BAB 3 ANALIS IS DAN PERANCANGAN S IS TEM BAS ISDATA
3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan Dra. Waty Tjakra & Associates (WTA) didirikan pada tanggal 7 Februari 2000 Dra. Waty Tjakra,Al.,BKP.,SH.,M H telah mencapai targetnya dengan menjadi sebuah konsultan pajak dan bisnis yang dengan misi “Menjadi konsultan pajak dan bisnis lokal dengan kualitas tertinggi yang berfokus pada Back Office Management Service (BOMS) dengan pendekatan global dan untuk memberikan dukungan dan pelayanan kepada komunitas bisnis yang ingin mengarahkan dan menantang strategi mereka di Indonesia”, serta menyediakan layanan yang ramah, pribadi dengan harga moderat, yaitu Hotel Pandu yang merupakan property yang mulai dikelola oleh keluarga pada tanggal 13 April 2009. Berawal dari hobby sang owner dibidang konsultan, serta didukung oleh relationship dan networking yang kuat di lingkungan wisata. Hotel ini adalah tempat yang tepat untuk menjelajahi, menemukan keajaiban dan keindahan danau. Tempat keanggunan dan pesona untuk mengalami sejarah dan budaya danau toba termasuk misteri Sumatera Utara yang sangat idealis untuk liburan dan relaksasi. Danau toba merupakan tempat wisata yang banyak dikunjungi wisatawan dengan kenyamanan alam yang menciptakan kesan yang tak terlupakan.
58
Dengan begitu pesatnya perkembangan di dunia pariwisata, hal tersebut membuat Hotel Pandu harus berkembang dan profesional. Oleh sebab itu, kebutuhan bisnis telah membawa Dra. Waty Tjakra & Associates untuk memberikan pelayanan yang beragam, baik dalam hal memberikan berbagai pilihan fasilitas rekreasi dan kegiatan tamu untuk dewasa maupun anak-anak sehari-hari.
3.1.2 S truktur Organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan memegang peranan penting karena dapat menggambarkan dengan jelas fungsi – fungsi dan pembagian tugas dalam organisasi. Dalam struktur organisasi akan digambarkan tata hubungan kerja, wewenang, dan tanggung jawab dari tiap bagian yang ada di dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi bertujuan membantu perusahaan dalam penyelesaian tugas secara efektif dan efis ien agar terciptanya suatu kenyamanan dan kelancaran bekerja, guna mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan. Dra. Waty Tjakra & Associates dipimpin oleh seorang Direktur Utama dan membawahi 2 devisi utama, yaitu : Konsultan Pajak Bisnis dan Hotel Pandu Lakeside, dan untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar berikut ini :
59
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Divisi Hotel Pandu Lakeside Berdasarkan struktur di atas obyek kajian skripsi ini adalah :
3.1.3 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Pembagian tugas dan tanggung jawab di dalam perusahaan secara garis besar di bagi menjadi : 3.1.3.1 Direktur Utama Bertanggung jawab sepenuhnya dalam perusahaan, dan mempunyai tugas: 1. M enetapkan susunan organisasi serta menetapkan tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab masing-masing bagian. 2. M engendalikan perusahaan sesuai dengan tujuan dari perusahaan yang dipimpin. M emimpin rapat manajemen dan direksi.
60
3. M enetapkan rencana kerja perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek yang mencakup rencana kerja prasionil dan investasi. 4. M emberi
petunjuk
kepada
manajer
dalam
rangka
memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan.
3.1.3.2 Head of Operation M emiliki tugas sebagai berikut : 1. M engawasi,
mengatur
bawahan
dengan
baik
serta
pemeliharan terhadap hotel. 2. M elaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan. 3. M embuat laporan kegiatan bagian hotel
3.1.3.3 Supervisor M emiliki tugas sebagai berikut: 1. Pembuat kebijakan dan di antara para staff pelaksana untuk rutinitas di lapangan 2. M elakukan supervisi terhadap para staff pelaksanan rutinitas aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari 3. M enerjemahkan dan M eneruskan kebijakan strategis atasannya kepada para bawahan untuk dapat dikerjakan secara efektif dan produktif
61
3.1.3.4 Front Desk Bagian penerimaan tamu yang dimulai dari proses checkin sampai dengan check-out dan penanganan tamu apabila mau menggunakan fasilitas hotel dan fasilitas yang didapat dari hotel untuk tamu dengan memberlakukan prosedur yang telah ditetapkan.
3.1.3.5 House Keeping dan Laundry Bagian tata graha yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapihan, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar.
3.1.3.6 Maintenance Bagian
yang
menangani
perawatan
atas
fasilitas,
perlengkapan dan peralatan yang berada di hotel.
3.1.3.7 Security / Personalia Bagian
yang
menjaga
keamanan,
ketertiban
dan
ketentraman di areal lingkungan hotel.
