BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT. Buana Indomobil Trada adalah anak perusahaan dari PT. Indomobil Niaga International, dimana tujuan visi dan misi perusahaan ada di PT. Indomobil Niaga International. Sejarah berdirinya PT. Indomobil Niaga International dimulai dengan lahirnya PT. Indomobil Suzuki Indonesia berdasarkan Akte Notaris Kharil Bahri, SH, dengan Akte No. 14 tertanggal 12 juni 1973. Sejauh dengan lajunya pembangunan Indonesia, PT. Suzuki Indonesia berganti nama menjadi PT. Indomobil Utama yang bergerak dibidang usaha pemasaran dan perakitan kendaraan Suzuki melalui departemen yang ada didalam perusahaan. a) Bidang Usaha dari PT. Indomobil Niaga International (IMNI) adalah sebagai berikut: Menjalankan usaha dalam bidang perdagangan umum, termasuk perdagangan import, eksport, antar pulau atau antar antar lokasi dan kendaraan bermotor. b) Menjalankan usaha sebagai supplier, distributor, komisioner, grosser dan agen usaha perdagangan, baik dalam negeri maupun luar negeri untuk kendaraan bermotor. c) Menjalankan usaha dalam bidang perbengkelan (workshop) dari kendaraan bermotor.
33
34
d) Menjalankan usaha dalam bidang pelayanan lepas jual (after sales service) dari kendaraan bermotor.
Dalam menjalankan usaha-usahanya, PT. Buana Indomobil Trada memiliki tujuan sebagai berikut: a) Meningkatkan market share, khususnya di penjualan mobil Suzuki b) Meningkatkan jumlah penjualan melalui usaha-usaha perbaikan yang tentunya dilandasi kepuasan pelanggan adalah yang utama (consumen satisfaction).
Jaringan pemasaran kendaraan bermotor roda empat merek Suzuki dari PT. Indomobil Niaga International (IMNI), pada saat ini sudah meluas hingga keseluruh Indonesia, dimana Suzuki dalam memasarkan produksinya melalui 34 buah main dealer, yaitu akan dijelaskan sebagai berikut : Di wilayah Jabotabek memiliki 10 buah main dealer, karena pangsa pasarnya paling banyak hingga mencapai 45% dari pasar nasional, yang diantaranya : PT Buana Indomobil Trada (BIT) terdiri dari 6 lokasi : - BSD (Serpong) - PIK (Pantai Indah Kapuk) - PI (Pondok Indah)
35
- STR (Sunter) - PG (Pulogadung) - DS (Dewi Sartika)
3.2 Visi dan Misi Visi dari PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut: •
Menjadi perusahaan yang terkemuka di dalam Suzuki Global Operation.
Misi dari PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut : •
Menjadi perusahaan otomotif yang dihargai dan terkemuka di Indonesia.
36
3.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
37
3.4 Uraian Jabatan Apabila dilihat struktur organisasi pada PT. Buana Indomobil Trada, yang menggunakan tipe organisasi garis dan staf (line and staff organization), maka dapat diketahui pembagian tugas serta tanggung jawab anggota organisasi dalam perusahaan. Berdasarkan tugas dan wewenangnya, struktur organisasi PT. Buana Indomobil Trada ini terdiri dari : A. Branch Manager Sebagai pimpinan cabang dalam perusahaan, memegang tugas manajemen perusahaan seperti : 1. Mempunyai kekuasaan yang bersifat menyeluruh, yaitu bertanggung jawab atas kebijaksanaan yang diambil oleh perusahaan. 2. Mewakili badan usaha didalam maupun diluar perusahaan. 3. Membuat laporan tentang hasil yang telah dicapai perusahaan selama satu periode pembukuan kepada pemegang saham. B. HRD & GA Menangani kegiatan perusahaan yang bersifat umum yang dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi beberapa departemen dan terdiri dari beberapa seksi : 1. Mengadakan seleksi penerimaan karyawan 2. Menyediakan berbagai fasilitas kerja 3. Mengembangkan produktivitas karyawan dan menjamin kesejahteraan
38
C. Marketing Menangani pemasaran kendaraan bermotor, dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi empat departemen yang masing-masing dipimpin oleh seorang manajer, yaitu : 1. Sales Departemen 2. Spare part Departemen 3. Service Departemen 4. Promotion Departemen D. Finance & Accounting Menangani kegiatan yang berhubungan dengan administrasi, akuntansi dan keuangan. Dipimpin oleh seorang direktur yang membawahi beberapa departemen dan terdiri beberapa seksi, adapun tugas dan wewenang dari divisi ini antara lain : 1. Mencari sumber-sumber dana, baik yang ada didalam perusahaan maupun diluar perusahaan. 2. Melakukan pengawasan keuangan, perencanaan keuangan dan pengelolaan kas. 3. Merundingkan syarat-syarat pinjaman dan pembayaran bunga atau angsuran pinjaman. 4. Melakukan pengawasan accounting yaitu seperti menetapkan fungsi bagian anggaran, menetapkan fungsi bagian internal audit.
