BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM
3.1
Sejarah Perusahaan Ray White Sunter adalah sebuah perusahaan jasa yang bergerak di bidang properti yang didirikan pada tahun 1998, berlokasi di Jalan Danau Sunter Utara Raya Blok E/2B, Sunter, Jakarta. Ray White Sunter melayani jasa penjualan, penyewaan, dan pemasaran properti, antara lain rumah, ruko, kavling, dan gudang. Mempunyai misi untuk menjadi perusahaan jasa pemasaran properti yang handal dalam memberikan pelayanan kepada para client dengan cara professional. Sedangkan misinya adalah menciptakan program pelatihan kepada para karyawannya, agar dapat bekerja secara lebih professional lagi. Untuk menjalankan misinya tersebut maka telah dilakukan beberapa langkah pengembangan. Langkah pertama yang dilakukan adalah menambah jumlah Marketing Executive untuk memberikan layanan kepada para pelanggannya. Langkah
berikutnya
adalah
memasarkan
propertinya
dengan
cara
memperbanyak iklan-iklan melalui spanduk dan surat kabar. Dengan dukungan 50 karyawannya, Ray White Sunter mampu melayani para clientnya dengan cara professional.
63
64 3.2
Struktur Organisasi
Principal
Manager Operasional
Marketing Executive
Keuangan
Administrasi
Design
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Ray White Sunter Sumber: Ray White Sunter
3.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing divisi berdasarkan bagan struktur organisasi di atas adalah sebagai berikut: a. Principal 1. Memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan 2. Mengevalusi dan membuat program pengembangan usaha perusahaan dan kemungkinan perluasannya 3. Menentukan kebijaksanaan umum perusahaan 4. Mengurus dan mengawasi kekayaan perusahaan 5. Menandatangani surat-surat keluar dan surat-surat internal yang bersifat prinsipil.
65 b. Manager Operasional 1. Mengawasi
dan
mengarahkan
pelaksanaan
seluruh
kegiatan
operasional agar sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada. 2. Memonitor setiap rencana yang telah dibuat oleh Principal. 3. Memberikan laporan kepada Principal. c. Marketing Executive 1. Memasarkan properti kepada client. 2. Menjelaskan spesifikasi dari properti yang dicari oleh client. 3. Melakukan survei langsung pada properti yang akan ditawarkan bersama dengan client. 4. Membuat Kesepakatan Jual Beli antara kedua belah pihak, yaitu pihak client dengan pemilik properti. 5. Sebagai negosiator harga antara client dengan pemilik properti. 6. Memberikan laporan hasil transaksi kepada divisi administrasi. d. Divisi Administrasi 1. Mengontrol inventaris perusahaan 2. Membuat jurnal berdasarkan data yang ada. 3. Mengolah data yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. 4. Mengecek pembayaran transaksi e. Divisi Keuangan 1. Mengatur arus keuangan perusahan 2. Mencatat segala pengeluaran kas perusahaan 3. Pembayaran gaji karyawan 4. Membuat laporan bulanan, termasuk laporan transaksi
66 5. Mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan segala kegiatan perusahaan f. Design 1. Membuat desain untuk mengiklankan properti pada surat kabar dan brosur-brosur yang akan dibagi-bagikan. 2. Membuat desain brosur untuk acara pembukaan (open house).
3.4
Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada Ray White Sunter masih dilakukan secara manual, dimana setiap transaksi yang terjadi masih menggunakan formulir berupa kertas untuk pencatatannya. Untuk pencatatan daftar properti dilakukan perhari berdasarkan laporan dari para Marketing Executive-nya. Selain sistem manual, Ray White Sunter juga menjalankan sistem semi terkomputerisasi, maksud dari semi terkomputerisasi disini adalah komputer yang ada hanya digunakan sebagai sarana pengetikan dan pembuatan laporan. Sedangkan untuk pencatatan daftar properti dilakukan di komputer dengan menggunakan Microsoft Excel yang diprogram secara sederhana sebagai pendukung untuk melakukan pengecekan ulang dengan pencatatan daftar properti secara manual dan untuk pembuatan laporan daftar properti.
3.5
Prosedur Kerja Yang Sedang Berjalan Adapun prosedur-prosedur kerja yang sedang berjalan pada Ray White Sunter adalah sebagai berikut:
67 3.5.1 Prosedur Mendaftarkan Properti a.
