BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS DATA

72 BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM BASIS DATA 3.1

Perumusan obyek penelitian 3.1.1 Latar belakang penelitian Lembaga Pemasyarakatan untuk selanjutnya disebut lapas menurut Keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia tanggal 26 Februari 1985 Nomor: M.01-PR.07.03 Tahun 1985 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemasyarakatan

adalah unit pelaksana teknis di bidang

pemasyarakatan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kantor Wilayah Departemen Kehakiman dan Hak Asasi Manusia. Lapas dipimpin oleh seorang Kepala, yang disebut dengan Kalapas. Lapas mempunyai tugas melaksanakan pemasyarakatan narapidana, untuk melaksanakan tugas tersebut Lapas mempunyai fungsi : 1) Melakukan pembinaan narapidana. 2) Memberikan bimbingan, mempersiapkan sarana dan mengelola hasil kerja. 3) Melakukan bimbingan sosial atau kerohanian narapidana. 4) Melakukan pemeliharaan keamanan dan tata tertib Lapas. 5) Melakukan urusan tata usaha dan rumah tangga. Lapas dapat diklasifikasikan dalam 3 (tiga) kelas yaitu : a. Lapas kelas I;

Kapasitas hunian standar ≥ 1500 orang

b. Lapas kelas II A;

Kapasitas hunian standar ≥ 500 – 1500 orang

73 Kapasitas hunian standar ≤ 500 orang

c. Lapas kelas II B;

Klasifikasi tersebut didasarkan atas kapasitas hunian atau daya tampung narapidana dan juga berdasarkan tempat kedudukan dan kegiatan kerja petugas Lapas ( berdasarkan struktur oganisasi yang berbeda – beda ). Selain Lapas terdapat juga Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan (UPT Pemasyarakatan) lainnya yang bekerja dibawah Dirjen Pemasyarakatan yaitu : 1) RUTAN

(Rumah Tahanan Negara), merupakan unit pelaksana teknis

tempat tersangka dan terdakwa ditahan selama proses penyidikan, penuntutan dan pemeriksaan di sidang pengadilan. 2) BAPAS (Balai Pemasyarakatan), merupakan pranata untuk melaksanakan bimbingan klien pemsayarakatan. 3) RUPBASAN (Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara), merupakan unit pelaksana di bidang penyimpanan benda sitaan negara dan barang rampasan negara. Jumlah Unit Pelaksana Teknis Pemasyarakatan seluruh Indonesia pada saat ini adalah sebagai berikut : a. Lembaga Pemasyarakatan ( Lapas ) Lapas kelas I

:

10 Buah

Lapas kelas IIA

:

52 Buah

Lapas kelas IIB

:

137 Buah

Jumlah Total

:

199 Buah

74 b. Rumah Tahanan ( Rutan )

c.

Rutan kelas I

:

8 Buah

Rutan kelas IIA

:

7 Buah

Rutan kelas IIB

:

117 Buah

Cabang Rutan

:

58 Buah

Jumlah Total

:

190 Buah

Balai Pemasyarakatan ( Bapas) Bapas kelas I

:

14 Buah

Bapas kelas II

:

34 Buah

Jumlah Total

:

48 Buah

d. Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara ( Rupbasan ) Rupbasan kelas I

:

33 Buah

Rupbasan kelas II

:

25 Buah

Jumlah Total

:

58 Buah

Tugas, Fungsi dan Tata kerja dari Lapas Kelas II A, Lapas Kelas II B, Rutan, Bapas dan Rupbasan tidak dibahas dalam penulisan ini karena ruang lingkup dibatasi hanya mengenai Lapas kelas I dan yang berkaitan dengan warga binaan (mencakup narapidana, tahanan, dan sandera),

pelayanan

warga binaan, proses warga binaan, data – data warga binaan dan tidak berkaitan dengan informasi data – data petugas pemasyarakatan.

75 3.1.2 Struktur organisasi Lapas Cipinang terletak di sebelah timur kota Jakarta, tepatnya di Jl. Raya Bekasi Timur No.170 Kelurahan Cipinang Besar Jakarta Timur. Bangunannya berdiri diatas tanah seluas 12 hektar kemudian setelah mengalami renovasi luasnya menjadi 10 hektar. Terdiri dari 12 blok / lingkungan dengan tiap kamar blok berisi 1,3,9,17,23 orang. Disebelah Lapas ini terdapat Jl. Cipinang jaya yang membatasi Lapas dengan perumahan penduduk, pertokoan dan beberapa rumah pegawai Lapas. Disebelah kiri (barat) terdapat Jl.Cipinang Pemasyarakatan yang memisahkan antara Lapas dan kantor Imigrasi Jakarta Timur dan didepan Lapas terdapat Jl. Raya cipinang dan rel kereta api, sehingga wilayahnya sangat padat lalu lintas transportasi. Dibelakang Lapas (selatan) terdapat Jl.Cipinang Latihan yang memisahkan Lapas dengan perumahan pegawai atau penduduk. Secara statistik pada September 2002 tingkat hunian Lapas Cipinang adalah sebanyak 2435 orang pidana (terdiri dari 1183 narapidana dam 1252 tahanan), kemudian sampai akhir bulan Agustus 2004 tingkat hunian telah mencapai jumlah kenaikan yang cukup signifikan yaitu sebanyak 3481 orang pidana (terdiri dari 1889 narapidana, 1587 tahanan, dan 5 sandera). Kondisi ini menjadikan Lapas Cipinang diklasifikasikan sebagai Lapas kelas I (>1500 orang). Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang sebagai unit pelaksana teknis Dirjen Pemasyarakatan memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

76

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Lembaga Pemasyarakatan Kelas I Cipinang 3.1.3 Wewenang dan tanggung jawab Struktur organisasi dan tata kerja Lembaga pemasyarakatan ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menteri kehakiman RI nomor M.01.PR.07.03 Tahun 1985, tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemasyarakatan. Secara garis besar, ikhtisar jabatan dalam struktur organisasi di Lembaga Pemasyarakatan adalah sebagai berikut :

