DATA WAREHOUSE PADA PT. BATARA PRIMA SELERA ( CUPPA COFFEE )

1

DATA WAREHOUSE PADA PT. BATARA PRIMA SELERA ( CUPPA COFFEE ) Ferdinan Wahab Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Bayu Saptoadi Reksoprodjo Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Suci Wulandari Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Henry Antonius Eka W Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN adalah menganalisis dan merancang data warehouse dari berbagai sumber data yang ada untuk menghasilkan laporan yang sesuai kebutuhan perusahaan. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah studi kepustakaan, pengumpulan data dengan melakukan wawancara. Dan metode perancangan dibuat dengan metode perancangan data warehouse menurut kimball yang terdiri dalam 9 tahap (nine – step methodology). HASIL YANG DICAPAI ditemukan beberapa kelemahan. Pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam mendapatkan data secara mudah dan cepat, sehingga pihak eksekutif terkesan lambat dalam pembuatan keputusan.Untuk itu perusahaan disarankan untuk menggunakan aplikasi data warehouse yang diusulkan sehingga kelemahan – kelemahan yang ada dapat teratasi. SIMPULAN aplikasi data warehouse tersebut maka diharapkan proses analisis dan pengambilan keputusan dapat dilaksanakan dengan efektif dan efisien oleh pihak eksekutif. Data yang tersimpan di dalam data warehouse bersifat historis sehingga dapat digunakan oleh perusahaan untuk mengambil keputusan dalam membuat strategi di waktu mendatang.

1. PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang pesat, dengan itu banyak organisasi yang terus mencari cara untuk meningkatan pengunaan dari sistem informasi yang berbasis komputer. Dan pada saat ini pendayagunaan komputer sudah banyak ditekankan pada otomatisasi proses transaksi terutama proses rutin dilakukan setiap harinya, semua data transaksi tersebut akan disimpan dan diakumulasikan menjadi kumpulan data yang besar dimana berisi semua data bisnis dari organisasi tersebut yang nantinya diperlukan untuk organisasi tersebut. Maka data sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi karena dapat menghasilkan informasi, yang informasi tersebut dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan yang penting bagi top management di organisasi tersebut dalam menunjang proses bisnisnya. Dengan adanya teknologi informasi dihasilkan sebuah database, dimana data yang disimpan dalam database tersebut semakin lama semakin banyak karena proses dan transaksi bisnis berlansung setiap waktu. Dalam pengelolaan database organisasi baik organisasi bisnis maupun organisasi non profit terdapat istilah bahwa “organisasi kaya akan data, tetapi miskin akan informasi” atau “businesses have been rich in data and poor in information”. Akan tetapi database yang semakin penuh akan memperlambat proses pembuatan laporan dan akan menganggu proses operasional sistem informasi jika database tersebut akan digunakan dan diambil untuk reporting, sedangkan pihak eksekutif membutuhkan informasi yang cepat dan terpadu. Maka perusahaan perlu untuk mengubah arsip data yang ada menjadi sumber daya pengetahuan, sehingga tampilan yang terintegrasi dari data perusahaan dapat direpresentasikan ke user. Dengan adanya informasi yang dapat diakses dengan mudah dan cepat, performa kerja perusahaan dapat dimonitor dan dikendalikan setiap saat, sehingga permasalahan dalam pengambilan keputusan bisa dilakukan lebih awal. Oleh karena itu, dibutuhkan database yang informasinya terintegrasi dari proses

