76 BAB 3
ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1
Tentang Perusahaan 3.1.1
Sejarah Perusahaan PT. Sekarguna Medika didirikan pada tanggal 17 Juni 1991 sebagai perusahaan
Perseroan
Perorangan,
C2.45322ht.01.01 tanggal
sesuai
dengan
akte
notaris
1 Juni 1992 dan perubahan susunan
pemegang saham dan PGRS Perseroan dengan akte No. 23 tanggal 6 November 1995, serta anggaran dasar beserta perubahannya dibuat di hadapan Ny. Toety Juniarto, Notaris Jakarta. Berawal dari Hobby sang Owner dibidang Sales dan Marketing, dengan didukung oleh relationship dan networking yang kuat di lingkungan perumahsakitan. Status perusahaan sebagai Supplier dan pemain tender kian hari berubah menjadi distributor International Product yang bertujuan untuk mengcover seluruh wilayah Indonesia. Dahulu hanya Hospital Channel sebagai main customer tetapi saat ini sudah mengcover Pharmacist Channel baik Apotik maupun Institusi. Dengan begitu pesatnya perkembangan didunia kedokteran, kesehatan dan perumahsakitan, hal tersebut membuat PT. Sekarguna Medika harus berkembang dan profesional.
77 Hingga dengan saat ini tahun 2006, PT. Sekarguna Medika telah menjadi eksklusif distributor untuk produk – produk dari German, Swiss, USA, Japan, Taiwan, Argentina, dll. Pada awal berdirinya jumlah karyawan pun hanya 3 orang, hingga akhirnya sekarang telah berjumlah 60 orang.
3.1.2
Tujuan Perusahaan Ada dua tujuan utama PT Sekarguna Medika, yang pertama adalah kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction) dan yang kedua adalah membuat semua orang untuk peduli terhadap kesehatannya masingmasing (make everybody care with their health). Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction) adalah tujuan dari PT Sekarguna
Medika,
dan
tujuan
ini
ditanamkan
kepada
setiap
karyawan/karyawati yang bekerja di PT Sekarguna Medika. Kepuasan pelanggan dirasa sangat penting dan akan terus berkembang sehingga dirasa harus dijadikan salah satu tujuan utama dari berjalannya perusahaan ini. Membuat setiap orang peduli akan kesehatannya juga dirasa sangat penting dan harus dijadikan salah satu tujuan utama dari PT Sekarguna Medika. Dewasa ini tidak banyak orang yang peduli terhadap masalah kesehatannya masing-masing dan hal inilah yang sering menjadi penyebab penyakit yang fatal karena tidak terdeteksi secara cepat. Belum lagi masalah waktu dan biaya yang menyebabkan masyarakat tidak secara
78 rutin melakukan check up. Padahal pendeteksian dini penyakit dan medical check up sangatlah penting.
3.1.3
Kegiatan Bisnis Perusahaan Kegiatan bisnis PT Sekarguna Medika ini dibagi menjadi kegiatan bisnis utama (main) dan kegiatan bisnis lainnya (second). Kegiatan bisnis utama PT Sekarguna Medika adalah sebagai supplier dan sekaligus distributor barang-barang atau alat-alat kesehatan (medical equipment) dari berbagai macam merk dari luar negeri, seperti MicroLife, AlCare, dll. Sedangkan untuk bisnis lainnya, PT Sekarguna Medika adalah sebagai distributor dari consumer products baik yang berupa makanan maupun bukan makanan (food and non food). Seperti distributor Nestle, Intrasari, dan distributor Klauss.
3.1.4
Struktur Organisasi PT Sekarguna Medika dipimpin oleh seorang Direktur Utama dan membawahi enam divisi utama, yaitu : National General Manager, Keuangan, Marketing, Pembelian, Human Resource Development (HRD), dan Gudang. Untuk lebih jelasnya, struktur organisasi dari PT Sekarguna Medika digambarkan pada gambar 3.1.
