BAB 3 S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT M EKARINDO ABADI merupakan perusahaan yang memiliki 3 anak perusahaan yang bergerak di bidang Money changer, Saham, dan Stationery. PT M EKARINDO ABADI STATIONERY adalah perusahaan yang bergerak sebagai distributor alat-alat tulis dan berdiri pada tanggal 21 juli 2005, yang terletak di daerah Perniagaan Lindeteves Trade Center lantai UG blok A 19 no. 9, Jakarta Barat. Awalnya perusahaan ini hanya mempunyai 5 karyawan, yaitu 1 wakil direktur, 2 orang sales dan 2 orang kurir. Perkembangan perusahaan ini dari bulan hingga bulan ke-6, perusahaan ini masih dalam masa penjajakan mencari klien dan pada bulan ke-7 perusahaan mulai mengalami peningkatan penjualan. Pada tahun 2007, PT M EKARINDO ABADI STATIONERY mengalami penurunan yang signifikan yang di karenakan adanya persaingan yang sangat ketat antar perusahaan stationery. Awal tahun 2008, Perusahaan ini memulai mencari cara untuk menghadapi persaingan yang ketat itu dengan cara menambah jumlah karyawan di bagian sales. Sehingga pada pertengahan tahun 2008, PT M EKARINDO ABADI STATIONERY mengalami peningkatan penjualan hingga sekarang dan 39
40
rencananya pada tahun 2010 PT M EKARINDO ABADI STATIONERY akan membuka cabang baru 3.1.2 S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 S truktur Organisasi Yang Berjalan
3.1.3 Tugas dan Wewenang 1. Direktur Tugas
: M engarahkan karyawan untuk bekerja sesuai dengan tugasnya.
Wewenang
: Berhak untuk menurun dan menaikan gaji karyawan, memberhentikan karyawan.
2. Wakil Direktur Tugas : •
M engecek struk yang di terima dengan persediaan apakah sesuai atau tidak.
41
•
M embuat buku pembukuan yang berdasarkan pada transaksi yang telah terjadi.
•
M elakukan pembayaran atas barang persediaan yang telah di pesan.
•
M emberitahu kepada bagian penagihan untuk melakukan penagihan kepada pelanggan yang melakukan piutang.
•
M encari informasi harga pasaran barang persediaan dari banyak supplier.
•
M emberitahukan harga barang ke bagian sales.
Wewenang: •
Berhak untuk memberikan sangsi kepada karyawan yang telah melakukan kesalahan.
•
Berhak untuk menolak persediaan barang yang diterima jika barang tersebut rusak atau tidak sesuai dengan pesanan.
3. Sales Tugas: •
M encari klien yang ingin membeli stationery.
•
M emfollow-up klien agar berlangganan dengan PT M EKARINDO ABADI STATIONERY.
Wewenang : Tidak ada 4. Kurir Tugas: •
M engantarkan barang pesanan kepada pelanggan
•
M enghitung jumlah barang yang datang
42
Wewenang: tidak ada 5. Bagian Penagihan Tugas: •
M elakukan penagihan kepada pelanggan.
Wewenang: tidak ada 3.2 Sistem yang berjalan 3.2.1 Proses bisnis yang berjalan Proses awal dimulai dari wakil direktur melihat stok barang di kartu stok yang menipis, kemudian wakil direktur membuat (SPB) Surat Permintaan Barang 2 (dua) rangkap untuk meminta barang kepada pemasok. SPB rangkap pertama akan diserahkan kepada pemasok dan SPB rangkap 2 akan di arsip wakil direktur. Setelah barang yang dipesan sampai, kemudian wakil direktur menerima (SJ) Surat Jalan 2 (dua) rangkap dan faktur 3 (tiga) rangkap dari pemasok dan menandatangani surat jalan dan faktur tersebut. Kemudian (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) dan faktur rangkap 2 (dua) dipegang oleh wakil direktur sebagai arsip data perusahaan. Sedangkan (SJ) surat jalan rangkap 2 (dua), faktur rangkap 1 (satu) dan 3 (tiga) rangkap diserahkan kepada pemasok. Wakil direktur memberikan (SJ) surat jalan rangkap 1 (satu) berserta SPB rangkap 2 (dua) kepada kurir untuk mengecek barang tersebut. Setelah barang yang diterima sesuai dengan permintaan, maka barang tersebut dimasukkan ke
43
