33 BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Sinar Gumilang Abadi merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan juga bertindak sebagai penjual langsung ke konsumen. Perusahaan ini berdiri sejak tahun 1998 di Jakarta dengan nama PT. Tricilla Martha yang kemudian berganti nama menjadi PT. Sinar Gumilang Abadi pada tahun 2003. Perusahaan ini
didirikan oleh Bapak Jeffrey Widjaja Rumantir,
dihadapan notaris Aswendi Katamuli, SH, Notaris di Jakarta dengan akta pendirian no. 46. Perusahaan ini berlokasi di Komplek D Best Fatmawati Blok E No. 27 Jakarta Utara. PT. Sinar Gumilang Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi barang, seperti penjualan toner, cartridge, spare part cartridge (OPC drum, Wiper Blade, Doctor Blade, Magnetic Roll, PCR, Seal), yang diimport asli dari Taiwan, Singapura, dan Amerika. Dimana kualitasnya sama dengan tinta toner original. Perusahaan ini juga melayani isi ulang tinta dan toner printer dengan kualitas setara dengan original dipasaran. Produk yang dihasilkan oleh perusahaan ini menggunakan merek “Golden Cartridge”. Perusahaan ini memiliki tujuan untuk memenuhi kebutuhan konsumen pengguna printer akan toner printer dan produk lain dengan harga terjangkau dan berkualitas terjamin.
34 Perusahaan ini mempekerjakan kurang lebih 50 pegawai yang terbagi dari divisi keuangan dan akuntansi, divisi pembelian, divisi produksi, divisi penjualan, dan divisi gudang, dimana divisi keuangan dan akuntansi dibagi menjadi 2 bagian yakni bagian administrasi keuangan dan bagian akuntansi dan divisi penjualan dibagi menjadi 2 bagian yakni bagian pengiriman dan bagian akuntansi.
3.1.2 Struktur organisasi PT. Sinar Gumilang Abadi Struktur organisasi merupakan sangat penting bagi perusahaan dalam mengatur kelancaran usaha, wewenang serta tugas yang ada dalam suatu perusahaan, menyelaraskan suatu kelompok yang terdiri dari berbagai individu. Apabila terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan semula maka dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan tersebut. Ada pun gambar struktur organisasi pada PT. Sinar Gumilang Abadi digambarkan
sebagai berikut : Direktur Utama
Direktur / GM
Divisi Keuangan dan Akuntansi
Divisi Pembelian
Divisi Produksi
Divisi Penjualan
Bagian Pengiriman Bagian Keuangan
Bagian Akuntansi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Divisi Gudang
Bagian Faktur
35 3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung jawab 1. Direktur Utama a. Membuat peraturan-peraturan dengan para manager dibawah pimpinannya b. Mengawasi para bawahan c. Merencanakan dan menetapkan strategi jangka panjang maupun jangka pendek d. Mengurus dan mengawasi seluruh asset perusahaan e. Mengambil keputusan yang akan menentukan arah perusahaan f. Memimpin perusahaan
2. Direktur a. Bekerjasama dengan direktur utama untuk menetapkan peraturanperaturan b. Memimpin manager tiap devisi c. Mewakili direktur utama dalam mengambil keputusan pada kondisi-kondisi tertentu d. Memberi laporan pertanggung jawaban atas seluruh pekerjaan manager kepada direktur utama
3. Bagian Keuangan a. Membuat laporan keuangan yang ada seperti laporan penerimaan kas dan pengeluaran kas