4
Structure of Organization Director Yosefin Murdihardjo
National GM
Back Office Supporting
Product Mgr Microlife & Bionime
Pharmacies
RTK
Sub distributor
Product Mgr Kenz
Product Specialist Alcare
Secretary & Marketing Admin
HRD
Business Development
Marketing Manager
Product Specialist Ade & Ameda
Tele Marketing & Customer Service
Product Specialist Ardo & Animec
Traditional Market
Product Specialist Arthromick & San Up
Warehouse
Sales Admin
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Sekarguna Medika (Sekarguna Medika, 2005)
Accounting & Finance
Functional Area Officer
80 3.1.5
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Pembagian tugas dan tanggung jawab didalam perusahaan secara garis besar dibagi menjadi :
3.1.5.1
Direktur Utama Bertanggung jawab kepada Dewan Komisaris Perusahaan, dan mempunyai tugas: •
Menetapkan susunan organisasi serta menetapkan tugas pokok, fungsi, dan tanggung jawab masing-masing bagian.
•
Mengendalikan
perusahaan
sesuai
dengan
tujuan
dari
perusahaan yang dipimpin. Memimpin rapat-rapat manajemen dan direksi. •
Menetapkan rencana kerja perusahaan baik jangka panjang maupun jangka pendek yang mencakup rencana kerja prasionil dan investasi.
•
Memberi petunjuk kepada para manajer dalam rangka memimpin dan mengendalikan jalannya perusahaan.
3.1.5.2
National General Manager National General Manager sendiri merupakan manager yang menangani bidang back office supporting, product manager, dan marketing manager.
81
3.1.5.3
Bagian Keuangan Bagian keuangan mengurus segala hal yang menyangkut tentang keuangan
perusahaan.
Di
dalamnya
terdapat
bagian
perpajakan,bagian pembukuan, dan kasir. Tugas-tugas bagian keuangan beserta bagian-bagian yang ada didalamnya: •
Menyediakan dana yang dibutuhkan perusahaan
•
Mengatur pemasukan perusahaan seperti pembayaran dari konsumen
3.1.5.4
•
Menghitung pajak usaha perusahaan
•
Mengatur gaji karyawan
•
Membuat laporan keuangan bagi tingkat eksekutif
Bagian Pemasaran Bagian pemasaran dikepalai oleh seorang manajer pemasaran atau sales marketingr (SM). Bagian Pemasaran merupakan salah satu bagian vital di perusahaan ini karena perusahaan bergerak di bidang penjualan sebagai kegiatan utamanya. Tugas-tugas bagian penjualan beserta bagian-bagian yang ada di dalamnya didalamnya:
82 •
Mengolah segala bentuk transaksi penjualan agar nantinya dapat dikirim ke bagian-bagian lain yang berhubungan, seperti bagian keuangan dan bagian gudang.
•
Melakukan
segala
bentuk
pemasaran
produk-produk
perusahaan, selain penjualan juga hal-hal yang dapat menunjang tingkat penjualan, seperti promosi, pameran, iklan, diskon, dan lainnya. •
Bagian pemasaran juga menetukan sasaran atau target bagi para sales serta menentukan daerah operasi masing-masing sales.
3.1.5.5
•
Menangani klaim yang diajukan oleh konsumen
•
Membuat laporan penjualan untuk pihak eksekutif.
Bagian Pembelian Bagian pembelian dikepalai oleh seorang manajer pembelian. Tugas-tugas yang ada dalam bagian pembelian: •
Melakukan pemesan dan pembelian produk dari ATPM(Agen Tunggal Pemegang Merek) berdasarkan permintaan eksekutif atau pihak gudang.
•
Melakukan pemesanan dan pembelian segala kebutuhan yang menunjang segala kegiatan perusahaan, seperti alat keamanan, perlengkapan kantor, perlengkapan kebersihan, dan lainnya.
•
Membuat laporan pembelian bagi pihak eksekutif.
