BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Latar Belakang Perusahaan PT. Pesona Graha Semerbak (Hotel Pesona Permai) pada awalnya bernama
PT. Bekasi Graha Permai, didirikan pada tanggal 01 Oktober 1993. Perusahaan ini bergerak dibidang jasa perhotelan dan hiburan musik. PT. Pesona Graha Semerbak terletak di Bekasi, tepatnya di Rawa Lumbu, Bekasi Timur. Dengan area sekitar berupa kawasan industri Bekasi, menjadi hotel ini menjadi salah satu pusat akomodasi terbaik diarea tersebut. Berdiri dengan akta pendirian no.12, dari Notaris Richardus Nangkih Sinulingga, SH (Notaris di Jakarta), dan telah mendapatkan pengesahan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. C2-10804.HT.01.01.TH93, tanggal 14 Oktober 1993. Nama perseroan berubah menjadi PT. Pesona Graha Semerbak sesuai Akte Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No.28, tanggal 22-3-2007, dibuat dihadapan Fathiah Helmi, S.H., Notaris di Jakarta. Dalam perkembangan usahanya, anggaran dasar telah mengalami perubahan modal perusahaan, berdasarkan Akta Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No.28, tanggal 23-8-2007 dibuat dihadapan Fathiah Helmi, S.H., Notaris di Jakarta. Perubahan pengurus perseroan, dibuat berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham Luar Biasa No.29, tanggal 22-3-2007, dibuat dihadapan Fathiah Helmi, S.H., Notaris di Jakarta. 35
36
3.1.2
Visi dan Misi Perusahaan a. Visi Visi adalah harapan tentang masa depan perusahaan yang realistis. Bisa dicapai
dan menarik, atau penjabaran tujuan kemana perusahaan harus menuju masa depan yang lebih baik. Visi Hotel Pesona Permai adalah ”Menjadi Penyedia Jasa Perhotean Terbaik dan Senantiasa Mampu Berkembang Dengan Pelayanan Yang Memuasakan”. b. Misi Selalu berusaha menjadi yang terbaik dalam menjamin memberikan pelayanan, penyediaan sarana dan fasilitas akomodasi yang berkualitas tinggi dengan konsep unik kehangatan rumah, sesuai kebutuhan pelanggan, pada tingkat harga yang terjangkau.
3.1.3
Struktur Organisasi Perusahaan Perusahaan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat
dan sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan maka pencapaian tujuan perusahaan akan lebih terarah. Dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui wewenang, tugas serta tanggung jawab yang dimiliki dalam organisasi perusahaan. Berikut adalah struktur organisasi PT. Pesona Graha Semerbak.
37
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.1.4
Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
a. Direktur Berikut uraian tugas dan tanggung jawab Direktur : 1. Bertanggung jawab atas Sistem Manajemen Mutu perusahaan. 2. Melakukan evaluasi terhadap hasil dari sasaran mutu (Quality Objective) perusahaan dan masing – masing Departemen. 3. Melakukan tinjauan terhadap sistim manajemen mutu secara keseluruhan. 4. Menerima dan memberhentikan karyawan tingkat Supervisor keatas. 5. Memutuskan anggaran keuangan dan pengeluaran uang perusahaan.
