BAB 3 ANALISIS PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum PT. Mercindo Autorama 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT. Mercindo Autorama adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang automotif. PT. Mercindo Autorama didirikan pada 22 April 1988 oleh Christian Milko Setiawan. Nomor Pokok Wajib Pajak ( NPWP ) perusahaan ini adalah 01.337.162.0.014.000. PT. Mercindo Autorama berlokasi di Jalan Mampang Prapatan Raya No. 69-70, Jakarta Selatan. Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, perusahaan ini menerapkan sistem operasi yang didukung oleh teknologi komputer. Peranan teknologi informasi ini mendukung sistem operasi manajemen, serta memberi berbagai kemudahan dan manfaat seperti pelayanan yang cepat, akurasi data, dan analisis data dalam pengambilan keputusan.
3.1.2 Visi dan Misi Visi PT. Mercindo Autorama adalah menjadi pemimpin di bidang automotif terbaik di Indonesia. Misi PT. Mercindo Autorama adalah : 1). Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
44
45 2). Menjadi pilihan utama sebagai penyedia automotif di Indonesia yang bekerjasama dengan pemegang saham dan mitra usaha lainnya. 3). Mengembangkan dan membina karyawan agar dapat bersaing dengan perusahaan automotif lainnya.
3.2 Struktur Organisasi Pada umumnya setiap perusahaan mempunyai susunan atau struktur organisasi. Dari struktur organisasi inilah kita dapat melihat jalur kegiatan atau wewenang apa saja yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian serta kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi. Susunan struktur organisasi PT. Mercindo Autorama dapat dilihat pada gambar berikut :
46 Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama
Managing Director Director GM Coordinator Trainee & Quality Management
HRD Mgr
Marketing Mgr
Accounting Mgr
HRD Staff
Marketing Staff
Accounting Staff
Finance / IT Mgr
Finance Staff
IT Staff
Workshop Mgr
Purchasing Mgr
Workshop Staff
Purchasing Staff
Cashier
Mechanic
Ware House
Helper
Washing
Transport / Picker
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Mercindo Autorama
47 3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Managing Director Tugas dan wewenang : •
Bertanggung jawab penuh atas jalannya kegiatan perusahaan
•
Bertanggung jawab atas maju dan mundurnya perusahaan
•
Menetapkan strategi dan kebijakan perkembangan perusahaan dalam menyiapkan anggaran dan rencana kerja tahunan
•
Memimpin kegiatan yang bersifat strategis dan pengembangan perusahaan
•
Menetapkan kebijaksanaan dan perencanaan perusahaan secara umum dalam jangka panjang maupun jangka pendek
2. Director Tugas dan wewenang : •
Mengawasi jalannya perusahaan agar berjalan sesuai dengan rencana dan tujuan
•
Mewakili perusahaan untuk setiap kejadian atau transaksi terutama di luar perusahaan
•
Mewakili direktur utama pada saat berhalangan hadir sesuai dengan instruksi
•
Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur utama
•
Memastikan operasional berjalan dengan lancar
48 3. General Manager, Coordinator Trainee & Quality Management
Tugas dan wewenang : •
Mengawasi jalannya perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur
•
Membantu direktur dalam proses pengambilan keputusan
•
Melakukan monitoring terhadap implementasi semua proses yang ada di dalam perusahaan
•
Turut
serta
dalam
pelaksanaan
peran
startegi
dalam
mengidentifikasi dan meminimalkan resiko bisnis •
Memastikan sasaran mutu tercapai
4. HRD Manager Tugas dan wewenang : •
Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan, umum, dan sistem informasi SDM untuk memastikan tersediannya dukungan yan optimal bagi kelancaran perusahaan
•
Menyetujui rekrutmen karyawan perusahaan untuk tingkat di bawah manager
•
Menentukan kebutuhan pelatihan karyawan
•
Menentukan cuti dan perjalanan dinas karyawan
49 5. Marketing Manager Tugas dan wewenang : •
Bertanggung jawab dalam menyusun dan mengatur program promosi perusahaan
•
Mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan
•
Bertanggung jawab atas seluruh aktifitas pemasaran perusahaan
•
