BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1. Sejarah RSUD Tangerang Rumah Sakit Umum Daerah Tangerang didirikan pada tahun 1928 dengan kapasitas 12 tempat tidur, menempati sebuah ruangan bui (penjara) yang bekas lahannya sekarang menjadi lokasi Mesjid Agung Al-Ittihad. Pada tahun 1932, rumah sakit pindah ke gedung bekas bank di Jalan Daan Mogot Nomor 3 dengan 40 kapasitas tempat tidur. Tahun 1943 sampai 1946 dipimpin oleh dr. J. Leimena kemudian dipimpin oleh dr. Gembiro dengan kapasitas 65 tempat tidur. Tahun 1946, rumah sakit dipindahkan ke Balaraja dan selanjutnya dipimpin oleh dr. Suparno, dr. Gembiro, dr. Satrio, dr. Purwo Sudarmo, dr. Drajat Prawiranegara dan Dr. Djaka Sutadiwirja. Bekas rumah sakit di Jalan Daan Mogot dimanfaatkan oleh NICA. Tahun 1950, setelah penyerahan kedaulatan RI, rumah sakit kembali ke Jalan Daan Mogot Tangerang bergabung dengan rumah sakit bekas NICA dan dipimpin oleh Dr. Gusti Hasan dan berfungsi sebagai Rumah Sakit Umum (RSU). Tahun 1955, pengelolaan RSU Tangerang diserahkan kepada Pemerintah Swatantra Kabupaten Tangerang. Tahun 1959 mulai direncanakan membangun sebuah rumah sakit baru di lokasi yang sekarang di Jalan Ahmad Yani Nomor 9 Tangerang, bersebelahan dengan gedung Sekolah Djuru Rawat (SDR) dan Kementrian Kesehatan di atas tanah 3,7 Ha, dan pada tahun 1963 dibangun gedung
52 kantor yang sederhana. Pada permulaan tahun 1964 Menteri Kesehatan Prof. Dr. Satrio menyerahkan gedung SDK kepada Pemda Tangerang. Pada Tanggal 5 Mei 1964, RSU pindah dari Jl. Daan Mogot ke Jl. A. Yani No. 9 menggunakan gedung bekas SDK sebagai tempat perawatan dengan 60 tempat tidur, dengan penambahan gedung kantor untuk Tata Usaha, Poliklinik Umum, Poliklinik Bedah, Apotik dan Laboratorium. RSU Tangerang dipimpin oleh Dr. Willy Ranti sebagai direktur dan tanggal 5 Mei 1964 ditetapkan sebagai hari jadi RSU Tangerang. Pada tanggal 11 September 1969, telah dijalin kerja sama antara Pemda Tangerang dengan Rumah Sakit Ciptomangunkusumo/Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia, untuk meningkatkan fasilitas pada RSU Tangerang. Sejak tahun anggaran 1969/1970, RSU Tangerang mulai dikembangkan secara bertahap dengan biaya dari APBD TK. II, APBD TK. I
dan APBN
sehingga mempunyai kapasitas perawatan 341 tempat tidur. Pada tahun 1976, RSU Tangerang dimanfaatkan untuk pendidikan mahasiswa tingkat V dan VI FKUI dari bagian Penyakit Dalam, Kesehatan Anak, Bedah dan Kebidanan/Kandungan. Sejak tahun 1977 dimanfaatkan untuk pendidikan dokter Spesialis Penyakit Dalam, Kesehatan Anak, Bedah Umum, Kebidanan dan Penyakit Kandungan. Sejak 22 September 1986 telah dijalin pula kerjasama antara Pemda Tangerang dengan Fakultas Kedokteran Gigi UI dengan tujuan meningkatkan pelayanan RSU Tangerang serta memanfaatkannya untuk pendidikan. Pada tanggal 22 April 1989, pergantian pimpinan/Direktur RSU Tangerang dari dr. Willy Ranti kepada dr. H. Syartil Arfan N. Sp A.
