BAB 3 DESKRIPSI SISTEM YANG BERJALAN PADA PT PRIMA CIPTA INSTRUMENT
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT Prima Cipta Instrument berdiri pada tanggal 19 Juli 2001, dan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi perangkat hardware komputer. Sebagai perusahaan distributor business-to-business (B2B), PT Prima Cipta Instrument memasarkan produk-produk hardware komputer kepada tokotoko yang menetapkan PT Prima Cipta Instrument sebagai pemasoknya. Sebagai perusahaan distributor wholesale, produk-produk yang didistribusikan oleh PT Prima Cipta Instrument dipasok oleh agen-agen besar seperti Foxconn, Atikom, dan PT Nusantara Eradata. Produk hardware komputer yang didistribusikan oleh PT Prima Cipta Instrument terdiri dari perangkat motherboard, vga card, sound card, network card, dan berbagai periferal jaringan. Untuk menjalankan misi perusahaan, PT Prima Cipta Instrument mendistribusikan produk-produk hardware komputer dengan merek bertaraf internasional dan berkualitas tinggi seperti Gigabyte, Creative, dan Asus. Saat ini karyawan yang bekerja pada PT Prima Cipta Instrument berjumlah 28 orang.
44
45 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT Prima Cipta Instrument adalah menjadi perusahaan distribusi produk-produk teknologi informasi dan komunikasi terunggul dan terbesar di Indonesia. Misi PT Prima Cipta Instrument adalah menyediakan basis produk berkualitas tinggi, harga bersaing, serta layanan terbaik bagi setiap customer perusahaan.
3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sumber: PT Prima Cipta Instrument
3.1.4 Uraian Pekerjaan Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi mengenai tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi PT Prima Cipta Instrument. Secara garis besar tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:
46 a. Direktur Utama 1. Menetapkan berbagai peraturan dan kebijakan perusahaan 2. Menetapkan strategi, sasaran, dan mengambil keputusan penting bagi perusahaan 3. Mengelola dan mengkoordinasi semua kegiatan divisional perusahaan b. Manajer Pemasaran 1. Menetapkan anggaran promosi dan berbagai program pemasaran 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pemasaran yang sedang dijalankan 3. Mengelola
dan
mengkoordinasi
kegiatan
distribusi
yang
ditetapkan
perusahaan c. Staf Bagian Pemasaran 1. Menjalankan
kegiatan
pemasaran
perusahaan 2. Menerima
pesanan
pelanggan,
melayani,
dan
berkomunikasi dengan para pelanggan 3. Menjalankan kegiatan distribusi perusahaan d. Manajer Keuangan 1. Mengelola sumber keuangan secara efektif dan efisien 2. Mengelola
dan
mengkoordinasi
kegiatan
akuntansi
perusahaan 3. Membuat laporan keuangan perusahaan secara periodik
47 e. Staf Bagian Keuangan 1. Menjalankan kegiatan akuntasi perusahaan 2. Mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan f. Manajer Pembelian 1. Menetapkan anggaran pembelian perusahaan 2. Melakukan penilaian dan seleksi terhadap pemasok perusahaan 3. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan pembelian perusahaan g. Staf Bagian Pembelian 1. Berkomunikasi dan menjalankan kerja sama dengan para pemasok 2. Melakukan pemesanan barang dan menjalankan kegiatan pembelian perusahaan h. Manajer Personalia 1. Merancang dan memberikan pelatihan kepada para karyawan 2. Merekrut dan memberhentikan karyawan 3. Mengelola penggajian karyawan perusahaan 4. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan personalia perusahaan i. Staf Bagian Personalia 1. Menjalankan kegiatan administrasi personalia perusahaan
48 j. Manajer Gudang 1. Mengelola persediaan barang secara efektif dan efisien 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan administrasi pergudangan k. Staf Bagian Gudang 1. Memeriksa ketersediaan barang 2. Menyiapkan barang pesanan pelanggan 3. Menjalankan
kegiatan
administrasi
pergudangan