83 3.1.5.6
Bagian Personalia Bagian personalia dikepalai oleh seorang kepala bagian personalia. Bagian personalia membawahi beberapa bagian, bagian kearsipan, dan bagian pemeliharaan bangunan (Building Management). Inti dari tugas-tugas bagian personalia adalah bertanggung jawab terhadap hal-hal mengenai karyawan atau tenaga kerja. Tugas-tugas bagian personalia beserta bagian-bagian yang ada didalamnya: •
Bagian kearsipan bertanggung jawab mengurus surat-surat perusahaan, seperti slip gaji, izin, dan dokumen-dokumen, dan lainnya.
•
Melakukan perekrutan karyawan baru.
•
Mengurus masalah gaji karyawan
•
Menangani absensi karyawan
•
Mengadakan pelatihan-pelatihan bagi karyawan
•
Merencanakan
kegiatan-kegiatan
perusahaan
seperti
wisata bersama, dan lainnya •
Menjaga keamanan lingkungan perusahaan
•
Menjaga
dan
memlihara
kebersihan
dan
kerapian
lingkungan perusahaan •
Menjaga dan memlihara peralatan-peralatan karyawan
84 •
Memastikan
tiap-tiap
karyawan
mendapatkan
kebutuhannya yang berhubungan dengan pekerjaannya. •
Mengurus
pembayaran
biaya
bulanan
operasional
perusahaan, seperti pembayaran rekening listrik dan air.
3.1.5.7
Bagian Gudang Secara garis besar bagian gudang bertugas menjaga persediaan produk dan memastikan selalu berada dalam jumlah yang cukup. Bagian gudang juga bertugas mempersiapkan produk pesanan pelanggan. Tugas-tugas bagian gudang beserta bagian-bagian lain yang ada didalamnya: •
Memelihara kondisi gudang
•
Menjaga jumlah produk dalam gudang mencukupi sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan, yaitu minimal 25% dari maksimum yang bisa ditampung.
•
Melakukan pemesanan produk melalui bagian pembelian
•
Bertanggung jawab dengan segala kondisi produk dari gudang hingga ke tangan pelanggan
85 3.1.6
Ruang Lingkup analisis sistem yang sedang berjalan PT Sekarguna Mediki memiliki struktur organisasi yang cukup besar. Bagian-bagian dari sistem PT Sekarguna Medika yang menjadi kajian penelitian adalah bagian-bagian yang berhubungan dengan pembelian, penjualan, dan persediaan, yaitu sebagai berikut :
Gambar 3.2 Ruang Lingkup
3.2
Gambaran Sistem 3.2.1
Dataflow Diagram Data Flow Diagram adalah suatu alat pengembangan atau perancangan sistem yang membantu perancang untuk menggambarkan
86 sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang saling dihubungkan oleh suatu aliran dari dan meneruskannya menjadi data. Data
Flow
Diagram
(DFD)
merupakan
diagram
yang
menunjukkan urutan proses yang dilakukan dalam suatu sistem.
•
Contex Diagram Diagram pada tingkat yang paling atas dari DFD terdiri dari satu lingkaran proses yang mewakili keseluruhan sistem, arus data memperlihatkan hubungan antara sistem dengan unit atau bagian dari luar sistem.
87 Gambar 3.2 Diagram Konteks
•
Diagram 0 Diagram Nol merupakan tingkat tertinggi dari fungsi proses utama dalam sistem. Diagram ini didapat dengan cara memecah atau membagi diagram hubungan menjadi beberapa fungsi penting yang harus dikerjakan oleh sistem.
Gambar 3.3 Diagram Nol
88
3.2.2
Prosedur di dalam Sistem Pada Bagian ini, akan dijelaskan tentang prosedur-prosedur yang berjalan pada perusahaan. Prosedur-prosedur yang akan dijelaskan, antara lain prosedur pembelian, prosedur penjualan, dan prosedur persediaan.
3.2.2.1
Prosedur Pembelian PT. Sekarguna Medika merupakan salah satu perusahaan distributor. Untuk lebih jelasnya dibawah ini akan dijelaskan secara deskriptif prosedur pembelian mulai dari pemesanan hingga pengiriman produk.
