BAB 3 ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Latar Belakang Perusahaan PT Bersaudara Inti Corpora adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang distribusi bahan-bahan keperluan industri seperti litho paper dan aluminium foil untuk industri converting, Ivory paper untuk industri percetakan, plastik resin untuk industri laminating dan plastik. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 30 september 1998 memlalui akta notaris nomor 80 oleh notaris Ny. Harjanti Tono, anggaran dasar dan perubahannya telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia tanggal 20 Juli 2001 No 4705. Perusahaan ini berlokasi di Jalan Kembang Kencana No 7B-C, Jakarta Barat yang dipimpin oleh seorang direktur dan para staf membantu dalam melakukan proses bisnisnya. Perusahaan ini melakukan penjualan dan melayani para pelanggan baik dari perusahaan maupun individu serta menggunakan sistem pembayaran secara tunai maupun transfer. Untuk menghadapi para pesaing dalam dunia bisnis yang begitu kompetitif, perusahaan ini sadar agar untuk lebih fokus dan lebih profesional merupakan hal penting yang harus dilakukan agar dapat memberikan pelayanan yang terbaik bagi para pelanggannya. Selain itu, perusahaan ini juga ingin menerapkan teknologi yang mendukung proses bisnis mereka serta cara mengelolah 46
47
bisnis mereka agar menjadi lebih baik dan lancar dalam melakukan transaksi antara perusahaan maupun individunya. Perusahaan juga melihat kualitas dari barang yang mereka miliki agar para pelanggan merasa puas terhadap barang yang mereka miliki dan melakukan kontrak lebih lanjut untuk melakukan pembelian atau dapat melakukan retur terhadap barang yang rusak dengan terlebih dahulu membuat perjanjian tertulis yang mengikat dengan PT Bersaudara Inti Corpora dalam jangka waktu tertentu. Tetapi ada juga pelanggan dapat melakukan pembelian atau dapat melakukan retur terhadap barang yang rusak tanpa adanya perjanjian tertulis yang mengikat dengan PT Bersaudara Inti Corpora. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Adapun Visi dan Misi yang tertuang dalam Company profile pada PT Bersaudara Inti Corpora, adalah : • Visi pada PT Bersaudara Inti Corpora “Menjadi perusahaan distribusi bahan untuk keperluan industri yang dapat diandalkan”. • Misi pada PT Bersaudara Inti Corpora 1.
Menyediakan produk yang dibutuhkan oleh pelanggan sebagai stokist.
2.
Memberikan pelayanan yang tepat waktu dan memuaskan.
3.
Memberikan harga yang kompetitif.
48
3.1.3 Strategi Bisnis Perusahaan Sebagai perusahaan yang bertujuan untuk memajukan perkembangan bisnisnya, PT Bersaudara Inti Corpora memiliki strategi bisnsi dalam mencapai tujuannya yaitu: • Meningkatkan kualitas produk. Perusahaan dapat memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan dengan menjaga kualitas barang agar barang tersebut memiliki kualitas yang baik. Selain itu, perusahaan dapat memahami kebutuhan pelanggan dengan menyediakan beraneka ragam bahan dan ukuran yang diperlukan oleh pelanggan. • Melakukan transaksi dengan efesiensi. Perusahaan memberikan jangka waktu pembayaran yang relatif fleksibel kepada pelanggan. Sehingga pelanggan dapat melakukan pembayaran dengan baik dan fleksibel sehingga tidak terjadinya kesulitan dalam melakukan transaksi dan pembayaran. • Perusahaan
dapat
memfokuskan
bisnisnya.
Sejak
berdirinya
PT
Bersaudara Inti Corpora memfokuskan dirinya pada penjualan dan kebutuhan
pelanggan
dan
mengembangkan
bisnisnya
dengan
menggunakan teknologi agar transaksinya dapat berjalan dengan lancar antara perusahaan maupun individu. Selain itu, juga dapat meningkatkan kuantitas perusahaan.
49
3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan Setiap
perusahaan
dalam
menjalankan
kegiatan
operasinya
membutuhkan sebuah struktur organisasi untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan. Untuk mencapai tujuan tersebut makan suatu perusahaan umumnya mempunyai struktur organisasi yaitu kerangka yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu yang menyatakan adanya urutan dan pengaturan yang logis serta hubungan wewenang dan tanggung jawab antar bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan tersebut. Sehingga dengan adanya organsasi yang baik tentu perusahaan akan lebih mudah menjalankan kegiatan usahanya karena masing-masing bagian dapat dimintakan pertanggungjawabannya atas kegiatannya sesuai dengan wewenang yang diberikan.
50
Komisaris
Direktur Utama
Direktur
Manager Keuangan dan acc
Kasir
Sekretaris
Manager Pembelian
Manager Penjualan
Penagih
SPV Penjualan
Pemb. Lokal
Manager HRD
Pemb. Import
Akuntansi
Logistik
Sales
Admin
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bersaudara Inti Corpora 3.1.5 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab •
Komisaris : Tugas komisaris adalah melakukan pengawasan terhadap dewan direktur berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan. Wujud fungsi pengawasan itu antara lain, Komisaris berwenang memeriksa laporan keuangan perusahaan sebelm diserahkan ke RUPS.
•
Direktur utama : o Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.
