67
BAB 3 ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Riwayat PT. Suryamas Mentari Bagus Group dimulai dengan PT. Suryamas Mentari dan didirikan pada tahun 1976 oleh Bapak Abdul Alex Soelystio. Visi dan misi beliau telah menjadi faktor penentu
dalam
perjalanan
perusahaan
menuju
tingkat
pertumbuhan
yang
menguntungkan dan mengesankan. Perusahaan ini pada awalnya bergerak di bidang produk-produk “Home care”, sampai dengan tahun 1981 PT. Suryamas Mentari melakukan impor barang dan melakukan distribusi ke seluruh Indonesia. Pada tahun 1981 PT. Suryamas Mentari melakukan pembangunan fasilitas pabrik dan pergudangan yang berlokasi di Cikande, Serang untuk melaksanakan produksi dan memenuhi kebutuhan pasar lokal yang terus meningkat. Tahun 1985 sampai sekarang, PT. Suryamas Mentari sudah menjadi pemimpin pasar dalam produksi dan distribusi produk anti ngengat (Naphtalene) dan Paradichloro Benzeme yang menjadi produk unggulan perusahaan tersebut. Tahun 1998 PT. Suryamas Mentari membentuk kerjasama joint venture dengan PT. DSG Suryamas Indonesia untuk memproduksi popok bayi Fitti Wrap, Fitti Basic, Pet-Pet, dan Baby Love serta menjadi distributor tunggal di pasar Indonesia. Setelah 27 tahun beroperasi, akhirnya pada tahun 2002 Bagus Group yang merupakan merek dagang (Brand) dari PT. Suryamas Mentari memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000, sebuah hal yang mengarah kepada peningkatan praktek manajemen dan manajemen
68
produk. Pada tahun 2003 Bagus Group terpilih oleh badan independen yang terdiri dari ahli-ahli terkemuka serta bertaraf internasional sebagai salah satu dari “SuperBrands” di Indonesia. Baik perusahaan maupun produk-produk memperoleh penghargaan status “SuperBrands” ini. Tahun 2005 mulai merambah ke produk-produk “personal care” meluncurkan Bagus Nina, yang diikuti dengan peluncuran produk pasta gigi HerbalFresh. 3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi : mempertahankan status sebagai “Market Leader” dalam industri yang terus berkembang ini. Misi: Mengambil langkah-langkah yang cermat dan strategis dalam memperluas serta mengembangkan ragam produk PT. Suryamas Mentari untuk memperoleh pertumbuhan yang signifikan, dengan customer yang setia, dan tetap menjadi produk yang menguntungkan.
69
3.2 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 : Struktur organisasi PT. Suryamas Mentari Sumber : Staff accounting PT. Suryamas Mentari
3.3 Uraian tugas dan wewenang Presiden Direktur Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Melakukan negosiasi langsung dengan pihak infestor atau pihak lain 2. Mengadakan kerjasama dengan pihak bank 3. Melakukan exspansi dan reinfestasi 4. Mengadakan kunjungan kerja / analisa pasar ke luar negeri 5. Menentukan seluruh putusan / perintah terhadap perusahaan secara menyeluruh 6. Mengangkat QMR dan memberikan saran saran 7. Mengadakan meeting / rapat secara berkesinambungan terhadap para manager untuk kemajuan perusahaan.
70
Assisten Presiden Direktur Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Melaksanakan segala perintah pimpinan dengan baik dan benar 2. Menindak lanjuti surat / dokumen penting dari pimpinan 3. Mem-follow up kerja sama yang sudah ada dengan perusahaan 4. Melakukan negosiasi secara menyeluruh atas perintah pimpinan Manajer Marketing Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Membuat rencana pemasaran secara periodik. 2. Melakukan penerimaan order dari distributor. 3. Memberikan konfirmasi ke Warehouse untuk orderan distributor. 4. Membuat laporan penjualan ke top manajemen. 5. Melakukan business review. 6. Membuat laporan forecast ke Warehouse. 7. Menentukan adm dan promotion. 8. Menganalisis divisinya secara aktif. 9. Bekerja sama secara aktif dengan divisi lain 10. Menentukan promotion produk. 11. Approval yang berkaitan dengan di divisinya. 12. Menentukan outlet-outlet baru.
71
Staff Marketing Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Mencari secara berkesinambung jumlah outlet baru. 2. Membuat rencana kunjungan kerja harian. 3. Melakukan pemantauan langsung barang atau produk di supermarket / toko. 4. Melaporkan kepada manajer terhadap keadaan pasar sebenarnya setiap hari. 5. Melaporkan kepada manajer apabila ada kekurangan barang / komplainan dari supermarket / toko. 6. Mengambil PO / Repeat order ke perusahaan. 7. Konfirmasi adanya kritikan dan saran dari customer ke perusahaan. Manajer Purchasing Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Berdasarkan rencana dan pengarahan dari pimpinan menjalankan instruksi perintah yang disampaikan atasan. 2. Menginstruksikan planning DO (Purchasing Order) dan controlling dengan benar. 3. Melaporkan barang pesanan yang masih tertunda di customer ke pimpinan 4. Mengadakan penawaran barang / harga yang akan dipesan / order. 5. Memutuskan dalam pemilihan supplier. 6. Melakukan negoisasi harga.
72
Staff Purchasing Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Membuat
surat
jalan
keluar
sementara
atau
surat
jalan
retur
dan
mendokumentasikan sampai masuk barang. 2. Melaksanakan sistem kearsipan yang rapi, aman dan tertib. 3. Mem-follow-up customer untuk segera mengirimkan order barang yang telah dipesan. Manajer Warehouse Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Bertanggung jawab atas semua divisi Warehouse. 2. Sanggup memimpin dan mengatur atas kedisiplinan dan kerjasama di divisinya. 3. Mengadakan pengarahan / briefing apabila di perlukan. 4. Mengecek / mengontrol sistem kerja Warehouse secara menyeluruh. 5. Mengadakan analisa sistem kerja secara efektif, cepat dan benar di Warehouse. 6. Melaporkan ke pimpinan apabila terjadi kesulitan / masukan yang perlu untuk kemajuan di divisinya. 7. Melakukan perintah / pengawasan / controlling langsung di divisinya. 8. Membuat laporan bulanan untuk ditujukan ke pimpinan. Staff Warehouse Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Membuat laporan stok harian ke produksi.
73
2. Meng-input data-data yang masuk dalam komputer. 3. Membantu menyelesaikan surat-surat jalan, faktur-faktur yang sudah terkirim. 4. Mengadakan pengecekan retur barang / barang kembali dari toko / supermarket. 5. Memeriksa tanda terima seperti faktur SM, SJ, dari kantor pusat. 6. Membuat laporan bulanan ke kantor pusat. 7. Mengatur pelaksanaan muat barang ke kendaraan. 8. Mengecek ulang barang untuk Supermarket / expedisi. 9. Melaksanakan perintah untuk mengatur pengisian barang. 10. Mengatur dan mengambil barang untuk stock barang. 11. Merencanakan terlebih dahulu sebelum muat untuk export. 12. Mengecek / meneliti barang yang datang / barang import. 13. Memberikan informasi / data-data yang diperlukan oleh atasan berkaitan dengan rencana kerja yang akan dibuat. Manajer Production Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Bertanggung jawab atas semua divisi produksi. 2. Sanggup memimpin dan mengatur atas kedisiplinan dan kerjasama di divisinya. 3. Mengecek / mengontrol sistem kerja di bagian produksi secara menyeluruh. 4. Mengadakan analisa sistem kerja secara efektif, cepat dan benar di bagian produksi. 5. Melaporkan ke pimpinan apabila terjadi kesulitan / masukan yang perlu untuk kemajuan di divisinya.