Bertanggung jawab atas pencapaian target penjualan sesuai dengan yang telah ditetapkan
6. Accounting Manager Tugas dan wewenang : •
Menyetujui laporan-laporan keuangan perusahaan
•
Mengelola seluruh pelaksanaan pelaporan kinerja keuangan perusahaan dan memastikan bahwa seluruh laporan keuangan telah disusun dengan benar dan akurat
•
Melakukan koordinasi dengan pelaksanaan audit eksternal
7. Finance Manager Tugas dan wewenang : •
Memonitor tugas administrasi
•
Memonitor laporan penyetoran omset dan setoran ke bank
•
Mengatur administrasi perusahaan
50 •
Mengawasi tugas administrasi
•
Mengesahkan laporan penyetoran
8. Workshop Manager Tugas dan wewenang : •
Mengatur seluruh kegitan bengkel
•
Memutuskan pemberian klaim kepada pelanggan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan
•
Bertanggung jawab atas perkembangan bengkel
•
Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan yang diberikan kepada pelanggan
•
Mengelola dan mengawasi persediaan suku cadang yang dimiliki perusahaan
9. Purchasing Manager Tugas dan wewenang : •
Mengawasi pembelian barang
•
Memutuskan penunjukkan supplier
•
Mengesahkan permintaan pembelian suku cadang
51 10. HRD Staff Tugas dan wewenang : •
Melakukan rekruitmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
•
Mengeluarkan surat peringatan
•
Menyusun sistem manajemen kinerja karyawan
•
Bertanggung jawab kepada HRD manager
11. Marketing Staff Tugas dan wewenang : •
Menjaga efisiensi dan efektifitas seluruh program pemasaran sesuai dengan yang telah ditetapkan
•
Mempromosikan produk kepada pelanggan
•
Mencatat setiap pelanggan yang akan melakukan transaksi pembelian
•
Memberikan laporan penjualan kepada marketing manager
•
Memberikan ide strategi pemasaran kepada marketing manager
12. Accounting Staff Tugas dan wewenang : •
Membuat berbagai macam laporan keuangan
•
Mengarsip semua laporan keuangan
•
Membuat laporan administrasi pajak
52 •
Bertanggung jawab kepada accounting manager
•
Menyerahkan semua berkas tagihan yang sudah diproses kepada accounting manager
13. Workshop Staff Tugas dan wewenang : •
Bertanggung jawab atas hasil perawatan dan perbaikan kendaraan pelanggan
•
Memonitor hasil perbaikan sampai tuntas
•
Membuat technical report
•
Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh workshop manager
14. Purchasing Staff Tugas dan wewenang : •
Melakukan pemilihan supplier
•
Melakukan pemesanan barang ke supplier
•
Membuat Purchase Order (PO)
•
Membuat laporan pembelian barang kepada purchasing manager
15. Cashier Tugas dan wewenang : •
Melayani seluruh pembayaran
53 •
Melakukan rekonsiliasi antara buku kas-umum dan saldo fisik uang yang terdapat di kas
•
Bertanggung jawab atas pemasukan cash di suatu perusahaan
•
Bertanggung jawab untuk melakukan deposit cash secara daily.
16. Ware House Tugas dan wewenang : •
Bertanggungjawab
atas
penanganan
atau
pelaksanaan
penyimpanan dan pengiriman produk •
Menjaga kebersihan dan penetapan yang konsisten
•
Mempunyai catatan kemasan, identifikasi dan pengiriman sesuai dengan prosedur
•
Melakukan pencatatan ke dalam kartu stock gudang
•
Melakukan pencatatan penerimaan barang masuk
•
Melakukan pengembalian barang (retur).
•
Menyiapkan dan mengeluarkan barang order.
54 3.3 Proses Sistem Berjalan 3.3.1 Prosedur Permintaan Barang Ke Supplier Pada periode tertentu, bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap jumlah persediaan spare part di gudang. Apabila persediaan barang yang terdapat di gudang tidak sesuai dengan syarat stock minimal yang harus tersedia, maka bagian gudang membuat dan mencetak permohonan pembelian barang (PPB) dan menyerahkannya ke workshop manager untuk disetujui dan ditanda tangani. Setelah PPB ditanda tangani, maka bagian gudang menyerahkannya ke bagian purchasing. Kemudian bagian purchasing akan melakukan pemilihan supplier dan melakukan pemesanan barang dengan membuat dan mencetak Purchase Order (PO) sesuai dengan permintaan. Purchase Order (PO) terdiri dari 4 ( empat ) rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian gudang 3. Rangkap 3 diserahkan ke bagian kasir 4. Rangkap 4 diarsip oleh bagian purchasing.