gudang. Kemudian wakil direktur memasukkan jumlah barang ke dalam kartu stok dan memperbaharui kartu stok tersebut. Pada setiap akhir bulan, wakil direktur dibantu oleh kurir untuk memeriksa jumlah dan kualitas barang di gudang yang kemudian akan dicocokkan di dalam kartu stok. Bila ditemukan barang yang rusak maka akan dipisahkan oleh wakil direktur dan di catat ke dalam memo kecil, kemudian barang tersebut akan diretur kepada pemasok untuk diganti dengan barang yang baru. Bila pelanggan mengirimkan (PO) Purchase Order, maka wakil direktur akan memeriksa jumlah dan jenis barang yang tersedia. Setelah melihat stok barang tersedia maka wakil direktur akan menandatangani dan memberi cap di purchase order pelanggan sebagai tanda bahwa pesanan akan segera disiapkan. Setelah barang disiapkan, maka wakil direktur akan membuat (SJ) Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap. Pada saat wakil direktur membuat (SJ) surat jalan dan Faktur maka wakil direktur juga akan mengurangi jumlah barang yang ada di kartu stok. Barang, Surat Jalan 2 rangkap, faktur 3 rangkap dikirim oleh kurir kepada pelanggan. Setelah barang di terima pelanggan lalu pelanggan akan menandatangani Surat Jalan 2 rangkap dan Faktur 3 rangkap, (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan dengan syarat jika pembayaran telah lunas, sedangkan jika pembayaran masih belum terlunasi Faktur yang
44
diberikan adalah rangkap 2. Lalu (SJ) Surat Jalan rangkap 1 dan Faktur 2 rangkap akan di bawa oleh kurir untuk di berikan kepada Wakil Direktur.. Jika ada partner bisnis PT M EKARINDO ABADI STATIONERY dari luar negeri yang mengirimkan PO (Purchase Order), maka wakil direktur akan langsung mencatat pesanan dan menyediakan barang pesanan yang kemudian di kirim oleh kurir ke Biro Pengiriman. Pada saat Biro Pengiriman menerima barang pesanan, lalu Biro memberikan Tanda Terima kepada kurir dan di berikan kepada Wakil Direktur untuk diarsipkan. Pada awal bulan, wakil direktur akan membuat laporan persediaan bulan kemarin yang berisi jumlah barang dan harga barang yang akan diberikan kepada direktur sebagai dasar penentuan harga barang di bulan berikutnya. 3.2.2 Event Table Event
Internal Agents
Start when
Activities
M elakukan pesanan
Wakil Direktur
Stok barang habis
M engecek barang yang habis, M elakukan pemesanan, M enelpon pemasok.
M enerima barang
Wakil Direktur
barang yang di
M enerima barang,
45
pesan datang
faktur, dan SJ ,M engarsipkan SJ rangkap 1, M emberikan SJ rangkap 2 kepada pemasok.
M engecek barang
Kurir
Ketika sudah
M enerima barang
menerima SPB dan
dan SJ rangkap 2,
SJ
M engecek barang sesuai SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2, memasukkan barang ke gudang
M emperbaharui
Wakil direktur
Setiap hari
kartu stok.
M emasukkan jumlah barang yang dipesan ke dalam kartu stok dan memperbaharui kartu stok berdasarkan SJ rangkap 1.
M emeriksa jumlah dan kualitas barang
Wakil direktur
Pada akhir bulan
M emeriksa barang yang ada di dalam
46
kartu stok dari urutan awal hingga akhir, M enyesuaikan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang ada di kartu stok, memeriksa kualitas barang di gudang. M elakukan Retur
Wakil Direktur
Didalam
M enelpon pemasok
pengecekan
dan memberitahukan
terdapat barang
bahwa ada barang
yang rusak
yang rusak, membuat memo kecil.
M enerima barang
Kurir
retur
M enerima barang
M emeriksa kondisi
retur
barang retur yang baru, M enerima barang retur, M emberikan barang yang rusak ke pemasok.
M engerjakan PO
Wakil Direktur
Ketika ada pesanan
M enerima PO dari
47
pelanggan, mengecek jumlah dan jenis barang yang tersedia didalam kartu stok, M enandatangani dan memberikan cap pada PO M enyiapkan barang
Wakil Direktur
Barang tersebut
M embuat SJ,
akan segera di
M embuat Faktur,
kirim
M engurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu stok, M engirim barang, SJ, dan Faktur
Barang akan
M engirim barang, SJ
ke
dikirim ke
2 rangkap, dan
JABODETABEK
pelanggan
Faktur 3 rangkap
Barang akan di
M engirim barang
kirim ke luar negri
dan SJ ke agen
M engirim Barang
M engirim Barang ke luar JABODETABEK
Kurir
Kurir
pengiriman, M enerima tanda
48
terima dari biro.
