PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT MODUL FARMASI

LONTAR KOMPUTER VOL. 6, NO. 2, AGUSTUS 2015

ISSN: 2088-1541

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT MODUL FARMASI 1

2

3

Erna Yulianti , A.A.K. Oka Sudana , Ni Made Ika Marini Mandenni Jurusan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana 1 2 3 e-mail: [email protected] , [email protected] , [email protected]

Abstrak Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pendidikan masih menggunakan sistem konvensional, misalnya pengontrolan stok barang, pencatatan data transaksi, maupun pembuatan laporan menggunakan Aplikasi Spreed Sheet yang tidak terintegrasi dengan modul lainnya sehingga menyebabkan kesulitan dalam melakukan proses pengolahan data. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi dibutuhkan untuk mempermudah pengolahan data dan laporan yang sebelumnya masih menggunakan cara konvensional, sehingga informasi yang didapatkan menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit. Tahap perancangan sistem dilakukan dengan Metode TAS, yaitu penentuan initial scope, penentuan kebutuhan, perancangan proses bisnis, perancangan sistem, dan evaluasi. Modul Farmasi berisi Proses Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Penentuan Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan. Hasil perancangan sistem berupa Diagram Konteks, Physical Data Model, Diagram Berjenjang, Overview Diagram, Diagram Alir Data, Desain User Interface, dan Relasi Antar Modul. Kata Kunci: Rancangan, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Modul Farmasi, Metode TAS Abstract The Installation of Hospital Pharmacy still using conventional system, such as inventory control, recording transaction data, and preparing reports using Spreed Sheet Application that are not integrated with other modules so that cause difficulties in processing data. Hospital Management Information System Pharmacy Module needed to facilitate data processing and reports which previously still using conventional way, so that the information obtained become more rapid, precise, and accurate to improve the quality of hospital services. Stage of the system design was conducted by TAS, they are defining the initial scope, defining the requirements, designing the business process architecture, designing the system architecture, and evaluating architectures. Pharmacy module contains the Process of Master Data Management, Medicine Inventory Management, Drug Compounding, Selling Price Determination, Sales, and Reporting. Result of this system design are Context Diagram, Physical Data Model, Hierarchy Chart, Overview Diagram, Data Flow Diagram, User Interface Design, and Relation Modules. Keywords: Design, Hospital Management Information System, Pharmacy Module, TAS Method 1. Pendahuluan Instalasi Farmasi Rumah Sakit adalah suatu unit di rumah sakit yang dipimpin oleh seorang Apoteker sebagai tempat penyelenggaraan semua kegiatan farmasi. Pelayanan farmasi mencakup perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan perbekalan kesehatan, dispensing obat berdasarkan resep bagi penderita rawat tinggal dan rawat jalan, pengendalian mutu dan distribusi, serta penggunaan seluruh perbekalan kesehatan di rumah sakit [1].

565


ISSN: 2088-1541

Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pendidikan masih menggunakan sistem konvensional, misalnya pengontrolan stok barang, pencatatan data transaksi, maupun pembuatan laporan menggunakan Aplikasi Spreed Sheet yang tidak terintegrasi dengan modul lainnya sehingga menyebabkan kesulitan dalam melakukan proses pengolahan data. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi yang terintegrasi dengan modul lainnya diperlukan untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan Manajemen Rumah Sakit. Kegiatan di Instalasi Farmasi berkaitan dengan inventory obat. Sistem Inventory umumnya meliputi rangkaian dari Sistem Pembelian Barang (Purchasing), Sistem Penerimaan Barang (Receiving), dan Sistem Bagian Gudang (Store) yang nantinya semua akan bermuara ke Sistem Akuntansi [2]. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais dilakukan oleh Rika dengan menggunakan Metode Total Architecture Synthesis (TAS) dan Metode Perancangan Basis Data (konseptual, logikal, dan fisikal). Semua aktivitas secara iteratif akan saling berhubungan dan mempengaruhi satu sama lainnya dengan menggunakan Metode TAS [3]. Muftiraeni melakukan analisis pengembangan Sistem Informasi Rumah Sakit Universitas Hasanuddin berdasarkan langkah-langkah Framework for the Application of System Techniques (FAST) dan kerangka Performance, Information, Economic, Control, Effeciency, Service (PIECES) untuk memudahkan dalam identifikasi masalah. Pengumpulan data primer dilakukan dengan wawancara mendalam dan observasi. Analisis data dilakukan secara tematik dengan tahapan mentranskipkan hasil wawancara, melakukan pengkodean berdasarkan pedoman wawancara, menemukan tema dan hubungan berdasarkan hasil wawancara dan observasi, serta menarik kesimpulan [4]. Budiartha membuat Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Apotek Berbasis Web dalam bentuk Flowchart, Diagram Konteks, Overview Diagram, Diagram Alir Data, Physical Data Model, dan Graphical User Interface. Rancangan diaplikasikan melaui Bahasa Pemrograman PHP dan Sistem Basis Data yang digunakan adalah MySQL dengan Web Service Apache [5]. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi berbeda dengan peracangan yang pernah dilakukan sebelumnya, dimana rancangan ini terintegrasi dengan enam modul lainnya (Modul Front Office, Layanan, Sarana dan Prasarana, Human Resource Development, Payroll, serta Akuntansi dan Keuangan) yang umum terdapat di rumah sakit. Rancangan dibuat dalam bentuk Diagram Konteks, Physical Data Model, Diagram Berjenjang, Overview Diagram, Diagram Alir Data, Desain User Interface, dan Relasi Antar Modul yang bertujuan agar proses keseluruhan sistem tergambarkan dengan jelas. Modul Farmasi untuk menangani obat-obatan berkaitan dengan tindakan medis dan obat pendukung lainnya terdiri atas Proses Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Penjualan, dan Pelaporan. 2. Metodologi Penelitian Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi menggunakan Metode Total Architecture Synthesis (TAS) dan Metode Perancangan Basis Data. Metode ini pernah diterapkan oleh Rika dalam jurnal yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais dengan Menggunakan Total Architecture Synthesis”. Tahap perancangan yang ada dalam Metode TAS antara lain [6]: 1. Menentukan Initial Scope (Defining the Initial Scope). 2. Menentukan Kebutuhan (Defining the Requirements). 3. Mendesain Arsitektur Proses Bisnis (Designing the Bussiness Process Architecture). 4. Mendesain Arsitektur Sistem (Designing the Systems Architecture). 5. Mengevaluasi Arsitektur (Evaluating Architectures).