51
o Memimpin rapat umum, dalam hal: untuk memastikan pelaksanaan tata tertib, keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat, menyesuaikan alokasi waktu per item masalah, menentukan urutan agenda, mengarahkan diskusi ke arah konsensus, menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan. o Mengambil keputusan sebagaimana didelegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam pertemuan BOD •
Direktur o Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manager). o Menyetujui anggaran tahunan perusahaan o Menyampaikan laporan kepada direktur utama dan pemegang saham atas kinerja perusahaan.
•
Sekretaris o Penyusunan
jadwal
perjalanan,
making
appointment,
pengaturan
keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule o Pengetikan, making call, menerima tamu, korespondensi, filling, suratmenyurat. •
Manajer Keuangan dan Acc
52
o Membuat rencana pemasukan dan pengeluaran serta kegiatan-kegiatan lainnya untuk periode tertentu. o Menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan berbagai cara. o Mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dana tersebut dengan aman. o Melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan pada perusahaan. o Melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan •
Kasir o Menerima dan menyalurkan uang dalam perusahaan selain lembaga keuangan. Biasanya melibatkan penggunaan scanner elektronik, cash register, atau peralatan yang terkait.
•
Akuntansi o Untuk menyiapkan suatu laporan keuangan yang akurat agar dapat dimanfaatkan oleh para manajer, pengambilan kebijakan, dan pihak berkepentingan lainnya, seperti pemegang saham, kreditur, atau pemilik.
•
Penagihan o Untuk melakukan kegiatan tagih menagih
53
•
Manajer Penjualan o Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan marketing plan
•
SPV Penjualan o Bertanggungjawab untuk merencanakan perencanaan dalam meningkatkan penjualan.
•
Gudang o Bertanggung jawab untuk mengkoordinir, mengarahkan dan mengawasi pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang dari gudang.
•
Logistik o Mengatur semua kegiatan yang berhubungan dengan stok gudang baik pengeluaran dan pemasukan barang
•
Sales o Bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan penjualan untuk mencapai keuntungan bagi perusahaan
•
Admin o Membuat surat jalan dan purchase order yang dilakukan oleh sales
•
Manajer Pembelian
54
o Bertanggung jawab terhadap seluruh proses dan laporan pembelian barang yang akan diperdagangkan oleh perusahaan. •
Pemb Lokal o Bertanggung jawab terhadap pembelian dan negosiasi barang yang akan diperdagangkan khususnya di lingkungan lokal
•
Pemb Import o Bertanggung jawab terhadap pembelian dan negosiasi barang yang akan diperdagangkan khususnya di lingkungan internasional
•
Manajer HRD o Bertanggung jawab untuk mengambil keputusan o Melaksamakan training-training bagi karyawannya o Bertanggungjawab untuk mengelola dan meningkatkan kemampuan dari SDM perusahaan 3.1.5.1 Analisis Fungsi Bisnis
No
Fungsi Area
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
1
Bagian Keuangan dan Acc
Perpajakan
Menghitung pajak
Penggajian karyawan
Membayar karyawan
Pendapatan
Melakukan penagihan kepada customer berdasarkan invoice
Pembayaran
Subyek Data
gaji
Melakukan pembayaran
-
Pajak
-
Invoice
-
Bukti Pembayar an
SI ESP Akuntan si
55
biaya sesuai dengan bukti yang ada 2
Bagian Penjualan
Penjualan Produk
-
Customer
-
Sales Order
-
Surat Jalan
Membuat surat jalan sesuai dengan Sales Order
-
Invoice
-
Permintaa n Pembelian
Melakukan pembelian produk
Membuat Purchase Order sesuai dengan permintaan pembelian
-
Purchase Order
-
Supplier
Melakukan perekrutan
Melakukan perekrutan karyawan
-
Karyawan
Pemutusan hubungan kerja
Melakukan pemutusan kerja sama
Pengiriman produk Pembuatan tagihan Membuat permintaan pembelian 3
4
Bagian Pembelian
Bagian HRD
Membuat Sales Order sesuai dengan Purchase order Membuat invoice sesuai dengan surat jalan dan Sales Order
ESP Penjuala n
ESP Pembeli an -
Memberikan pelatihan kerja
Tabel 3.1 Analisis Fungsi Bisnis
3.2 Analisis Lingkungan Eksternal dan Internal Perusahaan 3.2.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik analisis persaingan porter dan analisis PEST
56
3.2.1.1 Lima Faktor Persaingan Porter Perusahaan Untuk mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis berikut ini dilakukan analisis kekuatan persaingan dalam industri dari Michael Porter. Hasil dari analisis ini yaitu agar perusahaan dapat mempertahankan diri dalam lingkungan persaingan yang melibatkan lima kekuatan dan mampu memahami serta memanfaatkan interaksi dan implikasi dari lima kekuatan untuk keuntungan perusahaan. Berikut ini akan dibahas lingkungan persaingan dari PT Bersaudara Inti Corpora: 1. Persaingan industri Perusahaan yang sejenis dengan PT Bersaudara Inti Corpora sangat banyak di Indonesia, yaitu perusahaan yang melakukan supply ke industri-industri, bahkan perusahaan yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan (supplier) juga merupakan pesaing kuat, tetapi dengan
pengalaman
dan
pendekatan
yang
dilakukan
secara
kekeluargaan, bisnis dengan para pelanggan membuat perusahaan dapat bertahan. Pemberian term kredit kepada pelanggan membuat pihak pesaing (terutama perusahaan yang memproduksi kertas) tidak dapat menyaingi PT Bersaudara Inti Corpora, karena perusahaan industri yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan menghendaki pembayaran dimuka atas barang yang dijualnya.
