51
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Latar Belakang PT. Auto Sukses Perkasa berdiri pada tahun 2006 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang automotive accessories, plastic injection, dan moulding maker. Sebelumnya PT. ASP lebih dikenal dengan nama PT. Automandiri Speed Perkasa. Perusahaan yang didirikan pada tahun 1992 merupakan perusahaan yang bergerak di bidang otomotif khususnya accessories mobil. Perusahaan mengawali perjalanannya dengan usaha perakitan accessories mobil. Setelah mengalami beberapa kali perpindahan, maka pada tahun 1998, perusahaan dikokohkan di komplek pergudangan Pantai Indah Dadap dengan luas 1.080 m2. Tuntutan atas produk yang berkualitas dengan harga yang bersaing serta semakin besarnya kwantitas produksi membuat perusahaan harus bergerak mengikuti arus. Untuk mendukung hal tersebut maka pada tahun 2000 didirikan divisi plastic injection dan divisi engineering. Seiring dengan kemajuan teknologi serta kebutuhan akan produk yang memerlukan tingkat presisi yang tinggi, maka pada tahun 2005, perusahaan melebarkan sayap dengan membangun divisi CNC. Dengan adanya segala hal pendukung maka perusahaan semakin mengokohkan dirinya sebagai salah satu perusahaan yang bergerak di bidang plastic injection dengan produk utama accessories mobil.
52
Pada tahun 2006 PT. Automandiri Speed Perkasa berganti nama menjadi PT. Auto Sukses Perkasa. Pergantian nama ini merupakan salah satu perubahan yang dilakukan dalam menuju perusahaan yang dapat berkompetisi dengan perusahaan dalam dan luar negeri. Kompetisi baik dalam hal kualitas produk, harga produk serta manajemen perusahaan. Perusahaan saat ini memiliki karyawan berjumlah 11 orang yang terbagi dalam bagiannya masing-masing. Untuk saat ini perusahaan memiliki pelanggan yang berjumlah sekitar dua ratusan orang dimana sebagian besar berada di Taman Sari dan sisanya tersebar diseluruh Jakarta.
3.2 Visi dan Misi 3.2.1 Visi Adapun visi dari perusahaan PT. Auto Sukses Perkasa adalah: “Menjadikan PT. Auto Sukses Perkasa sebagai perusahaan yang membuat car accessories dan car spare part yang terbaik”. 3.2.2 Misi Adapun misi dari perusahaan PT. Auto Sukses Perkasa, adalah: 1. Menciptakan produk yang berkualitas dengan harga bersaing. 2. Menjadikan perusahaan sebagai tempat yang menyenangkan untuk bekerja.
53
3. Membuat manajemen yang terorganisir. 4. Meningkatkan segala sumber daya yang ada khususnya sumber daya manusia.
3.3 Struktur Organisasi Adapun struktur organisasi perusahaan PT. Auto Sukses Perkasa, adalah:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada PT. ASP Sumber: PT. Auto Sukses Perkasa (2011)
3.4 Tugas dan Wewenang Organisasi Tugas dan wewenang dari setiap bagian dalam organisasi, adalah:
54
1. Direktur Tugas: a. Memimpin dan mengendalikan seluruh kegiatan operasional perusahaan. b. Menetapkan strategi dan kebijakan-kebijakan serta visi misi perusahaan. c. Mengambil keputusan tertinggi yang berkaitan dengan penerapan strategi demi kelangsungan hidup perusahaan. d. Mengawasi kinerja para manajer dan memiliki wewenang untuk mengangkat dan memberhentikan manajer. e. Memberikan otorisasi mengenai hal ataupun laporan penting yang menyangkut operasional perusahaan dalam skala besar.
2. General Manager Tugas: a. Bertanggung jawab kepada direktur. b. Mengawasi kinjerja para manajer. c. Melaporkan hasil kinerja para manajer kepada direktur. d. Menangani proses pembelian bahan baku dari supplier.
55
3. Manager Accounting and Finance Tugas: a. Bertanggungjawab kepada General Manager. b. Memeriksa semua transaksi penerimaan dan pengeluaran kas perusahaan. c. Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berhubungan dengan fungsi akuntansi dan keuangan. d. Melaporkan laporan bulanan kepada General Manager.