566


ISSN: 2088-1541

Prinsip dasar dari Metode TAS jika diterapkan pada Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi dimulai dari penentuan initial scope atau ruang lingkup sistem dengan cara mendefinisikan proses bisnis dan entitas yang terlibat dalam proses bisnis. Tahap selanjutnya adalah menentukan kebutuhan dengan cara menentukan masalah, batasan masalah, dan mengumpulkan kebutuhan sesuai dengan tujuan bisnis. Perancangan proses bisnis digambarkan melalui Standard Operating Procedure (SOP). Perancangan arsitektur sistem kemudian dilakukan dengan merancang arsitektur secara keseluruhan meliputi Physical Data Model (PDM), Diagram Berjenjang, Diagram Alir Data, dan Desain User Interface. Tahap terakhir adalah mengevaluasi atau menguji kesesuaian proses bisnis dan desain sistem yang diperlukan untuk memastikan bahwa sistem sudah benar dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

3. Kajian Pustaka Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Standar pelayanan farmasi adalah tolak ukur yang dipergunakan sebagai pedoman bagi tenaga kerja dalam menyelenggarakan pelayanan farmasi [7]. Proses yang masih dilakukan secara konvensional memiliki banyak kelemahan yang menyebabkan kesalahan dalam pembuatan laporan sehingga terjadi kesalahan dalam pengambilan keputusan. Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi diperlukan untuk memudahkan pengaturan manajemen transaksi pembelian dan penjualan obat, distribusi dan penyimpanan obat, serta laporan transaksi [8]. 3.1 Sistem Informasi Farmasi Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah suatu sistem teknologi informasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan, dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat. Setiap rumah sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS yang mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di rumah sakit, meliputi [9]: 1. Kecepatan akurasi, integrasi, dan kemudahan dalam pelaksanaan opreasional. 2. Kecepatan pengambilan keputusan dan identifikasi masalah serta kemudahan penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial. 3. Budaya kerja transparasi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem, dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi. SIMRS idealnya mencakup integrasi fungsi-fungsi klinikal, keuangan, serta manajemen yang menjadi subsistem dari SIMRS. Subsistem merupakan unsur dari sistem informasi berdasarkan fungsi-fungsi yang ada untuk menyederhanakan pelayanan pada rumah sakit seperti Subsistem Modul Farmasi. Sistem Informasi Farmasi adalah sebuah sistem untuk mengelola data atau informasi tentang input data barang, transaksi, atau distribusi barang-barang kebutuhan di Instalasi Farmasi sampai dengan pembuatan laporan. Variabel yang ada secara garis besar dalam Sistem Informasi Farmasi adalah transaksi pembelian barang ke distributor, penjualan obat ke pasien, retur obat, laporan penjualan harian, laporan obat slow moving dan fast moving, laporan analisis, dan grafik penjualan [10]. 3.2 Perangkat Pemodelan Sistem Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi dilakukan dengan menggunakan beberapa perangkat pemodelan sistem. Diagram Konteks adalah Diagram Alir Data tingkat atas yang merupakan diagram tidak detail dari sebuah sistem informasi, menggambarkan aliran data ke dalam dan ke luar sistem entitas eksternal. Diagram Alir Data adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur, dan jelas. Gambar keseluruhan proses DAD dari Level 0 sampai level akhir dapat digambarkan dengan Hierarchy Chart. Physical Data Model merupakan model yang menggunakan sejumlah tabel untuk menggambarkan data yang disimpan serta hubungan antar tabel tersebut [11].