Proses pemesanan barang berasal dari Gudang. Gudang membuat laporan PR (purchase requisution) tentang produkproduk apa saja yang akan dipesan,
Laporan PR tersebut diberikan pada pihak Pembelian. Pada pihak pembelian, membuat PO (purchase order) dan SPK (surat ),
PO tersebut akan diberikan kepada Direktur perusahaan untuk ditandatangani dan disetujui,
Yang kemudian PO tersebut dikirimkan ke pihak produsen,
89
Pihak
produsen
mengkonfirmasikan
PO
tersebut
mempersiapkan surat jalan,
Produk dikirim dan diterima ke/oleh PT. Sekarguna Medika,
Produk-produk tersebut dimasukkan ke gudang.
Gambar 3.4a Prosedur Pembelian
dan
90
Gambar 3.4b Prosedur Pembelian (lanjutan)
3.2.2.2
Prosedur Penjualan PT Sekarguna Medika menjual produk-produknya ke apotek, rumah sakit,dan pelanggan biasa. Pada rumah sakit dan pelanggan biasa, mereka menggunakan system jual-putus, dan pada apotek,
91 mereka menggunakan system konsinyasi (jual-titip). Untuk lebih jelasnya dibawah ini akan dijelaskan secara deskriptif prosedur penjualan produk mulai dari permintaan hingga pembayaran penjualan produk.
Proses permintaan berasal dari sales ataupun dari pelanggan yang berupa PR untuk meminta produk.
Kemudian PR diberikan kepada sales administrator untuk diserahkan ke bagian Billing
Pada bagian Billing, akan dibuat PO dan DO (delivery order) untuk Gudang.
Gudang melakukan pengiriman produk berdasarkan PO tersebut.
Transaksi pembayaran kemudian terjadi pada saat pengiriman produk telah diterima oleh pelanggan, dan diberikan kepada bagian akunting
Akunting menyerahkan hasil pembayaran ke bagian kolektor yang kemudian akan diserahkan ke bagian kasir untuk dimasukkan ke bank.
92
OUTLET Mulai
5
7
Permintaan dari - Karyawan (Sales) - Outlet
Menerima Produk
Menerima kuitansi
Membuat PR
Melakukan Pembayaran dengan Karyawan (Collector)
3
6
2 1 PR
Memberikan PR ke Karyawan (Sales Administrasi)
1
Gambar 3.5a Prosedur Penjualan
Kuitansi
Selesai
93
Gambar 3.5b Prosedur Penjualan (lanjutan)
94
PENJUALAN
GUDANG
2
3 Membuat PO dan DO berdasarkan PR
2 1
PENGIRIMAN
3
4
Menyiapkan produk berdasarkan PO
Membuat surat jalan
DO 3
1 PO
3
Memberikan produk ke Bagian Pengiriman
2
Memberikan DO ke Bagian Pengiriman
2 1 Surat Jalan
4
Menyerahkan PO ke Bagian Gudang
4 Mengirim Produk
3
5
Gambar 3.5c Prosedur Penjualan (lanjutan)
3.2.2.3
Prosedur Persediaan PT Sekarguna Medika menggunakan system konsinyasi untuk penjualan produk-produknya (jual-titip). Sehingga produk-produk yang dikirim ke outlet tetap milik PT. Sekarguna Medika sampai produk tersebut dijual dari outlet dan jumlah produk disimpan dalam persedian outlet.
95 Untuk lebih jelasnya dibawah ini akan dijelaskan secara deskriptif prosedur persediaan produk mulai dari pemasukkan hingga pengeluaran produk.
