BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Riwayat Perusahaan 3.1.1 Tahun berdiri, badan hukum, akta dan alamat Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) didirikan berawal dari adanya kesamaan pandangan dan keinginan dari Pegawai-Pegawai PLN untuk dapat meningkatkan taraf kesejahteraannya melalui suatu wadah diluar struktur kedinasan PLN. Bertitik tolak dari hal diatas, maka dibentuklah suatu wadah untuk menghimpun dana yang akan digunakan untuk melaksanakan kegiatan usaha yang dapat memberikan manfaat secara ekonomi kepada para Pegawai PLN. Wadah tersebut pada awalnya disebut sebagai DKP atau Dana Kesejahteraan Pegawai dengan anggota yang terdiri dari Pegawai-Pegawai di lingkungan PLN Sektor Pulogadung dengan jumlah angota kurang lebih sebayak 40 orang. Untuk mendukung kegiatan DKP maka setiap anggota diwajibkan untuk menyimpan uang iuran pokok sebesar Rp 5.000,- (Lima ribu) per orang dan iuran wajib per bulan yang disesuaikan dengan Golongan pegawai yang bersangkutan. Adapun aktifitas yang pertama kali dilaksanakan adalah Usaha simpan Pinjam. Sejalan dengan makin berkembangnya keanggotaan dan aktifitas ekonomi anggota, maka dirasakan perlu untuk membentuk wadah yang lebih dapat menjamin kontinuitas kegiatan dan legalitas usaha. Untuk itulah, berdasarkan kesepakatan rapat para anggota DKP pada tanggal 16 Oktober 1982, dibentuklah Koperasi
41
42 sebagai wadah baru yang diharapkan akan lebih berkembang dalam upaya membantu meningkatkan kesejahteraan para anggotanya. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka Koperasi yang telah dibentuk di lingkungan PLN Sektor Pulogadung didaftarkan di Departemen Koperasi DKI Jakarta dan mendapat Pengesahan Koperasi sebagai Badan Hukum dengan Surat Keputusan Nomor : 1698/B.H.I tanggal 26 September 1983 dengan nama Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung dan disingkat KOPSEGA Dengan turunnya Surat Keputusan tersebut diatas maka ditetapkanlah tanggal 26 September sebagai Hari berdirinya Koperasi Pegawai PLN Sektor Pulogadung.
DATA PERUSAHAAN Nama Perusahaan
:
Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung
Nama Singkatan
:
KOPSEGA
Alamat Perusahaan
:
Jl.Raya Bekasi KM.21 Jakarta Timur.
No Telp
:
(021) – 4609288
No Badan Hukum
:
1698/B.H./1/. Tgl. 26-09-1983
No NPWP
:
01.393.237.1-004.000
No SIUP
:
1184/1184/K/09-05/PK/VII/96 (Tgl : 25-07-1996)
No TDP
:
0904003676 Tgl 13-09-2005 Tabel 3.1 Data Perusahaan
43 3.1.2 Bidang Usaha Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA) bergerak dalam bidang usaha jasa dan perdagangan. Oleh karena itu dalam proses uahanya tidak lepas dari prinsip-prinsip ekonomi yang tetap berdasar kepada asas koperasi yaitu mengutamakan kesejahteraan anggota. KOPSEGA merupakan koperasi serba usaha yang menjalankan usaha-usaha sebagai berikut : 1.
Simpan pinjam khusus anggota
2.
Jual-beli barang untuk anggota dan non anggota. Untuk anggota sistem pembayaran dapat dilakukan secara kreit.
3.