perusahaan l. Manajer Teknik 1. Melatih dan meningkatkan pengetahuan dan kemampuan para teknisi 2. Mengelola dan mengkoordinasi kegiatan teknisi m. Staf Bagian Teknik 1. Membuat dokumentasi teknis terhadap produk yang didistribusikan perusahaan 2. Menerima dan mereparasi barang yang diretur oleh pelanggan
3.2 Deskripsi Sistem Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Distribusi Prosedur distribusi pada PT Prima Cipta Instrument dimulai dari pemesanan barang oleh bagian pembelian kepada pemasok. Barang yang dipesan dikirimkan kepada perusahaan oleh pemasok dengan menggunakan angkutan
49 mobil maupun melalui jasa kurir. Barang yang dipesan tersebut akan diterima oleh bagian gudang dan menjadi stok persediaan perusahaan. Selanjutnya
pelanggan
melakukan
pemesanan
barang
dengan
mengirimkan PO (Purchase Order) ke staf pemasaran melalui fax. Setelah menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan, staf pemasaran membuat SO (Sales Order) yang akan diberikan ke staf gudang dengan tujuan mengecek stok barang. Jika stok barang berada di tingkat minimum maka staf gudang akan membuat PR (Purchase Request) kepada bagian pembelian untuk melakukan pemesanan ke pemasok. Setelah mengecek stok barang, staf gudang akan menyiapkan barang dan membuat surat jalan sebanyak 3 rangkap ke gudang, keuangan dan pelanggan. Kemudian barang akan dikirim staf pengiriman dengan melampirkan dokumen surat jalan. Setelah pelanggan menerimanya, pelanggan akan menandatangani surat jalan. Berdasarkan surat jalan yang telah ditandatangani pelanggan, staf keuangan akan membuat faktur penjualan dan faktur pajak standard masingmasing 3 rangkap dan diserahkan kepada pelanggan, staf keuangan, dan manajer keuangan. Tetapi jika terjadi retur penjualan, maka pelanggan akan mengirimkan SJ (Surat Jalan) dan retur pembelian dari pelanggan ke staf pemasaran. Setelah menerima dokumen dari pelanggan, staf pemasaran akan membuat memo retur ke staf gudang. Staf gudang akan menyiapkan barang pengganti retur sesuai dengan memo. Kemudian staf pemasaran akan menginput data dalam transaksi retur penjualan.
50 Pada saat faktur penjualan sudah jatuh tempo, pelanggan akan melakukan pembayaran melalui transfer antar bank. Kemudian pelanggan akan mengirimkan bukti pembayaran berupa struk melalui fax sesuai dengan faktur penjualan yang nantinya akan diterima oleh staf keuangan. Setelah staf keuangan menerima bukti pembayaran dari pelanggan, staf keuangan akan memposting piutang dan membuat laporan penjualan yang akan diserahkan ke manajer keuangan.
3.2.2 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sumber: PT Prima Cipta Instrument
51 3.2.3 Diagram Nol
Gambar 3.3 Diagram Nol Sumber: PT Prima Cipta Instrument
52 3.2.4 Konfigurasi Sistem PT Prima Cipta Instrument menjalankan sistem informasi distribusi pada jaringan local area network (LAN) yang terdiri dari 12 komputer client dan satu komputer server yang terhubung satu sama lainnya. Di bawah ini adalah gambar jaringan yang ada pada kantor PT Prima Cipta Instrument :
Gambar 3.4 Konfigurasi Jaringan Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Di bawah ini adalah spesifikasi hardware dan software baik komputer client maupun server yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi distribusi pada PT Prima Cipta Instrument : I. Spesifikasi Server 1. Processor Intel Xeon 2.4GHz 2. Hard disk 140GB SCSI 3. Memori DDR RAM 2 GB
53 4. Sistem operasi Microsoft Windows 2000 Server 5. SQL Server 2000 Enterprise II. Spesifikasi Client 1. Processor Pentium 4 2 GHz 2. Hard disk 40 GB 3. Memori DDR RAM 128 MB 4. Sistem operasi Microsoft Windows XP 5. Microsoft Office XP
3.2.5 Prosedur Sistem Berikut adalah penjelasan prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi distribusi pada PT Prima Cipta Instrument berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan dan sesuai dengan domain COBIT (penyampaian dan dukungan) dan daftar pertanyaan yang digunakan.