567


ISSN: 2088-1541

4. Hasil dan Pembahasan Hasil dan pembahasan berisi tentang Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi berdasarkan Metode TAS yang meliputi penentuan initial scope, penentuan kebutuhan, perancangan proses bisnis, perancangan arsitektur sistem, dan evaluasi arsitektur. 4.1 Penentuan Initial Scope Metode TAS diawali dengan menentukan initial scope dengan cara mendefinisikan proses bisnis, entitas dalam proses bisnis, dan menentukan proses bisnis yang diperlukan. Proses yang diperlukan dalam merancang SIMRS Modul Farmasi adalah Proses Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Penentuan Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan. Entitas yang terlibat berjumlah sepuluh diantaranya adalah Front Office, Layanan, Account Payble, Manajemen, Apoteker, Staff Farmasi, Kepala Instalasi Farmasi, Direktur Utama, Distributor, dan Dinas Kesehatan. 4.2 Penentuan Kebutuhan Penentuan kebutuhan dilakukan dengan cara menentukan masalah, batasan masalah, dan mengumpulkan kebutuhan sesuai dengan tujuan bisnis. Permasalahan sistem konvensional yang berjalan selama ini di Rumah Sakit Pendidikan adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang ada selama ini mempunyai kendala yaitu kesulitan mendapatkan informasi yang akurat untuk dijadikan pedoman bagi Manajemen Rumah Sakit dalam mengambil keputusan dan menilai kualitas pelayanan rumah sakit. 2. Sistem yang selama ini masih menggunakan Aplikasi Spreed Sheet perlu diadakan perubahan dengan cara membangun sebuah Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang terintegrasi antar modul utama. Batasan masalah diperlukan untuk membuat pokok bahasan menjadi lebih terarah. Batasan masalah dalam Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi adalah perancangan sistem meliputi Diagram Konteks, Physical Data Model, Diagram Berjenjang, Overview Diagram, Diagram Alir Data, dan Desain User Interface. Penentuan kebutuhan untuk input dan output Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit Modul Farmasi dapat dilihat pada Gambar 1. o

PO, Retur

Data Transaksi Obat Front Office

Distributor Data Registrasi

DO, Faktur

p

Info Obat, Data DR Unit

Info Barang Minimum, Info Obat Staff Farmasi

Layanan Data Basic Unit, Data Kategori, Data Kemasan, Data Konversi, Data Lemari, Data Pabrik Obat, Data Distributor Obat, Data Raw Material, Data Obat, Draft DR Unit, Draft PR, Draft PO, RR, Draft Retur, Data Spoil, Data Stok Opname, Draft Harga Jual, Draft Pemusnahan Obat, Data Transaksi Obat

q Kepala Instalasi Farmasi

Draft DR Unit, Draft PR, Draft PO, Draft Retur, Draft Harga Jual, Draft Pemusnahan Obat Laporan Persetujuan DR Unit, Laporan Persetujuan PR, Lapooran Persetujuan PO, Laporan Persetujuan Retur, Laporan Persetujuan Harga Jual, Laporan Persetujuan Pemusnahan Obat

r

Data Resep Obat, Data Penggunaan Obat Habis Pakai, Data SR Unit, Data Retur Pasif

4.0 SISTEM INFORMASI FARMASI

Laporan DR Unit, Laporan PO, RR, Laporan Spoil, Laporan Retur Aktif & Pasif, Laporan Stok Op., Laporan Pemusnahan Obat

