33 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN KHASANAH DATA
3.1
Metode Analisis dan Perancangan Untuk melakukan analisis dan perancangan pada khasanah data terdapat dua metode yang dapat digunakan. Kedua metode tersebut adalah metode bottom up dan metode top down. Metode bottom up dilakukan berdasarkan pada data yang diperoleh dari dokumen-dokumen maupun formulir-fomulir yang ada. Berdasarkan sifat data yang diperoleh merupakan current data (data sekarang), maka analisis bottom up digunakan sebagai prediksi masalah yang terjadi sekarang pada organisasi. Metode top down merupakan perencanaan strategi, dan diharapkan dapat mengidentifikasikan kebutuhan sumber data pada perusahaan untuk mendukung prediksi perusahaan pada masa mendatang. Ruang lingkup pada metode top down adalah meneliti atau menganalisa organisasi secara keseluruhan, dan menentukan sumber data yang dibutuhkan perusahaan. Metode yang akan digunakan untuk analisis dan perancangan adalah metode top down, karena metode tersebut berhubungan dengan arsitektur khasanah data. Dimana khasanah data memiliki data yang berasal dari berbagai sumber dan berfungsi untuk menganalisa data tersebut guna proses pengambilan keputusan.
34 3.2
Latar Belakang Organisasi PT. Syngenta Indonesia didirikan pada tanggal 1 November 2001, berdasarkan Akta Pendirian No. 210 tanggal 28 September 2001 oleh notaris Sucipto SH. PT. Syngenta Indonesia berkantor pusat di Jakarta beralamat pada Jl. Lingkar Mega Kuningan Kav. E1.2 No.1-2. PT. Syngenta Indonesia bergerak dibidang agribisnis yang menghasilkan produk untuk perlindungan tanaman dan kesehatan masyarakat. Jenis produk yang dihasilkan adalah herbisida, insektisida, fungisida, produk profesional, dan perlakuan benih. Memiliki pusat penelitian dan pengembangan berada di Cikampek. dan Lembang. Sedangkan pabrik berada di Gunung Putri, Bogor. Memiliki cabang dan gudang yang berada pada Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, Jambi, Sumatera Selatan, Bangka-Belitung, Bengkulu, Lampung, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Bali, Kalimantan Barat, Kalimantan Selatan, Kalimantan Tengah, Kalimantan Timur, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Tengah, dan Sulawesi Utara.
3.3
Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber PT. Syngenta Indonesia) 35
Struktur Organisasi
36 3.3.1 Tugas dan Wewenang Berdasarkan pada struktur organisasi PT. Syngenta Indonesia dapat dijabarkan mengenai tugas dan wewenang dari masing-masing bagian sebagai berikut: 1) President Director •
Mengarahkan dan mengawasi perkembangan perusahaan.
2) Human Resource and Admin •
Memutuskan mengenai penerimaan karyawan sampai pada tingkat tertentu serta merekomendasikan calon karyawan.
•
Bertanggung jawab terhadap masalah yang umum dalam perusahaan dan sumber daya manusia.
3) Finance and Accounting •
Bertanggung jawab terhadap permintaan dan pengeluaran pemasaran.
•
Bertanggung jawab terhadap seluruh pendataan penerimaan dan pengeluaran keuangan perusahaan.
•
Mengawasi seluruh hutang dan piutang perusahaan.
•
Inventarisasi kekayaan perusahaan.
4) Sales •
Menangani penjualan produk-produk di seluruh wilayah yang telah ditetapkan.
•
Melaksanakan program-program penjualan.
•
Menangani penagihan.
37 5) Marketing •
Menangani pemasaran produk.
•
Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.
•
Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.
•
Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun kedalam.
6) Supply Chain •
Menangani persediaan bahan baku dan produk.
•
Menangani distribusi produk.
7) Manufacturing •
Menangani produksi dari bahan baku hingga menjadi produk.
8) Research and Development •
Penelitian bahan aktif dari produk.
•
Uji lapangan.
9) Farmer Support Team Manager •
Memantau perkembangan penyuluhan.
10) Field Crop Manager •
Menangani pemasaran produk pestisida untuk tanaman pangan.
•
Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.
•
Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.
38 11) Up Land Vegetable Manager •
Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran tinggi.
•
Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.
•
Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.
12) Low Land Vegetable Manager •
Menangani pemasaran produk pestisida untuk sayuran dataran rendah.
•
Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.
•
Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.
13) Plantation and Public Health Manager •
Menangani pemasaran produk pestisida untuk perkebunan dan produk kesehatan masyarakat.
•
Menangani pemberantasan nyamuk, rayap, dan kecoa (yang mengganggu manusia).
