38 BAB 3
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills pada mulanya merupakan perusahaan dagang yang bernama PD. Nagamas. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1982. Adapun bidang usaha yang digeluti adalah pengepakan kain, dengan mengambil pesanan dari perusahaan textile di sekitar kota Bandung dan Jakarta. Sejalan dengan perkembangan jaman, maka pihak-pihak yang menjadi pendiri perusahaan mengadakan kerja sama dengan anggota keluarga lainnya untuk mendirikan sebuah CV dan pada tahun 1982 berdiri sebuah CV. Nagamas yang bergerak di bidang pertenunan, dalam kegiatan produksinya didukung oleh 112 unit mesin tenun Toyoda, yang diperoleh secara kredit dari negara Jepang. Pada tahun 1988 membuka lagi bagian atau proses yang baru yaitu Dyeing dan Finishing. Sebagai perusahaan swasta, PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills mengambil misi sebagai berikut : “Dengan mengambil sumber daya yang ada diharapkan dapat menciptakan produksi textile yang berkualitas untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di bidang sandang”. Adapun tujuan jangka panjang dari PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills adalah sebagai berikut : 1)
Menghasilkan produk textile yang berkulitas
39 2)
Melakukan pelayanan sebaik-baiknya kepada pelanggan terutama di bidang textile.
3)
Karyawan sebagai tenaga kerja merupakan penggerak untuk mencapai tujuan perusahaan.
4)
Produk tekstil yang dihasilkan diharapkan dapat memenuhi kebutuhan karyawan, masyarakat dan pemerintah.
40 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
DIREKTUR
ASISTEN DIREKTUR BIDANG SECURITY DAN KEAMANAN
ASISTEN DIREKTUR BIDANG UMUM
ASISTEN DIREKTUR BIDANG PERENCANAAN DAN TEKNOLOGI
Manajer Operasi
KA. BAG WAKA.BAG WEAFING
KA. SIE PERSIAPAN
KA. BAG WAKA..BAG D/F
KA SIE D/F
KA. BAG WAKA.BAG PLAN UTILITY ENGINEERING
KA. BAG WAKA.BAG PERSONALIA & UMUM
KA.BAG WAKA.BAG PACKING
KA. SIE UTILITY
KA.SIE PERSONALIA & UMUM
KA.SIE PACKING
KA.UR PERSONALIA & UMUM
KA. UR PACKING
KARU P&U
KARU PACKING
KA.Shift A,B,C
KARU STAF ADM WEAFING
KARU A,B,C STAF D/F
OPERATOR
OPERATOR
KARU P.U.E STAF PERENCANA
OPERATOR
KA. BAG WAKA.BAG MARKETING
KA.SIE MARKETING
Gambar 3.1 : STRUKTUR ORGANISASI PT. NAGASAKTI KURNIA TEXTILE MILLS Sumber : Bagian Personalia 2006
KA.SIE PURCHASING
KA.SIE ACC
KA.UR PURCHASING
STAF MARKETING
OPERATOR
KA. BAG WAKA.BAG KEUANGAN
STAF ACCOUNTING
41 3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab 1) Direktur Utama Direktur Utama bertanggungjawab terhadap segala kegiatan yang berhubungan dengan kelangsungan hidup perusahaan., dan berwenang dalam menentukan tujuan perusahaan yang berhubugan dengan kelangsungan hidup perusahaan. 2) Asisten Direktur Bidang Umum Bertanggungjawab penuh kepada Direktur, mendampingi dan membantu serta mengarahkan Departemen Personalia atau Umum untuk menyelesaikan persoalan perburuhan yang rumit, serta mengevaluasi ijin meninggalkan perusahaan pada seluruh Kepala Departemen. 3) Asisten Direktur Bidang Perencanaan dan Teknologi Bertanggungjawab penuh pada Direktur atas kelancaran bangunan dan sarana. 4) Manajer Operasi Bertanggungjawab penuh kepada 3 Asisten Direktur dalam hal pengambilan keputusan seputar kepegawaian yang rumit, seperti kenaikan gaji, promosi pegawai. Serta melakukan evaluasi terhadap kinerja kepala bagian setiap departemen yang ada. 5) Kepala Departemen Personalia dan Umum Bertanggungjawab langsung pada Direktur untuk mengadakan rencana kerja perihal penerimaan, seleksi penempatan karyawan, pemindahan, kenaikan tingkat dan pemberhentian karyawan, latihan keterampilan dan sikap pegawai, disiplin serta tata tertib pegawai, absensi, kerja lembur dan kerja sama dengan Kepala Departemen lain, serta pembayaran gaji pegawai.