Marketing Executive mencari pemilik properti yang ingin menjual properti mereka atau biasa disebut juga vendor. Bisa dengan cara keliling di daerah sekitar, menyebarkan brosur, koneksi, follow-up, juga iklaniklan di surat kabar dan majalah properti
b.
Kemudian Marketing Executive akan menjelaskan kepada pemilik properti keuntungan-keuntungan jika menggunakan jasa agen properti Ray
White
Sunter
dalam
menjual
propertinya.
Keuntungan-
keuntungannya antara lain: Pemilik properti tidak perlu repot memasarkan propertinya tersebut karena Ray White Sunter lah yang akan memasarkannya secara professional. Dari sisi penjual, dapat menjual dengan harga yang baik. Memudahkan prosedur jual-beli properti. Aman, karena setiap client yang ingin melihat properti akan didampingi oleh salah satu Marketing Executive dari Ray White Sunter. c.
Jika pemilik properti tertarik dan setuju, maka pemilik properti tersebut harus menandatangani kontrak.
d.
Setelah itu, pemilik properti harus menyerahkan fotokopi sertifikat properti kepada Marketing Executive untuk dicek.
e.
Setelah proses pengecekan selesai, maka properti tersebut akan langsung didaftarkan dalam daftar properti yang akan dipasarkan oleh Ray White Sunter.
68 3.5.2 Prosedur Pemasaran Properti. a.
Prosedur pemasaran properti dilakukan dengan cara memasang spanduk bertuliskan agen properti Ray White Sunter, nama Marketing Executive serta nomor telepon yang bisa dihubungi oleh client.
b.
Pemasaran juga dilakukan dengan cara menyebarkan brosur dan memasang iklan di surat kabar dan majalah properti.
c.
Selain itu, para Marketing Executive juga melakukan follow up kepada client-nya.
3.5.3 Prosedur Penjualan Properti. a.
Client yang datang ke kantor Ray White Sunter bisa melihat foto serta spesifikasi properti yang mereka cari pada papan yang dipajang.
b.
Client bersama Marketing Executive akan melakukan survei langsung ke lokasi properti tersebut dan melihat-lihat apakah properti tersebut cocok dengan spesifikasi client.
c.
Jika client tertarik, dapat melakukan penawaran harga properti tersebut melalui agen Ray White Sunter dan Marketing Execuitve akan langsung menyampaikan dan menanyakan kepada pemilik properti tersebut, apakah pemilik properti tersebut setuju dengan penawaran harga dari client.
d.
Jika pemilik properti setuju dengan penawaran harga dari client, client tersebut akan membayar uang muka (DP) sebagai tanda jadi sesuai kesepakatan antara pemilik properti dengan client.
69 e.
Setelah itu, Marketing Executive akan membuat Surat Kesepakatan Jual Beli antara kedua belah pihak dengan cara mengisi Formulir Kesepakatan Jual Beli yang sudah disediakan oleh Ray White Sunter.
f.
Kemudian, pihak pemilik properti dan client menandatangani Surat Kesepakatan Jual Beli. Dalam penandantanganan Surat Kesepakatan Jual Beli ini, kedua belah pihak harus hadir, dan boleh diwakilkan.
g.
Cara pembayaran dapat dilakukan melalui 2 cara, yaitu: Tunai, yaitu client membayar melalui bank yang telah disepakati bersama. Kredit Kepemilikan Rumah (KPR), yaitu client membayar cicilan sebesar yang telah ditentukan dan disepakati bersama dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Ray White Sunter akan membantu dengan memberikan referensi bank-bank yang bekerja sama dengan Ray White Sunter.
h.
Ray White Sunter akan mengecek keaslian surat-surat properti tersebut ke Notaris, dan hasilnya akan diketahui dalam waktu 1-2 hari.
i.
Jika suratnya terbukti asli, maka Notaris akan membuat Akta Jual Beli Properti. Jika terbukti suratnya palsu, atau tidak lengkap, maka transaksi jual-beli properti tersebut akan dibatalkan.
j.
Jika client tersebut membeli properti secara tunai, maka harus segera melunasi sisa pembayaran setelah Akta Jual Beli tersebut dibuat.
k.