n1 Account Payable

s

Data Racik Obat Besar Margin

Apoteker

Manajemen

Info Racik Obat

c Direktur Utama

Laporan Manajemen Inventory Obat, Laporan Penjualan Obat

Aturan Penggunaan Obat Narkotika & Psikotropika

g1 Dinas Kesehatan

Laporan Penggunaan Obat Narkotika & Psikotropika

Gambar 1. Diagram Konteks SIMRS Modul Farmasi

568


ISSN: 2088-1541

Hubungan SIMRS Modul Farmasi dengan sepuluh entitas pada Gambar 1 dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Front Office (FO) Front Office memberikan Data Registrasi Pasien agar Bagian Farmasi dapat mengetahui Data Pasien kemudian diproses oleh sistem Transaksi Obat berdasarkan resep yang diberikan oleh Modul Layanan agar pasien dapat menebus obat dan membayar tagihan di Bagian Kasir Front Office. 2. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Layanan Sistem memberikan Info Obat ke Modul Layanan untuk mengetahui obat apa saja yang tersedia di Instalasi Farmasi Rumah Sakit sebagai sumber input resep dan pengisian Store Requisition (SR) Unit. Modul Layanan akan memberikan resep ke Modul Farmasi untuk memenuhi kebutuhan pasien seperti infus, obat-obatan dan lainnya, memberikan Data Penggunaan Obat Habis Pakai, Retur Pasif, serta Data SR Unit untuk memenuhi ketersediaan obat di masing-masing Unit Layanan. Modul Layanan akan mendapatkan feedback berupa Data Delivery Request (DR) Unit. 3. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Account Payable (AP) Sistem memberikan Laporan DR Unit, Laporan Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), Laporan Spoil, Laporan Retur Aktif dan Pasif, Laporan Stok Opname, serta Laporan Pemusnahan Obat ke AP untuk memproses pencatatan hutang dan proses pengajuan pembayaran. 4. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Manajemen Manajemen memberikan besar margin yaitu persen laba untuk menentukan harga jual obat. 5. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Apoteker Apoteker memberikan Data Racik Obat ke sistem. Sistem memberikan feedback berupa Info Racik Obat ke Apoteker untuk memudahkan dalam hal peracikan resep. 6. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Staff Farmasi Staff Farmasi adalah petugas yang meng-input-kan master data dan mengirim Data DR Unit ke Modul Layanan. Staff Farmasi mendapat pemberitahuan stok barang minimum dan akan membuat permintaan pembelian atau Purchase Requisition (PR) serta pemesanan barang atau Purchase Order (PO). Staff Farmasi merupakan orang yang membuat Draft Harga Jual Barang berdasarkan faktur yang diterima dari Distributor dan besar margin dari Pihak Manajemen yaitu harga distributor + 25% berdasarkan Peraturan Bupati Badung dan melakukan perhitungan stok opname serta membuat RR, Laporan Retur Aktif dan Pasif, Laporan Spoil, Laporan Pemusnahan Obat, dan Transaksi Obat. 7. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Kepala Instalasi Farmasi Sistem memberikan Draft DR Unit, Draft PR, Draft PO, Draft Retur, Draft Harga Jual, dan Draft Pemusnahan Obat ke Kepala Instalasi Farmasi. Kepala Instalasi Farmasi akan memberikan Laporan Persetujuan DR Unit, PR, PO, Retur, Harga Jual, dan Pemusnahan Obat jika memang dirasa dibutuhkan. 8. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Direktur Utama Direktur Utama merupakan pimpinan yang menerima laporan berkaitan dengan seluruh Proses Manajemen Inventory Obat dan Transaksi Penjualan Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit. 9. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Distributor Distributor akan menerima PO yang telah dikirimkan oleh Pihak Farmasi, setelah pesanan diterima dan dilakukan pengecekan ketersediaan barang barulah pesanan tersebut dikirim sesuai daftar pesanan ke Instalasi Farmasi atau Delivery Order (DO). Barang yang mengalami kerusakan dapat dikembalikan (retur) ke Distributor dan akan digantikan dengan barang kondisi baik. 10. Sistem Informasi Farmasi dengan Entitas Dinas Kesehatan Dinas Kesehatan memberikan aturan tentang penggunaan obat narkotika dan psikotropika agar tidak melebihi batas penggunaan sewajarnya. Sistem akan memberikan feedback berupa Laporan Penggunaan Obat Narkotika dan Psikotropika.

569


ISSN: 2088-1541

4.3 Perancangan Proses Bisnis Perancangan proses bisnis yang baru memanfaatkan teknologi informasi dalam menambah nilai proses bisnis rumah sakit. Analisis proses bisnis dimulai dengan mengembangkan suatu pernyataan yang jelas mengenai tujuan dan strategi rumah sakit. Pertimbangan untuk memberikan kepuasan pada konsumen sebagai fokus dibelakang tujuan dan strategi rumah sakit. Hasil perancangan proses bisnis digambarkan melalui Standard Operating Procedure (SOP). SOP dari SIMRS Modul Farmasi salah satunya adalah SOP Delivery Request (DR) Unit yang dapat dilihat pada Gambar 2. SOP DR Unit Farmasi (Staff Gudang)

Farmasi (Koor. Gudang)

Layanan (Staff Medis)

MULAI

View List SR Unit

Data SR Unit

Barang Tersedia?

T

Y Input Data DR Unit

Draft DR Unit T

Draft DR Unit

Setuju?

Y Approve DR (Via Sistem)

DR Unit

DR Unit

Simpan DR Unit, Update Stok Barang

Data DR Unit, Data Obat

Cetak DR Unit

Menerima Obat, DR Unit

DR Unit Checklist Obat

Mutasi Obat, Megirim DR Unit

SELESAI

Gambar 2. SOP DR Unit Proses DR Unit dimulai dari Staff Gudang Farmasi melihat List SR Unit dan mengecek ketersediaan barang, jika barang tersedia maka Staff Gudang Farmasi mengisi Form DR Unit. Koordinator Gudang Farmasi menerima Draft DR Unit, jika disetujui maka Koordinator Gudang Farmasi akan melakukan approval DR Unit. Staff Gudang Farmasi menerima Dokumen DR Unit yang disimpan pada data store Data DR Unit dan update Data Obat. Staff Gudang melakukan mutasi obat dan mengirim DR Unit ke Bagian Layanan, setelah itu akan dilakukan checklist obat yang sudah diterima oleh Bagian Layanan. 4.4 Perancangan Arsitektur Sistem Perancangan arsitektur meliputi Physical Data Model (PDM), Diagram Berjenjang, Overview Diagram, dan Desain User Interface.

570


m_kategori

m_rawmaterial

PK kategori_id

PK rawmaterial_id

kategori_nama kategori_status

m_basicUnit PK basic_id

rawmaterial_nama FK1 basic_id rawmaterial_status

m_kemasan

m_lemari

PK kemasan_id

PK lemari_id

basic_nama basic_status

kemasan_nama kemasan_status

ISSN: 2088-1541

m_pabrik

tb_pemusnahanObat

PK pabrikObat_id

lemari_nama lemari_status

PK pemusnahan_id

pabrikObat_nama pabrikObat_status

user_id akun_id approve pemusnahan_tgl pemusnahan_status

tb_penggunaanObat PK penggunaanObat_id user_id registrasi_id resep_id tanggal

m_obat PK obat_id

FK1 FK2 FK3 FK4 FK5

m_racikObat PK racikObat_id

tb_detRacikObat PK detRacikObat FK1 racikObat_id FK2 rawmaterial_id rawmaterial_qty FK3 konversi_id

racikObat_nama FK1 basic_id FK2 kategori_id racikObat_harga racikObat_jasa tgl_update racikObat_status

obat_nama pabrikObat_id basic_id kategori_id kemasan_id lemari_id stok_qty stok_min exp_date harga_beli harga_jual tgl_update obat_status

tb_detPemusnahanObat PK detPemusnahan_id FK1 pemusnahan_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id harga keterangan

m_konversi

tb_detPenggunaanObat PK detPenggunaanObat_id FK1 penggunaanObat_id FK2 obat_id qty_obat qty_penggunaan qty_sisa FK4 konversi_id keterangan