42 3.4
Diagram Aliran Dokumen Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1
Sistem Penerimaan Pegawai
Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Sistem Penerimaan Pegawai PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
43 Sistem Absen Pegawai
Diagram Proses Absen Pegawai Pegawai
Personalia
Absen
Start
Absen Harian
Data Absen
Koreksi absen
Tidak
Data Valid
Ya
Data Absen
Data Absen
n
3.4.2
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Absen pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
44
3.4.3
Sistem Penggajian pegawai
45
Diagram Sistem Penggajian Pegawai
Personalia
Keuangan
Absen
Akunting
Mulai
Hitung Gaji
Data Absen
Pengajuan Dana
Pengajuan Dana
Proses Gaji
Serah Slip gaji
Slip Gaji
Slip Gaji
1
Cek Ulang
2Slip Gaji Slip Gaji
Slip Gaji
1
Pencairan dana
Slip Gaji 4 Bukti Terima Gaji
Bukti Terima Gaji
3
3 N Bukti Terima Gaji
4
2
Bukti Terima Gaji
Slip Gaji
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Penggajian Pegawai pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
46 3.4.4
Sistem Cuti Pegawai
Proses Cuti Pegawai Pegawai
Personalia
Start
Tolak
Permohonan Cuti
Dokumen Cuti
Dokumen Cuti
Approval
Terima Surat Keterangan Cuti
1 2
Surat Keterangan Cuti
n 1 2 Surat Keterangan Cuti
Surat Keterangan Cuti
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Cuti Pegawai pada PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
47 Sistem Peminjaman Dana Diagram Peminjaman Dana Pegawai
Personalia
Keuangan
Akunting
Mulai
Peminjaman Dana
Peminjaman Dana
Proses Peminjaman
Tolak
Approval
Terima
Pengajuan Dana
Pengajuan Dana
Pengajuan Proses Dana
1 Slip Pinjam
2 Slip Pinjam Slip Pinjam
Slip Pinjam
Pengambilan dana
Slip Tanda Terima
Slip Tanda Terima
1 n
3.4.5
2 Slip Pinjam
1 Slip Pinjam Slip Tanda Terima
Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Sistem Peminjaman Dana PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
48
3.4.6
Sistem Perpindahan (Promosi dan Mutasi) Pegawai
Proses Perpindahan ( Promosi / Mutasi ) pegawai Personalia
Manager Operasi
Absensi
Ka. Sie
Pegawai
Mulai Pengajuan Perpindahan pegawai
Tolak
Status Terima
Rekomendasi Analisa Pegawai
Absen Pengajuan nama
Terima
1
Approval
3 Dokumen 2 Perpindahan Tolak 2
3
Dokumen Perpindahan
Dokumen Perpindahan Promosi
N N 1
Dokumen Perpindahan
Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Sistem Perpindahan ( Promosi dan Mutasi) Pegawai PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
49 3.4.7
Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan
Gambar 3.9 Diagram Aliran Dokumen Sistem Pensiun Pegawai dan Pemberian Tunjangan PT. Nagasakti Kurnia Textile Mills
50 3.5
Permasalahan yang dihadapi Permasalahan yang dihadapi oleh sistem yang sedang berjalan sekarang ini adalah : •
Data-data di kepegawaian tidak terintegrasi. Data-data ini meliputi data penerimaan pegawai, data pegawai, data absensi, data gaji. Akibat dari data yang tidak terintegrasi, antara lain : ¾ Sulit untuk menampilkan informasi tertentu yang dibutuhkan. Contohnya : mencari laporan mengenai orang yang pernah melamar pada perusahaan, namun pernah ditolak pada beberapa saat yang lalu. Bila ingin menampilkan informasi ini, maka harus dilakukan pencarian secara manual pada dokumen-dokumen yang disimpan berurut berdasarkan tanggal, dan kemudian mengurutkannya berdasarkan nama yang dicari. Hal ini sulit dilakukan karena perlu dilakukan pemeriksaan satu-persatu dari keseluruhan data pelamar yang ada. ¾ Sulit untuk melakukan manipulasi data (update data) karena data-data tidak terintegrasi..
•
Sulit
membuat
dan
menyajikan
laporan
absensi,
pembayaran
gaji
bulanan/tahunan, karena data-data harian tidak terintegrasi. •
Kurangnya kontrol otorisasi pengguna dalam mengakses data-data di unit kepegawaian. Hal ini disebabkan oleh kurangnya kesadaran pegawai bagian personalia mengenai pentingnya data-data kepegawaian yang dikelola, sehingga hak otorisasi pengaksesan data-data di unit kepegawaian diberikan kepada pihak-pihak lain.
51 3.6
Analisa Kebutuhan Informasi Informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian adalah : •
record pegawai, yang mencakup :
Data pribadi pegawai, seperti kode pegawai, nama, alamat, tempat tanggal lahir.
Data keluarga pegawai, seperti nama suami / istri, nama anak, alamat, tempat tanggal lahir.
•
Absensi pegawai, yang mencakup : Absen harian pegawai lembur, ijin, mangkir.
3.7
•
Informasi mengenai pembayaran gaji.
•
Informasi mengenai cuti pegawai.
•
Informasi mengenai pelatihan spegawai.
•
Informasi mengenai perpindahan (promosi dan mutasi) pegawai.
•
Informasi peminjaman dana.
Usulan Pemecahan Masalah Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan pada saat ini adalah dengan cara membangun suatu aplikasi basis data terintegrasi yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar di berbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik Aplikasi basis data ini menyimpan data yang bersifat historis, sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih
52 singkat dan tepat guna. Di dalam aplikasi juga akan tersedia fasilitas yang menghasilkan laporan, dimana laporan tersebut sesuai dengan standar dan kebutuhan pihak manajemen.
