88
BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM BASISDATA
3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Dinamika Indonusa Prima berdiri pada tanggal 9 Desember 1974. Pada awal berdirinya, perusahaan ini bernama PT. Airland Hilman Abadi, tetapi pada tahun 2002 berubah menjadi PT. Dinamika Indonusa Prima. Pada mulanya ketika perusahaannya bernama PT. Airland Hilman Abadi, perusahaan ini berkedudukan di kota Jakarta, dengan kantor pusat di Jalan Hayam Wuruk No. 125 I/J, Jakarta Barat, dan mempunyai pabrik yang terletak di jalan Pengukiran no. 20 Jakarta-Kota. Karena permintaan kasur pegas meningkat pesat dan penjualan mengalami peningkatan juga, maka pada tahun 1994, lokasi pabrik dipindahkan ke Jalan Raya Pasar Kemis Km 5.3, kota Tangerang. Dan pada tahun 2002 setelah berubah nama menjadi PT. Dinamika Indonusa Prima, lokasi pabrik dan juga kantor pusat terletak Jalan Industri Raya I blok H/10F, Jatake Tangerang sampai sekarang. Sedangkan kantor yang bertempat di Jalan Hayam Wuruk dijadikan sebagai showroom-nya.
3.1.2 Tujuan Perusahaan Tujuan yang ingin dicapai perusahaan yaitu memenuhi permintaan konsumen dan kepuasan konsumen. Agar dapat memenuhi permintaan
89 konsumen tersebut secara merata, maka perusahaan melakukan ekspansi ke berbagai daerah sehingga biaya yang dikeluarkan tidak besar. Sedangkan visi dari PT. Dinamika Indonusa Prima adalah menjadi perusahaan penyedia produk dan jasa yang efisien, efektif, dan mampu bersaing di pasar global. Serta misi PT. Dinamika Indonusa Prima adalah menyediakan produk dan jasa yang berkualitas dengan cara yang mudah.
3.1.3 Kegiatan Bisnis PT. Dinamika Indonusa Prima bergerak di bidang industri mebel dengan pasar lokal maupun internasional, dimana perusahaan ini menjual kasur pegas / springbed. Perusahaan ini melakukan penjualan dan bekerja sama dengan toko mebel sebagai sub agen untuk penjualan kasur pegas tersebut. PT. Dinamika Indonusa Prima mempunyai depo dan agen yang tersebar diseluruh kota besar di Indonesia, antara lain : kota Bandung, Yogyakarta, Semarang, Malang, Bali, Jambi, Padang, Lampung, Palembang, BangkaBelitung,
Batam,
Bengkulu,
Pontianak,
Palangkaraya,
Banjarmasin,
Samarinda, Balikpapan, Manado, Makassar, Tarakan, dan Jayapura.
3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi sangat penting dalam suatu perusahaan karena digunakan untuk menunjukkan kerangka dan susunan dari hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang dengan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam mencapai tujuan perusahaan.
90 Struktur organisasi harus dapat menunjukkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan tegas antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain, sehingga setiap orang dalam perusahaan dapat dicapai dan dilaksanakan dengan baik. Salah satu kunci keberhasilan suatu organisasi adalah pengelolaan manajemen yang baik, yang ditandai dengan adanya kerja sama yang saling mendukung antara berbagai pihak yang terlibat dalam kegiatan operational perusahaan. Untuk itu, perusahaan membutuhkan struktur organisasi yang terorganisasi dengan baik, dimana struktur organisasi tersebut harus menguntungkan secara ekonomis dan memudahkan penyesuaian dimasa yang akan datang. PT. Dinamika Indonusa Prima memiliki struktur organisasi yang pada umumnya dimiliki oleh perusahaan lainnya, masing-masing dibagi menurut fungsinya. Struktur organisasi PT. Dinamika Indonusa Prima dapat dilihat pada gambar 3.1.