39
5. Membuat Faktur Penjualan sesuai dengan SPK. 6. Mencatat pengeluaran dan aset yang terjadi di perusahaan. E. Service Advisor (SA) Tugas dan wewenang dari service advisor adalah : 1. Melakukan perjanjian dengan pelanggan, konfirmasi perjanjian
dan
mempersiapkan order pekerjaan. 2. Melayani penerimaan pelanggan, mempersiapkan dokumen penerimaan, mendengarkan keluhan pelanggan, memeriksa kendaraan dan menentukan pekerjaan yang dilakukan 3. Mencatat keinginan pelanggan, dimana Service Advisor memeriksa persediaan suku cadang, mengestimasi biaya serta tanggal dan waktu penyerahan, menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan dan mendapatkan persetujuan dari pelanggan, dan membuat SPK (Surat Perintah Kerja) order pekerjaan kepada mekanik. 4. Memonitor perkembangan perkerjaan dengan memeriksa perkembangan pekerjaan dan mendapatkan persetujuan dari pelanggan untuk perubahan pekerjaan. 5. Pemeriksaan
terakhir
sebelum
penyerahan,
dimana
Service
Advisor
melaksanakan pemeriksaan pada kendaraan, mempersiapkan dokumen dan mempersiapkan spare parts bekas untuk dikembalikan kepada pelanggan.
40
6. Service Advisor menjelaskan pekerjaan yang dilakukan dan berapa biaya yang harus dibayar oleh pelanggan. 7. Melakukan tindak lanjut pekerjaan service dengan melaksanakan Follow up setelah 3 hari kepada pelanggan. F. Foreman 1. Membantu Service Advisor melakukan diagnosa kerusakan pada kendaraan 2. Memeriksa kondisi kendaraan sesuai dengan keluhan pelanggan G. Service Mekanik 1. Melakukan diagnosa pada pelanggan 2. Melakukan service sesuai dengan SPK (Surat Perintah Kerja) 3. Menjaga kebersihan dan keamanan kendaraan pelanggan yang diservice H. Bagian Spare parts 1. Membuat Sales Order 2. Menyediakan spare parts yang dibutuhkan dalam SPK (Surat Perintah Kerja) dan menyerahkan kepada mekanik
41
3.5 Proses Bisnis / Prosedur yang Berjalan Pelanggan yang datang ke dealer diberikan nomor urut sesuai dengan urutan kedatangannya oleh Security. Pelanggan tersebut akan dipanggil dan dilayani oleh Bagian Service Advisor untuk melakukan pendaftaran service. Bagian Foreman akan memeriksa kondisi kendaraan dan menerima keluhan pelanggan. Setelah itu Bagian Service Advisor akan menginput data pelanggan dan jenis service ke dalam sistem serta membuat SPK (Surat Perintah Kerja) sebanyak 3 rangkap, yaitu : -
Rangkap 1, diberikan kepada Pelanggan.
-
Rangkap 2, diberikan ke Bagian Service Mekanik.
-
Rangkap 3, diberikan ke Bagian Accounting. Bagian
Service
Advisor
menyerahkan
SPK
ke
pelanggan
untuk
ditandatangani sebagai tanda persetujuan. Setelah ditandatangani, Bagian Spare parts melihat data SPK didalam sistem untuk menyiapkan Spare parts apa saja yang dibutuhkan dan membuat SPS (Surat Pengeluaran Stock). Bagian Service Mekanik meminta Spare parts yang dibutuhkan ke Bagian Spare parts untuk proses service. Setelah proses service selesai, pelanggan membayar biaya atas service kendaraannya Bagian Accounting. Dan Bagian Accounting akan membuatkan Faktur Penjualan (FP) berdasarkan SPK sebanyak 3 rangkap, yaitu : -
Rangkap 1, diberikan kepada Pelanggan.
-
Rangkap 2, diberikan ke Bagian Service Admin.
-
Rangkap 3, diberikan ke Bagian Accounting.