3.2.5.1 Menetapkan Dan Mengatur Tingkatan Layanan (DS1) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menetapkan dan mengatur tingkatan layanan adalah sebagai berikut: 1. Dalam
mengatur
penggunaan
sistem
informasi
perusahaan, setiap pengguna diberikan printout yang berisi aturan-aturan dalam menggunakan sistem informasi distribusi. Perusahaan akan memberikan teguran sampai pemecatan bila ada pengguna yang tidak mematuhi aturanaturan tersebut.
54 2. Dalam mengorganisir pencapaian kerja para karyawan pada setiap unit organisasi, manajer pada masing-masing bagian melakukan meeting pada setiap awal tahun untuk menentukan target individual para karyawan berdasarkan job description masing-masing karyawan. Kemudian para manajer tersebut mereview pencapaian target masingmasing karyawan pada setiap semester. 3. Setiap pengguna sistem informasi distribusi dapat menyampaikan keluhan atas masalah dan kesulitan yang muncul pada saat menggunakan sistem. Keluhan tersebut disampaikan pengguna kepada manajer pada bagiannya. 4. Distribusi data setiap unit organisasi pada sistem informasi distribusi langsung dapat dilakukan ketika pengguna memprosesnya pada komputer client tanpa menunggu proses tambahan.
3.2.5.2 Mengelola Layanan Pihak Ketiga (DS2) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola layanan pihak ketiga adalah sebagai berikut: 1. Perusahaan melakukan penilaian awal bagi calon pemasok dengan tujuan untuk menilai kemampuan pemasok dalam melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan. Pada dasarnya
55 perusahaan
menilai
calon
pemasok
berdasarkan
kelengkapan barang yang ditawarkan dengan meminta daftar barang. 2. Sebelum melakukan pembelian produk TI, manajer pembelian harus membahasnya bersama direktur dan manajer teknik perusahaan. Setelah proses pembelian dilakukan,
manajer
pembelian
membuat
laporan
pembelian dan diberikan kepada direktur.
3.2.5.3 Mengatur Kapasitas Dan Kinerja (DS3) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengatur kapasitas dan kinerja adalah sebagai berikut: 1. Staf bagian teknik yang bertanggung jawab dalam memelihara sistem informasi perusahaan harus meminta ijin kepada manajer teknik ketika menggunakan server. Ijin dilakukan tidak secara tertulis. Sedangkan pengguna diluar bagian teknik tidak diijinkan untuk menggunakan server. 2. Setiap komputer pada perusahaan dilengkapi dengan peralatan tambahan sesuai dengan kebutuhan kerja pengguna. Misalnya komputer bagian gudang dilengkapi dengan barcode scanner untuk memudahkan mencatat barang masuk dan keluar.
56 3. Setiap penggantian komputer dan peralatannya harus mendapatkan
persetujuan
dari
manajer
pembelian.
Manajer pembelian langsung memeriksa komputer dan peralatan
yang
akan
diganti
sebelum
memberikan
persetujuan.
3.2.5.4 Menjamin Layanan Berkelanjutan (DS4) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menjamin layanan berkelanjutan adalah sebagai berikut: 1. Setiap staf bagian teknik yang bertanggung jawab dalam memelihara
sistem
informasi
diberikan
pelatihan
mengenai prosedur darurat dalam menangani masalah keamanan sistem informasi. 2. Setiap pengguna diberikan informasi mengenai lokasi filefile
data,
backup,
manual
operasi,
dan
berbagai
dokumentasi pada sesi pelatihan penggunaan sistem. 3. Pelatihan penggunaan sistem kepada setiap pengguna dirancang berdasarkan intensitas penggunaannya pada masing-masing bagian. 4. Server memiliki harddisk eksternal untuk menyimpan backup data untuk mencegah kehilangan backup data pada harddisk internal.
