Total Architecture Syntesis), yaitu penentuan initial scope, penentuan kebutuhan, penentuan bisnis proses, perancangan sistem dan evaluasi. Modul Sarana dan Prasarana memiliki proses pencatatan master data, proses manajemen inventory, proses manajemen cleaning room, proses manajemen aset dan proses pelaporan. Rancangan ini dapat dijadikan pedoman bagi programer dalam pembuatan Sistem Informasi Rumah Sakit yang Terintegrasi. Kata kunci: Sistem Informasi, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Sistem Informasi Sarana dan Prasarana, Total Architecture Syntesis. Abstract Information about infrastructure in hospitals must be accurate, complete and relevant, but the current system has not been optimally obtained. Now system in hospitals still use the conventional system. Conventional system was the process of storing data manually. These conventional systems make difficulties for employees to create reports, patients and visitors in search of information about the facilities and infrastructure was available at the Hospital. System Information Infrastructures designed to help in the process of providing information that was easier for employees, patients and visitors as well as assist in the reporting process. Stages of making the system design was conducted using TAS (Total Architecture syntesis), they are determination of initial scope, determination of needs, determination of business processes, system design and evaluation. Infrastructures module has a recording process of master data, inventory management processes, management cleaning room, the asset management and reporting processes. This design can be used as a guide for programmers in the manufacture of Hospital Information System Integrated. Keywords: Information System, Hospital Management Information Systems, Information Systems Infrastructures, Hospital. 1. Pendahuluan Kesehatan merupakan kebutuhan yang sangat penting bagi setiap orang. Penanganan yang cepat akan mampu memberikan kepuasan dalam pelayanan dari rumah sakit. Pelayanan yang diberikan kepada pasien di Indonesia masih bisa dikatakan rendah. Sistem Informasi Rumah Sakit merupakan sistem informasi yang sangat dibutuhkan dalam masa sekarang. Sistem informasi akan sangat membantu dalam proses penanganan pasien. Sistem yang masih
542
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
konvensional saat ini akan mengakibatkan lambatnya penanganan pasien dan proses pengolahan data yang kurang cepat dan belum terintegrasi [1]. Sistem yang dibutuhkanadalah sistem yang dapat mengolah data dari organisasi agar dapat diolah dengan baik, sistem tersebut dinamakan sistem informasi. Sistem informasi mengolah data yang pada awalnya kurang diperhatikan menjadi sebuah informasi yang penting dan berguna sebagai dasar pengambilan keputusan organisasi di masa yang akan datang. Teknologi yang berkembang sekarang menuntut perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi berbasis komputer. Rumah Sakit Pendidikan membutuhkan suatu perancangan sistem informasi yang terkomputerisasi agar dapat memenangkan persaingan dan dapat terus berkembang. Melihat hal tersebut maka timbul pemikiran untuk membuat Perancangan Sistem Informasi Rumah Sakit Pendidikan yang terdiri dari beberapa modul, salah satunya adalah modul sarana dan prasarana. Modul ini nantinya diharapkan mampu memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi pengguna sistem untuk membantu berjalannya kegiatan suatu rumah sakit khususnya dalam bidang penyediaan informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia [2]. 2. Metodologi Penelitian Penelitian ini menggunakan metode Total Architecture Syntesis (TAS) metode perancangan basis data. Metode TAS merupakan metode perancangan yang terbagi dalam beberapa tahap meliputi : Menentukan InitialScope (Defining the Initial Scope), Menentukan Kebutuhan (Defining the Requirements), Mendesain Arsitektur Proses Bisnis (Designing the Bussiness Process Architecture), Mendesain Arsitektur System (Designing the Systems Architecture), dan Mengevaluasi Arsitektur (Evaluating Architectures). Metode perancangan database dalam penelitian ini meliputi: perancangan basis data konseptual, logikal, dan fisikal [3]. 2.1 Metode Perancangan Sistem Metode TAS diawali dengan Initial Scope kemudianPendefinisian Batasan Masalah, dilanjutkan dengan Penentuan Kebutuhan, kemudianPenentuan Bisnis Proses, dan Perancangan Sistem. Tahap terakhir adalah Evaluasi Sistem, jika rancangan sistem dianggap layak maka dibuatkan dokumen atau laporan dan proses berhenti, jika tidak maka diulang pada tahap penentuan bisnis proses. Prinsip dasar dari Total Architecture Syntesisjika diterapkan pada perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasaranadimulai dari penentuan intial scope atau batasan permasalahan yang dibuat.Proses ini juga menentukan dengan pasti apa yang ingin dibuat dan sampai mana batasan permasalahan yang ingin dikerjakan. Proses selanjutnya dari perancangan metode TAS adalah menentukan kebutuhan. Kebutuhan dalam melakukan perancangan harus direncanakan sejak awal. Kebutuhan harus didefinisikan secara terperinci, dalam artian kebutuhan yang sangat kecil sekalipun harus dipersiapkan. Proses dilanjutkan dengan mendisain arsitektur bisnis proses. Proses selanjutnya adalah mendisain sistem.Disain sistem dapat digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram), Diagram Berjenjang, dan rancangan Database jika diperlukan. Proses terakhir adalah evaluasi rancangan yang telah dibuat [3]. 