74
6. Melakukan perintah / pengawasan / controlling langsung di divisinya. 7. Membuat laporan bulanan untuk ditujukan ke pimpinan. Staff Production Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Menjalankan semua proses produksi sebagaimana semestinya. 2. Memastikan produksi berjalan tepat waktu dan efisien agar tidak terjadi keterlambatan. 3. Memastikan bahan material yang akan diproduksi bukan barang BS. 4. Membuat SPP apabila bahan diperlukan untuk proses produksi. HRD Manager Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Mengatur pembagian tugas dan memberi bimbingan / pengarahan kepada para bawahannya agar dapat melaksanakan tugas, kewajiban dan tanggung jawab mereka dengan terampil, disiplin, semangat. efisien dan efektif. 2. Berdasarkan rencana dan pengarahan dari pimpinan melaksanakan perekrutan karyawan secara tepat dan tepat sesuai dengan persyaratan dan kualifikasi yang ditentukan. 3. Berdasarkan
rencana,
program
kerja
dan
pengarahan
dari
pimpinan
menyelenggarakan dan mengkoordinasikan program pengembangan sumber daya manusia
75
4. Menegakkan, mengawasi dan mengontrol disiplin, tata tertib dan sopan santun karyawan. 5. Melakukan pendekatan psikologis terhadap seluruh karyawan agar terjadi keharmonisan bekerja dan partner dalam bekerja serta mempunyai loyalitas yang tinggi terhadap perusahaan. 6. Mengembangkan keterampilan, kreativitas kerja para bawahannya. 7. Menerima laporan dari para bawahannya masalah-masalah yang dihadapi serta mencari jalan keluar untuk mengatasinya. 8. Berdasarkan pengarahan dari pimpinan, mengkoordinasikan dan melaksanakan program kesejahteraan karyawan . 9. Melaksanakan perintah pimpinan mengenai upaya hukum di P4D / P4P / PTUN. 10. Menyusun, menetapkan, mengatur job description secara tepat. 11. Menyampaikan laporan-laporan yang diperlukan sesuai system pelaporan manajemen yang ditetapkan. 12. Melaksanakan system kearsipan yang rapih, aman, bersih dan tertib atas semua surat / dokumen data yang berada dibawah pengawasannya. 13. Melakukan analisis seluas-luasnya yang berkaitan dengan sumber daya manusia, efisiensi biaya, efisiensi tenaga, efisiensi waktu untuk kepentingan perusahaan. 14. Melakukan Rekruitmen 15. Mengadakan training dan Development 16. Melakukan tindakan hukum perburuhan P4D/P4P dan Pidana 17. Approval surat yang berkaitan dengan HRD
76
Finance/Accounting Manager Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Mengatur dan memimpin serta mengawasi divisi adm accounting / finance secara menyeluruh. 2. Memegang kas besar dan mengatur sistem pelaksanaan keluar/masuk keuangan. 3. Mengecek dengan teliti buka cash slip tagihan. 4. Melakukan bank keluar dan bank masuk. 5. Mengecek laporan asuransi setiap bulan. 6. Mengecek Jamsostek mengenai pembayaran, jumlah karyawan, jumlah JPK yang masuk dan yang keluar. 7. Melakukan pengecekan laporan hutang bulanan. 8. Mengadakan kerjasama dengan Manager antar bagian / divisi lain untuk kepentingan perusahaan. 9. Memberikan informasi/data-data yang diperlukan oleh pimpinan berkaitan dengan rencana kerja yang akan dibuat. 10. Mengadakan analisa keuangan untuk kepentingan perusahaan. 11. Membawahi / mengatur pada divisinya. 12. Approval keluar/masuk keuangan / kas besar 13. Melakukan penggajian staff. Staff Finance / Accounting Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Membuat stok barang jadi dan laporan serta barang bukti pendukung.
77
2. Membuat piutang dan laporan serta bukti pendukung. 3. Membuat laporan PPN A1. 4. Membuat tanda terima giro, tagihan dan kasir. 5. Membuat stok bahan baku, laporan pembelian, opname, PPN B1, SSP PPH dan pembuatan nota retur pembelian. 6. Membuat laporan keuangan pajak. 7. Kas bank terima / keluar. 8. Membuat faktur pajak dan susunan penagihan. QMR Tanggung Jawab dan wewenang : 1. Menjalankan seluruh system manajemen mutu. 2. Mengidentifikasi sumber daya dan pejabat untuk pelaksanaan verifikasi mutu. 3. Mengkaji ulang system manajemen mutu. 4. Penunjukkan pejabat yang sesuai dengan prosedur mutu yang ada. 5. Bertanggung jawab terhadap seluruh aktivitas manajemen mutu. 6. Menyusun, menerapkan dan memelihara proses yang dibutuhkan untuk system manajemen mutu. 7. Melaporkan ke direktur atas unjuk kerja system manajemen mutu dan kebutuhan peningakatan. 8. Menginformasikan kebutuhan customer kepada seluruh jajaran diperusahaan. 9. Menjadi penghubung dengan pihak luar peruhaan yang berkaitan dengan system manajemen mutu.
78
10. Menentukan Koordinator AMI. 11. Menentukan waktu audit & bagian mana saja yang diaudit. 12. Memberikan informasi system yang harus dijalankan. 13. Menentukan tindakan yang harus dilakukan jika ada hambatan. 14. Memberikan informasi tentang start implementasi / approval. 15. Memberikan informasi hasil AMI. 16. Memberikan informasi hasil rapat tinjauan. 17. Approval setiap departemen yang terkait yang berkaitan dengan mutu. 18. Menunjuk Auditor & Koordinator AMI. 3.4 Preliminary step Tugas mengembangkan sistem aplikasi e-SCM membutuhkan beberapa tahap persiapan yang terfokus pada analisis kebutuhan. Tahap persiapan tersebut terbagi dalam 5 bagian, yaitu: 1.4.1 Energize the Organization Electronic Supply Chain Management yang akan dibangun pada PT. Suryamas Mentari mencakup hubungan mulai dari supplier, perusahaan, hingga ke customer. Agar perancangan sistem aplikasi e-SCM dapat terwujud, maka harus adanya dukungan dari pihak manajemen perusahaan dan struktur organisasi yang sesuai. PT. Suryamas Mentari memiliki struktur organisasi yang terdiri dari beberapa divisi yang mendukung aplikasi e-SCM. Divisi-divisi tersebut memegang peranan yang penting dan jelas dalam penerapan aplikasi e-SCM.
