BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN TUJUAN SISTEM
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Imora Motor (Istana Mobil Raya) didirikan pada tanggal 6 September 1964, dengan akte Notaris Lumban Tobing SH, di Jakarta. PT. Imora Motor pada awalnya bergerak dibidang perbengkelan otomotif. Pada tahun 1960 PT. Imora Motor diangkat menjadi Agen Tunggal Mobil Honda untuk seluruh Indonesia yang bergerak di bidang perbengkelan dan spare part khusus mobil Honda. Sejalan dengan perkembangan otomotif di Indonesia, PT. Imora Motor benarbenar terjun ke dalam dunia otomotif dengan membangun pabrik perakitan (assembling line) bulan Februari 1975 yang beralokasi di Jl. Laks. Muda Yos Sudarso Sunter II Jakarta Utara.
Pabrik perakitan industri otomotif ini didirikan dengan nama PT.
Prospect Motor. Sejak bulan April 1975 PT. Prospect Motor resmi menjadi assembler dan Agen Tunggal khusus untuk mobil-mobil merek Honda. Sedangkan PT. Imora Motor di tunjuk sebagai Distributor Tunggal (Sole Distributor) atau penyalur tunggal seluruh Indonesia. Pada mulanya kantor pusat PT. Imora Motor belokasi di JL. P. Jayakarta nomor : 7, Jakarta Pusat.
Kemudian pada tahun 1986, lokasi kantor pusat dipindahkan ke
Gedung Imora, Jl. P. Jayakarta no. 50, Jakarta Pusat yang diperuntukan sebagai show room dan service station.
55
56 Sedangkan untuk spare parts-nya PT. Imora Motor bertindak sebagai importir, yaitu memasukan spare parts mobil Honda dari Jepang melalui Kanematsu Gosho ke Indonesia. Selain sebagai importir, juga bertindak sebagai penjual, yaitu melakukan penjualan kepada dealer melalui main dealer berdasarkan permintaan pesanan dan kemampuan menjual masing-masing dealer, melakukan penjualan melalui jasa perbaikan mobil (service) juga melakukan penjualan secara langsung ke konsumen. PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor berada di bawah naungan Honda Motor Co. Japan. Pada tahun 1998, PT. Propect Motor dan PT. Imora Motor bergabung dengan Honda Motor Co. Japan menjadi PT. Honda Prospect Motor sebagai assembler dan distributor sedangkan PT. Imora Motor berubah menjadi main dealer. Adapun tipe-tipe mobil merek HONDA yang pernah maupun yang masih sedang dipasarkan oleh PT. Imora Motor adalah sbb : a)
Kendaraan niaga (commercial cars), terdiri dari : Honda TN-360 (tidak dipasarkan lagi). Honda LN-360 (tidak dipasarkan lagi).
b)
Kendaraan penumpang (passenger cars), terdiri dari : Honda N-360 (tidak diproduksi lagi). Honda Life (tidak diproduksi lagi). Honda Civic : Civic Excellent (tidak diproduksi lagi). Wonder SB-3, SB-4 (tidak diproduksi lagi). Grand Civic Saloon (tidak diproduksi lagi). Grand Civic Nouva (tidak diproduksi lagi).
57 Genio dan Estillo (tidak diproduksi lagi). Civic Ferio (tidak diproduksi dan dipasarkan). New Civic (masih diproduksi dan dipasarkan). Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). Accord I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). Stream I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). City I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). CRV I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). Odyssey I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). New Honda Jazz I-DSI dan Vtec (masih diproduksi dan dipasarkan). Setelah menjual mobil-mobil Honda, PT. Imora Motor (dealer) menjual jasa perbaikan dan perawatan mobil (bengkel dan service station) dan juga menyediakan suku cadang (spare parts), baik yang asli (import) maupun produksi lokal. Hal-hal tersebut dilakukan untuk menunjang pelayanan purna jual (after sales service) setelah terjadinya transaksi penjualan dengan konsumen.