3. Kajian Pustaka Kajian Pustaka berisikan dasar teori yang menunjang dalam Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana.Kajian Pustaka yang menunjang dirancangnya sistem informasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut. 3.1Sistem Informasi Modul Sarana dan Prasarana Sistem Informasi modul sarana dan prasarana di rumah sakit merupakan subsistem dari sistem informasi rumah sakit yang merupakan subsistem yang mencatat dan mengolah informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di rumah sakit.Sarana dan prasarana yang dimaksudkan meliputi penyediaan alat-alat kesehatan, penyediaan alat penunjang bagi pasien dan tenaga medis, pergantian sarana dan prasarana dan informasi mengenai sarana dan
543
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
prasarana untuk mempermudah pasien, pengunjung dan karyawan dalam mendapatkan informasi mengenai sarana dan prasarana[1]. 3.2 Proses Manajemen Inventory Proses Manajemen Inventory adalah proses manajemen barang di gudang. Proses Manajemen Inventory dibagi menjadi beberapa subproses yaitu, Proses Penerimaan (Receiving) proses yang mencatat penerimaan barang di Bagian Gudang. Proses yang kedua adalah Proses Pembelian Barang (Purchasing) yang merupakan proses pemesanan atau order barang ke Supplier berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase Request (PR). Proses yang ketiga adalah Proses Gudang atau Penyimpanan (Store), proses ini merupakan proses yang mencakup transaksi Pemesanan Barang ke Gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR) dibuat oleh Unit Pengguna. Data transaksi pemesanan barang tersebut kemudian diperiksa oleh Kepala Bagian Gudang, bila telah sesuai maka Kepala Gudang akan memberikan persetujuan (approval) terhadap transaksi pemesanan barang tersebut. Store Request (SR) yang telah disetujui kemudian diberikan kepada Staff Gudang sehingga dapat melakukan transaksi delivery atau transaksi pengeluaran barang dari gudang. Staff Gudang kemudian melihat barang di gudang, bila jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi atau tidak ada stok maka akan dilakukan transaksi permintaan barang ke Bagian Pembelian atau Purchase Request (PR) [4]. 3.3 Proses Manajemen Aset Proses Manajemen Aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data aset yang ada, kemudian melakukan inspeksi atas penugasan yang yang telah diberikan serta melakukan monitoring dan evaluasi tentang sumber daya dalam penggunaan aset. Proses Manajemen Aset dibagi menjadi beberapa subproses yaitu Proses Perencanaan Penyediaan Aset, Proses Pengadaan atau Penyediaan Aset, Proses Perawatan Aset Fisik, Proses Pelelangan dan Proses Penghapusan [4]. 3.4 Data Flow Diagram Perancangan Diagram Alir Data (DAD) atau dalam bahasa Inggris disebut Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan alir dari data yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. DFD juga bisa dikatakan sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenalkan pada data tersebut. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional system kepada pemakai maupun pembuat program [5]. DFD diperlukan dalam merancang software aplikasi. Perangkat ini digunakan untuk menjelaskan software aplikasi sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama lain. Diagram ini menunjukkan bagaimana aliran data dari suatu proses ke proses lain atau ke tempat penyimpanan data. DFD dibuat secara bertingkat, dimana suatu proses akan dijelaskan secara rinci pada DFD tingkat yang lebih tinggi [6] 3.5 Normalisasi Database Perancangan basis data diperlukan, agar diperoleh basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian seperti menambah, mengubah atau menghapus data. Perancangan model konseptual akan menunjukkan entitas dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi. Menentukan entitas dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam spesifikasi di masa yang akan dating. Pendekatan model kenseptual dilakukan dengan menggunakan model data relasional. Model pendekatan konseptual dalam normalisasi database dibagi dua yaitu normalisasi data dan model keterhubungan antar entitas. Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logikal desain sebuah basis data atau database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi) [7].