Setelah itu, Marketing Executive akan membuat laporan transaksi, dan menyerahkan ke divisi administarasi dan divisi administrasi akan menyerahkannya kepada Principal.
70 3.5.4 Prosedur Penyewaan Properti. a.
Client yang datang ke kantor Ray White Sunter bisa melihat foto serta spesifikasi properti yang mereka cari pada papan yang dipajang.
b.
Client bersama Marketing Executive akan melakukan survei langsung ke lokasi properti tersebut dan melihat-lihat apakah properti tersebut cocok dengan spesifikasi client.
c.
Jika client tertarik, dapat melakukan penawaran harga properti tersebut serta lamanya penyewaan yang diinginkan melalui agen Ray White Sunter dan Marketing Execuitve akan langsung menyampaikan dan menanyakan kepada pemilik properti tersebut, apakah pemilik properti tersebut setuju dengan penawaran harga dari
client serta lamanya
penyewaan. d.
Jika pemilik properti setuju dengan penawaran harga dari client serta lamanya penyewaan, client tersebut akan membayar uang muka (DP) sebagai tanda jadi sesuai kesepakatan antara pemilik properti dengan client.
e.
Setelah itu, Marketing Executive akan membuat Surat Kesepakatan Jual Beli antara kedua belah pihak dengan cara mengisi Formulir Kesepakatan Jual Beli yang sudah disediakan oleh Ray White Sunter.
f.
Kemudian, pihak pemilik properti dan client menandatangani Surat Kesepakatan Jual Beli. Dalam penandantanganan Surat Kesepakatan Jual Beli ini, kedua belah pihak harus hadir, dan boleh diwakilkan.
g.
Ray White Sunter akan mengecek keaslian surat-surat properti tersebut ke Notaris, dan hasilnya akan diketahui dalam waktu 1-2 hari.
71 h.
Jika suratnya terbukti asli, maka Notaris akan membuat Akta Jual Beli Properti. Jika terbukti suratnya palsu, atau tidak lengkap, maka transaksi properti tersebut akan dibatalkan.
i.
Client maka harus segera melunasi sisa pembayaran setelah Akta Jual Beli tersebut dibuat.
j.
Setelah itu, Marketing Executive akan membuat laporan transaksi, dan menyerahkan ke divisi administarasi dan divisi administrasi akan menyerahkannya kepada Principal.
3.6
Activity Diagram Prosedur Kerja Yang Sedang Berjalan Activity Diagram menunjukkan langkah- langkah seperti pendaftaran properti, penjualan properti, penyewaan properti dan pemasaran properti dengan sangat jelas dari satu kondisi ke kondisi berikutnya.
72 3.6.1
Activity Diagram Pendaftaran Properti
Gambar 3.2. Activity Diagram Pendaftaran Properti
73 3.6.2
Activity Diagram Pemasaran Properti
Gambar 3.3. Activity Diagram Pemasaran Properti
74 3.6.3
Activity Diagram Penjualan Properti
Gambar 3.4. Activity Diagram Penjualan Properti
75 3.6.4
Activity Diagram Penyewaan Properti
Gambar 3.5. Activity Diagram Penyewaan Properti
76 3.7
Analisis Strengths, Weaknesses, Opportunities, dan Threats (SWOT)
3.7.1 Pengumpulan Data Berikut ini adalah faktor-faktor yang menjelaskan tentang kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada di Ray White Sunter Kekuatan 1.
Dapat memuaskan kebutuhan clientnya. Ray White dapat mencarikan properti sesuai dengan kriteria yang diinginkan para clientnya.
2.
Banyak jenis properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter. Jenis properti yang ditawarkan Ray White Sunter beraneka ragam, antara lain Rumah, Ruko, Kavling, Gedung, Gudang.
3.
Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya, dimana pelayanan merupakan faktor yang paling penting dalam perusahaan jasa seperti Ray White Sunter.
Tabel 3.1 Faktor Kekuatan Ray White Sunter No
Faktor Kekuatan Perusahaan
S-1
Dapat memuaskan kebutuhan client
S-2
Banyak jenis properti yang ditawarkan Ray White Sunter
S-3
Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya
77 Kelemahan 1.
Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya.
2.
Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif. Data yang didistribusikan masih kacau dan berantakan sehingga kurang efisien dan efektif.
3.
Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan.
