Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-issn: X

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer Vol. 2, No. 2, Februari 2018, hlm. 811-820

e-ISSN: 2548-964X http://j-ptiik.ub.ac.id

Perancangan Business Process Improvement Untuk Layanan Kepegawaian Menggunakan Domain Service Design Dalam Framework Information Technology Infrastructure Library (ITIL) V3 (Studi Pada Bank XYZ) Citra Hemas Jati Inayu1, Yusi Tyroni2, Nanang Yudisetiawan3 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: [email protected], [email protected], [email protected] Abstrak Bank XYZ merupakan perusahaan perbankan yang memiliki kantor pusat di Kota Jakarta. Proses bisnis layanan kepegawaian untuk cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ masih mengandalkan paper based, sehingga bagian unit HC area (Human Capital) harus menginputkan secara manual data rekap kedalam SAP (Sistem Administrasi Pegawai). Pegawai unit HC area akan sangat rentan untuk melakukan kesalahan input yang dapat berakibat fatal bagi perhitungan gaji pegawai. Penerapan paper based pada sebagian aktivitas cuti, lembur, dan update data juga menyebabkan proses berjalan kurang efisien dan efektif sehingga waktu proses menjadi lebih lama. Metode yang digunakan dalam melakukan perbaikan proses bisnis mengacu pada framework ITIL v3 domain service design. Hasil perbaikan proses bisnis layanan kepegawaian Bank XYZ untuk cuti yaitu percepatan waktu ratarata sebesar 58.11 menit karena hilangnya aktivitas PIC (Person in Charge) dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis lembur pegawai, percepatan waktu rata-rata sebesar 370.98 menit karena hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta pemerataan pemanfaatan pada atasan, pegawai, dan HC area karena hilangnya peran PIC dan kurir. Pada proses bisnis update data pegawai terdapat percepatan sebesar 22.6 menit karena hilangnya aktivitas memberikan formulir serta input data pegawai, serta terdapat perubahan persentase pemanfaatan resource karena berkurangnya aktivitas HC area. Kata kunci: proses bisnis, process business improvement, metode ITIL V3, domain service design. Abstract XYZ Bank is a banking company with head office in Jakarta. The employment service business process for leave, overtime, and update of employee data at Bank XYZ still rely on paper based, so that the HC area unit (Human Capital) must manually input recap data into SAP (Employee Administration System). HC area unit employees will be particularly vulnerable to input errors that can be fatal for employee salary calculations. The implementation of paper based on some activities of leave, overtime, and data update also cause the process runs less efficient and effective so that the processing time becomes longer. The method used in doing business process improvement refers to the framework of ITIL v3 domain service design. The result of the business process improvement of XYZ staffing service business for leave is an average time acceleration of 58.11 minutes due to loss of PIC (Person in Charge) activity in requesting and submitting the leave leave form, as well as equalization of utilization to superiors, employees and HC area due to loss of role PIC and courier. In the employee overtime business process, the average acceleration time of 370.98 minutes due to loss of PIC's role in manual recording, as well as equitable distribution of employers, officers, and HC areas due to loss of PIC and messenger role. In the business process update employee data there is an acceleration of 22.6 minutes due to loss of activity provide the form and input employee data, and there is a change in resource utilization percentage due to reduced HC area activity. Keywords: business process, business improvement process, ITIL V3 method, domain service design.

Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya

811

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer

1. PENDAHULUAN Kemajuan teknologi di era sekarang ini semakin berkembang pesat. Manusia tidak terlepas dari penggunaan teknologi hampir di segala aspek kehidupan. Era digital juga membawa manusia memasuki babak baru yaitu paperless dan atau lesspaper world. Melakukan perubahan dari paper based office menjadi paperless office ataupun lesspaper office erat kaitannya dengan peningkatan proses bisnis perusahaan. Persaingan bisnis salah satunya bisa dimenangkan oleh perusahaan dengan cara mengoptimalkan proses bisnisnya. Penulis tertarik untuk mengamati proses bisnis yang ada pada Bank XYZ. Terdapat beberapa aktivitas pada Bank XYZ yang menjadi perhatian dalam penelitian ini antara lain, cuti dan lembur pegawai, serta update data pegawai yang sebagian prosesnya masih menerapkan paper based. Saat ini, arsip cetak disimpan di dosir pegawai yang dikelola oleh unit HC Area Bank XYZ. Dosir pegawai merupakan map data pegawai yang menyimpan data pegawai sejak awal masuk hingga keluar. Dokumen berbentuk softcopy akan disimpan di pusat arsip yang berada di kantor pusat. Tidak semua dokumen membutuhkan arsip cetak, sehingga aktivitas – aktivitas yang terdapat pada proses cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ dapat ditinjau kembali untuk dapat mengurangi permasalah ada. Penelitian sebelumnya dengan judul “Business Process Improvement on Maintanance Management: a Case Study” menggunakan ITIL untuk membantu mengidentifikasi tantangan dan peluang untuk menyelaraskan TI dengan kebutuhan bisnis, serta meningkatkan kualitas layanan pada ANA airports Portugal. Pada jurnal dengan judul “Evaluasi Tingkat Kesiapan Service design menggunakan IT Infrastructure Library (ITIL) Versi 3 pada PT Fajar Mas Murni Bekasi (Studi kasus: Aplikasi AS400)” dilakukan pengukuran terhadap tingkat kesiapan service design pada aplikasi AS400 dan rekomendasi untuk melakukan evaluasi terhadap service design pada aplikasi AS400. Berdasarkan latar belakang yang sudah diuraikan dan jurnal terdahulu yang dirujuk dalam penelitian ini, business process improvement dengan framework ITIL v3 menggunakan domain service design dipilih sebagai metode yang tepat dalam menyelesaikan Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

812

masalah. Pada penelitian ini business process improvement pada proses cuti, lembur, dan update data dilakukan dengan harapan alur kegiatan berjalan lebih efisien dan efektif sehingga perusahaan dapat mengurangi kesalahan yang ada, memperpendek waktu tunggu, meminimasi sumber daya, serta memberi kemudahan bagi pengguna layanan. Business process improvement dilakukan dengan menggunakan metode ITIL (Information Technology Infrastructure Library) versi 3. ITIL versi 3 merupakan metode yang berguna dalam meningkatkan kepuasan pengguna atau konsumen akan layanan TI. Metode ITIL versi 3 cocok digunakan pada penelitian ini karena proses bisnis yang akan diteliti merupakan bagian dari layanan kepegawaian Bank XYZ. Kepuasan pelanggan yaitu pegawai menjadi sangat bergantung pada kelancaran aktivitasaktivitas yang ada dalam proses bisnis tersebut. Pada penelitian ini tahap ITIL yang digunakan yaitu service design. Pemilihan service design karena layanan kepegawaian cuti, lembur, dan update data pegawai pada Bank XYZ sudah ditetapkan dan terdefinisi dengan jelas serta memiliki nilai bagi pengguna. Fokus perhatian saat ini yaitu perlu dilakukan perbaikan pada layanan cuti, lembur, dan update data pegawai, sehingga perusahaan dituntut untuk dapat mendesain layanan yang tepat. Domain service design berguna dalam mendesain dan membangun layanan TI yang sesuai, untuk meningkatkan kepuasan pengguna akan layanan sehingga dapat mendukung perbaikan proses bisnis. 2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1. Proses Bisnis Proses bisnis merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam menjalankan bisnisnya. Proses bisnis mencakup inisiasi masukan (input), pengolahan input menjadi output (proses), dan menghasilkan keluaran (output). Output yang dihasilkan mempunyai dampak yang baik bagi konsumen maupun bagi organisasi. (Harmon, 2007). 2.2 Proses Bisnis Modelling (BPM) BPM (Proses Bisnis Modelling) atau pemodelan proses bisnis secara istilah 'bisnis' dapat dihubungkan dengan organisasi. Ada dua