57 3.2.5.5 Menjamin Keamanan Sistem (DS5) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses menjamin keamanan sistem adalah sebagai berikut: 1. Setiap pengguna harus melakukan login untuk dapat masuk ke dalam sistem dan mengoperasikannya. Login dilakukan dengan mengisi username dan password. 2. Bagian teknik sebagai unit sistem informasi perusahaan bertanggung jawab dalam memelihara server. Hal ini menjadi salah satu kebijakan TI pada perusahaan. 3. Sistem informasi distribusi memiliki modul pengaturan hak akses bagi pengguna. Pengguna masing-masing bagian memiliki hak akses yang berbeda dan telah ditentukan oleh pengembang sistem. 4. Prosedur dalam mencegah, mendeteksi, dan mengatasi gangguan virus merupakan salah satu sesi pelatihan pada staf bagian teknik sebagai unit yang memelihara sistem informasi distribusi. 5. Terdapat proteksi yang mengatur hak akses jaringan. Manajer teknik dan beberapa staf teknik yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan jaringan memiliki peran sebagai administrator sistem yang mengatur jaringan yang menjalankan sistem informasi distribusi pada perusahaan. 6. Bagian teknik sebagai unit sistem informasi perusahaan memiliki tanggung jawab dalam mengatasi permasalahan
58 keamanan dalam pemakaian internet. Hal ini telah menjadi salah satu sesi pelatihan bagi para staf bagian teknik. 7. Sistem informasi distribusi memiliki modul untuk mencatat aktivitas pengguna dalam mengakses data. Pencatatan ini merupakan salah satu informasi yang dicatat pada log. 8. Tidak setiap karyawan memiliki otoritas dalam mengakses dan mengambil data server. Setiap pengguna yang terdaftar dalam sistem informasi distribusi yang memiliki otoritas penuh dalam mengakses dan mengambil data server. 9. Data yang keluar dari server dan masuk ke dalam server dideteksi oleh program firewall yang terpasang dalam sistem operasi server. Adapun klasifikasi pendeteksian merupakan standard yang telah diatur pada program firewall tersebut. 10. Setiap komputer pada perusahaan telah memiliki program deteksi kerusakan seperti program antivirus dan scandisk. 11. Setiap
aktivitas
pengguna
dalam
mengakses
dan
manipulasi data dicatat pada log sistem, yang kemudian dianalisis setiap hari oleh staf teknik yang berperan sebagai
administrator
sistem.
Segala
kecurangan
modifikasi data dapat diketahui dengan memeriksa log tersebut.
59 12. Server yang dikelola oleh bagian teknik telah dipasang sistem proteksi mulai dari firewall sebagai pendeteksi data yang keluar dan masuk, kemudian antivirus sebagai pendeteksi gangguan virus, dan proteksi pada sistem manajemen database untuk mencegah penyalahgunaan data perusahaan.
3.2.5.6 Mengidentifikasi Dan Mengalokasikan Biaya (DS6) Prosedur-prosedur
yang
sedang
berjalan
pada
proses
mengidentifikasi dan mengalokasikan biaya adalah sebagai berikut: 1. Bagian pembelian dan bagian teknik setiap awal tahun melakukan pembahasan bersama dalam menetapkan anggaran
untuk
perawatan
perlengkapan
teknologi
informasi. 2. Setiap
produk
TI
yang
akan
dibeli
perusahaan
diinformasikan oleh bagian pembelian kepada penggunapengguna yang menggunakannya tetapi tidak berdasarkan representasi setiap kelompok secara eksplisit. 3. Setiap produk TI yang akan dibeli perusahaan harus melewati persetujuan antara manajer pembelian dan manajer teknik dan mengadakan pembahasan mengenai biaya yang harus dikeluarkan dengan memperhatian pelatihan yang harus diberikan kepada pengguna yang
60 menggunakannya,
serta
kesiapan
pengguna
dalam
menggunakannya. 4. Perusahaan
melakukan
penilaian
terhadap
pemasok
dengan tujuan untuk menilai kemampuan pemasok dalam melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan. 5. Perusahaan menetapkan kebijakan, standard, dan prosedur dalam melakukan penilaian terhadap pemasok dengan tujuan
untuk
menilai
kemampuan
pemasok
dalam
melaksanakan penyerahan barang atau penyelesaian pekerjaan atau jasa lainnya dengan baik, lengkap dan dalam waktu tertentu yang ditetapkan.