544
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
4. Pembahasan Hasil dan pembahasan berisi perancangan dan pembahasan dari Rancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit ModulSarana dan Prasarana. 4.1 Gambaran Umum Sistem Diagram konteks Sistem Informasi Rumah Sakit Subsistem Sarana dan Prasarana dapat dilihat seperti Gambar 1. Gambar 1 merupakan diagram konteks dari Subsistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Gambar tesebut mendeskripsikan bagaimana hubungan Sarana sarana dan prasarana dengan entitas yang berada dalam Sistem Informasi Rumah Sakit. Subsitem Sarana dan Prasarana memiliki 9 entitas yang saling berhubungan.
L Staff Sarpras
DR Unit, Data Penyediaan Aset, Data Pemeliharaan Aset
Draft PR, Draft PO, Draft RTA, Draft Spoil , Draft Stok Opname, Draft Penyediaan Aset, Draft Pemeliharaan Aset, Draft Penghapusan Aset, Draft Pelelangan Data barang minimum, PR, Data RTP, Data Pemeliharaan Aset, DO
K Unit Pengguna
Isian SR, Data Perencanaan Aset, Data Pemeliharaan Aset
Modul FO Request Status Kamar, Status Ruangan
Status Kamar, Status Ruangan
M1
Status Kamar, Status Ruangan
Housekeping
3.0
M Kepala Sarpras
Persetujuan DR, Persetujuan PR, Persetujuan PO, Persetujuan RTA, Persetujuan Spoil, Persetujuan Stok Opname, Persetujuan Perencanaan, Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Pemeliharaan, Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan Draft DR unit,Draft PR, Draft PO, Draft RTA, Draft Spoil, Draft Stok Opname, Draft Perencanaan,Draft Penyediaan, Draft Penghapusan , Draft Pelelangan
C
Direktur Utama
SISTEM INFORMASI SARANA DAN PRASARANA
Data Cleaning Draft PO, Penyediaan, Pemeliharaan, Report RR, Spoil, RTP, RTA, Stok Opname
N1 AP
Persetujuan PO, Penyediaan, Pemeliharaan
Laporan Manajemen Inventory, Laporan Manajemen Aset
DO
N
Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan
O1 AR
Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Report Pelelangan , Report Penghapusan
SUPPLIER PO Barang, PO Aset, RTA
Gambar 1. Diagram Konteks Subsistem Sarpras Penjelasan hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan entitas di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Staff Sarana dan Prasarana Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Staff Sarana dan Prasarana. Staff Sarana dan Prasarana memasukkan Draft PR, Draft PO, Draft RTA, Draft Spoil, Draft Stok Opname, Draft Penyediaan Aset, Draft Perawatan Aset, Draft Penghapusan Aset. Subsistem Sarana dan Prasarana memberikan kembalian berupa informasi barang minimum, PR, Data RTP, Data Perawatan Aset, DO.