jenis Model Proses Bisnis yang utama menurut Alan Chapman, yaitu (Chapman, 2017): 1. Model dasar 'as-is', yang menggambarkan situasi saat ini. 2. Model 'to-be', yaitu model proses bisnis baru yang memiliki tujuan dan harapan kedepan yang difungsikan untuk menganalisis, menguji, menerapkan dan meningkatkan proses. 2.3 Business Process Improvement (BPI) Business Process Improvement atau perbaikan proses bisnis dicapai dengan memeriksa dan memahami mengapa, apa, serta bagaimana proses dan interaksi antara orangorang, proses, dan teknologi (Attong & Metz, 2013). Pada penelitiain ini, perbaikan proses bisnis didasarkan atas pedoman dari framework ITIL v3 pada domain service design. Peningkatan dilakukan dengan terlebih dahulu memodelkan proses bisnis as-is pada aktivitas cuti, lembur, dan update data. Kemudian membuat proses bisnis to-be berdasarkan dari hasil analisa dengan framework ITIL v3 domain service design untuk mengetahui proses apa saja yang perlu ditingkatkan. 2.4 Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ITIL (Information Technology Infrastucture Library) adalah framework ITSM IT Service Management) yang paling banyak digunakan di dunia saat ini. ITIL berfungsi untuk memberikan arahan kepada organisasi untuk memanfaatkan TI sebagai alat dalam mendorong pembangunan, perubahan bisnis, serta transformasi. ITIL bertujuan dalam meningkatkan efisiensi dan mencapai tujuan peningkatan layanan. (OpenCampus, n.d.).

813

serta kebijakan dan dokumen yang berguna untuk memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan (Bernard, 2011). Proses-proses dalam service design ada tujuh, antara lain (UCISA, n.d.) : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Service Level Management. Capacity management. Availability management. IT Service Continuity management. Information Security management. Service Catalogue management. Supplier management.

2.6 Maturity Level IT Maturity Model merupakan model yang digunakan untuk mengukur tingkat kematangan pengelolaan teknologi informasi dalam suatu organisasi. IT Maturity Model terdiri dari lima tingkat kematangan pengelolaan IT, meliputi : tingkat 0 (non-existent), tingkat 1 (initial), tingkat 2 (repeateable), tingkat 3 (defined), tingkat 4 (managed) dan tingkat 5 (optimised). Semakin tinggi maturity level akan semakin baik proses pengelolaan teknologi informasi, yang secara tidak langsung bermakna semakin reliable dukungan teknologi informasi dalam proses pencapaian tujuan organisasi (Limited, 2013). Tabel 1 Skala pembulatan maturity level Skala pembulatan

Tingkat model maturity

4.51 -5.00

5 – dioptimalisasi (optimized)

3.51 – 4.50

4 – diatur (managed)

2.31 – 3.50

3 – ditetapkan (defined)

1.31 – 2.50

2 – dapat diulang (repeatable)

0.51 – 1.50

1 – inisialisasi (initial)

0.00 – 0.50

0 – tidak ada (nun-existent)

3. METODOLOGI

Gambar 1 Service lifecyle Sumber : Bernard (2011)

2.5 Service Design Service design merupakan tahap merancang dan mengembangkan layanan TI. Layanan TI yang dimaksud termasuk arsitektur, sistem, proses, ukuran dan metric, alat untuk ITSM, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

Penelitian pada penelitian ini merupakan jenis penelitian non-implementatif. Penelitian dilakukan pada unit Area Bank XYZ mulai bulan Januari 2017. Dalam melakukan pengumpulan data dilakukan teknik wawancara dan kuesioner, kuesioner dibagikan kepada 13 orang responden dari 16 orang populasi berdasarkan rumus slovin dengan toleransi eror 10%. Empat orang diantaranya dipilih berdasarkan teknik purposive sampling Terdapat langkah-langkah atau tahapan untuk menyelesaikan proyek penelitian ini. Alur penelitian jelasnya dapat dilihat pada flowchart


814

berikut.

berorientasi pada bisnis dan pelanggan. 7

SMaP 07

8

SMaP 08

9

SMaP 09

Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang hemat biaya dan aman. Tersedia layanan IT dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang fleksibel dan memenuhi tuntutan peningkatan bisnis. Adanya pemahaman mengenai layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang disediakan.