•
Memantau perkembangan pasar dan mencari peluang-peluang pasar yang baru.
•
Perencanaan dan pemantauan strategi pemasaran.
39 14) Training Manager •
Menangani pelatihan para staff sales untuk meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan dalam menjual produk.
15) Stewardship Manager •
Memantau keamanan produk mulai dari bahan baku hingga sampai kepada pihak konsumen.
16) Communication Manager •
Mengkomunikasikan mengenai perusahaan baik keluar maupun kedalam.
17) Farmer Support Team Executive •
Bertanggung jawab terhadap Farmer Support Team Manager.
•
Memberikan penyuluhan mengenai bertani.
•
Memberikan penyuluhan mengenai pengelolaan pasca panen dan pemasarannya.
3.4
Subyek Data dan Fungsi Bisnis Subyek data pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok sumber data, dapat terdiri dari orang atau barang bahkan hal yang nyata atau abstrak. Subyek data ini berguna untuk menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Pada tabel 3.1 dapat dilihat subyek data yang dimiliki oleh PT. Syngenta Indonesia.
40 Tabel 3.1 Subyek Data. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
SUBYEK DATA Karyawan Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi Pembelian
Fungsi bisnis pada PT. Syngenta Indonesia merupakan kelompok dari aktivitas perusahaan yang secara bersama-sama mendukung suatu aspek yang terdiri atas tujuan, visi, dan misi dari perusahaan. Pada tabel 3.2 dapat dilihat fungsi bisnis yang dimiliki oleh PT. Syngenta Indonesia
41 Tabel 3.2 Fungsi Bisnis. No 1 2
FUNGSI BISNIS Pengawasan perusahaan Rekrutmen
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Pelatihan dan penempatan karyawan Kebijakan kompensasi Pembayaran biaya RT perusahaan Perencanaan keuangan Pengeluaran kas Penggajian karyawan Perencanaan neraca keuangan Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk Klaim penjualan
15 16 17
Promosi produk Perencanaan produk Analisa pasar
18 19 20 21 22 23 24 25
Prediksi penjualan Penyediaan bahan baku Pengiriman produk Perencanaan kapasitas produksi Penjadwalan pabrik Pembuatan produk Uji lapangan Analisa bahan aktif
3.5
Analisis Matriks
3.5.1
Organisasi vs Lokasi Pada tabel 3.3 merupakan tabel hubungan antara organisasi dan lokasi. Dapat disimpulkan bahwa bagian-bagian dari organisasi berada pada lokasi yang telah ditentukan. Kegiatan dari masing-masing departemen secara umum terjadi
42 di pusat. Sedangkan kegiatan yang dilakukan pada masing-masing cabang merupakan hasil keputusan dari pusat.
Stewardship Manager Communication Manager Farmer Support team Executive
LOKASI
President Director Human Resource & Admin Finance & Accounting Sales Supply Chain Manufacturing Research & Development
ORGANISASI
Marketing Farmer Support Team Manager Field Crop Manager Up Land Vegetable Manager Low Land Vegetable Manager Plantation & Public Health Man. Training Manager
Tabel 3.3 Matriks Organisasi vs Lokasi.
Jakarta Sumatera Utara Sumatera Barat Riau Jambi Sumatera Selatan Bangka Bengkulu Lampung Jawa Barat Jawa Tengah Jawa Timur Bali Kalimantan Barat Kalimantan Selatan Kalimantan Timur Sulawesi Selatan Sulawesi Tenggara Sulawesi Tengah Sulawesi Utara
3.5.2
Organisasi vs Subyek Data Pada tabel 3.4 dapat terlihat keterkaitan kegiatan yang dilakukan antara bagian-bagian dari organisasi dengan subyek data.
43 Tabel 3.4 Organisasi vs Subyek Data.
ORGANISASI
Karyawan Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi Pembelian
SUBYEK DATA
President Director Human Resource & Admin Finance & Accounting Sales Supply Chain Manufacturing Research & Development Marketing Farmer Support Team Manager Field Crop Manager Up Land Vegetable Manager Low Land Vegetable Manager Plantation & Public Health Man. Training Manager Stewardship Manager Communication Manager Farmer Suport Team Executive
3.5.3
Fungsi Bisnis vs Organisasi Pada tabel 3.5 dapat terlihat efisiensi dan efektivitas proses kerja dari fungsi bisnis terhadap bagian-bagian dari organisasi.
