DATA WAREHOUSE PADA PT. ASTRA AGRO LESTARI TBK

1

DATA WAREHOUSE PADA PT. ASTRA AGRO LESTARI TBK I Gusti Made Aditya Wiguna Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Hilda Rachmi Vinanty Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Sugeng Priyokusumo Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

Henry Antonius Eka W Universitas Bina Nusantara, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia, [email protected]

ABSTRAK TUJUAN PENELITIAN adalah menganalisis dan merancang data warehouse dari database perusahaan yang berasal dari berbagai sumber yang dapat digunakan untuk menghasilkan suatu laporan yang cepat dan akurat. METODE PENELITIAN yang digunakan adalah studi kepustakaan, pengumpulan data dengan melakukan observasi dan wawancara, serta melakukan analisis data dengan menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD). Dan metode perancangan dibuat dengan metode perancangan data warehouse menurut kimball yang terdiri dalam 9 tahap (nine – step methodology). HASIL YANG DICAPAI ditemukan beberapa kelemahan. Pihak eksekutif mengalami kesulitan dalam mendapatkan data secara mudah dan cepat, sehingga pihak eksekutif terkesan lambat dalam pembuatan keputusan. Untuk itu perusahaan disarankan untuk menggunakan aplikasi data warehouse yang diusulkan sehingga kelemahan – kelemahan yang ada dapat teratasi. SIMPULAN aplikasi data warehouse tersebut maka diharapkan proses analisis dan pengambilan keputusan dapat dilaksanakan dengan cepat dan tepat oleh pihak eksekutif. Data yang tersimpan di dalam data warehouse bersifat historis sehingga dapat digunakan oleh perusahaan untuk membuat suatu rencana dalam jangka waktu panjang. (IHS)

1. PENDAHULUAN Pada masa era globalisasi seperti sekarang ini, persaingan bisnis terus tumbuh dan berkembang pesat. Oleh karena itu suatu perusahaan berusaha untuk terus mempertahankan dan mengembangkan eksistensinya agar dapat berkembang dan bersaing dengan perusahaan lainnya. Salah satu cara untuk tetap dapat bertahan adalah melalui informasi yang memadai, hal ini diperlukan untuk dapat menganalisa kondisi yang terjadi pada saat ini dari berbagai sudut pandang. Karena banyak perusahaan yang menyadari bahwa salah satu kunci untuk tetap bertahan, berkembang dan meraih kesuksesan dalam kompetisi dunia bisnis sangat bergantung pada kemampuan dalam memperoleh informasi yang berguna secara cepat dan tepat. Selain itu, ketersediaan informasi yang cepat dan tepat tersebut dapat menjadi salah satu faktor yang membuat perusahaan lebih unggul dari perusahaan lain. Keunggulan ini dikarenakan oleh pengambilan keputusan yang tepat dan akurat dari para eksekutif perusahaan. Informasi tersebut di dapatkan dari data-data yang ada di dalam perusahaan, tetapi data tersebut akan makin banyak dan kompleks. Untuk itu dibutuhkan suatu tempat penyimpanan yang juga dapat mengolah data-data tersebut menjadi sebuah informasi yang berguna bagi perusahaan. Tempat penyimpanan data tersebut adalah data warehouse, data warehouse merupakan sebuah tempat untuk menyimpan data dari dua atau lebih database yang berbeda. Perancangan DW nantinya akan mendukung Decision Support System (DSS) dan Excecutive Information System (EIS). PT. Astra Agro Lestari Tbk. adalah sebuah perusahaan yang terletak di Jln. Pulo Ayang Raya Blok OR-I Kawasan Industri Pulogadung, Jakarta Timur. PT. Astra Agro Lestari Tbk. merupakan anak cabang dari Astra International yaitu perusahaan anak cabang Astra