Jasa Dalam menjalankan usahanya, KOPSEGA terbagi kedalam tiga kelompok
usaha, yaitu : 1. Unit Usaha Simpan Pinjam Usaha-usaha yang dilakukan pada unit ini adalah sebagai berikut : A. Simpanan Anggota Pada
Koperasi
Pegawai
PT.PLN
Sektor
Pulogadung
(KOPSEGA) terdapat empat jenis simpanan anggota yaitu : a) Simpanan Pokok Dibayarkan hanya satu kali saja, pada saat
awal
masuk menjadi anggota Koperasi yang besarnya Rp. 50.000,b) Simpanan Wajib Dibayar setiap bulan yang besarnya
berdasarkan
golongan gaji anggota yang bersangkutan.. Simpanan
44 pokok dan Simpanan wajib tidak dapat diambil sewaktu-waktu tetapi akan dibayarkan
secara utuh
apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi.
c) Simpanan Sukarela Simpanan sukarela dari anggota koperasi, jumlahnya tidak ditentukan dan dapat sewaktu-waktu disimpan.
d) Simpanan Khusus Simpanan Anggota yang disimpan secara khusus dengan nominal yang cukup besar. Simpanan khusus ini tidak dimasukan dalam perhitungan Sisa Hasil Usaha (SHU). Bagi anggota yang mengundurukan diri dari keanggotaan koperasi, simpanan anggota akan dikembalikan secara penuh yaitu sejumlah simpanan dari awal sampai waktu yang bersangkutan berhenti.
B. Pinjaman Anggota Bidang ini membantu anggota yang memerlukan dana untuk memenuhi kebutuan. Anggota yang memerlukan pinjaman dapat mengajukan permohonan pinjaman, permohonan yang memenuhi persyaratan akan diberikan pinjaman dan pembayarannya
45 diangsur setiap bulan. Bunga yang dibebankan kepada anggota yang meminjam adalah 1,5% dari total pinjaman.
2. Unit usaha pertokoan Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan barang-barang kebutuhan karyawan, seperti barang kebutuhan pokok, barang elektronik, sepeda motor dll. Seluruh karyawan PT.PLN sektor Pulogadung non anggota juga dapat memanfaatkan unit pertokoan KOPSEGA. 3. Unit usaha jasa Unit usaha pertokoan merupakan salah satu unit usaha yang dimiliki oleh KOPSEGA. Unit ini menyediakan pelayanan jasa seperti : sewa kendaraan, service alat elektronik, foto copy, wartel, konstruksi dan pengadaan jasa lainnya. Pelayanan jasa KOPSEGA dapat digunakan oleh anggota dan non anggota koperasi.
3.1.3 Sisa Hasil Usaha (SHU) Sisa hasil usaha (SHU) merupakan pendapatan KOPSEGA yang diperoleh dalam satu tahun, setelah diperhitungkan dengan biaya Operasional dan penyusutan Aktiva.
ALOKASI SISA HASIL USAHA (SHU) 15%
Untuk cadangan
biaya
46 60%
Untuk anggota
10%
Untuk pengurus
2.5%
Untuk dana social
2.5%
Untuk dana pendidikan
5%
Untuk dana kesejahteraan pegawai
5%
Untuk dana pembangunan daerah kerja Tabel 3.2 Alokasi Sisa Hasil Usaha (SHU)
3.1.4 Prestasi yang pernah dicapai 1. Sertifikasi Klasifikasi Nomor : 194/KLS/KUKM/JT/VII/2003 tanggal 26 Juli 2003 dari Kantor Dinas Koperasi dan UKM Jakarta Timur yang menetapkan KOPSEGA sebagai Koperasi dengan Klasifikasi A (Sangat Baik) dengan Nilai 96,01 2. Piagam Penghargaan Gubernur DKI Jakarta yang diberikan kepada KOPSEGA sebagai salah satu Koperasi Teladan, Terbaik Tingkat DKI Jakarta Tahun 2003. 3. Piagam Penghargaan Walikota Jakarta Timur yang diberikan kepada Kopsega sebagai salah satu Koperasi Berprestasi Tahun 2004 dengan Nomor Keputusan : 158/2004 Tanggal 16 Agustus 2004. 4. Sertifikat Kepala Dinas Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Propinsi DKI Jakarta yang menetapkan KOPSEGA sebagai Kelas A (Sangat Baik) dengan Nomor Keputusan : 095/2005 tanggal 16 Juni 2005.