PK konversi_id FK1 kemasan_id konversi_nama konversi_status

tb_detSRUnit

tb_detDRUnit

PK detTransaksiObat_id

tb_detTransaksiObat

PK detSRUnit_id

PK detDRUnit_id

PK detPR_id

FK1 transaksiObat_id FK2 obat_id FK5 racikObat_id obat_qty FK3 konversi_id harga

FK1 srUnit_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id

FK1 drUnit_id FK2 obat_id obat_qty sisa_qty FK3 konversi_id

FK1 pr_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id

tb_srUnit

tb_drUnit

tb_pr

tb_po

PK srUnit_id

PK drUnit_id

PK pr_id

PK po_id

tb_transaksiObat PK transaksiObat_id user_id registrasi_id resep_id akun_id transaksiObat_id transaksiObat_status

user_id subunitkerja_id approve srUnit_tgl srUnit_status

user_id FK1 srUnit_id akun_id approve drUnit_tgl drUnit_status

tb_detPR

user_id approve pr_tgl pr_status

tb_detPO

tb_detRcv

tb_detRetur

tb_detRtp

tb_detSpoil

tb_detStokOpname

PK detPO_id

PK detRcv_id

PK detRetur_id

PK detRtp_id

PK detSpoil_id

PK detStokOpname_id

FK1 po_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id harga

FK1 rcv_id FK2 obat_id qty_po qty_rcv qty_sisa FK3 konversi_id harga keterangan

FK1 retur_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id keterangan

FK1 rtp_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id keterangan

FK1 spoil_id FK2 obat_id obat_qty FK3 konversi_id harga keterangan

FK1 stokOpname_id FK2 obat_id qty_sistem qty_real selisih FK3 konversi_id keterangan

tb_retur

tb_rtp

tb_spoil

tb_stokOpname

PK spoil_id

PK stokOpname_id

user_id FK1 pr_id FK2 distributor_id approve po_tgl po_status

tb_rcv PK rcv_id user_id FK1 po_id do_no akun_id rcv_tgl rcv_status

PK retur_id user_id FK1 distributor_id akun_id retur_tgl retur_status

PK rtp_id user_id subunitkerja_id akun_id rtp_tgl rtp_status

user_id akun_id spoil_tgl spoil_status

user_id stokOpname_tgl stokOpname_status

m_distributor PK distributor_id distributor_nama distributor_alamat distributor_telp distributor_rekening distributor_status

Gambar 3. Physical Data Model SIMRS Modul Farmasi Gambar 3 menunjukkan PDM dari SIMRS Modul Farmasi. PDM menggambarkan tempat penyimpanan data dari enam proses utama yaitu Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan. Diagram Berjenjang atau Hierarchy Chart digunakan untuk menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem dari Overview Diagram sampai Diagram Alir Data level akhir. Hierarchy Chart SIMRS Modul Farmasi dapat dilihat pada Gambar 4.

571


ISSN: 2088-1541

4

Top Level (context diagram)

Farmasi

Level 0 (overview diagram) 4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