545
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
2. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Unit Pengguna Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Unit Pengguna adalah Unit Pengguna mengirim Isian SR, Data Perencanaan Aset, Data Perawatan Aset, kemudian Subsistem Sarana dan Prasarana memberikan kembalian berupa DR Unit, Data Penyediaan Aset, Data Perawatan Aset. 3. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Supplier Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan entitas Supplier adalah Staff Sarana dan Prasarana akan memesan kebutuhan berupa sarana yang dibutuhkan kepada Entitas Supplier berupa PO. Retur Aktif juga dilakukan ke Supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan PO yang telah dilakukan. 4. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana Hubungan Subsitem Sarana dan Prasarana dengan entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana adalah Entitas Kepala Bagian Sarana dan Prasarana menerima Draft DR Unit, Draft PR, DraftPO, Draft RTA, Draft Spoil, Draft Stok Opname, Draft Perencanaan, DraftPenyediaan, Draft Penghapusan, kemudian Kepala Bagian Sarana dan Prasarana memberikan memberikan kembalian berupa Persetujuan DR, Persetujuan PR, Persetujuan PO, Persetujuan RTA, Persetujuan Spoil, Persetujuan StokOpname, Persetujuan Perencanaan, Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Perawatan, Persetujuan Penghapusan. 5. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Bagian AP Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas AP adalah Entitas AP menerima Draft PO, Penyediaan, Perawatan, Report RR, Spoil, RTP, RTA, Stok Opname, kemudian Entitas AP akan memberikan kembalian berupa Persetujuan PO, Penyediaan, Perawatan. 6. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Bagian AR Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas AR adalah Entitas AR menerima Draft Penghapusan, kemudian memberikan kembalian berupa Persetujuan Penghapusan. 7. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Modul FO Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Modul FO adalah Modul Layanan meminta Data Status Kamar dan Data Status Ruangan kemudian Subsistem Sarana dan Prasarana memeri kembalian berupa Data Status Kamar dan Data Status Ruangan sudah siap dipergunakan atau belum. 8. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Housekeeping Hubungan Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Housekeeping adalah Entitas Housekeeping menerima Data Status Kamar yang harus dibersihkan, kemudian Housekeeping memberikan kebalian berupa Data Cleaning. 9. Subsistem Sarana dan Prasarana dengan Entitas Direktur Utama Hubungan Susbsistem Sarana dan Prasarana denganDirektur Utama adalah Entitas Direktur Utama menerima laporan atas kegiatan yang dilakukan di Modul Sarana dan Prasarana. 4.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Subsistem Sarana dan Prasarana Data Flow Diagram adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Data flow diagram atau diagram alur data dari Subsistem Sarana dan Prasarana dari Sistem Informasi Rumah Sakit dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2 merupakan overview diagram dari Subsistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Subsistem
546
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
ini dibagi menjadi 4 proses yaitu, Proses Pencatatan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit, Proses Manajemen Inventory, Proses Manajemen Aset dan Proses Pelaporan.
