44 BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan NV Verenigde Bedrijven Nutricia didirikan pada tahun 1901 di Zoetermeer, Belanda oleh dua orang bersaudara Van de Hagen, dengan tujuan untuk menyelamatkan kehidupan bayi-bayi yang kekurangan gizi di Eropa dengan cara memproduksi susu formula yang berkualitas tinggi. Sejak itu PT Nutricia terus melakukan penelitian dan pengembangan produk. Nama Nutricia kemudian menjadi populer di Belanda dan negara-negara sekitarnya. Setelah pembangunan pabrik di Cuyk (Belanda), kemudian PT Nutricia membangun kembali pabrik di Belgia. Beberapa perusahaan lain dengan kekhususan masing-masing dalam hal gizi juga didirikan antara lain Cow and Gate, Inggris (makanan bayi), Welfare Foods and GF Dietary, Inggris; Loma Linda Foods, Amerika Serikat (formula kedelai) dan Immergut, Jerman Barat (perusahaan susu). Untuk memenuhi permintaan pasar diseluruh penjuru dunia maka Nutricia mendirikan pabrik-pabrik di banyak negara diantaranya; di Belanda, Belgia, Denmark, Taiwan, Italia, Austria, Spanyol, Portugal, Finlandia, Prancis, Jerman, Panama, Irlandia, Swedia, Hongkong, Indonesia dan Amerika Serikat. Pabrikpabrik yang didirikan tersebut selain untuk memenuhi kebutuhan pasaran dalam negeri juga untuk diekspor ke negara-negara yang belum memiliki pabrik Nutricia.
45 Di Indonesia, semula produk Nutricia diimpor dari Belanda. Untuk dapat lebih memenuhi kebutuhan konsumen terhadap makanan bayi, maka pada tahun 1988 Nutricia mulai membangun pabrik dan kantornya di Jakarta dengan nama PT NUTRICIA INDONESIA SEJAHTERA yang termasuk perusahaan asing (PMA) yang pada awal pendiriannya merupakan Joint Venture dengan PT Mukti Nugraha Sejahtera. Baru-baru ini PT Nutricia Indonesia Sejahtera (NIS) membeli mayoritas saham PT Sari Husada yang ditawarkan di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya. Aliansi ini memberikan kontribusi positif bagi kedua belah pihak bagi perkembangan susu maupun makanan bayi di Asia Pasifik. Produk-produk Nutricia merupakan hasil dari berbagai bentuk program penelitian dan pengembangan, yang betujuan untuk memproduksi makanan bayi secara ilmiah dengan kandungan nutrisi terbaik. Selain itu Nutricia juga memproduksi berbagai jenis nutrisi khusus untuk kebutuhan rumah sakit. Produkproduk utamanya adalah makanan bayi dengan formula khusus yang berhubungan dengan kesehatan seperti: makanan tambahan (infant foods), makanan diet (dietary foods), dan produk nutrisi klinis (clinical nutritional foods). Dalam rangka meningkatkan mutu produk, Nutricia senantiasa menjalin hubungan baik dengan kalangan medis, terutama dokter spesialis anak. Hubungan timbal-balik ini memberi kesempatan bagi Nutricia untuk mendapatkan pengetahuan berharga dalam ilmu kedokteran anak dan nutrisi, demikian juga sebaliknya memberikan pengetahuan-pengetahuan terbaru yang ada pada Nutricia. Kualitas yang sama tinggi dari produk yang dihasilkan oleh seluruh pabrik Nutricia di seluruh negara adalah merupakan filosofi dasar yang dipegang teguh
46 oleh PT.Nutricia Indonesia Sejahtera. Untuk itu dalam mewujudkan jaminan mutu pangan, “Good Manufacturing Practices (GMP)”, yaitu pedoman cara berproduksi yang baik (dalam hal ini makanan) yang berisi aturan-aturan, prosedur dan praktek dalam industri untuk menjamin mutu produk yang dihasilkan. Pedoman tersebut harus sangat diperhatikan dalam pelaksanaannya. Selain itu PT NIS juga telah mendapatkan sertifikat ISO 9002. Oleh karena itu wajar jika saat ini Nutricia merupakan pemimpin pasar makanan bayi di Eropa dan memiliki pertumbuhan pesat di setiap pasar lainnya. Untuk saat ini Nutricia telah menjadi perusahaan multinasional yang memiliki cabang hampir di seluruh negara Eropa, wilayah Asia Pasifik, Karibia dan Amerika Selatan. Selain itu Nutricia juga mengekspor produknya ke negaranegara di Afrika dan Timur Tengah.
47 3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT Nutricia Indonesia Sejahtera
48 3.3 Tugas dan Wewenang Fungsi dan tugas masing-masing bagian pada struktur organisasi PT Nutricia Indonesia Sejahtera adalah sebagai berikut : 1. Presiden Direktur ( Presdir ) -
Presiden Direktur mempunyai kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak memutuskan dan menentukan kebijakan.
-
Bertugas mengevaluasi direktur dalam menjalankan perusahaan.
2. Direktur Keuangan (Finance Director) -
Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.
-
Mengambil keputusan yang menyangkut tentang keuangan.
-
Mengadakan pengawasan terhadap Manajer Keuangan.
-
Bertanggung jawab pada perusahaan, memonitor dan mengevaluasi semua kegiatan pada bagian keuangan.
3. Direktur Pemasaran (Marketing Director) -
Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.
-
Menetapkan strategi pemasaran.
-
Bekerjasama dengan manajer pemasaran dalam menyusun, mengatur dan mengawasi pelaksanaan rencana kerja pada bagian penjualan.
4. Direktur Teknik -
Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur.
-
Bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan di pabrik dari produksi produk hingga pengeluaran produk ke konsumen (membawahi Departemen Produksi, Quality Assurance/QA dan logistic).
49 5. Manajer Keuangan (Finance Manager) -
Membuat laporan keuangan.
-
Bertanggung jawab dalam pembayaran pajak perusahaan.
-
Membuat perencanaan, melaksanakan, dan mengendalikan anggaran belanja perusahaan.
-
Melakukan kewajiban perusahaan terhadap kesejahteraan karyawan.
6. Manajer IT dan Informasi -
Bertanggung jawab pada masalah-masalah teknik dan penyampaian informasi yang akan dilaporkan pada Presiden Direktur dan pada saat rapat pemegang saham.
-
Memantau perkembangan teknologi informasi yang ada.