3.2 Struktur Organisasi
58 Dewan Komisaris
Vice President Advisor Operational Director
Corporate Secretary HRD
Finance Director
Administration
Finance & Acc
General Manager
IT Division
Marketing Division
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Imora Motor Sumber : PT Imora Motor
Service Division
59 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris ( Board of Commisioner ) Tugas dan wewenang Dewan Komisaris antara lain : 1. Menetapkan tujuan dan misi perusahaan. 2. Mengawasi dan mengevaluasi kebijakan Vice President dalam menjalankan rencana kerja. 3. Mengawasi kegiatan operasi perusahaan agar sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan. 4. Mengawasi pekerjaan Vice President. 5. Mengawasi dan menjaga agar ketentuan-ketentuan dalam anggaran dasar perusahaan ditaati dan dijalankan dengan tertib. 6. Me-review laporan yang dibuat oleh Vice President untuk dibahas dalam RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham) dan melakukan evaluasi hasil kerja perusahaan.
Vice President Tugas dan wewenang dari seorang vice president antara lain : 1. Membuat dan menentukan garis kebijaksanaan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. 2. Menyusun rencana kerja perusahaan sesuai dengan garis besar kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan oleh Dewan Komisaris. 3. Bertanggung jawab atas kegiatan operasi perusahaan dan kelancaran manajemen yang harus dilaporkan kepada Dewan Komisaris pada RUPS.
60 4. Menyampaikan laporan mengenai keadaan perusahaan setiap tahunnya kepada Dewan Komisaris sebagai wakil dari para pemegang saham. 5. Melaksanakan pengawasan dan mengkoordinir tugas-tugas serta kegiatan-kegiatan dari perusahaan yang akan dilaksanakan oleh karyawan. 6. Memiliki wewenang untuk mengangkat, mengawasi dan memberhentikan General Manager serta Manager. 7. Mengkoordinir dan mengadakan pengawasan tugas General Manager serta Manager dalam menjalankan aktivitas perusahaan serta terhadap kegiatan perusahaan. 8. Berwenang untuk menyetujui dan membatalkan segala kegiatan perusahaan.
Advisor Tugas dan wewenang dari seorang Advisor, antara lain : 1. Memberikan saran untuk pengambilan keputusan dalam kegiatan operasional perusahaan 2. Menjembatani hubungan-hubungan yang tidak dapat ditangani oleh Operational Director.
Operational Director. Tugas dan wewenang dari seorang Operational Director : 1. Merencanakan dan menyusun kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan. 2. Mengawasi dan mengevaluasi seluruh pelaksanaan serta hasil pelaksanaan pekerjaan yang berada di bawah wewenangnya.
61 Corporate Secretary Tugas dan wewenang dari seorang Corporate Secretary : 1. Membantu Operational Director dalam mengurus tugas-tugas perusahaan. 2. Menyiapkan kebutuhan-kebutuhan dalam rapat misalnya alat-alat tulis dan menyusun laporan hasil rapat. 3. Menerima tamu dan telepon untuk Operational Director. 4. Membuat surat-surat berdasarkan instruksi dari Operational Director.
HRD Tugas dan wewenang dari seorang HRD Manager : 1. Mengkoordinir kegiatan personalia perusahaan. 2. Mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan kepada karyawan. 3. Memotorisasi penerimaan karyawan baru. 4. Menyelesaikan masalah-masalah yang berkaitan dengan karyawan. 5. Menjalin hubungan yang baik dengan Departemen Tenaga Kerja dan aparat pemerintah terkait. 6. Mengangkat, menempatkan dan mengurus pemberhentian karyawan. 7. Membuat laporan yang berhubungan dengan personalia.
Finance Director Tugas dan wewenang Finance Director: 1. Memonitor dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa, mengawasi arus kas masuk, keluar dan memonitor saldo bank perusahaan serta posisi pinjaman bank.
62 2. Menyediakan dana untuk kepentingan biaya rutin, dan hal-hal lain yang bersangkutan dengan keuangan. 3. Mengelola dana yang tersedia supaya kebutuhan operasional perusahaan dapat terpenuhi dan dilaksanakan secara efisien. 4. Berwenang untuk menyetujui dan menolak setiap pengeluaran cek, giro atau uang tunai yang diajukan oleh bagian Finance & Accounting atau karyawan lainnya. 5. Berwenang untuk menandatangani cek, giro, voucher, bukti penerimaan kas dan bank serta bukti pengeluaran kas dan bank. 6. Berwenang untuk menyetujui, menolak dan menandatang ani setiap penyusunan anggaran keuangan yang disampaikan oleh bagian Finance & Accounting. 7. Bertanggung jawab terhadap penyimpanan buku cek, giro dan surat-surat berharga lainnya. Finance Director membawahi 2 (dua) bagian, yaitu : i. Administration 1. Membukukan transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan perusahaan. 2. Membuat laporan dari seluruh kegiatan perusahaan secara periodik.