47 5. Piagam Penghargaan Gubernur Propinsi DKI Jakarta yang diberikan kepada KOPSEGA sebagai Koperasi Berprestasi Tingkat Propinsi DKI Jakarta Tahun 2005 dengan Nomor Keputusan 1167/2005 Tanggal 16 Juni 2005.
48 3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisasi KOPSEGA
Rapat Anggota
Ketua Koperasi
Wakil Ketua Koperasi
Bendahara
Unit Usaha Simpan Pinjam
Sekretaris
Unit Usaha Pertokoan
Unit Usaha Jasa
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Akuntansi
49 3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab Uraian tugas dan tanggung jawab pengurus Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung (KOPSEGA). 1)
Ketua a) Mengarahkan dan memimpin para anggota pengurus secara umum dalam rangka pencapaian tujuan koperasi b) Mendisposisi surat masuk dan menandatangani surat keluar c) Memimpin rapat-rapat pengurus dan rapat anggota koperasi d) Menandatangani surat persetujuan pengeluaran uang e) Mewakili koperasi dalam bernegosiasi dengan pihak-pihak yang ingin bekerjasama dengan koperasi Tanggung Jawab : a) Bertaggung jawab atas pengelolaan koperasi secara keseluruhan
2)
Wakil Ketua a) Mewakili ketua dalam kegiatan koperasi b) Mengkoordinir pengurus dan membina karyawan koperasi dalam melaksanakan usaha koperasi c) Melaksanakan administrasi kepegawaian d) Merencanakan dan melaksanakan penerimaan, penempatan dan pemberhentian karyawan. e) Merencanakan dan membuat sistem penghasilan f) Mengkoordinir pembuatan dan penyimpanan file-file karyawan Tanggung Jawab:
50 a) Tersalurnya informasi secara baik bagi pihak-pihak yang memerlukan b) Terciptanya hubungan harmonis dengan unit kerja dan instansi yang terkait
3)
Sekretaris a) Melaksanakan tata laksana surat dan arsip b) Membuat administrasi pendaftaran anggota c) Membuat buku induk anggota d) Mempersiapkan agenda dan jadwal rapat e) Membuat resume rapat f) Menyimpan surat-surat penting koperasi g) Mengurus asuransi dan perpajakan h) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan administrasi koperasi Tanggung Jawab : a) Bertanggung jawab terhadap surat keluar dan masuk b) Keteraturan dan ketersedaiaan surat-surat penting koperasi c) Bertanggung jawab terhadap kesiapan materi rapat d) Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan administrasi koperasi
4)
Bendahara a) Membuat rencana anggaran penerimaan dan belanja koperasi b) Mengendalikan penerimaan dan pengeluaran koperasi c) Mengendalikan monitoring anggaran dan pelaporan keuangan
51 d) Melaksanakan
pencatatan
pembukuan
atas
penerimaan
dan
pengeluaran kas dan bank e) Membuat pertanggung jawaban keuangan f) Menacari sumber pendanaan koperasi g) Membuat perincian kewajiban koperasi dan menyusun jadwal pembayarannya Tanggung Jawab : a) Kelancaran uang masuk dan keluar b) Kebenran pembukuan c) Keamanan penyimpanan uang d) Keamanan penyimpanan cek e) Kebenaran penulisan cek
5)
Akuntansi a) Membuat laporan akuntansi secara berkala b) Melaksanakan inventarisasi atas asset koperasi c) Mengarsip dokumen keuangan dan akuntansi Tanggung jawab : a) Kebenaran laporan akuntansi
6)
Unit usaha jasa a) Membuat rencana kerja / anggaran bidang jasa b) Melaksanakan kegiatan penyediaan jasa
52 c) Membuat laporan unit usaha jasa secara berkala d) Mengarsip dokumen-dokumen kontrak kerja Tanggung Jawab : a) Kebenaran rencana kerja dan anggaran yang dibuat b) Kebenaran pembuatan laporan unit usaha jasa c) Kelancaran operasional pada unit usaha jasa