Tabel 3.2 Faktor Kelemahan Ray White Sunter No
Faktor Kelemahan Perusahaan
W-1
Masih manual dalam menyimpan data
W-2
Pendistribusian data yang masih kurang efisien
W-3
Laporan yang dihasilkan masih banyak kesalahan
Peluang 1.
Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama, yang dapat membantu orang-orang dalam mencari properti yang sesuai dengan kriteria serta budget mereka.
2.
Banyak
pemilik
properti
mempercayakan
propertinya
kepada
perusahaan jasa seperti Ray White Sunter untuk dipasarkan karena mereka merasa aman dan mudah dalam menjual atau menyewakan propertinya.
78 3.
Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa karena semuanya akan diurus secara profesional.
Tabel 3.3 Faktor Peluang Ray White Sunter No
Faktor Peluang Perusahaan
O-1
Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama
O-2
Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya
O-3
Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat
Ancaman 1.
Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti.
2.
Banyak pesaing dalam industri sejenis. Antara lain seperti: Coldwell Banker, Era Property, Century
3.
Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis. Kemajuan perkembangan teknologi di segala bidang bisnis membuat Ray White Sunter harus mengikuti perkembangan teknologi supaya dapat bersaing dengan perusahaan jasa sejenis lainnya.
79 Tabel 3.4 Faktor Ancaman Ray White Sunter No
Faktor Ancaman Perusahaan
T-1
Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti.
3.7.2
T-2
Banyak pesaing dalam industri sejenis.
T-3
Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis.
Hasil Kuisioner Pembobotan Faktor Eksternal dan Internal Ray White Sunter Langkah selanjutnya adalah menggunakan kuisioner pembobotan faktor internal dan faktor eksternal untuk menentukan bobot faktor internal dan eksternal yang telah dikumpulkan sebelumnya. Faktor internal dan eksternal tersebut akan dibandingkan secara berpasangan. Berikut adalah hasil dari kuisioner pembobotan untuk faktor eksternal dan faktor internal perusahaan. Dengan kriteria bobot 1= 0% - 30%
2= 31% - 50%
3= 51% - 80%
4= 81% – 100%
80 Tabel 3.5 Hasil Kuisioner Pembobotan Faktor Internal Ray White Sunter
No
1 2
3 4 5 6
7 8 9
10
Pilihan S1 S2 S1 S3 S1 W1 S1 W2 S1 W3 S2 S3 S2 W1 S2 W2 S2 W3 S3
12
W1 S3 W2 S3 W3
13
W1 W2
11
14 15
W1 W3 W2 W3
Dapat memuaskan kebutuhan client Banyak jenis pilihan properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter Dapat memuaskan kebutuhan client Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya Dapat memuaskan kebutuhan client Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya. Dapat memuaskan kebutuhan client Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif Dapat memuaskan kebutuhan client Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan Banyak jenis pilihan properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya Banyak jenis pilihan properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya. Banyak jenis pilihan properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif Banyak jenis pilihan properti yang ditawarkan oleh Ray White Sunter Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya. Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya. Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif Masih manual dalam menyimpan data mengenai properti, pemilik, dan para clientnya. Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan Manajemen pendistribusian data masih kurang efisien dan efektif Laporan yang dihasilkan masih sering terjadi banyak kesalahan
Mana yang lebih berpengaruh A/B?
Bobot
A
3
A
4
A
3
A
2
A
4
A
4
B
4
B
2
A
2
B
3
A
2
A
2
A
2
A
4
B
4
81 Tabel 3.6 Hasil Kuisioner Pembobotan Faktor Eksternal Ray White Sunter
No
Pilihan O1
1
O2 O1
2
O3 O1
3
T1 O1 T2 O1 T3
4 5
O2 6
O3 O2
7
T1
8
O2 T2
9
O2 T3 O3
10
T1
11
O3 T2
12
O3 T3
13
T1 T2
14 15
T1 T3 T2 T3
Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya kepada perusahaan jasa Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Banyak pesaing dalam industri sejenis Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya kepada perusahaan jasa Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya kepada perusahaan jasa Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya kepada perusahaan jasa Banyak pesaing dalam industri sejenis Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya kepada perusahaan jasa Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa Banyak pesaing dalam industri sejenis Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat jika membeli properti melalui perusahaan jasa Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti Banyak pesaing dalam industri sejenis Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis Banyak pesaing dalam industri sejenis Perkembangan teknologi yang semakin canggih di segala bidang bisnis
Mana yang lebih berpengaruh A/B?