38
6. Memutuskan penambahan dan pengurangan aset perusahaan. 7. Melakukan hubungan dengan pihak luar/ketiga. b. HRD dan GA (General Affair) Berikut uraian tugas dan tanggung jawab HRD dan GA : 1. Bertanggung jawab atas pengadaan tenaga kerja (recruitment) yang dibutuhkan. 2. Membuat jadwal induk rencana pelatihan karyawan yang berkaitan dengan mutu. 3. Membuat dan memonitor pelaksanaan tata tertib perusahaan. 4. Membuat laporan rekapitulasi absensi karyawan, turn over karyawan. 5. Mendokumentasikan dan mem-filing seluruh data karyawan dan hasil. 6. Mengurus perijinan Depnaker dll. 7. Membangun dan membina hubungan baik dengan karyawan dan memotivasi. 8. Membuat sistem penilaian karyawan. 9. Menyusun jenjang karir karyawan. 10. Menyusun dan mengusulkan sistim penggajian yang baik. c. Manager Hotel &FB (Food and Baverage) Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Manager Hotel dan FB : 1. Bertanggung jawab atas operasional hotel secara keseluruhan. 2. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana Hotel. 3. Memimpin dan mengkoordinasi tugas dan pekerjaan dari seluruh karyawannya. 4. Melakukan penjadwalan penggantian asset Hotel. 5. Menjaga mutu pelayanan kepada Tamu. 6. Menjaga kualitas dari Food and Bavarage yang di sajikan. 7. Menjaga kebersihan area dapur,kafe,beserta perawatannya. 8. Mengecek ketersediaan Food and Bavarage.
39
9. Membuat laporan secara periodik atas penggunaan biaya dalam perbaikan dan pemeliharaan serta lapotan Food and Bavarage. d. Manager Entertainment Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Manager Entertainment: 1. Bertanggung jawab, mengontrol dan mengawasi kegiatan yang ada di ruang Entertainment dan karaoke serta fasilitas Entertainment hotel lainnya. 2. Menangani event yang diadakan di hotel Pesona Permai. e. Finance Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Finance : 1. Mengawasi aturan penggunaan keuangan. 2. Membantu proses audit. 3. Mengatur utang dan piutang Hotel. 4. Memperhitungkan biaya operasional. 5. Menyediakan analisa keuangan. 6. Melakukan kebijakan pengendalian. 7. Mengawasi kebijakan dan prosedur keuangan. f. Accounting Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Accounting : 1. Melakukan Koordinasi terhadap perkembangan, pemeliharaan dan persiapan dalam catatan akuntansi Hotel. 2. Melakukan pemeriksaan terhadap semua arus kas yang terjadi. 3. Membuat laporan keuangan beserta laporan prosedur akuntansi secara berkala. g. Reseptionist dan Operator Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Receptionist dan Operator :
40
1. Menangani tamu-tamu yang akan check-in yang sudah memesan kamar yang belum memesan ( Walk in Guest ). 2. Mencatat identitas yang lengkap didalam formulir GR (Guest Reservation). 3. Melaporkan kepada housekeeping tamu-tamu yang akan datang maupun berangkat. 4. Mencatat nama-nama tamu yang check-in maupun check-out dalam buku besar. 5. Menjual kamar-kamar pada tamu yang datang tanpa reservasi. 6. Menyerahkan kunci kamar kepada tamu dan menyimpannya. 7. Menerima dan menangani reservation yang datang melalui telepon , fax dan melapor pada atasan. 8. Membuat catatan di log book untuk serah terima antar shift. 9. Menangani telepon yang masuk dan keluar. 10. Menangani Morning Call tamu sesuai dengan permintaan. 11. Memberikan informasi tentang hotel, daerah tujuan wisata dan event-event. 12. Membantu tamu menyambungkan permintaan untuk overseas call dan interlocal. 13. Mempersiapkan dan membuat bill telepon. 14. Menenerima pemesanan kamar yang datang sendiri dari perusahaan travel agent maupun individu. 15. Memproses semua pemesanan kamar yang disesuaikan dengan tanggal. 16. Membuat statistik ( data-data tamu ) yang dari berbagai negara dan domestik. 17. Menjaga hubungan dengan relasi dalam rangka penggalian sumber bisnis. h. Maintenance Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Maintenance : 1. Pemeriksaan sarana dan prasarana listrik, AC, dsb.
