BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Sejarah PT. MEDIHOP PT. MEDIHOP didirikan oleh Dra. Wawan Lukman, MBA pada tahun 2004, yang bertempat di Jl. Garuda No. 79, Jakarta 10610, Indonesia. Perusahaan ini bergerak di bidang pendistribusian produk Healthcaare berupa Surgical Sutures, Surgical Disposables, untuk wilayah Indonesia. PT. MEDIHOP dalam melakukan kegiatan bisnis nya, mempunyai beberapa partner/supplier dalam pengadaan barang untuk siap dijual. Adapun supplier pemasok bagi PT. MEDIHOP adalah perusahaan-perusahaan farmasi dan medis yang berada di luar negeri. Rekan kerja antar perusahaan yang membantu PT. MEDIHOP sampai tahun 2012, diantaranya:
P.T. Kebayoran Pharma
Pekerjaan yang telah dilakukan PT. MEDIHOP sampai tahun 2011 di antaranya: •
Melakukan kerjasama dengan RSCM (cipto mangunkusumo)
dalam meningkatkan alat-alat yang dipakai dalam praktek. •
Melakukan pengajaran dan sosialisasi cara pemakaian alat-alat
yang diimpor oleh PT Medihop di RS Dr Soetomo
49
50 3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi PT.MEDIHOP Adapun Visi PT. MEDIHOP adalah : •
Mengurangi terjadinya kesalahan dalam proses operasi yang besar.
•
Menaikkan kualitas alata-alat surgical yang digunakan para dokter
•
Menambah jumlah ahli bedah berkualitas yang ada di Indonesia
•
Mengurangi resiko kematian dari penyakit yang dapat diobati
3.2.2 Misi PT.MEDIHOP Adapun Misi PT. MEDIHOP adalah: •
Untuk menjadi perusahaan yang menjadi pilihan utama dalam
menyediakan produk healthcare dan pelayanan yang terbaik untuk customer. Perusahaan akan mencapai misi ini dengan cara : -
Diakui sebagai merk nasional terkemuka dalam bisnis ini.
-
Berkomitmen dalam proses inovasi dan kemitraan dengan customer.
-
Secara terus-menerus mengevaluasi keuntungan bisnis baru di semua spesialisasi medical dan mengejar orang – orang bisnis dimana kami yakin kami dapat mencapai posisi kepemimpinan yang berkelanjutan.
3.3 Moto Perusahaan Adapun moto PT. MEDIHOP adalah ”kemitraan merupakan jalan untuk menaikkan harapan”.
51 3.4 Logo Perusahaan Adapun logo PT. MEDIHOP adalah Logo ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.
Gambar 3.1 Logo PT.MEDIHOP (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012 )
3.5 Struktur Organisasi Diagram struktur organisasi PT.MEDIHOP dapat dilihat pada Gambar 3.2
52
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT.Medihop (Sumber : Bp. Rochmat Sulistyo, Assistant Manager, 2012)
53 3.6 Tugas danWewenang 3.6.1 Director •
Tugas : o Bertanggung
jawab
penuh
atas
perkembangan
perusahaan. o Melakukan
control
secara
berkala
kepada
finance
controller dan IT Manager. o Membuat rencana pengembangan perusahaan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan jangka panjang. •
Wewenang : o Melihat, mengedit, dan menginput database.
3.6.2 Finance Controller •
Tugas : o Melakukan analisis terhadap laporan keuangan kepada perusahaan. o Menerima pembayaran dari customer atas penjualan produk. o Melakukan pembayaran kepada supplier atas pembelian produk. o Mengawasi dan meneliti penggunaan keuangan dalam perusahaan
agar
penyimpangan dana.
tidak
terjadi
penyimpangan-
54 •
Wewenang : o Bertanggung jawab atas pembelian dan penjualan barang dagang/non-dagang.
3.6.2.1 Accounting •
Tugas : o Membuat laporan keuangan secara periodik agar keugangan perusahaan dapat terpantau dengan baik. o Melakukan perhitungan terhadap rugi-laba perusahaan. o Melakukan perhitungan pajak perusahaan agar dapat terbayar secara teratur.