547
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
Persetujuan PO
N1
Barang Tanah
Data Tanah
Gedung
SP2
Data Gedung
Gedung
Sal
SP3
Data Sal
Sal
Ruangan
SP4
Data Ruangan
fRuangan
SP5
Data fRuangan fRuangan
Kamar
SP6
SP14
Data barangJenis jenis Data Unit konversi Konversi
Supplier
SP15
Data Supplier
Kelas
Data fKelas
fKelas
Aset
SP9
Data Aset
Informasi
Data
Informasi
Data Sarana dan Prasarana, Draft PR, Dratft PO, Data RR, Data RTA, Data RTP, Data Spoil, Data Stok Opname
asetJenis
Data registrasi Keluar kamar Modul FO
Status kamar
No kamar, Nama Ruangan Status kamar
3.3 Manajemen Cleaning Room
3.2
Info Stok Minimum, Info Barang, PR, DO
Informsi Tanah, Gedung, Sal, Ruangan, Kamar, Kelas, Aset, Vendor, Barang, Unit Konversi, Supplier
Manajemen Master Data
Data
Data Cleaning
Data Tanah, Gedung, Sal, Ruangan, Kamar, Kelas, Aset, Vendor, Barang, Unit Konversi, Supplier
3.1
Aset
Data asetJenis
SP48
Supplier DO, Konfirmasi RTA
Draft Penyediaan, Draft Pemeliharaan, Laporan Penerimaan, Laporan Pemeliharaan
Data Barang, Data Supplier, Data Unit Konversi
DR Report
Unit Pengguna
Data Dr Data detDr
Penyediaan Aset, Pemeliharaan aset
Data Manajemen Aset
SP34
Penyediaan
SP36
detPenyediaan
SP37
Penerimaan
SP38
detpenerimaan
SP39
Pemeliharaan
SP40
detPemeliharaan SP41
Penyusutan detPenyusutan Penghapusan
SP42 SP43 SP44
detPenghapusan
SP15
Pelelangan
SP46
detPelelangan
SP47
PR
SP20
Data Pr
PR
SP21
Data detPr
detPR
PO
SP22
Data Po
detPo
SP23
Data detPo
Rcv
SP4
Data Rcv
SP5
Data detRcv Data Opname
Opname
SP26
detOpname
SP27
Data Penyediaan Penyediaan Data detPenyediaan detPenyediaan Data Penerimaan Penerimaan Data detPenerimaan detPenerimaan Data Pemeliharaan Pemeliharaan Data detPemeliharaan detPemeliharaan Data Penyusutan Penyusutan Data detPenyusutan detPenyusutan Data Penghapusan Penghapusan Data detPenghapusan detPenghapusan Data Pelelangan Pelelangan Data Pelelangan detPelelangan
PO detPo
Rcv detRcv Opname
Data detOpname
detOpname
RTA
SP28
Data Rta
RTA
detRTA
SP29
Data detRta
detRTA
RTP
SP30
Spoil
SP31
RTP
Data Rtp Data detRtp
detRTP
SP32
Data Spoil
SP33
Data detSpoil
Spoil
3.3
Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Pemeliharaan, Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan
Pelaporan
Informasi
Laporan Manajemen Inventory, Laporan Manajemen Aset
N* DO aset
detSpoil
Draft Penyediaan, Draft Pemeliharaan, Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Laporan Penerimaan, Laporan Penyusutan
PO aset
Aset Data Aset Data Perencanaan Perencanaan Data detPerencanaan detPerencanaan
DR detDr
detSpoil
isian Perencanaan, Isian Pemeliharaan
Data
SR
detSr
detPR
detRcv
Pelaporan Manajemen Inventory
Manajemen Aset
SP35
Data detSr
detRTP
Data Aset, Data Tanah, Data Gedung
Perencanaan
Data SR
SP17
SP19
Kepala Sarpras
3.4
detPerencanaan
SP16
M
Info Cleaning
SP39
SR detSr
SP18
K L Staff Sarpras
Data Cleaning, update status
Aset
Draft DR, Draft PR, Tembusan Draft PO
Data Barang
DR
Manajemen Inventory Persetujuan DR, Persetujuan PR
Barang SP12
detDr
Data
Isian SR, Draft RTP
Persetujuan Penyediaan, persetujuan Pemeliharaan, Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan
Data Kelas
SP8
Housekeeping
N
Supplier
Persetujuan Penyediaan, Persetujuan Pemeliharaan