41
2. Memperbaiki peralatan, sarana dan fasilitas hotel yang rusak. 3. Menyediakan alat-alat untuk perbaikan. 4. Membuat laporan hasil kerja. i. Administrasi Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Administrasi : 1. Mencatat Surat Masuk dan keluar. 2. Menyampaikan Surat kepada yang bersangkutan. 3. Mengetik Surat-surat. 4. Mencatat penerimaan dan pengeluaran aset perusahaan dari bagian Inventory. 5. Membuat Laporan aset yang hilang dan rusak dari inventory. 6. Mencatat peminjaman dan pengembalian arsip. 7. Membuat laporan kegiatan kerja. j. Front Office Cashier Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Front Office Cashier : 1. Menerima CIP dari Reception dan meneliti : a. Cara-cara pembayaran, cash atau charge. b. Apakah ada separasi antara cash dan charge 2. Membuat cash receipt dari semua penerimaan cash. 3. Cash Receipt asli disertai data asli dari guest bill diserahkan kepada audit. 4. Semua cash receipt dan paid out voucher yang dibuat dicatat kedalam bill. 5. Setelah selesai merecord bill ditutup dan jumlah yang ada harus sama dengan summary. 6. Uang dimasukkan kedalam remmittance of found dan dimasukan kedalam drop box dengan perincian dan dengan kesaksian petugas ganti.
42
7. Bill cashier dibuat rangkap 3 : a. Rangkap 1 (Putih) diberikan kepada pelanggan. b. Rangkap 2 (Kuning) diberikan ke accounting. c. Rangkap 3 (Merah) diarsip. 8. FO cashier selalu meminta persetujuan atasan apabila terjadi permintaan credit pada waktu tamu check-out. 9. FO cashier selalu bekerja sama dan recheck dengan petugas reseptionist, pada waktu menangani grup untuk menghindari late charges. 10. FO cashier selalu bekerjasama dengan roomboy dan housekeeping dalam menangani charge room refrigerator. k. Cleaning Service Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Cleaning Service : 1. Bertanggung jawab atas kebersihan public area, restaurant, dan function room. 2. Mengecek kebersihan public area toilet, locker, restaurant, dan kamar. 3. Menulis pesan untuk shift berikutnya. 4. Buat jadwal untuk mencuci karpet, general cleaning, special cleaning. 5. Bertanggung jawab terhadap seluruh kebersihan area hotel. l. Waiter/s Coffee Shop Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Waiter/s Coffee Shop : 1. Melengkapi dan mempersiapkan peralatan, fasilitas yang diperlakukan untuk pelayanan makanan atau minuman. 2. Mengecek kebersihan dan kelengkapan peralatan sesuai keperluan dan mengatur set up di restourant. 3. Mengganti table cloth.
43
4. Mengisi kembali atau menambah salt & pepper. 5. Mengisi side stand sesuai dengan kebutuhan dalam pelayanan seperti cutlery,glassware dan sauce dalam botol, persediaan air es,napkin, starwer dan lain-lain. 6. Mengganti skirting, topcloth, table cloth serta perlengkapan lainnya untuk hidangan yang dipergunakan Buffet di Restaurant. 7. Merapikan dan membersihkan semua peralatan dan fasilitas pelayanan agar tertata rapi sesuai dengan tempatnya masing-masing. 8. Mengatur volume suara dan lighting di restaurant. 9. Menyambut tamu yang masuk serta mempersihlakan duduk sesuai dengan keinginan tamu. 10. Menawarkan minuman special, mengambil order minuman dan melayaninya. 11. Mengambil pesanan, membaca atau mengulang pesanan agar tidak terjadi kesalahan atau kekurangan dalam pelayanan. 12. Melayani pembelian minuman dan makanan sesuai pemesanan yang diberikan tamu dengan benar. 13. Mengurus penagihan pembayaran. 14. Membantu