7)
Unit usaha pertokoan a) Membuat rencana anggaran bidang toko b) Melaksanakan kegiatan perdagangan di toko untuk memenuhi kebutuhan anggota koperasi c) Membuat laporan unit usaha pertokoan secara berkala d) Melakukan setoran tunai ke bendahara e) Melaksanakan stock opname barang toko secara berkala (triwulan) f) Menyimpan bon penjualan barang secara kredit dari anggota dan melaksanakan pemotongan kepada anggota setiap bulan g) Membuat laporan pembelian dan penjualan toko setiap bulan Tanggung Jawab : a) Kelancaran operasioanal unit pertokoan b) Kebenaran laporan unit usaha perokoan c) Kebenaran setoran tunai ke bendahara d) Ketersediaan barang toko e) Kebenaran laporan pembelian dan penjualan
53 8)
Unit usaha simpan pinjam a) Membuat rencana anggaran unit simpan pinjam b) Melaksanakan kegiatan unit simpan pinjam secara tertib c) Membuat buku simpanan anggota d) Membuat kartu utang anggota koperasi e) Mencari sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan unit simpan pinjam f) Membuat opname saldo utang secara berkala (triwulan) g) Membuat laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam setiap triwulan h) Melaksanakan penagihan / pemotongan atas pinjaman anggota i) Mengarsipkan bon-bon utang dan dokumen transaksi bidang unit simpan pinjam Tanggung Jawab : a) Kebenaran anggaran unit simpan pinjam b) Kelancaran kegiatan operasional unit simpan pinjam c) Kebenaran laporan akuntansi / Neraca unit simpan pinjam
3.3 Analisa sistem yang berjalan 3.3.1 Sistem unit usaha pertokoan yang sedang berjalan 3.3.1.1 Sistem pembelian barang yang sedang berjalan a. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan terhadap persediaan barang yang ada b. Unit usaha pertokoan membuat surat pemesanan pembelian barang kemudian mengirimnya kepada supplier
54 c. Supplier menerima surat pemesanan barang kemudian mengirim barang-barang yang dipesan d. Setelah barang diterima oleh unit usaha pertokoan, kemudian unit usaha pertokoan melakukan pembayaran lalu supplier akan memberikan faktur pembelian sebagai tanda bukti pembayaran. e. Unit usaha pertokoan menyimpan faktur-faktur transaksi pembelian selanjutnya dipergunakan sebagai bukti. f. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi pembelian yang selanjutnya
dipergunakan
sebagai
dasar
pembuatan
laporan
pembelian. g. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
3.3.1.2
Sistem penjualan barang yang sedang berjalan
a. Anggota melakukan pemesanan barang b. Unit usaha pertokoan mengecek ketersediaan barang yang dipesan, bila barang tersedia maka segera dilakukan transaksi penjualan. c. Unit usaha pertokoan membuat faktur penjualan rangkap 2 (dua), satu lembar untuk anggota dan satu lembar untuk disimpan sebagai arsip. d. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan yang selanjutnya digunakan sebagai dasar pembuatan laporan penjualan e. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