Kamar
SP7
M1
PO, RTA Data Barang, Data barangJenis, Data Unit Konversi
Draft Penyediaan, Draft Pemeliharaan, Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Laporan Penerimaan, Laporan Penyusutan
Data Kamar
Kelas
SP10
Data Barang
SP13
UK
Ruangan
fKelas
asetJenis
SP12
jenis
Data Aset, Data Tanah, Data Gedung
SP1
Data Kamar, Data Ruangan
Tanah
AP
Barang
Barang
Draft PO, RR Report, Spoil Report, RTA Report, RTP Report, Stok Opname Report
Supplier
Direktur Utama Draft Penghapusan, Draft Pelelangan, Laporan Penyusutan
KETERANGAN Proses Manajemen Master Data
O1 AR
Proses Pengadaan Barang
Persetujuan Penghapusan, Persetujuan Pelelangan
Proses Manajemen Aset
Proses Cleaning Room
Data Manajemen Aset
Gambar 2. DFD Level 0 Subsistem Sarana dan Prasranana
548
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
1. Proses Master Data Sarana dan Prasarana Rumah Sakit Proses Master Data ini merupakan proses memasukkan data sarana dan prasarana yang terdapat di rumah sakit ke dalam database. Proses ini akan memudahkan dalam penyediaan informasi sarana dan prasarana rumah sakit. Sarana dan prasarana yang dicatat dalam proses ini meliputi Data Gedung, Data Kamar, Data Kelas, Data Aset, Data Ruangan, dan Data Sal. Proses ini dilakukan oleh Staff Sarana dan Prasarana yang bertugas mendata dan memasukkan data sarana dan prasarana rumah sakit. 2. Proses Manajemen Inventory Proses Manajemen Inventory merupakan proses pengolahan barang di rumah sakit meliputi tiga proses utama yaitu Proses Store (Penyimpanan), Proses Purchasing (Penyediaan) dan Proses Receiving (Penerimaan). Proses ini akan melibatkan entitas Staff Sarana dan Prasarana, Unit Pengguna, Kepala Bagian Sarana dan Prasarana, Bagian Keuangan (AP) dan Supplier. 3. Proses Manajemen Cleaning Room Proses Manajemen Kamar merupakan proses untuk mengatur dan memepersiapkan kamar pasien yang akan digunakan oleh Bagian Layanan. Proses ini melibatkan entitas Modul FO dan Bagian Housekeeping. 4. Proses Manajemen Aset Proses Manajemen Aset merupakan proses yang berfungsi untuk memanajemen aset yang bernilai di rumah sakit. Proses Manajemen Aset meliputi Proses Perawatan, Proses Penghapusan, dan Proses Pelelangan. Proses ini melibatkan entitas Staff Sarana dan Prasarana serta Bagian Keuangan (AR). 5. Proses Pelaporan Proses Pelaporan merupakan proses pengiriman laporan ke kepala bagian sarana dan prasarana yang akan diteruskan ke Direktur Rumah Sakit. Pelaporan ini berguna untuk memberikan laporan hasil kerja dari departemen sarana dan prasarana. Proses ini dibagi menjadi dua proses yaitu, proses pembuatan laporan keseluruhan sarana dan prasarana dan proses pengiriman laporan ke manajemen. 4.3 Perancangan Database Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna.Rancangan database berikut ini menjelaskan bagaimana hubungan antar field dalam Sistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Gambar 3. Merupakan gambar rancangan database yang telah dibuat menjelaskan bagaimana hubungan antar field dalam Sistem Sarana dan Prasarana Rumah Sakit. Rancangan ini juga telah dirancang terintegrasi dengan database di Subsistem lain yang memiliki keterhubungan dengan Subsistem Sarana dan Prasarana.