tamu merasa senang, kerasan dan puas atas pelayanan sehingga
berkeinginan untuk kembali. 15. Men set up kembai untuk pelayanan berikutnya. m. Cook Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Cook :
44
1. Mengadakan pengecekan sehari-hari secara rutin yang menyangkut persediaan bahan-bahan makanan, kerapihan seragam setiap karyawab, kebersihan dan persiapan peralatan. 2. Mendisplay dan mengecheck makanan yang akan ditempatkan di buffet table untuk acara-acara khusus. 3. Mengatur pengerjaan order-order yang datang dari Restorant atau coffe shop dan room service. 4. Membuat kreasi yang baik untuk menghidangkan hidangan yang akan di sajikan terutama hidangan di buffet agar nampak serasi dan menarik. 5. Kerjasama dengan chief maintenance dalam mengontrol dan memelihara kichen equipment agar terpelihara dan berfungsi dengan baik. 6. Menjaga dan bertanggung jawab atas sanitasi, hyangiene di area dapur agar selalu tertata bersih dan rapi termasuk penempatan bumbu-bumbu masakan dan peralatan. 7. Menyeleksi bahan-bahan makanan yang akan dipesan . 8. Menjaga, memelihara tempat-tempat penyimpanan makanan agar tidak terjadi kerusakan bahan makanan. 9. Melaporkan tempratur refrigerator yang tidak berfungsi / rusak secepatnya kepada maintenance untuk segera diperbaiki. 10. Menjaga agar karyawan dapur tidak terlalu sering membuat kesalahan dalam memproduksi makanan. 11. Memanfaatkan bahan-bahan yang masih tersisa untuk dibuat menu lain yang dapat dihidangkan kembali. 12. Menjamin kualitas makanan yang disajikan kepada tamu.
45
n. Room Boy Berikut uraian tugas dan tanggung jawab bagian Room Boy : 1. Bertanggung jawab dan bekerja dikamar sesuai pembagian masing-masing. 2. Mengecek semua kamar dan menulis di room sheet mengenai keadaan kamar. 3. Mengecek inventaris dan kondisi dari kamar. 4. Langsung melaporkan segala kerusakan dan kehilangan dikamar kepada floor leader 5. Membantu petugas laundrey mengumpulkan pakaian tamu yang akan dicuci. 6. Menerima equipment, guess supplies, cleaning suplies dari floor. 7. Membersihkan kamar dan koridor. 8. Dusting dan vacum karpet khususnya kamar VIP, Occupied dan long staying guess room 9. Menerima dan melaksanakan special order dari kamar. 10. Bertanggung jawab atas kebersihan kamar tamu, floor dan service area. 11. Membersihkan kamar dan mem-vacant kan kamar kalau check out. 12. Membersihkan kamar mandi dan menggantikan handuk. 13. Membuat laporan bulanan stock handuk, sheet. 14. Memastikan kamar selalu rapi dan bersih. 15. Membantu tamu mengangkap koper.
3.2
Ruang Lingkup Sistem Berjalan
3.2.1
Proses Bisnis Tamu melakukan reservasi melalui telepon. Kemudian bagian receptionist akan
meminta data tamu sesuai KTP dan tipe kamar yang dipesan. Lalu bagian receptionist
46
akan mengecek ketersediaan kamar yang dipesan tamu. Pemesanan akan dicatat dalam formulir Guest Resvervation (GR). Tamu akan diberikan kode reservasi yang digunakan ketika tamu hendak melakukan Check In. Bagian receptionist kemudian akan menandai kamar yang dipesan tersebut pada formulir Block Room (BR). Reservasi melalui telepon dapat dilakukan dua hari sebelum tamu datang untuk menginap. Tamu datang ke hotel dan menuju bagian receptionist untuk melakukan Checkindan memberi tahukan kode reservasi bagi yang Chek in dengan reservasi, Sedangkan tamu yang tanpa reservasi dapat langsung ke meja receptionist dan bagian