Bobot
A
2
A
2
A
2
A
4
B
2
B
3
B
4
B
3
B
2
B
3
B
2
A
2
A
2
A
3
A
4
82
3.7.3
Hasil Kuisioner Pemberian Rating Faktor Eksternal dan Internal Ray White Sunter Setelah melakukan pembobotan atas faktor eksternal dan faktor internal maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemberian rating atas faktor eksternal dan internal dengan cara membagikan kuisioner. Faktor eksternal dan internal akan diberikan rating sesuai dengan seberapa besar pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi perusahaan. Perincian rating sebagai berikut: 1 = buruk
2 = rata-rata
3 = sedang
4 = banyak
Tabel 3.7 Pemberian Rating Faktor Eksternal dan Internal Ray White
S1 S2 S3
Sunter
Kekuatan Dapat memuaskan kebutuhan client Banyak jenis properti yang ditawarkan Ray White Sunter Pelayanan yang ramah dalam melayani para clientnya
Kelemahan W1 Masih manual dalam menyimpan data W2 Pendistribusian data yang masih kurang efisien W3 Laporan yang dihasilkan masih banyak kesalahan
O1 O2 O3
T1 T2 T3
Rating 4 3 1 Rating 1 2 3
Peluang Bisnis properti sampai saat ini masih merupakan bisnis yang utama Banyak pemilik properti mempercayakan propertinya Para client juga merasa aman, mudah, dan cepat
Rating 1 2 3
Ancaman Banyak perusahaan jasa sejenis yang berusaha untuk masuk ke dalam industri properti
Rating
Banyak pesaing dalam industri sejenis
Perkembangan teknologi yang semakin canggih
3 2 1
83 3.7.4
Input Data Faktor Eksternal dan Internal Ray White Sunter Setelah data-data yang dibutuhkan sudah dapat terkumpul semua, maka tahap selanjutnya adalah meng-input data tersebut kedalam tabel penentuan bobot dengan perbandingan berpasangan baik untuk faktor internal maupun untuk faktor eksternal. Hasil akhirnya adalah matriks EFAS (External Factor Analysis Summary) dan IFAS (Internal Factor Analysis Summary).
90 3.7.5
Matriks SWOT Nilai total yang dihasilkan dari tabel-tabel diatas yaitu: 2,573931 (IFAS) dan 1,970672 (EFAS) dipergunakan untuk mengetahui posisi relatif Ray White Sunter dibandingkan dengan perusahaan pesaing dan untuk menunjukkan bagaimana strategi perusahaan terhadap faktor-faktor eksternal dan internalnya. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan, dapat dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki perusahaan untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada pada perusahaan. Setelah nilai total diketahui dari tabel IFAS dan EFAS maka disusun diagram SWOT untuk mengetahui posisi relatif perusahaan dibandingkan dengan perusahaan pesaing dengan cara: 1.
Jumlah dari hasil perkalian bobot dan rating pada opportunity dan threat diselisihkan untuk mendapatkan titik Y. Opportunity
= 0,747029
Threat
= 1,223642
Titik Y
= Opportunity – Threat = 0,747029 – 1,223642 = - 0,476613
2.
Jumlah dari hasil perkalian bobot dan rating pada strength dan weakness diselisihkan untuk mendapatkan titik X. Strength
= 1,813762
Weakness
= 0,760169
Titik X
= Strength – Weakness = 1,813762 – 0,760169 = 1,053593
91 Jadi posisi relatif untuk Ray White Sunter terletak pada koordinat (1,053593; -0,476613) yaitu pada kuadran kedua di mana perusahaan memiliki strength dan threat sehingga perusahaan harus dapat memanfaatkan kekuatan tersebut untuk mengatasi ancaman yang ada. Untuk itu diperlukan strategi yang tepat untuk dapat mendukung pertumbuhan perusahaan. Opportunity
0,1053593
Weakness
Strength
- 0,476613
Mendukung strategi diversifikasi
Threat
Gambar 3.6 Posisi Relatif Ray White Sunter
Dari hasil evaluasi menggunakan matriks SWOT, maka dapat didapat strategi yang dapat digunakan oleh perusahaan.