2

yang berbeda. Disini database yang akan digunakan untuk analisis tersebut adalah data warehouse. Data warehouse merupakan serangkaian teknologi yang dirancang untuk mentransformasikan data menjadi informasi yang berguna. Data warehouse menjadi suatu jenis berbeda dari database komputer sepanjang akhir 1980 dan awal 1990. Telah dikembangkan untuk mempertemukan suatu pertumbuhan permintaan bagi Manajemen Informasi dan Analisa yang tidak bisa dijumpai oleh sistem operasional (program aplikasi). Sistem operasional (program aplikasi) tidak mampu untuk mempertemukan kebutuhan ini untuk beberapa pertimbangan: • Pengolahan pelaporan data yang banyak/ besar dapat mengurangi waktu tanggap sistem operasional (program aplikasi). • Perancangan database sistem operasional (program aplikasi) tidaklah dioptimalkan untuk Analisa Informasi dan Pelaporan. • Kebanyakan organisasi mempunyai lebih dari satu sistem operasional (program aplikasi), maka pelaporan secara keseluruhan organisasi tidak bisa didukung dari sistem tunggal. • Pengembangan laporan sistem operasional (program aplikasi) sering memerlukan program komputer spesifik yang mahal dan lambat. Dengan demikian, suatu data warehouse biasanya memiliki data dalam jumlah yang sangat besar karena berasal dari unit organisasi. Untuk mendukung perusahaan tersebut dalam mengelola data dan informasi yang dikumpulkan, maka dibutuhkan sebuah aplikasi data warehouse yang diintegrasikan dengan database yang ada dalam perusahaan tersebut. Data warehouse akan dianalisis dan dirancang untuk dapat memberikan kemudahan bagi PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) dalam penyajian informasi yang lebih mudah dan cepat untuk proses analisis dan pengambilan keputusan yang tepat dan berkualitas bagi top management. PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang makanan dan cafe. Perusahaan yang terletak di Ruko Kebon Jeruk Mediterania Lt. 20 Meruya Ilir Srengseng Jakarta barat 11630. PT. Batara Prima Selera telah memiliki banyak cabang di kota-kota yang ada di Indonesia dan berkembang terus hingga sekarang. Pihak eksekutif PT. Batara Prima Selera memerlukan laporan-laporan yang berkaitan untuk melakukan keputusankeputusan dan kebijakan-kebijakan untuk pengembangan bisnis dimasa yang akan datang. Dengan seiringnya berjalan waktu, data yang tersimpan semakin bertambah banyak, maka diperlukan waktu yang cukup lama dalam mengolah data yang bersangkutan sehingga pembuatan laporan pun akan terhambat. Dengan itu diperlukan suatu sistem yang dapat diintegrasikan dengan baik dan mampu memberikan informasi yang real time yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efesiensi kinerja operasional suatu perusahaan. Database tidaklah cukup untuk menampung penyimpanan data perusahaan dalam kurun waktu tertentu. Oleh karena itu diperlukan adanya suatu data warehouse yang berfungsi menyimpan data dalam waktu yang panjang dan mengintegrasikan database-database yang ada sehingga menghasilkan laporan yang berguna untuk meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam pengambilan keputusan oleh pihak eksekutif perusahaan. Tujuan penulisan : 1. Menghasilkan rancangan struktur data yang didapat dari identifikasi sumber data yang ada. 2. Membangun prototype aplikasi yang mendukung data warehouse. 3. Menghasilkan laporan-laporan yang berkaitan dengan penjualan termasuk promosi didalamnya dan biaya sesuai dengan kebutuhan.

3

Manfaat penulisan : 1. Mempermudah penyajian laporan kepada pihak eksekutif yang dapat dilihat dari berbagai sudut pandang (multidimensi) yang lebih mengerti dan dipahami seperti menggunakan grafik/chart. 2. Mempermudah pihak eksekutif untuk melakukan analisis dan mendapatkan informasi yang sudah bersifat summary untuk mengetahui perkembangan bisnis organisasi. 3. Memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan tahunan dalam organisasi.

