BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1
Riwayat Perusahaan Christina Realty merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jual
beli properti. Perusahaan ini didirikan oleh Christina Manru berdiri sejak tahun 2000 dan masih tetap berjalan sampai dengan saat ini. Christina membangun Christina Realty berbekal pada pengalaman sebelumnya menjadi Legal and Marketing di sebuah perusahaan properti ternama sehingga saat Christina menjalankan Christina Realty bukan dengan pengalaman kosong. Christina Realty juga memiliki visi dan misi demi menjadi perusahaan yang makin baik lagi. 3.1.1 Visi dan Misi a) Visi Menjadi Agen Property Pilihan Utama Klien yang dapat diandalkan b) Misi •
Senantiasa Meningkatkan Skill dan Integritas para Marketing sehingga dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pelnggan / klien.
•
Inovasi terus menerus mengikuti perkembangan zaman untuk mencapai Customer Satisfaction.
29
30
3.2
Struktur Organisasi Struktur Organisasi Christina Realty dapat dilihat dibawah ini :
KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR
HEAD MARKETING
HEAD LEGAL
HEAD FINANCE
MARKETING
LEGAL
FINANCE
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Christina Realty
31
Dari bagan struktur organisasi diatas dapat di jelaskan tugas dari masing-masing posisi sebagai berikut: Tabel 3.1 Tabel Peran dan Tugas Masing-Masing Posisi No.
3.3
Posisi
Peran dan Tugas Mengawasi pekerjaan direksi, yang secara tidak langsung berarti mengawasi jalan dan stabilitas perusahaan
1.
Komisaris
2.
Direktur Utama
3.
Direktur
Memilih, menetapkan, dan mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian, serta menyampaikan laporan kepada pemegang saham
4.
Head Marketing
Bertanggung jawab atas segala tindakan team marketing
5.
Head Legal
Bertanggung jawab atas segala tindakan team legal
6.
Head Finance
Bertanggung jawab atas segala tindakan team finance
7.
Marketing
Menangani kegiatan marketing, pengembangan bisnis dan jaringan penjualan produk, serta melakukan analisa penjualan dan pendistribusian produk
8.
Legal
Menyiapkan perjanjian antara penjual dan pembeli
9.
Finance
Bertanggung jawab atas semua keuangan perusahaan
Tata Laksana yang sedang berjalan Pada Christina Realty terdapat beberapa tata laksana atau prosedur yang
sedang berjalan, yaitu :
32
3.3.1 Prosedur Pembelian Rumah Prosedur yang berjalan di Christina Realty dalam perihal pembelian rumah adalah sebagai berikut: a) Pembeli yang tertarik terhadap properti yang ditawarkan menelpon Christina Realty guna mengetahui apakah rumah tersebut sudah terjual atau belum. b) Jika properti tersebut belum terjual maka pembeli yang berminat akan melakukan janji temu guna melihat kondisi properti apakah sesuai dengan keinginan pembeli atau tidak. c) Apabila pembeli tertarik untuk membeli maka pembeli akan dibuatkan surat perjanjian jual beli yang berisikan syarat serta perjanjian antar penjual dan pembeli. d) Surat perjanjian jual beli dikeluarkan oleh tim legal dan setiap properti dan pembeli punya perjanjian yang berbeda-beda tergantung dari negosiasi antar kedua belah pihak. e) Pembayaran dilakukan terhadap pihak finance sesuai dengan perjanjian yang sudah disepakati. Kesimpulan : Karena kurangnya update terhadap status dari sebuah properti, pembeli harus melakukan kontak langsung baik telepon atau datang langsung ke kantor pemasaran Christina Realty.
3.3.2 Prosedur Penjualan Rumah
33
Prosedur yang berjalan di Christina Realty dalam perihal penjualan rumah adalah sebagai berikut: a) Para penjual yang ingin menjual rumahnya lewat Christina Realty mengisi form perjanjian jual rumah yang diberikan oleh pihak marketing. b) Pihak marketing akan melakukan pendataan account dari properti tersebut guna nantinya akan disebar terhadap para pembeli c) Pihak marketing akan menyebarkan account properti tersebut ke investor dan melakukan promosi lainnya (saat ini hanya bergantung pada iklan baris di Koran dan pamphlet atau cara yang konvensional) d) Marketing akan mulai mencari calon pembeli. e) Penjual menunggu sampai dengan properti tersebut terjual dan akan melakukan pembagian komisi sesuai dengan perjanjian yang berlaku Kesimpulan : Metode pendataan masih berupa arsip sehingga marketing sering melakukan kesalahan seperti data duplication dan masalah security data juga menjadi masalah baik data sering hilang atau dimanipulasi isinya.
3.4
Diagram Aliran Data Dalam subbab ini akan menjelaskan mengenai sebuah diagram context dan diagram nol yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan pada Christina Realty.
