BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan PT.
PRYDA
JAYA
TRUSS
merupakan
perusahaan
yang
mengembangkan produk rangka atap baja ringan dengan menggunakan sistem dan teknologi Australia, yang merupakan regenerasi terbaru rangka atap baja ringan dengan
mengkombinasikan
sumber
daya manusia yang sangat
berpengalaman di bidangnya, didukung oleh software dari Australia yang telah teruji di berbagai negara. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Jelambar Utama Raya 18 C Jakarta Barat 11460 Indonesia. PRYDA didirikan oleh A.R. Turner & Co. pada tahun 1964, telah berkembang sampai menjadi PRYDA (Aust) Pty. Ltd., dan kini kepemilikannya berada penuh di tangan Illinois Tool Works (ITW). ITW adalah sebuah perusahaan publik yang membuat produk berteknologi tinggi dengan lebih dari 800 anak perusahaan di 44 negara. Pryda Australia merupakan perusahaan publik yang bergerak dalam rekayasa, pembuatan dan penggunaan alat sambung kayu yang terbuat dari logam, dengan fokus penggunaannya pada bangunan prefabrikasi serta keperluan industri yang lain. Setelah lebih dari lima dasawarsa, PRYDA telah berkembang menjadi perusahaan yang terdepan pada industri alat sambung kayu, terutama pada penggunaan untuk rangka atap dengan cabangnya yang tersebar di berbagai
57
58
negara seperti New Zealand, M alaysia, Singapura, Indonesia, Brunei, Thailand, Myanmar, Fiji, Chile dan Amerika Serikat. PRYDA sendiri telah hadir di Indonesia sejak tahun 1993. Sejak tahun 1993, Pryda Indonesia telah lahir sebagai perintis rangka atap kayu prefabrikasi di Indonesia. Hingga saat ini, telah ribuan rangka atap Pryda terpasang di berbagai kota di Indonesia. Pryda menggunakan sistem fabrikasi dalam pembuatan rangka atap baja ringan. Sistem Fabrikasi menghasilkan pekerjaan pemasangan kuda-kuda yang jauh lebih cepat dengan kualitas kudakuda yang terjamin serta efisien dalam penggunaan bahan dan sumber daya manusia. Baja ringan merupakan produk rangka atap
prefabrikasi, hasil
pengembangan dari Pryda Australia yang telah berpengalaman dalam teknologi rangka bangunan, yang di desain menggunakan program komputer Pryda Roof yang telah terbukti kehandalannya, rangka atap baja ringan dibuat dan dirakit dengan mesin khusus di pabrik dan dipasang oleh orang – orang yang telah terlatih dan berpengalaman. Tahun 2004 menjadi awal mula perusahaan ini terbentuk karena Pryda Indonesia yang merupakan perwakilan Pryda Australia di Indonesia menunjuk PT PRYDA JAYA TRUSS untuk mendistribusikan produk mereka dalam pasar domestik. Didirikan secara resmi pada tanggal 4 M aret 2004. Perusahaan ini mengkhususkan diri di bidang teknologi rangka atap dan rangka bangunan serta dipercaya bergabung dalam grup Pryda dibawah naungan PT Pryda Indonesia.
59
Dengan memiliki visi yaitu menjadikan perusahaan rangka atap yang terdepan dalam bidangnya maka PT PRYDA JAYA TRUSS akan memberikan komitmen yang kuat akan kualitas service, manajemen perusahaan yakin dapat memenuhi harapan tertinggi dari pembeli. Sebelum didirikan secara resmi menjadi PT PRYDA JAYA TRUSS, perusahaan ini telah berkembang selama 10 tahun yang lalu dengan nama CV. Hutama Bina Usaha & Decorior Totalindo Sejahtera yang bergerak di bidang rangka kusen, rangka atap baja & rangka plafond.