3.2.5.7 Mendidik Dan Melatih Pengguna (DS7) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mendidik dan melatih pengguna adalah sebagai berikut: 1. Direktur bersama para manajer setiap bagian setiap akhir dan awal tahun mengadakan pertemuan untuk menilai dan membahas
sistem kerja
perusahaan.
Setiap
terjadi
perubahan sistem kerja akan diikuti dengan perancangan pelatihan kepada para karyawan. 2. Pelatihan pada karyawan dilakukan setiap semester sesuai dengan modul pelatihan yang telah dirancang untuk
61 masing-masing bagian. Sedangkan bagi karyawan baru harus mengikuti pelatihan dasar yang telah dirancang untuk masing-masing bagian segera setelah karyawan mulai bekerja. 3. Pelatihan bagi karyawan dirancang oleh bagian personalia yang bekerja sama dengan setiap bagian dalam merancang modul pelatihan sehingga sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4. Bagian personalia memiliki para pelatih yang dipilih berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan pengalaman
sesuai
dengan
modul
pelatihan
yang
dirancang.
3.2.5.8 Membantu Dan Memberikan Masukan Kepada Pengguna (DS8) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses membantu dan memberikan masukan kepada pengguna adalah sebagai berikut: 1. Bagian teknik memiliki staf help desk yang dipilih berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan pengalaman. Kualifikasi tersebut dinilai dari CV karyawan tersebut dan akan terus dinilai selama karyawan tersebut bekerja. 2. Bagian
teknik
memiliki
staf
teknisi
yang
dipilih
berdasarkan kompetensi, latar belakang pendidikan, dan
62 pengalaman. Kualifikasi tersebut dinilai dari CV karyawan tersebut dan akan terus dinilai selama karyawan tersebut bekerja. 3. Perusahaan
memiliki
dokumentasi
yang
membantu
pekerjaan staf help desk selain modul pelatihan yang dirancang baginya. 4. Setiap semester bagian teknik memberikan kuesioner kepada pengguna untuk mengukur kepuasan pengguna terhadap sistem informasi distribusi yang digunakannya. 5. Dalam memantau kinerja stafnya, manajer bagian teknik melakukan meeting pada setiap awal tahun untuk menentukan target individual para staf berdasarkan job description masing-masing karyawan. Kemudian manajer teknik
mereview
pencapaian
target
masing-masing
karyawan pada setiap semester. 6. Bagian
teknik
yang
bertanggung
jawab
terhadap
pemeliharaan sistem informasi distribusi melakukan pembahasan
bersama
terhadap setiap
keluhan
dan
pertanyaan dari pengguna.
3.2.5.9 Mengelola Konfigurasi (DS9) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola konfigurasi adalah sebagai berikut:
63 1. Perusahaan
memiliki
prosedur
dalam
membatasi
pemakaian media penyimpanan sebagai bagian dari aturan penggunaan sistem. Selain itu setiap pengguna sudah diinformasikan prosedur ini pada sesi pelatihannya. 2. Perusahaan menetapkan kebijakan, prosedur dan standard yang mengatur penggunaan komputer dan hak akses pengguna terhadap data sebagai bagian dari aturan penggunaan sistem informasi perusahaan. 3. Perusahaan memiliki prosedur dalam memantau aktivitas pengaksesan data pada sistem informasi distribusi. Prosedur ini ditetapkan oleh bagian teknik sebagai penanggung jawab dalam pemeliharan server perusahaan. 4. Perusahaan
memiliki
prosedur
dalam
membatasi
penggunaan dan penyimpanan program diluar aktivitas kerja para karyawan.