Manajemen Master Data

Manajemen Inventory Obat

Peracikan Obat

Harga Jual

Penjualan

Pelaporan

Level 1 4.1.1P

4.1.5P

4.1.9P

4.2.1

4.2.4

4.3.1P

4.4.1P

4.4.4P

4.5.1P

4.5.4

4.6.1P

Manajemen Data Basic Unit

Manajemen Data Lemari Obat

Manajemen Data Obat

SR

Receiving

Tambah Data RacikObat

Perhitungan Besar Margin

Posting Harga Jual

View Resep

Pemberian Harga

Laporan Inventory Obat

4.1.2P

4.1.6P

4.2.2

4.3.2P

4.4.2

4.5.2

4.5.5

4.6.2P

Manajemen Data Kategori Obat

Manajemen Data Pabrik Obat

Store

Ubah Data Racik Obat

Perhitungan Harga Jual

Cek Stok Obat

Transaksi Obat

Laporan Harga Jual

4.1.3P

4.1.7P

4.2.3

4.3.3P

4.4.3P

4.5.3

4.5.6

4.6.3P

Manajemen Data Kemasan Obat

Manajemen Data Distributor Obat

Purchasing

Cari Data Racik Obat

Un/Approve Harga Jual

Penyediaan Obat

Laporan Penjualan

Laporan Penjualan Obat

4.1.4P

4.1.8P

Manajemen Data Konversi Obat

Manajemen Data Raw Material

Level 2

4.2.2.5

4.2.3.1

4.2.1.1P

4.2.4.1P

4.4.2.1P

4.5.2.1P

4.5.2.3P

4.5.4.1P

PO

View Stok Barang

Open/Close PO

View Faktur

Identifikasi Obat

Cek Stok Obat Jaminan

Identifikasi Resep

4.2.1.2P

4.2.4.2P

4.4.2.2P

4.5.2.2P

4.5.2.4P

4.5.4.2P

4.2.2.1

Manajemen Data SR

Manajemen Data Receiving

Perhitungan Harga Obat Umum

Cek Stok Obat Umum

Konfirmasi Dokter

Harga Jual Obat Umum

Spoil

DR

4.2.2.6

4.2.2.2

Stok Opname

PR

4.2.2.7

4.2.2.3

Pemusnahan Obat

Transaksi Retur

4.2.1.3P

4.2.4.3P

4.4.2.3P

Un/Approve SR

Manajemen Data Retur

Perhitungan Harga Obat Racik

4.5.4.3P 4.5.3.1P Identifikasi Obat

4.5.3.2P

Posting SR

Penyediaan Obat Non Racik

4.5.3.3P 4.2.2.8

4.2.2.4 Retur Pasif

Harga Jual Obat Jaminan

Laporan Penualan Umum

4.2.1.4P

Penggunaan Obat

4.5.6.1P

Penyediaan Obat Racik

4.5.6.2P Laporan Penggunaan Obat Narkotika & Psikotropika

4.5.5.1P

4.5.5.3P

Tambah Data Transaksi Obat

Cari Data Transaksi Obat

4.5.5.2P

4.5.5.4P

Ubah Data Transaksi Obat

Posting Data Transaksi Obat

Level 3 4.2.2.5.1P

4.2.2.1.2P

4.2.2.1.3P

4.2.2.1.1P

4.2.2.1.2P

4.2.2.1.3P

4.2.2.1.4P

4.2.2.1.5P

Cek Barang Layak & Spoil

Cek Stok Obat

Manajemen Data DR

View SR Unit

Cek Stok Obat

Manajemen Data DR

Un/Approve DR

Posting DR

4.2.2.6.1P

4.2.2.6.2P

4.2.2.6.3P

4.2.2.2.1P

4.2.2.2.2P

4.2.2.2.3P

4.2.2.2.4P

Cek Stok Real & Sistem

Update Stok

Manajemen Data Stok Opname

View Stok Opname

Manajemen Data PR

Un/Approve PR

Posting PR

4.2.2.7.1P

4.2.2.7.2P

4.2.2.7.3P

4.2.2.3.1P

4.2.2.2.2P

4.2.2.2.3P

Manajemen Data Pemusnahan Obat

Un/Approve Pemusnahan Obat

Update Stok

Manajemen Data Retur

Manajemen Data PR

Un/Approve PR

4.2.3.1.1P

4.2.3.1.2P

4.2.3.1.3P

4.2.3.1.4P

4.2.2.8.1P

4.2.2.8.2P

4.2.2.4.1P

4.2.2.4.2P

4.2.2.4.3P

4.2.2.4.4P

View PR

Manajemen Data PO

Un/Approve PO

Posting PO

View Stok Barang

Manajemen Data Penggunaan Obat

Manajemen Data Retur Pasif

Manajemen Data SR

Un/Approve SR

Posting SR

Gambar 4. Hierarchy Chart SIMRS Modul Farmasi

572


ISSN: 2088-1541

Hierarchy Chart pada Gambar 4 menunjukkan keseluruhan proses dalam sistem dari Overview Diagram sampai Diagram Alir Data level akhir yaitu Level 3. Proses dalam Overview Diagram dipecah menjadi subsistem untuk menyederhanakan pelayanan pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Overview Diagram memperlihatkan proses utama dari Rancangan SIMRS Modul Farmasi. Proses utama tersebut diantaranya adalah Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan yang berkaitan dengan sepuluh entitas. Overview Diagram SIMRS Modul Farmasi dapat dilihat pada Gambar 5. KETERANGAN MASTER DATA

HARGA JUAL

INVENTORY OBAT

PENJUALAN

PERACIKAN OBAT

PELAPORAN

p Staff Farmasi

Data Basic Unit, Data Kategori, Data Kemasan, Data Konversi, Data Lemari Obat, Data Pabrik Obat, Data Distributor Obat, Data Raw Material

4.1 Manajemen Master Data

Data Obat, Draft DR Unit, Draft PR, Draft PO, RR, Draft Retur, Data Spoil, Data Stok Opname, Draft Pemusnahan Obat Info Barang Minimum, Info Obat