34
3.4.1 Diagram Context Berikut ini adalah gambar diagram context proses antara hubungan sistem Christina Realty yang sedang berjalan saat ini Memberikan detail properti yang ingin dijual Pembayaran properti Pembeli
Buat perjanjian pertemuan
Penjual
Buat perjanjian pertemuan Melakukan negosiasi
Menerima perjanjian jual beli Menawarkan properti yang ada Pembeli menghubungi pihak perusahaan
Marketing
Isi form penjualan Proses yang sedang berjalan di Christina Realty
Legal
Gambar 3.2 Diagram Context
Finance
35
3.4.2 Diagram Nol Diagram nol dibawah ini adalah diagram nol dari sistem Christina Realty yaitu :
Gambar 3.3 Diagram Nol
36
3.5
Definisi Sistem Dalam Subbab ini akan menjelaskan mengenai Mission Statement, Mission Objectives, System Boundaries. 3.5.1 Mission Statement Tujuan pembuatan sistem aplikasi database untuk Perusahaan Christina Realty adalah sistem untuk penjualan dan pembelian bahkan penyewaan sebuah properti. Mulai dari pembuatan sistem pendataan properti yang dijual dan disewakan sehingga memudahkan customer nantinya jika ingin mengetahui informasi tentang properti yang ditawarkan oleh Christina Realty. Aplikasi ini ditujukan untuk marketing (bertanggung jawab atas pengelolaan pendataan properti), customer (agar dapat mengetahui property apa sajakah yang ditawarkan). Dengan dibuatnya sistem ini diharapkan dapat memudahkan
dalam
mengelola
pendataan
properti,
dokumen
informasi properti. 3.5.2 Mission Objectives Fungsi dari mission objectives adalah untuk mencantumkan data apa saja yang akan dipelihara pada saat penggunaan aplikasi nantinya. Data- data tersebut adalah : -
Mengelola (insert, update, delete) data customer
-
Mengelola (insert, update, delete) data penjual
-
Mengelola (insert, update, delete) data properti
37
-
Mengelola (insert, update, delete) data pembayaran
-
Mengelola (insert, update, delete) data dokumen
3.5.3 System Boundaries System Boundaries merupakan batasan pada Christina Realty. System Boundaries digambarkan pada gambar berikut ini.
MARKETING
FINANCE
LEGAL
CUSTOMER
Gambar 3.4 Gambar System Boundaries Sistem Basis Data yang akan dibuat nantinya akan digunakan oleh bagian-bagian yang berada di System Boundaries, yaitu : Marketing, Finance dan Penanggung Jawab. 3.6
User Requirement Specification Dalam subbab ini akan menjelaskan tentang data requirements, transaction requirements dan general sistem requirements. 3.6.1 Data Requirment
38
1. Pembeli Pembeli
merupakan
pihak
yang
tertarik
untuk
melakukan pembelian atau penyewaan terhadap sebuah properti yang ditawarkan. Data customer meliputi nama, nomor telepon yang bisa dihubungi, budget customer, email aktif customer. 2. Pembelian Pembelian adalah data mengenai pembelian yang ingin dilakukan
pembeli
terhadap
suatu
properti
yang
ditawarkan oleh Christina Realty 3. Penjual Penjual adalah pihak yang menggunakan jasa Christina Realty untuk menjual atau menyewakan properti mereka kepada customer yang tertarik. Data penjual meliputi nama penjual, jenis penawaran (penjualan/penyewaan), detail properti(alamat properti, luas tanah, foto properti, jumlah lantai, sertifikat). 4. Penjualan Penualan adalah data mengenai penjualan yang ingin yang dilakukan oleh pihak penjual terhadap pihak Christina Realty 5. Pembayaran
39
Pembayaran adalah data mengenai pembayaran seluruh properti
yang
dilakukan.