-
Mengatur dan mengontrol pengimplementasian teknologi informasi.
7. Manajer Human Resource -
Merekrut karyawan yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian dalam perusahaan.
-
Mengelola pengangkatan dan kesejahteraan karyawan.
-
Mengelola asuransi tenaga kerja karyawan.
-
Mengelola kegiatan administrasi personalia.
-
Mengelola kegiatan umum administrasi.
-
Mengadakan pelatihan dan pengembangan karyawan.
50 8. Manajer Marketing (Marketing Manager) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Marketing.
-
Menetapkan strategi pemasaran secara berkala untuk peningkatan penjualan di masa yang akan datang.
-
Mendesain produk serta melakukan pemgembangan produk baru.
9. Manajer Penjualan ( Sales Manager ) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Marketing
-
Melakukan kegiatan dalam pengawasan penjualan agar sesuai dengan rencana strategi pemasaran yang telah ditentukan
-
Bertanggung jawab atas semua kegiatan penjualan
10. Manajer Produksi ( Production Manager ) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Teknis.
-
Melaksanakan permintaan pelanggan.
-
Membuat laporan hasil produksi.
-
Mengendalikan dan menjaga mutu produk.
-
Menentukan kebutuhan bahan baku.
11. Manajer Logistik ( Logistic Manager ) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Teknis
-
Bertanggung jawab terhadap pengiriman dan pengadaan barang sampai ke tujuan.
-
Bertanggung jawab terhadap barang-barang yang akan disimpan di gudang.
-
Mencatat dan melaporkan keadaan dan jumlah barang yang ada di gudang.
51 12. Manajer Pembelian ( Purchasing Manager ) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Teknis
-
Bertanggung jawab atas pengadaan barang yang diperlukan perusahaan
-
Membuat perencanaan pembelian bahan baku dari supplier yang telah dipilih.
13. Manajer Quality Assurance (QA) -
Bertanggung jawab kepada Direktur Teknis
-
Bertanggung jawab terhadap mutu bahan baku yang dipakai
-
Menjamin bahwa bahan baku yang dipakai maupun produk yang dihasilkan tidak terkontaminasi.
3.4 Visi dan Misi PT.Nutricia Indonesia Sejahtera ● Visi PT.Nutricia Indonesia Sejahtera adalah : Menjadi salah satu perusahaan terbaik di industri makanan bayi di Indonesia dalam aspek profitabilitas dan penjualan serta memberikan pelayanan dan kualitas produk yang baik bagi pasar Indonesia yang terus berkembang dan bukti komitmen PT.Nutricia bagi konsumen di Indonesia. ● Misi PT.Nutricia Indonesia Sejahtera adalah : Untuk menyelamatkan kehidupan bayi-bayi yang kekurangan gizi dengan jalan memproduksi susu formula berkualitas tinggi dengan terus melakukan penelitian dan pengembangan produk.
52 3.5 Analisa CSF Berdasarkan hasil wawancara yang penulis lakukan dengan pihak-pihak yang bersangkutan dan hasil analisa terhadap laporan-laporan perusahaan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa faktor-faktor penentu keberhasilan ( Critical Success Factor / CSF ) dari perusahaan tersebut adalah sebagai berikut: 1. CSF Penjualan • Harga cukup bersaing. Harga cukup bersaing dengan produk perusahaan pesaing yang diukur dari perbandingan harga produk perusahaan dengan produk perusahaan pesaing. • Produk berkualitas baik. Produk yang dijual berkualitas baik yang diukur dari peningkatan penjualan. • Produk dijual ke distributor yang sudah sangat dikenal Distributor utama PT Nutricia Indonesia Sejahtera telah dikenal luas oleh masyarakat sehingga produk dengan mudah dikenal masyarakat • Perkiraan penjualan yang akurat dan tepat Dengan adanya perkiraan penjualan yang akurat maka penjadwalan produksi juga akan semakin akurat.
53 2. CSF Pembelian • Sebagian bahan baku diimpor dari luar negri Bahan baku dibeli dari luar negri seperti Belanda, Pakistan, Malaysia, dan Negara lainnya sehingga kualitas bahan baku lebih terjamin. • Kualitas bahan baku yang dibeli melewati proses pengecekan Bahan baku yang sudah dibeli dari supplier akan dicek di laboratorium untuk memastikan bahwa bahan baku tidak terkontaminasi atau layak untuk diproduksi. • Pemilihan pemasok yang berkualitas Kemungkinan kualitas bahan baku lokal akan lebih rendah daripada bahan baku impor sehingga perlu dilakukan pemilihan supplier yang tepat • Waktu pengiriman barang Waktu pengiriman barang yang diperhatikan dengan melihat waktu pemesanan barang ( PO ) dan kapan barang tersebut sampai ke tujuan. •
Harga yang bagus Harga yang bagus yang ditawarkan supplier untuk suatu produk tertentu yaitu merupakan paket harga yang menarik yang ditawarkan termasuk di dalamnya pemberian discount untuk pembelian produk dalam jumlah yang banyak.
54 3. CSF Persediaan • Keluar masuk barang terkontrol dengan baik Pengaturan keluar masuk barang dapat dikendalikan dengan teratur sehingga mencegah terjadinya kecurangan-kecurangan yang ada. • Memperkecil resiko pengiriman barang ke distributor Berusaha mengurangi volume retur penjualan sehingga kualitas produk yang dikirim ke distributor dapat lebih baik serta dapat membangun kepercayaan para distributor. • Menetapkan safety stok, stock in hand serta minimum stok Safety stock yaitu Stok aman yang diharapkan tersedia setiap bulan tahun penjualan, sehingga dapat mengantisipasi permintaan barang yang akan dikirim dan antisipasi untuk untuk melakukan pemesanan dan pembelian barang sedangkan Minimun stock adalah Jumlah minimum stok barang yang harus tersedia di gudang penyimpanan, untuk memastikan keberhasilan fungsi gudang, dan Stock in hand yaitu Jumlah stok barang yang tersedia setiap bulan tahun penjualan di gudang penyimpanan, digunakan untuk melakukan pengecekan terhadap indikator safety stock suatu barang.