3.2.5.10 Mengelola Kegiatan Dan Permasalahan (DS10) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola kegiatan dan permasalahan adalah sebagai berikut: 1. Setiap masalah dan insiden menjadi perhatian para manajer setiap bagian perusahaan, tetapi tidak terdapat prosedur yang mengaturnya. 2. Kejadian operasional diluar standard operasi menjadi perhatian manajer pada masing-masing bagian, tanpa
64 melalui proses pencatatan, analisa, dan pembuatan laporan insiden.
3.2.5.11 Mengelola Data (DS11) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola data adalah sebagai berikut: 1. Data yang digunakan pada sistem informasi distribusi disimpan pada server dan dapat diakses oleh setiap pengguna yang menggunakan sistem pada setiap bagian. 2. Data dokumen hasil kerja karyawan dapat disimpan pada server untuk kemudian dishare kepada karyawan lain yang membutuhkannya. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 3. Setiap karyawan diwajibkan melakukan backup data dokumen
yang
dikerjakan
pada
komputer
yang
digunakannya sebagai upaya pencegahan kehilangan data. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 4. Backup dapat dilakukan oleh setiap pengguna pada setiap bagian sebagai upaya pencegahan kehilangan data. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 5. Output dari sistem informasi distribusi berupa dokumen seperti faktur, sales order, purchase order dan sebagainya
65 didistribusikan
kepada
karyawan
yang
memiliki
kepentingan terhadap dokumen-dokumen tersebut. 6. Setiap kesalahan input data akan ditangani oleh staf bagian teknik yang memiliki tugas dan tanggung jawab untuk memperbaiki kesalahan tersebut dengan menanganinya secara langsung pada server. 7. Setiap awal tahun manajer teknik dan para stafnya membahas teknologi keamanan informasi dan integritas data sebagai upaya agar teknologi yang digunakan sesuai dengan perkembangannya. 8. Pengelolaan server dan datanya dilakukan oleh bagian teknik sebagai unit sistem informasi pada perusahaan. 9. Data dan informasi pada server diproteksi sebagai upaya dalam mencegah penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang. Modul proteksi sudah merupakan bagian dari sistem manajemen database yang digunakan perusahaan. 10. Data dokumen yang dikerjakan oleh setiap karyawan disimpan pada komputer yang digunakannya. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 11. Data dokumen dikerjakan, diproses, dan disimpan pada setiap komputer yang digunakan oleh karyawan. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 12. Sistem informasi distribusi memiliki fungsi validasi pada saat memproses data dan dapat diedit secara langsung.
66 13. Data dokumen yang akan dishare disimpan dalam bentuk file pada server. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 14. Data dokumen disimpan dalam bentuk file, dan dapat dicetak untuk kemudian diarsipkan walaupun tidak ada keharusan untuk itu. 15. Sistem informasi distribusi memiliki fungsi dalam mengorganisir dan mengubah data menjadi informasi dalam format yang sesuai dalam pengambilan keputusan, misalnya dalam format spreadsheet excel (.xls) 16. Proteksi terhadap informasi sensitif selama transmisi dan transport sudah menjadi bagian dalam sistem operasi yang digunakan server. 17. Data dan informasi yang didistribusikan pada sistem harus merupakan format yang standard sesuai dengan kebutuhan pengguna sehingga mudah dimengerti dan digunakan. Hal ini telah diinformasikan pada salah satu sesi pelatihannya. 18. Dengan manajemen harddisk RAID yang digunakan perusahaan,
backup
dapat
dilakukan
setiap
ada
pemrosesan data dari pengguna yang menggunakan sistem informasi distribusi. 19. Dengan menggunakan infrastruktur teknologi hardware, software, dan jaringan, distribusi data dan informasi dapat dilakukan dengan tepat dan akurat.