Data
meliputi
tanggal
pembayaran, harga, jenis pembayaran, status pembayaran, status perjanjian pembayaran. 6. Properti Properti
adalah
data
mengenai
properti
yang
ditawarkan. Data meliputi nama properti, tipe properti, sertifikat, jumlah lantai, alamat properti, dll. 7. Negosiasi Negosiasi adalah data mengenai negosiasi yang dilakukan pihak pembeli terhadap pihak dari Christina Realty. 8. Penagihan Penagihan adalah data mengenai penagihan yang dilakukan oleh pihak Christina Realty terhadap pihak pembeli 9. Administrator Administrator merupakan data orang yang mengatur pendataan pembeli, penjual, dan pendataan dokumen kendali (pembayaran dan pengiriman) yang berlangsung di Christina Realty
40
3.6.2 Transaction Requirement 1. Data Entry atau Insert a. Entry data detail properti b. Entry data detail pembeli c. Entry data detail penjual d. Entry data status pembayaran e. Entry data penagihan f. Entry data negoisasi g. Entry data status properti 2. Data Update a. Update data detail properti b. Update data detail pembeli c. Update data detail penjual d. Update data status pembayaran e. Update data penagihan f. Entry data negoisasi g. Update data status property
41
3. Data Query a. Detail properti di entry oleh pihak administrator agar nantinya properti yang ditawarkan dapat diketahui oleh pihak pembeli. b. Detail pembeli yang ingin membeli di Christina Realty di entry oleh pihak administrator guna follow up c. Detail penjual yang ingin menjual propertinya lewat Christina Realty di entry oleh pihak administrator d. Data status pembayaran yang dilakukan oleh pihak pembeli terhadap sebuah properti dan dicatat oleh pihak administrator e. Data penagihan yang dilakukan oleh pihak Christina Realty
terhadap
pembeli
dan
dicatat
oleh
pihak
administrator f. Data negoisasi yang dilakukan oleh pihak pembeli terhadap pihak Christina Realty guna mencapai harga yang disepakati
dan
hasil negosiasi
administrator 3.6.3 General System Requirment 1. Sebuah Database Awal
dicatat
oleh
pihak
42
Sebuah sistem basis data yang terintegrasi serta mampu menampung data pembeli, penjual, properti serta data-data yang diperlukan dalam aplikasi yang berjalan ini. 2. Jumlah dan tipe record yang dicari a. Dapat melakukan pencarian data Pembeli b. Dapat melakukan pencarian data Penjual c. Dapat melakukan pencarian data Properti d. Dapat melakukan pencarian data Pembayaran e. Dapat melakukan pencarian data Dokumen 3. Kebutuhan akses dan Jaringan Seluruh pengguna sistem terhubung dengan aman dalam jaringan internet sesuai dengan kebutuhan akses masing-masing. 4. Performance a. Pada periode penggunaan sistem database akan dapat berjalan atau berfungsi dengan baik saat akan digunakan oleh pengguna. b. Pada masa waktu akses dokumen pada database (insert, update, delete) cepat dalam pengoperasiannya.
43
5. Keamanan a. Database hanya dapat di akses dengan username dan password. b. Setiap pengguna sistem mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing user views. 6. Backup dan Recovery Backup dan recovery dilakukan pada saat setiap akhir bulan, proses backup dilakukan setelah event selesai dan pembayaran dilunasi. 3.7
Permasalahan dan Penyebab Berikut ini adalah permasalahan dan penyebab berdasarkan hasil analisa sistem yang sedang berjalan: Tabel 3.2 Tabel Permasalahan dan Penyebab No. Permasalahan
Penyebab
Akibat
1
Data yang di catat dengan data yang di pegang berbeda
Adanya beberapa data yang terselip atau jatuh di tempat lain
Data ada yang hilang
2
Costumer susah untuk melihat rumah, toko, atau ruko yang ingin di jual
Data-data penjualan rumah, toko, dan ruko hanya berada di perusahaan
Kurangnya minat pembeli
3
Duplikasi Data
Pecatatan oleh 2(dua) orang sales pada 1 data
Terdapat data yang sama
4
Keterlambatan Update
Karena data masih berupa dokumen, update data
Data tersebut tidak valid
44
dilakukan biasanya dilakukan sehari satu kali
Dari permasalahan di atas didapat kesimpulan bahwa masalah yang terjadi di atas terjadi karena sistem masih di lakukan secara manual. 3.8
Pemecehan Masalah Dari masalah diatas maka akan dilakukan permasalahan sebagai berikut. Tabel 3.3 Tabel Penyelesaian Masalah No. Permasalahan
Penyelesaian
1
Data yang di catat dengan data yang di pegang berbeda
Data dibuat menjadi kompueterisasi, sehingga data tersebut dapat di simpan dan disimpan dengan rapih dan aman.
2
Costumer susah untuk melihat rumah, toko, atau ruko yang ingin di jual
Dibuatkan sebuah web online agar costumer dapat melihat rumah, toko, atau ruko yang sedang di jual secara online tanpa harus dateng ke perusahaan.
3
Duplikasi Data
Dilakukan validasi data pada sistem saat proses pemasukan data agar tidak terjadi duplikasi data
4
Keterlambatan update
Sistem mempermudah proses update sehingga update data dapat dilakukan secara real time
Dari permasalahan-permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa perusahan yang ingin berkembang menjadi besar membutuhkan proses bisnis yang terkomputerisasi. Aplikasi yang dibutuhkan
45
merupakan aplikasi yang dapat berfungsi sebagai media promosi properti yang akan di jual, sehingga memudahkan pembeli dan penjual dalam melakukan transaksi. Dalam aplikasi ini akan menampilkan properti-properti yang akan di jual secara mendetail. Tujuannya adalah untuk mempermudah sales melakukan promosi kepada penjual, serta dapat mengatasi masalah-masalah yang telah dijelaskan di atas.