36 b. Merencanakan anggaran perusahaan setiap tahun c. Melakukan pembayaran gaji, hutang, dan biaya operasi sehari hari
4. Bagian Akuntansi a. Mencatat transaksi – transaksi yang terjadi dalam perusahaan b. Melakukan fungsi-fungsi auditing pada bagian keuangan c. Membuat laporan-laporan keuangan untuk manajemen tingkat atas
5. Divisi Pembelian a. Bertanggung jawab untuk menyetujui transaksi pembelian b. Membuat perencanaan pembelian barang dari pemasok c. Melakukan pengawasan atas persediaan barang di gudang d. Memberikan laporan-laporan pembelian bulanan kepada direktur
6. Divisi Produksi a. Melakukan refill terhadap cartridge yang ingin di refill b. Melakukan pengetesan cartridge bekas yang akan dibeli c. Melakukan pengetesan terhadap contoh bahan baku baru dari luar negeri d. Melakukan perencanaan perakitan cartridge e. Mempaketkan toner sesuai dengan keinginan pelanggan
37 7. Bagian Faktur: a. Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab atas kelancaran penjualan b. Memenuhi target penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan c. Membuat laporan-laporan pada direktur d. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan e. Membuat faktur penjualan f. Membuat nota permintaan barang ke bagian gudang g. Mencatat piutang baru ke dalam kartu piutang
8. Bagian Pengiriman: a. Bertanggung jawab terhadap pengiriman barang ke pelanggan b. Bertanggung jawab terhadap kondisi barang pada saat pengiriman
9. Divisi Gudang: a. Melakukan pengecekan terhadap barang yang masuk b. Bertanggung jawab atas persediaan produk c. Mengawasi pengiriman barang ke pelanggan d. Membuat laporan persediaan barang
38 3.2 Sistem yang Berjalan 3.2.1 Rich Picture
1. Menerima Pesanan (4. Memberikan Faktur 2) B Penjualan
10. Memberikan BPB 3 2. Memberikan BPB 1,2,3 3. Memberikan BPB 1,2,3 5. Memberikan BPB 1,2,3 B Gudang 6. Memberikan BPB 1,2,3
9.Memberikan Barang + (Faktur 2) 14. Memberikan Faktur 1
13. Menerima Faktur 2 + uang/cek/giro
7. Memberikan Barang
Pelanggan
(4. Memberikan Faktur 2) 8. Memberikan BPB 1,2,3 12. Memberikan Faktur 1 B Pengiriman
15. Memberikan Faktur 2 + uang/cek/giro
B Penerimaan Kas
11. Memberikan Faktur 3 + BPB 1 18. Memberikan BPK 1
16. Menyetorkan uang/cek/giro
B Akuntansi $
17. Memberikan Bukti Setor Bank 2 Bank
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Piutang
39
1. Menerima Barang rusak + Faktur 1/2 2. Mengembalikan Faktur 1/2 6. Memberikan Barang B Penjualan 3. Memberikan BPB 1,2,3 4. Memberikan Barang + BPB 2
Pelanggan
5. Memberikan BPB 1 B Akuntasi
B Gudang
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Tukar Barang
Keterangan : BPB :Bukti Permintaan Barang BPK :Bukti Penerimaan Kas/ Bank
40 3.2.2
Prosedur 3.2.2.1 Prosedur Penjualan Prosedur yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : Bagian Penjualan menerima Order dari pelanggan lalu berdasarkan order dari pelanggan, Bagian Penjualan akan membuat Bukti Permintaan Barang 3 rangkap yang akan diberikan kepada Bagian gudang. Kemudian Bagian Gudang akan mengecek persediaan barang, lalu Bagian Gudang akan mengantarkan kembali Bukti Permintaan Barang 3 rangkap kepada Bagian Penjualan untuk membuat Faktur 4 rangkap. Faktur rangkap 2 akan diberikan kepada Bagian Pengiriman jika Pelanggan memesan