55 4. CSF Pemasaran • Promosi yang efektif melalui beberapa media Promosi yang efektif dapat diukur dari peningkatan angka penjualan produk • Penyebaran yang luas dari produk oleh para distributor Distributor telah memiliki jaringan pemasaran yang luas sehingga produk dapat dengan mudah dikenal luas oleh masyarakat. • Inovasi produk yang beragam Produk yang ditawarkan beraneka ragam dan perusahaan terus melakukan inovasi untuk mengeluarkan produk-produk baru 5. CSF Human Resource • Merekrut karyawan yang berbobot Memilih serta menyaring calon karyawan yang memiliki pengetahuan yang lebih serta benar-benar ahli di suatu bidang agar kualitas karyawan akan meningkat • Memotivasi karyawan agar kinerja kerja lebih efektif Memberikan dorongan kepada karyawan agar dapat memberikan kontribusi terbaik bagi kemajuan perusahaan. • Meningkatkan program pelatihan Memberikan serta menambah program pelatihan untuk karyawan untuk lebih mengasah potensi yang ada dalam diri sehingga dapat memberikan kontribusi positif pada perusahaan.
56 6. CSF Production • Penggunaan teknologi produksi yang canggih Proses produksi menggunakan teknologi canggih sehingga dapat mempermudah kegiatan produksi. • Pembuatan jadwal produksi yang akurat Jadwal produksi yang akurat dapat mencegah terjadinya keterlambatan persediaan di gudang sehingga penjualan ke distributor tidak tertunda. 7. CSF Quality Control • Pengecekan bahan baku dan produk • Bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi akan dicek agar terbukti tidak terkontaminasi. Produk hasil dari proses produksi juga akan melewati proses pengecekan terlebih dahulu. • Penentuan formula dengan tepat Penentuan formulasi yang tepat pada setiap produk agar kandungan gizi dalam produk seimbang. • Pengemasan produk dengan baik Kemasan produk terbungkus dengan rapi agar kualitas fisik produk terjamin. • Laboratorium dengan fasilitas yang lengkap Laboratorium sebagai tempat penelitian dan pengecekan menyediakan fasilitas yang lengkap untuk para peneliti serta bagian Quality Control.
57 8. CSF Teknologi Informasi •
Pengembangan serta penerapan aplikasi baru Mengembangkan teknologi informasi baru agar tetap dapat mendukung kebutuhan perusahaan yang beragam.
•
Penanganan kapasitas media penyimpanan perusahaan Mengantisipasi
kapasitas
media
penyimpanan
dalam
perusahaan
misalnya dengan backup data, recovery data dan sebagainya. •
Pemeliharaan hardware dan software Melakukan istalasi software, hardware serta jaringan dalam perusahaan
9. CSF Keuangan •
Pengecekan pembayaran piutang Melakukan pengecekan jangka waktu piutang distributor agar tidak terjadi tunggakan dalam pembayaran piutang.
•
Pengendalian anggaran belanja Mengendalikan anggaran belanja perusahaan agar pengeluaran dapat lebih terkendali sehingga keuntungan perusahaan akan lebih tinggi.
58 3.6 Analisa SWOT 3.6.1 Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan dan Ancaman (SWOT) Kekuatan (Strength):
Dukungan kondisi keuangan perusahaan yang baik.
Harga cukup bersaing dengan produk pesaing, misalnya : Harga Nutrilon Royal 800 gr yang ditawarkan perusahaan Rp 75.500 sedangkan yang ditawarkan pesaing Rp 75.875.
Produk berkualitas baik, seperti : Nutrilon Royal 4 yang mengandung AHA dan DHA tertinggi di kelasnya..
Perusahaan telah dikenal luas oleh masyarakat melalui media cetak dan elektronik.
Penggunaan
teknologi
canggih
dalam
produksi
dan
telah
mendapatkan sertifikat ISO9001. Kelemahan (Weaknesses):
Promosi hanya dilakukan pada produk tertentu ( ada 109 produk yang dipromosikan hanya 40 produk), seperti : Nutrilon Royal, Nutrilon Soya, Nutrima, Cream Nutricia, dan Bebelac. .
Pemasaran produk hanya bergantung pada distributor.
59 Kesempatan (Opportunities):
Memasuki era perdagangan bebas ASEAN (AFTA).
Melakukan inovasi-inovasi produk terbaru, seperti : Nutricia Complete, Nutricia Royal 4.
Wilayah pemasaran di Indonesia yang masih luas (luar Pulau Jawa).
Ancaman (Threats):
Persaingan produk sejenis ( seperti : susu bayi dan bubur bayi ) yang cukup banyak.
Peningkatan peraturan pemerintah tentang impor bahan baku.
Promosi yang sedang gencar dilakukan pesaing di media cetak maupun media elektronik nasional.
Munculnya pesaing-pesaing baru, seperti : PT.Abbott dan PT Morinaga.
3.6.2 Penentuan Bobot Faktor Internal dan Eksternal
Setelah didapat SWOT PT Nutricia Indonesia Sejahtera, maka langkah berikutnya adalah penentuan bobot faktor internal dan eksternal, yaitu dengan memakai metode perbandingan berpasangan (pairwise comparison) dimana setiap elemen SWOT dibandingkan bersamaan dengan yang lain untuk mengetahui tingkat kepentingan masing-masing elemen. Pada perbandingan berpasangan internal, yang diperbandingkan adalah kekuatan dan kelemahan, seperti terlihat pada Tabel 3.1 Diagram Perbandingan Berpasangan Faktor Internal. Adapun hasil pengolahan data tersebut adalah:
60
Perbandingan Berpasangan 1. Dukungan kondisi keuangan perusahaan yang baik. 2. Harga cukup bersaing dengan produk pesaing. 3. Produk berkualitas baik. 4. Perusahaan telah dikenal luas oleh masyarakat. 5. Penggunaan teknologi canggih dalam produksi. 6. Promosi dilakukan pada produk tertentu. 7. Pemasaran produk hanya bergantung pada distributor. Total
1
2
3
4
5
6
7
1.00
2.00
0.50
0.33
3.00
2.00
0.33
0.50
1.00
0.33
2.00
2.00
2.00
0.33
2.00 3.00
3.00 0.50
1.00 3.00
0.33 1.00
2.00 2.00
2.00 2.00
0.33 0.50
0.33
0.50
0.50
0.50
1.00
2.00
0.50
0.50
0.50
0.50
0.50
0.50
1.00
2.00
3.00
3.00
3.00
2.00
2.00
0.50
1.00
10
11
9
7
13
12
5
Tabel 3.1 Diagram Perbandingan Berpasangan Faktor Internal (Sumber : Data setelah diolah)
Setelah dibandingkan, lalu dicari bobot masing-masing elemen dengan cara membagi setiap nilai pada kolom perbandingan dengan nilai total dari masing-masing kolom. Seperti terlihat pada Tabel 3.2 Normalisasi Bobot Faktor Internal. Normalisasi Bobot
1
2
3
4
5
6
7
Bobot
1. Dukungan kondisi keuangan perusahaan yang baik. 2. Harga cukup bersaing dengan produk pesaing. 3. Produk berkualitas baik. 4. Perusahaan telah dikenal luas oleh masyarakat. 5. Penggunaan teknologi canggih dalam produksi. 6. Promosi dilakukan pada produk tertentu. 7. Pemasaran produk hanya bergantung pada distributor.