55 3.3.1.3 Sistem penjualan barang secara kredit yang sedang berjalan a. Anggota mengajukan permohonan pembelian barang secara kredit b. Unit usaha pertokoan melakukan pengecekan daftar piutang anggota, jika angsuran perbulan lebih dari 1/3 dari gaji maka permohonan ditolak c. Unit usaha pertokoan memberikan konfirmasi kepada anggota apakah permohonan diterima atau ditolak d. Jika permohonan diterima maka anggota mengambil barang yang dipesan e. Unit usaha pertokoan memberikan kartu piutang kepada anggota f. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap piutang g. Unit usaha pertokoan mengentry data pada transaksi penjualan kredit h. Unit usaha pertokoan melakukan update terhadap stock barang
3.3.2 Sistem unit usaha simpan pinjam yang sedang berjalan 3.3.2.1 Sistem simpanan anggota yang sedang berjalan a. Anggota mengisi form penyimpanan sesuai dengan jenis simpanan yang akan dilakukan (Simpanan pokok, Simpanan wajib, Simpanan sukarela atau Simpanan khusus) untuk diserahkan kepada unit usaha simpan pinjam b. Unit usaha simpan pinjam mengecek kembali form simpanan tersebut dan memvalidasi dengan uang yang disetorkan, bila valid maka unit usaha simpan pinjam akan membuat dua rangkap bukti simpan pinjam. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan
56 simpanan, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip dan untuk pembuatan laporan simpan pinjam c. Unit usaha simpan pinjam melakukan update data terhadap jumlah simpanan anggota d. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi simpanan
3.3.2.2 Sistem pinjaman anggota yang sedang berjalan a. Anggota membuat surat permohonan pinjaman b. Unit usaha simpan pinjam menerima surat permohonan pinjaman dari anggota kemudian mengecek utang anggota, bila angsuran perbulan lebih dari 1/3 gaji maka permohonan ditolak c. Unit usaha simpan pinjam memberikan konfirmasi kepada anggota mengenai permohonan pinjaman. d. Jika permohonan diterima , maka anggota akan mengambil uang pinjaman dan juga menerima bukti pinjaman yang diberikan oleh unit usaha simpan pinjam e. Unit usaha simpan pinjam melakukan update terhadap utang anggota f. Unit usaha simpan pinjam mengentry data pada transaksi pinjaman
3.3.2.3
Sistem pembayaran angsuran yang sedang berjalan
a. Anggota melakukan pembayaran angsuran b. Unit usaha simpan pinjam melakukan validasi jumlah uang yang dibayarkan dengan data utang anggota
57 c. Bila uang yang dibayarkan sesuai dengan jumlah angsuran anggota perbulan pada data utang anggota, maka unit usaha simpan pinjam melakukan update data utang anggota d. Unit usaha simpan pinjam membuat dua rangkap bukti setoran angsuran. Satu rangkap untuk anggota sebagai bukti telah melakukan angsuran, dan satu rangkap disimpan sebagai arsip.
58 3.4 Data Flow Diagram 3.4.1 Diagram Konteks
Anggota Koperasi Memesan barang Konfirmasi pesanan Mengisi form simpanan
Permohonan Pembelian Secara Kredit Mengambil uang Pinjaman
Konfirmasi Pinjaman
Menyerahkan Uang
Bukti Simpanan
Permohonan Pinjaman
Bukti Angsuran
Konfirmasi Pembelian Secara Kredit
Kartu Piutang
Konfirmasi Pesanan
Pengambilan barang
Bukti Pinjaman
Pembayaran angsuran
Sistem Simpan Pinjam , Pembelian Dan Penjualan Faktur penjualan
Pembayaran pesanan Mengirim barang Faktur Pembelian
Membayar Pembelian Barang
Supplier
Surat Pemesanan barang
L a p o r a n
L a p o r a n
L a p o r a n
S i m p a n a n
P i n j a m a n
P e m b e l i a n
Mengecek Persediaan barang
L a p o r a n P e n j u a l a n
Daftar barang
Membuat Surat Pemesanan Barang
Unit Usaha Pertokoan
Ketua Koperasi
Gambar 3.2 Diagram Konteks sistem yang berjalan