79
Berikut ini adalah bagian-bagian dalam PT. Suryamas Mentari yang memiliki peranan penting dalam sistem e-SCM: a. Manajer Warehouse Mengatur arus persediaan bahan baku. Mengeluarkan bahan baku untuk diteruskan kepada bagian produksi sesuai dengan permintaan untuk jumlah produksi. Selain itu mengawasi jumlah persediaan agar tetap stabil dan memberikan laporan jika persediaan harus ditambah kepada pembelian. b. Manajer Purchasing Mengurusi bagian pembelian. Berinteraksi langsung dengan supplier jika perusahaan membutuhkan penambahan bahan baku dan mempunyai wewenang dalam pemilihan supplier maupun melakukan penawaran terhadap harga. c. Manajer Production Bertugas mengawasi dan mengatur jalannya produksi, membuat Jadwal Produksi agar stok produk tetap terjaga dan memastikan jalan nya produksi sesuai dengan Jadwal Produksi yang sudah dibuat. d. Manajer Marketing Membuat, melaksanakan, dan mengkoordinasi rencana penjualan serta promosi yang dilakukan oleh perusahaan. Menerima order dari customer dan menanggapi keluhan yang disampaikan oleh customer. 3.4.2 Enterprise Vision Visi dari PT. Suryamas Mentari adalah mempertahankan status sebagai “Market Leader” dalam industri yang terus berkembang ini. Untuk mencapai visi yang
80
ditargetkan, diperlukan satu analisis yang bisa mendukung tercapainya visi dari Suryamas Mentari. Analisis yang diperlukan adalah yang mengenai pesaing dari PT. Suryamas Mentari, juga konsumen yang bisa PT. Suryamas Mentari dapatkan. Untuk itu, analisis yang tepat digunakan untuk menganalisa hal tersebut adalah dengan menggunakan metode Porter 5 forces, yang mencakup : a. Persaingan antar perusahaan sejenis Dalam setiap bisnis pasti terdapat persaingan, setiap perusahaan pasti ingin menjadi yang terdepan pesaing-pesaingnya. PT. Suryamas Mentari mengeluarkan produk-produk yang berfokus pada produk berbahan dasar kamper (naphthalene ball) serta bahan turunan nya, yaitu paradichlorobenzene. Produk yang dihasilkan daari kedua bahan tersebut seperti serap air (dehumidifier), pewangi (air fresheners), dan lain-lain. Produkproduk yang dihasilkan oleh PT. Suryamas Mentari hanya memiliki sedikit pesaing yang bergerak di bidang yang sama, di bidang kamper ini pesaing dari PT. Suryamas Mentari adalah PT. Unitama Sari Mas dengan produk mereka Dahlia dan Seagull. Hal ini dikarenakan untuk bermain di bidang yang sama diperlukan modal yang kuat dan pemasaran yang bagus, sedangkan Suryamas Mentari merupakan pemain lama yang sudah berdiri sejak tahun 1976 serta merupakan perusahaan dengan manajemen yang baik. Para pesaing tersebut gencar melakukan pemasaran dengan menyediakan beragam promosi dan iklan-iklan yang menunjang penjualan produknya. Tetapi sebagai pemain lama PT. Suryamas Mentari tetap terus melakukan langkah-langkah yang diperlukan dalam pembuatan strategi untuk menghadapai perusahaan-perusahaan pesaing seperti promosi, menjaga kualitas produk, dan lain-lain.
81
b. Ancaman Pesaing Baru Ketika perusahaan dapat dengan mudah masuk ke dalam industri yang sama, maka tingkat persaingan dalam industri tersebut otomatis akan meningkat. Tetapi banyak faktor-faktor hambatan yang dapat menjadi penentu dalam sebuah industri, apakah sebuah perusahaan baru dapat dengan mudah masuk ke dalam nya. Faktor-faktor hambatan tersebut antara lain seperti : •
Minimnya pengelolaan yang baik suatu perusahaan di industri yang sama dengan PT. Suryamas Mentari dan bagaimana cara mengelola perusahaan dengan baik.
•
Persyaratan modal yang besar (minimal harus mempunyai kepemilikan tanah, bangunan pabrik, mesin produksi, armada pengiriman, dan kantor). Dikarenakan harus memproduksi secara massal hal ini membutuhkan modal yang sangat besar, pengalaman, jaringan yang luas dan investasi yang besar.
•
Membutuhkan pabrik dengan fasilitas yang memadai, tentunya investasi modal dan jumlah karyawan yang dibutuhkan sangat besar.
•
Membutuhkan jaringan distribusi yang memadai, di dalam kota, luar kota, sampai antar pulau.
•
Membutuhkan teknologi dan pengetahuan yang khusus, seperti mesin-mesin produksi khusus, pengetahuan di bidang kimia, dll.
•
Kesulitan dalam menentukan lokasi yang strategis. Karena hal ini berhubungan erat dengan kondisi pasar dan target market yang dituju. Rendahnya diferensiasi produk yang membuat produk mudah untuk ditiru memang
menjadi faktor yang bisa membuka peluang bagi pesaing baru untuk masuk ke dalam indutri ini, tetapi di industri kamper ini konsumen cenderung “loyal” pada merek yang
82
sudah terkenal, sehingga terkesan bahwa industri kamper beserta turunan nya di tanah air menjadi industri yang cenderung dimonopoli oleh beberapa pihak saja, dengan sedikit peluang untuk dimasuki oleh pendatang baru. Oleh karena itu dari hasil kesimpulan penelitian di atas, dapat disimpulkan bahwa ancaman pendatang baru sangatlah kecil di dalam industri ini. c. Ancaman Produk Substitusi Barang pengganti (substitusi) di industri ini dapat dikatakan tidak tersedia, dengan produk yang memiliki banyak fungsi, seperti : anti ngengat, penyegar udara (air fresheners), penghilang bau tak sedap, dan lain-lain membuat produk yang tersedia untuk menjadi barang substitusi sangat sulit untuk disediakan. Barang substitusi dapat menjadi ancaman yang besar karena semakin tinggi tingkat ketersediaan barang substitusi bagi produk perusahaan, maka makin tinggi pula kecenderungan konsumen untuk beralih ke produk lain apabila terjadi kenaikan harga. Konsumen kemungkinan akan memerlukan biaya peralihan yang cukup tinggi (switching cost) apabila beralih ke produk substitusi, sehingga dapat disimpulkan bahwa tingkat ancaman untuk produk substitusi terhadap industri ini tidak ada diakrenakan tidak tersedia nya barang substitusi. d. Kekuatan tawar menawar supplier Supplier PT. Suryamas Mentari berasal dari supplier lokal maupun supplier dari luar negeri. Suppliernya terdiri dari supplier untuk bahan jadi maupun bahan baku. Dalam memilih supplier dan melakukan pengadaan barang, PT. Suryamas mentari memiliki beberapa pertimbangan utama, seperti: pertimbangan harga, pertimbangan kualitas produk, waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pemesanan, dan pengalaman serta reputasi perusahaan.