2

International yang bergerak dibidang perkebunan dan memproduksi produk - produk hasil perkebunan kelapa sawit seperti Crude Palm Oil (CPO) dan Kernel Palm Oil (KPO) yang merupakan bahan-bahan dasar untuk pembuatan minyak goreng, margarine, sabun, perlengkapan kosmetik dan juga pupuk. Dengan seiring perkembangan waktu, maka banyak transaksi yang dilakukan setiap harinya. Otomatis data – data yang disimpan pun akan semakin banyak dan kompleks sehingga dengan pertambahan data tersebut perusahaan mungkin akan mengalami kesulitan untuk mendapatkan data – data tersebut secara cepat dan sistem operasional yang ada tidak dapat menyediakan laporan multidimensional untuk mendukung pengambilan keputusan pihak top management yang bertujuan agar perusahaan dapat berkembang dan semakin maju. Dengan demikian untuk mengatasi permasalahan tersebut, maka diputuskan topik skripsi ini untuk menganalisis dan merancang aplikasi data warehouse pada PT. Astra Agro Lestari Tbk., yang memungkinkan untuk memudahkan pengambilan keputusan yang bertujuan untuk mendapatkan profit dan perkembangan perusahaan dimasa mendatang Tujuan yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis data yang ada di PT. Astra Agro Lestari Tbk. untuk memperoleh kebutuhan informasi dalam mendukung perancangan data warehouse bagi top management. 2. Merancang data warehouse yang sesuai dengan kebutuhan pihak top management khususnya pada pembelian barang dan biaya tenaga kerja. 3. Menghasilkan suatu aplikasi yang dapat mendukung data warehouse PT.Astra Agro Lestari Tbk untuk menyajikan laporan biaya tenaga kerja dan pembelian barang yang bersifat summary dan multidimensional yang dapat membantu top management dalam pengambilan keputusan. Manfaat yang ingin dicapai dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Menghasilkan perancangan data warehouse yang dapat mengintegrasikan data dan dapat menampilkan informasi sesuai kebutuhan pihak top management. 2. Pengaksesan data yang lebih cepat dan mudah untuk meningkatkan penggunaan data menjadi informasi yang diperlukan oleh top management. 3. Memudahkan dalam penyajian laporan khususnya biaya tenaga kerja dan pembelian barang yang akan digunakan oleh pihak top management sehingga dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan.

2. METODOLOGI Dalam melakukan analisa dan perancangan data warehouse pada PT. Astra Agro Lestari Tbk. digunakan metodologi sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Melakukan studi kepustakaan dengan mempelajari buku – buku teks, artikel, dan situs-situs web yang bersangkutan dengan data warehouse yang dapat digunakan untuk membuat suatu perancangan data warehouse. 2. Metode Pengumpulan Data Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan observasi secara langsung di perusahaan dengan mengidentifikasi data yang ada diperusahaan tersebut dan melakukan wawancara untuk memperoleh kebutuhan informasi serta mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi perusahaan. 3. Metode Analisis Melakukan analisis terhadap data yang telah diperoleh saat ini yang terdapat di PT. Astra Agro Lestari Tbk. Metode analisis yang digunakan adalah Entity Relationship Diagram (ERD) menurut Connolly (2010).

3

4.