92 Tabel 3.14 Matriks SWOT Hasil Penelitian Strength ( S)
Weakness (W)
1. Mampu mencarikan
1. Masih manual dalam
properti yang
menyimpan data
diinginkan client
2. Pendistribusian data
2. Banyak jenis properti
masih kurang efisien
3. Pelayanan yang ramah
3. Laporan yang dihasilkan masih banyak kesalahan
Opportunity (O)
Strategi SO
Strategi WO
1. Bisnis properti sampai saat ini masih yang
•
utama 2. Banyak pemilik
Lebih meningkatkan mutu
•
Menyajikan laporan
pelayanan yang ramah,
tentang kriteria properti
dan juga mencarikan
yang diinginkan clientnya
properti
properti yang diinginkan
mempercayakan
clientnya sehingga client
propertinya
merasa mudah dan cepat
3. Para client juga merasa mudah, aman, dan cepat Threat (T) 1.
3.
Strategi WT
Banyak pesaing dalam industri sejenis
2.
Strategi ST •
Mempercepat pelayanan
•
Lebih meningkatkan
Banyak usaha sejenis
dengan penggunaan
penggunaan teknologi
yang ingin masuk ke
sistem basis data yang
untuk mengatasi masalah
dalam industri properti
terintegrasi dalam
pembuatan laporan dan
Perkembangan
memberikan pelayanan
pendistribusian data
teknologi yang
kepada para clientnya.
semakin canggih
•
Mengikuti perkembangan teknologi yang semakin canggih, agar dapat menang bersaing dengan perusahaan sejenis.
93 3.8
Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang ada dan masukan dari wawancara yang telah dilakukan maka didapatkan point-point masalah yang dihadapi Ray White Sunter adalah sebagai berikut: 1. Data yang ada belum terintegrasi, sehingga sulit dijadikan sebagai bahan analisa dalam mengevaluasi proses bisnis yang terjadi dan kurang mendukung pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan. 2. Adanya perulangan atau duplikasi (redudancy data) dalam memasukkan data properti. Masih adanya perulangan dalam menginput data properti yang didapat dari Marketing Executive yang satu dengan Marketing Executive yang lain. Divisi Administrasi harus mengecek satu persatu apakah data tersebut sudah diinput atau belum berdasarkan spesifikasi yang didapat. 3.
Tingkat keamanan basis data yang kurang memadai, terutama dalam pemberian akses kepada pengguna atau user.
3.9
Usulan Pemecahan Masalah 1. Merancang sistem basis data yang terintegrasi untuk pengelolaan data secara terkomputerisasi sehingga data-data yang didapat dapat saling berhubungan dan mempengaruhi, dan dapat secara otomatis mengupdate data-data yang diinput dan menyediakan fasilitas pembuatan laporan yang dapat membantu pihak manajemen sehingga lebih mudah dan cepat, serta meningkatkan keefisienan dan keefektifan pencarian data dalam menunjang kegiatan bisnis perusahaan.
94 2. Menempatkan constraint primary key dan foreign key pada masing-masing tabel di dalam basis data. 3. Memberikan user authentification untuk menjaga akses ke dalam basis data, memberikan keamanan terhadap data dari kehilangan, kerusakan ataupun pencurian dan segala kecurangan yang mungkin terjadi.
3.10
Perencanaan Basis Data (Database Planning)
3.10.1 Mision statement aplikasi basis data Ray White Sunter Kegunaan aplikasi basis data Ray White Sunter adalah: a.
memungkinkan fasilitas kerjasama dan pertukaran informasi antar divisi Ray White Sunter.
b.
meningkatkan pelayanan kepada client dengan memberikan Marketing Executive kemudahan, kecepatan, dan keakuratan dalam memperoleh dan mencari data dan informasi yang diperlukan.
c.
memberikan kemanan terhadap data dari kehilangan, kerusakan, ataupun pencarian dan segala kecurangan yang mungkin terjadi.
d.
memelihara data yang ada maupun data yang baru diinput serta kemudahan dalam pengolahan data tersebut dalam rangka mendukung kegiatan bisnis perusahaan.
