PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BASIS DATA PADA DIVISI REFINERY PT ASTRA AGRO LESTARI Tbk
Oleh
ENDAH MERDEKASARI F34103087
2008 FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BASIS DATA PADA DIVISI REFINERY PT ASTRA AGRO LESTARI Tbk
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh
ENDAH MERDEKASARI F34103087
2008 FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BASIS DATA PADA DIVISI REFINERY PT ASTRA AGRO LESTARI Tbk
SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh
ENDAH MERDEKASARI F34103087 Dilahirkan pada tanggal 17 Agustus 1985 Di Jakarta Tanggal Lulus: 10 Maret 2008 Disetujui Bogor, Maret 2008
Dr. Ir. Sukardi, MM Pembimbing Akademik
SURAT PERNYATAAN Saya yang bertandatangan dibawah ini: Nama :
Endah Merdekasari
NRP
F34103087
:
Menyatakan bahwa Skripsi dengan judul ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Basis Data pada Divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk” merupakan karya tulis saya pribadi dengan arahan dosen pembimbing akademik, kecuali yang dengan jelas disebutkan rujukannya.
Penulis
Endah Merdekasari
Endah Merdekasari F34103087. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Basis Data pada Divisi Refinery di PT Astra Agro Lestari Tbk. Di bawah bimbingan Sukardi. 2008. RINGKASAN PT Astra Agro Lestari Tbk (PT AAL) melalui produk minyak goreng Cap Sendoknya mulai merubah kebijakan manajemen untuk memperluas wilayah pemasaran dengan perluasan distribusi pada tahun 2000. Di PT AAL produksi minyak goreng Cap Sendok termasuk aktivitas pengolahan data, ditangani oleh bagian Refinery. Dengan semakin berkembangnya PT AAL, divisi Refinery perlu meningkatkan kapasitas pengolahan datanya agar lebih akurat, baik data produksi, data logistik, data penjualan maupun data distributor. Sejauh ini PT AAL mengalami kesulitan, karena masing-masing data masih berdiri sendiri dan diolah secara manual, sehingga data yang didapat kurang akurat atau tidak aktual. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengembangkan rancang bangun sistem informasi manajemen basis data pada divisi Refinery PT AAL untuk menghasilkan suatu sistem aplikasi basis data yang dapat diakses secara cepat dan akurat. Basis data tersebut dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan oleh PT AAL dalam rangka mendukung kebijakan perusahaan yang telah ditetapkan. Rancang bangun sistem informasi manajemen basis data ini berfungsi menyediakan mekanisme pengolahan dan pemanfaatan informasi yang lebih efektif dan efisien, dan pengamanan informasi terhadap usaha-usaha pengaksesan oleh orang-orang yang tidak berwenang dan tidak bertanggung jawab. Ruang lingkup penelitian dibatasi pada proses pengembangan rancang bangun sistem informasi manajemen basis data Refinery pada divisi Refinery yang meliputi identifikasi sistem, analisis sistem, desain sistem, implementasi dan verifikasi sistem. Sistem ini digunakan untuk mengolah data dan informasi pada divisi Refinery dengan menggunakan web-base. Melalui web-base komunikasi antara satu wilayah dengan wilayah lainnya akan dapat dilakukan secara on-line, sehingga sistem informasi manajemen basis data akan lebih efektif. Metode perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode perancangan Database Life Cycle. Tahapan Database Life Cycle meliputi perencanaan basis data, definisi sistem, mengoleksi dan menganalisis, desain basis data, desain aplikasi, prototyping, implementasi, konversi dan loading data, pengujian, dan pemeliharaan operasional. Sistem informasi basis data yang dihasilkan diberi nama Sistem Informasi Manajemen Basis Data Refinery (SimRefinery) sesuai dengan ruang lingkup penggunaannya, yaitu di divisi Refinery. Sistem informasi manajemen basis data ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Pengguna sistem informasi ini adalah Division Head Refinery, Manajer Marketing, Manajer Produksi dan Manajer Administrasi yang berlokasi kerja di Jakarta, sedangkan yang melakukan input data adalah Regional Sales, Kepala Pabrik dan Bagian Logistik yang berlokasi kerja di berbagai wilayah di Jawa dan Sumatera.