83
Daya tawar supplier terhadap perusahaan cenderung lemah, supplier bahan baku PT. Suryamas mentari dapat digantikan dengan mudah dan tanpa biaya yang besar dalam penggantiannya. Banyak supplier-supplier lain yang mempunyai kualitas yang sama dan penawaran harga yang cukup baik pula, oleh karena itu supplier-supplier cenderung lebih bergantung pada perusahaan. PT. Suryamas Mentari juga merupakan “market leader” dengan pangsa pasar yag sangat luas di Indonesia, sehingga supplier cenderung mengharapkan kerjasama yang berkelanjutan dengan perusahaan. e. Kekuatan tawar menawar konsumen Pihak-pihak yang merupakan konsumen dari PT. Suryamas Mentari adalah tokotoko, supermarket, agen, dan distributor yang akan menjual kembali produk- produk PT. Suryamas Mentari
yang terdiri dari serap air (dehumidifier), pewangi udara (air
fresheners), dan berbagai varian produk berbahan dasar kamper (Naphthalene ball) pada pengguna akhir. Karena kebanyakan dari konsumen tersebut melakukan transaksi dengan jumlah yang besar dan sensitifitas harga yang tinggi, maka biasanya terjadi negosiasi antara pembeli dengan PT. Suryamas Mentari yang membahas tentang harga produk, layanan purna jual, kontrak kerja, sistem pembayaran, dan lain-lain. Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PT. Suryamas Mentari dapat disimpulkan bawah daya tawar konsumen cenderung sedang (moderate). Pembeli dari PT. Suryamas Mentari mayoritas merupakan distributor atau reseller berskala besar yang memiliki jaringan penjualan yang kuat sehingga setiap transaksi yang dilakukan oleh PT. Suryamas Mentari sangat bernilai tinggi dan mempunyai pengaruh signifikan terhadap grafik penjualan perusahaan. Tetapi di sisi lain, pembeli tidak mempunyai banyak pilihan, karena perusahaan di Indonesia yang menjual produk yang serupa tidak banyak dan PT. Suryamas Mentari merupakan pemain lama bahkan sudah mendapatkan
84
status SuperBrand yang berarti standra produk dan manajemen perusahaan sudah sangat baik sehingga mempunyai posisi tawar yang lebih terhadap konsumen. Hasil analisis Industri Porter Setelah melakukan analisis industri dengan metode Porter’s Five Forces, maka dapat disimpulkan bahwa iklim industri kamper dan varian beserta turunan nya di Indonesia cukup menjanjikan dan minim dalam persaingan. Industri kamper ini cenderung memiliki konsumen dari segala jenis umur dan tingkatan (rendah, menengah, tinggi). Posisi PT. Suryamas Mentari dalam industri kamper merupakan “market leader”, mereknya sudah dikenal luas di masyarakt dan memiliki jaringan distribusi sampai ke seluruh Indonesia. Minimnya pesaing dan produk substitusi menjadikan PT. Suryamas Mentari dapat terus melaju tanpa adanya hambatan yang berarti. Gambar 3.2 menggambarkan kondisi persaingan industri kamper menggunakan porter’s five forces.
85
Gambar 3.2: Kondisi industri kamper digambarkan dengan Analisis Porter Sumber: PT.Suryamas Mentari 3.4.3 Penafsiran Nilai Rantai Pasokan (Supply Chain Value Assessment) Untuk menentukan strategi yang tepat bagi perusahaan, diperlukan analisis nilai dari setiap aktivitas bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk melakukan analisis bisnis dari PT. Suryamas Mentari digunakan metode “Value Chain Analysis”, karena metode ini tepat digunakan di perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur. Yang distribusi produknya meliputi area yang sangat luas, dalam hal ini ke seluruh Indonesia.
86
Gambar Value Chain PT. Suryamas Mentari dapat dilihat pada gambar 3.3. Selain melakukan penilaian terhadap proses bisnis perusahaan, pada tahap ini juga menyajikan data nilai margin pada setiap aktivitas, baik aktifitas utama maupun aktifitas pendukung yang didapat melalui wawancara staff dari PT. Suryamas Mentari yang akan disajikan pada tabel 3.1 dan 3.2.
Gambar 3.3 : Value Chain PT. Suryamas Mentari
3.4.3.1 Primary Activities 3.4.3.1.1 Inbound Logistics A. Prosedur permintaan pembelian bahan baku
87
Tujuan daripada prosedur ini adalah untuk menjaga dan mengontrol stok bahan baku perusahaan. Permintaan pemesanan bahan baku penting dilakukan untuk mengecek jumlah stok yang tersedia dan menjaga aliran stok bahan baku agar selalu tersedia. Urutan prosedur permintaan pembelian bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.4 1. Bagian Warehouse akan mengecek jumlah material pada laporan mingguan kemudiaan Warehouse akan mengecek buku PO, mengenai PO yang sudah dibuka oleh bagian pembelian. 2. Staff Warehouse akan membuat form SPP sesuai dengan material yang habis persediaan nya dan diserahkan untuk
mendapat persetujuan dan tanda tangan
terlebih dahulu dari manajer warehouse. 3. Lalu SPP yang sudah dibubuhi tanda tangan oleh manajer warehouse akan dikirimkan ke bagian pembelian oleh staff Warehouse. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Menjaga stabilitas stok bahan baku perusahaan agar selalu tersedia untuk kebutuhan produksi
88
Gambar 3.4: Flow chart permintaan pembelian bahan baku B. Prosedur pembelian bahan baku Prosedur ini merupakan kelanjutan dari prosedur A (permintaan pembelian bahan baku). Prosedur pembelian bahan baku merupakan respon dari permintaan pembelian
89
bahan baku yang merupakan langkah yang harus dilakukan untuk menjaga stabilitas stok bahan baku perusahaan. Hal ini penting untuk dilakukan, karena produksi tidak bisa dilakukan jika stok bahan baku habis. Urutan prosedur pembelian bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.5
Gambar 3.5: Flow chart pembelian bahan baku 1. SPP akan ditangani oleh staff
pembelian dengan terlebih dahulu melakukan
pemeriksaan di Form PO yang sudah dibuka sebelumnya, jika ternyata permintaan yang ada di SPP sudah ada di Form PO sebelumnya maka staff purchasing akan menginformasikan nya ke Bagian Warehouse. 2. Jika SPP yang dikeluarkan belum terdapat dalam Form PO yang telah dibuka, maka staff purchasing akan memilih supplier yang terdapat di dalam Daftar Supplier yang tersedia di dalam komputer. Pilihan tersebut akan diajukan kepada manajer purchasing untuk diseleksi, jika manajer purchasing tidak setuju dengan pilihan staff, maka staff akan mengulangin kembali proses pemilihan supplier.
90
3. Berdasarkan pilihan supplier yang disetujui oleh manajer purchasing, staff purchasing akan membuka Form PO rangkap 4, yaitu masing-masing untuk: •
Asli untuk bagian pembelian
•
Rangkap 2 untuk bagian Warehouse
•
Rangkap 3 untuk administrasi pusat
•
Rangkap 4 untuk supplier
yang kemudian diserahkan kepada manajer purchasing untuk medapat persetujuan terlebih dahulu. 4. PO yang sudah ditandangani oleh manajer purchasing akan dikirimkan kepada supplier melalui fax dan dikirimkan kembali ke bagian pembelian dengan tanda tangan dari supplier. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Melakukan pembelian untuk menjaga ketersediaan bahan baku yang penting bagi kelangsungan proses produksi.