barang melalui via Telepon atau via Fax, tetapi jika Pelanggan datang langsung ke Bagian Penjualan untuk memesan barang maka Bagian Penjualan akan memberikan Faktur rangkap 2 secara langsung kepada pelanggan, kemudian Bukti Permintaan Barang 3 rangkap akan diberikan kembali kepada Bagian Gudang untuk menyiapkan barang. Barang dan Bukti Permintaan Barang 3 rangkap diberikan kepada Bagian Pengiriman untuk mengecek barang yang akan diantarkan sesuai dengan permintaan pelanggan dengan membandingkan Faktur rangkap 2 dan Bukti Permintaan Barang 3 rangkap. Kemudian Bagian Pengiriman akan memberikan Bukti Permintaan Barang 3 rangkap ke Bagian Penjualan. Lalu barang dan Faktur rangkap 2 akan diantarkan ke alamat pelanggan. Pada sore hari Bagian Penjualan akan mengubah Kartu Piutang pelanggan, beserta mengantarkan dokumen sebagai berikut :
41 1. Bukti Permintaan Barang rangkap 1 ke Bagian Akuntansi untuk mencatat transaksi keluar barang 2. Faktur rangkap 3 ke Bagian Akuntansi untuk membuat Jurnal Penjualan Kredit 3. Bukti Permintaan Barang rangkap 3 ke Bagian Gudang untuk diarsipkan Kemudian Faktur rangkap 4 dan Bukti Permintaan Barang rangkap 2 diarsipkan, dan Faktur rangkap 1 diarsipkan berdasarkan tanggal.
3.2.2.2 Prosedur Penagihan Piutang Pada saat Tanggal Jatuh Tempo, maka Bagian Penjualan akan memberikan Faktur rangkap 1 dan meminta Bagian Pengiriman untuk menagih kepada pelanggan. Pada saat Bagian Pengiriman menaggih ke alamat pelanggan, maka Bagian pengiriman akan menerima uang tunai / Cek / Giro / Bukti Transfer dan Bagian Pengiriman akan memberikan Faktur rangkap 1 kepada pelanggan dan Bagian Pengiriman akan meminta kepada pelanggan Faktur rangkap 2. Kemudian Uang tunai / Cek / Giro / Bukti Transfer berserta Faktur rangkap 2 akan diberikan kepada Bagian Penerimaan Kas. Lalu Bagian Penerimaan Kas akan membuat Bukti Penerimaan Kas / Bank 2 rangkap, kemudian akan mengubah Kartu Piutang pelanggan. Pada saat Bagian Penerimaan Kas menerima kas dari pelanggan, maka akan menyetorkan kas ke Bank. Bukti Setor Bank rangkap 2, Bukti Pernerimaan Kas/Bank rangkap 2 dan Faktur 2 akan diarsipkan, Bukti Penerimaan Kas rangkap 1 akan diberikan kepada
42 Bagian Akuntansi untuk membuat jurnal umum. Setiap akhir bulan, Bagian Penerimaan Kas akan membuat laporan penerimaan kas setiap harinya, dan akan diberikan kepada Bagian Akuntansi.
3.2.2.3 Prosedur Tukar Barang Rusak Pada saat pelanggan mengirimkan barang yang rusak beserta Faktur rangkap 1 atau Faktur rangkap 2, maka Bagian Penjualan akan mengecek kondisi barang dan membuat surat Bukti Permintaan Barang 3 rangkap. Bukti Permintaan Barang
3 rangkap berserta barang akan diberikan
kepada Bagian Gudang. Kemudian Bagian Gudang
akan mengecek
persediaan barang dan kemudian menyiapkan barang. Barang akan diambil oleh Bagian Pengiriman dan diantarkan ke pelanggan. Apabila barang habis di gudang, maka Bukti Permintaan Rangkap 3 ditahan dulu oleh bagian gudang untuk sebagai bukti pelanggan Bukti Permintaan Barang rangkap 1 diberikan kepada Bagian Akuntansi untuk mencatat pengeluaran barang, Bukti Permintaan Barang rangkap 2 diberikan kepada Bagian Penjualan dan Bukti Permintaan Barang rangkap 3 akan diarsipkan oleh Bagian Gudang.