•
Wewenang : o Bertanggung jawab terhadap laporan keuangan (neraca, rugi-laba, pajak).
3.6.2.2 Customer Service •
Tugas : o Melayani keluhan-keluhan dari pelanggan o Menerima saran dan kritik dari pelanggan
•
Wewenang : o Menginput data dan kekuhan dari pelanggan
55 3.6.2.3 Administration •
Tugas : o Mencatat penjualan yang terjadi dan pembayaran yang diterima. o Mencetak surat-surat yang diperlukan. o Mengkonfirmasi status keuangan pembayaran penjualan yang diterima dari bank dan pelanggan.
•
Wewenang : o Menginput data dan menampilkan surat-surat.
3.6.2.4 Warehouse (Bagian Gudang) •
Tugas : o Bertanggung jawab atas barang yang masuk maupun barang yang keluar. o Bertanggung jawab terhadap stok barang gudang. o Membuat Surat Jalan. o Mengecek LOT barang.. o Menerima kiriman barang. o Membuat Surat Retur. o Mengecek barang retur.
•
Wewenang : o Menginput data dan mencetk surat-surat.
yang ada di
56
3.6.3 Bagian IT •
Tugas : o Melakukan maintenance dan mengupdate sistem o Mengontrol kinerja sistem o Membantu dalam menginput proses bisnis
•
Wewenang : o Mengakses secara penuh terhadap data – data perusahaan o Melakukan
perkembangan
atau
perubahan
system yang dijalankan
3.6.4 Senior Product •
Tugas : o Menguasai pasar dan mengidentifikasi kebutuhan customer o Menguasai semua produk yang dipasarkan oleh perusahaan o Bertanggung jawab pada strategi pemasaran o Membuat target untuk produk-produk bisnis
•
Wewenang : o Mendapatkan data-data customer o Mengakses data-data produk-produk yang dijual
terhadap
57
3.6.5 Sales Manager •
Tugas : o Membuat laporan penjualan. o Melakukan pengecekan terhadap status penjualan barang. o Melakukan penagihan atas semua barang yang terjual berdasarkan invoice, dan tanda terima yang dibuat oleh Administration.
•
Wewenang : o Memasukkan data dan mencetak laporan.
3.7 Sistem Yang Sedang Berjalan Prosedur yang sedang berjalan pada system informasi pembelian, penjualan, persediaan dan retur pada PT.MEDIHOP adalah sebagai berikut: 3.7.1
Pembelian Perusahaan pada awalnya mengirimkan permintaan akan barang kepada supplier lalu pihak supplier memberikan performa invoice berupa spesifikasi barang, harga barang, timeline, waktu pengiriman dan pembayaran yang kemudian akan ditindak lanjuti dengan pembuatan Purchase Order(PO) oleh P.T Medihop via email..Setelah adanya PO,maka barang segera dikirim oleh suppler langsung ke P.T. Medihop. Barang yang dikirim oleh supplier kemudian dicek melalui sampel barang yang ada untuk mencocokkan jenis barang yang dikirim. Setelah
58 itu sebagian besar barang (75%) dikirim ke P.T Kebayoran Pharma sebagai distributor tunggal dari P.T Medihop.Sisa barang (25%) akan di stok di gudang P.T. Medihop untuk menanggulangi kehabisan barang di distributor sekaligus untuk dijual secara umum kepada customer. Pembayaran barang kepada supplier umumnya dibayar secara kredit yaitu pembayaran sebesar 25-30% dari total harga barang yang dibeli oleh P.T. Medihop,sisanya akan dibayar dalam waktu 1 bulan.
59
Gambar 3.3 FlowChart Pembelian PT. Medihop
3.7.2
Penjualan Sistem penjualan yang sedang berjalan saat ini adalah mulanya berasal dari customer, Customer yang akan membeli barang akan
60 mengirimkan permintaan kepada PT. Medihop dan akan ditindak lanjuti bila barang tersedia dan akan segera dikirim kepada customer disertai dengan delivery order dan invoice customer yang berisi rincian barang yang dibeli customer dan harga barang tersebut. Penjualan barang dilakukan secara titip jual atau congeation, barang yang sudah laku akan dibayarkan dalam waktu 1 bulan kepada P.T Medihop. Setelah barang di cek ulang, maka P.T Medihop akan membuatkan invoice yang berangkap tiga, rangkap satu diberikan kepada customer, rangkap dua diberikan kepada bagian finance P.T Medihop, dan rangkap tiga akan diberikan kepada bagian gudang P.T Medihop. Customer akan membayar uang pembelian barang kepada bagian finance yang kemudian akan dibuatkan kwitansi sebagai bukti pembayaran.