-
Melakukan pengendalian pemilihan supplier untuk menjaga kualitas bahan baku yang akan dibeli
-
Melakukan pengendalian atas SPP impor atau lokal, karena wewenang untuk pengendaliannya berbeda.
C. Prosedur penerimaan dan retur bahan baku Prosedur ini merupakan kelanjutan dari prosedur B (Prosedur pembelian bahan baku). Prosedur penerimaan dan penyimpanan bahan baku merupakan salah satu langkah yang harus dilakukan dalam melengkapi transaksi yang sudah dilakukan
91
perusahaan dengan supplier sekaligus mengklaim bahan baku yang sudah dipesan sebelumnya. Urutan prosedur penerimaan dan penyimpanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.6
Gambar 3.6: Flow chart penerimaan dan penyimpanan bahan baku 1. Staff Warehouse menerima copy PO yang dikirimkan oleh bagian pembelian dan akan menunggu barang yang dikirim oleh supplier. Jika barang belum tiba pada saat yang sudah ditentukan staff Warehouse akan menghubungi Bagian pembelian untuk ditindaklanjuti. 2. Barang dari supplier akan diperiksa oleh Bagian Warehouse menyangkut kesesuaian jenis dan kuantitas nya. Barang yang sesuai akan dibuatkan Tanda Terima Material oleh staff Warehouse yang harus mendapat persetujuan dari manajer Warehouse terlebih dahulu. Barang yang tidak sesuai atau rusak akan langsung diretur ke supplier
92
3. Setelah itu staff Warehouse akan menginput data ke dalam Kartu Stok dan menyimpan barang ke dalam Warehouse. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Menerima pengiriman bahan baku dari supplier
-
Melakukan penyaringan agar bahan baku yang diterima oleh perusahaan sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi yang baik.
-
Mengupdate stok bahan baku.
3.4.3.1.2 Operations A. Prosedur pembuatan jadwal produksi Tujuan dari prosedur ini adalah memastikan kesiapan dari stok bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi, serta mengontrol proses produksi untuk menghindarai kekosongan stok barang jadi maupun mengatasi apabila terjadi overstock barang. Urutan prosedur pembuatan jadwal produksi dapat dilihat pada Gambar 3.7
Gambar 3.7: Flow chart pembuatan jadwal produksi 1. Manajer Production akan melakukan pengecekan jumlah barang jadi pada Laporan Stok Barang Jadi di Warehouse. Bila barang jadi overstock maka tidak akan dibuat
93
jadwal produksi tetapi tetap dibuat Surat Perintah Kerja (SPK) setiap hari berdasarkan keputusan manajer Production dengan memperhatikan stok material. 2. Manajer akan mengecek stok material di Laporan Mingguan yang ada di Warehouse. Jika material tidak mencukupi untuk kebutuhan proses produksi maka manajer Production
akan
menghubungi
Bagian
Warehouse
untuk
menindaklanjuti
kekosongan bahan baku yang terjadi, pihak Warehouse akan menindaklanjuti dengan melakukan prosedur pemesanan pembelian bahan baku. 3. Manajer Production akan membuat jadwal produksi di Form Jadwal Produksi Mingguan yang akan diperiksa setiap harinya, apakah jadwal tersebut sudah sesuai, jika ada keperluan produksi baru maka jadwal tersebut akan direvisi. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Menjaga jumlah stok minimum barang jadi yang tersedia di Warehouse.
-
Mengontrol stok barang jadi apabila terjadi overstock.
-
Memastikan kelancaran arus bahan baku dan proses produksi.
-
Memenuhi permintaan produksi konsumen yang diminta oleh bagian penjualan.
B. Prosedur pengambilan material Prosedur ini merupakan tindaklanjut dari prosedur A (pembuatan jadwal produksi). Dimana tujuan utama dari prosedur ini adalah pengambilan material yang merupakan elemen penting dalam menjalankan proses produksi dan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diambil memenuhi kebutuhan produksi. Urutan prosedur pengambilan material dapat dilihat pada Gambar 3.8
94
Gambar 3.8: Flow chart pengambilan material 1. Manajer Production membuat SPK berdasarkan jadwal produksi yang sudah dibuat. SPK dan jadwal produksi didistribusikan ke staff production untuk dianalisa kebutuhan material yang diperlukan dalam menjalankan proses produksi. 2. Staff production akan membuat Form Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) tiga rangkap, yaitu : •
Asli untuk administrasi pusat
•
Rangkap kedua untuk Gudang Material
•
Rangkap ketiga untuk produksi
berdasarkan hasil analisa dari Form Jadwal Produksi yang diterima. Form SPBB rangkap kedua akan diditribusikan kepada bagian Warehouse untuk ditindaklanjuti. 3. Staff Warehouse akan menindaklanjuti SPBB yang dikirimkan oleh staff production dengan melakukan Prosedur C (pengiriman bahan baku ke produksi). Material yang dikirim akan dicocokkan dengan SPBB yang ada dan kemudian didistribusikan ke bagian yang membutuhkan. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Meminta bahan baku yang dibutuhkan untuk menjalankan proses produksi.
-
Menerima material yang diminta sesuai dengan SPBB.
95
C. Prosedur pengiriman bahan baku ke produksi Prosedur ini adalah tindak lanjut dari prosedur B (pengambilan material). Tujuan dari prosedur ini adalah mengirimkan bahan baku yang akan dikirimkan sesuai dengan yang diminta oleh bagian Produksi. Urutan prosedur pengiriman bahan baku ke produksi dapat dilihat pada Gambar 3.9 1. Staff Warehouse akan menerima Surat Permintaan Bahan Baku (SPBB) dari bagian Produksi, yang akan ditindak lanjuti dengan pengecekan stok di kartu stok maupun di lapangan. Staff Warehouse akan menginformasikan kepada bagian Produksi apabila stok bahan baku kosong tidak dapat memenuhi SPBB yang dikirimkan oleh bagian Produksi dan akan langsung melaporkan nya kepada bagian pembelian untuk melakukan pemesanan bahan baku. 2. Staff Warehouse akan mempersiapkan barang jika stok yang diminta tersedia dan akan membuat Surat Jalan dua rangkap, yaitu untuk Warehouse sendiri dan untuk bagian Produksi. 3. Bahan baku yang diminta akan dikirimkan oleh staff Warehouse bersama dengan Surat Jalan kepada bagian produksi. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Mengirimkan bahan baku sesuai dengan SPB dari bagian produksi.
-
Melakukan pemesanan material kepada bagian pembelian untuk kelancaran proses produksi.