4. Manager R&D Tugas: a. Meneliti model dan trend baru dalam dunia otomotif. b. Merancang prototype serta membuat mould-nya.
5. Manager Sales and Marketing Tugas: a. Menangani proses penjualan baik tunai maupun kredit.
56
b. Mendokumentasikan data pelanggan dan menjalin hubungan baik dengan pelanggan. c. Menangani proses retur dari pelanggan.
6. Manager Produksi Tugas: a. Menghitung harga pokok produksi. b. Mengawasi proses produksi. c. Memastikan produksi selesai tepat waktu.
7. Kepala Gudang Bahan Baku Tugas: a. Bertanggung jawab kepada General Manager. b. Memonitor proses penerimaan dan pengeluaran bahan baku di gudang. c. Melakukan pengecekan bahan baku di gudang dan membuatkan laporannya. d. Menyiapkan bahan baku yang dipesan oleh bagian produksi.
57
8. Kepala Gudang Barang Jadi Tugas: a. Bertanggung jawab kepada General Manager. b. Memonitor proses penerimaan dan pengeluaran barang jadi di gudang. c. Melakukan pengecekan barang jadi di gudang dan membuatkan laporannya. d. Menyiapkan barang jadi yang dipesan oleh pelanggan sesuai dengan catatan di dalam buku pesanan. e. Membuat Surat Jalan sesuai dengan buku pesanan.
3.5 Gambaran Sistem yang Berjalan 3.5.1 Sistem Penjualan yang sedang berjalan Berikut merupakan gambaran sistem penjualan yang sedang berjalan :
a. Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan Prosedur penerimaan pesanan dimulai ketika bagian Sales&Marketing menerima pesanan dari pelanggan melalui telepon, fax, atau datang langsung ke perusahaan. Selanjutnya bagian Sales&Marketing akan mencatat pesanan dari
58
pelanggan ke dalam buku pesanan. Setelah itu bagian Sales&Marketing akan menginformasikan pesanan tersebut ke bagian Gudang Barang Jadi.
Gambar 3.2 Rich Picture proses bisnis berjalan – Prosedur Penerimaan Pesanan dari Pelanggan
b. Prosedur Pengiriman Produk ke Pelanggan Prosedur pengiriman produk ke pelanggan dimulai ketika bagian Gudang Barang Jadi mendapat informasi pesanan dari bagian Sales&Marketing. Setelah itu, bagian Gudang Barang Jadi akan menyiapkan produk sesuai dengan pesanan pelanggan. Selanjutnya bagian Gudang Barang Jadi akan membuat Surat Jalan sebanyak dua rangkap. Bagian Gudang Barang Jadi akan menyerahkan produk dan Surat Jalan dua rangkap ke bagian Pengiriman. Setelah pelanggan menerima produk
dan
memastikan
sesuai
dengan
pesanannya,
pelanggan
akan
menandatangani dua rangkap Surat Jalan tersebut. Selanjutnya Surat Jalan
59
rangkap pertama akan diserahkan kepada pelanggan dan rangkap kedua akan dibawa kembali untuk diserahkan ke bagian Gudang Barang Jadi. Bagian Gudang Barang Jadi akan menyerahkan Surat Jalan ke bagian Accounting.