42
3.6 Rich Picturew
Gambar 3.2 Rich Picture
43
Keterangan : 1. Security memberikan nomor urut kepada pelanggan. 2. Pelanggan memberikan data diri dan jenis service yang diinginkan kepada SA. 3. SA membuat SPK dan menyerahkan kepada pelanggan untuk ditandatangani. 4. Pelanggan menandatangani SPK dan menyerahkan kembali ke SA. 5. a. SA memberikan SPK rangkap 1 kepada pelanggan. b. SA memberikan SPK rangkap 2 kepada Service Mekanik. c. SA memberikan SPK rangkap 3 kepada Accounting. 6. SA mengirim data Spare parts yang dibutuhkan kepada Bagian Spare parts. 7. Bagian Spare parts menyerahkan Spare parts dan SPS kepada Service Mekanik. 8. Pelanggan menyerahkan uang kepada Bagian Accounting untuk pembayaran service. 9. a. Bagian Accounting membuat FP (Faktur Penjualan) dan menyerahkan kepada Pelanggan. b. Bagian Accounting menyerahkan FP (Faktur Penjualan) kepada Service Admin.
44
3.7 Event Table Tabel 3.1 Event Table No
Event
Internal
Start When
Activity
Agent 1
Menginput data
Bagian Service
Ketika menerima
melakukan pendaftaran
pelanggan dan
Advisor
keluhan
service, Menginput data
pelanggan
pelanggan dan jenis
jenis service
service 2
Membuat SPK
Bagian Service
Ketika pelanggan
Membuat SPK sebanyak
(Surat Perintah
Advisor
sudah
3 rangkap, menyerahkan
memutuskan
SPK kepada pelanggan,
jenis service apa
Bagian Service Mekanik,
yang ingin
dan Bagian Accounting
Kerja)
dilakukan 3
4
Membuat SPS
Bagian Spare
Ketika Bagian
Membaca SPK, membuat
(Surat
parts
Service Mekanik
SPS, dan menyerahkan
Pengeluaran
meminta spare
spare parts kepada
Stock)
parts
bagian Service Mekanik
Membuat FP
Bagian
Ketika service
Menerima SPK rangkap
(Faktur
Accounting
selesai dilakukan
ke-3, menerima pembayaran, Membuat
45
Penjualan)
FP (Faktur Penjualan) sebanyak 3 rangkap dan menyerahkan kepada pelanggan, bagian Service admin, dan menyimpan FP (Faktur Penjualan) sebagai arsip.
3.8 Overview Activity Diagram
Gambar 3.3 Overview Activity Diagram
46
3.9 Workflow Table Tabel 3.2 Workflow Table Actor
Activity Menginput data pelanggan dan jenis service
Bagian Service Advisor
1. Memilih menu Inquiry__Data_Pelanggan
Komputer
2. Menampilkan menu Inquiry__Data_Pelanggan
Bagian Service Advisor
3. Menginput kd_pelanggan
Bagian Service Advisor
4. Menginput nama_pelanggan
Bagian Service Advisor
5. Menginput alamat_pelanggan
Bagian Service Advisor
6. Menginput telepon_pelanggan
Bagian Service Advisor
7. Menginput kontrak_kerja_pelanggan
Bagian Service Advisor
8. Menginput kota_pelanggan
Bagian Service Advisor
9. Menginput class_pelanggan
Bagian Service Advisor
10. Memilih menu save
Komputer
11. Menyimpan data_pelanggan
Membuat SPK
47
Bagian Service Advisor
12. Memilih menu SPK
Komputer
13. Menampilkan menu SPK
Komputer
14. Menggenerate no SPK, tangal_dan_jam_masuk
Bagian Service Advisor
15. Menginput kd_pelanggan
Komputer
16. Menggenerate nama_pelanggan
Komputer
17. Menggenerate alamat_pelanggan
Komputer
18. Menggenerate telpon_pelanggan
Bagian Service Advisor
19. Menginput tanggal_penyerahan
Bagian Service Advisor
20. Menginput warna
Bagian Service Advisor
21. Menginput no_polisi
Bagian Service Advisor
22. Menginput no_chasis
Bagian Service Advisor
23. Menginput no_mesin
Bagian Service Advisor
24. Menginput keluhan
Bagian Service Advisor
25. Memilih menu save
Komputer
26. Menyimpan SPK
Bagian Service Advisor
27. Memilih menu print
Komputer
28. Mencetak SPK sebanyak 3 rangkap
48
Bagian Service Advisor
29. Menyerahkan SPK rangkap 1 kepada pelanggan
Bagian Service Advisor
30. Menyerahkan SPK rangkap 2 kepada Service Mekanik
Bagian Service Advisor
31. Menyerahkan SPK rangkap 3 kepada Bagian Accounting
Membuat SPS Bagian Spare parts