M embuat Laporan
Wakil direktur
Pada awal bulan
persediaan
M embuat Laporan bulan lalu yang berisi jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan harga barang pada bulan berikutnya
Tabel 3.1 Event Table
49
3.2.3 Overview Activity Diagram
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram 3.2.4 Work flow table
50
Actor
Activities Melakukan pesanan
Wakil Direktur
1. M engecek barang yang habis 2. M elakukan pemesanan 3. M embuat SPB (Surat Permintaan Barang) 4.M engirim SPB rangkap 1 (satu) ke pemasok Menerima barang
Wakil Direktur
5. M enerima barang, SJ 2 rangkap, dan Faktur 3 rangkap 6. M enandatangani SJ dan Faktur 7. M emberikan SJ rangkap 2 kepada kurir pemasok 8.M emberikan SJ rangkap 1 dan SPB rangkap 2 kepada kurir Mengecek barang
Kurir
9. M enerima SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 10. M engecek barang berdasarkan SJ rangkap 1 (satu) dan SPB rangkap 2 (dua) 11. M emasukkan barang ke gudang
51
12.M emberikan SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 ke wakil direktur Wakil direktur
13.M engarsip SPB rangkap 2 dan SJ rangkap 1 (satu) Memperbaharui kartu stok
Wakil Direktur
14. M emperbaharui jumlah barang di dalam kartu stok Memeriksa Jumlah dan kualitas Barang
Wakil Direktur
15. M engecek barang dari urutan awal barang yang ada di kartu stok hingga akhir. 16. M enyesuaikan jumlah barang yang ada di dalam kartu stok dengan jumlah barang yang ada di gudang 17. M emeriksa kualitas barang yang ada di gudang. Melakukan retur
Wakil Direktur
18. M embuat memo kecil 19. M enelpon pemasok untuk memberitahukan bahwa ada barang yang rusak Menerima barang retur
Kurir
20. M emeriksa kondisi barang retur yang baru 21. M enerima barang retur
52
22. M emberikan barang rusak ke pemasok
Mengerjakan PO
Wakil direktur
23. M enerima PO dari pelanggan
24. M engecek jumlah dan jenis barang yang tersedia di dalam kartu stok
25. M enandatangani dan memberikan cap pada PO
Menyiapkan barang
Wakil direktur
26. M embuat Surat Jalan (SJ) dan Faktur
27. M engurangi jumlah barang yang ada di dalam kartu stok
Kurir
28. M enyerahkan barang, Surat Jalan kepada kurir
Mengirim barang Ke JABODETABEK
Kurir
29. M enerima barang dan Surat Jalan 2 rangkap
30. M engirim barang dan SJ kepada pelanggan
Pelanggan
31. M enerima barang dan menandatangani SJ
53
Kurir
32. menyerahkan SJ rangkap 2 kepada wakil direktur
Mengirim ke luar JABODETABEK
Kurir
33.M emberikan barang dan surat jalan kepada agen pengiriman
34. M enerima tanda terima dari biro
Membuat laporan
Wakil direktur
35. M embuat Laporan Persediaan bulan lalu yang berisi jumlah barang dan harga barang sebagai daftar penentuan harga barang pada bulan berikutnya
Tabel 3.2 Workflow Table 3.3 Formulir yang ada selama proses bisnis berjalan 3.3.1 kartu stok Fungsi : •
M engetahui jumlah stok barang sudah habis
•
M emasukkan jumlah stok barang yang baru
•
M engetahui harga barang.
Yang membuat : Wakil direktur
54
3.3.2 M emo kecil Fungsi : •
M engetahui jumlah dan jenis barang yang akan di retur
•
M encocokkan barang yang akan dterima dari retur
Yang membuat : Wakil direktur 3.3.3 Surat Jalan (SJ) Fungsi : •
Untuk melakukan pengeluaran barang dari gudang.
•
Bukti bahwa barang telah sampai ke pelanggan
Yang membuat : Wakil Direktur. 3.3.4 Surat Permintaan Barang (SPB) Fungsi : •
Bukti bahwa untuk meminta barang ke pemasok.