Dewan Direksi
Direktur Pelaksana
Manager Nasional
Manager Umum Pembelian
Manager Operasional
Manager Umum Pemasaran
Riset & Pengembangan
Produksi
Manager Cabang Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dinamika Indonusa Prima (PT. Dinamika Indonusa Prima, 2006)
91
Kepala Keuangan dan Akuntansi
Manager Akuntansi
Manager Keuangan
3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi tersebut, maka pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian, kecuali untuk level di bawah manager, dapat dijelaskan sebagai berikut : Dewan Direksi Dewan Direksi merupakan pimpinan tertinggi perusahaan yang membawahi Direktur Pelaksana, tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut : 1. Bertanggung jawab terhadap segala kegiatan intern dan ekstern perusahaan untuk kelangsungan hidup perusahaan. 2. Memimpin dan mengatur, mengawasi dan mengendalikan seluruh kegiatan sesuai dengan tujuan dan rencana yang ditetapkan. 3. Melaporkan perkembangan perusahaan kepada pemegang saham. 4. Merumuskan tujuan jangka panjang maupun jangka pendek serta strategi yang diperlukan untuk mencapai tujuannya.
Direktur Pelaksana Direktur Pelaksana membawahi 4 bagian yaitu Manajer Umum Pemasaran, Manajer Umum Operasional, Manajer Umum Pembelian, dan Kepala Keuangan dan Akuntansi. Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Bertanggung jawab terhadap seluruh karyawan yang berada didalam organisasi, baik yang menyangkut pendapatan karyawan maupun kesejahteraannya sesuai dengan ketentuan serta peraturan yang telah berlaku.
93 2. Bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup perusahaan. 3. Mengadakan negosiasi dan perjanjian jual-beli.
Manager Umum Pemasaran Manajer
Pemasaran
membawahi
Manajer
Nasional.
Tugas
dan
wewenangnya adalah : 1. Melaksanakan pemasaran dan penjualan sesuai dengan kebijaksanaan yang sudah ditentukan oleh pemimpin perusahaan. 2. Mengawasi pola kerja serta pelaksanaan kegiatan penjualan. 3. Secara aktif ikut serta membantu Manager Keuangan di dalam melakukan pengontrolan dari pembayaran-pembayaran kredit dari langganan. 4. Membuat anggaran biaya untuk Advertising dan Promotion suatu produk (biasanya dihitung dalam 1 tahun)
Manager Umum Operasional Manager Umum Operasional membawahi 2 bagian yaitu Riset dan Pengembangan, dan Produksi. Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Menjalani rencana-rencana serta kebijakan perusahaan yang telah disusun dalam jangka pendek maupun panjang. 2. Mengawasi jalannya perusahaan apakah telah sesuai dengan tujuan perusahaan.
Manager Umum Pembelian Tugas dan wewenangnya adalah :
94 1. Melakukan pembelian bahan yang bermutu baik dan dalam jumlah yang sesuai dengan rencana kebutuhan pemakaian untuk proses produksi. 2. Menjalin hubungan baik dengan pemasok untuk memperoleh harga penawaran yang terbaik dan informasi mengenai harga dan syarat pembelian. 3. Melakukan koordinasi dengan manager produksi dan manager keuangan dan akuntansi dalam melakukan pembelian. 4. Membuat laporan pembelian secara periodik. 5. Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengawasan dalam pelaksanaan kegiatan pembelian sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
Kepala Akuntansi dan Keuangan Kepala Akuntansi dan Keuangan membawahi 2 bagian yaitu Manager Akuntansi dan Manager Keuangan. Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Bertanggung jawab atas kegiatan di bidang keuangan dan akuntansi dalam rangka penyusunan laporan keuangan dan tersedianya informasi keuangan. 2. Membuat laporan tertulis secara periodik sebagai pertanggung jawaban informasi keuangan dan akuntansi kepada direktur utama. 3. Merencanakan, mengatur dan mengawasi kegiatan dibidang keuangan dan akuntansi perusahaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan. 4. Menganalisa sistem yang digunakan oleh perusahaan.
Manager Nasional Manajer Nasional mempunyai tugas dan wewenang yaitu :
95 1. Mengenali dan menganalisa konsumen. 2. Berusaha untuk mencapai target yang telah ditentukan oeh perusahaan. 3. Bertanggung jawab atas kepuasan konsumen. 4. Meningkatkan volume penjualan.
Manager Cabang Tugas dan wewenang Manager Cabang yaitu : 1. Mengenali dan menganalisa konsumen. 2. Berusaha untuk mencapai target yang telah ditentukan oeh perusahaan. 3. Bertanggung jawab atas kepuasan konsumen. 4. Meningkatkan volume penjualan. 5. Memberikan laporan penjualan cabang ke Manager Nasional.