57
Contoh : PT Cakrawala Mega Indah yang merupakan anak perusahaan Sinar Mas Group menjual kertas sejenis litho, HVS, art paper dll secara tunai dan pembayaran di muka. Pemakaian kertas untuk keperluan pembungkus setiap tahun selalu meningkat seiring dengan pertambahan penduduk dan kebutuhan akan produk murah membuah bahan pembungkus menjadi lebih banyak pemakaiannya, misalnya biskuit yang dikemas dalam bentuk sachet. Tidak terlalu banyak pesaing yang langsung berhadapan dengan perusahaan, perusahaan sejenis yang menjual kertas sangat banyak tetapo yang memasok kebutuhan industri rotografure (packaging) tidak terlalu banyak, justru yang menjadi pesaing paling berat adalah industri yang memproduksi kertas tersebut sehingga perusahaan rotografure yang memiliki keuangan yang kuat cenderung untuk langsung mengambil dari produsen langsung, tetapi karena pihak produsen tidak mau memproduksi barang dengan ukuran sesuai permintaan konsumen maka peluang bagi perusahaan menjadi terbuka untuk mengisi ruang tersebut karena perusahaan dapat melayani kebutuhan pemakai sesuai dengan ukuran yang diminta. 2. Ancaman pendatang baru Tidak terlalu banyak pesaing baru yang menggeluti usaha sejenis dengan perusahaan yaitu menjadi supplier bahan baku
58
bagi industri rotografure sehingga perusahaan tidak merasa mendapat ancaman yang cukup berarti dari perusahaan pesaing yang sejenis, justru pesaing yang paling ditakuti adalah industri manufaktur yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan, adanya resisi ekonomi pada tahun 1997 membuat produsen barang yang dijual perusahaan memerlukan dana yang besar sehingga mereka menjual produknya secara tunai hal ini memberatkan pemakai maka dengan adanya perusahaan yang menjadi perantara antara produsen dengan pemakai akhir membuat pemakai memiliki kemudahan dalam hal pembayaran dan produsen memperoleh pembayaran secara tunai dari perusahaan. 3. Kekuatan tawar-menawar pemasok Pemasok utama adalah pihak produsen yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan dan hampir semua pemasok barang secara tunai dan walaupun memberi termin pembayaran tetapi dengan jangka waktu yang relatif pendek yaitu paling lama 2 minggu, hal ini memberikan kekuatan tawar menawar antara perusahaan dengan pemasok karena kekuatan keuangan yang dimiliki perusahaan cukup memadai untuk melakukan pembayaran secara tepat waktu dan secara tunai. Perusahaan juga bersedia untuk menjadi stokist bagi para pemasok sehingga barang yang dipesan dari pemasok biasanya dalam jumlah yang besar, yaitu ratusan ton setiap bulan.
59
4. Kekuatan tawar-menawar pelanggan Kebutuhan untuk memuaskan pelanggan merupakan komitmen perusahaan, untuk itu perusahaan berusaha untuk selalu menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan dan mengirimkannya tepat waktu. Pelanggan selalu meminta barang dengan ukuran yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan pihak produsen tidak bersedia untuk membuat produk sesuai dengan ukuran tersebut karena tidak ekonomis, misalnya kertas dengan ukuran lebar 20cm padahal pihak produsen memproduksi dengan ukuran minimal 80 cm maka pihak perusahaan akan melakkan proses sliting kertas dari ukuran 80 cm menjadi 20 cm sesuai dengan kebutuhan pelanggan, atau pelanggan tidak memiliki mesin dengan ukuran panjang kertas 12.000 m maka perusahaan akan melayani permintaan untuk memperkecil ukuran panjang kertas menjadi 3.000 m. Hal-hal tersebut membuat kekuatan tawar menawar perusahaan dengan pelanggan menjadi kuat. 5. Ancaman produk subsitusi Tidak banyak produk substitusi yang bisa menggantikan produk yang dijual oleh perusahaan, seperti belum ada produk kertas dengan food grade yang dapat menggantikan kertas litho paper dan tidak mungkin penggantian produk kertas food grade untuk membungkus makanan sehingga perusahaan tidak melihat adanya ancaman adanya produk substitusi. Tetapi ada beberapa produk yang bisa menjadi produk
60
pengganti seperti steroform dan kaleng ini bukan sebagai ancaman atau pesaing bagi perusahaan.