2. METODOLOGI Dalam melakukan analisa dan perancangan data warehouse pada PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee), digunakan metodologi sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan mempelajari buku – buku teks, artikel, dan situs-situs web yang bersangkutan dengan data warehouse yang dapat digunakan untuk membuat suatu perancangan data warehouse. 2. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung di perusahaan dengan mengidentifikasi data yang ada diperusahaan tersebut dan melakukan wawancara untuk memperoleh kebutuhan informasi serta mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan. 3. Metode Perancangan Berdasarkan pernyataan Kimball dan Ross di Connoly dan Begg (2005, p1187), terdapat sembilan tahapan dalam membangun sebuah Data Warehouse yang dikenal dengan nine-step methodology, yaitu sebagai berikut : 1. Memilih Proses (Choosing the Process) Proses (fungsi) bisnis merujuk pada subjek masalah atau kebutuhan bisnis dan pemahaman mengenai data yang tersedia pada perusahaan. Data Warehouse yang nantinya akan dibangun harus sesuai dengan anggaran dan dapat menjawab masalah-masalah bisnis yang penting. 2. Memilih Grain (Choosing the Grain) Memilih Grain yaitu menentukan hal yang sebenarnya dihadirkan oleh tabel fakta. Setelah menentukan grain-grain pada tabel fakta, dimensi-dimensi untuk setiap fakta diidentifikasi. Pada proses ini juga tingkat granularity dari data akan ditentukan. 3. Identifikasi dan membuat dimensi yang sesuai ( Identifying and Conforming the dimensions) Mengidentifikasi dimensi disertai deskripsi detail yang secukupnya. Ketika tabel dimensi berada pada dua atau lebih Data Warehouse, maka tabel dimensi tersebut harus mempunyai dimensi yang sama atau salah satu merupakan subset dari yang lainnya. Jika suatu tabel dimensi digunakan oleh lebih dari satu Data Warehouse, maka dimensinya harus disesuaikan. 4. Memilih Fakta (Choosing the Facts) Memilih fakta yang akan digunakan dalam tabel fakta berdasarkan proses bisnis dan Grain yang telah ditentukan. Untuk memilih fakta perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna dalam kaitannya dengan proses bisnis tertentu. 5. Menentukan data per-kalkulasi dari tabel Fakta (Storing pre-calculation in the Fact table) Setelah kita menentukan fakta, maka setiap fakta perlu diuji apakah fakta lain yang merupakan hasil kalkulasi dari fakta-fakta yang telah ditentukan. Fakta hasil kalkulasi sebaiknya disimpan didalam tabel fakta, karena fakta ini akan dapat meningkatkan performasi dalam memberikan hasil query. Disamping itu juga perlu diketahui bahwa dengan menyimpan fakta hasil kalkulasi dalam tabel fakta berarti ada tambahan penggunaan kapasitas dalam basis data.

4

6. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the Dimensions tables) Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah menambahkan informasi deskriptif yang berhubungan dengan setiap tabel dimensi yang ada. Disamping itu, untuk melengkapi atribut tabel dimensi dengan cepat maka perlu dilakukan identifikasi mengenai bagaimana tabel-tabel dimensi saling berhubungan. 7. Memilih durasi dari basis data (Choosing the duration of the database) Menentukan durasi data yang akan dimasukkan kedalam Data Warehouse berdasarkan kebutuhan perusahaan. Hal ini perlu dilakukan supaya data yang akan dianalisis berdasarkan jangka waktu tertentu berada dalam Data Warehouse. 8. Melacak dimensi yang berubah secara perlahan (Tracking slowly changing dimension) Slowly changing dimension dapat menjadi sebuah masalah. Ada tiga tipe dasar slowly changing dimension, yaitu : • Atribut dimensi yang berubah akan terhapus dan terisi nilai atribut baru. • Atribut yang berubah akan tetap tersimpan dan akan dimasukkan suatu record baru dengan atribut yang sudah berubah. • Atribut dimensi yang telah berubah menimbulkan alternatif sehingga nilai atribut lama dan baru dapat diakses dalam sebuah dimensi yang sama. 9. Menentukan prioritas dan mode query (Deciding the query priorities and the query modes) Pada tahap ini kita mempertimbangakan perancangan fisik. Ini merupakan salah satu salah satu tahap penting untuk membentuk suatu tabel fakta secara fisik dan memunculkan summarized dan aggregation.