3.2
Visi dan Misi 3.2.1
Visi Rekayasa rancang bangun sistem prefabrikasi akan menjadi standar sistem bangunan di Indonesia dimana PRYDA dapat menjadi salah satu komponen penting pada sistem tersebut.
3.2.2
Misi M enjadikan Pryda suatu sistem rangka atap yang unggul dan umum dipakai karena mutunya, kompetitif serta dapat memberikan kepuasan pembeli yang baik.
60
3.3
S truktur Organisasi
Gambar 3.1 : Gambar Struktur Organisasi PT.PRYDA JAYA TRUSS (sumber : Direktur PT. PRYDA JAYA TRUSS, tahun 2004)
3.4
Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab Berdasarkan struktur organisasi di atas, setiap bagian dari PT.PRYDA JAYA TRUSS memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing sebagai berikut : 1. General Manager General manager mempunyai tugas sebagai berikut : a. M enyusun rencana kertas kerja untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan. b. M engkoordinasikan kegiatan serta memberikan pembinaan kepada para bawahan dalam rangka pelaksanaan ketentuan pokok perusahaan.
61
c. Bertanggung jawab atas pelaporan pelaksanaan kegiatan pada seluruh divisi yang ada pada perusahaan. d. M engawasi pelaksanaan tugas dari semua bagian, apakah telah sesuai dengan kebijaksanaan yang digariskan oleh perusahaan. e. M embuat laporan pertanggung jawaban kegiatan usaha untuk diberikan kepada pemegang saham. f. M enangani semua masalah
yang berhubungan
dengan
kegiatan
operasional perusahaan. 2. Divisi Pabrik Tugas Divisi pabrik adalah sebagai berikut : a. M embuat dan merencanakan kegiatan harian daripada mesin dan karyawan pabrik, juga kegiatan-kegiatan digudang. b. M engerjakan proses produksi menurut masing – masing proyek dengan tepat dan cepat. c. M embuat perincian bahan-bahan yang akan digunakan dalam proses produksi. d. M embuat laporan mengenai hasil produksinya per hari. e. M embuat kartu stock untuk mengetahui kondisi bahan baku. f. M elakukan penyimpanan bahan baku dengan baik. g. M elakukan administrasi lainya mengenai kegiatan pabrik. 3. Divisi Operasional Tugas – tugas yang dilakukan seorang pada divisi operasional adalah sebagai berikut :
62
a. M engawasi suatu proyek dari awal sampai selesai suatu proyek. b. Bertanggung jawab terhadap kondisi yang ada pada suatu proyek. c. M embuat laporan mengenai suatu proyek yang diserahkan kepada atasannya. 4. Divisi Design Adapun tugas dari divisi designer adalah sebagai berikut : a. M elakukan perhitungan terhadap gambar suatu proyek yang diterima dari divisi marketing untuk menjadi penawaran. b. M elakukan cutting list pada suatu proyek dengan mengacu data dari divisi operasional. c. M enghitung kebutuhan bahan suatu proyek yang diberikan pada divisi pabrik. d. M elakukan research terhadap hal – hal teknis yang berhubungan dalam melakukan design suatu proyek. 5. Divisi Finance Divisi finance terbagi menjadi 3 bagian yaitu: -
Kabag keuangan Tugas dan tanggung jawab : a. M embuat dan menyusun laporan keuangan yang disusun berdasarkan bukti-bukti dari kepala akuntansi. b. M engatur kebijaksanaan keuangan dalam menyusun pendapatan dan keuangan.
63
c. M embuat analisa keuangan selama tahun buku guna dilaporkan kepada General Manager. d. M embuat dan merencanakan pos-pos yang penting untuk memperoleh dana tambahan. -
Kabag Pembelian Tugas dan tanggung jawabnya : a. M enerima laporan dari bagian stok (divisi akuntansi) atas bahanbahan yang akan habis dan merencanakan pembelian. b. M embuat dan merencanakan pembelian bahan-bahan pada supplier. c. M embuat dan merencanakan anggaran pembelian bahan-bahan pada General Manager. d. M embuat dan melaporkan hasil kegiatan selama sebulan kepada General Manager.