53 Pada tanggal 15 Desember 1993 status Rumah Sakit Umum Tangerang ditingkatkan dari kelas C menjadi kelas B non pendidikan dengan kapasitas pada saat itu sebanyak 337 tempat tidur dan melayani 23 jenis keahlian/spesialis. Pada bulan April 1994, dilakukan uji coba RS. Unit Swadana Daerah bagi RSU Tangerang. Pada bulan April 1996, RSU Tangerang diresmikan sebagai RS. Unit Swadana Daerah. Pada tanggal 21 Januari 1997, RSU Tangerang memperoleh Sertifikat Akreditasi Penuh untuk bidang Administrasi Manajemen, Perawatan, Gawat Darurat dan Pelayanan hingga tahun 2000. Pada tanggal 29 April 1998, pemanfaatan Gedung Poliklinik yang baru berlantai 3. Pada tanggal 5 Februari 2001, pelantikan dr. H. Budhi Setiawan, SpP. MARS oleh Bapak Bupati Tangerang sebagai Direktur RSU Tangerang menggantikan dr. H. Syartil Arfan N. SpA yang memasuki masa pensiunnya. Pada tanggal 19 Februari 2001, Mentri Kesehatan RI, Dr. Ahmad Suyudi meresmikan Instalasi Limbah rumah sakit untuk 22 rumah sakit di 5 propinsi termasuk di RSU Tangerang. Setelah dikembangkan secara bertahap, saat ini RSU Tangerang mempunyai bangunan dengan luas keseluruhan 15.619.1m² dengan luas tanah 37.000m² dan memiliki 28 jenis keahlian dengan jumlah karyawan 839 orang. Rumah Sakit Umum Tangerang beralamat di Jl. Jend. A. Yani No. 9 Tangerang dengan status kelas B Non Pendidikan, di kelola dalam bentuk swadana (TMT 1996/1997) mempunyai luas tanah 37000m² dengan luas bangunan 15.619,1m².
3.2. Struktur Organisasi Berikut adalah struktur Organisasi di RSUD Tangerang :
54 Direktur Komite Klinik RS Medik Paramedik
Wadir Pelayanan Penunjang
Wadir Pelayanan
Wadir Adm. & Keuangan
Bidang Pelayanan Medik
Bidang Pelayanan Penunjang Medik
Bidang Pelayanan Penunjang Non Medik
Bidang Keuangan dan Akuntansi
Bidang Admin dan Kepegawaian
Instalasi Rawat Darurat
Instalasi Radiologi
Instalasi Pemel Sarana Rumah Tangga & Kamtib
Sub Bidang Akuntansi dan Verifikasi
Sub Bidang Kepegawaian
Instalasi Rawat Jalan
Instalasi Farmasi
Instalasi Pengolahan Limbah RS
Sub Bidang Pengelolaan Keu.
Sub Bidang Tata Usaha
Instalasi Rawat Inap Bedah
Instalasi Gizi dan Dietetik
Instalasi Sistem Informasi Manajemen RS
Instalasi Rawat Inap Non Bedah
Instalasi Lab Klinik dan Patologi Anatomi
Instalasi Catatan Medik dan Pelaporan
Instalasi Uji Coba Kebidanan & Peny. Kand.
Instalasi Rehabilitasi Medik
Instalasi Diklat & Litbang
Instalasi Rawat Instensif
Instalasi Sterilisasi dan Laundry
Instalasi Pemasaran & Asuransi
Instalasi Kamar Bedah
Instalasi Pusat Diagnostik
Instalasi Kebersihan dan Pertamanan
Instalasi Anesthesi
Instalasi Pemulasaraan Jenazah
Instalasi Pengujian Kesehatan
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi
Sub Bidang Perencanaan dan Penyusunan Program
55 3.3.
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Direktur Direktur adalah posisi tertinggi pada RSUD Tangerang yang bertanggung jawab atas kelangsungan seluruh kegiatan yang ada di dalam RSUD Tangerang sehari hari. Direktur juga bertanggung jawab kepada jajaran Dinas Kesehatan Kabupaten Tangerang.
Wadir. Pelayanan Bertangung jawab dan mengawasi kinerja di bidang pelayanan medik yang membawahi dari sembilan instansi yang bersangkutan: •
Instalasi rawat darurat : Bagian ini menangani pasien yang mengalami keadaan keritis/darurat, yang membutuhkan penanganan pertama masalah darurat untuk dirawat.
•
Instalasi rawat jalan : Bagian ini menangani pasien rawat jalan, yang tidak setiap hari melakukan kunjungan pemeriksaan.