ii. Finance & Accounting 1. Bertanggung jawab atas cash flow perusahaan. 2. Bertanggung jawab atas pengumpulan piutang perusahaan. 3. Bertanggung jawab atas kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan bank dan hutang perusahaan. 4. Menyimpan invoice sampai jatuh tempo.
63 5. Memeriksa dokumen pembayaran dan menyimpan dokumen serta data-data yang berhubungan dengan keuangan. 6. Berwenang memberikan perintah untuk pengeluaran uang berdasarkan persetujuan Finance Director. 7. Bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data akuntansi. 8. Berwenang untuk memeriksa kebenaran pencatatan transaksi akuntansi berdasarkan bukti-bukti pendukung. 9. Mengusulkan pengembangan dan penyesuaian sistem akuntansi yang digunakan. 10. Melaporkan setiap pekerjaan kepada Finance Director. 11. Merencanakan, menetapkan dan memelihara sistem akuntansi keuangan dan prosedur-prosedurnya. 12. Memastikan bahwa seluruh piutang usaha dapat tertagih tepat waktu.
General Manager Tugas dan wewenang seorang General Manager, antara lain : 1. Ikut menghadiri rapat planning bersama dengan manajer lainnya. 2. Mengawasi seluruh aktivitas perusahaan. 3. Menerima dan menganalisa laporan dari setiap manajer bagian yang dibawahinya. General manager membawahi 3 (tiga) bagian, yaitu : i. IT Division 1. Membangun sistem aplikasi yang diperlukan oleh perusahaan 2. Me-maintenance data perusahaan. 3. Menjembatani hubungan antara user dengan aplikasi.
64
ii. Marketing Division 1. Melakukan perencanaan pemasaran. 2. Mengawasi dan menganalisa pelaksanaan kegiatan pemasaran. 3. Menyiapkan rencana dan menyelenggarakan penelitian serta kajian situasi pasar terhadap unggulan maupun bukan unggulan dengan melakukan perbandingan terhadap perusahaan yang sejenis. 4. Menyiapkan kebijakan dan pengendalian teknik pemasaran sesuai dengan prospek perkembangan situasi pasar maupun selera konsumen. 5. Memonitor surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan dengan ruang lingkup bidangnya.
iii. Service Division 1. Melakukan perbaikan terhadap mobil-mobil yang rusak 2. Melakukan pemeriksaan terhadap mobil-mobil yang baru masuk dari HPM. 3. Mempersiapkan mobil-mobil yang diperlukan untuk suatu event tertentu yang diadakan oleh perusahaan.
3.4 Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan Prosedur sistem penjualan, pembelian dan persediaan yang sedang berjalan pada PT. Imora Motor adalah : 1. Prosedur Penjualan a. Prosedur penjualan
65 PT Imora Motor menerima pemesanan mobil dari dealer-dealer melalui email beserta dengan data customer yang memesan yang kemudian diurus pembuatan STNK dan BPKB. Pemesanan kemudian ditindaklanjuti oleh bagian gudang dengan melihat apakah mobil yang diminta tersedia atau tidak. Bila tidak tersedia maka bagian gudang akan melakukan pembelian ke Honda Prospect Motor (HPM). Bila mobil yang diminta tersedia kemudian akan diberitahukan ke bagian distribusi yang kemudian akan mengeluarkan distribution order (DO) sebanyak 2 (dua) rangkap dengan rincian sebagai berikut: 1. Lembar pertama akan diberikan kepada bagian gudang. 2. Lembar kedua akan diberikan kepada bagian distribusi yang kemudian akan memberikan ke dealer yang bersangkutan. DO yang diberikan kepada bagian gudang akan digunakan untuk mencocokkan tipe dan warna mobil serta untuk memberitahukan kemana mobil tersebut harus dikirim. Kemudian DO tersebut akan diberikan kepada bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman. Bagian gudang kemudian akan mengeluarkan surat jalan (SJ) sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai berikut: 1. Lembar pertama akan diserahkan ke Divisi Accounting. 2. Lembar kedua akan diserahkan ke dealer. 3. Lembar ketiga akan diserahkan ke HPM. b. Prosedur pembayaran Dari bagian accounting kemudian akan dikeluarkan debit nota (DN) sebanyak 4 (empat) rangkap dengan rincian sebagai berikut:
66 1. Lembar pertama akan diberikan kepada Divisi Finance. 2. Lembar kedua akan diberikan kepada bank yang bekerja sama. 3. Lembar ketiga akan diberikan kepada dealer. 4. Lember keempat akan diberikan ke bagian pajak. Setelah Debit Nota diterima oleh bagian pajak, selanjutnya pihak pajak akan mengeluarkan Faktur Pajak (FP) sebanyak 2 (dua) rangkap dengan rincian : 1. Lembar pertama akan diberikan kepada dealer sebagai pembeli. 2. Lembar kedua akan diberikan ke finance. Pembayaran dilakukan oleh bank (yang ditunjuk oleh dealer tersebut), setelah jatuh tempo bank akan mendebet secara otomatis rekening dealer sesuai dengan jumlah tagihan tertera di Debit Nota dan setelah itu bank akan mengirimkan surat mutasi, Divisi Finance kemudian akan mengecek mutasi yang telah terjadi di buku bank dan mencocokan dengan debit nota dan Faktur Pajak, dan kemudian akan mengeluarkan kwitansi sebanyak 3 (tiga) rangkap dengan rincian sebagai berikut: 1. Lembar pertama sebagai tanda bukti pembayaran kepada dealer. 2. Lembar kedua akan dijadikan arsip. 3. Lembar ketiga tetap dipegang oleh Divisi Finance.
2. Prosedur Pembelian a. Prosedur pembelian
67 Pembelian dapat terjadi dikarenakan ada 2 (dua) peristiwa, pertama HPM menawarkan sejumlah mobil yang telah diproduksi kepada PT. Imora Motor melalui email kepada bagian distribusi, PT. Imora Motor kemudian menyetujui untuk mengambil sesuai dengan jumlah penawaran yang ada atau hanya sebagian dari jumlah yang ditawarkan sesuai dengan prediksi penjualan sebelumnya. Kedua karena adanya permintaan dari dealer dan PT. Imora Motor tidak memiliki persediaan akan mobil tersebut sehingga pihak distribusi PT. Imora Motor mengirim email kepada HPM untuk permintaan pembelian mobil bila HPM memiliki persediaan. Bila salah satu dari kedua hal tersebut terjadi maka HPM kemudian akan mengirim mobil sesuai dengan jumlah dan tipe yang diminta ke gudang PT. Imora Motor. Setelah tiba di gudang dan dicek, bila benar pihak gudang akan mengirim fax laporan penerimaan ke kantor Imora untuk pemberitahuan, bila tidak sesuai atau mobil belum tiba maka pihak gudang akan memberitahu kantor Imora dan kemudian bagian distribusi akan menanyakan kembali ke pihak HPM melalui email. Setelah mobil tiba di Gudang PT. Imora Motor, HPM menyerahkan Surat Jalan (SJ) yang datanya akan digunakan oleh 3 (tiga) bagian yaitu bagian IT (untuk penambahan
data
persediaan
gudang),
bagian
distribusi
(untuk
pencocokan dengan laporan penerimaan dari gudang) dan Divisi Accounting. b. Prosedur pembayaran
68 Accounting kemudian akan membuatkan invoice sesuai dengan surat jalan yang diterima. Invoice yang dibuat sejumlah 2 (dua) rangkap dengan rincian sebagai berikut: 1. Lembar pertama ditujukan untuk Divisi Finance. 2. Lembar kedua untuk diberikan kepada dealer bila mobil diambil oleh dealer. Bagian pajak kemudian membuatkan Faktur Pajak sebanyak 2 (dua) rangkap, dengan rincian sebagai berikut : 1. Lembar pertama untuk Divisi Finance. 2. Lembar kedua akan diberikan kepada HPM. Finance kemudian akan membayar ke bank yang bekerja sama dan bukti penyetoran ke bank akan disimpan sebagai arsip perusahaan.