43
3.2.3 FlowChart 3.2.3.1 Prosedur Penjualan Kredit Bagian Penjualan
Bagian gudang 1
Mulai 3 2
Menerima order pelanggan
1 BPB
Membuat BPB 3 rangkap
Mengecek persediaan barang
3
3
2
2
1
1
BPB
BPB
1
Gambar 3.4 Prosedur Penjualan
2
44
Bagian Penjualan 2
3 2 1 BPB Barang tidak tersedia Membuat Faktur 4 rangkap
Mengkonfirmasikan ke pelanggan
Barang tersedia 3 2 BPB
Pelanggan
1 4 3
2 1 Faktur
T 3 5 N 4
Gambar 3.5 Prosedur Penjualan (Lanjutan 1)
45
Bagian gudang
Bagian Pengiriman
5 4
3
3
2 2
Faktur
2 BPB
7
1
1
BPB
Menyiapkan Barang
membandingkan barang dengan BPB dan faktur2 3
2 BPB
3
1
2 BPB
1 2
Bersama dengan barang
Faktur
7
8 Bersama dengan barang Pelanggan
Gambar 3.6 Prosedur Penjualan (Lanjutan 2)
46
Gambar 3.7 Prosedur Penjualan (Lanjutan 3)
47
Gambar 3.8 Prosedur Penjualan (Lanjutan 4)
48 3.2.3.2 Prosedur Penagihan Piutang Bagian Penjualan
Bagian Pengiriman 2
Mulai 1 faktur
1 faktur
2
Faktur yang telah Jatuh Tempo
Pelanggan
2 faktur
3
Bersama dengan uang/ cek/giro/ Bukti Transfer
Gambar 3.9 Prosedur Penagihan Piutang
49
Bagian Penerimaan Kas
Bagian Akuntansi
3 4
BPK
2 faktur
Laporan Penerimaan Kas
Membuat Bukti Penerimaan Kas/Bank 2 rangkap
Bersama dengan uang/ cek/giro/ Bukti Transfer
Membuat Jurnal Umum
Jurnal umum
Mengubah Kartu Piutang
Selesai Kartu Piutang
Membuat laporan Penerimaan Kas
faktur
2 2
BPK
1
BSB 2 Laporan Penerimaan Kas N
4
Gambar 3.10 Prosedur Penagihan Piutang (Lanjutan 1)
2
50 3.2.3.3 Prosedur Tukar Barang
Bagian Penjualan
Pelanggan
Mulai
1 Menerima barang tukar 1/2
1/2 Faktur
Faktur
Bagian Penjualan Periksa kondisi barang
Terima tukar
Membuat BPB rangkap 3
3 2 1 BPB
2
Gambar 3.11 Prosedur Tukar Barang
51
Bagian Gudang
Bagian Penjualan
2
3
2
3
BPB
2 1 BPB Menerima barang tukar Mengecek persediaan barang
Menyiapkan barang Barang diserahkan Kebagian Pengiriman untuk diserahkan ke pelanggan 3 2 1 BPB
N
3 4
Gambar 3.12 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 1)
N
52
Bagian Akuntansi 4
1 BPB
N
Selesai
Gambar 3.13 Prosedur Tukar Barang (Lanjutan 2)
53 3.3
Analisis Temuan Hasil Survei Penulis menemukan hasil-hasil survei yang menimbulkan masalah bagi perusahaan yakni : 1. Temuan Belum tersedianya informasi mengenai harga jual barang yang sebelumnya pernah diberikan kepada pelanggan oleh bagian penjualan, dimana informasi ini berguna untuk memberikan harga khusus bagi pelanggan yang pernah membeli sebelumnya a. Kriteria Kriteria
Ukuran
Kegunaan (functionality)
untuk pemberian
dapat harga
merencanakan jual
kepada
pelanggan dalam transaksi penjualan oleh bagian penjualan Tanggung jawab (responsibility)
memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu
Mudah dipahami (comprehensible)
menyediakan informasi yang mudah dipahami oleh pihak penjualan
b. Sebab Akibat Informasi mengenai harga jual yang telah diberikan selama ini kepada pelanggan tersebut hanya didapatkan melalui faktur, dimana faktur tersebut harus dicari dahulu di antara tumpukan faktur atas pelanggan lainnya
54 c. Rekomendasi atas temuan Diperlukannya suatu sistem yang dapat memberikan informasi secara mudah terhadap harga jual barang yang sebelumnya pernah diberikan kepada pelanggan