•
Instalasi rawat inap bedah : Bagian ini menangani pasien yang melakukan perawatan dan pemeriksaan setiap harinya di rumah sakit.
•
Instalasi rawat inap non-bedah : Bagian ini menangani pasien yang melakukan perawatan dan pemeriksaan setelah melakukan operasi di rumah sakit.
56 •
Instalasi ujicoba kebidanan dan penyakit kandungan : Bagian ini menangani masalah yang berhubungan dengan kandungan atau persalinan dan penyakit kandungan.
•
Instalasi rawat intensif : Bagian ini menangani pasien yang mengalami keadaan keritis/darurat, yang membutuhkan pengawasan yang ekstra.
•
Instalasi kamar bedah : Bagian ini menangani segala kebutuhan kamar bedah yang digunakan untuk melakukan operasi atau bedah.
•
Instalasi anesthesi : Bagian ini menyediakan pelayanan pembiusan pasien sebelum operasi dan memastikan tidak ada efek samping dari pembiusan.
•
Instalasi pengujian kesehatan : Bagian ini menangani pengecekan medis bagi pasien yang sehat.
Wadir. Pelayanan Penunjang Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja di bidang pelayanan penunjang medik dan non-medik yang terdiri dari 15 instansi yang bersangkutan. Bidang pelayanan penunjang medik: •
Instalasi radiologi : Bagian ini menangani masalah pengunaan pemeriksaan penunjang yang berupa foto roentgen.
57 •
Instalasi farmasi : Bagian ini menyediaan obat-obatan RS.
•
Instalasi gizi dan dientetik : Menangani masalah gizi dan diet bagi pasien rawat inap.
•
Instalasi lab. klinik dan patologi anatomi : Bagian pemeriksaan penunjang berupa pemeriksaan darah dan urine, memeriksa jaringan tubuh pasca operasi.
•
Instalasi rehabilitasi medik : Bagian ini menangani para pasien yang memerlukan penanganan dengan cara rehabilitasi.
•
Instalasi sterilisasi dan laundry : Bagian untuk memastikan pensterilan alat-alat medis serta perlengkapan kamar rawat
•
Instalasi pusat diagnostik : Bagian ini melaksanakan pemastin diagnasa dengan mengunakan alat penunjang cangih (endoskopi,echo,cardiografi).
•
Instalasi pemulasaraan jenazah : Bagian ini menangani piñata laksanaan lanjut untuk jenazah.
Bidang pelayanan penunjang non-medik: •
Instalasi pemel. sarana rumah tangga dan kamtib : Bagian ini menangani segala urusan yang berhubungan dengan property dan masalah keamanan di dalam RS.
58 •
Instalasi pengolahan limbah rumah sakit : Bagian ini menangani pengelolaan limbah dari RS.
•
Instalasi sistem informasi manajemen RS : Bagian ini menangani kebutuhan informasi bagi pihak RS dan pasien.
•
Instalasi catatan medik dan pelaporan : Bagian ini menangani pencatatan laporan kesehatan bagi pasien yang telah dirawat di RS.
•
Instalasi diklat dan litbang : Bagian ini menangani administrasi pegawai RS yang akan melakukan pendidikan dan pelatihan serta pihak luar yang ingin melakukan riset atau kerja praktik.
•
Instalasi pemasaran dan asuransi : Bagian ini menangani masalah asuransi bagi pasien.
•
Instalasi kebersihan dan pertamanan : Bagian ini menangani pemeliharaan taman serta kebersihan lingkungan RS.
Wadir. Administrasi dan Keuangan Bertanggung jawab dan mengawasi kinerja di bidang keuangan/akuntansi dan bidang administrasi dan kepegawaian dalam mengatur manajemen keuangan dan kepegawaian. Bidang keuangan dan akutansi: •
Sub. bidang akuntansi dan verifikasi:
59 Mempunyai tugas dalam pembukuan keuangan RS serta memastikan tidak ada penyelewengan terhadap pembukuaan keuangan. •
Sub. bidang pengelolaan keuangan: Mempunyai tugas mengawasi aliran keuangan yang keluar masuk di
dalam RS.
Bidang administrasi dan kepegawaian: •
Sub. bidang kepegawaian: Mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan pembinaan
pengelolaan administrasi kepegawaian dan pengadaan pegawai, mutasi pegawai, pengembangan pegawai serta menyelenggarakan pengelolaan diklat pegawai.