0.10
0.18
0.06
0.05
0.23
0.17
0.07
0.12
0.05
0.09
0.04
0.29
0.15
0.17
0.07
0.12
0.20 0.30
0.27 0.05
0.11 0.33
0.05 0.14
0.15 0.15
0.17 0.17
0.07 0.10
0.15 0.18
0.03
0.05
0.06
0.07
0.08
0.17
0.10
0.08
0.05
0.05
0.06
0.07
0.04
0.08
0.40
0.10
0.30
0.27
0.33
0.29
0.15
0.04
0.20
0.23
1
1
1
1
1
1
1
1
Total
61 Tabel 3.2 Normalisasi Bobot Faktor Internal (Sumber : Data setelah diolah) Pada perbandingan berpasangan eksternal, yang diperbandingkan adalah peluang dan ancaman. Seperti terlihat pada Tabel 3.3 Diagram Perbandingan Berpasangan Faktor Eksternal. Adapun hasil pengolahan data tersebut adalah: Perbandingan Berpasangan
1
2
3
4
5
6
7
1. Memasuki era perdagangan bebas ASEAN (AFTA). 2. Melakukan inovasi-inovasi produk. 3. Wilayah pemasaran di Indonesia yang masih luas (luar Pulau Jawa). 4. Persaingan produk sejenis yang cukup banyak. 5. Peningkatan peraturan pemerintah tentang impor bahan baku. 6. Promosi yang sedang gencar dilakukan pesaing. 7. Munculnya pesaingpesaing baru.
1,00
0.50
1.00
0.50
1.00
0.50
0.33
2.00
1,00
2.00
2.00
0.33
2.00
2.00
1.00
0.50
1,00
0.33
1.00
2.00
0.50
2.00
0.50
3.00
1,00
2.00
2.00
2.00
1.00
3.00
1.00
0.50
1,00
1.00
0.50
2.00
0.50
0.50
0.50
1.00
1,00
0.50
3.00
0.50
2.00
0.50
2.00
2.00
1.00
12
7
11
5
8
11
7
Total
Tabel 3.3 Diagram Perbandingan Berpasangan Faktor Eksternal (Sumber : Data setelah diolah) Setelah dibandingkan lalu dicari bobot masing-masing elemen dengan cara membagi setiap nilai pada kolom perbandingan dengan nilai total pada masing-masing kolom. Seperti terlihat pada Tabel 3.4 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal.
62 Normalisasi Bobot 1. Memasuki era perdagangan bebas ASEAN (AFTA). 2. Melakukan inovasiinovasi produk. 3. Wilayah pemasaran di Indonesia yang masih luas (luar Pulau Jawa). 4. Persaingan produk sejenis yang cukup banyak. 5. Peningkatan peraturan pemerintah tentang impor bahan baku. 6. Promosi yang sedang gencar dilakukan pesaing. 7. Munculnya pesaingpesaing baru.
Total
1
2
3
4
5
6
7
Bobot
0,08
0,07
0.09
0.10
0,13
0,05
0,05
0.08
0,17
0,14
0.18
0.40
0,04
0,18
0,29
0.20
0,08
0,07
0.09
0.07
0,13
0,18
0,07
0.10
0,17
0,07
0.27
0.20
0,25
0,18
0,29
0.20
0,08
0,43
0.09
0.10
0,13
0,09
0,07
0.14
0,17
0,07
0.05
0.10
0,13
0,09
0,07
0.10
0,25
0,07
0.18
0.10
0,25
0,18
0,14
0.17
1
1
1
1
1
1
1
Tabel 3.4 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal (Sumber : Data setelah diolah) 3.6.3 Faktor Strategi Internal dan Eksternal Setelah bobot dari setiap elemen SWOT didapat, maka disusunlah diagram faktor strategi internal dan eksternal dengan mengalikan bobot setiap elemen dengan rating setiap elemen. Hasil perkalian antara bobot dan rating dapat dilihat pada tabel 3.5 Diagram IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) dan tabel 3.6 Diagram EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary).
63
S-1 S-2 S-3 S-4 S-5 W-1 W-2
Faktor Strategis Internal 1. Dukungan kondisi keuangan perusahaan yang baik. 2. Harga cukup bersaing dengan produk pesaing. 3. Produk berkualitas baik. 4. Perusahaan telah dikenal luas oleh masyarakat. 5. Penggunaan teknologi canggih dalam produksi. 6. Promosi dilakukan pada produk tertentu. 7. Pemasaran produk hanya bergantung pada distributor. Total
Bobot 0,12
Rating 4
B*R 0.48
0.12 0.15 0.18 0.08 0.10 0.23
3 3 4 3 2 1
0.36 0.45 0.72 0.24 0.20 0.23 2.68
Tabel 3.5 Diagram IFAS (Sumber : Data setelah diolah)
O-1 O-2 O-3 T-1 T-2 T-3 T-4
Faktor Strategis Eksternal 1. Memasuki era perdagangan bebas ASEAN (AFTA). 2. Melakukan inovasi-inovasi produk. 3. Wilayah pemasaran di Indonesia yang masih luas (luar Pulau Jawa). 4. Persaingan produk sejenis yang cukup banyak. 5. Peningkatan peraturan pemerintah tentang impor bahan baku. 6. Promosi yang sedang gencar dilakukan pesaing. 7. Munculnya pesaing-pesaing baru. Total Tabel 3.6 Diagram EFAS (Sumber : Data setelah diolah)
Bobot 0.08
Rating 3
B*R 0.24
0.20 0.10
4 3
0.80 0.30
0.20 0.14
1 2
0.20 0.28
0.10 0.17
2 1
0.20 0.17 2.19
64 3.6.4 Penentuan Posisi Perusahaan Penentuan posisi PT Nutricia Indonesia Sejahtera dalam menjalankan strategi perusahaan didasarkan pada analisa skor total faktor internal dan eksternal, dengan menggunakan diagram SWOT.