77 1) Kepala Lembaga Pemasyarakatan (Kalapas) Tugas

kepala

lembaga

pemsyarakatan

adalah

mengkoordinasikan tugas dibidang kegiatan kerja, administrasi keamanan dan tata tertib serta pengelolaan tata usaha Lembaga Pemasyarakatan meliputi urusan kepegawaian, keuangan dan rumah tangga Lembaga Pemasyarakatan sesuai petunjuk, kebijaksanaan pimpinan serta peraturan yang berlaku dalam rangka pencapaian tujuan pemasyarakatan. 2) Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha mempunyai tugas ketatausahaan dibidang umum (surat menyurat, perlengkapan dan rumah tangga), kepegawaian dan keuangan Lembaga Pemasyarakatan sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku. Bagian Tata Usaha mempunyai tiga Sub Bagian yaitu : a. Sub-Bagian kepegawaian, mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan dan peraturan

yang

berlaku

agar

tercapai

tertib

administrasi

kepegawaian. b. Sub-Bagian Keuangan, mempunyai tugas melaksanakan urusan keuangan Lembaga Pemasyarakatan dalam rangka pemberian pelayanan administratif sesuai dengan perundang-undangan dan peraturan yang berlaku. c. Sub-Bagian Umum, mempunyai tugas melaksanakan urusan tata persuratan,

perlengkapan

dan

kerumahtanggaan

Lembaga

78 Pemasyarakatan untuk memberikan pelayanan administratif dan fasilitatif. 3) Bidang Pembinaan Narapidana Bidang

Pembinaan

Narapidana

mempunyai

tugas

mengkoordinasikan pembinaan narapidana dalam lingkungan Lembaga Pemasyarakatan dengan melaksanakan registrasi, membuat statistik serta dokumentasi sidik jari, memberikan bimbingan kemasyarakatan, mengurus kesehatan dan perawatan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar para narapidana siap dikembalikan ke masyarakat. Bidang Pembinaan Narapidana mempunyai tiga seksi , yaitu : a. Seksi Registrasi, mempunyai tugas melaksanakan pencatatan dan membuat statistik serta dokumentasi narapidana dan tahanan sesuai dengan data dalam rangka pelaksanaan tugas pemasyarakatan. b. Seksi

Bimbingan

Kemasyarakatan,

mempunyai

menyelenggarakan bimbingan dan pembinaan dibidang

tugas fisik,

mental dan rohani, peningkatan pengetahuan asimilasi narapidana atau tahanan, pemberian izin cuti dan pelaksanaan pembebasan narapidana. c. Seksi Perawatan Narapidana, mempunyai tugas melaksanakan pengurusan

kesehatan

bagi

narapidana

dan

tahanan

serta

memberikan perawatan dengan menyediakan fasilitas pengobatan dan konsumsi makanan bergizi untuk peningkatan kesehatan dan kesejahteraan narapidana.

79 4) Bidang Kegiatan Kerja Bidang

Kegiatan

Kerja

mempunyai

tugas

memberikan

bimbingan latihan kerja , mempersiapkan sarana kerja dan mengelola hasil kerja, sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam rangka pembinaan narapidan atau tahanan. Bidang ini mempunyai tiga buah seksi, yaitu : a. Seksi Bimbingan Kerja, mempunyai tugas memberikan bimbingan dan petunjuk kerja dalam rangka memberikan keterampilan kepada narapidana

atau

tahanan

dalam

lingkungan

Lembaga

Pemasyarakatan. b. Seksi

Sarana

Kerja,

mempunyai

tugas

mempersiapkan,

mengeluarkan dan menyimpan fasilitas sarana atau peralatan kerja berdasarkan kebutuhan dalam rangka pembinaan. c. Seksi Pengelolaan Hasil Kerja mempunyai tugas menyelenggarakan pengelolaan hasil kerja narapidana atau tahanan sesuai petunjuk pimpinan dan peraturan yang berlaku dalam rangka menunjang kegairahan

kerja

dan

pembinaan

penghuni

Lembaga

Pemasyarakatan. 5) Bidang Administrasi dan Tata Tertib Bidang Administrasi dan Tata Tertib mempunyai tugas mengkoordinasikan kegiatan administrasi keamanan, pelaporan tata tertib sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam rangka terciptanya suasana aman dan tertib di lingkungan Lembaga

80 Pemasyarakatan, untuk menyelenggarakan tugas tersebut Bidang Administrasi dan Tata Tertib mempunyai fungsi : a. Mengatur jadwal tugas, penggunaan perlengkapan dan pembagian tugas pengamanan. b. Menerima laporan harian dan berita acara dari satuan pengamanan yang bertugas serta mempersiapkan laporan berkala di bidang keamanan dan menegakan tata tertib. Bidang Administrasi dan Tata tertib, mempunyai dua seksi, yaitu : a. Seksi Keamanan, mempunyai tugas pengamanan dan ketertiban dengan mengatur atau membuat jadwal tugas, penggunaan perlengkapan pengamanan dan penempatan petugas jaga sesuai dengan peraturan dan petunjuk yang berlaku. b. Seksi Pelaporan dan Tata tertib, mempunyai tugas membuat laporan keamanan secara berkala berdasarkan laporan harian, berita acara yang dibuat oleh satuan pengamanan yang bertugas sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. 6) Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan (KPLP) Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan dipimpin oleh seorang kepala yang mempunyai tugas mengkoordinasikan pelaksanaan tugas pengamanan dan ketertiban sesuai jadwal tugas agar tercipta suasana aman dan tertib dilingkungan Lembaga Pemasyarakatan, untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan mempunyai fungsi :

81 a. Melakukan penjagaan dan pengawasan terhadap narapidana; b. Melakukan pemeliharaan keamanan dan ketertiban; c. Melakukan pengawalan penerimaan, penempatan dan pengeluaran narapidana; d. Melakukan pemeriksaan terhadap pelanggaran keamanan; e. Membuat laporan harian dan berita acara pelaksanaan pengamanan. Adapun Kesatuan Pengamanan Lapas dipimpin oleh seorang Kepala dan membawahkan Petugas Pengamanan Lapas dan Kepala Kesatuan Pengamanan Lapas berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Lapas. Kesatuan Pengamanan Lapas terdiri dari : (1) Komandan PORTIR, mempunyai tugas mengatur komandan regu I dan komandan regu II. Dimana Regu I bertugas mengawasi mobilitas pengujung yang masuk kedalam lembaga pemasyarakatan dan Regu II bertugas mengawasi mobilitas keluar masuk narapidana dan tahanan. (2) Komandan Peleton, mempunyai tugas mengatur komandan regu I dan komandan regu II. Dimana Regu I Pos bertugas mengawasi narapidana dan tahanan Lembaga Pemasyarkatan dari menara atas dan juga menjaga agar tidak ada pelarian lewat tembok Lapas dan Regu II Paste bertugas mengawasi narapidana dan tahanan dari dalam Lapas pada tiap tiap pos – pos Blok di Lembaga pemasyarakatan.

82 (3) Kaurpam, mempunyai tugas untuk pengaturan blok dan kamar di Lapas dan penempatan narapidana dan tahanan pada masing – masing Blok dan kamar di Lapas.