Riset dan Pengembangan Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Melakukan riset terhadap keinginan konsumen yang ada atau trend apa yang sedang diingin konsumen. 2. Melakukan
perbaikan-perbaikan
terhadap
produk
meningkatkan mutu kualitas produk.
Produksi Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Mengawasi kelancaran produksi di dalam perusahaan.
perusahaan,
dan
96 2. Menegaskan serta merancang pola-pola produk yang harus dibuat sesuai dengan pesanan dari pembeli. 3. Menghitung persediaan yang diperlukan untuk memenuhi pesanan dari pembeli. 4. Mengawasi dan mengontrol karyawan dalam penggunaan persediaan agar tidak terjadi pemborosan di dalam penggunaannya. 5. Melakukan pembinaan dengan sebaik-baiknya dan mengkoordinasi seluruh pekerjaan dalam menghasilkan produk perusahaan tersebut. 6. Membantu mengawasi persediaan barang yang ada di gudang sehingga jika dibutuhkan, barang sudah tersedia di gudang perusahaan. 7. Secara periodik memberikan laporan mengenai keadaan kegiatan produksi kepada pimpinan perusahaan tersebut.
Manager Akuntansi Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Melakukan pengolahan data pada perusahaan agar pemasukkan dan pengeluaran seimbang. 2. Melakukan pencatatan semua transaksi 3. Melakukan prosedur dan membuat sistem akuntansi yang sesuai dengan perkembangan perusahaan.
Manager Keuangan Tugas dan wewenangnya adalah : 1. Mengatur keuangan perusahaan.
97 2. Memberikan laporan keuangan kepada Kepala Akuntansi dan Keuangan. 3. Melakukan pengawasan terhadap pembayaran hutang-hutang perusahaan
3.2 Gambaran Sistem yang sedang Berjalan 3.2.1 Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunakan
sejumlah
bentuk-bentuk
symbol
untuk
menggambarkan
bagaimana aliran data menghubungkan proses-proses. 3.2.1.1 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang berjalan
•
Pertama, Customer akan membuat Purchase Order ke perusahaan. Lalu perusahaan akan membuat surat jalan untuk pengiriman barang dan juga memberikan Faktur Pembelian (Sales Invoice) kepada Customer.
98 •
Customer yang sudah mendapat faktur pembelian, akan membuat tembusannya yang akan diberikan ke perusahaan.
•
Tembusan faktur pembelian ini nantinya akan dianalisa dan dibuat menjadi Laporan Keuangan yang akan ditujukan ke Manager.
3.2.1.2 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol sistem yang berjalan
•
Customer akan membuat Purchase Order dan memberikan ke Perusahaan.
99 •
Perusahaan akan menerima dan menginput Sales Order, membuat order, dan mencatat mencatat nomor product yang diorder, mengecek jumlah persediaan yang ada, mencatat data customer dan mengecek persetujuan kredit jika customer ingin membayar secara kredit.
•
Jika permintaan order disetujui, maka perusahaan akan melakukan pengiriman barang ke customer (dengan surat jalan). Perusahaan juga akan mencatat tarif, rute dan menunjuk perusahaan angkutan untuk melakukan pengiriman barang.
•
Sesudah barang dikirim, maka perusahaan akan melakukan penagihan ke customer dengan faktur pembelian.
•
Customer yang ingin melakukan retur barang dapat melakukannya dengan menyertakan tembusan faktur pembelian. Disini perusahaan akan mencatat jumlah barang yang dikembalikan oleh customer, membuat surat retur dan mengurangi jumlah piutang dalam faktur pembelian customer.
•
Sesudah itu maka perusahaan akan menyiapkan analisa dan laporan akuntansi yang akan diberikan ke manager, disini mencakup jumlah penjualan selama setahun dan data sales (sales history) dan juga data retur.
•
Perusahaan juga harus mencatat persediaan barang yang ada di Gudang, jumlah pembelian yang dilakukan customer, mencatat nomor produk, nomor material dan data lainnya.
100 3.2.2 Prosedur di dalam Sistem 3.2.2.1 Prosedur Penjualan •
Bagian Penjualan pertama-tama akan membuat surat penawaran barang dan harga yang akan diberikan kepada konsumen.
•
Pelanggan akan membuat Purchase Order dan memberikannya kepada bagian penjualan.