Proses pemasukkan produk ke gudang dimulai setelah proses penerimaan produk yang berasal dari produsen,
Produk-produk tersebut dimasukkan ke gudang berdasarkan merk produk,
Setelah selesai, dilakukan quality control untuk memeriksa kualitas produk,
Produk-produk yang telah melewati proses quality control, merupakan produk-produk yang akan dikirim ke pelanggan,
Bila gudang tidak memiliki salah satu produk yang akan dikirim, maka gudang dapat mencari produk yang kurang tersebut ke gudang konsinyasi (gudang pihak pelanggan apotek),
Apabila disalah satu gudang konsinyasi masih terdapat produk tersebut, maka PT Sekarguna Medika dapat melakukan crosswarehouse (perpindahan produk antar gudang).
96
Gambar 3.6a Prosedur Persediaan
97
98 3.3
Analisis Kebutuhan Informasi Berdasarkan dari analisis sistem yang sedang berjalan pada PT. Sekarguna Medika, berikut adalah daftar kebutuhan laporan dan daftar entitas yang dipakai oleh PT. Sekarguna Medika pada sistem yang sedang berjalan. •
Daftar Kebutuhan Laporan ¾ Daftar Barang ¾ Daftar Outlet ¾ Daftar Produsen ¾ Laporan Pembelian ¾ Laporan Penjualan ¾ Lporan Persediaan ¾ Laporan Mutasi ¾ Laporan Pembayaran
•
Daftar Entitas Berikut adalah daftar entitas yang dipakai oleh PT. Sekarguna Medika.
Entity Name
Description
Karyawan
Semua karyawan yang bekerja di PT. Sekarguna Medika
Produsen
Semua penyedia barang yang dibutuhkan bagi perusahaan
Outlet
Semua konsumen baik perusahaan ataupun individu yang memesan produk
Barang
Barang yang dipasarkan oleh perusahaan
Gudang
Semua barang disimpan di gudang
Gudang_Outlet
Semua barang yang dipesan outlet disimpan di gudang_outlet
99 Pemesanan
Entitas tentang informasi pesanan barang oleh perusahaan
Permintaan
Entitas tentang informasi permintaan produk oleh outlet
Pembelian
Membeli barang dari produsen
Penjualan
Kegiatan yang dilakukan perusahaan sebagai bidang usaha utamanya
Pengiriman
Mengantarkan barang pesanan kepada outlet
Penerimaan
Kegiatan menerima kiriman barang dari produsen
Pelunasan
Kegiatan dimana perusahaan melaksanakan kewajiban adminsitratifnya
Pembayaran
Kegiatan dimana outlet melaksanakan kewajiban adminsitratifnya
Mutasi
Melakukan perpindahan barang antar gudang
Divisi
Bagian-bagian dari perusahaan yang mempunyai tugas berbedabeda
Jabatan
Posisi karyawan di dalam perusahaan
Jenis_Outlet
Pengelompokkan outlet yang memesan produk
Merk
Pengelompokkan barang yang dipasarkan oleh perusahaan
Jenis_Barang
Pengelompokkan barang yang dipasarkan oleh perusahaan
Tipe_Barang
Pengelompokkan spesifik dari jenis barang yang dipasarkan oleh perusahaan
Paket_Barang
Barang-barang dalam bentuk paket Tabel 3.1 Daftar Entitas
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh PT Sekarguna Medika pada saat ini adalah komputerisasi untuk sistem konsinyasi produk (Controlling System). Berikut adalah penjelasan tentang permasalahan yang dihadapi oleh PT Sekarguna Medika :
100 1. Terdapat data yang invalid Dikarenakan belum adanya sistem basis data pada PT Sekarguna Medika, masih terdapat data yang invalid. Misalnya sewaktu ada barang masuk ke gudang, di bagian gudang sudah tercatat akan tetapi di pusat belum tercatat. Peng-update-an dilakukan tergantung pada orang yang mengupdatenya. Hal ini menyebabkan data yang ada menjadi tidak valid, karena tidak dapat dipastikan informasi yang sebenarnya seperti apa. 2. Ditemukan data yang redundant Disebabkan belum terintegrasinya data dengan baik, masih terdapat data-data yang redundant, misalnya dibagian gudang ada data tentang karyawan, dibagian penjualan juga ada data tentang karyawan. Hal ini menyebabkan pemborosan tempat yang dikarenakan penyimpanan informasi pada lebih dari satu file. 3. Pencarian data membutuhkan waktu yang lama Proses pencarian data memakan waktu lama karena harus mencari file-file yang ada secara manual dan belum tentu setiap informasi yang dibutuhkan ada dalam satu berkas tersebut.