Gambar 3.2 Strutur Organisasi Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan

3.2

Penentuan fakta kebutuhan dan tujuan sistem basis data 3.2.1 Ruang lingkup analisis sistem yang berjalan Disebabkan luasnya data warga binaan yang dapat diolah dalam administrasi pemasyarakatan serta minimnya waktu dan sumber daya yang tersedia dalam mengembangkan perancangan sistem maka kami membatasi cakupan masalah yang akah dibahas dalam karya tulis ini agar dapat lebih terfokus penyusunannya. Bagian-bagian organisasi lembaga pemasyarakatan yang menjadi kajian penelitian sesuai dengan usulan sistem adalah sebagai berikut :

83

Gambar 3.3 Ruang Lingkup Sistem Usulan 1) Bidang pembinaan narapidana a. Seksi registrasi (1) Pendataan warga binaan yang masuk dan bebas. (2) Pendataan properti warga binaan. (3) Pendataan tabungan/titipan uang (4) Pendataan riwayat keluarga warga binaan b. Seksi bimbingan kemasyarakatan. (1) Pendataan tahap pembinaan narapidana. (2) Perhitungan remisi dan masa tahanan. (3) Pendataan izin keluar.

84 c. Seksi perawatan (1) Data warga binaan yang sakit dan menjalani rawat inap dalam atau luar. 2) Bidang keamanan dan ketertiban a. Seksi pelaporan dan tata tertib (1) Data pelanggaran tata tertib warga binaan 3) KPLP a. Pendataan pengunjung warga binaan. b. Penempatan blok dan kamar sel untuk warga binaan

3.2.2 Mempelajari dokumen dan prosedur 1) Klasifikasi Dokumen Metode pendataan warga binaan yang digunakan saat ini adalah dengan cara melakukan penggolongan atau klasifikasi berdasarkan jenisnya (narapidana, tahanan, atau sandera) dan kemudian digolongkan kembali menurut lama masa pidana bagi narapidana dan instansi peradilan bagi tahanan. Selain itu klasifikasi dokumen juga diberikan pada proses atau bentuk data yang disesuaikan dengan fungsinya seperti pencatatan kunjungan,perawatan sakit, titipan barang warga binaan, dan sebagainya. Semua klasifikasi ini berfungsi untuk membedakan berkas dokumen yang akan dipakai dalam mencatat datanya. a. Klasifikasi A-I, adalah tahanan dari pihak kepolisian. b. Klasifikasi A-II, adalah tahanan dari pihak kejaksaan. c. Klasifikasi A-III, adalah tahanan dari pihak pengadilan negeri.

85 d. Klasifikasi A-IV, adalah tahanan dari pihak pengadilan tinggi. e. Klasifikasi A-V, adalah tahanan dari pihak Mahkamah Agung. f. Klasifikasi B-I, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman diatas 1 tahun. g. Klasifikasi B-IIa, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara 4 sampai dengan 12 bulan. h. Klasifikasi B-IIb, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman antara 1 sampai dengan 3 bulan. i. Klasifikasi B-IIs, adalah narapidana yang dijatuhi hukuman kurungan pengganti pidana denda yang lama pidananya maksimal 1 bulan. j. Klasifikasi SH, adalah

narapidana dengan hukuman mati atau

kurungan seumur hidup. k. Klasifikasi C, individu yang disandera l. Klasifikasi D, pencatatan barang titipan m. Klasifikasi E, pencatatan data pengunjung n. Klasifikasi F, pencatatan data pelanggaran tata tertib dan hukuman yang diberikan. o. Klasifikasi G, pencatatan data perawatan sakit warga binaan p. Klasifikasi

H,

pencatatan

kewarganegaraan asing.

narapidana

dengan

status

86 2) Spesifikasi bentuk dokumen Untuk dapat memperjelas bentuk dokumen yang digunakan berikut kebutuh, yang berada dalam pengoperasian sistem tersebut. Maka penulis membuat format – format dokumen masukan (input) dan bentuk dokumen keluaran (output) dari setiap pihak yang berkaitan. Dokumen input adalah segala bentuk masukan berupa dokumen yang akan diproses. Sehingga menghasilkan

sistem keluaran atau

output yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan. Adapun dokumen input adalah sebagai berikut: a. Nama dokumen : Berita Acara Penangkapan Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga binan

tersebut

terlibat kasus pidana atau pelanggaran hukum Sumber

:

Kepolisian RI

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

Frekuensi :

Setiap ada kasus pidana Kepolisian

b. Nama dokumen : Berita Acara Penyidikan Jaksa Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut kasusnya sedang dalam proses penyidikan

Sumber

:

Jaksa

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

87 Frekuensi :

Setiap ada kasus pengadilan yang

kasusnya sedang

diselidiki oleh Jaksa c. Nama dokumen : Fungsi

:

Surat Putusan Pengadilan Negeri

Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di putus Pengadilan Negeri

Sumber

:

Pengadilan

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

Frekuensi :

Setiap ada putusan Pengadilan Negeri

d. Nama dokumen : Surat Pengajuan banding Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut tidak puas dengan putusan Pengadilan Negeri dan mengajukan banding ke Pengadilan Tinggi

Sumber

:

Terpidana

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

Frekuensi :

Setiap ada pengajuan banding

e. Nama dokumen : Surat Putusan Pengadilan Tinggi Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di putus Pengadilan Tinggi

Sumber

:

Pengadilan Tinggi

Tujuan

:

Registrasi

88 Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

Frekuensi :

Setiap ada putusan Pengadilan Tinggi

f. Nama dokumen : Surat Putusan Mahkamah Agung Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga binaan tersebut sudah di putus Mahkamah Agung

Sumber

:

Mahkamah Agung

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Berkas

Frekuensi :

Setiap ada putusan Mahkamah Agung

g. Nama dokumen : Data identitas diri Fungsi

:

Sebagai input identitas warga binaan

Sumber

:

Registrasi

Tujuan

:

Kaurpam dan Keperawatan

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada pidana masuk Lapas

h. Nama dokumen : Surat Keterangan Sehat Fungsi

:

Sebagai bukti bahwa warga sehat tidak

terkena

penyakit dan layak untuk dipidanakan di Lapas Sumber

:

Keperawatan

Tujuan

:

Registrasi

Media

:

Kertas

89 Jumlah

:

Frekuensi :

1 Lembar Setiap ada warga binaan masuk Lapas

i. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AI Fungsi

:

Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut dalam proses penyidikan Kepolisian

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada perubahan status tahanan

j. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AII Fungsi

:

Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut dalam proses penyidikan Jaksa

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada perubahan status tahanan

k. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIII Fungsi

:

Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut dalam proses Pengadilan Negeri

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan

Media

:

Kertas

90 Jumlah

:

Frekuensi :

1 Lembar Setiap ada perubahan status tahanan

l. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AIV Fungsi

:

Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut dalam proses Pengadilan Tinggi

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada perubahan status tahanan

m. Nama dokumen : Dokumen Registrasi AV Fungsi

:

Untuk mengetahui bahwa warga binaan tersebut dalam proses Pengadilan Mahkamah Agung.