Gambar 3.3 Rich Picture proses bisnis berjalan – Prosedur Pengiriman Produk ke pelanggan
c. Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan Prosedur penagihan piutang kepada pelanggan dimulai dari bagian Accounting membuat Faktur Penjualan berdasarkan dokumen-dokumen yang terkait. Dokumen-dokumen yang digunakan yaitu buku pesanan dan Surat Jalan rangkap pertama. Dokumen tersebut akan diperiksa kecocokannya dan baru dibuatkan Faktur Penjualan dua rangkap. Faktur Penjualan dua rangkap akan
60
dibawa kepada pelanggan untuk ditandatangani. Faktur Penjualan rangkap pertama akan disimpan sementara oleh bagian Accounting dan akan diserahkan kepada pelanggan jika sudah melunasi pembayaran. Faktur Penjualan rangkap kedua akan diserahkan kepada pelanggan. Bagian Accounting juga akan membuat Faktur Pajak tiga rangkap, dimana rangkap pertama akan diserahkan kepada pelanggan jika sudah melunasi pembayaran. Perusahaan memiliki kebijakan untuk tanggal jatuh tempo piutang yaitu tiga puluh hari dari tanggal dibuatnya Faktur Penjualan. Secara berkala bagian Finance akan memeriksa piutang pelanggan untuk mengetahui Faktur Penjualan mana yang akan segera jatuh tempo. Ketika sudah mendekati jatuh tempo, bagian Finance akan menginformasikan piutang tersebut kepada pelanggan dan collector untuk menagih pembayaran. Collector akan melakukan penagihan kepada pelanggan sesuai dengan tanggal jatuh tempo dari masing-masing piutang. Pembayaran dari pelanggan dapat dilakukan melalui transfer, giro, atau bukti setoran. Setelah menerima bukti pembayaran dari pelanggan, collector akan menyerahkan Faktur Penjualan rangkap pertama dan Faktur Pajak rangkap pertama kepada pelanggan. Selanjutnya bukti pembayaran tersebut akan diserahkan ke bagian Finance. Bagian Finance akan memeriksa kesesuaian saldo antara bukti pembayaran dengan jumlah piutang. Apabila sudah sesuai, bagian Finance akan mencatat bukti pembayaran dari pelanggan.
61
Gambar 3.4 Rich Picture proses bisnis berjalan – Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran dari Pelanggan
Berikut adalah gambar Rich Picture untuk sistem penjualan yang sedang berjalan.
62
B1. SuratJalan 2R + Produk Bagian Pengiriman A2. Buku Pesanan
B2. SuratJalan 2R + Produk
B4. Surat Jalan R2 A1. Purchase Order Gudang Barang Jadi B3. Surat Jalan R2 Pelanggan
Sales & Marketing
B5. Surat Jalan R2 Pelanggan
C3. Konfirmasi Piutang Jatuh Tempo
C1. Faktur Penjualan 2R
C4. Catatan Piutang Accounting C2. Faktur Penjualan R1
Finance
C8. Bukti Transfer/Giro
Collector
C5. Faktur Penjualan R1 + Faktur Pajak R1
C6. Bukti Transfer/Giro Pelanggan C7. Faktur Penjualan R1 + Faktur Pajak R1
Keterangan: A: Prosedur Penerimaan Pesanan B: Prosedur Pengiriman Produk C: Prosedur Penagihan dan Penerimaan Pembayaran
Gambar 3.5 Rich Picture penjualan pada PT. ASP
3.5.2 Dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem penjualan berjalan Dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem penjualan yang sedang berjalan antara lain:
63
1. Purchase Order Dokumen ini dibuat oleh pelanggan ketika melakukan pesanan produk ke perusahaan. Dokumen ini berisi informasi antara lain, no. purchase order, tanggal pesanan, informasi pelanggan, jenis dan jumlah produk pesanan, serta alamat dan tanggal pengiriman. 2. Buku Pesanan Dokumen ini dibuat oleh bagian Sales&Marketing dan berfungsi untuk mencatat pesanan dari pelanggan. Informasi yang ada dalam dokumen ini antara lain, no. pesanan, tanggal pesanan, data pelanggan, jenis produk dan jumlah pesanan, harga satuan dan total harga. 3. Surat Jalan Dokumen ini dibuat oleh Bagian Gudang Barang Jadi untuk diserahkan kepada bagian Pengiriman. Dokumen ini berisi informasi antara lain, no. surat jalan, tanggal surat jalan, alamat pelanggan, identitas pengirim, identitas penerima, jenis dan jumlah produk yang dikirim. 4. Faktur Penjualan Dokumen ini dibuat oleh Bagian Finance dan ditujukan kepada pelanggan. Dokumen ini berisi informasi tanggal faktur penjualan, tanggal surat jalan, identitas pelanggan, no. surat jalan, jumlah tagihan, dan identitas pembuat faktur penjualan.