Endah Merdekasari F34103087. The Design of Database Management Information System at the Refinery Division of PT Astra Agro Lestari Tbk. Supervised by Sukardi. 2008. SUMMARY Through its Cap Sendok edible oil product asa of the as 2000 PT Astra Agro Lestari Tbk (PT AAL) has changed its management policy to expand the marketing areas by spreading the distribution of Cap Sendok edible oil so as to cover Java and Sumatera. The production of this edible oil is processed at the Refinery Division. Therefore, to support company’s policy, the Refinery Division has to improve its database processing which include production data, logistic data, marketing data, and distributor data so as to be more accurate. Up until recently, PT AAL has encountered some difficulties associated with data access because each data is scattered and has to be processed manually. The main objective of this research is to develop a design of database management information system at the Refinery Division of PT AAL to improve the speed and accuracy of database application system. Database of those data is designed to fulfill the need of information required by the PT AAL. Database management information system design is used to set the processing mechanism and information utilization to be more effective and efficient, and to protect the information against an access by irresponsible and unauthorized individuals. The scope of this research is to develop a refinery database management information system design at the Refinery Division. It includes the system identification, system analysis, system design, system implementation, and system verification. The system implements a web base database processing at the Refinery Division. With web base, the communication between marketing areas will be done through online system. Therefore, the database management information system is expected be more effective. Method used in this research is a Database Life Cycle design method, which includes data base planning, system definition, collecting and analyzing database design, DBMS preferences, application design, prototyping, implementation, conversion and data loading, testing, and operational maintenance. The developed database information system is called Refinery Database Management Information System (SimRefinery) to indicate the use of the program which is the Refinery Division. The database information system is developed using PHP programming language and MySQL database. Users of this information system are Refinery Head Division, Marketing Manager, Production Manager, and Administration Manager located in Jakarta. The data input are provided by Regional Sales, Head of The Factory, and Logistic Staff located at several places in Java and Sumatera.
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Jakarta, pada tanggal 17 Agustus 1985. Penulis adalah anak kedua dari Bapak Sumarko dan Ibu Ermin Firnaini. Penulis menempuh pendidikan sekolah dasar di SDN 03 Pagi Jakarta Timur pada tahun 1991-1997, pendidikan lanjutan tingkat pertama di SMPN 199 Jakarta Timur pada tahun 1997-2000, dan pendidikan lanjutan tingkat atas di SMUN 103 Jakarta Timur pada tahun 2000-2003. Penulis diterima di Institut Pertanian Bogor pada tahun 2003 melalui jalur Ujian Seleksi Masuk IPB (USMI). Selama di perkuliahan penulis aktif di berbagai kepanitian, seperti kepanitiaan Seminar SIX SIGMA (2005), kepanitian Seminar Step On Fire (2005) dan panitia pelepasan sarjana Fateta IPB (2005).
Pada tahun 2005 penulis menjadi
pengurus buletin MIND, buletin bulanan yang diterbitkan oleh Himalogin. Selain itu, penulis juga aktif dalam kegiatan non akademis seperti panitia Emotional Spiritual Quotient (ESQ) pada tahun 2005-2006. Pada tahun 2006 penulis melakukan praktek kerja lapang di PT. Astra Agro Lestari,Tbk dengan tema ”Mempelajari Aspek Manajemen Pemasaran Minyak Goreng Cap Sendok PT Astra Agro Lestari Tbk. Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana di Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor, penulis melakukan penelitian dengan tema ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Basis Data pada Divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk”.
KATA PENGANTAR Syukur alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat serta karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan pada tahun 2007 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Basis Data pada Divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknologi Pertanian (STP) pada Departemen Teknologi Industri Pertanian, Fakultas Teknologi Pertanian, Institut Pertanian Bogor. Pada kesempatan ini penulis juga hendak mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini, khususnya kepada: 1. Dr. Ir. Sukardi, MM selaku Dosen Pembimbing Akademik yang telah memberikan arahan, motivasi, dan saran dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai. 2. Ir. Muslich, MSi dan Ir. Faqih Udin, MSc sebagai Dosen Penguji yang telah memberikan sumbangan pemikiran dan saran untuk penyempurnaan skripsi ini. 3. Bapak Pudjianto, Bapak Dicky, Bapak Danny, Bapak Hendrik, Ibu Ina, dan Ibu Nita yang berada pada divisi Refinery yang telah menjadi guru, orang tua, pembimbing, teman, dan sahabat bagi penulis dalam penyusunan skripsi ini. 4. Semua staf dan karyawan PT Astra Agro Lestari Tbk atas semua perhatian, waktu, bantuan serta motivasi kepada penulis. 5. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam melaksanakan penelitian dan menyelesaikan skripsi yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu pada lembar ini. Hanya ucapan terima kasih yang dapat penulis berikan, semoga Allah SWT membalas kebaikan Bapak, Ibu serta rekan-rekan semua. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi yang memerlukannya. Bogor, Maret 2008 Penulis
I.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG PT Astra Agro Lestari Tbk (PT AAL) adalah salah satu perseroan terbatas terbuka (go-public) terbesar di Indonesia yang bisnis intinya bergerak dalam bidang perkebunan dan pengolahan minyak kelapa sawit. PT AAL merupakan salah satu anak perusahaan PT Astra International Tbk (Astra Group) yang termasuk dalam unit usaha agribisnis. Perusahaan ini terutama bergerak dalam bidang perkebunan kelapa sawit, industri CPO dan industri minyak goreng. PT AAL juga memperluas usahanya dengan melakukan investasi pada anak perusahaan yang bergerak dalam bidang perkebunan dan industri karet serta kakao.