59
3.4.2 Diagram Nol Mengisi form simpanan
Anggota Koperasi
Konfirmasi simpanan
1.0 Cek Form Simpanan
Anggota
Ketua Koperasi
Menyerahkan uang 2.0 Transaksi Simpanan
Bukti simpanan
Simpanan
Permohonan pinjaman Permohonan pembelian secara kredit Konfirmasi pembelian secara kredit
3.0 Cek Piutang Anggota
Piutang
Konfirmasi pinjaman Mengambil uang pinjaman 4.0 Transaksi Pinjaman
Bukti pinjaman
Pinjaman
Penjualan Pengambilan barang
6.0 Transaksi Penjualan Kredit
Kartu Piutang
Pembayaran angsuran
7.0 Transaksi Pembayaran Angsuran
Bukti angsuran
L a p o r a n
L a p o r a n
S i m p a n a n
P i n j a m a n
Angsuran 11.0 Pembuatan Laporan
Barang Pembayaran pesanan
8.0 Transaksi Penjualan Tunai
Faktur Penjualan Memesan barang Konfirmasi pesanan
Mengecek persediaan barang Daftar barang
Unit Usaha Pertokoan Membuat surat pemesanan barang
5.0 Cek Persediaan Barang
9.0 Pembuatan Surat Pemesanan Barang
Supplier
10.0 Transaksi Pembelian
Pembelian
Surat pemesanan barang
Supplier Mengirim barang Membayar pembelian barang Faktur Pembelian
Gambar 3.3 Diagram Nol sistem yang berjalan
L a p o r a n P e n j u a l a n
L a p o r a n P e m b e l i a n
60 3.4.3 Diagram Rinci 3.4.3.1 Diagram Rinci 1.0
Gambar 3.4 Diagram Rinci 1.0
3.4.3.2 Diagram Rinci 2.0
Gambar 3.5 Diagram Rinci 2.0
61 3.4.3.3 Diagram Rinci 3.0
Gambar 3.6 Diagram Rinci 3.0
3.4.3.4 Diagram Rinci 4.0
Gambar 3.7 Diagram Rinci 4.0
62 3.4.3.5 Diagram Rinci 5.0
Memesan barang
5.1 Menerima pesanan anggota
Anggota Koperasi
Pesanan anggota
Konfirmasi pesanan
Unit Usaha Pertokoan
5.3 Pesanan anggota disetujui
Mengecek persediaan barang
Pesanan valid
5.2 Cek Persediaan Barang
Data barang
Daftar barang
5.4 Pembuatan daftar barang
Gambar 3.8 Diagram Rinci 5.0
Barang
63 3.4.3.6 Diagram Rinci 6.0
Gambar 3.9 Diagram Rinci 6.0
3.4.3.7 Diagram Rinci 7.0
Gambar 3.10 Diagram Rinci 7.0
64 3.4.3.8 Diagram Rinci 8.0
Gambar 3.11 Diagram Rinci 8.0
3.4.3.9 Diagram Rinci 9.0
Gambar 3.12 Diagram Rinci 9.0
65 3.4.3.10 Diagram Rinci 10.0
Gambar 3.13 Diagram Rinci 10.0
66 3.4.3.11 Diagram Rinci 11.0
Gambar 3.14 Diagram Rinci 11.0
67 3.5 Definisi Sistem 3.5.1 Mission Statement Mission statement untuk aplikasi basis data pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung adalah untuk meningkatkan kinerja operasional koperasi dengan cara mengintegrasikan data-data kedalam sebuah system basis data koperasi. Setelah data-data diintegrasikan kedalam database maka proses manajemen file, pengolahan data dan proses-proses lainnya yang berhubungan dengan operasional koperasi akan dilakukan oleh aplikasi yang dibuat khusus. Keuntungan dari penggunaan aplikasi ini antara lain adalah : 1
Mempermudah manajemen file
2
Mempermudah pencatatan transaksi simpan pinjam
3
Mempermudah pencatatan transaksi penjualan dan pembelian
4
Mempermuah pembuatan laporan pembelian dan penjualan
5
Mempermudah pembuatan Laporan simpan pinjam
3.5.2 Mission Objective Mission Objective untuk aplikasi sistem basis data operasional pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung adalah :
1. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Simpanan. 2. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pinjaman. 3. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Pembelian. 4. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Penjualan.