64
5. Catatan Piutang Dokumen ini dibuat oleh bagian Finance dan ditujukan kepada collector untuk menagih piutang pelanggan yang sudah jatuh tempo. Dokumen ini berisi informasi tanggal jatuh tempo piutang pelanggan, identitas pelanggan, no. faktur penjualan, dan jumlah tagihan piutang pelanggan. 6. Faktur Pajak Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian Finance berfungsi sebagai bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) karena penyerahan Barang Kena Pajak (BKP).
3.6 Unit Fungsi Bisnis Terkait Berikut merupakan unit fungsi terkait dengan dengan sistem penjualan yang sedang berjalan:
1. Bagian Sales&Marketing Bagian Sales&Marketing berfungsi sebagai penjualan di dalam perusahaan. Bagian Sales&Marketing bertugas untuk memasarkan, menawarkan, dan menjual produk, serta mencari pelanggan baru.
65
2. Bagian Gudang Barang Jadi Bagian Gudang Barang Jadi berfungsi sebagai pengontrol barang jadi di gudang perusahaan. Bagian Gudang Barang Jadi bertugas untuk menyiapkan produk sesuai pesanan, membuat surat jalan, dan mengeluarkan barang jadi dari gudang
3. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman berfungsi sebagai pengirim barang perusahaan. Bagian Pengiriman bertugas mengirimkan produk sesuai dengan alamat pelanggan yang tertera pada surat jalan.
4. Bagian Accounting Bagian Accounting berfungsi sebagai pencatatan transaksi penjualan perusahaan. Bagian Accounting bertugas membuat faktur penjualan, Faktur pajak, dan laporan-laporan yang terkait dengan penjualan perusahaan.
5. Bagian Finance Bagian Finance berfungsi sebagai pengelola arus kas perusahaan. Bagian Finance bertugas menginformasikan piutang yang sudah mendekati jatuh tempo kepada pelanggan, memeriksa bukti pembayaran pelanggan, dan mengelola keluar masuk arus kas perusahaan.
66
6. Collector Collector berfungsi sebagai penagih piutang kepada pelanggan. Collector bertugas menagih piutang yang sudah jatuh tempo kepada pelanggan dan menyerahkan bukti pembayaran ke bagian Finance.
3.7 Masalah yang dihadapi pada sistem penjualan yang sedang berjalan Setelah melakukan identifikasi dan analisis terhadap sistem penjualan yang sedang berjalan, adapun masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan antara lain, yaitu: 1. Lemahnya prosedur penagihan piutang pada sistem penjualan yang sedang berjalan mengakibatkan menumpuknya piutang pelanggan dan tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang. Lemahnya prosedur penagihan piutang mengakibatkan menumpuknya piutang pelanggan dan tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran. Hal ini dikarenakan perusahaan masih belum memiliki laporan untuk umur piutang pelanggan yang sudah mendekati jatuh tempo. Akibatnya perusahaan sering kali telat ataupun lupa dalam menginformasikan piutang yang sudah mendekati jatuh tempo. Selain itu perusahaan juga masih belum memiliki prosedur yang baku untuk penentuan limit kredit dan lama pembayaran piutang yang pasti untuk pelanggan. Hal ini dikarenakan perusahaan masih menerapkan sistem
67
kepercayaan kepada pelanggan dan beberapa pelanggan juga merupakan teman dari direktur. Perusahaan saat ini menerapkan kebijakan jatuh tempo pembayaran piutang adalah tiga puluh hari dari tanggal dibuatnya faktur penjualan. Dari data survei ke perusahaan, di tahun 2011 sebanyak 60% piutang pelanggan dibayar setelah melewati tanggal jatuh tempo dan sebanyak 8% piutang pelanggan sulit ditagih. Hal ini dikarenakan kapasitas pelanggan yang tidak mampu untuk melakukan transaksi penjualan kredit dalam jumlah tersebut. Rekomendasi yang diusulkan terhadap perusahaan untuk mengurangi dan meminimalisasi tingginya frekuensi keterlambatan pembayaran piutang dan menumpuknya pembayaran piutang adalah membuat sebuah laporan yang dapat menghasilkan informasi umur piutang pelanggan. Selain itu perusahaan juga harus menetapkan kriteria penentuan limit kredit dan lama bayar pelanggan. Hal ini dimaksudkan untuk ngengontrol kemampuan pelanggan dalam melakukan pembelian secara kredit terhadap perusahaan. Pelanggan tidak dapat melakukan transaksi penjualan kredit jika sisa limit kredit tidak mencukupi. Rekomendasi ini dimaksudkan untuk mengurangi dan meminimalisasi keterlambatan pembayaran piutang dan piutang yang menumpuk. Penentuan limit kredit pelanggan ditetapkan berdasarkan pada kriteria 6C, yaitu Character, Capital, Capacity, Collateral, Condition of Economy, dan Constraint.