-
Kabag Akuntansi Tugas dan tanggung jawab : a. M enyusun dan menganalisa laporan keuangan yang disuruh berdasarkan bukti transaksi yang ada.dari para sales. b. M engatur kegiatan pembukuan dan menentukan sistem akuntansi yang tepat. c. M enyusun laporan keuangan yang akurat dan tepat waktunya. d. M embuat laporan keuangan untuk General Manager yang dilakukan setiap bulannya.
64
e. Bertanggung jawab atas pelaporan pajak dan semua hal yang berhubungan dengan perpajakan
3.5
Analisa Batasan Sistem yang Sedang Berjalan 1. Kegiatan Divisi Marketing (Marketing Engineer / M E) a. Setiap M E wajib mendapatkan gambar dengan cara hunting minimal 4 hari dalam 1 minggu, dengan target minimal 5 (lima) gambar per minggu. b. Setiap M E wajib mengisi “Form Desain” untuk setiap gambar yang akan didesain untuk berkonsultasi dengan Divisi Desain c. M E wajib memeriksa hasil desain beserta quatation harganya dengan memberikan paraf pada lembar quotation yang telah diperiksa. d. M E wajib mengolah hasil akhir harga penawaran dari costing dengan membuat perkiraan penawaran dan berkonsultasi dengan General Manager(GM ) dari hasil perkiraannya. e. M E wajib melaporkan kepada GM perkembangan dari penawaran yang telah dikirim kepada calon pembeli. f. M embuat “last costing deal contract” sebagai tahap akhir dalam menentukan penawaran. g. M embuat surat kontrak dan meminta kwitansi kepada bagian finance. h. M elakukan deal contract dan menerima pembayaran DP dari pembeli, lalu menyerahkan DP tersebut kepada bagian finance. i. M E wajib untuk melakukan cross check antara desain dan keadaan lapangan dengan melakukan observasi lapangan dengan berkoordinasi
65
divisi operasional. Apabila terdapat ketidakcocokan ukuran antara design dengan keadaan lapangan maka akan diadakan addendum. j. M embuat form addendum yang akan diberikan kepada divisi finance dan pabrik. k. M embuat laporan penjualan untuk diberikan kepada GM . 2. Kegiatan divisi desain a. M enerima form desain dari divisi marketing dan melayani konsultasi mengenai desain dengan divisi marketing. b. M erancang desain atap dari gambar teknis yang diterima dari divisi marketing dan menghitung costing dasar dari desain atap. c. M embuat urutan cutting list yang akan diberikan kepada divisi pabrik. 3. Kegiatan divisi operasional a. M elakukan observasi ukuran lapangan 4. Kegiatan divisi finance a. M engecek Surat Kontrak dengan seksama beserta cara pembayarannya. b. M embuatkan kwitansi DP yang akan diserahkan kepada divisi M E. c. M engarsip Surat Kontrak asli. d. M engarsip
Form Addendum untuk permintaan tambahan barang
operasional. e. M embuat Purchase Order (PO) untuk membeli barang ke supplier sesuai dengan Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) yang dibuat oleh divisi pabrik.
66
5. Kegiatan divisi pabrik a. M enyiapkan bahan yang diperlukan untuk proyek sesuai dengan Cutting List yang dibuat oleh divisi desain. b. Kemudian membuat Form Pemakaian Bahan dan Fabrikasi beserta Surat Jalan untuk mengirim bahan yang sudah disiapkan ke divisi operasional yang berada di lapangan. c. M embuat Surat Permintaan Pembelian Barang (SPPB) untuk meminta pembelian barang yang sudah mencapai titik Reorder Point (ROP), kemudian diserahkan kepada divisi finance. d. M embuat Purchase Note atas penerimaan barang dari supplier yang sudah sampai di gudang. e. M embuat kartu stok untuk mengetahui kondisi bahan baku.