•
Setelah menerima Purchase Order dari pelanggan, bagian penjualan akan menerima order dan membuat Sales Order dan membuat Surat Order Pengiriman (SOP) rangkap 9.
•
Sesudah itu, SOP rangkap ke-1 akan diberikan ke bagian gudang. Bagian gudang yang sudah menerima SOP ini akan menyediakan barang dan menyerahkan barang bersama dengan SOP rangkap ke-1 ke bagian pengiriman. Bagian gudang juga tidak lupa untuk mencatat pembelian ini ke dalam kartu gudang.
•
Bagian Pengiriman akan menerima SOP rangkap ke-1 sampai rangkap ke5. Lalu bagian Pengiriman akan menempelkan SOP pada pembungkus barang dan menyerahkan barang pada perusahaan angkutan.
•
SOP yang ada pada bagian Pengiriman, rangkap ke-1 dan 2 akan diserahkan kembali ke bagian Penjualan, rangkap ke-3 akan diserahkan kepada perusahaan angkutan umum, rangkap ke-4 akan diarsipkan, dan rangkap ke-5 akan ditempel pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
101 •
Sesudah barang diserahkan ke perusahaan angkutan, maka bagian Penjualan
akan
mencatat
tanggal
pengiriman
pada
SOP
dan
memberikannya kepada bagian Penagihan. •
Bagian Penagihan yang sudah menerima SOP rangkap ke-1 dan 2 dari bagian Penjualan, akan membuat faktur rangkap 5. Faktur rangkap ke-1 akan diberikan kepada pelanggan.
•
Faktur rangkap ke-2 dan SOP rangkap ke-1 dan 2 akan diserahkan ke bagian Piutang untuk dicatat di kartu piutang dan diarsipkan.
•
Sedangkan faktur rangkap ke-3 akan diberikan ke bagian Kartu Persediaan untuk dicatat di kartu persediaan dan diarsipkan. Dalam kartu persediaan akan dibuat Rekapitulasi Harga Pokok Produksi (HPP) dan membuat bukti memorial.
•
Rekapitulasi HPP dan bukti memorial kemudian akan diserahkan ke bagian Jurnal untuk dimasukkan ke dalam Jurnal Umum dan diarsipkan.
•
Faktur rangkap ke-4 juga akan diberikan ke bagian Jurnal untuk dicatat di Jurnal Penjualan dan diarsipkan.
•
SOP rangkap ke-6 akan diberikan kepada pelanggan, sedangkan SOP rangkap ke-7 akan diserahkan ke bagian Kredit.
•
Bagian Kredit yang menerima SOP ini akan memeriksa status kredit pelanggan dan mengambil keputusan dalam hal pemberian otorisasi kredit. Jika permintaan kredit disetujui, maka SOP rangkap ke-7 ini akan diserahkan ke bagian Penjualan kembali.
•
Di bagian Penjualan SOP rangkap ke-7 sampai 9 akan diarsipkan.
102
T A
Gambar 3.4 Diagram Alur Dokumen Penjualan yang sedang berjalan
103
N
Gambar 3.5 Diagram Alur Dokumen Penjualan yang sedang berjalan (lanjutan)
104
N Gambar 3.6 Gambar Diagram Alur Dokumen Penjualan yang sedang berjalan (lanjutan)
105
N
N
Gambar 3.7 Gambar Diagram Alur Dokumen Penjualan yang sedang berjalan (lanjutan)
3.2.2.2 Prosedur Persediaan •
Pertama, bagian Gudang akan menerima Surat Permintaan Material kemudian menyiapkan material yang diminta. Lalu bagian Gudang
106 akan membuat Bukti Pengeluaran Material (BPM) rangkap 2. BPM rangkap ke-1 akan diserahkan ke bagian Produksi, sedangkan BPM rangkap ke-2 akan dicatat dalam kartu gudang dan diarsipkan bersama dengan Surat Permintaan Material. •
Bagian Produksi yang sudah menerima BPM rangkap ke-1 akan memanufaktur material menjadi barang dan membuat Surat Hasil Produksi (SHP) rangkap 2. SHP rangkap ke-1 akan diarsipkan, sedangkan SHP rangkap ke-2 akan diserahkan ke bagian Gudang bersama dengan barang.
•
Bagian Gudang lalu akan menyimpan barang dan membuat Bukti Barang Masuk rangkap 1 dan diarsipkan.