68
Kriteria Character merupakan keadaan watak atau sifat dari pelanggan. Fungsi dari kriteria ini adalah untuk mengetahui sejauh mana kemauan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya (willingness to pay). Kriteria Capital merupakan modal yang dimiliki oleh pelanggan. Fungsi dari kriteria ini adalah untuk mengetahui seberapa besar modal yang dimiliki oleh pelanggan. Kriteria Capacity merupakan kemampuan yang dimiliki pelanggan dalam menjalankan usahanya guna memperoleh laba yang diharapkan. Fungsi dari kriteria ini adalah untuk mengetahui sampai sejauh mana pelanggan mampu melunasi piutangnya tepat waktu dari usaha yang dijalankannya. Kriteria Collateral adalah barangbarang/jaminan yang diserahkan sebagai agunan terhadap kredit yang diterimanya. Collateral sendiri harus dinilai oleh pihak bank untuk mengetahui sejauh mana resiko kewajiban finansial pelanggan kepada bank. Kriteria Condition of Economy adalah kondisi dari ekonomi secara umum untuk saat ini. Kriteria Constraint adalah batasan atau hambatan yang tidak memungkinkan suatu bisnis untuk dijalankan pada tempat tertentu. Dari enam kriteria diatas yang paling penting adalah kriteria character. Jika kriteria character tidak terpenuhi maka lima kriteria yang lain menjadi tidak berarti dan permohonan penjualan secara kredit harus ditolak. Pertimbangan dalam penentuan limit kredit dan lama bayar pelanggan sebaiknya dilihat dari riwayat transaksi pelanggan terhadap perusahaan kita. Dan untuk pelanggan baru, penentuan limit kredit dan lama bayar sebaiknya diberikan nominal limit dan lama bayar yang paling kecil dari kriteria yang ditentukan.
69
Penetapan limit kredit dan lama bayar pelanggan dimaksudkan untuk mengontrol transaksi penjualan secara kredit kepada pelanggan sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran perputaran kas perusahaan. Perusahaan sebaiknya melakukan penilaian pelanggan setiap tiga bulan sekali untuk menentukan limit kredit dan lama bayar piutang. Kriteria yang dinilai antara lain adalah berapa lama pelanggan melakukan kerjasama dengan perusahaan, ketepatan dalam membayar piutang, dan jumlah nominal transaksi pelanggan terhadap perusahaan. Kriteria ini diambil berdasarkan pada pertimbangan kriteria 6C dan diutamakan pada tiga kriteria yaitu character, capital, dan capacity serta kurang diutamakan pada kriteria Condition of Economy. Dalam penentuan limit dan lama bayar pelanggan dijalankan sebagai berikut: a. Kriteria penilaian berdasarkan pada lamanya hubungan kerja sama antara pelanggan dan perusahaan. Tabel 3.1 Kriteria penilaian lama kerja sama Lama Kerja Sama Poin ≤ 1 tahun 5 1 – 3 tahun 10 4 – 8 tahun 15 ≥ 10 tahun 20
70
b. Kriteria penilaian berdasarkan pada ketepatan pembayaran piutang pelanggan. Tabel 3.2 Kriteria penilaian ketepatan pembayaran Ketepatan Pembayaran Poin ≥ 30 hari 5 14 – 30 hari 10 7 – 14 hari 15 0 – 7 hari 20
c. Kriteria penilaian berdasarkan pada jumlah nominal transaksi per bulan oleh pelanggan. Tabel 3.3 Kriteria penilaian jumlah transaksi perbulan Jumlah transaksi perbulan Poin ≤ 14.999.999 5 15.000.000 – 29.999.999 10 30.000.000 – 49.999.999 15 ≥ 50.000.000 20
d. Setelah
semua faktor
ditentukan
poinnya
dan
dijumlah.