BERBAGAI PELUANG 1.Mendukung Strategi Agresif.
3.Mendukung Strategi Turn-Around.
2,68
KELEMAHAN INTERNAL
2,19
4.Mendukung Strategi Defensif.
KEKUATAN INTERNAL
2.Mendukung Strategi Diversifikasi.
BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 3.2 Hasil Diagram SWOT (Sumber : Data setelah diolah)
Berdasarkan hasil yang diperoleh dari tabel matriks IFAS dan tabel matriks EFAS, diketahui bahwa nilai IFAS-nya 2,68 dan nilai EFAS-nya 2.19. Dengan demikian PT Nutricia Indonesia Sejahtera berada pada kuadran II sehingga strategi prioritas yang dijalankan adalah strategi ST yang dapat dilihat pada tabel 3.7.
65 3.6.5 Matriks SWOT
IFAS
STRENGTHS
WEAKNESSES
EFAS OPPORTUNITIES
Strategi SO
Memasuki era perdagangan bebas ASEAN (AFTA). Melakukan inovasiinovasi produk. Wilayah pemasaran di Indonesia yang masih luas (luar Pulau Jawa).
THREATS
Dukungan kondisi keuangan perusahaan yang baik. Harga cukup bersaing dengan produk pesaing. Produk berkualitas baik. Perusahaan telah dikenal luas oleh masyarakat. Penggunaan teknologi canggih dalam produksi.
Produk yang berkualitas baik memudahkan untuk meng-ekspor produk ke negara-negara tetangga. Perusahaan yang telah dikenal oleh masyarakat memudahkan perluasan wilayah pemasaran.
Strategi ST
Persaingan produk sejenis yang cukup banyak. Peningkatan peraturan pemerintah tentang impor bahan baku. Promosi yang sedang gencar dilakukan pesaing. Munculnya pesaingpesaing baru.
Meningkatkan kualitas produk untuk menghadapi produk pesaing. Melakukan inovasiinovasi terhadap produk agar dapat mengungguli pesaing.
Tabel 3.7 Matriks SWOT
Promosi hanya dilakukan pada produk tertentu . Pemasaran produk hanya bergantung pada distributor.
Strategi WO Melakukan
promosi terhadap produkproduk inovasi terbaru dari perusahaan.
Berupaya mencari distributor di luar Pulau Jawa.
Strategi WT Memberikan
diskon khusus, hadiah dan mengadakan seminar tentang produk perusahaan.
66 3.7 Entity Relationship Diagram Menurut James Martin, entitas adalah beberapa orang atau sesuatu yang nyata atau abstrak, tentang dimana informasi itu disimpan. Menurut Cumming & McCubbrey (2005, p165), Entity Relationship Diagram adalah metode grafik yang merepresentasi entity class dan hubungannya.
Gambar 3.3 Simbol pada ERD ( James Martin, 1996, p163 )
67
ms_Employee
ms_Supplier ms_Distributor
ms_PromoType tr_SalesReturn tr_Purchasing tr_Sales
tr_Promo tr_SalesReturnDetail
tr_PurchasingDetail tr_SalesDetail
ms_Product
ms_RawMaterial
tr_Complain
tr_ProductInventory
tr_RawMaterialInventory
ms_Complain tr_Delivery
ms_Warehouse
Gambar 3.4 Entity Relationship Diagram
68 3.8 Subyek data dan Fungsi bisnis 3.8.1 Subyek data Subyek data adalah sekumpulan data yang dikelompokkan menjadi kelompok data yang dapat menampilkan data yang diperlukan dari sudut pandang pengguna, dalam hal ini para eksekutif. No
Subyek data
Keterangan
1
Produk
Berisi informasi mengenai barang-barang yang dijual serta dipromosikan PT.Nutricia Indonesia Sejahtera
2
Bahan Baku
Berisi informasi bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi
3
Karyawan
Berisi informasi mengenai karyawan
4
Supplier
Berisi informasi mengenai supplier yang dipilih
5
Inventory
Berisi informasi persediaan bahan baku dan finish good, penerimaan barang PT. Nutricia Indonesia Sejahtera
6
Distributor
Berisi informasi mengenai daftar nama distributor
7
Penjualan
Berisi informasi mengenai total penjualan produk
8
Promosi
Berisi informasi mengenai promosi yang dilakukan PT. Nutricia Indonesia Sejahtera
9
Pembelian
Berisi informasi mengenai pembelian bahan baku dari supplier
10
Keluhan
Berisi informasi mengenai keluhan dari distributor atas barang yang dipesan.