3.3.2 Prosedur Penerimaan dan Pemeriksaan Barang dari Supplier Proses penerimaan dan pengecekan barang di lakukan oleh bagian gudang dengan menyesuaikan antara fisik barang yang diterima dari supplier dengan PO rangkap 2 yang diberikan oleh bagian purchasing dan
55 PO rangkap 1 milik supplier serta faktur rangkap 2 dari supplier. Setelah itu bagian gudang akan menginput dan mencetak Delivery Note ( DN ) sebanyak 3 rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 diserahkan ke bagian kasir beserta faktur rangkap 2 dari supplier yang telah di tandatangani 3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang
Kemudian bagian gudang akan melakukan pengecekan terhadap barang yang telah diterima dari supplier. Jika terdapat barang yang rusak / cacat, maka akan dilakukan retur barang ke supplier.
3.3.3 Prosedur Retur Barang ke Supplier Retur barang akan dilakukan oleh bagian gudang bila barang yang diterima ada yang rusak / cacat. Dalam melakukan retur barang ke supplier, bagian gudang menginput dan mencetak Application for Parts Return (APR) sebanyak 3 rangkap, dimana: 1. Rangkap 1 akan diserahkan ke supplier 2. Rangkap 2 akan diserahkan ke kasir 3. Rangkap 3 diarsip oleh bagian gudang
56 3.3.4 Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Pengeluaran barang dilakukan oleh bagian gudang. Apabila bagian workshop membutuhkan suku cadang, maka bagian workshop akan melakukan permintaan barang ke bagian gudang dengan mengisi workshop order ( WO ). Kemudian bagian gudang menginput permintaan tersebut ke dalam sistem komputer dan mencetak WO tersebut. Workshop Order terdiri dari 2 (dua) rangkap, dimana: 1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop 2. Rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang
Setelah bagian gudang menyiapkan barang yang diminta oleh bagian workshop, maka bagian gudang akan membuat bukti pengeluaran barang melalui dokumen List Spare Part Request sebanyak 2 ( dua ) rangkap, dimana : 1. Rangkap 1 diserahkan ke bagian workshop 2. Rangkap 2 diarsip oleh bagian gudang.
57 3.4 Arsitektur Sistem Informasi Software
: Kerridge Automotive System Antivirus Trend Micro
Hardware
: 7 Unit Komputer -
3 Komputer untuk Staf Workshop
-
1 Komputer untuk Manager Workshop
-
3 Komputer untuk bagian gudang
5 Unit Printer User
Database
: 7 Personil -
1 Personil Manager Workshop
-
3 Personil Staf Workshop
-
3 Personil bagian gudang
: Database SQL
58
3.5 Detailed Activity Diagram ( DA D ) 3.5.1 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pemesanan Barang ke Supplier Bagian Gudang
Bagian Purchasing
Komputer
1. Mengecek stock barang Tr_stock_gudang Tidak
Mencapai Stock Minimal
Ya 2. Mengisi PPB
3. Memberikan PPB kepada workshop manager untuk disetujui dan di tanda tangani
4. Menyerahkan PPB yang telah ditandatangani ke bagian purchasing
5. Memilih supplier Ms_Supplier 6. Melakukan pemesanan barang 7. Membuat PO 4 rangkap 4 3 2 1
PO
1 PO
8. Menyerahkan PO rangkap 1 ke supplier
2 PO
9. Menyerahkan PO rangkap 2 ke gudang
3 PO
10. Menyerahkan PO rangkap 3 ke kasir
4 PO
11. Mengarsip PO rangkap 4
Keterangan : PO : Purchase Order PPB : Permohonan Pembelian Barang
59 3.5.2 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Penerimaan Barang dari Supplier Bagian Gudang