Hasil
penjumlahan adalah point yang digunakan untuk penentuan limit kredit dan lama bayar. Tabel 3.4 Usulan limit kredit dan lama bayar Total Point Pelanggan Limit Kredit usulan 0 – 15 20.000.000 16 – 30 30.000.000 31 – 45 45.000.000 46 – 60 60.000.000
Lama Bayar usulan 30 35 40 45
71
Tabel 3.5 Contoh perhitungan penetapan limit kredit dan lama bayar Pelanggan X Kriteria Point Lama kerja sama 3 tahun 10 Ketepatan pembayaran 18 hari 10 Jumlah transaksi perbulan Rp.24.500.000,00 10 Total 30 Usulan limit kredit dan lama bayar pelanggan A adalah 30.000.000 dan 40 hari.
Usulan atas limit kredit ini didapatkan dari analisis laporan penjualan perusahaan untuk bulan november 2011. Dari data ini didapatkan hasil bahwa rata-rata transaksi pelanggan dalam bulan tersebut adalah Rp.27.325.000,00. Jumlah transaksi minimum adalah Rp.5.480.000,00
dan
jumlah
transaksi
maksimum
adalah
Rp.55.830.000,00. Hasil tersebut didapatkan dari jumlah transaksi dari kurang lebih 200 pelanggan.
2. Karyawan
merasa
kewalahan
dan
kadang
melakukan
kesalahan
dikarenakan masih sering melakukan rangkap tugas diluar dari tugas bagiannya sendiri Perusahaan masih belum menerapkan pembagian tugas yang pasti terhadap masing-masing karyawan dan belum ada pembatasan pengaksesan terhadap bagiannya masing-masing. Berdasarkan hasil survei perusahaan, karyawan sering kewalahan dalam menjalankan tugasnya dikarenakan mendapat tugas dari bagian yang lain. Akibatnya sering terjadi kesalahan dalam pencatatan
72
pesanan pelanggan dan kesalahan dalam pengiriman baik salah produk ataupun salah pelanggan. Berdasrkan hasil wawancara dengan manajer utama, di bulan november 2011 kurang lebih 7% terjadi kesalahan dalam pengiriman produk untuk pelanggan. Hal dikarenakan karyawan melakukan kesalahan akibat mengerjakan tugas diluar bagiannya sendiri. Kasus yang terjadi antara lain adalah bagian sales&marketing yang juga membuat Surat Jalan untuk dikirimkan ke pelanggan. Dalam hal ini Selain itu juga bagian Accounting dan bagian Finance yang tugasnya merangkap jadi satu. Bagian Accounting dapat melaksanakan tugas bagian Finance serta dpt mengakses data yang berhubungan dengan bagian Finance, seperti pengeluaran kas atau penerimaan kas. Demikian juga sebaliknya, bagian Finance juga bisa mengakses tugas dan data dari bagian Accounting. Hal seperti ini membuat tanggungjawab menjadi tidak jelas bila terjadi kesalahan. Pada bulan november 2011 ditemukan kesalahan pencatatan jumlah piutang untuk pelanggan A. Bagian Finance tidak mengakui kesalahan pencatatan tersebut karena tidak merasa mencatat jumlah tersebut. Hal ini mengakibatkan perusahaan sulit menentukan siapa yang harus bertanggungjawab atas kesalahan ini. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengurangi dan meminimalisasi overload dari karyawan dan mencegah terjadinya kesalahan ataupun kecurangan adalah dengan menerapkan segregation of duties untuk mengontrol dan membatasi hak akses setiap bagian perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mencegah karyawan menjadi overload tugasnya dan juga meminimalisasi terjadi
73
kesalahan pencatatan. Selain itu juga dengan adanya pembatasan hak akses perusahaan untuk setiap bagian, hal ini juga mengurangi terjadinya kehilangan data, informasi, ataupun aset perusahaan.