61 Penjualan Warehouse
Distributor
Customer
Mencek Barang
OK ? Tidak Ya
Membuat Surat Jalan Menerima barang
Tidak Cacat ?
Ya
Menerima transaksi penjualan
Retur Jual
Gambar 3.4 FlowChart Penjualan PT. Medihop
62 3.7.3
Persediaan Dalam proses persediaan, untuk menambah jumlah barang yang siap untuk dijual, maka bagian gudang P.T Medihop akan meminta barang kepada supplier melalui email. Setelah permintaan diterima, maka pihak supplier akan mengirimkan barang kepada P.T Medihop yang diterima oleh bagian gudang guna menambah stok barang.
63
Persediaan Supplier
Finance
Warehouse
Membuat PO Menyetujui PO
Mengirim Barang Membuat terima_Barang Konfirmasi Terima_Barang
Membuat Surat Jalan
Gambar 3.5 FlowChart Persediaan PT. Medihop
3.7.4 Retur Sistem retur barang yang sedang berjalan saat ini berawal Apabila ada barang yang rusak, maka customer akan membuat surat retur untuk diberikan
64 kepada bagian gudang P.T Medihop, kemudian jika surat retur telah diterima oleh bagian gudang, maka barang yang rusak akan di cek dan bagian gudang akan membuat surat retur yang ditujukan kepada supplier untuk mengganti barang yang rusak dengan barang yang baru.
Gambar 3.6 FlowChart Retur Jual PT. Medihop
65 Retur Beli Finance
Warehouse
Supplier
Membuat surat retur beli Mengepak barang
Mengirim barang Menerima barang
Gambar 3.7 FlowChart Retur Beli PT. Medihop
66
3.8 Diagram Aliran Dokumen 3.8.1
Diagram Konteks Diagram konteks menggambarkan aliran data yang terjadi di dalam sistem secara garis besar. Berikut ini adalah gambar diagram konteks dari sistem yang sedang berjalan pada PT. Medihop.
Gambar 3.8 Diagram Konteks PT. Medihop
3.8.2
Diagram Nol Diagram nol merupakan proses-proses utama yang ada pada sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan atau organisasi. Berikut ini
67 adalah gambaran dari diagram nol yang sedang berjalan pada PT. Medihop.
68 Gambar 3.9 Diagram Nol PT. Medihop
3.9 Analisis Data Nama dokumen
Atribut
Deskripsi
Form Daftar Barang
Kode Form Beli
Masih di tulis tangan
yang Dibeli
Tanggal Form Beli
dengan memakai bon,
Nama Barang
Kemudian di masukkan
Jumlah Beli
ke MYOB
Form Performance
No Invoice
Ditulis tangan dengan
Invoice
Tanggal Invoice
menggunakan bon,
Kode Barang
kemudian dimasukkan
Nama Barang
ke MYOB
Unit/Pcs Rincian Pajak
No Rincian
Form pajak ditambahkan
Tanggal Rincian
ke Performance Invoice,
Perhitungan Pajak
untuk kemudian dihitung manual.
Surat Jalan
No Surat
Form Surat Jalan masih
Tanggal Surat
ditulis tangan
Deskripsi
dan menggunakan bon.
Unit/Pcs Nama Barang Daftar Barang
Kode Barang
Menggunakan Katalog
69 Nama Barang
Barang dari supplier.
Harga Barang Form Pembayaran
Harga Dibayar
Pembayaran
Tanggal Pembayaran
menggunakan bon yang
Nama Supplier
ditulis tangan, beserta tanda tangan.
Daftar Penjualan
Total Penjualan
Menerima laporan
Nama Barang
Penjualan Dari
Unit/Pcs
Distributor Partner, Kemudian dimasukkan ke MYOB.