96
Gambar 3.9: Flow chart pengiriman bahan baku ke produksi D. Prosedur proses produksi Tujuan dari prosedur ini adalah mengolah bahan baku menjadi barang jadi yang siap untuk dikirimkan ke customer. Untuk memastikan proses produksi berjalanan sesuai prosedur yang ada dan agar hasil dari proses produksi memenuhi standar kualitas yang diterapkan oleh perusahaan. Urutan prosedur proses produksi dapat dilihat pada Gambar 3.10 1. Staff production menerima SPK dari manager produksi untuk melaksanakan proses produksi. Staff production akan menerima material dari Warehouse, bersamaan dengan itu bagian mekanik akan melakukan setting pada mesin sesuai dengan Instruksi kerja Mekanik (IK Mekanik). 2. Staff production menerima SPK dari manager produksi untuk melaksanakan proses produksi. Staff production akan menerima material dari Warehouse, bersamaan dengan itu bagian mekanik akan melakukan setting pada mesin sesuai dengan Instruksi kerja Mekanik (IK Mekanik).
97
Gambar 3.10: Flow chart proses produksi 3. Staff production menerima SPK dari manager produksi untuk melaksanakan proses produksi. Staff production akan menerima material dari Warehouse, bersamaan dengan itu bagian mekanik akan melakukan setting pada mesin sesuai dengan Instruksi kerja Mekanik (IK Mekanik). 4. Proses produksi akan mulai dilaksanakan dengan berpedoman pada IK Produksi dan barang jadi akan dicek terlebih dahulu oleh Quality Control sesuai dengan Instruksi Kerja QC, apakah sudah memenuhi standar kualitas yang ditetapkan oleh perusahaan. Jika barang jadi yang dihasilkan selama proses produksi dianggap belum memenuhi kualitas oleh QC, maka akan dianggap barang bs dan ditangani sebagai barang reject.
98
5. Barang yang sudah dianggap memenuhi standar kualitas akan ditaruh di tempat sementara oleh staff production dan Production akan membuat Production Report dan Bukti Penyerahan Barang Jadi (BPBJ) tiga rangkap,yaitu: •
Asli untuk administrasi pusat.
•
Rangkap kedua untuk Warehouse
•
Rangkap ketiga untuk produksi.
6. Barang jadi dikirim ke Warehouse beserta BPBJ sesuai dengan prosedur penerimaan barang jadi oleh Warehouse. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Menyiapkan mesin untuk beroperasi sesuai dengan spesifikasi produksi
-
Mengubah bahan baku menjadi bahan jadi
-
Menjaga kualitas produk yang dihasilkan agar sesuai dengan standar perusahaan
-
Menempatkan barang yang tidak memenuhi standar kualitas sebagai barang bs
3.4.3.1.3 Outbound Logistic A. Prosedur penerimaan barang jadi oleh Warehouse Tujuan dari prosedur ini adalah menerima barang jadi dari produksi di tempat penyimpanan produk yakni Warehouse untuk kemudahan penyusunan, penyimpanan, akses, dan distribusi. Urutan prosedur penerimaan barang jadi oleh Warehouse dapat dilihat pada Gambar 3.11
99
Gambar 3.11: Flow chart penerimaan barang jadi oleh Warehouse 1. Staff Warehouse akan menerima barang dari bagian Produksi beserta Surat Jalan dan Bukti Penerimaan Barang Jadi (BPBJ), barang yang diterima dicek terlebih dahulu kuantitas nya, apakah sudah sesuai dengan yang tertera di BPBJ dan SJ. 2. Jika kuantitas barang yang diterima belum mencukupi, maka bagian Warehouse akan menghubungi bagian Produksi melalui telepon untuk melakukan tindakan koreksi dengan mengirimkan sisa kekurangan barang jadi. 3. Jika kuantitas yang dicek oleh staff Warehouse sesuai dengan yang tertera di SJ dan BPBJ maka staff akan membubuhkan tanda tangan penerimaan dan menempatkan barang jadi sesuai Layout yang sudah ditetapkan.
100
4. Kemudian staff Warehouse akan mencatat barang masuk dengan menginput ke dalam komputer. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Melakukan organisir barang jadi ke dalam fasilitas penyimpanan yaitu Warehouse.
-
Menjaga kondisi serta kualitas produk
-
Mempermudah arus dan distribusi barang.
B. Prosedur pengiriman barang jadi kepada customer Tujuan dari prosedur ini adalah memenuhi kewajiban perusahaan dalam mengirimkan barang yang telah dipesan hingga sampai ke tangan konsumen. Urutan prosedur pengiriman barang jadi kepada customer dapat dilihat pada Gambar 3.12 1. Bagian pembelian akan mengirimkan dokumen pengiriman barang yang terdiri dari Surat Jalan dan Faktur masing-masing dua rangkap dan Purchase Order yang diterima oleh manajer Warehouse. 2. Manajer Warehouse akan melakukan identifikasi terhadap jenis barang dan pengiriman sesuai dokumen yang diterima. Jika barang tidak tersedia, maka manajer akan memberitahu kepada staff Warehouse untuk menginformasikan mengenai kekosongan barang jadi. Dalam hal barang tidak tersedia di Warehouse, barang akan dikirim apabila Bagian Poduksi dapat memastikan ketersediaan barang sebelum masa PO berlaku berakhir, bila tidak maka SJ/ Faktur yang bersangkutan dibatalkan, atau item kosong yang bersangkutan dicoret dari dokumen tersebut kalau item lain masih tersedia di Warehouse. 3. Staff Warehouse akan melakukan pengambilan barang sesuai dengan Instruksi Kerja Pengambilan Barang Jadi, lalu barang akan dicek kuantitas dan jenis nya.
101
4. Selanjutnya barang akan ditempatkan dan dipacking, apabila barang yang akan di kirim dalam bentuk Karton, maka hanya dilakukan penyusunan penempatannya saja, bila yang dikirim berupa eceran dilakukan packing. 5. Staff Warehouse akan menentukan armada dan lokasi pengiriman serta memuat barang ke dalam armada. 6. Pengiriman oleh Bagian Pengiriman akan dilakukan sesuai Surat Jalan dan Faktur yang diberikan oleh Warehouse dan barang akan dikirimkan ke tujuan. 7. Staff Warehouse akan mencatat barang keluar di dalam komputer. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Memenuhi order konsumen
-
Merespon kekosongan barang jadi
-
Mengecek barang jadi yang akan dikirim agar tidak terjadi kesalahan
-
Mengirimkan barang jadi ke tangan konsumen dengan tepat waktu
-
Memastikan barang tiba dalam kondisi yang baik.