11
Return Penjualan
Berisi informasi mengenai pengembalian barang-barang yang telah di jual
12
Warehouse Berisi informasi mengenai gudang bahan baku dan gudang finish good
13
Delivery
Berisi informasi mengenai kegiatan pengiriman barang
Tabel 3.8 Subyek data
69 3.8.2 Fungsi Bisnis Fungsi Bisnis adalah kegiatan-kegiatan utama yang dilakukan oleh perusahaan untuk menunjang kelangsungan hidup. Fungsi Bisnis
Keterangan
No 1
Perencanaan Strategi Bisnis
Menentukan strategi-strategi yang tepat dalam menjalankan kegiatan bisnis perusahaan
2
Evaluasi Hasil
Memantau dan menilai hasil kerja yang dicapai perusahaan dalam waktu satu tahun
3
Manajemen Perusahaan
Mengatur dan mengelola jalannya perusahaan
4
Distribusi & Promosi
Melakukan penyebaran dan pemasaran produk yang dihasilkan sehingga produk cepat dikenal masyarakat luas
5
Prediksi Penjualan
Melakukan perkiraan besarnya transaksi penjualan yang terjadi dalam perusahaan
6
Penjualan Produk
Melakukan transaksi penjualan produk ke distributor
7
Analisa Penjualan
Menganalisa penjualan produk yang dijual ke distributor untuk menetapkan strategistrategi penjualan yang lebih efektif
8
Retur produk
Menerima pengembalian produk dari distributor
8
Pembelian bahan baku
Melakukan pembelian bahan baku dari pemasok yang telah ditentukan oleh perusahaan
9
Pembayaran ke supplier
Melakukan pembayaran atas bahan baku yang telah dibeli dari pemasok
10
Pengendalian Persediaan
Melakukan pengontrolan keluar masuk barang seta pengecekan produk-produk yang tersedia di gudang
11
Pengiriman barang
Melakukan pengawasan dan pengiriman barang ke distributor
70 13
Pelatihan dan perekrutan karyawan
Memberikan pelatihan kepada para karyawan serta merekrut karyawan yang berbobot
14
Administrasi penggajian
Melakukan pembayaran gaji, komisi, maupun tunjangan kepada para karyawan dalam perusahaan
Tabel 3.9 Fungsi Bisnis 3.9 Analisa Matriks
X X X
X X X X X
X X X
X X
X X X
X X X
X
X X X
X
X X X
Production Manager
QA Manager
X
Purchasing Manager
X
Logistic Manager
X X X X X X X X X X
HR Manager
X X X X X
IT Manager
X X
Sales Manager
X
Marketing Manager
X X
Finance Manager
X X X X X X X X X X
Factory Director
Subyek data Produk Bahan Baku Karyawan Supplier Inventory Distributor Penjualan Promosi Pembelian Keluhan Retur penjualan Warehouse Delivery
Marketing Director
Organisasi
Finance Director
Matriks Subyek Data vs Organisasi
President Director
3.9.1
X X
X
X X
X X
X X X X X
X X
X X
X
X
X
X
X X X X
X X X
Tabel 3.10 Matriks Subyek Data vs Organisasi
X
X
71 3.9.2
Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
Distribusi &Promosi Prediksi Penjualan Penjualan
I,E
Analisa Penjualan Retur produk Pembelian Bahan Baku Pembayaran ke Supplier Pengendalian Persediaan
R,A W,E
I,E
R,A E
I,E
R,A E
I,E
R,A W,E R,A WE R,A W,E
I,E
I,E
R,A WE
R,A WE
R,A WE
R,A WE
R,A WE
I,E
I,E R,A WE R,A WE R,A WE
I,E
I,E
I,E
I,E
I,E
R,A W,E
I,E
R,A R,A E
I,E
I,E R,A WE R,A WE
I,E I,E
R,A WE
R,A WE R,A WE
R,A WE R,A E
QA Manager
R,A W,E
I,E
R,A E
Pengiriman Barang Pelatihan& Perekrutan Administrasi Penggajian
R,A W,E
Production Manager
R,A W,E
Purchasing Manager
R,A W,E R,A E R,A E R,A E R,A E
Logistic Manager
R,A WE
Sales Manager
R,A WE R,A WE
Marketing Manager
R,A WE R,A WE
HR Manager
R,A WE R,A WE
IT Manager
R,A WE R,A WE
Finance Manager
Factory Director
Evaluasi Hasil Manajemen Perusahaan
Marketing Director
Perencanaan Strategi Bisnis
Finance Director
Fungsi Bisnis
President Director
Organisasi
I,E
Tabel 3.11 Matriks Fungsi Bisnis vs Organisasi
I,E
72
Keterangan: R = Direct
Management
bertanggung
Responsibility,
menunjukkan
bahwa
unit
organisasi
jawab atas kegiatan yang dilakukan pada fungsi bisnis yang
bersangkutan. A = Executive / Policymaking Authority, menunjukkan bahwa unit organisasi memiliki hak atau wewenang atas pelaksanaan kegiatan dalam fungsi bisnis tersebut. I=
Involved in the Function, menunjukkan bahwa unit organisasi ikut terlibat dalam kegiatan pada fungsi bisnis, tapi tidak bertanggung jawab dan tidak memiliki hak atau kuasa atas kegiatan fungsi bisnis tersebut.
E = Technical Expertise, menunjukkan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan pada fungsi bisnis tersebut diperlukan keahlian teknis dari unit organisasi yang terkait. W = Actual Execution of the Work, menunjukkan bahwa unit organisasi yang terkait melakukan seluruh kegiatan pekerjaan dari fungsi bisnis yang sedang berjalan.
73 3.9.3
Matriks Subyek data vs Fungsi bisnis
Karyawan
Supplier
Inventory
Distributor
Penjualan
Promosi
Pembelian
Keluhan
Retur penjualan
Warehouse
Delivery
C,R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
Evaluasi Hasil
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
Manajemen Perusahaan
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
Distribusi & Promosi
R
R
R
C,R
Prediksi Penjualan
R
R C,R
R C,R U
R R
R
Produk
BahanBaku
Subyek Data
Fungsi Bisnis Perencanaan Strategi Bisnis
R R
R,U
Penjualan Analisa Penjualan
R
Retur Produk
R
R
R,U R
R
R
R
R
R C,R
C,R
R
C,R R
Pembelian Bahan Baku R
Pembayaran ke supplier Pengendalian Persediaan Pengiriman Barang Pelatihan & Perekrutan Administrasi Penggajian
R,U
C,R
R
R,U R,U R
C,R
R R C,R U,D R, U
R
R C,R U R
R R
R
Tabel 3.12 Matriks Subyek data vs Fungsi bisnis
R
C,R
R
R
C,R
74 Keterangan: C = Create, dilakukan pada saat penulisan data baru untuk pertama kali di mana data sebelumnya tidak ada. R = Read, dilakukan pada saat data yang ada hanya untuk dibaca. U = Update, dilakukan pada saat terjadi perubahan pada data yang ada di mana data sebelumnya diperbaharui (di-update). D=
Delete, dilakukan pada saat dilakukan penghapusan data.
3.10
Analisa kebutuhan Data dan Informasi Kebutuhan data dan Informasi di PT.Nutricia Indonesia Sejahtera antara lain : •
Dibutuhkan informasi tentang produk yang paling banyak mendapatkan keluhan serta retur dari distributor
•
Dibutuhkan informasi tentang penjualan tertinggi dan terendah tiap produk
•
Informasi tentang produk yang penjualannya meningkat
75 3.11
Database Yang Ada Pada PT.Nutricia Indonesia Sejahtera Nama Tabel
: msProduct
Primary Key : ProductID No 1. 2. 3.
Nama Field ProductID ProductName Category
Tipe (ukuran) Text (8) Text (50) Text (30)
Keterangan Kode Produk Nama Produk Kategori
4. 5.
Package Unit
Text (15) Text (10)
Kemasan Unit
5.
Price
Long
Harga
6. 7. 8.
GrossWeight Net Weight WarehouseID
Double Double Text(3)
Berat Kotor Berat Bersih Kode Gudang
Tabel 3.13 Tabel msProduct Nama Tabel
: ProductInventory
Primary Key : ProductID, RefID No 1.