3.10.2 Mision objectives aplikasi basis data Ray White Sunter - Untuk memelihara ( input, update, delete) data Client - Untuk memelihara ( input, update, delete) data Properti - Untuk memelihara ( input, update, delete) data Karyawan
95 - Untuk memelihara ( input, update, delete) data Pemilik/ Vendor - Untuk memelihara (input, update, delete) data Pilihan - Untuk memelihara (input, update, delete) data Bank - Untuk memelihara (input, udpate, delete) data Notaris - Untuk memelihara ( input, update, delete) data Kesepakatan Jual Beli - Untuk memelihara (input, update, delete) data Surat Kabar - Untuk mencari data Client yang membeli/ menyewa properti, berdasarkan kode client - Untuk mencari data Properti yang dijual/ disewakan oleh Ray White Sunter, berdasarkan kode properti atau alamat properti - Untuk mencari data Pemilik/ Vendor yang menitipkan propertinya pada Ray White Sunter, berdasarkan kode pemilik atau nama pemilik - Untuk menghasillkan Laporan Transaksi - Untuk menghasilkan Laporan Daftar Properti Terjual atau Tersewa - Untuk menghasilkan Laporan Daftar Properti per Alamat - Untuk menghasilkan Laporan Daftar Properti per Marketing Executive - Untuk menghasilkan Laporan Komisi per Marketing Executive
3.11
Pendefinisian Sistem (System Definition)
3.11.1 Mendefinisikan Batasan Sistem (Systems Boundary) Selama tahap ini dilakukan survei, mempelajari dan melakukan pencatatan dokumen perusahaan dan wawancara secara lebih jauh dengan users dan menganalisa setiap data yang telah dikumpulkan untuk mendefinisikan ruang
96 lingkup class batasan dari aplikasi basis data yang ada dan user views utamanya atau kebutuhan user yang utama terhadap sistem basis data.
Client
Keuangan
Marketing Executive
Administrasi
Principal
Manager
Pemilik/ Vendor Gambar 3.7 Systems Boundary Ray White Sunter 1. Pemilik/ Vendor menitipkan propertinya kepada Ray White Sunter melalui Marketing Executive. 2. Marketing Executive mendaftarkan properti Pemilik/ Vendor dan status propertinya telah terdaftar. 3. Marketing Executive memberikan data mengenai properti yang diberikan Pemilik/ Vendor tersebut kepada divisi Administrasi untuk dimasukkan ke dalam basis data. 4. Client memberi tahukan kriteria properti yang mereka inginkan kepada Marketing Executive.
97 5. Marketing Executive melakukan pengecekan apakah terdapat properti sesuai dengan kriteria yang dicari. Jika terdapat properti yang dicari sesuai kriteria, maka Marketing Executive bersama dengan client akan melakukan survei langsung ke lokasi properti. Sebelumnya client harus mengisi data client untuk memudahkan pemberitahuan informasi mengenai properti. Jika tidak terdapat properti yang dicari sesuai dengan kriteria, maka client akan dihubungi kembali oleh Marketing Executive jika nanti sudah ada properti yang cocok. 6. Jika client tertarik dengan properti yang ditawarkan, maka client dapat melakukan negosiasi harga kepada pemilik/ vendor, dengan Marketing Executive sebagai perantaranya. 7. Divisi Keuangan akan mengurus segala pembayaran transaksi yang terjadi dan akan menyerahkan laporan kepada divisi Administrasi. 8. Divisi Administrasi akan menyerahkan semua laporan transaksi penjualan dan penyewaan kepada Manager 9. Manager akan membuat laporan transaksi penjualan dan penyewaan, dan laporan komisi untuk diserahkan kepada Principal.
98 Mendefinisikan Pandangan Pengguna Tabel 3.15 Major user views untuk aplikasi basis data Ray White Sunter Access Type Maintain Master_Properti Query Report Maintain Master_Karyawan Query Report Maintain Master_Pemilik/ Query Vendor Report Maintain Master_Client Query Report Maintain Master_Surat_Kabar Query Report Maintain Master_Bank Query Report Maintain Master_Notaris Query Report Maintain Pilihan Query Report Maintain Kesepakatan_Jual_Beli Query Report Data
Principal Administrasi
X
X X X X X X X X
X
X X X X
Marketing Executive X
Manager Keuangan X
X X
X
X X
X
X
X X
X
X
X
X X
X
X
X
X X
X
X
X
X X
X
X
X
X X
X
X X
X X X
X X
X X
99 Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan Informasi Analisis dan pengumpulan kebutuhan informasi dilakukan untuk mengidentifikasi secara jelas data apa saja yang perlu disimpan di dalam basis data dan informasi apa yang akan dihasilkan oleh basis data untuk memenuhi kebutuhan informasi pada perusahaan.