3.5
User Requirements Dari analisis terhadap perusahaan PT Sekarguna Medika melalui teknik fact-finding, maka kami berhasil menyimpulkan beberapa hal penting. 3.5.1
Mission Statement Tujuan dari aplikasi sistem basis data bagi PT Sekarguna Medika adalah mampu menyediakan alat input output data-data operasional
101 perusahaan dan juga mampu menyimpan data-data perusahaan secara terstrukutur, bebas dari perulangan dan bersifat konsisten, serta mampu menjaga kerahasiaan data-data perusahaan.
3.5.2
Mission Objective Tujuan dari aplikasi system basis data bagi PT Sekarguna Medika adalah mampu menjelaskan tugas-tugas apa saja yang harus didukung oleh basis data tersebut. ¾ Maintain, searches, data karyawan ¾ Maintain, searches, data outlet ¾ Maintain, searches, data produsen ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan barang ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan pembelian ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan penjualan ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan persediaan ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan pembayaran ¾ Maintain, searches, dan membuat laporan mutasi ¾ Track status pembayaran
102 3.5.3
User views Bertujuan untuk membuat user view yang teridentifikasi pada tahapan pengumpulan data dan analisis pada database relational lifecycle.
Tipe
Data
Akses
Barang
Manager
Admin
Gudang X
Query
X
X
X
X
X
X
Query
X
X
X
X
Keuangan
X
Maintain
X
X
Maintain
X
X
X
X
Query
X
X
X
X
X
X
X
X
Maintain
X
X
X
Query
X
X
X
Report
Produsen
Sales
X
Report
Karyawan
Produk
Maintain
Report
Outlet
Direktur
Report
X
X
X Tabel 3.2 User View
Pihak direktur membutuhkan untuk dapat melihat laporan jumlah karyawan, transaksi penjualan, keuangan, dan pembelian. Sedangkan untuk produk manager dapat melihat, menghapus, menambahkan data dari karyawan. Termasuk juga transaksi yang berhubungan dengan karyawan. .
103 3.5.4
System Requirements System requirements ini didapat berdasarkan dari wawancara dengan pihak-pihak terkait, sehingga data di bawah ini berdasarkan perkiraan dari pihak-pihak terkait tersebut. Karena perusahaan ini memamg belum memiliki system informasi penyediaan data yang akurat. ¾ Initial database size 1. Terdapat kurang lebih 60 karyawan yang bekerja di PT Sekarguna Medika. 2. Tercatat lebih dari 900 outlet baik perusahaaan maupun individu. 3. Tercatat lebih dari 25 produsen. 4. Tercatat lebih dari 350 barang.
¾ Database rate of growth 1. Perkiraan pembelian perbulan mencapai 250 unit perbulan 2. Perkiraan penjualan perbulan mencapai 500 unit perbulan 3. Perkiraan transaksi penjualan perbulan minimal 300 transaksi perbulan 4. Perkiraan transaksi pembelian minimal dua kali dalam sebulan, tergantung dari permintaan dan jumlah persediaan.
¾ The types and average number of record searches 1. Pencarian data outlet diperkirakan 50 data perhari 2. Pencarian data produk diperkirakan 50 data perhari 3. Pencarian transaksi penjualan diperkirakan 75 perhari 4. Pencarian transaksi pembayaran diperkirakan 75 perhari
104 ¾ Networking and shared access requirements Semua work station harus terhubung ke sebuah server penampungan basis data. Dan yang dapat mengakses secara full basis data tersebut hanyalah pihak direktur dan super admin.