Pendatang Baru PT Avesta Continental Pack PT Buana Candra Mandiri Pemasok
Pelanggan
PT Cakrawala Mega Indah
PT Pura Barutama
PT Chandra Asri PT Citoputra PT Emblem Asia PT Java Paperinda
Pesaing Industri
PT Indogravure
PT Arta plastama Niaga
PT Prima Makmur
PT Sinar Kasih Hudmaim
PT Maesindo Indonesia
PT Ide Baru Papiers
Produk Pengganti Steroform Kaleng
Rotokemindo
61
Gambar 3.2 Analisis Lima Persaingan Porter
Analisis
Pesaing
Strategi
Pendatang Baru
PT Avesta Continental Pack
Perusahaan membuat pemakai memiliki
PT Buana Candra Mandiri
kemudahan dalam hal pembayaran dan produsen memperoleh pembayaran secara tunai dari perusahaan
Pemasok
PT Cakrawala Mega Indah
Perusahaan melakukan hubungan baik
PT Chandra Asri
dengan para pemasok dan juga bersedia
PT Citoputra
untuk
PT Emblem Asia
pelanggan sehingga barang yang dipesan
PT Java Paperinda
menjadi
stockist
bagi
para
dari pemasok biasanya dalam jumlah yang besar, yaitu ratusan ton setiap bulan
Pesaing Industri
PT Arta plastama Niaga
Perusahaan
memberikan
PT Sinar Kasih Hudmaim
kepada
PT Ide Baru Papiers
pesaing (terutaman perusahaan yang
pelanggan
term
kredit
membuat
pihak
memproduksi kertas), karena perusahaan industri yang memproduksi barang yang dijual oleh perusahaan menghendaki pembayaran dimuka atas barang yang dijualnya
62
Pelanggan
PT Pura Barutama
Perusahaan
PT Indogravure
menyediakan barang yang diperlukan
PT Prima Makmur
oleh pelanggan dan mengirimkannya
Rotokemindo
tepat waktu. Perusahaan juga menjual
PT Maesindo Indonesia
berusaha
untuk
selalu
kertas sesuai dengan ukuran yang diminta oleh pelanggan
Produk Pengganti
Steroform
Produk pengganti seperti steroform dan
Kaleng
kaleng bukan sebagai ancaman atau pesaing bagi perusahaan
Tabel 3.2 Analisis Lima Daya Porter 3.2.1.2 Analisis PEST Perusahaan Politik Kondisi politik Indonesia tidak mempengaruhi bisnis PT Bersaudara Inti Corpora secara langsung, meskipun terjadinya perubahan undangundang, dan pajak tidak akan memberikan dampak langsung terhadap permintaan bisnis dari para pelanggan. Hal ini disebabkan adanya kebutuhan utama pelanggan akan teknologi yang berkembang saat ini, walau begitu perusahaan harus dapat mengikuti peraturan mengenai perpajakan. Ekonomi
63
Situasi global yang tidak menentu memberikan kekhawatiran kepada masyarakat dunia, perusahaan lebih berhati-hati dalam mengambil keputusan mengenai pengeluaran. Kebutuhan perusahaan akan kertas merupakan prioritas utama. Selain itu, harga valas dolar yang naik turun dapat mempengaruhi transaksi kerja PT Bersaudara Inti Corpora dengan para pelanggan. Hal ini menyebabkan adanya perubahan harga dan tarif sesuai dengan valas yang berkembang saat ini. Sehingga perusahaan harus tanggap terhadap perkembangan yang ada, hal ini utnuk meminimalisir resiko dan memaksimalkan keuntungan dari bisnis perusahaan. Untuk itu, perusahaan harus memiliko sumber daya informasi yang lengkap sebagai penunjang untuk mengambil keputusan bagi manajemen. Sosial PT Bersaudara Inti Corpora berpegang teguh bahwa pelanggan adalah sahabat sejati sehingga kepuasan pelanggan merupakan pelayanan yang paling utama. Perusahaan harus memperhatikan faktor sosial di sekitarnya, karena faktor sosial dapat mempengaruhi tingkat pendapatan perusahaan. Faktor sosial tersebut antara tingkat pendidikan masyarakat, tingkat sosial dan budaya serta tingkat pendapatan masyarakat. Contohnya, daya beli konsumen semakin meningkat ketika terjadi suatu bencana alam sehingga permintaan terhadap produk permintaan terhadap produk kertas dan plastik
64
semakin
meningkat
untuk
produk-produk
kemasan
yang
menggunakan bahan baku kertas dan plastik.
Teknologi PT Bersaudara Inti Corpora harus mengikuti perkembangan teknologi, karena membantu mempercepat dalam melakukan transaksi. Sehingga perusahaan menggunakan aplikasi ESP yang mendukung perusahaan dalam mengintegrasikan penyediaan dan pengeluaran produk serta dalam melakukan transaksi. Selain itu dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dapat mempengaruhi kinerja suatu perusahaan, saat ini banyak perusahaan yang berhasil untuk menerapkan perkembangan teknologi sebagai penunjang kegiatan bisnis perusahaan. Bahkan banyak perusahaan lain yang telah menerapkan
perkembangan
teknologi
menciptakan suatu keungguan kompetitif.
sebagai
strategi
untuk
65
NO
Faktor
Ancaman
Strategi
1
Politik
Undang-undang
Manager
perpajakan
mengenakan pajak 10% pada
keuangan
dan
acc
setiap penjualan produknya serta PPH (Pajak Penghasilan) pada seluruh karyawan 2
Ekonomi
Nilai tukar mata uang Perusahaan bekerja sama dengan rupiah yang tidak stabil beberapa supplier yang dapat disebabkan
terjadinya memenuhi bahan baku dengan
inflasi
kualitas yang bagus dan harga lebih murah
3
Sosial
Pelayanan yang kurang Daya beli konsumen semakin memuaskan
kepada meningkat
pelanggan
dan pelanggan
komunikasi yang sulit permintaan antara dengan
perusahaan kertas supplier
dan
ketika
kepuasan
terpenuhi
sehingga
terhadap
produk
plastik
semakin
serta meningkat
pelanggan 4
Teknologi
Komputer yang dipakai Perusahaan kurang
mendukung penggantian komputer pada setiap
devisi perusahaan, tetapi divisi perusahaan komputer
melakukan
masih
66
memiliki performa yang cukup melakukan
baik
untuk kegiatan
bisnis sehari-hari.