67
3.6
Pemodelan Proses Analisis Sistem Berjalan 3.6.1 Diagram konteks
Uang_DP
Customer
Operasional
surat_kontrak_tertandatangani gambar_teknis
surat_penawaran_tertandatangani surat_penawaran Surat_kontrak pesanan_tambahan
Sistem Informasi PT PRYDA JAYA TRUSS
form_design
SPBO PO
Design_tambahan cutting_list SPBO design_atap
Desainer
Form_Costing barang_pesanan
Gambar 3.2 : Diagram konteks dari sistem yang berjalan
Supplier
68
3.6.2 Diagram nol
Gambar 3.3 : Diagram Nol dari Sistem yang Berjalan
69
3.6.3 Document Flow Diagram PENJUALAN Customer
Marketing Engineer
Divisi Desain
Divisi Pabrik
Divisi Operasional
M ulai
Gam b ar Te knis
G am ba r T ek nis
M em b uat Fo rm D esa in
Fo rm De sain
M em bu at p en awa ra n har ga
Su ra t Pen awa ra n II
M em bu at d esa in a tap da n co stin g
F or m C ostin g
Sur at Suraw at ara n Pen Pe na war an
M em bu at Su ra t Ko nt rak
Sur at Ko ntr ak II
Sur at Ko ntr ak Sur at Kont ra k M er anc an g a tap sesu ai d en ga n d esa in
Cu tting Lis t
M en yiap kan b ar ang
F or m Pem aka ian Baha n
F o rm Pab rika si
Sur at Jala n Su ra t Ja lan
Sur at Jala n I I Me ng irim ba ra ng Ukur an tep at?
No
Yes
Me min ta keku ra ng an ba ha n
M em bu at Fo rm Add end um 1
Fo rm Ad den du m 1 ( II)
SPBO
Fo rm Ad den du m 1 F o rm Add end um 1 ( I)
re qu est ta mb ah an da ri cu sto me r
Y es Me ne rim a Pesa na n T am ba ha n
M em bu at Fo rm Add end um 2
Fo rm Add en du m 2 ( II)
Fo rm Ad den du m 2
No Seles ai
SPBO
M en yiap kan pes an an ta m bah an
Gambar 3.4 : Document Flow Diagram Bagian Penjualan
70
PERSEDIAAN DAN PEMBELIAN Divisi Pabrik
Divisi Pembelian
Supplier
Mulai
Status Barang ROP
Meminta Pembelian Barang
Melakukan Pembelian Barang
SPPB
PO PO
Surat Jalan
PO II
SuratJalan Jalan Surat
Mengecek Barang
Barang sesuai dengan PO?
No
Retur
Retur
Yes STB
Selesai
Gambar 3.5 : Document Flow Diagram Bagian Persediaan dan Pembelian
71
3.7
Perencanaan Database 3.7.1
Mission Statement Mission Statement dari sistem database PT. PRYDA JAYA TRUSS adalah untuk merancang dan mengelola data yang dibutuhkan untuk mendukung proses pemesanan, pembelian dan persediaan perusahaan.