•
Sub. bidang tata usaha: Mempunyai tugas mendokumentasikan arsip-arsip RS yang berhubungan
dengan kepegawaian, keuangan dan pelayanan. •
Sub bidang perencanaan dan penyusunan program: Mempunyai tugas menyusun rencana bagi keperluan RS, serta
penyusunan program kerja RS tersebut.
3.4.
Sistem yang Sedang Berjalan Dari hasil analisa untuk menjalankan operasionalnya, RSUD Tangerang masih menggunakan sistem berkas yang kemudian diolah menjadi laporanlaporan yang diinginkan. Dimulai dari pasien melakukan registrasi data pasien
60 dicatat dalam formulir pendaftaran pasien,. kemudian pasien memilih kamar yang diinginkan dan kamar yang dipilih juga harus disesuaikan dengan diagnosa pasien misal pasien penyakit jantung harus ditempatkan di ruang pasien penyakit dalam. Selama masa perawatan, setiap harinya pasien akan dikenakan biaya akomodasi (biaya kamar) dan asuhan keperawatan yang besarnya tergantung dari kelas kamar yang ditempati pasien. Selain itu, pasien juga terkena biaya layanan yang meliputi: 1. Biaya obat dan alat medik. Yang termasuk dalam layanan ini adalah obat yang dipakai pasien, alat medis yang digunakan pasien seperti infus dll. 2. Biaya Visit dokter Biaya visit dokter akan dikenakan apabila ada dokter yang memeriksa pasien. 3. Biaya Layanan Medik. Biaya Layanan medik adalah biaya yang dikenakan apabila pasien menggunakan fasilitas medik RS seperti mendapat transfusi, penggunaan Laboratorium, Rontgen, laundry dll.
Biaya-biaya tersebut akan dicatat dalam sebuah berkas tiap harinya, jadi apabila pasien dirawat selama 5 hari maka akan ada 5 berkas catatan. Selanjutnya bila pasien akan keluar dari RS maka akan dibuatkan tagihan dari rekapitulasi data-data yang telah dicatat. Untuk lebih jelasnya, sistem yang sedang berjalan digambarkan dengan DFD sebagai berikut:
61
Data diagnosa
Pembayaran pasien
Informasi batasan pendapatan RS
Informasi batasan laporan kegiatan dokter
Pembayaran pasien
Info penyelesaian rawat inap
Data layanan,visit,obat dan alkes
Gambar 3.2 : Diagram Konteks
Data registrasi
Laporan pendapatan RS
manajemen
dokter Laporan kegiatan dokter
Data diagnosa
Informasi pelayanan
Pembayaran pasien
Informasi pelayanan dan visit Data registrasi
Informasi kamar Info registrasi Tagihan Bukti pembayaran
Informasi pelayanan dan visit
perawat
Data diagnosa
pasien
SISTEM DATABASE RAWAT INAP Informasi Pelayanan, penggunaan obat dan alkes
staff Data registrasi
Informasi penyelesaian rawat inap
Informasi penyelesaian rawat inap
62 Informasi pelayanan dan visiti Informasi Pelayanan, penggunaan obat, alkes Informasi Pelayanan Informasi pelayanan dan visiti pembayaran
pasien
pembayaran
data diagnosa
pasien
data diagnosa 1.0 pemberian Informasi
data registrasi Informsi penyelesaian rawat inap
informasi kamar
data registrasi Informsi penyelesaian rawat inap
2.0 Pengecekan Kamar
data diagnosa Perawat
3.0 Registrasi Keanggotaan dan Rawat Inap
Dokter
Laporan kegiatan dokter
Pasien
info registrasi
Tagihan
data registrasi
4.0 pencatatan Transaksi Pelayanan dan pembuatan tagihan Rawat inap
Staff
Informasi batasan laporan kegiatan dokter
info penyelesaian rawat inap data layanan,visit, obat dan alkes
informasi batasan pendapatan RS bukti
pembayaran
pembayaran
pasien
7.0 Pembuatan Laporan Pendapatan Rumah Sakit Laporan pendapatan RS
5.0 Pembayaran Tagihan
6.0 Pembuatan Laporan kegiatan Dokter
Manajemen
Gambar 3.3 : Data Flow Diagram Level Nol
63
data diagnosa