Data Basic Unit

FM1

Data Basic Unit

Data Kategori

FM2

Data Kategori Obat

Data Kemasan

FM3

Data Kemasan Obat

Data Konversi

FM4

Data Konversi Obat

Data Lemari Obat

FM5

Data Lemari Obat

Data Pabrik Obat

FM6

Data Pabrik Obat

Data Obat

FM9

Data Obat

Data Distributor Obat

FM7

Data Distributor Obat

Data SR Unit

FM10

Data SR Unit

Data Raw Material

FM8

Data Raw Material

Data DR Unit

FM11

Data DR Unit

Data PR

FM12

Data PR

Data PO

FM13

Data PO

Data RR

FM14

Data RCV

Data SR Unit, Data Penggunaan Obat Habis Pakai, Data Retur Pasif

Master Data Obat

Layanan

o Distributor

Info Obat, Data DR Unit

4.2

DO, Faktur

Manajemen Inventory Obat

Data Retur

PO, Retur

Laporan Persetujuan DR Unit, Laporan Persetujuan PR, Laporan Persetujuan PO, Laporan Persetujuan Retur, Laporan Persetujuan Pemusnahan Obat

q Kepala Instalasi Farmasi

Draft DR Unit, Draft PR, Draft PO, Draft Retur, Draft Pemusnahan Obat

Account Payable

Laporan DR Unit, Laporan PO, RR, Laporan Spoil, Laporan Retur Aktif & Pasif, Laporan Stok Op., Laporan Pemusnahan Obat

r

4.3

Data Racik Obat Apoteker

n1

Peracikan Obat Info Racik Obat

Data Raw Material Data Racik Obat Info Racik Obat

FM8

Data Raw Material

FM21

Data Racik Obat

FM9

Data Obat

FM15

Data Retur Aktif

Data Retur Pasif

FM16

Data Retur Pasif

Data Spoil

FM17

Data Spoil

Data Stok Opname

FM18

Data Pemusnahan

Data Stok Opname

FM19

Data Penggunaan

Data Pemusnahan Obat

FM20

Data Penggunaan Obat

Data Racik Obat Data Harga Racik Obat

Draft Harga Jual Obat

s

4.4 Manajemen

Data Obat

Besar Margin

Harga Jual Data Harga Obat

Draft Harga Jual Laporan Persetujuan Harga Jual

Data Registrasi

4.5

Data Transaksi Obat Front Office

Penjualan

Data Obat Data Barang Keluar Data Racik Obat

Aturan Penggunaan Obat Narkotika &Psikotropika

DataTransaksi Obat

Data Resep Info Obat

Data Transaksi Obat

FM22

Data Transaksi Obat

Data Transaksi Obat

4.6

g1 Dinas Kesehatan

Laporan Penggunaan Obat Narkotika &Psikotropika

Data Penjualan Obat

Pelaporan Data Manajemen Inventory Obat

Laporan Manajemen Inventory Obat, Laporan Penjualan Obat

c Direktur Utama

Gambar 5. Overview Diagram SIMRS Modul Farmasi

573


ISSN: 2088-1541

Gambar 5 menunjukkan Overview Diagram untuk SIMRS Modul Farmasi yang terdiri atas enam proses utama diantaranya adalah: 1. Proses Manajemen Master Data Proses Manajemen Master Data merupakan sumber data yang dijadikan dasar informasi untuk melakukan transaksi penjualan dan pembelian barang medis pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Master data meliputi Data Basic Unit, Data Kategori, Data Kemasan, Data Konversi, Data Lemari Obat, Data Pabrik Obat, Data Distributor Obat, dan Data Raw Material yang di-input-kan oleh Staff Farmasi. 2. Proses Manajemen Inventory Obat Proses Manajemen Inventory Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit terdiri atas Transaksi SR, DR, PR, PO, RR, Retur, Spoil, Stok Opname, Pemusnahan Obat, dan Penggunaan Obat Habis Pakai. Entitas yang terlibat dalam proses ini diantaranya adalah Staff Farmasi, Layanan, Kepala Instalasi Farmasi, Distributor, dan Account Payable. 3. Proses Peracikan Obat Proses Peracikan Obat merupakan proses untuk menyimpan data bahan, alat, dan prosedur yang dibutuhkan dalam peracikan obat. Entitas yang terlibat dalam proses ini adalah Apoteker. 4. Proses Harga Jual Proses Harga Jual merupakan proses untuk menentukan harga jual obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit berdasarkan besar margin yang telah ditetapkan oleh Manajemen. Entitas yang terlibat dalam proses ini diantaranya adalah Staff Farmasi, Manajemen, dan Kepala Instalasi Farmasi. 5. Proses Penjualan Proses Penjualan merupakan kegiatan transaksi jual obat berdasarkan resep dari Layanan yang dicatat di dalam SIMRS Modul Farmasi kemudian data tersebut dikirim ke Modul Front Office agar pasien dapat membayar tagihan di Bagian Kasir Front Office. Entitas yang terlibat dalam proses ini diantaranya adalah Staff Farrmasi, Layanan, Front Office, dan Dinas Kesehatan. 6. Proses Pelaporan Proses Pelaporan yaitu proses pembuatan laporan untuk data lintas proses seperti Laporan Manajemen Inventory Obat dan Laporan Penjualan Obat ke Direktur Utama Rumah Sakit. Halaman Home dari Desain User Interface SIMRS Modul Farmasi terdiri atas beberapa menu utama diantaranya Master Data, Inventory Obat, Racik Obat, Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan. Tampilan Halaman Home SIMRS Modul Farmasi dapat dilihat pada Gambar 7. Tampilan awal pada SIMRS Modul Farmasi setelah user berhasil dikenali dan berhasil login ke dalam sistem adalah Halaman Home. Halaman Home berisi menu ke enam proses. Tampilan Halaman Home SIMRS Modul Farmasi dapat dilihat pada Gambar 6.