Supplier
Komputer
2 1 2
Faktur PO
12. Mengirim barang
13. Mengecek fisik barang dengan PO dan faktur 14. Menanda tangani faktur
15. Menginput DN
16. Menyimpan DN
3 2
Tr_Delivery_Note
1
17. Mencetak DN 3 rangkap
DN
1 DN
Faktur ttd
1
18. Menyerahkan DN rangkap1 dan Faktur rangkap1 yang telah di tanda tangani ke supplier
2
19. Menerima DN rangkap1 dan faktur rangkap1 yang telah di tanda tangani
2
DN
Faktur ttd
20. Menyerahkan DN rangkap2 dan faktur rangkap 2 ke kasir
3 DN
21. Mengarsip DN rangkap 3
Keterangan : PO DN
: Purchase Order : Delivery Note
60 3.5.3 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Retur Barang ke Supplier Bagian Gudang
Komputer
22. Mengecek kualitas barang
Cacat/rusak
Ms_supplier
Ya 23. Membuat APR Tr_return_order 24. Mencetak APR 3 rangkap 3 2
Ms_barang 1
1
Tidak
SR
25. Mengirim barang dan APR rangkap 1 ke supplier
SR
2 SR
26. Mengirim APR rangkap 2 ke kasir SR
27. Mengarsip APR rangkap 3
Keterangan : APR
: Application for Parts Return
3
61 3.5.4 Detailed Activity Diagram ( DA D ) Pengeluaran Barang dari Gudang Bagian Gudang
Bagian Workshop 1
Komputer
2
WO
28. Mengisi WO 2 rangkap
29. Menyerahkan WO ke bagian gudang
30. Menginput WO 1
Tr_Workshop_ order
WO
31. Mengirim WO rangkap 1 ke bagian workshop
2 WO
32. Mengarsip WO rangkap 2 2 1
33. Menyiapkan barang
LSR
34. Membuat LSR 2 rangkap 1
Tr_spare part_request
LSR
35. Mengirim LSR rangkap 1 beserta barang ke bagian workshop 2 LSR
36. Mengarsip LSR rangkap 2
Keterangan : WO LSR
: Workshop Order : List Spare Part Request
62 3.6 Analisis Penentuan Perspective Alasan pemilihan perspective internal karena proses evaluasi persediaan mengacu pada tujuan bisnis berbasis teknologi informasi, yaitu: 1. Meningkatkan dan menjaga fungsi-fungsi proses bisnis. 2. Meminimalkan biaya proses. 3. Mematuhi hukum eksternal, peraturan dan kontrak 4. Mematuhi kebijakan internal. 5. Mengatur perubahan bisnis. 6. Meningkatkan dan memelihara produktifitas operasional dan staf
Tabel 3.5 Analisis Penentuan Perspective Business Goals
IT Goals
1. Meningkatkan dan
6. Mendefinisikan
menjaga
bagaimana fungsional bisnis
fungsi-fungsi proses bisnis.
dan kebutuhan kontrol yang
Proccess AI6 -
Mengelola perubahan
diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien. 7. Memperoleh dan
AI2 -
Memperoleh dan
memelihara aplikasi
Menggunakan
terintegrasi dan standar
aplikasi software
aplikasi sistem. 11. Memastikan integrasi
AI4 -
Mendukung
tanpa kerumitan dari
pengoperasian dan
aplikasi ke dalam proses
penggunaannya
bisnis.
63 Business Goals 2. Meminimalkan biaya proses.
IT Goals 7. Memperoleh dan
Proccess AI2 -
Memperoleh dan
memelihara aplikasi
Menggunakan
terintegrasi dan standar
aplikasi software
aplikasi sistem. 8. Memperoleh dan
AI3 -
Akuisisi dan
memelihara integrasi dan
pemeliharaan
infrastruktur IT standar.
infrastruktur IT
13. Memastikan
AI4 -
Mendukung
penggunaan yang sesuai
pengoperasian dan
dengan kinerja dari solusi
penggunaannya
aplikasi dan teknologi.
DS7 -
Pendidikan dan pelatihan pengguna
DS8 -
Menangani insiden dan pelayanan
15. Mengoptimalkan
AI3 -
Akuisisi dan
infrastruktur IT,
pemeliharaan
sumberdaya dan
infrastruktur IT
kemampuan.