549
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
tb_cleaning KETERANGAN
PK
cleaning_id
FK1 FK2
kamar_id ruangan_id pegawai_id waktu_cleaning biaya status
Proses Manajemen Aset
Proses Pengadaan Barang Proses Manajemen Aset
tb_gedung tb_kamar
PK
gedung_id
FK1
tanah_id gedung_nama akun_kode l_gedung jmlah_lantai no_IMB tgl_izin tgl_dibangun tgl_selesai biaya status_gedung
tb_ruangan
tb_tanah
PK
tanah_id akun_kode l_tanah_seluruhnya l_tanah_bangunan harga_permeter sumber_dana status_tanah
PK
ruangan_id
FK1
gedung_id ruangan_nama ruangan_jenis akun_kode l_ruangan ruangan_kondisi ruangan_status
nama_jenis status_jenis
tb_pemeliharaan PK
asetJenis_id
pemeliharaan_id
FK1
tb_fRuangan PK FK1 FK2 FK3
user_id akun_kode tgl status
tb_sr tb_kelas
PK
fRuangan_id
PK
kelas_id
sr_id user_id unit_kerja_id sr_tgl
kelas_nama jumlah_bed status_kelas
tb_dr PK
tb_detSr tb_fKelas
sal_nama gedung_id sal_jenis status_sal
ruangan_id barang_id aset_id jumlah kondisi status_fasilitas
PK
fKelas_id
FK1 FK2 FK3
kelas_id barang_id aset_id jumlah kondisi status_fKelas
tb_barangJenis PK
PK
detSr_id
FK1 FK2 FK3
sr_id barang_id unit_konversi_id jumlah
barangJenis_id
FK1
PK
detPemeliharaan_id
FK1 FK2 FK3
pemeliharaan_id aset_id gedung_id pegawai_id jumlah biaya status
aset_id
PK
detPenghapusan_id
FK1
asetJenis_id aset_nama akun_kode aset_kepemilikan aset_merk aset_tipe aset_no_mesin kondisi aset_harga tgl_msk tgl_keluar jumlah status_aset
FK1 FK2 FK3 FK4
penghapusan_id aset_id gedung_id sal_id jumlah keterangan
tb_detPerencanaan
detPerencanaan_id
FK1
perencanaan_id unit_kerja_id aset_id tahun_anggaran jumlah
perencanaan_id
FK2
PK
detPenyediaan_id
FK1 FK2 FK3 FK4
penyediaan_id perencanaan_id aset_id vendor_id harga jumlah
PK
detPelelangan_id
FK1 FK2 FK3
pelelangan_id aset_id tanah_id jumlah harga_pelelangan
tb_detPenerimaan PK
detPenerimaan_id
FK1 FK2
rcvA_id aset_id jumlah_order jumlah_rcvA jumlah_sisa harga
tb_pelelangan PK
barang_id satuan_konversi konversi
penyediaan_id user_id penyediaan_tgl penyediaan_status
tb_vendor PK
vendor_id vendor_nama vendor_alamat vendor_tlp status_vendor
tb_penerimaan PK
rcvA_id user_id akun_kode penerimaan_tgl penerimaan_status
user_id akun_kode tgl_spoil status
opname_id user_id opname_tgl status
PK
tb_detSpoil PK
tb_detDr PK
detDr_id
FK1 FK2 FK3
dr_id barang_id unit_konversi_id jumlah
FK1 FK2 FK3
PK
detO pname_id
FK1 FK2
opname_id barang_id jumlah_sistem jumlah_real selisih unit_konversi_id
spoil_id barang_id rcv_id harga jmlah_spoil
FK3
PK
barang_id
FK1
barangJenis_id stok stok_min tgl_masuk tgl_keluar status_barang
tb_detRtp PK
detRtp_id
FK1 FK3
rtp_id unit_konversi_id keterangan barang_id
FK2 tb_detPr PK
detPr_id
FK1 FK2 FK3 FK4
pr_id barang_id supplier_id unit_konversi_id jumlah_pr harga
pelelangan_id
tb_detPo
tb_supplier
PK
detP o_id
FK1 FK2 FK3 FK4
po_id detPr_id barang_id unit_konversi_id jumlah harga diskon
PK
tb_detRta
supplier_id
tb_detRcv
supplier_nama supplier_alamat supplier_tlp
user_id akun_id tgl status
PK
detRcv_id
FK1 FK2
rcv_id barang_id harga_beli jumlah_po jumlah_rcv jumlah_sisa unit_konversi_id
FK3
PK
pr_id user_id pr_tgl approve status
PK
detRta_id
FK1 FK2 FK3 FK4
rta_id barang_id rcv_id unit_konversi_id jumlah_retur keterangan
tb_po
PK
FK1
user_id supplier_id po_tgl status
tb_rta
tb_rcv
po_id PK
rcv_id
user_id akun_kode po_id supplier_id tgl_po tgl_rcv