Yang membuat : Wakil direktur.
3.3.5 Laporan Persediaan
55
Fungsi : •
M engetahui jumlah barang yang telah terjual dan masih sisa di bulan sebelumnya.
•
Sebagai pedoman harga di bulan berikutnya.
Yang membuat : Wakil direktur. 3.4 Analisis Dan Temuan Hasil survey Temuan 1 :
Pengelolaan dokumen dalam hal penyimpanan data yang tidak teratur seperti dokumen SJ, dokumen SPB, dokumen memo kecil
Kriteria :
M enurut mulyadi (2001, p77) Dengan menggunakan formulir elektronik, perancangan pengelolaan dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem database yang terintegrasi.
Sebab
:
Karena semua pencatatan yang berhubungan dengan penjualan, pembelian dan persediaan disimpan bersamaan dalam satu kotak penyimpanan.
Akibat
:
Kesulitan dalam mencari data atau dokumen yang diinginkan mengenai persediaan, pembelian, penjualan sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama.
Rekomen :
M embuat database menjadi terintegrasi (saling berhubungan).
Temuan 2 :
Perangkapan jabatan atau fungsi seperti wakil direktur merangkap sebagai bagian gudang, bagian akuntansi..
56
Kriteria :
M enurut M ulyadi (2001, p556) dalam sistem akuntansi persediaan terdapat pemecahan jabatan antara fungsi akuntansi dan fungsi gudang untuk menghindari kecurangan dalam transaksi keluar – masuknya barang di gudang sehingga menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
Sebab
:
Karena perusahaan dalam proses pengembangan sehingga perusahaan menekan cost / biaya untuk meminimalkan pengeluaran
Akibat
:
Sehingga tanggung jawab bagian atau fungsi gudang maupaun akuntansi tidak berjalan secara maksimal dan dapat menyebabkan terjadinya kecurangan / penggelapan barang (Contoh : pencatatan mengenai barang yang diterima dapat direkayasa / tidak sesuai dengan jumlah pada kenyataanya).
Rekomen :
M embuat struktur organisasi menurut fungsi jabatan dan tanggung jawabnya masing- masing.
Temuan 3 :
Nomor urut yang tercantum di formulir tidak teratur/ tidak bercetak urut seperti Surat Permintaan Barang.
Kriteria :
M enurut M ulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomor urut tercetak
57
Sebab
:
Karena penyimpanan formulir yang tidak teratur, menyebabkan Wakil Direktur sulit untuk mengetahui berapa no urut sebelumnya.
Akibat
:
Sehingga menyulitkan dalam membuat laporan-laporan dan harus mengurutkannya terlebih dahulu dari awal bulan hingga akhir bulan.
Rekomen :
Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara otomatis dapat menampilkan nomor urut tercetak pada dokumen tersebut.
Temuan 4 :
Pencatatan jumlah barang masuk dan keluar tidak disertai dengan bukti yang jelas.
Kriteria
:
M enurut M ulyadi (2001, p580), Fungsi akuntansi harus membuat bukti memorial untuk mencatat adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
Sebab
:
Karena tidak adanya bukti memorial yang menerangkan mengenai penerimaan barang dan pengeluaran barang.
Akibat
:
Jika kartu stok hilang, maka perusahaan akan sangat kesulitan untuk mengetahui data-data barang yang terdapat dalam kartu stok.
Rekomen :
Rancang form SB digunakan untuk mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar secara terperinci.
58
Temuan 5 :
Kurangnya kelengkapan laporan mengenai data barang sehingga informasi yang didapatkan kurang akurat.
Kriteria
:
M enurut M ulyadi (2001, p582), Tujuan pembuatan laporan persediaan adalah sebagai pertanggungjawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggung jawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan.
Sebab
:
Karena laporan yang dibuat mengenai data persediaan hanya satu yaitu laporan persediaan yang hanya berisi nama, jumlah dan harga barang.
Akibat
:
Sehingga perusahaan tidak bisa mengetahui informasi yang lebih detail mengenai data barang seperti barang yang terlaris, stok barang yang tersedia, barang yang rusak, pengeluaran barang, barang per tipe.
Rekomen :
Sebagai pertanggung jawaban bagian gudang dengan membuat laporan penerimaan barang, laporan pengeluaran barang, laporan barang terlaris, laporan barang rusak, laporan barang per tipe, laporan stok barang.
Temuan 6 :
Tidak adanya pembatasan stok minimum.