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada perubahan status tahanan

n. Nama dokumen : Dokumen Penempatan kamar sel dan blok WB Fungsi

:

Untuk mengetahui dimana Blok dan kamar sel warga binaan.

Sumber

:

Kaurpam

Tujuan

:

Register

Media

:

Kertas

91 Jumlah

:

Frekuensi :

1 Lembar Setiap ada perubahan kamar dan WB masuk

o. Nama dokumen : Dokumen Pelanggaran Pidana Fungsi

:

Untuk informasi bahwa warga binaan tersebut pernah melakukan pelanggaran di lapas.

Sumber

:

Keamanan

Tujuan

:

Bimkemas, Kabid Kamtib

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada warga binaan yang melangar peraturan tata tertib lapas

Format

:

Lampiran B.7

p. Nama dokumen : Dokumen Surat Bebas Fungsi

:

Untuk mengetahui warga binaan yang akan bebas dan sudah bebas

Sumber

:

Register

Tujuan

:

Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir

Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap warga binaan bebas

q. Nama dokumen : Dokumen Pembinaan Pidana Fungsi

:

Untuk mengetahui proses pidana warga binaan

Sumber

:

Bimkemas

Tujuan

:

Kabid Pembinaan, Kalapas dan Portir

92 Media

:

Kertas

Jumlah

:

1 Lembar

Frekuensi :

Setiap ada warga binaan baru yang sudah divonis

3) Struktur kode Struktur kode pada sistem yang berjalan dibuat mengikuti aturan yang telah ditentukan oleh Departemen Kehakiman, struktur ini memiliki arti tersendiri pada tiap bagiannya sehingga memudahkan para petugas untuk memahaminya.Dibawah ini dijelaskan elemen data yang dijadikan kode-kode tersebut: a. Kode daftar Warga Binaan Format : W 0 7 - E a

.

W B P .

0 0 2 - 0 1

/

2 9

/

2 0 0 4

Panjang : 26 digit Tipe

: Teks

W

: Wilayah

07

: Kode kantor Wilayah DKI Jakarta

Ea

: Kode Wilayah lembaga pemasyarakatan Kelas I Cipinang

WBP

: Kode Warga Binaan Pemasyarakatan

002

: Nomor urut Masuk ke Lapas, jumlah Warga Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari 100 orang sehingga maksimal 999

01

: Kode Bulan, bulan pada saat Warga Binaan masuk

93 29

: Kode Tanggal, tanggal pada saat Warga Binaan masuk

2004

: Kode Tahun, Tahun pada saat Warga Binaan masuk

Contoh : W7-Ea.WBP.002-01/29/2004 : Warga Binaan yang masuk dengan nomor urut ke-2 masuk pada bulan ke-01 tanggal 29 tahun 2004. b. Kode Registrasi Tahanan Format : A

I

I

-

0

0

0

2

/

2

0

0

2

Panjang : 13 digit Tipe

: Teks

A

: Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut Tahanan

II

: Kode untuk menyatakan bahwa tahanan tersebut berasal dari instansi Jaksa.

0002

: Kode Nomor urut tahanan Jaksa, jumlah Warga Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang sehingga maksimal 9999

2002

: Kode Tahun

Contoh : AII-0002/2002 : Tahanan Jaksa yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004.

94 c. Kode Registrasi Narapidana Format : B

I

I

-

0

0

0

2

/

2

0

0

2

Panjang : 13 digit Tipe

: Teks

B

: Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut Napi.

II

: Kode untuk menyatakan bahwa napi tersebut memiliki masa hukuman dibawah 12 bulan.

0002

: Kode Nomor urut napi, jumlah Warga Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang sehingga maksimal 9999.

2002

: Kode Tahun

Contoh : BII-0002/2002 :

Narapidana yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004

d. Kode Registrasi Sandera Format : C

I

I

-

0

0

0

2

/

2

0

0

2

Panjang : 13 digit Tipe

: Teks

C

: Kode yang menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut

95 Sandera. II

: Kode untuk menyatakan bahwa Warga Binaan tersebut memiliki masa hukuman dibawah 12 bulan.

0002

: Kode nomor urut, jumlah Warga Binaan yang masuk ke Lapas rata-rata perhari biasanya 100 orang sehingga maksimal 9999.

2002

:

Kode Tahun

Contoh : C II-0002/2002 : Sandera yang masuk dengan nomor urut ke-2 tahun 2004 e. Kode Nomor Lapas Format : W 0

7

-

E

a

Panjang : 6 digit Tipe

: Teks

w

: Wilayah

07

: Kode Wilayah DKI Jakarta

Ea

: Kode Pemasyarakatan Kelas I Cipinang

f. Kode Pelanggaran Format : F

0

I

/

2

Panjang : 11 digit

1

/

2

0

0

4

96 Tipe

: Teks

0I

: Kode yang menyatakan bulan terjadinya peristiwa pelanggaran tata tertib di Lapas

21

: Menyatakan kode tanggal terjadinya peristiwa pelanggaran tata tertib di Lapas

2004

: Menyatakan kode tahun terjadinya peristiwa pelanggaran tata tertib di Lapas

F

: Kode untuk menyatakan pelanggaran

g. Kode Blok Format : 0

0

I

A

Panjang : 4 digit Tipe

: Teks

00I

: Kode yang menyatakan Blok dengan urut 00I

A : Kode untuk menyatakan baris Blok 4) Prosedur keamanan dan tata tertib Selama berada di lingkungan Lapas Cipinang, Warga binaan terikat dalam peraturan – peraturan tata tertib yang wajib dipatuhi. Tata tertib ini ditekankan oleh pihak Lapas Cipinang untuk menjamin adanya keteraturan dalam kegiatan sehari-hari warga binaan dan mencegah

tindakan

anarkis

yang

dapat

mengganggu

proses

pemasyarakatan. Beberapa contoh aturan tata tertib ini antara lain :