3. Minimnya dokumen yang digunakan mengakibatkan terjadinya kesalahan pencatatan penerimaan pembayaran piutang pelanggan dan karyawan kesulitan dalam membuat laporan untuk perusahaan dikarenakan sistem tidak mampu menghasilkan informasi secara real time Perusahaan saat ini masih menggunakan microsoft word dan excel untuk mendukung proses bisnis mereka. Karyawan kesulitan dalam membuat laporan untuk perusahaan dikarenakan minimnya dokumen yang digunakan dan sistem tidak mampu menghasilkan informasi yang real time. Berdasarkan hasil wawancara dengan manajer utama perusahaan, bulan november 2011 ditemukan sebesar 3% kesalahan dalam pencatatan penerimaan kas perusahaan. Terjadi kesalahan pencatatan data pada perusahaan dimana pelanggan sudah membayar tetapi tidak tercatat di perusahaan.
Selain itu perusahaan juga tidak mampu
menghasilkan laporan real time ketika dibutuhkan. Karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghasilkan sebuah laporan. Misal untuk laporan penjualan, karyawan tidak bisa menghasilkan laporan penjualan berdasarkan tanggal dan pelanggan dalam waktu yang bersamaan. Hal ini dikarenakan proses pembuatan laporan masih dilakukan secara semi-manual pada microsoft excel. Untuk hasil laporannya sendiri juga tidak dapat dirincikan,
74
dimana untuk laporan penjualan hanya menghasilkan informasi tanggal penjualan, nama pelanggan, dan jumlah tagihan. Untuk detail informasi produk pesanan pelanggan masih belum dapat disertakan didalam laporan penjualan. Rekomendasi yang diusulkan agar dapat mengatasi masalah kesalahan pencatatan penerimaan kas pelanggan adalah dengan membuat dokumen bukti terima pembayaran yang berisi informasi jika pelanggan sudah membayar piutangnya. Dan untuk menghasilkan laporan yang berkualitas dan real time perusahaan disarankan membuat sistem penjualan yang lebih baik dimana mampu menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat serta real time.
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut merupakan hasil analisis terhadap sistem penjualan yang sedang berjalan dan kebutuhan informasinya:
75
Tabel 3.6 Analisis Kebutuhan Informasi Sasaran Masalah Mengurangi dan Tingginya frekuensi meminimalisasi tingginya keterlambatan pembayaran frekuensi keterlambatan piutang oleh pelanggan dan pembayaran piutang dan menumpukan piutang pada menumpuknya pembayaran beberapa pelanggan. piutang. Mengurangi overload dari karyawan dan menimalisasi kesalahan pencatatan, serta mengurangi terjadinya kehilangan data, informasi, dan aset perusahaan. Meminimalkan kesalahan pencatatan penerimaan kas dan menghasilkan laporan-laporan penjualan perusahaan yang lebih berkualitas untuk mendukung pengambilan keputusan.
Karyawan mengalami overload tugas, terjadi kesalahan dalam pencatatan yang mengakibatkan salah pengiriman, dan hilangnya data, informasi, dan aset perusahaan. Terjadinya kesalahan pencatatan penerimaan pembayaran piutang pelanggan dan karyawan kesulitan dalam membuat laporan penjualan perusahaan.
Solusi Merancang sistem penjualan yang mampu menghasilkan laporan umur piutang dan mampu menghasilkan kriteria yang baku dalam penentuan limit kredit dan lama bayar pelanggan. Merancang sistem penjualan yang mampu mengatur dan membatasi hak akses setiap bagian.
Merancang sistem penjualan yang mampu menghasilkan bukti terima pembayaran pelanggan dan mampu menghasilkan laporan yang cepat, tepat, akurat, dan real time.
Kebutuhan Informasi Laporan umur piutang pelanggan baik berdasarkan pelanggan ataupun tanggal jatuh tempo, kriteria limit kredit, dan penilaian pelanggan.
Diperlukan aplikasi sistem yang mampu mengatur dan membatasi hak akses setiap bagian.
Bukti terima pembayaran pelanggan, dan laporan penjualan, laporan piutang, dan laporan penerimaan kas perpelanggan, pertanggal, ataupun perproduk.