68 5. Mengelola (insert, update dan delete) data pada Transaksi Angsuran 6. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Anggota. 7. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Pengurus 8. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Piutang 9. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Barang. 10. Mengelola (insert, update, dan delete) data pada Supplier. 11. Mencari transaksi penjualan 12. Mencari transaksi pembelian 13. Mencari transaksi simpanan 14. Mencari transaksi pinjaman 15. Mencari transaksi angsuran 16. Mencari anggota 17. Mencari barang 18. Melaporkan Penjualan. 19. Melaporkan Pembelian. 20. Melaporkan Simpanan 21. Melaporkan Pinjaman
69
3.5.3 Sistem Boundary Dikarenakan banyaknya aktivitas yang terjadi pada proses operasional KOPSEGA maka kami membatasi ruang lingkup sistem kepada aktivitas pembelian, penjualan, simpan pinjam dan persediaan barang.
Gambar 3.15 Sistem Boundary
70 3.5.4 Analisa User View Agar sistem yang akan dibuat memiliki kemanan yang baik dan sesuai dengan kebutuhan user, maka kami membagi user view berdasarkan kebutuhan pengurus dan data KOPSEGA.
Simpanan
Access
Ketua
Type
Koperasi
X
Query
X
X X
Pertokoan
X
Maintain
X
Query
X X
X
X
Maintain
X
Query
X X
X
X
Maintain
X
Query
X
Report Piutang
X
Unit Usaha
X
Query
Report Angsuran
X
X
Report Penjualan
X
Maintain
Report Pembelian
Pinjam
Maintain
Report Pinjaman
Wakil Ketua Unit Simpan
Maintain
X
X
X X
71 Query Report Anggota
X X
X
X
X
X
X
X
Maintain Query Report
Pengurus
Maintain Query Report
Barang
Maintain
X
Query
X
Report Supplier
X
X
Maintain
X
Query
X
Report
X
X
Tabel 3.3 User View
Tabel diatas menggambarkan user view dari pengurus KOPSEGA terhadap data KOPSEGA. Penjelasan dari tabel diatas dapat dituliskan sebagai berikut : Entitas Simpanan :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Simpanan. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
72 Entitas Pinjaman :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Pinjaman. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Pembelian :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Pembelian. Unit usaha pertokoan
dapat
melakukan
maintenance
(Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Penjualan :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Penjualan. Unit usaha pertokoan
dapat
melakukan
maintenance
(Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat report (laporan).
Entitas Angsuran :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat data Angsuran. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data),
Query(insert, update, delete) data
Angsuran.
73 Entitas Piutang :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melihat laporan Piutang. Unit simpan pinjam dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete), membuat dan melihat laporan piutang.
Entitas Anggota :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melakukan Query(insert, update, delete) data Anggota.
Entitas Pengurus :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat melakukan Query(insert, update, delete) data Pengurus.
Entitas Barang :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat data Barang. Unit usaha pertokoan dapat melakukan
maintenance
(Back-up
data),
Query(insert, update, delete) data Barang.
Entitas Supplier :
Ketua Koperasi dan Wakil Ketua Koperasi dapat data Supplier. Unit usaha pertokoan dapat melakukan maintenance (Back-up data), Query(insert, update, delete) data Supplier.