97 a. Larangan tindak perkelahian antar warga. b. Larangan untuk memiliki barang – barang yg tidak diizinkan (semacam benda tajam, obat-obatan yg belum terdaftar, dan sebagainya). c. Larangan bermain judi. d. Larangan untuk mencuri barang milik sesama warga. e. Kewajiban untuk menjaga dan merawat properti Lapas. f. Kewajiban untuk mematuhi perintah petugas Lapas. Pelanggaran terhadap tata tertib ini mengakibatkan adanya sanksi atau hukuman yang dikenakan sebagai salah satu upaya menegakkan disiplin. Hukuman ini antara lain adalah pemberian denda dalam bentuk uang atau penempatan didalam sel isolasi khusus (untuk saat ini hukuman dalam bentuk denda kurang begitu banyak dilakukan lagi dan lebih difokuskan pada hukuman isolasi). Besar denda atau lama kurungan isolasi bervariasi sesuai dengan tingkat pelanggaran yang dilakukan. Seluruh peristiwa keamanan dan pelanggaran tata tertib ini akan dicatat pada berkas dengan klasifikasi F. 5) Prosedur pembinaan narapidana Narapidana yang menjalani masa hukumannya di Lapas Cipinang wajib dan berhak mengikuti program pembinaan yang dilakukan oleh pemerintah melalui Lapas Cipinang. Fokus kegiatan mencakup hal-hal sebagai berikut : a. Ketakwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa b. Kesadaran berbangsa dan bernegara

98 c. Kecerdasan intelektual d. Sikap dan perilaku e. Kesehatan jasmani dan rohani f. Kesadaran hukum g. Re-integrasi sehat dengan masyarakat h. Keterampilan kerja; dan i. Latihan kerja dan produksi Tujuan dari pembinaan ini adalah untuk memperbaiki kekurangan – kekurangan yang dimiliki oleh para narapidana secara fisik ataupun mental agar mereka dapat menyadari kesalahan yang pernah

dilakukannya

dan

berusaha

untuk

memperbaiki

serta

membangun sikap mental yang baik agar dapat mencegah terulangnya lagi keinginan untuk melakukan tindak kejahatan yang pernah dilakukan. Tujuan lain yang tidak kalah pentingnya adalah menyiapkan narapidana tersebut agar ketika telah selesai masa hukumannya dan bebas dari Lapas Cipinang dapat berbaur kembali dalam masyarakat tanpa hambatan yang berarti. Salah satu proses utama dalam pembinaan ini adalah dilakukannya kegiatan penelitian pemasyarakatan untuk mengetahui latar belakang kehidupan narapidana.

Secara umum pembinaan ini

dibagi menjadi tiga tahap yaitu : 1. Tahap awal, dimulai sejak yang bersangkutan berstatus sebagai narapidana

sampai

dengan

satu

per

tiga

dari

masa

hukumannya.Pada tahap ini dilakukan pengamatan, pengenalan dan

99 penelitian lingkungan selama 1 bulan kemudian setelah itu dibuat perencanaan program pembinaan kepribadian dan kemandirian berikut pelaksanaan dan penilaiannya. 2. Tahap lanjutan pertama sejak berakhirnya pembinaan tahap awal sampai dengan setengah dari masa hukuman dan tahap lanjutan kedua sejak berakhirnya pembinaan tahap lanjutan pertama sampai dengan dua per tiga masa hukumannya.Aspek utama dalam tahap lanjutan pertama adalah sebagai berikut : a. Perencanaan program pembinaan lanjutan b. Pelaksanaan program pembinaan lanjutan c. Penilaian pelaksanaan program pembinaan program lanjutan d. Perencanaan dan pelaksanaan program asimilasi 3. Tahap akhir, dilaksanakan sejak berakhirnya tahap lanjutan sampai dengan

berakhirnya

masa

hukuman

dari

narapidana

yang

bersangkutan.Pembinaan tahap ini meliputi : a. Perencanaan program integrasi b. Pengakhiran pelaksanaan pembinaan tahap akhir Pengalihan pembinan dari satu tahap ke tahap lain ditetapkan melalui sidang Tim Pengamat Pemasyarakatan berdasarkan data dari Pembina Pemasyarakatan (Petugas yang melakukan pembinaan), Pembimbing Pemasyarakatan (Petugas yang melaksanakan pembimbingan klien di BAPAS atau Balai Pemasyarakatan) , Pengaman Pemasyarakatan (Petugas yang melaksanakan pengamanan narapidana di Lapas ) dan wali narapidana.

100 6) Prosedur bimbingan kerja Dalam Lapas Cipinang, bimbingan kerja diberikan kepada narapidana sebagai salah satu upaya pembinaan agar dapat memiliki modal keterampilan bekerja setelah bebas dan kembali ke tengah masyarakat. Kegiatan kerja ini bersifat sukarela dengan perlengkapan dan bahan-bahan yang dibutuhkan disiapkan oleh Lapas Cipinang. Pekerjaan yang diberikan dibagi dalam beberapa kategori dengan setiap kategori memiliki berbagai variasi kerja sesuai hasil yang didapat. Kategori tersebut antara lain : a. Pertukangan Memiliki

kegiatan

kerja

yang

berhubungan

dengan

pengolahan bahan baku kayu atau besi dengan hasil semacam kursi, lemari, daun pintu, kusen, teralis besi pagar, dan sebagainya b. Peternakan Kegiatan beternak yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang adalah ternak ayam atau ternak ikan lele. c. Perkebunan Kegiatan berkebun yang dapat dilakukan di Lapas Cipinang adalah menanam jagung, bayam, atau budidaya tanaman hias. d. Elektronik Kategori ini mengutamakan keahlian melakukan reparasi barang-barang elektronik semacam radio atau televisi.

101 e. Montir Lapas Cipinang memiliki sebuah bengkel kecil yang digunakan untuk kegiatan kerja yang berhubungan dengan otomotif (mobil atau sepeda motor). f. Konveksi Kategori ini mencakup kegiatan kerja yang berhubungan dengan garmen atau tekstil.Antara lain menjahit atau sablon pakaian. Lapas Cipinang memperkenankan bantuan yang diberikan oleh pihak luar dalam melakukan bimbingan kerja tersebut seperti dari Lembaga Swadaya Masyarakat atau organisasi amal lainnya. Pada waktu-waktu tertentu kerja sama antara Lapas Cipinang dan perusahaan komersial

dalam

melakukan

produksi

kerja

tertentu

dapat

dimungkinkan dengan warga binaan sebagai tenaga kerjanya. Kerja sama ini diatur secara khusus pelaksanaannya dan pembagian hasil serta upah kerja diberikan secara merata dan adil sesuai kesepakatan kerja awal. 7) Prosedur pelayanan kesehatan Saat ini di Lapas Cipinang telah tersedia rumah sakit berikut fasilitasnya untuk kebutuhan rawat inap dengan dukungan beberapa dokter untuk memberikan layanan kesehatan warga binaan. Penyakitpenyakit yang umum berjangkit dapat ditangani oleh rumah sakit ini namun bila penyakit tersebut tergolong berat dan berada diluar kemampuan fasilitas yang ada maka dapat dilakukan pengobatan diluar