102
Start
Dokumen pengiriman barang dikirim oleh Bagian Purchasing
Finish
Staff GBJ mencatat barang keluar
Barang dikirim ke tujuan oleh Bagian Pengiriman
Barang dimuat ke armada oleh staff GBJ
Menetukan armada dan lokasi
Diterima oleh Manajer Warehouse
Identifikasi jenis barang dan pengiriman
Barang tersedia
Tidak
Staff GBJ memberitahu Bagian Produksi
Ya
Staff GBJ mengambil barang
Barang ditempatkan dan dipacking oleh staff GBJ
Gambar 3.12: Flow chart pengiriman barang jadi kepada customer
103
3.4.3.1.4 Sales and Marketing A. Prosedur penanganan pesanan customer Tujuan dari prosedur ini adalah menanggapi pesanan dari konsumen, baik itu berupa cinderamata (free gift) sample maupun pesanan biasa dan spesial (special order). Melakukan pencatatan atas pesanan tersebut dan membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Urutan prosedur penanganan pesanan customer dapat dilihat pada Gambar 3.13 1. Konsumen akan melakukan pesanan dengan form Free Gift atau Sample jika memerlukan contoh atau cinderamata untuk kebutuhan penjualan kepada end user atau melakukan order dengan form Purchase Order yang dapat dilakukan melalui fax atau telpon maupun berasal dari outlet-outlet konsumen. 2. Semua form tersebut akan dikirimkan kepada staff pemasaran yang bertanggung jawab dalam menangani seluruh pesanan dari konsumen. Staff pemasaran akan melakukan identifikasi terhadap pesanan yang dilakukan oleh konsumen. 3. Pesanan yang dapat dikategorikan tidak regular, biasanya merupakan order dalam jumlah yang besar (special order). Untuk merespon pesanan seperti ini, staff pemasaran terlebih dahulu menginformasikan kepada manajer pemasaran yang akan melakukan konfirmasi kepada bagian produksi. 4. Jika bagian produksi tidak dapat memenuhi permintaan konsumen berdasarkan Purchase Order yang ada maka staff pemasaran akan mengkonfirmasi hal tersebut kepada konsumen.
104
Start
Konsumen melakukan order dengan form PO atau Free Gift/ sample
Konfirmasi ke konsumen oleh staff pemasaran
Identifikasi jenis dan permintaan oleh staff pemasaran
Finish
Tidak
Tidak
Pengiriman SJ, Faktur, PO ke GBJ oleh Supervisor pemasaran
Reguler
Ya
Ya
Sesuai
Pembuatan Sales Order oleh staff pemasaran
Pengecekan SJ dan Faktur : So dan PO
Tidak
Faktur dan Surat Jalan dibuat oleh staff pemasaran
Tidak
Ya
Konfirmasi ke produksi oleh Manager pemasaran
Dapat dipenuhi
Pengecekan SO:PO oleh Supervisorp emasaran
Sesuai
Ya
Gambar 3.13: Flow chart penanganan pesanan customer 5. Jika permintaan dari konsumen dapat dipenuhi maka staff pemasaran akan membuat Sales Order berdasarkan PO yang ada. Untuk outlet Makro, Goro, Carrefour, Indomaret, Indogrosir, Clubstore dan distributor dapat dibuat tanpa SO. 6. SO yang dibuat akan dicek oleh supervisor pemasaran dan akan diteruskan dengan pembuatan Faktur dan Surat Jalan maing-masing rangkap lima oleh staff pemasaran.
105
Setelah dicek kembali oleh supervisor pemasaran dan mendapatkan tanda tangan persetujuan, maka seluruh dokumen tersebut kecuali Sales Order akan dikirimkan kepada Warehouse. Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: -
Mencatat pesanan konsumen
-
Membuat dokumen-dokumen yang diperlukan untuk memenuhi permintaan konsumen.
-
Memastikan pesanan konsumen ditangani dengan baik.
3.4.3.1.5 Servicing A. Prosedur penanganan retur barang oleh customer Tujuan dari prosedur ini adalah mengganti barang retur yang disampaikan oleh customer. Untuk menjaga kualitas produk dan nama baik perusahaan serta menjaga kredibilitas. Urutan prosedur penanganan retur barang oleh customer dapat dilihat pada Gambar 3.14. 1. Konsumen melakukan retur barang ke Warehouse dengan mengirimkan barang beserta Surat Jalan, barang retur akan diperiksa terlebih dahulu oleh staff Warehouse. 2. Setelah dilakukan pengecekan,staff Warehouse akan memberitahu staff pemasaran perihal retur yang dilakukan oleh konsumen 3. Staff Warehouse menandatangani surat jalan dari customer. Barang retur selanjutnya akan dikirim ke bagian produksi untuk diproses kembali dan staff Warehouse akan melakukan update pada kartu stok.
106
Value atau nilai yang dihasilkan oleh proses ini: - Memenuhi komitmen perusahaan terhadap pengembalian barang yang rusak/cacat. - Mengetahui kondisi produk retur.
Konsumen menyerahkan barang retur
Start
Finish
Diterima dan diperiksa oleh GBJ
GBJ update ke kartu stok
Staff GBJ menginformasikan kepada staff Marketing
Staff Warehouse menyerahkan barang retur ke production
Gambar 3.14: Flow chart penanganan retur barang oleh customer 3.4.3.2 Support Activities Untuk menjalankan aktivitas utama perusahaan, diperlukan beberapa aktivitasaktivitas pendukung. Berikut adalah beberapa aktivitas pendukung yang diperlukan oleh PT.Suryamas Mentari agar proses bisnis dapat berjalan, yaitu: 1. Infrastructure Infrastruktur yang mendukung proses bisnis PT.Suryamas Mentari, yaitu: 1. Penetapan kebijakan perusahaan oleh Direktur, dalam pengawasan kebijakan perusahaan Direktur dibantu oleh asistant-nya. Pengawasan setiap bagian dilakukan oleh masing-masing manajer yang ada dan bertanggung jawab kepada Presiden Direktur.
107
2. Pengurusan keuangan diatur oleh Bagian Finance/ Accounting. Bagian Finance membuat data hasil laporan keuangan berdasarkan mingguan, dan bulanan yang akan dilaporkan pada Manajer Finance/ Accounting untuk disetujui. Hasil yang didapatkan PT.Suryamas Mentari dari aktivitas ini, antara lain: 1. Semua bekerja sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. 2. Mencegah penyalahgunaan dana dan mengetahui laporan keuangan secara rinci. 2. Human Resource Management Human Resource yang dilakukan PT.Suryamas Mentari, yaitu: 1. Melakukan penggajian yang sesuai terhadap para karyawan, agar hak dan kewajiban karyawan dapat terpenuhi. 2. Melakukan proses perekrutan dengan selektif sehingga karyawan yang dimiliki oleh perusahaan merupakan professional di bidang nya
dan
pemberhentian karyawan yang tidak memenuhi standar kinerja ataupun tidak mengikuti oeraturan perusahaan yang dilakukan oleh manajer HRD. 3. Pengawasan kinerja para karyawan oleh HRD dan Manajer masing-masing bagian. Hasil yang didapatkan PT.Suryamas Mentari dari aktivitas ini, antara lain: 1. Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan. 2. Mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan.
