BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan TRAC – ASTRA RENT A CAR berada di bawah badan hukum PT Serasi Autoraya (PT. SERA), yang didirikan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 1990 untuk menggantikan PT Sinar Inti Telaga (SIT) yang didirikan pada tahun 1987. Sejak tahun 1993, PT SERA telah sepenuhnya menjadi milik PT Astra International, Tbk. TRAC - ASTRA RENT A CAR adalah identitas baru TOYOTA Rent a Car yang telah berpengalaman selama 20 tahun lebih di bisnis sewa
unit.
Perubahan brand ini sebagai wujud semangat baru TRAC untuk menjadi perusahaan berkelas dunia, yang mampu memberikan kepuasan tertinggi bagi para pelanggan dan karyawan. Sebagai perusahaan yang bergerak di bisnis sewa unit jangka pendek dan jangka panjang, TRAC berpengalaman menangani berbagai jenis unit, seperti sedan, minibus, pick up dan truk, dari berbagai merek antara lain: Toyota, Isuzu, Daihatsu, BMW, Peugeot dan beragam jenis serta merk unit lainnya. Setiap unit dihadirkan sesuai dengan kebutuhan khusus pelanggan.
30
31 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi: “Menjadi perusahaan berkelas dunia di bidang jasa transportasi darat.”
Misi: "Menjaga kepuasan pelanggan dengan menetapkan kualitas layanan yang bagus dengan standard yang tinggi dari kepuasan pelanggan dan karyawan, serta selalu berusaha meningkatkan nilai pemegang saham.” 3.1.3 Alamat Perusahaan Kantor Pusat TRAC berlokasi di: Jl. Mitra Sunter Boulevard Kav. 90/C2 Sunter Jaya-Jakarta 14350
32 3.2
Struktur Organisasi Perusahaan, Wewenang, dan Tanggung Jawab
3.2.1 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Serasi Autoraya Sumber: TRAC
33
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Pool TRAC Sumber: TRAC 3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian: a. PT. Serasi Autoraya 1. Finance Bertanggung jawab terhadap seluruh sistem keuangan dan laporan keuangan pada level corporate & SBU. 2. Corporate Human Resource -
Bertanggung jawab terhadap kualitas dan proses pengembangan SDM.
-
Menganalisa dan mengevaluasi kebutuhan SDM serta berkoordinasi dengan SBU dalam melakukan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan SDM.
-
Mengolah data penggajian.
34 b. Pool TRAC 1. Dispatcher -
Mencari dan menugaskan driver apabila ada permintaan dari customer untuk pemenuhan pesanan.
-
Mencari dan menugaskan driver pengganti baik ganti tetap maupun ganti sementara apabila ada driver yang tidak hadir.
-
Melakukan kunjungan ke cabang customer untuk melakukan sidak.
-
Melakukan briefing terhadap driver yang bertugas.
-
Mengumpulkan Driver Job Form.
-
Dapat memberikan solusi dan cepat mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan driver.
-
Menerima GS dan GT Driver.
-
Memberikan tugas kepada driver hourly.
-
Melakukan pengarahan kepada driver yang bertugas di car pooling.
2. Koordinator Dispatcher -
Menerima laporan dari masing-masing dispatcher di seluruh pool.
-
Mendata aktivitas di setiap pool mengenai unit dan driver yang melayani customer dan permintaan unit dan driver tambahan (GS dan hourly).
-
Memonitor jumlah unit di setiap pool, dan melakukan perpindahan unit (transfer unit) antar pool apabila diperlukan, untuk mendukung aktivitas di setiap pool.
-
Mengkoordinasi kebutuhan unit tambahan (unit hourly) ke pool TRAC untuk memenuhi kekurangan unit pada pool.
35 -
Menganalisis penggunaan unit untuk masing-masing pool setiap bulannya, dan mengajukan rekomendasi penambahan atau pengurangan unit tetap (tergantung kondisi operasional di daerah tersebut).
-
Mengontrol aktivitas seluruh dispatcher agar sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP) yang berlaku.
3. Driver -
Melaporkan informasi kehadiran maupun ketidakhadirannya kepada dispatcher.
-
Melakukan pengecekan unit yang menjadi tanggung jawabnya.