Tabel 3.3 Analisis Pest 3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan mencakup analisis terhadap rantai nilai perusahaan.
67
3.2.2.1 Analisis Value Chain Infrastruktur Organisasi : Struktur organisasi, merek, aset organisasi, modal Human Resource Management : Merekrut, melatih, menempatkan, promosi,
M demosi, pensiun Technology : LAN, Email, Fax dan Via phone
A
Procurement : proses transaksi pembelian terhadap supplier dengan perusahaan R Operation :
Inbound Logistic : Proses
Proses
penerimaan barang pembelian
perubahan atau
barang
jadi
menjadi
Outbound
Sales
Logistic :
marketing :
Proses
Strategi
penjualan
pemasaran
terhadap pelanggan
dan Service : G
Kunjungan ke
I
pelanggan dan pemberian
N
penjelasan
barang jadi
Gambar 3.3 Value Chain pada PT Bersaudara Inti Corpora 1. Aktivitas Primer a. Inbound Logistic Aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan dan pembelian terhadap produk. Aktivitas ini dilakukan perusahaan untuk
68
melakukan
aktivitas
penerimaan
data-data
pelanggan
dan
persediaan barang. b. Operation Aktivitas yang berhubungan dengan mengubah proses barang jadi menjadi barang jadi. Aktivitas operasi yang dilakukan perusahaan meliputi aktivitas pemotongan kertas. c. Outbound Logistic Aktivitas yang berhubungan dengan proses penjualan yang dilakukan oleh pelanggan. d. Sales dan Marketing Aktivitas Sales dan Marketing yang dilakukan perusahaan adalah melakukan strategi pemasaran seperti melakukan business to business dengan perusahaan lain. e. Service Aktivitas
yang
menyangkut
mengenai pelayanan
untuk
meningkatkan kepuasaan pelanggan terhadap layanan atau jasa yang diberikan oleh perusahaan. Aktivitas pelayanan dan memberikan penjelasan mengenai produk ada.
69
2. Aktivitas Pendukung a) Infrastruktur Aktivitas infrastruktur yang dilakukan perusahaan meliputi struktur organisasi, merek, aset organisasi, modal. b) Human Resource Management Aktivitas Human Resource Management yang dilakukan oleh perusahaan meliputi merekrut, melatih, menempatkan, promosi, demosi dan pensiun. c) Product and Technology Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan yang ada meliputi LAN, fax, email dan via telephone yang mendukung aktivitas perusahaan. d) Procurement Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan meliputi pembelian produk dari perusahaan ke supplier.
70
Aktivitas Pendukung Aktivitas Primer Inbound Logistic
Operation
Outbound Logistic
Sales dan Marketing
Proses
Human Resource
Organisasi
Management
-
Bagian Gudang
-
Bagian Logistik
-
Bagian Gudang
Kertas yang sudah dipotong dan dikemas oleh subkon( anak cabang) akan dikirimkan langsung ke tempat pelanggan
-
Bagian Penjuala n
Melakukan penawaran produk oleh sales kepada para pelanggan
-
Sales
-
Admin
-
Penerimaan kertas dari supplier
-
Penyimpanan kertas ke gudang
-
Pemotongan kertas sesuai dengan permintaan pelanggan oleh subkon (anak cabang)
-
Pengemasan kertas sesuai dengan pemesanan
-
-
Infrastruktur
-
Technology
Melakukan ESP pelatihan dan perekrutan karyawan
-
Purchase Order
-
-
Melakukan perekrutan karyawan yang dibidangnya
-
Perlu dilakukan pelatihan terhadap karyawan mengenai produk knowledge
-
Melakukan perekrutan karyawan
-
Perlu dilakukan pelatihan
Procure ment
Purchase Order
-
Via teleph one
-
ESP
-
Email
-
ESP
-
-Barang yang akan dijual
71
terhadap karyawan mengenai produk knowledge
Service
-
-
Memberik an kredit dalam melakukan transaksi
-
Bagian Kasir
-
Sales
-
Adanya promosi jabatan
-
Melakukan pelatihan dan perekrutan karyawan
-
Via teleph one
-
Email
Dapat menerima pesanan ukuran kertas sesuai dengan yang dibutuhkan pelanggan
Tabel 3.4 Analisis Value Chain 3.2.3
Analisis SWOT Perusahaan Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal dan kelemahan sehingga perusahaan dapat memahami dan mengenali kondisi-kondisi dari SWOT untuk mendukung proses formulasi strategi.