107
A
A
Gambar 3.8 Gambar Diagram Alur Dokumen Persediaan yang sedang Berjalan
108 3.2.3 Analisis Kebutuhan Informasi Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang produksi mebel, pihak manajemen tingkat atas PT. Dinamika Indonusa Prima menyadari bahwa keperluan data dan informasi sangat penting bagi pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan yang tepat, akurat dan cepat untuk kemajuan perusahaannya. ¾ Perlu mengumpulkan data pelanggan untuk memberikan kemudahan dalam mengetahui informasi mengenai pelanggan yang ada. ¾ Perlu mengumpulkan data semua jenis barang yang ada untuk mempermudah dalam memperoleh informasi yang cepat dan akurat mengenai item barang. ¾ Perlu mengumpulkan data mengenai transaksi penjualan yang terjadi, yang dilakukan oleh pelanggan baik secara kredit maupun tunai, dimana informasi ini akan digunakan untuk menghasilkan faktur dan jumlah penjualan. ¾ Perlu mengumpulkan data barang yang dikirim ke pelanggan untuk memberikan informasi pada saat pengiriman barang ke pelanggan. ¾ Perlu mengumpulkan data mengenai piutang pelanggan terhadap perusahaan untuk mempermudah dalam mengetahui akan infromasi piutang yang ada. ¾ Perlunya mengumpulkan data mengenai barang yang ada di gudang berdasarkan perhitungan fisik yang telah dilakukan, sehingga pesediaan barang akan disesuaikan dengan perhitungan secara fisik yang dilakukan.
109 Tabel 3.1 Tabel Entity Name and Description
Entity name Pelanggan
Description Merupakan istilah umum yang menggambarkan semua pelanggan yang melakukan pembelian barang terhadap PT. Dinamika Indonusa Prima.
Barang
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang persediaan barang yang dimilikioleh PT. Dinamika Indonusa Prima.
Salesman
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang data karyawan yang berhubungan dengan pelanggan dalam transaksi penjualan
Penjualan
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang penjualan barang kepada pelanggan yang dilakukan oleh PT. Dinamika Indonusa Prima.
Pengiriman
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang pengiriman barang pada pelanggan yang dikarenakan oleh penjualan yang terjadi pada PT. Dinamika Indonusa Prima.
Pembayaran
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang
pembayaran
yang
dilakukan
oleh
pelanggan atas barang yang telah dibeli dari PT. Dinamika Indonusa Prima. Retur_Penjualan
Merupakan istilah umum yang menggambarkan
110 tentang pengembalian suatu barang yang telah dijual oleh pelanggan kepada PT. Dinamika Indonusa Prima. Pengeluaran_Barang
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang pengeluaran barang yang terdapat dalam PT Dinamika Indonusa Prima
Piutang
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang piutang yang terjadi atas penjualan barang, dikarenakan pelanggan tidak membayar secara tunai barang yang dibeli
Bank
Merupakan istilah umum yang menggambarkan tentang data bank yang digunakan perusahaan sebagai perantara dalam transaksi pembayaran
3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan di PT. Dinamika Indonusa Prima dan mendapat masukan dari pihak perusahaan saat wawancara, maka ditemukan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu sebagai berikut : a. Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi tentang persediaan dan penjualan karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah dan kurang terorganisasi.
111 b. Keterlambatan menerima laporan penjualan dan persediaan barang yang kurang akurat pada akhir bulan sehingga menghambat strategi penjualan untuk bulan berikutnya. c. Pencarian data lama, karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah. d. Sering terjadi kesalahan dalam kalkulasi jumlah barang dan harga satuan.
3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah Melihat berbagai masalah yang dihadapi perusahaan sekarang ini, maka diusulkan pemecahan masalah : a.
Merancang basisdata untuk pengelolaan data penjualan dan data persediaan secara komputerisasi sehingga transaksi-transaksi yang terjadi secara langsung dapat saling berhubungan dan mempengaruhi, untuk mendapatkan laporan secara cepat dan akurat serta lebih mudah dalam mencari informasi yang dibutuhkan mengenai data penjualan dan data persediaan.
b.
Sistem basisdata yang dirancang, sudah dilengkapi dengan perhitungan otomatis yang memungkinkan tidak terjadinya kesalahan dalam perhitungan.