Nama Field Date
Tipe (ukuran) Date / Time
Keterangan Tanggal
2. 3. 4.
RefID ProductID WarehouseID
Text (15) Text (15) Text (3)
Kode Referensi Kode Produk Kode Gudang
5. 6. 7.
QtyIn PriceIn QtyOut
Long Currency Long
Jumlah Barang Masuk Harga Rata-Rata Barang Masuk Jumlah Barang Keluar
8.
PriceOut
Currency
Harga Rata-Rata Barang Keluar
9.
StockInHand
Long
Jumlah Stok Ditangan
Tabel 3.14 Tabel ProductInventory
76 Nama Tabel
: RawMaterialInventory
Primary Key : RawMaterialID, RefID No 1. 2.
Nama Field Date RefID
Tipe (ukuran) Date / Time Text (15)
Keterangan Tanggal Kode Referensi
3.
RawMaterialID
Text(15)
Kode Bahan Baku
4. 5. 6.
WarehouseID QtyIn PriceIn
Text(3) Long Currency
Kode Gudang Jumlah Barang Masuk Harga Rata-Rata Barang Masuk
7.
QtyOut
Long
Jumlah Barang Keluar
8. 9.
PriceOut StockInHand
Currency Long
Harga Rata-Rata Barang Keluar Jumlah Stok Ditangan
Tabel 3.15 Tabel RawMaterialInventory Nama Tabel
: msRawMaterial
Primary Key : RawMaterialID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1. 2.
RawMaterialId RawMaterialName
Text (8) Text (50)
Kode Bahan Baku Nama Bahan Baku
3.
Unit
Text(8)
Unit
4.
WarehouseID
Text(3)
Kode Gudang
Tabel 3.16 Tabel msRawMaterial
77 Nama Tabel
: msSupplier
Primary Key : SupplierID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1. 2. 3. 4.
SupplierID SupplierName Address City
Text (8) Text (50) Text (75) Text (30)
Kode Supplier Nama Supplier Alamat Supplier Kota Supplier
5.
C_Person1
Text (30)
Contact Person 1
6. 7. 8. 9.
Position1 C_Person2 Position2 Phone1
Text (15) Text (30) Text (15) Text (12)
Jabatan Contact Person 1 Contact Person 2 Jabatan Contact Person 2 Nomor Telepon1 Distributor
10.
Phone2
Text (12)
Nomor Telepon2 Distributor
11.
Fax
Text (12)
Nomor Faksimili Distributor
Tabel 3.17 Tabel msSupplier Nama Tabel
: msDistributor
Primary Key : DistributorID No 1.
Nama Field DistributorID
Tipe (ukuran) Text (8)
Keterangan Kode Distributor
2. 3. 4.
Company Address City
Text (30) Text (75) Text (30)
Perusahaan Anggota Alamat Distributor Kota Distributor
5. 6. 7. 8.
C_Person1 Position1 C_Person2 Position2
Text (30) Text (15) Text (30) Text (15)
Contact Person 1 Jabatan Contact Person 1 Contact Person 2 Jabatan Contact Person 2
9. 10. 11.
Phone1 Phone2 Fax
Text (12) Text (12) Text (12)
Nomor Telepon1 Distributor Nomor Telepon2 Distributor Nomor Faksimili Distributor
12.
JoinDate
Date/Time
Tanggal Gabung Distibutor
Tabel 3.18 Tabel msDistributor
78 Nama Tabel
: trSales
Primary Key : InvoiceNumber No 1. 2. 3. 4.
Nama Field Date InvoiceNumber DistributorID EmployeeID
Tipe (ukuran) Date/Time Text (15) Text (8) Text(15)
Keterangan Tanggal Kode Penjualan Kode Distributor Kode Karyawan
Tabel 3.19 Tabel trSales Nama Tabel
: trSalesDetail
Primary Key : InvoiceNumber, ProductID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1.
InvoiceNumber
Text (15)
Kode Penjualan
2. 3. 4.
ProductID Qty SalesPrice
Text (8) Long Currency
Kode Produk Jumlah Pembelian Harga Jual
Tabel 3.20 Tabel trSalesDetail Nama Tabel
: trPurchasing
Primary Key : PurchaseID No 1.
Nama Field Date
Tipe (ukuran) Date/Time
Keterangan Tanggal
2.
PurchaseID
Text (15)
Kode Pembelian
3.
SupplierID
Text (8)
Kode Supplier
4.
EmployeeID
Text(15)
Kode Karyawan
Tabel 3.21 Tabel trPurchasing
79 Nama Tabel
: trPurchasingDetail
Primary Key : PurchaseID, RawMaterialID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1.
PurchaseID
Text (15)
Kode Pembelian
2. 3. 4.
RawMaterialID Qty Price
Text (8) Integer Currency
Kode Bahan Baku Jumlah Pembelian Harga Beli
Tabel 3.22 Tabel trPurchasingDetail Nama Tabel
: trPromo
Primary Key : PromoID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1.
PromoID
Integer
Kode Promosi
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Date PromoTypeID PromoName PromoPlace Description PromoCost
Date/Time Text (3) Text(255) Text(255) Text (255) Double
Tanggal Promosi Kode Tipe Promosi Nama Promosi Tempat Promosi Deskripsi Promosi Biaya Promosi
Tabel 3.23 Tabel trPromo Nama Tabel
: MsComplain
Primary Key : ComplainID No 1.
Nama Field ComplainCategoryID
Tipe (ukuran) Text (2)
Keterangan Kode Jenis Keluhan
2.
ComplainCategory
Text (15)
Jenis Keluhan
Tabel 3.24 Tabel msComplain
80 Nama Tabel
: trComplain
Primary Key : ComplainID No 1. 2.
Nama Field Date ComplainID
Tipe (ukuran) Date/Time Text (2)
Keterangan Tanggal Keluhan Kode Keluhan
3.
ComplainCategoryID
Text(2)
Kode Jenis Keluhan
4. 5.
ProductID Description
Text(8) Text(255)
Kode Produk Keterangan
Tabel 3.25 Tabel trComplain Nama Tabel
: msPromoType
Primary Key : PromoTypeID No 1. 2.
Nama Field PromoTypeID PromoTypeName
Tipe (ukuran) Text (3) Text (15)
Keterangan Kode Tipe Promosi Nama Tipe Promosi
Tabel 3.26 Tabel msPromoType Nama Tabel
: msWarehouse
Primary Key : WarehouseID No 1. 2.