-
72
Strength (S) IFAS
(S1)
Weakness (W) Menyediakan (W1)
Memiliki
beraneka ukuran kertas ketergantungan terhadap yang
tidak
dapat supplier
karena
dilakukan oleh produsen merupakan kertas
trading
(S2)
Pengalaman (W2)
perusahaan
untuk
bertahun-tahun di bidang memenuhi
kebutuhan
pelanggan yang berada di
(S3) Bersedia menjadi stockist
supply dalam perusahaan yang
terjamin (S4)
masih
Adanya
loyalitas
dari pelanggan potensial perusahaan
(O1)
Strategi SO
Peningkatan (S1-O1)
luar jangkauan
sehingga (W3) Beberapa divisi di
kesinambungan
Opportunities (O)
Kesulitan
selama perusahaan
kertas
EFAS
perusahaan
mengalami
kesulitan
dalam
menggunakan
aplikasi
baru
Strategi WO Perusahaan (W1-O1)
kebutuhan kertas (litho melayani pesanan kertas dapat
Perusahaan
menjalin
kerja
paper dan aluminium foil dengan berbagai ukuran, sama lebih baik dengan
73
untuk industri converting, sesuai dengan permintaan supplier Ivory
paper
industri
untuk dari pelanggan
percetakan,
plastik
resin
untuk
industri laminating dan plastik)
yang
semakin
meningkatkan
(S2-O2)
Memberikan
informasi
secara
kepada
baik
mengenai kualitas kertas (S3-O3)
Kebutuhan
pelanggan yang semakin lama semakin bertambah terhadap kertas, plastik
Mendirikan
kantor cabang di daerah (pulau
jawa)
berpotensial
yang untuk
dibeli Melakukan
strategi
bisnis
dengan
bekerja
sama
dengan
supplier
ataupun
kompetitor
untuk
memenuhi
kebutuhan
produk yang khusus dari
dijadikan stokist
dan lainnya
konsumen (S4-O4)
(O3) Adanya permintaan produk dari pelanggan yang berasal dari daerah lain (O4)
kualitas
layanan dan produk yang
pelanggan (W2-O2)
pesat. (O2)
dan
Melakukan
kerjasama
dengan
pelanggan
(perusahaan)
baru secara baik, agar terjalin loyalitas antara ke
(W2-O3) cabang
Membuka perusahaan
di
berbagai daerah (pulau jawa) yang strategi
Terbukannya dua belah pihak
kerjasama
dengan
perusahaan lain Treats (T)
Strategi ST
(T1) Sumber bahan baku (S1-T1)
Strategi WT Memberikan (W1-T1)
Memberikan
74
dapat dilakukan secara jaminan langsung
kepada kualitas barang
customer
(S3-T2)
(T2) Adanya pesaingan dengan baru
mengenai informasi
yang
masuk
ke yang
bekerja
sama
kertas
diproduksi
pabrik-pabrik besar
dalam pasar atau industri memberikan kertas
kualitas
mengenai
dan
penjelasan
tentang kualitas produk
Tabel 3.5 Matrik SWOT pada PT Bersaudara Inti Corpora
yang
75
Berikut ini analisis faktor strategi eksternal dari PT Bersaudara Inti Corpora yang dapat dilihat pada tabel 3.2 : Tabel 3.6 Matrik Faktor Strategi Eksternal (EFAS) Faktor-faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
Bobot* Rating
4
0,80
- Kebutuhan pelanggan yang semakin lama semakin bertambah terhadap kertas, plastik dan 0.15 lainnya
3
0,45
- Adanya permintaan produk dari pelanggan yang 0,10 berasal dari daerah lain
4
0,40
- Terbukannya kerjasama dengan perusahaan lain
0,15
3
0,45
Total Peluang
0,60
Peluang - Peningkatan kebutuhan kertas (litho paper dan 0,20 aluminium foil untuk industri converting, Ivory paper untuk industri percetakan, plastik resin untuk industri laminating dan plastik) yang semakin pesat.
2,10
Ancaman - Sumber bahan baku dapat dilakukan secara 0,20 langsung kepada customer - Adanya pesaingan baru yang masuk ke dalam 0,20 pasar atau industri kertas
1
0,20
1
0,20
Total Ancaman
0,40
0,40
Total
1,00
2,50
76
Perhitungan EFAS : Peluang
: 2,10
Ancaman : 0,40 Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 2,10 – 0,40 = 1,70
77
Berikut ini analisis faktor strategi internal dari PT Bersaudara Inti Corpora yang dapat dilihat pada tabel 3.3 : Tabel 3.7 Matrik Faktor Strategi Internal (IFAS) Faktor-faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
Bobot* Rating
4
0,60
4
0,45
0,10
3
0,30
- Adanya loyalitas dari pelanggan potensial 0,20 perusahaan
4
0,80
Kekuatan - Menyediakan beraneka ukuran kertas yang 0,15 tidak dapat dilakukan oleh produsen kertas - Pengalaman perusahaan selama bertahun-tahun 0.15 di bidang kertas Bersedia menjadi stockist kesinambungan supply terjamin
Total Kekuatan
sehingga
0,60
2,30
Kelemahan - Memiliki ketergantungan terhadap supplier 0,20 karena merupakan perusahaan trading - Kesulitan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan yang berada di luar 0,10 jangkauan - Beberapa divisi di dalam perusahaan yang masih 0,10 mengalami kesulitan dalam menggunakan aplikasi baru
4
0,80
3
0,15
3
0,30
Total Kelemahan
0,40
1,25
Total
1,00
3,55
78
Perhitungan IFAS :
Kekuatan
: 2,30
Kelemahan
: 1,25
Titik X (Internal)
= Kekuatan- Kelemahan = 2,30-1,25 = 1,15
79
Berbagai Peluang
(1,15, 1,70)
Kelemahan internal
Kekuatan internal
Berbagai Ancaman
Gambar 3.4 Kurva IFAS-EFAS Analisis SWOT pada PT Bersaudara Inti Corpora 3.2.4 Analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) Perusahaan Adapun CSF dan KPI pada PT Bersaudara Inti Corpora akan diuraikan pada tabel sebagai berikut : Objectives