4.3.1 Hasil Maturity Level

Service Management as a practice Tabel 3 Maturity level service management as a practice Tota l Resp on

Mat urity level Resp onde n

Mat urit y leve l Cur rent

Bobot Nilai No

1

Gambar 2 Metodologi penelitian

2 3

4. PERANCANGAN

4

4.3 Hasil dan Analisa Maturity level

5

Tabel 2 Pertanyaan service management as a practice No

Kode

1

SMaP 01

2

SMaP 02

3

SMaP 03

4

SMaP 04

5

SMaP 05

6

SMaP 06

Service Management as a Practice Terdapat manajemen layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang terdefinisi dengan jelas. Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang dikelola dan dioperasikan untuk tingkat risiko yang rendah Ada suatu hasil yang diberikan kepada pengguna atau pemangku kepentingan dari setiap proses yang terdapat pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai. Adanya keaktifan dalam mengelola desain layanan baru ataupun perubahan layanan pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai. Adanya keaktifan dalam mengelola desain portofolio layanan, termasuk layanan katalog pada layanan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai. Tersedia layanan TI dalam mengelola urusan kepegawaian untuk proses cuti, lembur, dan update data pegawai yang

Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya

6 7 8 9

Kod e

SMa P01 SMa P02 SMa P03 SMa P04 SMa P05 SMa P06 SMa P07 SMa P08 SMa P09 Scor e

0

1

2

3

4

5

0

0

2

7

4

0

13

3.15

4

0

0

1

4

8

0

13

3.53

4

0

0

0

8

5

0

13

3.38

4

0

0

3

5

5

0

13

3.15

4

0

0

0

6

7

0

13

3.53

4

0

0

2

7

4

0

13

3.15

4

3

0

13

3.23

4

4

0

13

2.92

3

0

13

3.92

4

0

117

3.33

3.88

0

0

0

1 0

0

0

5

4

0 0

0

0

1

0

1 3

5 2

1 2 5 2

Pada tabel 3 diketahui nilai maturity level responden tertinggi yaitu 3.92 pada pertanyaan nomor 9. Tingginya nilai tersebut karena sudah terdapat aturan atau SOP yang jelas mengenai layanan kepegawaian dan terdapat perjanjian kerja bersama yang disepakati oleh stakeholder terkait. Sedangkan nilai maturity level responden terendah terdapat pada pertanyaan nomor 8. Nilai tersebut merupakan yang paling rendah karena SAP saat ini hanya dapat diakses oleh HC area, sehingga menyebabkan waktu proses menjadi lebih lama karena sebagian aktivitas masih berjalan manual. Hasil rata-rata maturity level responden yang didapat dari kuesioner pada sub-domain service management as a practice yaitu 3.33, yang berada pada level 3 atau define. Pengguna menganggap bahwa penggunaan TI belum dapat


diaplikasikan untuk proses cuti, lembur, dan update data yang masih berjalan manual tersebut. Setelah dilakukan wawancara untuk mencocokkan nilai maturity level menurut responden dengan fakta di lapangan, ternyata ada perbedaan hasil. Rata-rata maturity level current bernilai 3.88 yang berada pada level 4 (manage). Peningkatan yang cukup signifikan itu karena perusahaan sebenarnya sudah mempersiapkan layanan TI untuk mendukung proses-proses yang berjalan kurang efektif dan butuh perbaikan tersebut, namun belum ada tindak lanjut untuk dapat mengaplikasikannya. Untuk lebih jelasnya pada tabel 4 berikut deskripsi proses-proses yang ada di perusahaan saat ini untuk setiap poin pertanyaan terdapat : Tabel 4 Maturity level current service management as a practice Kod e

SM aP0 1

SM aP0 2 SM aP0 3

Maturit y level Current

4

4

4

SM aP0 4

4

SM aP0 5

4

SM aP0 6 SM aP0 7

SM aP0 8

Deskripsi proses Terdapat unit Human Capital yang mengelola kepegawaian dan sudah terdapat aplikasi untuk kepegawaian dengan nama SAP (Sistem Administrasi Pegawai) yang di dalamnya juga mencakup proses pencatatan, perekapan, dan monitoring cuti, lembur, dan update data pegawai. Pegawai sudah mengetahui kemana mereka harus bertanya jika terdapat hal-hal terkait layanan kepegawaiaan, termasuk proses cuti, lembur, dan update data (ke unit Human Capital). Ada output atau laporan yang bisa disampaikan kepada atasan. Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain untuk layanan baru atau perubahan layanan. Terdapat unit pengembangan TI di kantor pusat yang secara intensif mengelola desain portofolio dan layanan katalog.

4

Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan.

4

Sudah ada sistem SAP dan dikelola oleh unit TI pengembangan.