74 3.6 User Requirement Specification 3.6.1 Data Requirements Informasi yg diinput : 1. Anggota Informasi yang berisi data-data anggota koperasi. 2. Pengurus Informasi yang berisi data-data pengurus koperasi 3. Barang Informasi yang berisi data barang yang akan dijual oleh koperasi 4. Suplier Informasi yang berisi data-data supplier yang melakukan kerjasama dengan koperasi 5. Penjualan Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan barang yang dilakukan oleh koperasi baik secara tunai maupun kredit 6. Pembelian Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian barang dari supplier 7. Simpanan Informasi yang berisi data-data transaksi setor simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi 8. Pinjaman Informasi yang berisi data-data transaksi peminjaman uang yang dilakukan oleh anggota koperasi 9. Angsuran
75 Informasi yang berisi data-data transaksi pembayaran angsuran pinjaman yang dilakukan oleh anggota koperasi 10. Piutang Informasi yang berisi data-data piutang yang dimiliki koperasi
Informasi yang dihasilkan : 1. Laporan simpanan Informasi yang berisi data-data transaksi simpanan yang terjadi selama periode waktu tertentu. 2. Laporan pinjaman Informasi yang berisi data-data transaksi pinjaman yang terjadi selama periode waktu tertentu. 3. Laporan Penjualan Informasi yang berisi data-data transaksi penjualan baik tunai maupun kredit yang terjadi selama periode waktu tertentu. 4. Laporan Pembelian Informasi yang berisi data-data transaksi pembelian yang terjadi selama periode waktu tertentu. 5. Faktur Penjualan Informasi yang berisi data-data bukti penjualan barang yang dilakukan oleh koperasi 6. Faktur Pembelian Informasi yang berisi data-data bukti pembelian barang yang dilakukan oleh koperasi
76 7. Bukti Simpanan Informasi yang berisi data-data bukti transaksi penyetoran simpanan yang dilakukan oleh anggota koperasi 8. Bukti pinjaman Informasi yang berisi data-data bukti transaksi peminjaman uang yang dilakukan oleh anggota koperasi 9. Bukti angsuran Informasi yang berisi data-data bukti pembayaran angusran yang dilakukan oleh anggota koperasi
3.6.2 Transaction Requirements Data entry Memasukkan data Simpanan Memasukkan data Pinjaman Memasukkan data Penjualan Memasukkan data Pembelian Memasukkan data Angsuran
Data update dan delete Update / delete data Anggota Update / delete data Pengurus Update/delete data Simpanan Update / delete data Pinjaman Update / delete data Penjualan
77 Update / delete data Angsuran Update / delete data Piutang Update / delete data Barang Update / delete data Supplier
Data Query A. Melihat data anggota yang melakukan transaksi B. Melihat data transaksi penjualan C. Melihat data pengurus yang memproses penjualan D. Melihat data transaski pembelian E. Melihat data pengurus yang memproses pembelian F. Melihat data suplier yang memproses pembelian G. Melihat data transaski pinjaman H. Melihat data pengurus yang memproses pinjaman I. Melihat data transaski angsuran J. Melihat data pengurus yang memproses angsuran K. Melihat data transaski simpanan L. Melihat data pengurus yang memproses simpanan M. Melihat data Anggota N. Melihat data Pengurus O. Melihat data Barang P. Melihat data Supplier Q. Melihat data Jabatan R. Melihat data Posisi
78 3.7 Permasalahan yang dihadapi Analisa sistem Operasional pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung masih menghadapi permasalahan. Permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan sebagai berikut : 1. Sistem
yang
digunakan
masih
semi
komputerisasi,
yaitu
menggunakan file berformat excel sebagai media penyimpanan data dan pencatatan transaksi. 2. Manajemen file dan pengolahan data masih dilakukan secara manual sehingga memboroskan waktu , tenaga , dan juga menghambat kinerja operasional. 3. Proses pembuatan laporan juga masih dilakukan secara manual sehingga prosesnya membutuhkan waktu yang lama. 4. Jumlah anggota yang semakin bertambah membuat frekuensi transaksi yang terjadi semakin banyak, dengan sistem yang sekarang proses pencatatan dan pengolahan data semakin sulit. Dengan permasalahan yang sedang dihadapi mungkin saja dapat teratasi dengan sistem yang sudah terkomputerisasi dengan baik sehingga proses pengolahan data transaksi dan pembuatan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Setelah melakukan analisa sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Pegawai PT.PLN Sektor Pulogadung. Penulis membuat solusi yang dapat menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi, yaitu perancangan sistem basis data operasional yang mencakup simpan pinjam, pembelian dan penjualan,. Sistem basis data yang baru ini dapat
79 meningkatkan kinerja operasional pada koperasi. Sehingga proses manajemen dan pengolahan data dapat dilakukan secara terkomputerisasi agar kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat dapat terpenuhi secara efektif dan efisien. Selain itu sistem yang baru ini dapat membantu mempercepat proses pembuatan laporan karena data yang dibutuhkan telah terintegrasi didalam database dan telah terhubung dengan sistem yang baru.