CSF
Perusahaan melayani pesanan kertas Pesanan dengan berbagai ukuran, sesuai dengan terpenuhi permintaan dari pelanggan Memberikan
informasi
KPI kertas Jumlah
kesalahan
seluruhnya produksi (produk cacat)
dengan tepat. secara
baik Pelanggan mengetahui Tingkat keluhan dari
kepada pelanggan mengenai kualitas dan paham mengenai pelanggan
mengenai
80
kertas
kualitas produk yang kualitas produk. akan dibelinya
Mendirikan kantor cabang di daerah Meningkatkan (pulau jawa) yang berpotensial untuk pelanggan dijadikan stokist
jumlah Tingkat
di
pulau produk dari perusahaan
jawa
cabang
Melakukan kerjasama dengan pelanggan Pelanggan baru terus Jumlah (perusahaan) baru secara baik, agar melakukan terjalin loyalitas antara ke dua belah pemesanan pihak
transaksi
transaksi dengan pelanggan baru dengan
perusahaan
Tabel 3.8 CSF dan KPI
3.2.5 Analisis Lingkungan Eksternal SI/TI Perusahaan Dengan pengalaman perusahaan selama belasan tahun PT BERSAUDARA INTI CORPORA telah memiliki nama dan kepercayaan besar dari para pelanggan lamanya. PT BERSAUDARA INTI CORPORA berhasil memenuhi kebutuhan dari pelanggannya. Tetapi PT BERSAUDARA INTI CORPORA kurang memahami penting operasional manajemen dari perusahaan, sehingga seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, seharusnya perusahaan memiliki perencanaan strategi mengenai penerapan SI/TI yang akan mendukung stratgegi bisnis perusahaan.
penjualan
81
Selama ini perusahaan hanya mengandalkan kemampuan dan kinerja dari karyawannya, tanpa menyadari adanya pengaruh yang signifikan dari penerapan SI/TI yang terintegrasi ke semua aspek bisnis perusahaan PT BERSAUDARA INTI CORPORA telah menerapkan penggunaan jaringan internet pada fasilitas perusahaan, tetapi perusahaan kurang menyadari peluang bisnis dari penggunaan teknologi khususnya yang didukung oleh internet. Perkembangan dari teknologi akan mempengaruhi dan memberikan dampak terhadap bisnis perusahaan. Penggunaan teknologi dengan sistem yang terintegrasi dan tepat sesuai dengan kebutuhan proses bisnis perusahaan akan mendukung kinerja perusahaan. Produsen teknologi terus mengembangkan kualitas dari teknologi dan menghasilkan inovasi teknologi yang baru.
PT BERSAUDARA INTI CORPORA harus mengikuti dan menyesuaikan perusahaan dengan perkembangan teknologi terseut. Dalam hal ini yang dimaksdu dengan mengikuti dan menyesuaikan dengan teknologi yaitu PT BERSAUDARA INTI CORPORA harus bisa memilih dan menggunakan teknologi yang tepat dan sesuai dengan proses bisnisnya sehingga teknologi yang digunakan tersebut dapat mendukung proses bisnis dan memberikan manfaat atau nilai lebih bagi perusahaan.
82
3.2.6 Analisis Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan 3.2.6.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan Jenis
Keterangan
Jumlah
Hardware
PC desktop Direktur Utama :
Personil 1
1
1
1
Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card
PC Desktop Direktur : Motherboard Advance Intel dual core
Intel
G-3145
83
Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Sekretaris : Motherboard
Intel
1 G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card
1
84
PC
Desktop
Manager
1
1
1
1
keuangan dan acc : Motherboard
Intel
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC
Desktop
Manager
Penjualan : Motherboard
Intel
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB
G-3145
85
Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC
Desktop
Manager
Pembelian : Motherboard
Intel
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card
1
1
86
PC Desktop Manager HRD : Motherboard
Intel
1
1
1
2
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Kasir : Motherboard
Intel
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG
G-3145
87
Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Akuntansi : Motherboard
Intel
3
3
1
3
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Penagihan : Motherboard Advance
Intel
G-3145
88
Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC
Desktop
Supervisor
Penjualan : Motherboard
Intel
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic
1
1
89
Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Pembelian Lokal : Motherboard
Intel
1
1
1
1
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Pembelian Import : Motherboard Advance Intel dual core
Intel
G-3145
90
Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Logistik : Motherboard
Intel
1 G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card
1
91
PC Desktop Sales : Motherboard
Intel
3
5
1
1
G-3145
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card PC Desktop Sales Admin : Motherboard
Intel
Advance Intel dual core Memory DDR2 1GB Hardisk 160GB DVD ROM LG
G-3145
92
Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card Database Server :
1
1
1
1
Processor Linux 1,6 GHZ Memory DDR2 2GB Hardisk 160GB Casing power supply 450 wat Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card Internet Server : Processor Linux 1,6 GHZ Memory DDR2 2GB Hardisk 160GB Casing power supply 450 wat
93
Keyboard Mouse Optic Monitor LCD 15” LAN Card
Software
Printer
3
3
Printer Server
1
1
Switch Hub 8 Port
2
2
Genuine software windows XP Genuine software windows NT Genuine
software
microsoft
office 2007 Antivirus Kaspersky Aplication
Aplikasi ESP (Program terpadu dengan
modul
Pembelian,
Penjualan, Persediaan,
keuangan dan General Ledger)
Tabel 3.9 Spesifikasi Hardware dan Software
94
3.2.6.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan
Gambar 3.5 Arsitektur Jaringan
95
3.2.6.3 Aplikasi Portfolio Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan dapat diliha bahwa PT BERSAUDARA INTI CORPORA belum memiliki aplikasi yang bersifat Strategic dan high potensial. Selama ini fungsi SI//TI memang hanya terbatas pada kegiatan operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang hanya melihat pemanfaatan di bidang TI saja, perusahaan kurang mempedulikan pemanfaatan SI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak di miliki oleh perusahaan lain. Strategic
Key Operasional
Aplikasi ESP
High Potensial
Support
Microsoft office 2007
Tabel 3.10 Analisis Aplikasi Portfolio saat ini pada PT Bersaudara Inti Corpora
96
Pemakaian aplikasi ESP telah digunakan untuk semua administrasi perusahaan mulai dari penjualan, pembelian, persediaan, keuangan dan general ledger. Perusahaan menyadari bahwa penggunaan SI/TI sangat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan sebagai contoh dengan adanya komputerisasi di bidang piutang dagang maka dapat segera diketahui umur piutang setiap pelangan dan dapat dilakukan pemblokiran terhadap order yang mereka berikan. Sistem informasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perusahaan karena dibuat berdasarkan custom made jadi bukan merupakan aplikasi yang sudah jadi, sehingga semua kebutuhan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen dapat disediakan oleh aplikasi yang digunakan.
97
3.2.6.4 Analisis Audit Grid • No
Aplikasi ESP Nilai Bisnis
Manager Ya (3)
1.
2.
3.
4.
5.
apakah aplikasi yang ada di dalam perusahaan dapat digunakan untuk meningkatkan nilai bisnis? Apakah kegiatan bisnis dapat terganggu apabila tidak ada sistem ini? apakah laporan yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan? Apakah sistem yang diterapkan dalam perusahaan secara maksimal? Apakah sistem ini dapat diterapkan untuk jangka panjang?
Raguragu (2)
Tidak (1)
9
Human Resource Development Ya Ragu- Tidak (3) ragu (1) (2) 9
9
9
9
9
9
9
9
9
TOTAL Tabel 3.11 Nilai Bisnis pada aplikasi ESP
Total
Rata-Rata
5
2,5
3
1,5
6
3
2
1
5
2,5
10,5
2,1
98
No
Nilai Teknis
Manager Ya (3)
1.
2.
3.
4.
Apakah sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya? Apakah SDM yang menggunakan sistem ini sudah menguasainya? Apakah aplikasi yang digunakan berjalan dengan stabil? Apakah sistem yang digunakan saat ini secara maksimal disetiap divisi?
Raguragu (2)
Tidak (1)
9
Human Resource Development Ya Ragu- Tidak (3) ragu (1) (2) 9
9
9
9
9
9
TOTAL Tabel 3.12 Nilai Teknis pada aplikasi ESP
9
Total
Rata-Rata
6
3
4
2
6
3
2
1
9
2.25
99
• N o
Microsoft Office 2007 Nilai Bisnis
Manager
Total
Rata-Rata
4
2
3
1,5
5
2,5
3
1,5
3
1,5
TOTAL 9 Tabel 3.13 Nilai Bisnis pada aplikasi M.Office 2007
1,8
Ya (3) 1.
2.
3.
4.
5.
Human Resource Development Ya Ragu- Tidak (3) ragu (1) (2) 9
apakah aplikasi yang ada di dalam perusahaan dapat digunakan untuk meningkatkan nilai bisnis? Apakah kegiatan bisnis dapat terganggu apabila tidak ada sistem ini? apakah laporan yang dihasilkan dapat memberikan kepuasan? Apakah sistem yang diterapkan dalam perusahaan secara maksimal? Apakah sistem ini dapat diterapkan untuk jangka panjang?
Raguragu (2) 9
Tidak (1)
9
9
9
9
9
9
9
9
100
N o
Nilai Teknis
Manager Ya (3)
1.
2.
3.
4.
Apakah sistem yang digunakan saat ini sudah baik kualitasnya? Apakah SDM yang menggunakan sistem ini sudah menguasainya? Apakah aplikasi yang digunakan 9 berjalan dengan stabil? Apakah sistem yang digunakan saat ini secara maksimal disetiap divisi?
Rag uragu (2)
Tida k (1) 9
9
Human Resource Development Y Rag Tidak a u(1) (3 ragu ) (2) 9
9
9
9
9
TOTAL Tabel 3.14 Nilai Teknis pada M.Office 2007
Total
Rata-Rata
3
1,5
5
2,5
5
2,5
2
1
7,5
1,9
101
Pelihara & Kembangkan
3
Perbaharui
Kualitas Bisnis 2
Aplikasi ESP
M. Office 2007
Nilai kembali
1
Hapuskan
1
2
3 Kualitas Teknis Gambar 3.6 Hasil Analisa Audit Grid
Ket : Nilai Bisnis : Aplikasi ESP = 2,1 Microsoft Office 2007 = 1,8 Nilai Teknis : Aplikasi ESP = 2,25 Microsoft Office 2007 = 1,9