3. HASIL DAN BAHASAN 3.1 HASIL PENELITIAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan metode kepustakaan,wawancara dan survei mendapatkan hasil berupa : A. Visi dan Misi Perusahaan • Visi - Memuaskan customer terutama para pecinta kopi, karena di CUPPA COFFEE terdapat banyak jenis kopi yang nikmat. - Membuat inovasi pencampuran kopi dengan bahan-bahan lain yang menambah cita rasa kopi semakin nikmat disajikan untuk customer. - Mempertahankan menggunakan biji kopi lokal dari Indonesia sebagai salah satu produk kebanggan di negeri sendiri. • Misi - Menjadi kafe yang patut diperhitungkan dan bisa memimpin dipasaran dibidang cita rasa kopi di Indonesia. Menambah cabang di Indonesia terutama di Jakarta yang sebagai Ibukota Negara ini. Agar para pecinta kopi tahu akan kehadiran CUPPA COFFEE dan bisa menikmati produk-produk yang disajikan. B. Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee), yaitu sebagai berikut :

-

Belum bisa menyediakan informasi yang dapat dilihat secara multidimensi yang memberikan kemudahan bagi pihak eksekutif dalam proses analisis dan pengambilan keputusan. Data historis pada perusahaan belum dapat dimanfaatkan secara optimal untuk penyajian data dalam bentuk summary untuk mendukung pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan.

5

-

Adanya kesulitan pihak eksekutif untuk melakukan analisis dari laporan yang dihasilkan dimana laporan tersebut masih terlalu rinci atau detail. C. Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan metode pemodelan data yang menggambarkan entitas – entitas yang ada pada suatu database dan relasi atau hubungan dari masing – masing entitas tersebut. Dari ERD itu kita dapat mengetahui alur atau hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya. Sehingga dari ERD ini pihak eksekutif akan memperoleh informasi mengenai proses aliran data yang berisi entitas maupun atributnya, dan nantinya akan memudahkan pihak eksekutif untuk membuat suatu keputusan.

Gambar 3.2 Entity Relationship Diagram (ERD) 3.2 JAWABAN ATAS PERMASALAHAN Berdasarkan permasalahan yang dihadapi diatas, berikut ini adalah alternatif pemecahan masalah yang diusulkan : - Dengan adanya data warehouse, data yang ada dapat mendukung kebutuhan pihak eksekutif akan informasi karena penyajian informasinya yang multidimensional berupa grafik dan chart. - Dengan adanya data warehouse, data historis perusahaan dapat diintegrasikan sehingga hasilnya dapat dimanfaatkan secara optimal untuk bahan analisis. - Dengan adanya data warehouse, data perusahaan yang sudah diintegrasi dapat dianalisis dan lebih mudah dimengerti user sehingga pengambilan keputusan menjadi lebih cepat. 3.3 PENJELASAN HASIL Berdasarkan permasalahan dan alternatif yang telah dijabarkan diatas, maka akan diperoleh hasil rancangan data warehouse untuk PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee). Berikut penjelasan hasilnya :

6

A. Star Schema Bentuk skema yang digunakan pada perancangan data warehouse ini adalah star schema. Terdapat 2 fact table dan 5 dimensi table yang dihasilkan, yaitu :

Gambar 4.9 Star Schema

B. Perancangan Data Warehouse Pada PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee). Gambar dibawah ini merupakan tampilan rancangan program bagian login pada PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee). Dimana terdiri dari dua textfield yang harus di isi yaitu username dan password. Dan terdapat pesan kesalahan apabila username atau password yang dimasukkan salah. Lalu terdapat juga tampilan reporting yang berisi pivot table dan chart yang akan menampilkan informasi berdasarkan dimensi yang ada dan periode waktu tertentu.

1.

Tampilan Layar Login

7

2.

Tampilan Layar File Pivot

3.

Tampilan Layar Pivot Total Cost

4.