Nama Field WarehouseID WarehouseName
Tipe (ukuran) Text(3) Text(50)
Keterangan Kode Gudang Nama Gudang
3.
Description
Text(255)
Keterangan
Tabel 3.27 Tabel msWarehouse
81 Nama Tabel
: trDelivery
Primary Key : DeliveryID No 1. 2. 3.
Nama Field Date DeliveryID InvoiceNumber
Tipe (ukuran) Date/Time Text(6) Text (15)
Keterangan Tanggal Pengiriman Kode Pengiriman Kode Penjualan
4.
Destination
Memo
Tujuan pengiriman
5. 6.
Cost ReceiveDate
Currency Date / Time
Biaya pengiriman Tanggal Penerimaan
Tabel 3.28 Tabel trDelivery Nama Tabel
: msEmployee
Primary Key : EmployeeID No 1.
Nama Field EmployeeID
Tipe (ukuran) Text (8)
Keterangan Kode Karyawan
2. 3. 4. 5. 6.
Name Address Phone Divison Position
Text (50) Text (75) Text (30) Text (30) Text (15)
Nama Karyawan Alamat Karyawan Telepon Divisi Jabatan Karyawan
Tabel 3.29 Tabel msEmployee Nama Tabel
: trSalesReturn
Primary Key : ReturnID No
Nama Field
Tipe (ukuran)
Keterangan
1. 2. 3.
Date ReturnID InvoiceNumber
Date / Time Text(15) Text(15)
Tanggal Kode Retur Penjualan Kode Penjualan
4.
DistributorID
Text(8)
Kode Distributor
5.
CheckedBy
Text(6)
Dicek oleh
Tabel 3.30 Tabel trSalesReturn
82 Nama Tabel
: trSalesReturnDetail
Primary Key : ReturnID No 1.
Nama Field ReturnID
Tipe (ukuran) Text(15)
Keterangan Kode Retur Penjualan
2.
ProductID
Text(15)
3.
Qty
Long
4.
Description
Text(200)
Kode barang yang dikembalikan Jumlah barang yang dikembalikan berdasarkan kode barang Keterangan alasan pengembalian barang
Tabel 3.31 Tabel trSalesReturnDetail
3.12
Teknologi Informasi di PT.Nutricia Indonesia Sejahtera PT. Nutricia Indonesia Sejahtera menggunakan Teknologi Informasi dalam mendukung kegiatan bisnisnya. Teknologi Informasi yang digunakan meliputi perangkat keras, piranti lunak, serta aplikasi yang sedang berjalan.
3.12.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan PT. Nutricia Indonesia Sejahtera adalah : Server : •
PC dengan Processor Intel Pentium IV 2,66 Ghz
•
Harddisk 120 GB
•
Memory DDRAM 1 GB
•
VGA Card 64 MB
•
CD RW
•
FDD 1.44 MB
•
Monitor 15” SVGS Digital
•
Keyboard
•
Mouse Scroll
•
NIC
83 Client : •
Intel Pentium IV 2,4 GHz Processor
•
Motherboard with integrated soundcard and VGA
•
DDR 256Mb
•
HDD 40Gb
•
DVD Combo Drive
•
FDD 1.44Mb
•
Monitor CRT 15”
•
Keyboard + Mouse Scroll/Optical
NoteBook •
AMD Sempron TM 3000+
•
Intel PRO/Wireless 802. 11b/g
•
Microsoft Window XP Professional
•
256Mb DDR/ 40 Gb HDD
•
Combo Drive
•
15.4” WXGA TFT With Clear Superview
3.12.2 Piranti Lunak Piranti lunak yang digunakan PT. Nutricia Indonesia Sejahtera yaitu Window 2000 Server, Window XP Professional, serta Database Microsoft Access dan SQL server 2000.
84 3.12.3 Aplikasi yang sedang berjalan Aplikasi yang sedang dipakai oleh PT. Nutricia Indonesia Sejahtera yaitu WISE, EXACT, serta Payroll application.
Payroll Application
3.12.4 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
WISE
EXACT
Aplikasi
Fungsi Bisnis Perencanaan Strategi Bisnis Evaluasi Hasil Manajemen Perusahaan Distribusi & Promosi Prediksi penjualan Penjualan Analisa Penjualan Retur Produk Pembelian Bahan Baku Pembayaran ke supplier Pengendalian Persediaan Pengiriman barang Pelatihan & Perekrutan Administrasi Penggajian
X X X X X
X X X
X X X
X X X X X
X X X X X
Tabel 3.32 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
85 3.13 Identifikasi Masalah 1. Laporan-laporan yang dihasilkan dari berbagai aplikasi sistem informasi tiap departemen yang ada pada perusahaan seringkali tidak mendukung kebutuhan laporan yang diinginkan oleh pihak manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Hal ini dikarenakan laporan yang dihasilkan masih berupa laporan detail dari data operasional hasil transaksi yang belum terintegrasi. 2. Media penyimpanan yang terbatas untuk menampung data sampai beberapa tahun belakangan sehingga data histori yang dapat disimpan hanya sampai 4 tahun belakangan, sehingga data yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan tidak cukup banyak. 3. Data-data transaksi yang digunakan setiap departemen memiliki format data dan DBMS yang berbeda.
86
President Director Finance,IT,HR Director Marketing Director Factory Director Finance Manager IT Manager HR Manager Marketing Manager Sales Manager Logistic Manager Purchasing Manager Production Manager QA Manager
Masalah 3
Organisasi
Masalah 2
Masalah
Masalah 1
Berikut ini adalah Matriks Unit Organisasi vs Masalah
X X X X X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X X X
X
X
X
X X
X X
X X
Tabel 3.33 Matriks Unit Organisasi vs Masalah
87 3.14 Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah : 1. Untuk mempermudah analisa data, dapat dibuat sebuah data warehouse yang dapat mempermudah proses pembuatan laporan analitikal dan histori karena struktur tabel lebih sederhana dibanding OLTP dan informasinya sudah terangkum. Data warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem database yang terpadu. 2. Data
warehouse
merupakan
database
tersendiri,
namun
dapat
diintegrasikan dengan database operasional. Data warehouse ini berisi data hasil summarize dari OLTP yang dapat menampung data yang berumur lebih dari 5 tahun sehingga jumlah data yang dapat dianalisa oleh pihak eksekutif guna pengambilan keputusan lebih banyak. 3. Data Warehouse menggabungkan data-data yang ada pada setiap departemen ke dalam format dan DBMS yang sama.