3

Program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan) namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan


Sm aP0 9

815

4

monitoring cuti lembur, dan update data pegawai. Program SAP memiliki sistem keamanan berlapis dan terus diawasi dan dikelola oleh unit IT security dan IT operation.

Rendahnya nilai pada poin pertanyaan 8 karena program SAP sudah fleksibel (dapat dirubah maupun ditambahan namun belum memenuhi tuntutan peningkatan bisnis karena fungsinya masih terbatas untuk melakukan perekapan, pencatatan, dan monitoring cuti lembur, dan update data pegawai. 4.3.2 Analisa Maturity Level

Service Management as a Practice Tabel 5 Gap service management as a practice No 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Kode SMaP01 SMaP02 SMaP03 SMaP04 SMaP05 SMaP06 SMaP07 SMaP08 SmaP09 Score

Maturity level Current 4 4 4 4 4 4 4 3 4 3.88

Gap 0 0 0 0 0 0 0 1 0

Nilai rata-rata maturity level Service Management as a Practice pada saat ini (current) yaitu 3.88 yang berada pada level 4. Untuk memperoleh nilai maturity level yang diharapkan, solusi yang harus diterapkan yaitu dengan meningkatkan sistem SAP yang sudah ada untuk fungsi cuti, lembur dan update data pegawai agar memenuhi tuntutan peningkatan bisnis. Peningkatan bisnis dapat dilakukan dengan perbaikan proses bisnis yang ada pada aktivitas cuti, lembur, dan update data pegawai. 5. HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Simulasi Proses Bisnis As-Is Simulasi ini digunakan untuk mengetahui apakah proses bisnis yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai perusahaan atau masih perlu adanya perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas. 5.1.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai Tabel 6 Hasil simulasi proses bisnis as-is cuti pegawai Name

Type

Instan ces

Instance s started

Min. time (m)

Max .

Avg. time (m)

Total time (m)

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer compl eted

time (m)

PT. XYZ

Process

40

NoneStart

Start event

40

ExclusiveG ateway

Gateway

40

40

ExclusiveG ateway

Gateway

22

22

ExclusiveG ateway

Gateway

21

21

NoneEnd

End event

18

NoneEnd

End event

3

NoneEnd

End event

18

End event

1

NoneEnd Meminta formulir surat izin cuti Memberi formulir surat izin cuti via email Meneruska n formulir surat izin cuti via email Mencetak formulir surat izin cuti Mengisi formulir surat izin cuti Memberi persetujuan izin cuti Memberi pesan cuti ditolak Menerima pesan cuti ditolak Menerima pesan cuti ditolak Mencocokk an formulir dengan data cuti pegawai Menyerahk an formulir surat izin cuti Memberi pesan cuti ditolak via telepon/ema il Menyampai kan pesan cuti ditolak Menandata ngani surat izin cuti Menerima surat izin cuti Menerbitka n surat izin cuti Revisi data cuti pegawai Melakukan perekapan data cuti pegawai Menyampai kan pesan cuti dibatalkan via email/telep on Meminta formulir surat izin cuti via telepon/ema il Menyetujui pembatalan cuti pegawai Membuat surat pembatalan cuti via email

40

22

116

67.775

2711

Task

40

40

2

2

2

80

Task

40

40

3

3

3

120

Task

40

40

1

1

1

40

Task

40

40

3

3

3

120

Task

40

40

2

2

2

80

Task

40

40

5

5

5

200

Task

18

18

2

2

2

36

Task

18

18

2

2

2

36

Task

1

1

2

2

2

2

Task

22

22

10

10

10

220

Task

22

22

60

60

60

1320

Task

1

1

2

2

2

2

Task

1

1

3

3

3

3

Task

21

21

5

5

5

105

Task

21

21

1

1

1

21

Task

21

21

5

5

5

105

Task

3

3

5

5

5

15

816

Simulasi proses bisnis as-is untuk cuti pegawai yang terdapat pada tabel 6 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu 40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis as-is cuti pegawai secara keseluruhan adalah 22 menit, waktu maksimal sebesar 116 menit, dengan waktu rata-rata 67.78 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 2711 menit. Tabel 7 Hasil simulasi resource proses bisnis as-is cuti pegawai Resource