3.1.3.8 Purchasing Bagian yang menangani pembelian untuk memenuhi kebutuhan dari tiap-tiap bagian yang memerlukan.
62
3.1.3.9 Accounting & Finance Bagian yang mengatur, mengolah, menghitung dan melaporkan pengeluaran dan kebutuhan dana yang diperlukan untuk memenuhi permintaan dari tiap bagian.
3.1.3.10 Inventory & S tock Controlling Bagian yang memegang dan mengawasi arus persediaan barang-barang yang termasuk di dalamnya adalah keperluan tiap bagian.
63
3.1.4 Prosedur Sistem yang Dianalisis 3.1.4.1 Flow Chart Penjualan
GAMBAR 3.2 Flow Chart PENJUALAN 64
Penjualan yang di lakukan oleh Restoran Hotel Pandu Lakeside adalah penjualan makanan dan minuman. Sistem penjualan yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : karyawan akan menawarkan makanan yang tersedia kepada pelanggan dan kemudian menerima pesanan dari pelanggan. Apabila makanan yang dipesan tersedia maka makanan akan di antarkan kepada pelanggan
dan jika tidak tersedia maka karyawan akan
memberikan informasi kepada pelanggan. Setelah itu pelanggan akan membuat kwitansi atas order makanan yang dipesan kemudian kwitansi tersebut akan di dokumentasikan oleh karyawan bagian persediaan untuk dijadikan laporan ke pihak hotel.
65
3.1.4.2 Flow Chart Persediaan Barang
GAMBAR 3.3 Flow Chart PERS EDIAAN BARANG 66
Sistem persediaan barang yang berjalan di perusahaan ini adalah menyediakan persediaan stok bahan mentah untuk diproduksi menjadi makanan dan minuman serta menyediakan persediaan stok alat makan. dan apabila stok tersebut akan habis maka bagian persediaan barang akan memesan alat makan dan bahan mentah yang diperlukan ke supplier dan supplier akan memproses alat makan dan bahan mentah yang di pesan dan mengirimkan barang yang dipesan oleh bagian persediaan barang. Apabila terjadi kerusakan atau kecacatan barang maka bagian persediaan barang akan meretur barang tersebut dan akan mengirim kembali kepada supplier. Barang yang tidak rusak atau tidak cacad kemudian akan langsung di bayarkan kepada supplier dan bagian persediaan barang akan mencatat barang barang yang masuk dan membuat laporan persediaan setiap hari dan laporan tersebut akan di dokumentasikan ke bagian persediaan.
67
3.1.5 Kebutuhan Informasi Perkiraan tamu pengujung pada Restoran Hotel Pandu Lakseside sebanyak 80 orang setiap harinya. Analisis kebutuhan sistem pada Restoran Hotel Pandu Lakeside di gambarkan dalam tabel berikut : Tabel 3.1 Informasi Kebutuhan Pengguna Informasi
Pengguna
M enu
Karyawan
Pelanggan
Karyawan
Pesanan customer
Karyawan
Penagihan customer
Karyawan
Barang
Bagian persediaan barang
Supplier
Bagian persediaan barang
Pembelian barang ke supplier
Bagian persediaan barang
Retur pembelian
Bagian persediaan barang
Laporan Penjualan
M anager
Laporan Pembelian
M anager
Laporan Persediaan
M anager
Laporan Karyawan
M anager
Laporan Penagihan
M anager
Laporan Pembayaran
M anager
Laporan Retur
M anager
68
3.1.6 Permasalahan yang Dihadapi Dari analisis sistem yang sedang berjalan ditemukan permasalahan yaitu data penjualan dan persediaan barang masih menggunakan draft sehingga dapat menyebabkan laporan tidak valid karena banyaknya pelanggan yang datang rata-rata 80 orang per hari. oleh sebab itu laporan dalam persediaan barang terlambat untuk menyediakan persediaan stok barang yang akan habis. Sistem penjualan, pembelian dan persediaan ini dibuat karena adanya tujuan dan arahan dari pihak manager IT untuk lebih meningkatkan informasi yang cepat dan akurat. penjualan dan dapat membantu menginformasikan persediaan yang ada, serta membantu pihak
manajemen
untuk
mengambil
perkembangan restoran
69
keputusan
dan
memantau
3.1.7 Usulan Pemecahan Masalah dan Kesimpulan Dengan melihat permasalahan yang ada, maka usulan atas masalah yang dihadapi adalah dengan mengubah sistem penjualan dan persediaan yang manual tersebut menjadi sistem penjualan dan persediaan yang dapat dilakukan dengan menggunakan aplikasi database dan merancang basis data untuk menyimpan data penjualan dan persediaan barang tersebut. Dengan
adanya
sistem
ini
diharapkan
dapat
membantu
memberikan kemudahan bagi perusahaan untuk melakukan kegiatan penjualan dan persediaan barang, sehingga akan menjadi lebih efisien dan efektif. Ini akan membantu perusahaan memperoleh suatu basis data dari penjualan yang dilakukan yang lebih akurat dan konsisten daripada secara manual.
70