Metode Perancangan Berdasarkan pernyataan Kimball dan Ross di Connoly dan Begg (2005, p1187), terdapat sembilan tahapan dalam membangun sebuah Data Warehouse yang dikenal dengan nine-step methodology, yaitu sebagai berikut : 1. Memilih Proses (Choosing the Process) Proses (fungsi) bisnis merujuk pada subjek masalah atau kebutuhan bisnis dan pemahaman mengenai data yang tersedia pada perusahaan. Data Warehouse yang nantinya akan dibangun harus sesuai dengan anggaran dan dapat menjawab masalah-masalah bisnis yang penting. 2. Memilih Grain (Choosing the Grain) Memilih Grain yaitu menentukan hal yang sebenarnya dihadirkan oleh tabel fakta. Setelah menentukan grain-grain pada tabel fakta, dimensi-dimensi untuk setiap fakta diidentifikasi. Pada proses ini juga tingkat granularity dari data akan ditentukan. 3. Identifikasi dan membuat dimensi yang sesuai ( Identifying and Conforming the dimensions) Mengidentifikasi dimensi disertai deskripsi detail yang secukupnya. Ketika tabel dimensi berada pada dua atau lebih Data Warehouse, maka tabel dimensi tersebut harus mempunyai dimensi yang sama atau salah satu merupakan subset dari yang lainnya. Jika suatu tabel dimensi digunakan oleh lebih dari satu Data Warehouse, maka dimensinya harus disesuaikan. 4. Memilih Fakta (Choosing the Facts) Memilih fakta yang akan digunakan dalam tabel fakta berdasarkan proses bisnis dan Grain yang telah ditentukan. Untuk memilih fakta perlu mengetahui informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pengguna dalam kaitannya dengan proses bisnis tertentu. 5. Menentukan data per-kalkulasi dari tabel Fakta (Storing pre-calculation in the Fact table) Setelah kita menentukan fakta, maka setiap fakta perlu diuji apakah fakta lain yang merupakan hasil kalkulasi dari fakta-fakta yang telah ditentukan. Fakta hasil kalkulasi sebaiknya disimpan didalam tabel fakta, karena fakta ini akan dapat meningkatkan performasi dalam memberikan hasil query. Disamping itu juga perlu diketahui bahwa dengan menyimpan fakta hasil kalkulasi dalam tabel fakta berarti ada tambahan penggunaan kapasitas dalam basis data. 6. Melengkapi tabel dimensi (Rounding out the Dimensions tables) Pada tahap ini, hal yang dilakukan adalah menambahkan informasi deskriptif yang berhubungan dengan setiap tabel dimensi yang ada. Disamping itu, untuk melengkapi atribut tabel dimensi dengan cepat maka perlu dilakukan identifikasi mengenai bagaimana tabel-tabel dimensi saling berhubungan. 7. Memilih durasi dari basis data (Choosing the duration of the database) Menentukan durasi data yang akan dimasukkan kedalam Data Warehouse berdasarkan kebutuhan perusahaan. Hal ini perlu dilakukan supaya data yang akan dianalisis berdasarkan jangka waktu tertentu berada dalam Data Warehouse.

4

8. Melacak dimensi yang berubah secara perlahan (Tracking slowly changing dimension) Slowly changing dimension dapat menjadi sebuah masalah. Ada tiga tipe dasar slowly changing dimension, yaitu : • Atribut dimensi yang berubah akan terhapus dan terisi nilai atribut baru. • Atribut yang berubah akan tetap tersimpan dan akan dimasukkan suatu record baru dengan atribut yang sudah berubah. • Atribut dimensi yang telah berubah menimbulkan alternatif sehingga nilai atribut lama dan baru dapat diakses dalam sebuah dimensi yang sama. 9. Menentukan prioritas dan mode query (Deciding the query priorities and the query modes) Pada tahap ini kita mempertimbangakan perancangan fisik. Ini merupakan salah satu salah satu tahap penting untuk membentuk suatu tabel fakta secara fisik dan memunculkan summarized dan aggregation.

3. HASIL DAN BAHASAN 3.1 HASIL PENELITIAN Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dengan metode kepustakaan,wawancara dan survei dan metode analisis dan pengamatan mendapatkan hasil berupa : A. Visi dan Misi Perusahaan • Visi Menjadi perusahaan agribisnis yang paling produktif dan paling inovatif di dunia. • Misi Menjadi panutan dan berkontribusi pada pembangunan dan kesejahteraan bangsa B. Permasalahan yang dihadapi Berdasarkan penelitian yang dilakukan, maka ada beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Astra Agro Lestari Tbk, yaitu sebagai berikut : • Data yang ada masih belum terintegrasi dengan baik, sehingga pihak eksekutif sulit mendapatkan data dan informasi dengan cepat untuk menentukan keputusan yang tepat dan optimal. • Top management mengalami kesulitan untuk memperoleh laporan yang bersifat summary dan dapat dilihat secara multidimensional yang dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan, khususnya laporan biaya tenaga kerja dan laporan pembelian barang. • C.

Belum adanya tools yang dapat mengolah data dan memberikan informasi secara optimal tentang biaya tenaga kerja yang dikeluarkan dan pembelian barang.