108
3. Technology Development Agar dapat mendukung proses bisnisnya, PT.Suryamas Mentari menggunakan komputer (PC), telepon, fax, dan internet agar dapat lebih mudah dan cepat dalam mencari informasi dan berkomunikasi dengan pihak yang saling berhubungan. Penggunaan dan penambahan mesin juga dilakukan agar dapat meningkat kuantitas dan kualitas serta mempersingkat waktu produksi dari barang jadi yang dihasilkan. Hasil yang didapatkan PT.Suryamas Mentari dari aktivitas ini, antara lain: a. Mempercepat waktu produksi dan memperbanyak kuantitas barang jadi. b. Meningkatkan kualitas hasil produksi. c. Pengaturan data dan informasi yang baik. 4. Procurement Aktifitas pengadaan bahan baku merupakan aktivitas yang penting dalam menjaga kelancaran proses bisnis di PT.Suryamas Mentari. Pengadaan bahan baku penting untuk kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam pengadaan barang oleh PT.Suryamas Mentari,antara lain : 1. Menerima permintaan dari bagian Warehouse perusahaan 2. Melakukan pemesanan kepada supplier 3. Melakukan stock opname terhadap bahan baku yang ada. Hasil yang didapatkan PT.Suryamas Mentari dari aktivitas ini, antara lain: 1. Memastikan kelancaran proses produksi yang dilakukan 2. Menjamin kualitas barang jadi yang dihasilkan
109
3.4.3.3 Cost Penilaian terhadap value chain diperlukan untuk melihat kekuatan dan kelemahan dari proses bisnis yang dibahas pada primary activity. Analisa dilakukan pada biaya ( cost ) yang terdapat pada primary activity. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff PT. Suryamas Mentari maka didapatkan data operating cost seperti pada tabel 3.1 dan tabel 3.2 sebagai berikut:
Tabel 3.1 Operating Cost Primary Activity PT. Suryamas Mentari No
Primary Activitiy
Operating Cost
Persentase
1
Inbound Logistic
Rp 58.289.086
2%
2
Operations
Rp 27.267.160
1%
3
Outbound Logistic
Rp 21.813.728
0,8%
4
Sales and Marketing
Rp 2.698.446.118
95,5%
5
Service
Rp 19.727.910
0,7%
Total
Rp 2.825.544.002
100%
Sumber: Staff PT. Suryamas Mentari Keterangan hasil perhitungan: 1. Inbound Logistic 2%
: PT. Suryamas Mentari mengimpor sebagian besar bahan baku perusahaan sehingga biaya untuk melakukan Inbound Logistic menjadi lebih besar dibandingkan dengan Outbound Logistic.
110
2.
Operations 1%
: Kegiatan manufaktur perusahaan dilakukan dengan mengolah bahan baku utama menjadi barang jadi yang membutuhkan biaya yang tidak begitu besar.
3. Outbound Logistic 0,8%: biaya penanganan pengeluaran produk jadi untuk dikirimkan tidak besar, dikarenakan perusahaan menggunakan armada sendiri untuk mengirimkan produk ke daerah-daerah di jabodetabek dan ekspedisi
untuk
daerah-daerah
yang
di
luar
jangkauan yang ditanggung oleh konsumen. 4. Sales and Marketing 95.5% : Perhitungan biaya ini termasuk juga data penjualan produk yang dicatat oleh perusahaan, sehingga angkanya sangat signifikan dibandingkan dengan seluruh biaya dari perusahaan. Ditambah lagi biaya iklan yang sangat tinggi membuat jumlah biaya sales and marketing yang membengkak 5. Service 0,7%
: Kegiatan servis yang dilakukan oleh perusahaan hanya ketika konsmen melakukan retur, karena itu biaya untuk servis memiliki porsi yang kecil dibandingkan dengan biaya aktifitas yang lain, retur
dilakukan
oleh
konsumen
dengan
mengirimkan barang ke bagian gudang, oleh karena itu biaya yang ditanggung oleh perusahaan tidak besar.
111
3.4.4 Identifikasi Peluang (Opportunity Identification) Peluang yang didapat setelah melakukan Supply Chain Value Assesment terhadap PT. Suryamas Mentari adalah sebagai berikut
evolutionary models
Automation
e-Collaboration
•
Medium cost/risk
•
High cost/risk
•
Business model shift
•
Collaborative e-SCM models
•
Automation of processes
•
Transform industry dinamics
•
Formal budgeting
•
Market creation
•
New view of customer
•
Interoperative Value Chain
• • • • •
Organizational reinvention e-Business Medium/high cost/risk Integrative e-SCM models Virtual marketplace Customer self-service
•
De-focus on cost savings
•
New competitive advantage I-Marketing • Low cost/risk • Brochurware • Cost Savings • Experience Building • Minimal change to competitive advantage
• New revenue sources Revolutionary Models
Gambar 3.15 SCVA map of e-business opportunities Sumber: David (2003, p136)
3.4.5 Strategi Decision Setelah melakukan analisa terhadap PT. Suryamas mentari dengan Porter’s 5 Forces dan Value Chain Analysis pada tahap Supply Chain Value Assesment dapat disimpulkan bahwa strategi yang paling tepat untuk diterapkan pada PT. Suryamas
112
Mentari adalah dengan menerapkan integrative e-SCM pada kuadran e-Business yang terdapat pada gambar 3.15. Ini dikarenakan pada analisa cost dari Value Chain PT. Suryamas Mentari sangat terlihat bahwa biaya untuk Sales and Marketing sangat besar yaitu mencakup 95.5% dari keseluruhan total biaya primary activities sehingga untuk mendukung dan lebih meningkatkan penjualan perusahaan perlu adanya kerjasama yang baik antara pemasok dengan perusahaan maupun pelanggan untuk mengatasi masalahmasalah perusahaan seperti database perusahaan yang belum terintegrasi dan informasi yang tidak real-time sehingga perusahaan memerlukan sistem e-SCM yang terpadu agar dapat meningkatkan kinerja distribusi produk menjadi lebih baik lagi.
3.5 Permasalahan yang dihadapi Setelah melakukan analisa pada proses bisnis PT. Suryamas Mentari, permasalahan utama yang ditemukan pada PT. Suryamas Mentari adalah kurangnya integrasi antara bagian terkait baik antara perusahaan dengan supplier dan distributor (konsumen) maupun di dalam perusahaan itu mulai dari pembelian, produksi, hingga ke proses penjualan kepada distributor ,masalah ini memunculkan beberapa masalah, seperti: 1.
Laporan persediaan yang tidak real-time sehingga informasi yang ada tidak dapat menyajikan informasi yang terbaru ( update )
yang dapat menghambat aliran
distribusi produk. 2.
Tidak ada database terintegrasi di dalam perusahaan sehingga dapat menimbulkan Keterlambatan dalam aliran informasi.
113
3.
Permasalahan dengan arus barang (keterlambatan pengiriman, ketidaksesuaian pesanan, stok barang dan bahan baku yang tidak siap) apabila permintaan customer meningkat di waktu-waktu tertentu.
3.6 Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang terjadi di PT. Suryamas Mentari, maka usulan pembuatan sistem e-Supply Chain Management yang dibuat harus memenuhi kriteria sebagai berikut : 1. Sistem harus menyediakan informasi aliran barang yang real-time secara akurat sehingga dapat mendukung kinerja aliran distribusi produk dengan informasi yang tersedia. 2. Pembuatan database terintegrasi antar bagian dalam perancangan sistem e-Supply Chain Management. 3. Sistem harus bisa membantu perusahaan dalam masalah penyediaan barang (arus masuk-keluar barang kapasitas dan juga stok) dengan akurat sehingga dapat menghindari redudansi data dan proses bisnis yang panjang. 4. Sistem
harus
dapat
membantu
pengontrolan
jadwal
pengiriman
produk.