3. Proses Retur Penjualan Retur penjualan terjadi ketika ada dealer yang membutuhkan unit mobil dan persediaan unit tersebut tidak tersedia di Gudang PT. Imora Motor sedangkan HPM tidak memiliki persediaan dan tidak mampu untuk memenuhi permintaan produksi. Tetapi permintaan dari customer sangat mendesak dan dealer lain memiliki unit tersebut yang statusnya masih belum terjual. Retur dilakukan antara 2 (dua) dealer tersebut (dealer pemohon dengan dealer pengirim), setelah mobil sampai di dealer pemohon, dealer pengirim kemudian akan mengeluarkan nota retur yang dikirimkan kepada PT. Imora Motor. Bagian distribusi kemudian akan melihat apakah mobil yang diretur tersebut statusnya sudah dibayar, atau belum bayar tetapi sudah disetorkan
69 pajaknya atau belum sama sekali. Jika statusnya belum sama sekali maka bagian distribusi akan membatalkan surat jalan, Divisi Accounting akan membatalkan Debit Nota, bagian pajak akan membatalkan Faktur Pajak, dan Divisi IT akan meng-update database (unit tersebut menjadi stok PT. Imora Motor). Jika statusnya sudah dibayar maka akan disampaikan ke Divisi Finance untuk mengembalikan uang yang telah dibayar, bisa dilakukan dengan cara giro, atau transfer. Bukti tersebut kemudian akan dikirimkan ke dealer pengirim, dan Divisi IT kemudian akan meng-update Basis Data-nya. Jika statusnya belum bayar tetapi pajak telah dibayar maka bagian finance akan mengembalikan uang yang telah dibayarkan dealer pengirim ke kantor pajak, dan Divisi Accounting akan membatalkan Debit Nota, setelah itu Divisi IT akan meng-update Basis Data-nya. Setelah proses retur oleh dealer pengirim selesai, PT. Imora Motor akan menjalankan prosedur penjualan kepada dealer penerima.
3.5 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan
70
Penjualan
Gudang
Distribusi
Dealer
Pembelian
HPM
Ekspedisi
Accounting
FInance
Bank
Pajak
IT
Retur Dealer Pengirim Dealer Penerima
Mulai
Mulai 1
Menerima pesanan
2
Menawark an mobil
2
DO
ada
Cek barang
7
Pengiriman mobil
N
tidak ada
1
DO
4
5
3
tidak sama
6 2
SJ
Menentukan jumlah pem belian
2 1
DO
3
SJ
Membuat DO
N
N 8
Cek barang
Cek barang
1
sama 5
2
Mengambil sejumlah mobil
ada
tidak 3
Memutuskan membeli Mengirim DO
Membuat SJ
6
3
7
2
SJ
1
4
1
Menerima penawaran
3
Pengiriman mobil
2 8
N
71
Penjualan
Gudang
Distribusi
2
Dealer
Pembelian
3
Mengusulkan retur
3
DN
Accounting
SJ
2
FP
FInance
DN 1
memberitahu dealer lain
4 3
12
17
FP
2
Melakukan pendebetan
Retur
23
22
Mengeluar kan FP
menerima permintaan retur
Menerima usul retur
N
Meminta pengiriman mobil
N
2
FP
Membuat surat mutasi
15
9
Membuat laporan
penambahan data stok
2
10
1
4
DN
1
23
FP
10
DN
14
2
DN
IT
1
N
13
Pajak
9
Membuat DN N
Bank
Dealer Pengirim Dealer Penerima
1
22
Menerima mobil
Cek barang
Ekspedisi
21
11
Menerima DO
HPM
1
Mengirim mobil 14
13 11
surat mutasi surat mutasi Mengirim nota retur
20
N
laporan
12 16
kwitansi
laporan
5 3
kwitansi
1
FP
N 2
Invoice
N
16
1
19
1
SJ
19
17
18
Invoice
N
N
Selesai
2
Invoice
Pencocokan dengan18 laporan
diberikan bila mobil dibeli dealer
2
2
Membuatkan invoice Menerima SJ
Mengurus Menerima pembelian mobil ke PT Imora
Mengeluar kan FP
15