PK
rta_id
FK1
user_id akun_kode supplier_id tgl_retur status
rtp_id user_id unit_kerja_id akun_kode rtp_tgl rtp_status
detSpoil_id
tb_barang
tb_pr tb_penyediaan
PK
user_id sr_id akun_kode status
PK
unit_konversi_id
penghapusan_id user_id akun_kode tgl status
tb_opname
spoil_id
tb_rtp FK1
PK
PK
tb_detOpname
nama_jenis
tb_detPelelangan
tb_detPenyediaan
tb_perencanaan
PK
tb_detPenghapusan
PK
tb_spoil
dr_id
tb_unit_konversi PK
tb_penghapusan
tb_detPemeliharaan
user_id perencanaan_tgl perencanaan_status
sal_id kelas_id kamar_no l_kamar status_kamar
sal_id
tb_aset
PK
kamar_id
FK1 FK2
tb_sal PK
tb_asetJenis PK
PK
Gambar 3. Perancangan Database Subsistem Sarana dan Prasrana
550
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
4.4 Desain User Interface Desain User Interface dari Sistem Informasi Sarana dan Prasarana Rumah Sakit dibuat untuk membantu pengguna dalam menggunakan sistem. Tampilan Form Login pada User dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Tampilan Form Login
Tampilan Form Home Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5.Tampilan Home User yang masuk ke dalam sistem dengan hak akses Admin dapat melihat tampilan Home SIMSAR Admin berbeda dari hak akses user biasa. 5. Kesimpulan Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana ini dibuat dengan mengacu pada Sistem Sarana dan Prasarana umum yang disesuaikan dengan alur proses manajemen sarana dan prasarana di rumah sakit. Sistem yang dirancang dapat melakukan proses pada manajemen gudang dan manajemen aset serta pemberian informasi lengkap mengenai sarana dan prasarana.Sistem dapat melakukan transaksi gudang seperti transaksi pemesanan barang ke gudang atauStore Request (SR), transaksi pengeluaran barang atau Delivery Request (DR), PurchaseRequest, Purchase Order (PO), Spoil, Retur dan Stock Opname danmenyimpan data secara terstruktur dan dapatditampilkan sesuai keperluan.Sistem dapat melakukan proses manajemen aset seperti pencatatan aset tetap di perusahaan, perawatan aset, serta
551
LONTAR KOMPUTER VOL.6, NO.2, AGUSTUS 2015
ISSN: 2088-1541
penghapusan aset.Sistem yang dibuat berhasil memberikan solusi dan mengatasi permasalahan yang menjadi kekurangan jika Sistem Informasi Sarana dan Prasarana umum diterapkan di Rumah Sakit PTN Unud. DAFTAR PUSTAKA [1] Rustiyanto E, “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang Terintegrasi”, Edisi Revisi, Yogyakarta, Gosyen Publishing, 2011. [2] Irfan Dwi, “Sistem Informasi Rumah Sakit Studi Kasus Dr. Ak. Gani Palembang”, Jurnal,Teknologi dan Informatika (TEKNOMATIKA).Palembang, 2007. [3] Michael, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais”, Skripsi, Universitas Bina Nusantara, 2005. [4] Eka Juniantara I Gede, “Rancang BangunSistem Informasi Manajemen Inventory pada Perusahaan Inflight Catering Service – StudiKasus di PT. Jasapura Angkasa Boga”, Tugas Akhir, Jurusan Teknik Elektro UniversitasUdayana,2007. [5] Jogiyanto HM, “Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Andi Offset, Yogyakarta, 1995. [6] Kadir. A, “Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data”, Andi Offset, Yogyakarta, 1999. [7] Martin Smits, “Developments in Hospital Management and Information Systems.Proceedings of the 32nd Hawaii International Conference on System Sciences”, Jurnal, Hawai,1999.
552