DS7 -
Pendidikan dan pelatihan pengguna
24. Meningkatkan biaya
DS6 -
Mengidentifikasi
efisiensi IT dan kon|ribusi
dan
kepada profitabilitas bisnis.
mengalokasikan biaya
3. Mematuhi hukum
2. Menjawab kebutuhan
eksternal, peraturan dan
pemerintah yang sejalan
mengevaluasi
kontrak.
dengan dewan direksi.
kinerja IT
19. Memastikan bahwa informasi kritis dan rahasia menghalangi orang yang tidak berhak mengakses
ME1 - Mengawasi serta
DS5 -
Menjamin keamanan sistem
64 Business Goals
IT Goals
Proccess
data. 20. Memastikan bahwa
DS5 -
transaksi bisnis dan
Menjamin keamanan sistem
pertukaran informasi dapat diandalkan. 21. Memastikan bahwa
DS5 -
Menjamin keamanan sistem
pelayanan IT dan infrastruktur dapat dengan baik melawan dan memulihkan dari kegagalan sehubungan dengan kesalahan, serangan atau bencana. 22. Memastikan dampak
AI6 -
bisnis minimum pada
Mengelola perubahan
perubahan peristiwa pelayanan jasa IT. 26. Memelihara integritas
AI6 -
dan infrastruktur keterangan dan proses.
Mengelola perubahan
DS5 -
Menjamin keamanan sistem
27. Memastikan kepatuhan
ME2 - Memantau serta
IT dengan hukum, peraturan
mengevaluasi
dan kontrak.
kontrol internal
4. Mematuhi kebijakan
2. Menjawab kebutuhan
PO4 -
Mendefinisikan
internal.
pemerintah yang sejalan
proses TI,
dengan dewan direksi.
organisasi dan kerjasama ME1 - Mengawasi serta
65 Business Goals
IT Goals
Proccess mengevaluasi kinerja IT
13. Memastikan
AI4 -
Mendukung
penggunaan yang sesuai
pengoperasian dan
dengan kinerja dari solusi
penggunaannya
aplikasi dan teknologi.
DS7 -
Pendidikan dan pelatihan pengguna
DS8 -
Menangani insiden dan pelayanan
5. Mengatur perubahan
1. Menjawab kebutuhan
PO4 -
bisnis.
bisnis dengan
proses TI,
menyesuaikan strategi
organisasi dan
bisnis.
kerjasama AI6 -
Mendefinisikan
Mengelola perubahan
ME1 - Mengawasi serta mengevaluasi kinerja IT 5. Menciptakan kemampuan PO4 -
Mendefinisikan
IT.
proses TI, organisasi dan kerjasama PO7 -
Mengelola SDM teknologi informasi
AI3 -
Akuisisi dan pemeliharaan infrastruktur IT
6. Mendefinisikan
AI6 -
Mengelola
66 Business Goals
IT Goals
Proccess
bagaimana fungsional bisnis
perubahan
dan kebutuhan kontrol yang diterjemahkan kearah yang efektif dan solusi otomatis yang efisien. 11. Memastikan integrasi
AI4 -
Mendukung
tanpa kerumitan dari
pengoperasian dan
aplikasi ke dalam proses
penggunaannya
bisnis. 28. Memastikan bahwa IT
DS6 -
Mengidentifikasi
memperlihatkan mutu jasa
dan
efisiensi biaya, peningkatan
mengalokasikan
secara terus-menerus dan
biaya
kesediaan untuk perubahan
ME1 - Mengawasi serta
perdagangan berjangka.
mengevaluasi kinerja IT
6. Meningkatkan dan
7. Memperoleh dan
AI2 -
Memperoleh dan
memelihara produktifitas
memelihara aplikasi
Menggunakan
operasional dan staf
terintegrasi dan standar
aplikasi software
aplikasi sistem. 8. Memperoleh dan
AI3 -
Akuisisi dan
memelihara integrasi dan
pemeliharaan
infrastruktur IT standar.
infrastruktur IT
11. Memastikan integrasi
AI4 -
Mendukung
tanpa kerumitan dari
pengoperasian dan
aplikasi ke dalam proses
penggunaannya
bisnis. 13. Memastikan
AI4 -
Mendukung
penggunaan yang sesuai
pengoperasian dan
dengan kinerja dari solusi
penggunaannya
67 Business Goals
IT Goals aplikasi dan teknologi.
Proccess DS7 - Pendidikan dan pelatihan pengguna DS8 -
Menangani insiden dan pelayanan