Gambar 6. Halaman Home SIMRS Modul Farmasi Master data digunakan sebagai dasar untuk melakukan transaksi penjualan, pembelian, dan distribusi obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Tampilan Master Data Obat dapat dilihat pada Gambar 7.

574


ISSN: 2088-1541

Gambar 7. Tampilan Master Data Obat Form Data Obat merupakan tampilan saat Admin ingin meng-input Data Obat baru atau memanipulasi data sesuai dengan kebutuhan. 4.5 Evaluasi Arsitektur Evaluasi adalah proses pengujian terhadap kesesuaian proses bisnis dan desain sistem yang diperlukan secara keseluruhan. Proses Evaluasi dilakukan untuk memastikan bahwa sistem sudah benar dan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta karakteristik yang diterapkan. Data List Rawat, Data List IGD, Data List Operasi, Data List Lab, Data List Radio Data Ruangan Data Kamar, Kelas, Ambulance, Bed Request Data Kamar, Kelas, Ambulance, Bed

LAYANAN Data Rekam Medis, Data Transaksi Tindakan, Jadwal Operasi Pasien, Jadwal Dokter

PAYROLL

Laporan PO, DR, RR, Spoil, RTA, RTP, Stok Op., Pemusnahan Obat

Laporan THR, Data Premi BPJS, Data Rekonsiliasi

B

A

Data Pegawai, Absensi, Sanksi, Kenaikan pangkat, kenaikan jabatan,. Cuti

Data Pembayaran Transaksi Tindakan FRONT OFFICE

AKUNTANSI & KEUANGAN

Data Jadwal Dokter

Posting Data Pembayaran, Bukti Pembayaran, Faktur Jaminan

Pembayaran

B

Data Pasien, Data Registrasi, Data Diagnosa Awal

Data Pegawai Medis

Laporan Persetujuan PO dan Voucher Payment

Draft PO, RR, DO dan Posting Hasil Penghapusan

SARANA & PRASARANA

PEGAWAI

Data Pegawai Data Registrasi Data Transaksi Obat

Data Pegawai

Data Pasien, Dokumen Jaminan

HRD

A PASIEN

FARMASI Info Obat, Data DR Unit

Data SR Unit, Data Resep, Data Penggunaan Obat Habis Pakai, Data Retur Pasif

Gambar 8. Diagram Blok Integrasi SIMRS Gambar 8 menunjukkan ke tujuh Modul SIMRS yang terintegrasi diantaranya adalah Modul Front Office, Modul Layanan, Modul Sarana dan Prasarana, Modul Farmasi, Modul Human Resource Development, Modul Payroll, serta Akuntansi dan Keuangan. Pertukaran data diperlukan dalam sebuah sistem agar dapat terintegrasi antara satu modul dengan modul lainnya sehingga informasi yang diperoleh cepat, tepat, dan akurat untuk pengambilan keputusan dan penilaian kualitas rumah sakit.

575


ISSN: 2088-1541

5. Kesimpulan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang dibuat merupakan sistem informasi yang terintegrasi antara satu modul dengan modul yang lainnya terbukti dengan adanya pertukaran data antar modul. Perancangan Modul Farmasi terdiri atas Proses Manajemen Master Data, Manajemen Inventory Obat, Peracikan Obat, Harga Jual, Penjualan, dan Pelaporan. Rancangan dibuat dalam bentuk Diagram Konteks, Physical Data Model, Diagram Berjenjang, Overview Diagram, Diagram Alir Data, Desain User Interface, dan Relasi Antar Modul. Rancangan dapat dijadikan pedoman bagi programmer dalam membangun dan mengembangkan Sistem Informasi Farmasi menggantikan sistem konvensional yang berjalan. Daftar Pustaka [1] Charles JPS, “Farmasi Rumah Sakit Teori dan Terapan”, Jakarta, EGC, 2003. [2] Sudana AAKO, “Sistem Informasi Manajemen Inventori pada Perusahaan Layanan Jasa Boga Pesawat Udara”, Teknologi Elektro 6(1), 13, 2007. [3] Rika, Michael YS, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit Kanker Dharmais dengan Menggunakan Total Architecture Syntesis”, 2008. [4] Muftiraeni A, Irwandy S, Indahwaty S, “Analisis Pengembangan Sistem Informasi Farmasi Rumah Sakit Universitas Hasanuddin Tahun 2013”, 2013. [5] Budiartha N, “Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Apotek Berbasis Web”, skripsi, Jimbaran, Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Udayana, 2007. [6] Paul CB, “Implementing SOA: Total Architecture in Practice”, United State of America, Addison Wesley Proffesional, 2008. [7] Republik Indonesia, “Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit”, Jakarta, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2014. [8] Utami T, Bambang EP, “Pembangunan Sistem Informasi Penjualan Obat pada Apotek Punung”, Indonesian Jurnal on Networking and Security 4(2), 45, 2015. [9] Republik Indonesia, “Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit”, Jakarta, Menteri Kesehatan Republik Indonesia, 2013. [10] Rustiyanto E, “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang Terintegrasi”, Edisi Revisi, Yogyakarta, Gosyen Publishing, 2011. [11] Whitten JL, “Metode Desain dan Analisis Sistem”, Edisi 6, Yogyakarta, Penerbit Andi, 2004.

576

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH SAKIT MODUL FARMASI

Recommend Documents