2. Temuan Sulitnya menentukan kelayakan penerimaan kredit kepada pelanggan a.
Kriteria Kriteria
Ukuran
Kegunaan (functionality)
untuk dapat menentukan apakah pelanggan layak untuk diberikan kredit oleh bagian penjualan
Tanggung jawab (responsibility)
memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu
Mudah dipahami (comprehensible)
menyediakan informasi yang mudah dipahami oleh pihak penjualan
b.
Sebab Akibat Sistem yang selama ini berjalan tidak menentukan batas kredit yang dapat diberikan kepada pelanggan, sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan informasi kelayakan pemberian piutang, maka bagian penjualan akan sulit untuk menentukannya
55 c.
Rekomendasi atas temuan Ditentukannya limit kredit pelanggan berdasarkan besarnya piutang, kelancaran pembayaran piutang dan loyalitas pelanggan, sesuai dengan kebijakan perusahaan dan 5 K.
3. Temuan Lambatnya pelayanan pemenuhan pesanan yang masuk. a.
Kriteria Kriteria
Ukuran
Kegunaan (functionality)
untuk
dapat
meningkatkan
dari
kegiatan transaksi Tanggung jawab (responsibility)
menyediakan informasi yang cepat kepada pihak yang terkait dalam transaksi
Mudah dipahami (comprehensible)
menyediakan informasi yang mudah sehingga
cepat
dimengerti
oleh
pihak terkait dalam transaksi
b.
Sebab Akibat Dokumen-dokumen yang digunakan memiliki alur yang kurang efektif sehingga memperlambat pemenuhan pesanan dari pelanggan
56 c.
Rekomendasi atas temuan Melakukan perbaikan alur dokumen dengan menggunakan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi dengan pihak-pihak terkait dalam transaksi
4. Temuan Terlambatnya proses penagihan atas piutang-piutang yang telah jatuh tempo oleh bagian penjualan a. Kriteria Kriteria
Ukuran
Kegunaan (functionality)
untuk
dapat
menagih
piutang
pelanggan yang akan jatuh tempo oleh bagian penjualan Tanggung jawab (responsibility)
memberikan
informasi
piutang
pelanggan yang akurat dan tepat waktu Mudah dipahami (comprehensible)
menyediakan informasi yang mudah dipahami oleh pihak penjualan
b. Sebab Akibat Data-data piutang pelanggan yang akan jatuh tempo sulit untuk dikumpulkan karena data tersebut tidak dibuat laporannya melainkan datadata tersebut masih ada dalam bentuk tumpukkan faktur-faktur.
57 c. Rekomendasi atas temuan Diperlukannya laporan piutang yang akan jatuh tempo yang mudah untuk didapatkan secara cepat dan hasilnya akurat
3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Informasi pemberian harga jual barang kepada pelanggan 2. Informasi persediaan di gudang yang mungkin dapat mengakibatkan penolakan pesanan 3. Informasi pelanggan yang layak diberi hak pembelian secara kredit a. informasi jumlah piutang pelanggan b. informasi (kelancaran) pembayaran piutang pelanggan 4. Informasi mengenai jumlah limit kredit a. informasi jumlah limit kredit yang diberikan kepada pelanggan b. informasi permohonan penambahan limit kredit atas pelanggan 5. Informasi piutang pelanggan yang akan jatuh tempo