¾ Security 1. Basis data memiliki password-protected 2. Setiap karyawan diberi autorisasi atau kewenangan berdasarkan jabatan dan divisi atau bagian nya sehingga tidak semua basis data dapat diakses oleh semua karyawan
3.5.5
Data Requirements Karyawan (pegawai) Karyawan adalah orang-orang yang bekerja menjalankan kegiatan operasional harian perusahaan. Ada beberapa tingkat jabatan dalam karyawan, seperti manajer, dan kepala bagian. Data karyawan berupa nama karyawan, kode karyawan, alamat, agama, tempat tanggal lahir, nomor telepon rumah dan telepon seluler, gaji, tanggal masuk, dan posisi.
Barang (produk) Barang pada PT Sekarguna Medika adalah alat-alat kedokteran dengan total seratus dua puluh jenis. Data barang berupa nama barang, kode barang, merk barang, jenis barang, harga barang, stok minimal, dan stok maksimal.
105 Outlet (pelanggan) Outlet adalah orang atau perusahaan yang membeli produk dari PT Sekarguna Medika. Data-data yang diperlukan dari outlet adalah nama outlet, kode outlet, alamat, nomor telepon, nomor fax, dan email outlet.
Penjualan (pemasaran) Penjualan adalah salah satu kegiatan utama perusahaan ini. Datadata yang diperlukan dari bagian penjualan adalah berupa nomor transaksi (invoice), tanggal transaksi, kode karyawan, kode outlet, kode barang, jumlah barang, harga barang, harga total, dan status.
Pembelian Pembelian juga merupakan kegiatan utama perusahaan ini. Datadata yang diperlukan untuk pembelian meliputi nomor transaksi, kode produsen, tanggal transaksi, kode barang, jenis barang, merk barang, jumlah barang, harga total, dan status.
3.5.6
Transaction Requirements Data entry •
Input data karyawan
•
Input data outlet
•
Input data produsen
•
Input data produk
•
Input pesanan outlet
•
Input data penjualan
106 •
Input data pembelian
•
Input data pengiriman
•
Input pembayaran outlet
Data update •
Update/delete data karyawan
•
Update data produsen
•
Update data outlet
•
Update/delete pesanan pelanggan
•
Update data penjualan
•
Update data pembelian
•
Update/delete data barang
•
Update data pengiriman
•
Update pembayaran outlet
Data Queries
3.5
•
List detail dari karyawan
•
List detail produsen
•
List detail outlet
•
List detail dari produk
•
List detail penjualan
•
List detail pembelian
•
List detail pengiriman
•
List detail transaksi
Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan dari masalah yang disebutkan diatas, maka pemecahan masalah yang paling tepat adalah dengan membangun suatu DBMS (Database Management System). Pemecahan ini pun juga disesuaikan dengan kebutuhan
107 dan permintaan dari pihak perusahaan. Secara garis besar alternatif ini bertujuan untuk menyediakan fasilitas input-output, sistem pengolahan dan penyimpanan data bagi perusahaan dan juga memudahkan dalam membuat laporan bagi pihak eksekutif, serta mampu meningkatkan komunikasi antar divisi yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Berikut adalah rincian pemecahan masalahnya: 1. Membangun sistem basis data bagi perusahaan. Dengan ini diharapkan mampu mengatasi ketidak konsisten-an data dan menghilangkan redudansi data. Juga mampu menyediakan tempat penyimpanan data yang tahan lama. 2. Membangun sistem aplikasi bagi perusahaan. Apliksi ini berfungsi sebagai antarmuka pemakai sehingga memudahkan pemakai untuk memanfaatkan basis data yang telah dibuat. Aplikasi yang dibuat juga untuk menjaga keamanan dan rahasia data-data perusahaan, dimana hanya orang-orang yang mempunyai autorisasi atau hak akses tertentu yang dapat melihat data-data tersebut. 3. Membangun sistem aplikasi untuk dapat meningkatkan hubungan antar karyawan dan juga antar divisi, dimana nantinya pengiriman dokumendokumen bisa melalui komputer.