Entity Relationship Diagram (ERD) ERD merupakan metode pemodelan data yang menggambarkan entitas – entitas yang ada pada suatu database dan relasi atau hubungan dari masing – masing entitas tersebut. Dari ERD itu kita dapat mengetahui alur atau hubungan antara tabel yang satu dengan tabel yang lainnya. Sehingga dari ERD ini pihak eksekutif akan memperoleh informasi mengenai proses aliran data yang berisi entitas maupun atributnya, dan nantinya akan memudahkan pihak eksekutif untuk membuat suatu keputusan.

5

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) FINDIS

Gambar 3.6 Entity Relationship Diagram (ERD) PIMS 3.2 JAWABAN ATAS PERMASALAHAN Berdasarkan permasalahan yang dihadapi diatas, berikut ini adalah alternatif pemecahan masalah yang diusulkan : a. Merancang sebuah data warehouse yang dapat menyediakan summary data yang dibutuhkan dalam waktu tertentu yang dapat menunjang keputusan dalam pengambilan keputusan khususnya laporan biaya tenaga kerja dan laporan pembelian barang.

6

b. Merancang data warehouse yang akan mengintegrasikan data dengan proses extract, transform, load. c. Merancang laporan yang berasal dari aplikasi data warehouse dalam bentuk pivot tabel dan grafik yang sesuai dengan kebutuhan informasi pihak top management. 3.3 PENJELASAN HASIL Berdasarkan permasalahan dan alternatif yang telah dijabarkan diatas, maka akan diperoleh hasil rancangan data warehouse untuk PT. Astra Agro Lestari Tbk. Berikut penjelasan hasilnya : A. Star Schema Bentuk skema yang digunakan pada perancangan data warehouse ini adalah star schema. Terdapat 2 fact table dan 8 dimensi table yang dihasilkan, yaitu :

Gambar 4.12 Star Schema

7

B. Perancangan Data Warehouse Pada PT. Astra Agro Lestari Tbk. Gambar dibawah ini merupakan tampilan rancangan program bagian login pada PT Astra Agro Lestari Tbk. Dimana terdiri dari dua textfield yang harus di isi yaitu username dan password. Dan terdapat pesan kesalahan apabila username atau password yang dimasukkan salah. Lalu terdapat juga tampilan reporting yang berisi pivot table dan chart yang akan menampilkan informasi berdasarkan dimensi yang ada dan periode waktu tertentu.

1.

Tampilan Layar Login

2.

Tampilan Layar Menu Utama

3.

Tampilan Layar Total Biaya Tenaga Kerja PerPT

8

4.

Tampilan Layar Total Pembelian Per-PT

4. SIMPULAN DAN SARAN

• • •

• • •

4.1 SIMPULAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan data warehouse yang telah dilakukan pada PT Astra Agro Lestari Tbk, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : Perancangan data warehouse yang dihasilkan dapat menghasilkan laporan yang dapat dilihat dari berbagai dimensi sehingga mempermudah pihak top management dalam mengetahui informasi – informasi yang dibutuhkan untuk mengembangkan strategi bisnis. Data warehouse yang dirancang dapat menghasilkan laporan total cost biaya tenaga kerja dan laporan mengenai total pembelian barang dalam bentuk pivot tabel dan grafik. Data warehouse yang dirancang dapat memberikan laporan atau informasi secara akurat sehingga diharapkan pihak top management dapat mengambil keputusan yang tepat. 4.2 SARAN Ada beberapa saran yang dapat diusulkan kepada Astra Agro Lestari Tbk untuk pengembangan data warehouse agar sesuai dengan kebutuhan informasi perusahaan adalah sebagai berikut : Melakukan pelatihan atau training dan pembekalan pengetahuan mengenai data warehouse bagi user yang akan menggunakan aplikasi data warehouse agar dapat digunakan secara baik dan benar. Memperluas ruang lingkup data warehouse di PT. Astra Agro Lestari Tbk sehingga menghasilkan informasi keseluruhan terhadap kebutuhan pengambilan keputusan perusahaan. Melakukan pemeliharaan software dan hardware secara rutin dan berkala agar kualitas data warehouse yang dihasilkan maksimal dan tetap terjamin.