Mengeluarkan kwitansi
18
Menerima mobil
1
Meminta bag. pajak untuk membuat FP
20
4
1
21
N
72
Gudang
Distribusi
Dealer
Pembelian
HPM
Ekspedisi
Accounting
FInance
26
4
Bank
Pajak
IT
Retur Dealer PengirimDealer Penerima
5
Lihat status bayar mobil lunas
27
31
Membatalkan DN
FP
1
Membatalkan FP
Baru hanya membayar pajak
25
N update database
29
6 Membatalkan SJ
Menerima bukti
Melakukan pembayaran
27
belum bayar
Penjualan
Mengeluarkan bukti transfer Membatalkan DN
Selesai
bukti 32 26 32
dijadikan arsip
update database
Selesai
Selesai
28
29
Pengembalian uang pajak
30
Melakukan pembayaran
Mengirim bukti Mengeluarkan ke dealer bukti pengirim transfer 31
bukti 30
73
Penjualan
Gudang
Distribusi
Dealer
Pembelian
HPM
Ekspedisi
Accounting
FInance
Bank
Pajak
IT
Retur Dealer PengirimDealer Penerima
6 33
33
Pengembalian uang pajak
update database Melakukan pembayaran
Mengeluarkan bukti transfer
bukti
Mengirim bukti ke dealer pengirim 34
Gambar 3.2 Diagram sistem yang berjalan
Selesai
34
Menerima bukti
N
74
3.6 Analisis Kebutuhan Data Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Data Penjualan user
Persediaan
Penerimaan
Distribusi
Hutang
Piutang
Memerlukan
Memerlukan
laporan
laporan
hutang PT
piutang PT
Imora Motor
Imora Motor
Pajak
entiti Memerlukan Memerlukan Memerlukan
Memerlukan
laporan laporan
laporan
laporan
distribusi penerimaan mobil
Marketing penjualan per
persediaan mobil
hari
(ter- fix)
yang telah ke gudang (terdilakukan per fix) periode Memerlukan
Memerlukan
Memerlukan laporan
Accounting &
laporan
laporan penerimaan mobil
Finance
penjualan per
persediaan mobil
hari
(ter- fix)
ke gudang (terfix) Pajak
Memerlukan
75
laporan setoran pajak yang telah dilakukan per bulan Memerlukan Memerlukan Memerlukan Memerlukan
Memerlukan
laporan
laporan
laporan laporan
Memerlukan
Memerlukan
distribusi
laporan
laporan
laporan IT
setoran
penerimaan mobil penjualan per
persediaan mobil
pajak yang yang telah
hutang PT
piutang PT
dilakukan per
Imora Motor
Imora Motor
ke gudang (terhari
(ter- fix)
telah
fix)
dilakukan periode per bulan
76 Tabel 3.2 Permintaan Mobil dari Dealer ke HJC (Honda Jakarta Center) Main Dealer Juli - Oktober 2006 No
Dealer
1 Honda Jakarta Center 2 Honda Autoland 3 Honda Bintaro 4 Honda Sunter 5 Honda Inti Karya Megah 6 Honda Fatmawati 7 Honda Pondok Indah 8 Honda Kebon Jeruk 9 Honda Daan Mogot 10 Honda Hasyim Ashari 11 Honda Jaya Niaga 12 Honda Mandiri Bogor 13 Honda Mugen 14 Honda Cakra Pangukir 15 Honda Permata Hijau 16 Honda Pluit 17 Honda Union Jaya 18 Honda Tebet 19 Honda Megatama 20 Honda Tendean 21 Honda Prima 22 Honda Union Serpong 23 Honda Automall 24 Honda Cibubur 25 Honda Mangga Dua 26 Honda Pondok Cabe Total Honda Jakarta Center
Jul
Aug
Sep
Okt
71 108 47 38 148 73 84 56 96 50 86 52 149 43 141 82 78 65 96 96 39 81 94 32 80 29 2.014
73 111 49 39 152 75 87 57 98 52 89 54 153 44 145 85 80 67 98 98 40 84 96 33 82 29 2.070
71 108 47 38 148 73 84 56 96 50 86 52 149 43 141 82 78 65 96 96 39 81 94 32 80 26 2.011
52 80 35 28 109 54 62 41 70 37 64 39 110 32 104 61 58 48 70 70 29 60 69 23 59 16 1.480