Tampilan Layar Pivot Total Sales

8

4. SIMPULAN DAN SARAN 4.1 SIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan data warehouse yang telah dilakukan pada PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : • Rancangan data warehouse dapat menyajikan informasi yang dapat dilihat secara multidimensional karena data warehouse dirancang menggunakan metode star schema dimana data digambarkan didalam schema bintang yang mendukung dan memudahkan dalam join table dimensi. • Dengan dibangunnya data warehouse, data historis perusahaan sudah dapat dioptimalkan pada proses ETL. Sebelum masuk ke dalam data warehouse, data historis perusahaan melalui proses transformasi yang memudahkan dalam penggabungan sumber data dan pencarian data yang menghasilkan suatu informasi yang terintegrasi dan konsisten. • Dengan dibangunnya data warehouse, analisis menjadi lebih mudah dipahami karena dalam menampilkan informasi data warehouse menggunakan aplikasi Molap dan Drill down yang memungkinkan informasi yang ditampilkan menjadi lebih summary. 4.2 SARAN Beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukkan untuk pengembangan data warehouse pada PT. Batara Prima Selera (Cuppa Coffee) adalah sebagai berikut : • Data warehouse yang digunakan pada saat ini berupa aplikasi yang berbasis desktop kedepannya diharapkan aplikasi data warehouse ini dapat dikembangkan menjadi aplikasi berbasis web yang nantinya memungkinkan pihak eksekutif dapat mengakses informasi menjadi lebih efektif dan efisien. • Data warehouse yang digunakan saat ini dapat dikembangkan menjadi sistem aplikasi data mining yang dapat dikembangkan kembali menjadi sistem aplikasi business intelligence dengan melakukan proses pengumpulan data dan analisis sistem lebih lanjut sehingga dapat dipergunakan untuk memperkirakan trend pasar dimasa mendatang. • Memperluas ruang lingkup data warehouse, sehingga menghasilkan informasi yang lebih menyeluruh terhadap kondisi perusahaan dan menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam menentukan strategi perusahaan.

5. REFERENSI Alma, Buchari, (2006). Pengantar Bisnis, Edisi revisi, Alfabeta, Bandung Ebert Ronald J & Ricky W. Griffin, 2000, Business Essential, 3rd edition, Prentice Hall, New Jersey Connolly, Thomas M. and Carolyn E. Begg. (2005), Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition. Addison Wesley, Longman Inc., USA. Gustiarahman, Irfan. (2006). Data Warehouse. Diperoleh 18-01-2013 dari http://myhut.org/public/datawarehouse.doc Halim, Fitri. (2012). Analisis dan Perancangan Data Warehouse Untuk Unit Tabungan pada Bank Syariah Mandiri. Skripsi S1. Universitas Bina Nusantara, Jakarta. Hansen & Mowen. (2006), Akuntansi Manajemen, Accounting Management. Jakarta: Salemba Empat Inmon, William H. (2005), Building the Data Warehouse, 4th Edition. John Willey & Sons, Canada.

9

Iskandar, Ridwan, (2009). Pengertian Penjualan. Diperoleh 18-01-2013 http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/91-pengertian-penjualan.pdf

dari

Iskandar, Ridwan, (2009). Pengertian Promosi. Diperoleh 18-01-2013 http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/21-pengertian-promosi.pdf

dari

Kotler, Philip and Armstrong, Gary. (2006). Principles of Marketing. 11th Edition. New Jersey: Prentice Hall. Pearson Education, Inc., Upper Saddle River, New Jersey Musliadi, (2012). Pengertian Promosi. Diperoleh 18-01-2013 http://musliadipnl.wordpress.com/2012/04/25/pengertian-promosi/ Poe,

dari

Vidette (1998), Building a data warehouse for decision support, 2nd Edition, Prentice Hall PTR, New Jersey.

Rangkuti, Freddy, (2005). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis, Gramedia Pustaka Utama; Jakarta. Reddy, G. Satyanarayana, (2010), Data Warehousing, Data Mining, OLAP and OLTP Technologies Are Essential Elements to Support Decision-Making Process in Industries. International Journal on Computer Science and Engineering, 02(09), 2865-2873. Suranto, Agus, (2002). Prinsip-prinsip Akuntansi untuk Kelas 2 SMU. Jakarta. Yudhistira Watson, Hugh (2010). Key organizational factors in data warehouse architecture selection. Journal of Decision Support System. 49, 200-212.

6. RIWAYAT PENULIS Ferdinan Wahab lahir di kota Bandar Lampung pada 4 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013, Bayu Saptoadi Reksoprodjo lahir di kota Jakarta pada 7 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013 dan Suci Wulandari lahir di kota Jakarta pada 2 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.