Utilization

Atasan Pegawai PIC HC Area Kurir

23.41% 23.48% 97.77% 12.75% 89.07%

Simulasi resource menjelaskan besarnya jumlah pemanfaatan resource, jumlah tersebut menunjukkan waktu resource sedang sibuk dalam bentuk persentase. Pada Tabel 7 diketahui bahwa pemanfaatan PIC (Person in Charge) adalah yang paling besar yaitu 97.77%, kemudian kurir sebesar 89.07%, kemudian pegawai sebesar 23.48%, atasan 23.41%, dan jumlah pemanfaatan paling kecil yaitu HC area sebesar 12.75%. PIC dan kurir memiliki persentase pemanfaatan yang cukup besar. Besarnya pemanfaatan tersebut menyebabkan adanya antrian, sehingga instance harus menunggu sampai PIC atau kurir tersedia kembali. 5.2 Analisa Fit/Gap Table 8 Analisis fit/gap cuti pegawai No

Task

21

21

5

5

5

3

3

2

2

2

6

Task

40

40

2

2

2

80

Task

3

3

2

2

2

6

Task

3

3

3

3

3

9

2

3


Kondisi Saat ini

Cuti Pegawa i

Pegawai Meminta formulir surat izin cuti ke PIC PIC meminta formulir surat izin cuti via telepon/e mail ke HC Area HC Area memberi formulir surat izin cuti via

105

1 Task

Kriteri a

Degre e of Fit

Teknik Perbaikan Eliminate

G

Eliminate

Aktivitas ini dihilangka n

Eliminate


G

G

Usulan Perbaika n Aktivitas ini dihilangka n


4

5

6

email ke PIC PIC menerusk an formulir surat izin cuti via email ke pegawai Pegawai mencetak surat izin cuti Pegawai mengisi formulir surat izin cuti

7

Atasan memberi persetuju an izin cuti

8

Atasan memberi pesan cuti ditolak

9

10

11

12

Pegawai menerim a pesan cuti ditolak oleh atasan

PIC menyerah kan formulir surat izin cuti ke HC Area HC Area mencoco kkan formulir dengan data cuti pegawai HC Area melakuka n perekapa n data cuti pegawai HC Area menerbit kan surat izin cuti

13

14

Eliminate

G

15

Eliminate G Simplify

P

Simplify

P

Simplify

P

Automate

P

Eliminate

G

Aktivitas ini dihilangka n Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dihilangka n

16

-

F

-

17

F

Simplify

Simplify P

Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem


Eliminate

G

Automate

P

Simplify

P

Pegawai menerim a surat izin cuti 18

19

Tidak terdapat perubahan pada aktivitas ini Tidak terdapat perubahan pada aktivitas ini

via telepon/e mail PIC menyam paikan pesan cuti ditolak ke pegawai Pegawai menerim a pesan cuti ditolak oleh HC Area

Atasan menandat angani surat izin cuti

20

P

HC Area memberi pesan cuti ditolak ke PIC


817

21

22

Automate

P

Pegawai membuat surat pembatal an cuti via email

Atasan menyetuj ui pembatal an cuti pegawai

PIC menyam paikan pesan cuti dibatalka n via email/tele pon ke HC Area HC Area merevisi data cuti pegawai

Simplify

P

Simplify

P

Eliminate

Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dihilangka n

Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas menandat angani dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) dengan melakuka n approval Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dilakukan melalui SAP (Sistem Administr asi Pegawai) Aktivitas ini dihilangka n

G

F

Tidak terdapat perubahan pada aktivitas ini

Hasil Persentase Fit = (Jumlah Fit / Jumlah Requirement) * 100 = (19/62) * 100 = 31 %


Hasil Persentase Partial Fit = (Jumlah Partial Fit / Jumlah Requirement) * 100 = (22/62) * 100 = 35 % Hasil Persentase Gap = (Jumlah Gap / Jumlah Requirement) * 100 = (21/62) * 100 = 34 % Dari hasil diatas diketahui bahwa aktivitas yang sudah berjalan baik sehingga tidak diperlukan adanya perbaikan sebesar 31%, kegiatan yang sudah berjalan baik namun masih perlu dilakukan perbaikan sebesar 35%, dan kegiatan yang berjalan kurang baik sebesar 31% sehingga masih perlu menjadi fokus perhatian.