102 Lapas Cipinang setelah mendapat izin keluar (rumah sakit rujukan yang biasa diberikan adalah rumah sakit Polri di Kramat Jati). Pemeriksaan kesehatan secara berkala dilakukan setiap satu bulan sekali bagi para warga binaan yang hasilnya dicatatkan pada kartu kesehatan masing-masing. Apabila warga binaan meninggal dunia akibat penyakit yang dideritanya atau sebab lain maka pihak Lapas Cipinang wajib memberitahukan kepada keluarganya agar jenazah dan barang milik dapat diambil. 8) Prosedur tabungan atau titipan uang Sesuai aturan, penggunaan uang oleh warga binaan didalam lokasi Lapas Cipinang tidak diperkenankan. Aturan ini diberlakukan untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (usaha penyuapan petugas, tindak pemerasan antar warga , kecemburuan sosial, dan lain-lain) apabila terjadi peredaran uang secara bebas. Sebagai gantinya, keberadaan uang tersebut dititipkan dan dikelola bagian registrasi dengan menggunakan sistem tabungan. Setiap uang yang masuk ataupun keluar dari seorang warga binaan akan dicatat dalam suatu buku catatan khusus. 9) Prosedur kunjungan Seluruh warga binaan berhak untuk menerima kunjungan dari pihak keluarga, penasihat hukum atau orang tertentu lainnya, Pelaksanaan kunjungan ini dilakukan pada ruangan khusus pengunjung

103 di Lapas Cipinang dan dapat dilakukan setiap hari pada jam yang telah ditentukan (sekitar pukul 8 pagi sampai dengan pukul 5 sore). Dalam peraturannya pengunjung harus diperiksa terlebih dahulu untuk mencegah masuknya barang-barang terlarang ke dalam Lapas dan dicatat datanya ke dalam dokumen klasifikasi E . 10) Prosedur perhitungan remisi narapidana dan masa kurungan tahanan Salah satu hak dari Narapidana adalah mendapatkan remisi atau pengurangan masa hukuman penjara. Narapidana akan mendapatkan remisi jika selama di Lembaga Pemasyarakatan

tidak melakukan

tindakan yang mengganggu keamanan dan ketertiban di Lembaga Pemasyarakatan. Adapun hitungan umum mengenai expirasi (hitungan sementara dimana narapidana akan keluar dari lembaga pemasyarakatan) adalah tanggal putusan pidana ditambah hukuman dikurangi potah (potong tahanan). Saat ini, perhitungan tersebut masih menggunakan tabel kalendar tahun kabisat (Telram). Remisi yang diberikan kepada

narapidana telah diatur oleh

Undang-Undang RI No 12 tahun 1995 tentang Pemasyarakatan dan Keputusan Presiden RI No. 174 tahun 1999 tentang remisi. Besarnya remisi yang mungkin diberikan ditampilkan adalah sebagai berikut :

104 Besar Remisi

Telah menjalani masa hukuman

Remisi Umum Remisi Khusus

1 Bulan

6 Bulan – 12 bulan

2 Bulan

12 Bulan Lebih

3 Bulan

Pada Tahun ke – 2

4 Bulan

Pada Tahun ke – 3

5 Bulan

Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5

6 Bulan

Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya

15 Hari

6 Bulan – 12 bulan

1 Bulan

12 Bulan Lebih

1 Bulan

Pada Tahun ke –2

1 Bulan 15 Hari

Pada Tahun ke - 4 dan ke – 5

RT

2 Bulan

Pada Tahun ke - 6 dan seterusnya

Seper tiga RU

Jika Pemuka

Seper dua RU

Telah berjasa pada Negara

Tabel 3.1 Perhitungan Remisi Remisi umum (RU) diberikan pada waktu peringatan hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia pada tanggal 17 Agustus.Remisi khusus (RK) diberikan pada setiap hari besar keagamaan sesuai dengan agama yang dianut oleh narapidana dan anak pidana yang bersangkutan. Remisi Tambahan (RT) diberikan kepada narapidana dan anak pidana yang mengabdi kepada negara dan masyarakat serta membantu petugas dengan ikhlas dan sungguh-sungguh. Sedangkan untuk tindak pidana yang

belum diputus masa

pidananya atau masih dalam proses, perhitungan pemrosesan pidana terdapat pada tabel 3.2

105 Asal tahanan Kepolisian

Hitungan masa penahanan 20 hari, perpanjang

40 hari, Jika lebih

dikeluarkan Kejaksaan

20 hari, perpanjang

40 hari, Jika lebih

dikeluarkan Pengadilan Negeri

30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih dikeluarkan

Tingkat Banding

30 hari, perpanjang 60 hari, Jika lebih

(Pengadilan Tinggi)

dikeluarkan

Tingkat Kasasi

30 hari, perpanjang

(Mahkamah Agung)

dikeluarkan

60 hari, Jika lebih

Tabel 3.2 Perhitungan masa penahanan Apabila lebih dari itu maka pihak lembaga pemasyarakatan berhak mengeluarkan tahanan dengan konfirmasi instansi yang mengirim.

3.2.3 Analisis sistem berjalan 1) Observasi sistem berjalan Ketika ditempatkan dalam Lapas Cipinang, seorang warga binaan dapat mengalami perubahan status keberadaannya mengikuti perkembangan hukum yang terjadi. Sebagai ilustrasi, seseorang dapat ditahan karena kasus pidana oleh polisi untuk kemudian ditempatkan dalam Lapas Cipinang sebagai seorang tahanan, bila masa penyidikan usai dan cukup bukti maka polisi akan melimpahkan berkasnya kepada

106 jaksa

untuk

dilakukan

penuntutan

hingga

akhirnya

pengadilan

menjatuhkan vonis bebas atau bersalah. Dari status semula tahanan sampai akhirnya menjadi narapidana dapat dialami warga binaan ketika mendekam di Lapas Cipinang. Aturan dan prosedur yang berlaku untuk sistem penahanan peradilan pidana ini cukup rumit dan sepenuhnya berada didalam wilayah ilmu hukum. Karena karya tulis ini memfokuskan pada pengembangan di sisi teknologi informasi, namun pemahaman terhadap sistem penahanan peradilan pidana ini kami anggap cukup penting agar dapat mengikuti kebutuhan sistem informasi yang diinginkan, untuk itu bagi pembaca yang berminat mempelajarinya, kami memberikan ringkasan prosedurnya di lampiran alur peradilan pidana pada halaman belakang. Untuk observasi lapangan dilakukan pada sistem yang berjalan untuk proses penerimaan seluruh warga binaan mengikuti prosedur penerimaan baku narapidana. Sistem ini diberlakukan dari awal masuk Lapas Cipinang sampai akhirnya dibebaskan.Tahap-tahap dari sistem yang berjalan tersebut adalah sebagai berikut:

107 a. Tahap penerimaan

Gambar 3.4 Tahapan penerimaan warga binaan Keterangan : Buku Presiosa : Buku besar yang berisikan barang atau benda titipan warga binaan yang menitipkan barang atau uang penitipannya pada petugas registrasi sesuai ketentuan yang berlaku di Lapas.

dengan

108 b. Tahap penempatan Meja II KAURPAM Menempatkan ke dalam Blok Berdasarkan Klasifikasi : o Jenis Kelamin o Umur o Residivis o Kewarganegaraan o Jenis Kejahatan / Pelanggaran o Lama Pidana Administrasi : o Mengurutkan daftar nama sesuai abjad o Daftar penempatan o Mencatat pada papan data

Tahap Pidana Tahap I - III Program Pembinaan 1. Keamanan 2. Kesehatan 3. Pendidikan 4. Pekerjaan 5. Keagamaan 6. Rekreasi 7. Kemasyarakatan

Tahap I. 0 s/d 1/3 MP Max. Security Tahap II. 1/3 s/d ½ MP Medium Security Tahap III. ½ s/d 2/3 MP Minimum Security Asimilasi Tahap IV. 2/3 s/d Bebas Integrasi

1 PB ( Pelepasan Bersyarat ) 2. CMB ( Cuti Menjelang Bebas ) 3. Bebas 4. Remisi 5. Bebas Murni

Gambar 3.5 Tahapan penempatan warga binaan c. Tahap pengeluaran Meja I Portir / Dan Jaga o o o o

Meja II KAURPAM

Mencocokkan Surat Lepas Menandatangani Buku Pengeluaran Mencatat dalam buku jaga Mengeluarkan WBP

o o o o o

Memeriksa Surat Lepas Memeriksa badan / barang Menandatangani buku pengeluaran Mencatat pada Buku Laporan Menyerahkan ke Meja I

Meja III Register / Permbinaan o o o o o

Mencatat surat lepas dengan tanda tangan Kalapas Membuat surat pada Hakim Pengawas dan Pengamat ( Tanda tangan Kalapas ) Menyerahkan Barang Titipan Mengambil Sidik Jari Menyerahkan Ke Meja III

Gambar 3.6 Tahapan pengeluaran warga binaan Diagram Arus Dokumen Yang Berjalan Prosedur Pelayanan Narapidana dikutip dari makalah Pendidikan Dasar Pemasyarakatan angkatan 2001 Oleh Sihabudin. Bc.Ip, SH, MH

109 Keterangan : CMB

: (Cuti Menjelang Bebas) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan anak didik pemasyarakatan pada saat menjelang pembebasan, minimal sisa hukuman 2 bulan sebelum bebas dan diberi waktu selama 2 x 24 Jam untuk keluar dari Lapas dengan jaminan salah satu keluarganya.

CMK

: (Cuti Mengunjungi Keluarga) Cuti yang diberikan kepada narapidana dan anak didik pemasyarakatan untuk keperluan tertentu yang dianggap perlu seperti mengunjungi keluarga karena keluarganya terkena musibah.

Asimilasi : Proses pembinaan narapidanadan anak didik pemasyarakatan yang dilaksanakan

dengan

membaurkan

narapidana

dan

anak

didik

Pemasyarakatan dalam kehiduapan masyarakat. Integrasi : Pemulihan

kesatuan

hubungan

hidup,

kehidupan

dan

penghidupan

narapidana dan anak didik pemasyarakatan dengan masyarakat. PB

: (Pembebasan Bersyarat) yaitu bebas dengan syarat jaminan atau dengan membayar denda hukuman kepada pemerintah sesuai dengan pasal dan hukuman yang berlaku yang di langgar oleh narapidana dan anak didik pemasyarakatan dan juga telah berjasa kepada negara atau pemerintah dan telah menjalani sekurang – kurangnya 2/3 masa pidananya minimal 9 bulan.Serta disetujui oleh pihak keluarga, lingkungan Desa atau Kelurahan, pihak kepolisian, Jaksa, Hakim, Pihak Bapas dan pihak Lapas.

110 Diagram Alir Dokumen sistem yang berjalan KPLP ( Kesatuan Pengamanan Lembaga Pemasyarakatan Warga Binaan

Berkas - Berkas Warga Binaan

PORTIR

Memeriksa Vonis, memeriksa Penempatan, memeriksa Badan, memeriksa Barang Bawaan

Kaurpam

Ka. KPLP

Meneliti BAP, Memeriksa Vonis, memeriksa Penempatan, memeriksa Badan, memeriksa Barang Bawaan

Buku Jaga

A

Berkas Penerimaan Warga Binaan Baru

Laporan Blok

File PORTIR

Kartu Berobat Warga Binaan

Laporan Jumlah Kapasitas Lapas

J

File Kaurpam

C

C E

Laporan Warga Binaan Bebas

H Penempatan ke dalam Blok Laporan Warga Binaan Cuti, Berobat Keluar

C Data Blok dan Kamar Warga Binaan

Data Kapasitas LAPAS

Surat Bebas

File KPLP File Kaurpam

A

A

Surat Bebas

D

111 PEMBINAAN Register Meneliti BAP, Memeriksa Vonis, memeriksa Penempatan, memeriksa Barang Bawaan, Menerima BAP dan memberikan iventaris barang

A

BAP Warga Binaan G

F

Registrasi Warga Binaan & Barang

Keperawatan

BIMKEMAS

KABID Pembinaan E

Proses Bina Narapidana

F

Pemeriksaan Pidana Laporan Data Pidana

Dokumen Pembinaan

Proses 1/3 MP Data Pidana Sakit dan sehat

E Proses 1/2 MP S/d 2/3 MP

G

Laporan Usulan Remisi

C Pemeriksaan Penempatan Blok dan kamar

Proses 2/3 MP sampai Bebas

B File Register

Dokumen Usulan Remisi

C

H

Pemeriksaan Penyakit dan pemberian rawat inap di Blok Keperawatan

Dokumen Rawat Inap di Perawatan

Dokumen Penitipan Barang

Surat peryataan Dokter penyakit tidak bisa diobati didalam Lapas

File Bimpas Pemeriksaan Remisi & Potong Hukuman

Laporan Pidana Bebas

Laporan Pidana Berobat

C Pidana Izin Berobat Luar

D

Dokumen Narapidana dapat Remisi

File KABID Pembinaan Surat Izin Berobat Luar C

Pidana Bebas

File Keprawatan C

Surat Bebas

J

I

112 K A M T IB P e n g u n ju n g W a rg a B in a a n

KASI A D K A M T IB

KALAPAS

K A B ID K A M T IB

KASI KEAMANAN

I

K a rtu P e n g u n ju n g P e m e r ik s a a n Badan dan Baw aan p e n g u n ju n g W a rg a B in a a n