77 Tabel 3.3 Permintaan Mobil dari HJC (Honda Jakarta Center) Main Dealer ke HPM (Honda Prospect Motor) Periode Juli – Oktober 2006 Mobil Jazz CR-V Stream Civic Accord City Odyssey Total
Juli Agustus September 809 723 697 70 93 57 88 142 65 96 124 213 120 15 50 404 315 107 0 0 0 1587 1412 1189
Oktober 697 45 45 41 79 410 0 1317
3.7 Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil analisa terhadap sistem yang berjalan saat ini pada PT. Imora Motor, permasalahan yang dihadapi antara lain : 1. Sistem yang masih belum execute, hal ini sangat mempersulit user yang kurang atau tidak mengerti akan komputer karena untuk pengoperasian aplikasi terlebih dahulu dibutuhkan penulisan sintaks tertentu. 2. Penataaan informasi yang salah, sebagai salah satu contohnya adalah nomor rangka yang tidak terstruktur. 3. Dalam beberapa tabel, field primary key berupa nomor urut (contoh PK : 0001, 0002, 0003) yang terisi dengan menggunakan sistem auto increment sedangkan pada tabel yang sama terdapat field yang lebih cocok digunakan sebagai primary key. Misalkan sebagai contoh tabel user terdapat 2 (dua) field yaitu user_id dan user_no. User_id, menjadi primary key, menggunakan sistem auto increment dan user_no merupakan nomor induk karyawan. Hal ini akan memungkinkan terdapat 2 (dua) buah atau lebih record user_no yang sama dengan data yang berbeda (dalam satu tabel). Akibatnya, dapat menghambat kinerja dari sistem, yang dikarenakan bila
78 melakukan search maka program akan mencari user_no yang diinginkan dengan user_id yang memiliki nilai terbesar sehingga program bekerja 2 (dua) kali. Berikut merupakan tabel-tabel master yang sedang berjalan : Tabel 3.4 Tabel Ms_Price Car yang sedang berjalan Ms_Price_Car Status PK
FK1
Atribut
Type
Panjang
price_id
Numeric
10
qty_unit
Integer
harga_dasar_beli
Numeric
10
ppnbm_beli
Numeric
10
ppn22_beli
Numeric
10
harga_dasar_jual
Numeric
10
ppn_jual
Numeric
10
bbn
Numeric
10
status_price
Integer
4
type_id
numeric
10
4
Tabel 3.5 Tabel Ms_Dealer yang sedang berjalan Ms_Dealer Status PK FK1
FK2
Atribut
Type
Panjang
dealer_id
Numeric
10
dealer_kode
Varchar
10
company_id
Numeric
10
dealer_name
Varchar
50
dealer_add1
Varchar
60
dealer_add2
Varchar
60
dealer_city
Varchar
25
dealer_phone
Varchar
15
dealer_fax
Varchar
15
shork
Varchar
10
dealer_zip_code
Varchar
5
bank_id
Numeric
10
dealer_email
Varchar
30
dealer_pt_name
Varchar
50
dealer_npwp
Varchar
50
status_dealer
Integer
4
79 Tabel 3.6 Tabel Ms_Company yang sedang berjalan Ms_Company Status PK
Atribut
Type
Panjang
company_id
Numeric
10
company_kode
Varchar
10
company_name
Varchar
50
company_add1
Varchar
60
company_add2
Varchar
60
company_city
Varchar
25
company_phone
Varchar
5
company_fax
Varchar
15
company_email
Varchar
30
company_npwp
Varchar
30
company_pt_name Varchar
50
status_company
Integer
4
sub_tax1
Varchar
6
sub_tax2
Varchar
4
tax_hari
Integer
4
Tabel 3.7 Tabel Ms_ Lokasi yang sedang berjalan Ms_Lokasi Status PK
Atribut
Type
Panjang
lokasi_id
Numeric
10
lokasi_kode
Varchar
10
lokasi_name
Varchar
30
lokasi_add1
Varchar
60
lokasi_add2
Varchar
60
lokasi_city
Varchar
25
lokasi_phone
Varchar
15
lokasi_fax
Varchar
15
lokasi_email
Varchar
30
lokasi_zip_code
Varchar
5