3.7.2
Mission Objectives M engelola (insert, update, delete) data Barang M engelola (insert, update, delete) data Desain Pryda M engelola (insert, update, delete) data Penawaran M engelola (insert, update, delete) data Kontrak M engelola (insert, delete) data Pemakaian Bahan M engelola (insert, delete) data Fabrikasi M engelola (insert, update, delete) data Pengiriman Barang M engelola (insert, update) data Stok M engelola (insert, delete) data Permintaan Pembelian Barang M engelola (insert, update, delete) data Pembelian Barang M engelola (insert, update, delete) data Penerimaan Pembelian Barang
M encari data Barang M encari data Desain Pryda M encari data Penawaran M encari data Kontrak
72
M encari data Pemakaian Bahan M encari data Fabrikasi M encari data Pengiriman Barang M encari data Permintaan Barang Operasional M encari data Stok M encari data Permintaan Pembelian Barang M encari data Penerimaan Pembelian Barang
M engetahui status dari Stok
M elaporkan Kontrak M elaporkan Stok
73
3.8
Definisi Sistem User View untuk aplikasi database PT. PRYDA JAYA TRUSS :
DAT A
T ipe Akses
Query Laporan Desain Pryda Query Laporan Surat Query Penawaran Laporan Surat Kontrak Query Laporan Pemakaian Query Bahan Laporan Fabrikasi Query Laporan Pengiriman Query Barang Laporan Permintaan Query Barang Laporan Operasional Stok Barang Query Laporan Permintaan Query Pembelian Laporan Barang Pembelian Query Barang Laporan Penerimaan Query Pembelian Laporan Barang
Gene Manager ral divisi Mana Marketing jer
Barang
X
X
Manager divisi produksi
Manager divisi Keuangan
X X
X X
X X X X X X
Kepala Bagian Penjualan
X X
Kepala Bagian Pembelian
X
X
X X X X X X X X X
X
Kepala Bagian Pabrik dan Produksi
X X X
X X X X X
X
X
X X
X
X X X X
X X
X
Tabel 3.1 : Tabel User View untuk aplikasi database PT. PRYDA JAYA TRUSS
74
3.9 No.
1.
Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan untuk PT.PRYDA JAYA TRUSS Tujuan
Kebutuhan
Data yang
Informasi
Diperlukan
Masalah
M endapatkan
-Desain atap yang
• Design atap
• Tingkat redundansi
informasi mengenai
dipesan
• Karyawan
yang tinggi pada
desain atap yang
-Karyawan yang
• Pelanggan
tabel – tabel data
dirancang oleh divisi
menerima pesanan
desain berdasarkan
-Identitas pelanggan
yang diperlukan
gambar teknis yang diberikan oleh pembeli 2.
• Total Penawaran
M endapatkan
- Desain atap yang
• Design atap
informasi,
dipesan
• Form costing
yang disajikan
memasukkan
-Karyawan yang
• Karyawan
sering terjadi
informasi baru dan
melakukan penawaran
kesalahan karena
meng-update
-Kalkulasi harga dari
data yang kurang
informasi mengenai
divisi desain
akurat dari gambar
penawaran yang
-Ukuran atap yang
desain
dilakukan oleh divisi
sebenarnya
• Tingkat redundansi
penjualan
yang tinggi pada tabel – tabel data yang diperlukan
3.
M endapatkan
-Informasi mengenai
informasi ,
penawaran yang sudah
memasukkan
disepakati
informasi baru dan meng-update informasi mengenai pembuatan kontrak
• Surat
• Tingkat redundansi
penawaran,
yang tinggi pada
• surat kontrak
tabel – tabel data yang diperlukan
75
yang dilakukan oleh divisi penjualan 4.
M endapatkan
-Permintaan barang
informasi,
operasional
memasukkan
-Kontrak
informasi baru dan
• Form
• Tingkat redundansi
addendum
yang tinggi pada
• Surat kontrak
tabel – tabel data
• Surat
yang diperlukan
meng-update
permintaan
informasi mengenai
barang
penambahan pesanan
operasional
dari pelanggan 5.
• Form
- Spesifikasi ukuran
informasi,
dari barang yang
pemakaian
digunakan untuk
memasukkan
dibutuhkan untuk
bahan
menyediakan
informasi baru dan
sebuah proyek
• Cutting List
meng-update
barang sering kali salah. • Tingkat redundansi
informasi mengenai
6.
• Data yang
M endapatkan
pemakaian bahan
yang tinggi pada
yang dibutuhkan oleh
tabel – tabel data
proyek
yang diperlukan • Form
M endapatkan
- Spesifikasi ukuran
informasi,
dari barang yang
fabrikasi
memasukkan
dibutuhkan untuk
• Cutting list
informasi baru dan
sebuah proyek
meng-update
• Data yang digunakan untuk menyediakan barang sering kali salah.
informasi mengenai
• Tingkat redundansi
fabrikasi bahan yang
yang tinggi pada
dibutuhkan oleh
tabel – tabel data
proyek
yang diperlukan
76
7.