D okum en P e n g u n ju n g

P e la n g g a r a n W a r g a B in a a n L a p o ra n K u n ju n g a n W a r g a B in a a n

L a p o ra n P e m b in a a n

D okum en P e la n g g a r a n

L a p o ra n P e la n g g a r a n

F ile A D K A M T IB

L a p o ra n KPLP

C B

S u r a t P a n g ila n d i B esuk

F ile KEAMANAN

F ile K A B ID K A M T IB

C C

L a p o ra n K A M T IB

Gambar 3.7 Diagram alir dokumen sistem yang berjalan A : Berkas Pidana

F : Berkas Acara Pemeriksaan Pidana (BAP )

B : Dokumen Pelanggaran

G : Surat Keterangan Sehat

C : Data Blok dan Kamar

H : Kartu Berobat

D : Laporan Ka.KPLP

I : Laporan Pembinaan

E : Laporan Registrasi Pidana

J : Surat Bebas

D

113 2) Hasil wawancara Ketika melakukan survei lapangan pada awalnya kami melakukan wawancara dengan salah satu staf di bagian registrasi yaitu dengan Bapak Mashudi, dalam wawancara tersebut , diberikan gambaran secara umum mengenai situasi kerja di bagian registrasi dimana segala sesuatunya masih dilakukan dengan cara manual dalam proses pencatatan warga binaan.

Usulan

kami

untuk

melakukan proses tersebut secara

terkomputerasi mendapat respon positif.

3.2.4 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data Dari hasil wawancara, observasi, dan penelitian dokumen yang telah dilakukan maka dapat diberikan analisis terhadap kebutuhan sistem basis data beserta tujuannya seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini. Need Dibutuhkan informasi pribadi dan latar belakang warga binaan yang menjadi penghuni lapas Dibutuhkan informasi mengenai status hukum warga binaan yang menjadi penghuni lapas Dibutuhkan informasi mengenai warga binaan yang mendapat perawatan kesehatan selama di lapas maupun diluar lapas Dibutuhkan informasi pengunjung yang menjenguk warga binaan Dibutuhkan informasi warga binaan yang mendapat bebas

Goal Sistem informasi data pribadi warga binaan Sistem informasi status hukum warga binaan Sistem informasi perawatan warga binaan Sistem informasi pengunjung warga binaan Sistem informasi pembebasan warga binaan

Entity WargaBinaan

Polisi,Hakim,Jaksa, Pengacara,Panitera, Tahanan,Narapidana, Sandera,WargaBinaan WargaBinaan,Pengobatan, IzinKeluar,Dokter

WargaBinaan,pengunjung, Pegawai WargaBinaan,Bebas, Pegawai

114 Need Dibutuhkan informasi tentang pemberian izin keluar bagi warga binaan Dibutuhkan informasi tentang bimbingan kerja yang dilakukan oleh narapidana Dibutuhkan informasi mengenai jumlah tabungan warga binaan Dibutuhkan informasi mengenai pembinaan bagi narapidana Dibutuhkan informasi mengenai perhitungan remisi bagi narapidana Dibutuhkan informasi mengenai penempatan kamar sel bagi warga binaan Dibutuhkan informasi pelanggaran yang dilakukan oleh warga binaan

Goal Sistem informasi izin keluar warga binaan Sistem informasi bimbingan kerja narapidana Sistem informasi tabungan warga binaan Sistem informasi pembinaan lapas

Entity WargaBinaan,IzinKeluar, Pegawai

Sistem informasi remisi warga binaan Sistem informasi sel lapas

WargaBinaan,Remisi

Sistem informasi keamanan

WargaBinaan,Pelanggaran, Pegawai

WargaBinaan, BimbinganKerja,Pegawai WargaBinaan,Tabungan, Pegawai WargaBinaan,Pembinaan, Pegawai

WargaBinaan,Sel

Tabel 3.3 Hasil analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data

115 3.3

Analisis SWOT Aplikasi Sistem Basis Data Dari analisis kebutuhan dan tujuan Sistem Basis Data diatas, dapat dibuat matriks faktor strategi internal dan eksternal seperti dibawah ini : Analisis SWOT Internal

Strength (S) 1. Pola kerja semimiliteristik yang disiplin sehingga penerapan sistem baru lebih mudah 2. Sistem dokumentasi manual yang telah teruji 3. Adanya dukungan Eksternal manajemen Opportunities (O) 1. Memanfaatkan struktur 1. Pelaporan/ sistem dan pola kerja yg penyampaian lama untuk mengadaptasi informasi yang sistem yg baru akurat 2. Dengan adanya dukungan 2. Data yang sudah manajemen dapat terintegrasi membantu dan 3. Peningkatan mempermudah penerapan optimasi sistem yg baru penggunaan kapasitas hunian Threat (T) 1. Dapat mengandalkan sistem dokumentasi 1. Penyebaran virus manual jika sewaktuyang semakin berkembang waktu terjadi gangguan 2. Kemungkinan data pada sistem baru hilang akibat 2. Dengan pola kerja yang gangguan H/W lama dapat diharapkan 3. Kemungkinan data menangkal segala diserang oleh ancaman hacker

Weakness (W) 1. Dana pengembangan terbatas 2. Penolakan pegawai terhadap sistem baru 3. Proses birokrasi yang rumit 4. Kemampuan pegawai dalam IT sangat beragam 1. Dapat menghasilkan dokumentasi administrasi yang efisien dan penyajian informasi secara akurat dan tepat guna dengan dana yang terbatas 2. Dengan informasi yang akurat serta data yang terintegrasi dengan semua bagian diharapkan dapat memudahkan proses birokrasi 1. Melakukan estimasi biaya secara rinci dalam penggunaan sistem keamanan yang tepat 2. Melakukan pelatihan pegawai dalam bidang IT secara berkala serta merekrut ahli komputer

Tabel 3.4 Analisis SWOT