status_lokasi
Integer
4
Tabel 3.8 Tabel Ms_ Color yang sedang berjalan Ms_Color Status PK
Atribut
Type
Panjang
color_id
Numeric
10
color_kode
Varchar
10
color_name
Varchar
30
status_color
Integer
4
80 Tabel 3.9 Tabel Ms_ Stock yang sedang berjalan Ms_Stock Status
Atribut
Type
Panjang
PK
stock_id
Numeric
10
FK1
type_id
Numeric
10
FK2
color_id
Numeric
10
qty_sales
Integer
4
status_stock
Integer
4
Tabel 3.10 Tabel Ms_Transmisi yang sedang berjalan Ms_Transmisi Status PK
Atribut
Type
Panjang
transmisi_id
Numeric
10
transmisi_code
Varchar
10
transmisi_name
Varchar
20
status_transmisi
Integer
4
Tabel 3.11 Tabel Ms_ User yang sedang berjalan Ms_User Status PK
FK1
Atribut
Type
Panjang
user_id
Numeric
10
user_no
Varchar
15
user_name
Varchar
20
login_name
Varchar
20
user_password
Varchar
15
user_level
Integer
4
user_sub_level
Integer
4
dept_id
Numeric
user_status
Integer
10 4
Tabel 3.12 Tabel Ms_ Type yang sedang berjalan Ms_Type Status
Atribut
Type
Panjang
PK
type_id
Numeric
10
FK1
jenis_id
Numeric
10
FK2
transmisi_id
Numeric
10
type_kode
Varchar
4
type_hpm_kode
Varchar
10
type_name
Varchar
25
sub_rangka1
Varchar
8
sub_rangka2
Varchar
7
jml_top
Integer
4
status_type
Integer
4
81 Tabel 3.13 Tabel Ms_ Supplier yang sedang berjalan Ms_Supplier Status PK
Atribut
Type
Panjang
supplier_id
Numeric
10
supplier_code
Varchar
10
supplier_name
Varchar
50
supplier_pt_name
Varchar
50
supplier_npwp
Varchar
30
supplier_add1
Varchar
60
supplier_add2
Varchar
60
supplier_city
Varchar
25
supplier_zipcode
Varchar
5
phone_code
Varchar
5
supplier_phone
Varchar
15
supplier_fax
Varchar
15
supplier_email
Varchar
30
status_supplier
Integer
4
Tabel 3.14 Tabel Ms_ Rangka yang sedang berjalan Ms_Rangka Status
Atribut
Type
Panjang
PK
rangka_id
Numeric
10
FK1
color_id
Numeric
10
FK2
lokasi_id
Numeric
10
rangka_no
Varchar
10
stock_id
Varchar
17
mesin_no
Varchar
13
key_no
Varchar
10
dealer_id
Numeric
10
status_rangka
Integer
FK3
FK4
4
Tabel 3.15 Tabel Ms_Jenis yang sedang berjalan Ms_Jenis Status PK
Atribut
Type
Panjang
jenis_id
Numeric
10
jenis_code
Varchar
10
jenis_name
Varchar
20
jenis_varian
Varchar
20
status_jenis
Integer
4
82
Tabel 3.16 Tabel Ms_ Departement yang sedang berjalan Ms_Departement Status PK
Atribut
Type
Panjang
dept_id
Numeric
10
dept_code
Varchar
10
dept_name
Varchar
30
status_dept
Integer
4
Tabel 3.17 Tabel Ms_ Bank yang sedang berjalan Ms_Bank Status PK
Atribut
Type
Panjang
bank_id
Numeric
10
bank_short_name
Varchar
20
bank_name
Varchar
50
status_bank
Integer
4
3.8 Solusi Permasalahan Dari permasalahan yang dihadapi oleh PT. Imora Motor, maka solusi permasalahan yang diusulkan adalah sebagai berikut : 1. Membangun sistem aplikasi baru yang berbasis windows application (execute program), sehingga mempermudah user dalam pengoperasian, tidak perlu menuliskan sintaks untuk menjalankan aplikasi. 2. Membangun sistem yang dapat mempermudah user dalam pengoperasian dengan cara menambahkan fungsi drop-down menus. 3. Memperbaiki Sistem Basis Data yang sedang berjalan dengan mencari field yang lebih sesuai sebagai primary key. 4. Membangun Basis Data baru yang telah disesuaikan dengan kebutuhan user.