44
Field Crop Manager Up Land Vegetable Manager Low Land Vegetable Manager Plantation & Public Health Man. Training Manager Stewardship Manager Communication Manager Farmer Support Team Executive
RA EW RA EW
Pelatihan dan penempatan karyawan Kebijakan kompensasi Pembayaran biaya RT perusahaan Perencanaan keuangan I Pengeluaran kas Penggajian karyawan Perencanaan neraca keuangan I Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk Klaim penjualan Promosi produk Perencanaan produk Analisa pasar
I I
Prediksi penjualan Penyediaan bahan baku Pengiriman produk Perencanaan kapasitas produksi Penjadwalan pabrik Pembuatan produk Uji lapangan Analisa bahan aktif
I
I
I
RA EW RA EW RA EW
RA EW
I I RA EW RA EW
I
RA EW RA EW RA EW
I I I I
I
RA EW RA EW RA EW
I
RA EW
I
I I
R A EW EW EW EW EW R A EW EW EW EW EW R A EW EW EW EW EW
I I
I
I
R A EW EW EW EW EW RA EW
I
Pengawasan perusahaan Rekrutmen
I I
RA EW RA EW RA EW RA EW RA EW
I I I
I
EW
I
RA EW
I
FUNGSI BISNIS
President Director
ORGANISASI
Human Resource & Admin Finance & Accounting Sales Supply Chain Manufacturing Research & Development Marketing Farmer Support Team Manager
Tabel 3.5 Fungsi Bisnis vs Organisasi.
I I I
45 Keterangan: R: Direct management responsibility Menunjukkan unit organisasi yang menerima pertanggungjawaban secara langsung terhadap fungsi bisnis. A Executive or policy making authority Menunjukkkan unit organisasi yang memiliki wewenang dalam membuat dan melaksanakan kebijaksanaan perusahaan yang berkaitan dengan fungsi bisnis. I:
Involved in the function Menunjukkan keterkaitan suatu unit organisasi terhadap fungsi bisnis.
E: Technical expertise Menunjukkan unit organisasi yang mempunyai keahlian teknis dalam pelaksanaan fungsi bisnis. W: Actual execution of the work Menunjukkan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan yang terdapat pada fungsi bisnis.
3.5.4
Fungsi Bisnis vs Subyek Data Pada tabel 3.6 dapat terlihat hubungan antara fungsi bisnis dan subyek data untuk menentukan siapa yang berhak dan yang terkait dengan kegiatan yang telah ditentukan, kegiatan tersebut adalah create, update, read, delete.
46 Tabel 3.6 Fungsi Bisnis vs Subyek Data. Pembelian
Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi
FUNGSI BISNIS
Karyawan
SUBYEK DATA
Pengawasan perusahaan R R R R R R R R R R RU RU Rekrutmen CD CD Pelatihan dan penempatan karyawan RCUD RU RU Kebijakan kompensasi CD RU Pembayaran biaya RT perusahaan CD RU Perencanaan keuangan CD Pengeluaran kas Penggajian karyawan Perencanaan neraca keuangan Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk Klaim penjualan Promosi produk Perencanaan produk Analisa pasar Prediksi penjualan Penyediaan bahan baku Pengiriman produk Perencanaan kapasitas produksi Penjadwalan pabrik Pembuatan produk Uji lapangan Analisa bahan aktif
RU CD RU CD
RU
R R R
R
R R
R
R
RU CD
RU
R RU
R RU CD
R R
RU
R R
R
RU RU CD
RU
R R
RU CD
R R
R RU CD
R
R RU CD
R
RU CD
R R R R
R R R R R R R
RU CD
R R
R R R
R
RU CD
RU CD RU CD
Keterangan: R: Read Menunjukkan subyek data yang dapat dibaca dalam melakukan fungsi bisnis. C: Create Menunjukkan subyek data yang dapat dibuat dalam melakukan fungsi bisnis.
47 U: Update Menunjukkan subyek data yang dapat diubah
dalam melakukan fungsi
bisnis. D: Delete Menunjukkan subyek data yang dapat dihapus dalam melakukan fungsi bisnis.
3.6
Analisis Critical Success Factor Critical Success Factor pada PT. Syngenta Indonesia merupakan sejumlah faktor dari area atau ruang lingkup tertentu yang diprediksi dapat memberikan hasil (yang dapat diukur) baik secara individual, departemen, maupun organisasi. Pada perusahaan analisis CSF perlu dilakukan untuk menganalisa hasil yang telah dicapai oleh perusahaan, berdasarkan faktor-faktor yang dimiliki oleh perusahaan dapat dijadikan sebagai bahan analisis bagi kemajuan maupun perkembangan perusahaan. Salah satu faktor CSF
yang terdapat pada bagian pemasaran PT.
Syngenta Indonesia adalah mengenai peningkatan volume penjualan per tahun pada berbagai wilayah (termasuk pada cabang dan pusat) sebesar kurang lebih 10%.