67 20. Setiap penggunaan data pada server akan dicatat dalam log
sistem
manajemen
database
yang
digunakan,
meskipun tidak ada pelaporan pertanggung jawabannya. 21. Backup dan restore data dirancang dengan memperhatikan keamanan, kerahasiaan, dan kemudahan akses. Misalnya dengan menggunakan manajemen harddisk RAID, backup berkala pada sistem manajemen database, dan penggunaan media backup eksternal seperti harddisk eksternal.
3.2.5.12 Mengelola Fasilitas (DS12) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola fasilitas adalah sebagai berikut: 1. Server terletak pada ruangan yang memiliki fasilitas AC. 2. Setiap penggunaan ruangan kerja harus merupakan karyawan internal perusahaan tanpa harus ada ijin tertulis. 3. Tidak semua komputer yang digunakan dilengkapi dengan Uninterruptible Power Supply. Tidak ada keharusan untuk menggunakan
Uninterruptible
Power
Supply
pada
kebijakan TI perusahaan. 4. Prosedur pemantauan terhadap aktivitas pengunjung oleh pihak keamanan (satpam) di lingkungan perusahaan dilakukan dengan mengisi buku tamu dan mengenakan tanda pengenal pengunjung. Informasi yang harus diisi
68 pada buku tamu adalah nama, alamat, keterangan dan tanda tangan pengunjung. 5. Terdapat kamera pengawas pada ruangan server yang terletak pada pojok atas untuk memantau aktivitas karyawan terhadap server. Tetapi tidak terdapat alarm untuk mendeteksi asap dan api dalam mencegah kebakaran.
3.2.5.13 Mengelola Operasi (DS13) Prosedur-prosedur yang sedang berjalan pada proses mengelola operasi adalah sebagai berikut: 1. Staf bagian teknik yang memiliki tugas dalam memeriksa log melakukan tugasnya setiap hari untuk mendeteksi penggunaan sistem yang tidak terotorisasi. 2. Backup data dapat dilakukan secara manual maupun terjadwal
pada
sistem
manajamen
database
yang
digunakan. Hal ini sudah merupakan bagian dari pelatihan bagi pengguna yang menggunakan sistem. 3. Backup data disimpan pada banyak sumber seperti harddisk internal, RAID, dan harddisk eksternal sehingga restore data dapat berjalan secara efektif. 4. Server dioperasikan pada jam kerja mulai dari pukul 07.00 sampai 19.00 sehingga pengaksesan data di luar jam kerja tidak dapat dilakukan.
69 3.2.6 Tampilan Aplikasi Yang Digunakan Berikut adalah tampilan aplikasi sistem informasi distribusi yang digunakan oleh PT Prima Cipta Instrument:
Gambar 3.5 Tampilan Form Login Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.6 Tampilan Form Login Tidak Berhasil Sumber: PT Prima Cipta Instrument
70
Gambar 3.7 Tampilan Form Login Gagal Tiga Kali Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.8 Tampilan Form Utama Sumber: PT Prima Cipta Instrument
71
Gambar 3.9 Tampilan Form Ubah Password Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.10 Tampilan Form Administrasi Pengguna Sumber: PT Prima Cipta Instrument
72
Gambar 3.11 Tampilan Form Master Pelanggan Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.12 Tampilan Form Master Pemasok Sumber: PT Prima Cipta Instrument
73
Gambar 3.13 Tampilan Form Master Barang Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.14 Tampilan Form Transaksi Penjualan Sumber: PT Prima Cipta Instrument
74
Gambar 3.15 Tampilan Form Cetak Faktur Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.16 Tampilan Form Cetak Surat Jalan Sumber: PT Prima Cipta Instrument
75
Gambar 3.17 Tampilan Form Transaksi Pembelian Sumber: PT Prima Cipta Instrument
Gambar 3.18 Tampilan Form Pencatatan Barang Masuk Sumber: PT Prima Cipta Instrument
76
Gambar 3.19 Tampilan Form Pencatatan Barang Keluar Sumber: PT Prima Cipta Instrument