3.10 Kebutuhan informasi
N Deskripsi
Kapan
Bagian
o
kebutuhan
dibutuhkan
membutuhkan
1
Pembelian ke Saat
Sales,
supplier
Finance
melakukan
yang Kondisi saat ini
admin, Pada
saat
akan
melakukan pemesanan
order kepada
Finance
supplier
Pemesanan Melalui Supplier.
mengirim Barang email
ke
70 2
Konfirmasi
Saat
barang Warehouse,
Barang
yang dipesan Finance,
sampai
Diterima
sampai
staff
ke Distributor
Gudang
Pada
saat
barang
ke
gudang, akan
mencocokan
barang
yang masuk dengan kopian daftar barang yang dipesan. 3
Penghitungan
Saat
Finance,
Penjualan
Menerima
Director
Sales, Menghitung Bon satu per
satu
,
sambil
daftar
memasukkan
hasil
Penjualan
penjualan ke MYOB
dari distributor 4
Daftar
Saat
akan Sales, Warehouse, Pada
Barang
memesan,
Finance
saat
akan
memesan barang ke
menjual dan
Supplier, Sales, akan
meretur
mendata barang yang
Barang
dipesan
melalui
katalog
yang
disediakan supplier.
dari Kemudian
Finance
akan
membuat
Form
71 Pemesanan berdasarkan data dari Sales. 5
Melakukann
Pada
saat Sales, Finance
Pada
saat
Pembayaran
akan
melakukan
melakukan
pembayaran,
pembayaran
akan membayar secara
ke supplier
tunai
ke
akan
finance
supplier
sebanyak 25-30% dari transaksi
yang
dilakukan.
3.11 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada PT. MEDIHOP adalah sebagai berikut: 1.
Sering terjadi data barang yang masuk menimpa data barang yang lama sehingga mengakibatkan resiko kehilangan data.
2.
Data-data tentang penjualan, pembelian, dan persediaan barang belum terintegrasi dengan baik antara pihak gudang dan pihak sales/marketing sehingga untuk memproses data-data tentang penjualan, pembelian, persediaan barang terkadang mengalami masalah dalam pengadaan data yang akurat.
3.
Pihak direktur menuntut adanya report yang lengkap dan mudah dimengerti agar setiap proses bisnis di dalam perusahaan dapat terpantau dengan baik.
72
3.12 Alternatif Pemecahan Masalah Pemecahan masalah untuk masalah-masalah yang sedang dihadapi PT. MEDIHOP adalah dengan merancang suatu sistem basis data yang membuat suatu data terintegrasi dengan baik dan tersimpan dengan baik, serta terkomputerisasi dengan baik agar data-data penting perusahaan terjamin keamanannya. Pemecahan masalahnya antara lain: 1.
Merancang sebuah database yang terintegrasi dengan baik pada proses penjualan, pembelian, retur dan persediaan barang yang dapat membantu penyimpanan data penjualan, pembelian, dan persediaan barang pada PT. MEDIHOP. Dengan adanya database yang terintegrasi diharapkan alur data-data dapat terpantau dengan baik sehingga data barang up to date.
2.
Membuat sistem informasi dan aplikasi yang user friendly agar setiap pegawai perusahaan dan atasan dapat menggunakan sistem dengan baik. Fitur-fitur user friendly yang dimaksud, seperti fitur autogenerate kode barang yang dapat membantu pegawai perusahaan dalam pemasukan data-data barang yang akan dijual dan data barang yang akan masuk
ke gudang, fitur search untuk memudahkan
pencarian data dengan cepat, fitur reminder stok barang yang dapat memberikan peringatan terhadap stok barang yang akan habis di gudang, fitur reminder piutang jatuh tempo sehingga piutang dapat ditagihkan tepat waktu.
73 3.
Membuat aplikasi yang menyediakan laporan pembelian, penjualan, dan persediaan barang setiap akhir bulan agar proses bisnis PT.MEDIHOP dapat terpantau dengan baik oleh pimpinan agar dapat diambil
sebuah
kedepannya.
keputusan
untuk
pengembangan
perusahaan