receptionist akan meminta KTP tamu untuk dijadikan jaminan selama tamu tersebut menginap. Lalu berdasarkan GR, receptionist akan mencatat dalam formulir Check-inProcsess (CIP). CIP dibuat tiga rangkap, rangkap satu untuk tamu, rangkap 2 untuk bagian receptionist dan rangkap 3 untuk diarsip. Tamu akan diberikan salinan CIP dan kunci kamar oleh bagian receptionist. Setelah tamu menerima kunci kamar dan salinan CIP, selanjutnya tamu akan melakukan pembayaran dibagian Cashier. Bagian Cashier akan membuat tagihan berdasarkan CIP pada formulir Bill yang dibuat 3 rangkap. Rangkap satu untuk tamu, rangkap dua untuk Accounting dan rangkap tiga untuk diarsip. Setelah menerima tagihan, tamu kemudian membayar sesuai dengan jumlah yang tertera tersebut. Pembayaran dapat dilakukan dengan uang tunai atau kartu kredit. Kemudian bellboy akan mengantar tamu ke kamar. Ketika tamu akan melakukan Chek Out. Tamu memberi tahu nomor kamar ke bagian receptionist untuk
kemudian dicek kondisi kelengkapan kamar oleh
Housekeeping. Setelah itu bagian receptionist akan mencatat pada formulir CheckoutGuest (COG). COG dibuat 3 rangkap, rangkap satu untuk tamu, rangkap dua untuk
47
receptionist
dan rangkap tiga untuk diarsip. Salinan COG diberikan kepada tamu untuk
ditanda tangani dan tamu menyerahkan kunci kamar. 3.2.2
Rich Picture dan OAD
3.2.2.1 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Keterangan : COG : Check-out guest CIP : Check-in Proccess BR : Block Room GR : Guest Reservation
48
3.2.2.2 Overview Activity Diagram
Gambar 3.3 Overview Diagram Activity
49
3.3
Konfigurasi Sistem yang digunakan
3.3.1
Software, Brainware dan Hardware a. Hardware
A 1. Monitor LCD 17” 2. CPU : - Intel Pentium IV - Hard Disk 250GB - RAM 256MB Jumlah : 3 unit
Spesifikasi Hardware B 1. Monitor LCD 17” 2. CPU : - Intel Dual Core - Hard Disk 250GB - RAM 512MB
C 1. Monitor LCD 17” 2. CPU : - Intel Core2Duo - Hard Disk 500GB - RAM 1GB
Jumlah : 9 unit Jumlah : 1 unit Printer HP F2200 series (4 unit) Tabel 3.1 Spesifikasi Hardware
b. Brainware
A 1. Receptionist 2. Cashier
Spesifikasi Brainware B C 1. Accounting 1. Teknisi EDP 2. Finance 3. Manager HRD & GA 4. Manager Hotel & FB Tabel 3.3 Spesifikasi Brainware
c. Software
A 1. Windows XP 2. Avira Anti-virus 3. Hospitality Information System
Spesifikasi Software B 1. Windows XP 2. Avira Anti-virus 3. Ms. Office 2007 4.Hospitality Information System
C 1. Windows XP 2. Avira Anti-virus 3. Ms. Office 2007 4. SQL 2008 5. Hostpitality Information System Tabel 3.2 Spesifikasi Software
50
3.3.2
Network Jaringan yang digunakan pada Hotel Pesona Permai adalah jaringan internet
dengan LAN dengan bentuk jaringan komunikasi topologi star.
Gambar 3.4 Network
51
3.4
Uraian Aplikasi yang digunakan Uraian aplikasi yang digunakan akan digambarkan dengan navigation diagram
seperti dibawah ini : 3.4.1
Navigation Diangram Pada Saat Login Pertama
Gambar 3.5 Navigation Diagram Untuk Login Pertama Pada Aplikasi
52
3.4.2
Navigation Diagram Pada Saat Reservation
Gambar 3.6 Navigation Diagram Untuk Menu Guest Reservation
53
3.4.3
Navigation Diagram Pada Saat Melakukan Block Room
Gambar 3.7 Navigation Diagram Untuk Menu Block Room
54
3.4.4
Navigation Diagram Pada Saat Melakukan Check - in
Gambar 3.8 Navigation Diagram Untuk Menu Check – in Process
55
3.4.5
Navigation Diagram Pada Saat Melakukan Check - out
Gambar 3.9 Navigation Diagram Untuk Menu Check-out guest