5. REFERENSI Connoly, T.M. dan Begg.C.E. (2005). Database Systems : A Practical approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition. Addison Wesley, Longman Inc, USA. Connoly, T.M. dan Begg.C.E. (2010). Database Systems : A Practical approach to Design, Implementation, and Management. 5th Edition. Addison Wesley, Longman Inc, USA. Deliana,H., Cahya, L.M., dan Kaisariza, K.S. ( 2009). Database Dengan SQL Server 2005. Edisi pertama. Mitra Wacana Media, Jakarta. Doro, Edi., Betshan, Stevalin. (2009). Analisa Data dengan Menggunakan ERD dan Model Konseptual Data Warehouse. Jurnal Informatika, Vol.5(1), 71-85. Hakim, Memet. (2007). Kelapa Sawit, Teknis Agronomis Dan Manajemennya. Lembaga Pendidikan Perkebunan, Yogyakarta.

9

Hebb, N. 2012. FlowBreeze : Flowcharting and Process Diagramming Tools that Leverage The Power of Exel. Retrieved 02-04-2013 from www.breezetree.com. Imhoff,Claudia, Nicholas G, dan Jonathan G. (2003). Mastering Data Warehouse Design. Willey Publishing, US. Inmon, William H. (2005). Building the Data Warehouse. 4th Edition. Willey Publishing, US. Keperawatan.web.id. (2008). Definisi Pengertian Pertanian/agrikultur. [28 september 2012] dari http://www.keperawatan.web.id/2008/11/pertanian.html. Kimball, Ralph & Margy Ross. (2002). The Data Warehouse Toolkit.Second Edition. Wiley, United States of America. Kusrini, M.Kom. (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. C.V ANDI OFFSET, Yogyakarta. Lisangan, A.Erick., Saptadi, N.Tri Suswanto. (2010). Perancangan Data Warehouse Pengolahan Persediaan Buku PT. Gramedia Asri Media Makassar. Seminar dan Call For Paper Munas Aptikom, Bandung, 81-90. Mulyadi. (2005). Akuntansi Biaya (Edisi 5). UPP STIM YKPN, Yogyakarta. Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Salemba Empat, Yogyakarta. Ramadhan, Hasnur., Soepriadi, Agus. (2011). Penerapan Model Kombinasi Inmon dan Kimball Pada Pembangunan Enterprise Data Warehouse dan Bussiness Intelligence (EDW/BI). Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2011, ISSN : 1907-5022, Yogyakarta, F95 - F100. Sjarkowi, F. Dan M.Sufri. (2004). Manajemen Agribisnis. Palembang : CV. Baldal Grafiti Press. Subejo. (2007). Memahami Dan Mengkritisi Kebijakan Pembangunan Pertanian Di Indonesia. Jurnal Ilmu – Ilmu Pertanian 2007, Vol.3, ISSN : 1858-1226, Yogyakarta, 12-25. Sunarto. (2003). Akuntansi Biaya. Edisi Revisi. AMUS, Yogyakarta. S. R. Soemarso. (2007). Akuntansi Suatu Pengantar. Cetakan Kesembilan, Jilid 1. PT. Rineka Cipta, Jakarta. Turban, E dan R.Kelly Rainer Jr. (2009). Introduction to Information Systems. 2nd Edition. John Willey & Sons, US. Turban, E., Sharda, R., Delen, D., King, D., dan Aronson, J.E. (2011). Business Intelligence: A Managerial Approach. 2nd Edition. New Jersey : Prentice Hall, Inc.

6. RIWAYAT PENULIS I Gusti Made Aditya Wiguna lahir di kota Jakarta pada 6 April 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013, Hilda Rachmi Vinanty lahir di kota Jakarta pada 12 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013 dan Sugeng Priyokusumo lahir di kota Jakarta pada 29 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam ilmu komputer pada tahun 2013.