3.12.1 Spesifikasi Kebutuhan User (User's Requirements Specification) Adapun kebutuhan user yang telah diidentifikasi dari Ray White Sunter adalah: •
Membutuhkan informasi tentang data pemilik / vendor untuk memudahkan perusahaan di dalam mencari informasi mengenai pemilik / vendor
•
Membutuhkan informasi tentang data client untuk memudahkan perusahaan di dalam mencari informasi mengenai client.
•
Membutuhkan informasi properti untuk memudahkan perusahaan di dalam mencari informasi mengenai properti, seperti alamat properti dan harga.
•
Data
mengenai
pendaftaran
properti
perlu
disimpan
untuk
memberikan informasi pada Ray White Sunter mengenai adanya tambahan properti yang didaftarkan. •
Data
mengenai
pengeluaran
properti
perlu
disimpan
untuk
memberikan informasi pada perusahaan mengenai properti mana saja yang telah terjual / tersewa.
100 •
Data mengenai kesepakatan jual beli dibutuhkan oleh Ray White Sunter
untuk
mendapatkan
informasi
mengenai
kesepakatan
penjualan/ penyewaan. •
Data mengenai surat kabar dibutuhkan oleh Ray White Sunter untuk mendapatkan informasi tentang surat kabar yang mengiklankan properti.
•
Data mengenai bank dibutuhkan oleh Ray White Sunter untuk mendapatkan informasi tentang bank-bank yang bekerja sama dengan Ray White Sunter.
•
Data mengenai notaris dibutuhkan oleh Ray White Sunter untuk mendapatkan informasi tentang notaris yang menangani penjualan atau penyewaan properti.
3.12.2 Spesifikasi Kebutuhan Sistem (System Requirement Specification) Initial Database Size 1. Ada sekitar 30 Marketing Executive yang bekerja pada Ray White Sunter 2. Ada sekitar 300 Properti yang tersedia di Ray White Sunter 3. Ada sekitar 200 Pemilik Properti yang menitipkan propertinya pada Ray White Sunter 4. Ada sekitar 400 Client di Ray White Sunter 5. Ada sekitar 1000 Kesepakatan Jual Beli di Ray White Sunter 6. Ada sekitar 10 Surat Kabar yang mengiklankan properti Ray White Sunter
101 Database Growth 1. Sekitar 100 Properti baru ditambahkan ke dalam basis data setiap 1 bulan 2. Sekitar 50 Pemilik Properti baru ditambahkan ke dalam basis data setiap 1 bulan 3. Sekitar 30 Properti dihapus dari basis data karena telah terjual/ tersewa setiap 1 bulan 4. Sekitar 50 Client baru ditambahkan ke dalam basis data setiap hari 5. Sekitar 50 Kesepakatan Jual Beli ditambahkan ke dalam basis data setiap 1 bulan 6. Sekitar 5 Surat Kabar mengiklankan properti setiap 1 minggu
Networking and Shared Access Requirement Basis data yang dibuat harus dapat terintegrasi dengan baik antar 3 bagian di dalam Ray White Sunter. yaitu bagian pendaftaran properti, bagian penjualan properti, dan bagian persediaan properti. Security a. Basis data harus terproteksi dengan password. b. Setiap karyawan harus diberikan hak akses yang terbatas terhadap basis data yang sesuai dengan jabatan masing-masing di perusahaan. c. Basis data harus menerapkan sistem trace atau sistem log agar dapat dilakukan pelacakan bilamana terjadi peristiwa yang tidak terduga seperti pencurian data, pemalsuan data, kehilangan privasi, kehilangan integritas data, dan lainlain.
102 d. Setiap karyawan Ray White Sunter yang bersangkutan saja yang boleh melihat data-data yang sesuai dan berkaitan untuk mendukung penyelesaian pekerjaan karyawan tersebut.
Backup and Recovery Basis data harus di-backup setiap satu hari sekali.