PT AAL memiliki 7 direktorat, yaitu Corporate
Secretary (FCS), Finance (FIN), R & D and Plantation Development (RPD), Engineering Mill Operation and Quality Control (EMQ), Human Resources, General Affairs and Community Development (HGC), Marketing (MRK) dan Plantation Operation & Control (POC). Di bawah direktorat terdapat beberapa divisi yang salah satu diantaranya divisi Refinery. Divisi Refinery mempunyai fungsi produksi, distribusi, dan pemasaran minyak goreng dengan merek Cap Sendok. Divisi ini termasuk dalam kelompok business operation dan berada di bawah Direktorat Plantation Operation & Control (POC). Divisi Refinery membawahi 3 Departemen yaitu, Marketing, Administrasi dan Produksi yang masing-masing dikepalai oleh manajer. Pada awalnya divisi Refinery hanya mendistribusikan minyak goreng Cap Sendok di daerah Medan, Sumatera Utara. Hal ini dilakukan karena daerah Medan berdekatan dengan lokasi pabrik pengolahan minyak goreng Cap Sendok. Mulai tahun 2000 Perusahaan melakukan pengembangan wilayah distribusi ke daerah Jambi, Aceh, Palembang, Bengkulu, Makasar, dan Lampung. Selanjutnya pada pertengahan tahun 2001, wilayah pemasaran minyak goreng Cap Sendok secara bertahap diperluas lagi dengan sasaran beberapa daerah di Pulau Jawa, yaitu Jakarta, Bogor, Bandung, Cirebon, Semarang, Solo, Surabaya, Kediri, Malang, dan Jember. Wilayah pemasaran yang makin luas membutuhkan pengolahan data yang lebih banyak dan analisa yang lebih kompleks. Data yang diolah meliputi data produksi, data logistik, data penjualan dan data distributor. Saat ini divisi Refinery mengalami
kesulitan dalam mengelola data. Hal ini dikarenakan wilayah operasi yang berjauhan yang mana masing-masing data masih berdiri sendiri dan diolah secara manual. Pengiriman data ke pusat dari masing-masing daerah dilakukan dengan menggunakan e-mail dan diolah menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Cara ini mengakibatkan data yang diperoleh kurang up to date karena terjadi jeda waktu yang cukup lama dari daerah ke pusat. Misalnya untuk menginput data survei harga penjualan diperlukan beberapa form yang perlu diisi pada Microsoft Excel setelah form-form ini diisi lalu dikirimkan ke pusat melalui e-mail dan dalam pengiriman diperlukan waktu yang cukup lama. Selain itu, data disimpan secara terpisah-pisah dalam beberapa file dan tidak terorganisir secara baik. Contohnya file-file untuk data-data yang diperlukan oleh divisi Refinery ini digabungkan dengan file-file e-mail lainnya yang tidak berhubungan dengan data pada divisi Refinery. Cara pengelolaan data yang dilakukan saat ini dianggap kurang baik sehingga perlu dilakukan upaya perbaikan
dengan cara
membangun sistem informasi manajemen basis data. Konsep yang diusulkan adalah menggunakan basis data dengan web-base sehingga komunikasi antara satu wilayah dengan wilayah lainnya dapat dilakukan secara on-line. Pembuatan sistem informasi manajemen basis data ini diharapkan dapat membantu divisi Refinery dalam mengolah data agar lebih efektif dan efisien sehingga mendapatkan hasil pengolahan data yang aktual dan akurat.
B. TUJUAN PENELITIAN Penelitian yang dilakukan pada PT Astra Agro Lestari Tbk ini bertujuan untuk : 1. Merancang bangun sistem informasi manajemen basis data dalam suatu sistem aplikasi komputer dengan basis web yang dapat mengelola basis data dengan mudah, cepat, dan akurat. 2. Mengimplementasikan sistem informasi manajemen basis data yang dirancang pada divisi Refinery PT Astra Agro Lestari Tbk.