Kriteria :
M enurut Hall (2001, p265), Ketika persediaan jatuh sampai titik pemesanan kembali yang sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan pembelian.
59
Sebab
:
Karena keterbatasan informasi mengenai data barang, yang menyebabkan perusahaan sulit untuk mengetahui secara jelas barang-barang mana saja yang paling laris dan paling jarang terjual. Hal inilah yang menyebabkan perusahaan sulit untuk menentukan berapa batas jumlah minimum untuk setiap barangnya.
Akibat
:
Sehingga jika ada pelanggan yang ingin memesan barang yang ternyata jumlah persediaannya telah habis, pelanggan terpaksa harus menunggu beberapa waktu hingga barang tersebut tersedia kembali barulah dapat dikirimkan.
Rekomen :
Untuk memenuhi kebutuhan informasi pada bagian Gudang, maka diperlukan untuk membuat batasan minimum stok didalam sistem yang terkomputerisasi.
3.5 Identifikasi Kebutuhan informasi 3.5.1 Formulir : 3.5.1.1 Surat Permintaan Barang (SPB) Fungsi : •
Untuk pemberitahuan bahwa stok barang di gudang habis
Dibuat oleh bagian Gudang. 3.5.1.2 Surat Barang Rusak (SBR)
60
Fungsi : •
Untuk pemberitahuan bahwa barang ada yang rusak
Dibuat oleh Bagian Gudang. 3.5.1.3 Surat Jalan (SJ) Fungsi : •
M engirim barang ke pelanggan.
•
Bukti pengiriman barang.
•
Bukti barang yang dikirim diterima oleh pelanggan yang di tanda tangani
Dibuat oleh Bagian Gudang. 3.5.1.4 Surat Barang (SB) Fungsi : •
Untuk mencatat data barang yang masuk dan keluar.
Dibuat oleh bagian Gudang. 3.5.1.5 Surat Hilang Barang (SHB) Fungsi : •
Untuk mencatat jumlah selisih antara barang yang ada di gudang dengan laporan stok barang. Dibuat oleh bagian gudang.
61
3.5.2 Laporan : 3.5.2.1 Laporan Kartu barang Tujuan mengetahui jumlah barang yang masuk dan keluar, mengetahui nama dan jenis barang yang keluar dan masuk. Laporan ini diambil dari Tr. SB, Tr_SJ, Tr_SBR dan Tr_SHB. Dibuat oleh Bagian Akuntansi. 3.5.2.2 Laporan Pengeluaran Barang Tujuan mengetahui nama dan jumlah barang yang keluar selama ada pesanan. Laporan ini diambil dari Tr_SB dan M s_barang. Dibuat oleh Bagian Gudang. 3.5.2.3 Laporan Barang Rusak Tujuan mengetahui jumlah dan jenis barang yang rusak, mengetahui jumlah barang yang di retur. Laporan ini diambil dari Tr.SBR (Surat Barang Rusak) dan M s_barang. Dibuat oleh Bagian Gudang. 3.5.2.4 Laporan Penerimaan Barang Tujuan mengetahui barang yang diterima. Laporan ini diambil dari Tr. SPB (Surat Permintaan Barang) dan M s_barang. Di buat oleh Bagian Gudang. 3.5.2.5 Laporan Stok Barang Tujuan mengetahui stok barang yang terdapat di gudang. Laporan ini diambil dari M s_barang. Di buat oleh Bagian Gudang.
62
3.5.2.6 Laporan Pemesanan Barang terlaris Tujuan mengetahui barang favorit yang di pesan. Laporan ini diambil dari Tr. Surat Permintaan Pesanan Barang (SPPB). Di buat oleh Bagian Gudang. 3.5.2.7 Laporan Pengiriman Barang per Wilayah. Tujuan M engetahui letak daerah pengiriman barang. Laporan ini di ambil dari Tr. Surat Jalan (SJ). Di buat oleh Bagian Gudang 3.5.2.8 Laporan Barang per tipe Tujuan mengetahui jumlah dan tipe-tipe barang. Laporan ini di ambil dari M s. Barang. Dibuat oleh Bagian Gudang. 3.5.2.9 Laporan Jurnal Umum persediaan Tujuan mengetahui berapa hutang dagang. persediaan yang dimiliki, dan hpp. Laporan ini diambil dari Tr. SPB, Tr. SJ dan M s.barang. Dibuat oleh bagian akuntansi.