Melakukan perekapan data cuti pegawai Menerbitka n surat izin cuti Memberi persetujuan penerbitan surat izin cuti Menerima pesan cuti ditolak Memberi laporan cuti ditolak Memberi pesan surat izin cuti ditolak Menerima pesan cuti ditolak Menerima surat izin cuti Akses SAP halaman cuti Membatalk an cuti Menyetujui pembatalan cuti pegawai Revisi data cuti pegawai

818

Task

6

6

5

5

5

30

Task

6

6

0.5

0.5

0.5

3

Task

6

6

0.5

0.5

0.5

3

Task

11

11

0

0

0

0

Task

11

11

0.5

0.5

0.5

5.5

Task

23

23

0.5

0.5

0.5

11.5

Task

23

23

0.5

0.5

0.5

11.5

Task

6

6

0.5

0.5

0.5

3

0.08333 3333

0.08333 3333

0.08333 3333

Task

1

1

0.08333 3333

Task

1

1

0.5

0.5

0.5

0.5

Task

1

1

0.5

0.5

0.5

0.5

Task

1

1

5

5

5

5

5.3 Simulasi Proses Bisnis To-Be Simulasi ini juga berguna untuk mengukur sejauh apa perbaikan yang dilakukan perusahaan, apakah sudah sesuai dengan harapan yang ingin dicapai atau belum. Dengan dilakukannya simulasi terhadap proses bisnis tobe, maka dapat dilihat perbandingannya dengan proses bisnis as-is yang berjalan saat ini. 5.3.1 Proses Bisnis Cuti Pegawai Tabel 9 Hasil simulasi proses bisnis to-be cuti pegawai Name

Type

Instan ces compl eted

Insta nces starte d

Min. time (m)

Max. time (m)

Avg. time (m)

Total time (m)

4.58333 3333

26.1666 6667

9.67291 6667

406.916 6667

Simulasi proses bisnis to-be untuk pegawai ajukan lembur atas keinginannya yang terdapat pada tabel 9 menampilkan jumlah instance yang selesai yaitu 40. Jumlah tersebut sama dengan jumlah instance diawal, artinya setiap aktivitas dilewati dengan benar berdasarkan probabilitas yang ditentukan. Waktu minimal proses bisnis to-be cuti pegawai secara keseluruhan adalah 4.58 menit, waktu maksimal sebesar 26.17 menit, dengan waktu rata-rata 9.67 menit. Dari uraian tersebut didapatkan total waktu sebesar 406.92 menit. Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa proses bisnis to-be dapat mempercepat waktu minimal proses sebesar 17.42 menit, waktu maksimal sebesar 89.83 menit, waktu rata-rata sebesar 58.11 menit, dan total waktu sebesar 2304.08 menit. Beberapa aktvitas yang mempercepat waktu proses antara lain adanya otomatisasi pada aktivitas untuk mengisi rencana cuti serta penyampaian dan penerimaan informasi persetujuan dan penolakan izin cuti. Adanya otomatisasi juga menyebabkan hilangnya peran PIC sebagai perantara dalam meminta dan menyerahkan formulir izin cuti kepada HC area. Aktivitas tersebut merupakan yang paling banyak memangkas waktu proses.

PT. XYZ

Proc ess

40

40

InclusiveG ateway

Gate way

40

40

ExclusiveG ateway

Gate way

40

40

ExclusiveG ateway

Gate way

17

17

InclusiveG ateway

Gate way

40

40

NoneEnd

End event

23

ExclusiveG ateway

Gate way

6

NoneEnd

End event

5

NoneEnd

End event

1

NoneStart

Start event

40

End event

11

Task

40

40

0.5

0.5

0.5

20

Task

40

40

0.08333 3333

0.08333 3333

0.08333 3333

3.33333 3333

Task

40

40

1

1

1

40

Resource

Task

40

40

2

2

2

80

Pegawai

78.79%

Atasan

76.05%

HC Area

56.97%

NoneEnd Pegawai login sistem SAP Akses SAP halaman cuti Mengisi rencana cuti Memberi persetujuan izin cuti Memberita hukan via WA/email Mencocok kan dengan data cuti pegawai