32. Menerima data_spareparts_dari_service_advisor
Bagian Spare parts
33. Memilih menu SPS
Komputer
34. Menampilkan menu SPS
Komputer
35. Menggenerate no_SPS
Komputer
36. Menggenerate tgl_SPS
Bagian Spare parts
37. Memilih asal_dokumen
Bagian Spare parts
38. Memilih tipe_transaksi
Bagian Spare parts
39. Menginput kd_pelanggan
Komputer
40. Menggenerate nama_pelanggan
Bagian Spare parts
41. Menginput no_order
49
Bagian Spare parts
42. Menginput tgl_order
Bagian Spare parts
43. Menginput cara_pembayaran
Bagian Spare parts
44. Menginput no_spareparts
Komputer
45. Menggenerate nama_sparepart dan harga_jual
Bagian Spare parts
46. Menginput jumlah
Komputer
47. Menggenerate harga_bersih
Komputer
48. Menggenerate total_jual
Komputer
49. Menggenerate total_DPP
Komputer
50. Menggenerate total_PPN
Komputer
51. Menggenerate total
Bagian Spare parts
52. Memilih menu save
Komputer
53. Menyimpan SPS
Bagian Spare parts
54. Memilih menu print
Komputer
55. Mencetak SPS
Bagian Spare parts
56. Mengarsip SPS
Membuat FP
50
Bagian Accounting
57. Menerima SPK_rangkap_3_dari_service_advisor
Bagian Accounting
58. Memilih menu FP
Komputer
59. Menggenerate tgl_FP
Komputer
60. Menggenerate jam_FP
Bagian Accounting
61. Menginput kd_pegawai
Bagian Accounting
62. Memilih jenis_pembayaran
Komputer
63. Menggenerate jatuh_tempo
Bagian Accounting
64. Menginput no_SPK
Komputer
65. Menggenerate tgl_SPK
Bagian Accounting
66. Menginput no_polisi
Komputer
67. Menggenerate type
Komputer
68. Menggenerate tahun
Komputer
69. Menggenerate kilometer
Komputer
70. Menggenerate no_rangka
Komputer
71. Menggenerate no_mesin
Bagian Accounting
72. Menginput nama_pelanggan
Komputer
73. Menggenerate alamat
51
Komputer
74. Menggenerate no_telp
Komputer
75. Menggenerate keluhan
Bagian Accounting
76. Memilih jasa_perbaikan
Komputer
77. Menggenerate total
Bagian Accounting
78. Memilih pemakaian_spareparts
Bagian Accounting
79. Menginput jumlah
Komputer
80. Menggenerate harga_satuan
Komputer
81. Menggenerate sub_total
Komputer
82. Menggenerate potongan
Komputer
83. Menggenerate PPN
Komputer
84. Menggenerate total_keseluruhan
Bagian Accounting
85. Memilih menu save
Bagian Accounting
86. Menyimpan FP
Bagian Accounting
87. Memilih menu print
Komputer
88. Mencetak FP sebanyak 3 rangkap
Bagian Accounting
89. Menyerahkan FP rangkap 1 kepada pelanggan
Bagian Accounting
90. Menyerahkan FP rangkap 2 kepada Service Admin
52
Bagian Accounting
91. Mengarsip FP rangkap 3
3.10 Arsitektur Sistem Informasi 3.10.1 Software Spesikasi software yang digunakan pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Operation system
: Microsoft Windows XP
b. Aplikasi /Software : SDMS Ver 1.2.0.45 (Suzuki Dealer Management System) c. Database
: Mysql
d. Antivirus
: AVIRA, SMADAV 2011 Ref 8.6
3.10.2 Hardware Spesifikasi hardware yang digunakan oleh PT. Buana Indomobil Trada adalah sebagai berikut : a. Processor
: Intel core 2 duo
b. RAM
: 1.96 GB
c. Monitor
: Dell 14 inchi
d. Keyboard & Mouse
: Dell
e. Printer
: Canon
53
3.10.3 Network Sistem jaringan yang digunakan oleh PT. Buana Indomobil Trada adalah LAN.
3.10.4 User Pada PT. Buana Indomobil Trada terdiri dari 24 orang user utama, sedangkan sisanya adalah Sales. Pihak manajemen perusahaan memberikan wewenang dan hak akses kepada setiap user untuk dapat menggunakan dan mengakses sistem untuk memperoleh data sesuai dengan otorisasi area masing-masing.
54
3.10.5 Tampilan Aplikasi yang digunakan
Gambar 3.4 Tampilan Awal Aplikasi SDMS
Gambar 3.5 Tampilan Input Pelanggan Baru
55
Gambar 3.6 Tampilan Surat Perintah Kerja
56
Gambar 3.7 Tampilan Surat Pengeluaran Stock
57
Gambar 3.8 Tampilan Faktur Penjualan