• Tingkat redundansi
M endapatkan
-Informasi mengenai
• Surat jalan
informasi,
pemakaian bahan dan
• Form fabrikasi
yang tinggi pada
memasukkan
fabrikasi yang siap
• Form
tabel – tabel data
informasi baru dan
dikirim
meng-update
pemakaian
yang diperlukan
bahan
informasi mengenai pengiriman barang 8.
• Ada nya perbedaan
M endapatkan
-Persediaan barang
• SPPB
informasi,
yang ada
• Stok
jumlah barang
• Barang
yang telah ROP di
memasukkan informasi baru dan
gudang dengan
meng-update
jumlah barang
informasi mengenai
yang ada di tabel
permintaan
barang di kantor. • Tingkat redundansi
pembelian barang
yang tinggi pada tabel – tabel data yang diperlukan • Terdapat perbedaan domain data pada tabel barang kantor dan tabel barang gudang (tidak terintegrasi) 9.
• Tingkat redundansi
M endapatkan
-Permintaan
• PO
informasi,
pembelian barang
• SPPB
yang tinggi pada
memasukkan
-Persediaan barang
• Stok
tabel – tabel data
• Barang
yang diperlukan
informasi baru dan meng-update
77
informasi mengenai pembelian barang yang dilakukan oleh divisi pembelian 10.
M endapatkan
-Barang yang dipesan
•
STB
• Tingkat redundansi
informasi,
ke supplier
•
PO
yang tinggi pada
memasukkan
-Persediaan barang
•
stok
tabel – tabel data
informasi baru dan
yang diperlukan • Terdapat
meng-update informasi mengenai
perbedaan domain
penerimaan
data pada tabel
pembelian barang
barang kantor dan tabel barang gudang (tidak terintegrasi)
11.
• Tingkat redundansi
M endapatkan
-Transaksi barang
•
Stok
informasi persediaan
yang keluar
•
Barang
yang tinggi pada
barang
-Transaksi barang
•
STB
tabel – tabel data
yang masuk
•
Form
yang diperlukan
Addendum •
Form fabrikasi
•
Form pemakaian bahan
Tabel 3.2 : Tabel Analisis dan Pengumpulan Kebutuhan Data
78
3.10
Permasalahan yang dihadapi 1. Adanya tingkat redudansi data yang tinggi dalam database perusahaan, yang berupa pengulangan atribut yang memiliki nama dan fungsi yang sama pada pada tabel-tabel dalam database. Contohnya atribut nama_barang terdapat dalam table barang, tetapi juga terdapat dalam tabel-tabel transaksi lainnya. 2. Kurangnya integrasi database antara sistem pembelian
dan sistem
persediaan, yang disebabkan ketidaksesuaian domain atribut pada tabel barang.
Tabel Barang di Gudang
Tabel Barang di Kantor
Kd_barang (AutoNumber)
Kd_brg (AutoNumber)
Section_barang (text)
Jenis_brg (text)
Nama_barang (text)
Nama_brg (text)
ROP (number)
ROP (number)
Satuan (text)
Satuan (text) Harga (number)
Tabel 3.3 : Tabel Perbandingan Spesifikasi Database Barang di Gudang dan di Kantor
79
3.11
Pemecahan Masalah 1. M erancang database bagi perusahaan dengan menganalisa kebutuhan data yang ada dan melakukan normalisasi pada tabel-tabel dalam database perusahaan sehingga dapat mengurangi redudansi data dan meningkatkan konsistensi data. 2. M engintegrasikan database pembelian dengan database persediaan, dengan menyesuaikan seluruh domain atribut pada kedua database.