6

Task

40

40

0.5

0.5

0.5

20

Task

17

17

10

10

10

170


Tabel 10 Hasil simulasi resource proses bisnis to-be cuti pegawai

Utilization


Simulasi resource menjelaskan besarnya jumlah pemanfaatan resource dalam bentuk persentase. Pada Tabel 10 diketahui bahwa pemanfaatan terbesar yaitu pegawai dengan persentase sebesar 78.79%, kemudian atasan sebesar 76.05%, kemudian yang terakhir HC area sebesar 56.97%. Berdasarkan hasil diatas diketahui bahwa peningkatan sebesar 52.64% terjadi pada atasan, peningkatan 78.79% terjadi pada pegawai, dan peningkatan sebesar 44.22% pada HC area. Sedangkan untuk peran PIC dan kurir dihilangkan pada proses bisnis to-be. Meningkatnya pemanfaatan resource pada atasan, pegawai, dan HC area disebabkan karena hilangnya peran kurir dan PIC pada jalannya proses bisnis cuti. Aktivitas dimaksimalkan pada ketiga resource tersebut dengan bantuan sistem. 6. KESIMPULAN Berdasarkan analisis, hasil dan pembahasan yang telah dilakukan pada layanan kepegawaian untuk proses proses cuti, lembur, dan update data pegawai, dapat diambil kesimpulan: 1. Berdasarkan hasil analisa maturity level, sub domain yang berada pada level 4 sudah memiliki kesiapan yang cukup untuk merancang layanan TI dalam rangka memenuhi kebutuhan bisnis. Sedangkan untuk sub-domain pada level 3 masih perlu dilakukan pengelolaan dan perbaikan agar sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. 2. Berdasarkan hasil analisa maturity level diketahui bahwa masih terdapat gap positif (+) pada beberapa aktivitas. Oleh karena itu, beberapa aktivitas perlu ditingkatkan nilainya. Rekomendasi dibuat untuk dapat memenuhi kebutuhan aktivitas yang memiliki nilai dibawah rata – rata maturity level current. 3. Simulasi proses bisnis as-is dan to-be menghasilkan perbandingan sebagai berikut: a. Proses bisnis usulan (to-be) cuti pegawai dapat mempercepat waktu rata-rata sebesar 58.11 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas PIC dalam meminta dan menyampaikan formulir izin cuti, selain itu meningkatkan pemanfaatan resource pada atasan, pegawai, dan HC area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir.


819

b. Proses bisnis usulan (to-be) lembur pegawai dapat mempercepat waktu ratarata sebesar 370.98 menit yang disebabkan hilangnya peran PIC dalam melakukan perekapan secara manual, serta meningkatkan pemanfaatan pegawai, atasan, dan HC area yang disebabkan hilangnya peran PIC dan kurir. c. Proses bisnis usulan (to-be) update data pegawai dapat mempercepat waktu ratarata sebesar 22.6 menit yang disebabkan hilangnya aktivitas yang dijalankan HC area seperti memberikan formulir pada pegawai dan melakukan penginputan data pegawai, serta mengurangi pemanfaatan resource pada pegawai dan HC area, serta meningkatkan pemanfaatan pusat dan kurir. Aktivitas yang paling berperan dalam perubahan persentase pemanfaatan yaitu berkurangnya aktivitas HC area sehingga aktivitas pegawai lebih banyak tertuju kepada pusat. DAFTAR PUSTAKA Attong, M. & Metz, T., 2013. COD : CHANGE OR DIE. [e-book] U.S: Taylor & Francis Group, LLC. Tersedia di: Google Books [1 Juni 2017] Bernard, P., 2011. Foundations of ITIL. [ebook] Van Haren Publishing. Tersedia di: Google Books [10 Mei 2017] Chapman, A., 2017. Businessballs. [Online] Available at: http://www.businessballs.com/businessprocess-modelling.htm [Accessed 3 march 2017]. Harmon, P., 2007. Business Process Change. [e-book] USA: Morgan Kaufmann. Tersedia di: Google Books [2 Mei 2017] Limited, A., 2013. Axelos Global Best Practice. [Online] Available at: https://www.axelos.com/best-practicesolutions/itil/itil-maturity-model [Accessed 7 April 2017]. OpenCampus, n.d. OpenCampus. [Online] Available at: https://www.greycampus.com/opencamp


us/itil-foundation/what-is-itil [Accessed 4 June 2017]. UCISA, n.d. UCISA. [Online] Available at: https://www.ucisa.ac.uk [Accessed 7 May 2017].


820

Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-issn: X

Recommend Documents