-
Melayani pelanggan sesuai dengan penugasan yang telah diberikan lewat Driver Job Form (DJF).
-
3.3
Mengisi Driver Job Form (DJF) setelah selesai melayani pelanggan.
Proses Bisnis Saat Ini
3.3.1 Deskripsi Teks Setiap pagi, dispatcher akan mengabsensi driver. Absensi driver ini meliputi absensi untuk driver yang hadir ataupun driver yang berhalangan hadir. Driver akan memeriksa kondisi unit yang menjadi tanggung jawabnya selama periode pemasangan yang telah ditetapkan dan melaporkan kondisi unit tersebut kepada dispatcher. Dispatcher akan melakukan pemasangan unit dan driver untuk periode tertentu.
Pemasangan
pemasangannya.
unit
dan
driver
disesuaikan
dengan
sejarah
36 Jika ada driver yang berhalangan hadir ataupun unit yang rusak, maka dispatcher akan melaporkan kondisi tersebut kepada pool pusat dan pool pusat akan mengirimkan driver atau unit pengganti sementara (driver atau unit GS). Pelanggan dapat melakukan permintaan unit melalui PIC RCC. PIC RCC akan menghubungi
dispatcher dan dispatcher akan mencatat informasi
permintaan unit tersebut ke Car Request Form (CRF). Permintaan unit dapat dilakukan dengan menghubungi dispatcher melalui telepon ataupun dengan mengisi CRF dan memberikannya kepada dispatcher. Setiap hari dispatcher akan mengalokasikan pesanan (CRF) kepada driver yang telah dipasangkan dengan unit. Dispatcher akan membuat Driver Job Form (DJF) berdasarkan CRF sebagai surat penugasan kepada driver sekitar 15 menit sebelum waktu keberangkatan. Pengalokasian driver pada permintaan pelanggan dilakukan berdasarkan urutan kedatangan driver. Pelanggan dapat membatalkan permintaan unit selama DJF belum dibuat, jika pembatalan tersebut dilakukan kurang dari satu jam sebelum waktu keberangkatan maka pelanggan akan dikenai biaya pembatalan. Setelah menerima penugasan tersebut, maka driver akan melayani pelanggan sesuai dengan informasi yang tertera dalam DJF tersebut. Setelah menyelesaikan tugasnya, driver akan mengisi informasi mengenai kondisi unit (km awal dan km akhir unit) dan menyerahkan DJF yang sudah ditandatangani oleh driver dan pengguna unit kepada dispatcher. Setiap bulan, dispatcher membuat laporan yang berkaitan dengan kegiatan operasional dalam pool.
7
3.3.2 Rich Picture
Gambar 3.3 Rich Picture Proses Bisnis Saat Ini
8
3.4
Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan wawancara dengan project manager dan survey ke lapangan, masalah yang teridentifikasi adalah: 1. Belum optimalnya pengalokasian driver pada permintaan pelanggan yang disebabkan
oleh
belum
adanya
penjadwalan terhadap
penanganan
permintaan pelanggan. 2. Sulitnya mencari driver pengganti untuk dialokasikan pada permintaan pelanggan jika driver yang ditugaskan mengalami hambatan. 3. Sulitnya melakukan pemantauan transaksi yang terjadi di pool. 4. Lamanya waktu yang diperlukan dalam mengolah data untuk pembuatan laporan yang dibutuhkan. 5. Sulitnya melakukan penelusuran terhadap sejarah kerusakan unit. 3.5
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisis terhadap masalah yang teridentifikasi, diusulkan alternatif pemecahan masalah, yakni merancang dan membuat Car Pooling System yang mampu untuk: 1. Mengoptimalkan pengalokasian driver pada permintaan pelanggan dengan membuat penjadwalan yang fleksibel. 2. Menyediakan alternatif driver untuk dialokasikan pada permintaan yang telah dijadwalkan pada driver yang berhalangan. 3. Menyajikan kumpulan informasi transaksi yang berguna bagi proses operasional.
9 4. Melakukan pengolahan data untuk pembuatan laporan dengan cepat dan mudah, dikarenakan terintegrasinya data operasional pool yang dibutuhkan. 5. Membuat pencatatan sejarah kerusakan dan penggunaan unit.