3.7
Teknologi Informasi PT. Syngenta Indonesia Teknologi Informasi pada PT. Syngenta Indonesia merupakan suatu bidang yang penggunaannya mendukung proses kerja perusahaan agar dapat
48 menjadi lebih efisien dan efektif. Teknologi informasi yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia terdiri dari perangkat keras dan piranti lunak.
3.7.1
Perangkat Keras Perangkat keras yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia antara lain: •
4 unit server.
•
60 unit komputer sebagai workstation.
•
Memiliki
jaringan
untuk
menghubungkan
server
dengan
workstation. 3.7.2
Piranti Lunak Piranti lunak yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu: a) Sistem operasi menggunakan Windows 2000 Professional dan Windows 2000 Advanced Server. b) Sistem aplikasi yang terdapat pada PT. Syngenta Indonesia yaitu: 1. Sistem aplikasi Sales Order 2. Sistem aplikasi Sales Ledger 3. Sistem aplikasi Stock Control 4. Sistem aplikasi Puchase Order 5. Sistem aplikasi Purchase Ledger 6. Sistem aplikasi General Ledger 7. Sistem aplikasi Material Production Control 8. Sistem aplikasi Manufacturing Production Control 9. Sistem aplikasi Employee
49 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Pada tabel 3.7 dapat terlihat hubungan antara Aplikasi dengan Fungsi Bisnis. Aplikasi ini berfungsi menyimpan data mengenai aktivitas yang terjadi di dalam perusahaan.
APLIKASI
FUNGSI BISNIS Pengawasan perusahaan Rekrutmen Pelatihan dan penempatan karyawan Kebijakan kompensasi Pembayaran biaya RT perusahaan Perencanaan keuangan Pengeluaran kas Penggajian karyawan Perencanaan neraca keuangan Analisa profit Analisa harga dasar produk Pengaturan wilayah Menjual produk Klaim penjualan Promosi produk Perencanaan produk Analisa pasar Prediksi penjualan Penyediaan bahan baku Pengiriman produk Perencanaan kapasitas produksi Penjadwalan pabrik Pembuatan produk Uji lapangan Analisa bahan aktif
Manufacturing Production Control Employee
Tabel 3.7 Fungsi Bisnis vs Aplikasi.
Sales Order Sales Ledger Stock Control General Ledger Purchase Order Purchase Ledger Material Production Control
3.7.3
50 3.7.4
Matriks Subyek Data vs Aplikasi Pada tabel 3.8 dapat terlihat hubungan antara subyek data dengan aplikasi, masing-masing subyek data memiliki aplikasi dan saling berkaitan.
APLIKASI
SUBYEK DATA
Sales Order Sales Ledger Stock Kontrol General Ledger Purchase Order Purchase Ledger Material Production Control Manufacturing Production Control Employee
Tabel 3.8 Subyek Data vs Aplikasi.
Karyawan Penjual Penjualan Keuangan Persediaan Produk Penelitian Pelanggan Promosi Pembelian
3.8
Analisis Kebutuhan Data dan Informasi PT. Syngenta Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang agribisnis, dan memiliki cabang diberbagai daerah oleh karena itu PT. Syngenta Indonesia memerlukan laporan berisi data yang tepat. Sehingga data tersebut dapat dianalisa oleh pihak pengambil keputusan dalam perusahaan.
51 Karena data yang dibutuhkan merupakan suatu hal sangat penting untuk merancang khasanah data, dapat disimpulkan kebutuhan data dan informasi terdiri data dari pelanggan, penjualan, promosi, produk, dan salesman yang terdapat pada database PT. Syngenta Indonesia, dimana data tersebut meliputi data historis maupun data sekarang.
3.9
Masalah yang Dihadapi Masalah-masalah
yang
dihadapi
oleh
PT.
Syngenta
Indonesia
berdasarkan pada bagian pemasaran adalah: •
Pihak pimpinan departemen pemasaran mengalami kesulitan untuk menganalisa serta mengambil keputusan dalam hal perencanaan strategi pemasaran.
•
Mengalami kesulitan untuk memperoleh data yang dibutuhkan sehingga pada proses analisa belum dapat memberi hasil yang maksimal.
3.10
Pemecahan Masalah Berdasarkan pada masalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan diperoleh cara alternatif dalam mengatasi masalah tersebut dengan menganjurkan perancangan aplikasi khasanah data. Karena khasanah data dapat mendukung untuk memperoleh data yang diinginkan oleh pengguna dan membantu proses analisa secara cepat. Hal ini menyebabkan proses pengambilan keputusan dapat dengan mudah dilakukan oleh pihak yang berwenang.