2.1 Pencarian kamar tersedia berdasarkan diagnosa
2.2 Menampilkan Informasi kamar yang tersedia
informasi kamar
data diagnosa informasi kamar
Kamar
Gambar 3.4 :DFD Level 1 Proses ke-2
data registrasi
3.1 cek keanggotaan
3.4 registrasi rawat inap
data pasien
registrasi
data pasien lama
data pasien baru
3.2 insert data pasien sebagai anggota baru
3.3 update data pasien
data pasien
Gambar 3.5 : DFD Level 1 Proses ke-3
info registrasi
pasien
3.5 menampilkan data registrasi
64
data layanan,visit,obat dan alkes
4.1 pencatatan data transaksi layanan
transaksi
info batasan pengecekan info penyelesaian rawat inap
4.2 cek transaksi pasien data transaksi
informasi yang dibutuhkan
4.3 pembuatan laporan transaksi
tagihan
Gambar 3.6 : DFD Level 1 Proses ke-4
pembayaran pasien
5.1 pembayaran tagihan pasien
pembayaran
info pembayaran 5.2 cetak bukti pembayaran
bukti pembayaran
Gambar 3.6 : DFD Level 1 Proses ke-5
65
Informasi batasan laporan kegiatan dokter
6.1 pengecekan informasi berdasarkan batasan
Transaksi
informasi yang dibutuhkan
6.2 pembuatan laporan kegiatan dokter
Laporan kegiatan dokter
Gambar 3.7 :DFD Level 1 Proses ke-6
Informasi batasan laporan pendapatan rs
7.1 pengecekan informasi berdasarkan batasan
Transaksi
informasi yang dibutuhkan
7.2 pembuatan laporan pendapatan rs
Laporan pendapatan rs
Gambar 3.8 : DFD Level 1 Proses ke-7
66 3.5.
Permasalahan yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari hasil wawancara yang telah dilakukan, maka diperoleh poin-poin masalah yang dihadapi RSUD Tangerang sebagai berikut : 1. Data - data masih berupa berkas-berkas dan tidak terintegrasi. Data – data di RSUD Tangerang masih dicatatat dalam berkas seingga sulit bila ingin mendapatkan informasi tertentu. 2. Tidak adanya fasilitas pengecekan kamar secara otomatis. RSUD Tangerang memiliki banyak macam kamar dalam kegiatan rawat inap. Pasien akan dipisah-pisahkan berdasarkan diagnosa penyakit dan kelas yang diinginkan. Selama ini untuk melakukan pengecekan kamar dilakukan secara manual dan sering kali dari catatan yang ada tidak sesuai dengan keadaan, terkadang kamar yang dalam catatan seharusnya masih ada terkadang sudah terisi. 3. Proses Pengadaan laporan yang rumit. Untuk membuat laporan pendapatan kotor RS, kegiatan dokter maupun pembuatan tagihan pasien pihak rumah sakit melakukan perhitungan secara manual dari berkas-berkas transaksi yang ada. Jadi hal ini sangatlah tidak efisien mengingat transaksi yang terjadi dalam RS sangat banyak.
3.6.
Sistem yang Diusulkan
Pemecahan masalah yang kami usulkan adalah dengan membangun sebuah aplikasi basis data yang terintegrasi, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi secara
67 cepat dan akurat dan mempermudah pengeloaannya. Hal ini akan lebih mudah dari pada penggunaan berkas konvensional yang sebelumnya. Dengan adanya aplikasi basis data ini diharapkan akan dapat memenuhi kebutuhan – kebutuhan RS secara terkoputerisasi. Kebutuhan-kebutuhan tersebut diantaranya: 1.
Mampu menyediakan informasi kamar-kamar yang masih bisa ditempati oleh pasien baru berdasarkan diagnosa jenis penyakit pasien dan kelas yang diinginkan pasien.
2.
Mampu menyediakan tagihan biaya perawatan secara terperinci bagi pasien.
3.
Mampu menyediakan laporan untuk pihak manajemen Rumah Sakit mengenai pendapatan yang diperoleh Rumah Sakit dari bagian rawat jalan maupun masing-masing Instalasi.
4.
Mampu menyediakan laporan kinerja masing-masing Dokter.
