Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
Perancangan Sistem Informasi Budget Control pada Divisi Marketing & Advertising PT. Matahari Department Store, Tbk Bambang Jokonowo7, Dewi Khoirotun Nidzaroh Alqodari Wijayaningrum2 Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana Jl. Raya Meruya Selatan, Kembangan, Jakarta, 11650
E-mail:
[email protected]',
[email protected] Abstrak - PT. Matahari Department Store, Tbk
Segala kegiatan promosi tersebut dilakukan oleh
adalab perusahaan ritel terkemuka di Indonesia.
divisi marketing & advertising selaku penanggung jawab mulai dari perencanaan sampai dengan
Promosi merupakan suatu hai yang mutlak yang harus dilakukan untuk memasarkan produkproduk Matahari. Untuk kegiatan promosipromosi tersebut, diperlukan anggaran yang tidak
pelaksanaan promosi. Tentunya kegiatan tersebut memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Diperlukan perencanaan yang matang untuk tiap-tiap periode,
sedikit Proses budgeting yang terencana dan
ketepatan pendistribusian pada tiap-tiap pos pembelanjaan, pengawasan pemakaian anggaran agar tidak mengalami overbudget, serta pengidentifikasian
terkontrol sangat diperlukan untuk menjamin segala kegiatan promosi dapat dilakukan sesuai rencana. Pada divisi marketing & advertising, kegiatan-kegiatan operasional budgeting control masih dilakukan secara manual. Kegiatan ini dapat berpotensi menimbulkan ketidakseragaman
status anggaran yang baik agar segala kegiatan promosi dapat berjalan sesuai yang direncanakan.
Agar penggunaan anggaran belanja ini dapat dikendalikan maka diperlukan kontrol budget yang baik. Sistem pengontrolan anggaran belanja pada
informasi, lambatnya ketersediaan segala informasi yang berkaitan dengan anggaran belanja, lambatnya tindakan koreksi dan fungsifungsi dari kontrol budget tidak dapat berjalan maksimal. Penerapan sistem informasi yang
sistem inforamsi terkomputerisasi diharapkan dapat
terkomputerisasi dengan metodoiogi berorientasi objek diharapkan akan mengatasi masalah tersebut. Sistem informasi ini dirancang untuk
dirancang untuk memudahkan petugas budget controller dalam mengawasi distribusi dan pemakaian
memudahkan
Divisi Marketing & Advertising masih dilakukan secara manual sehingga rungsi-fungsi budget control tidak dapat berjalan dengan maksimal. Penerapan mengatasi masalah tersebut. Sistem informasi ini
petugas budget controller dalam
anggaran pada tiap periode sehingga meminimalisir terjadinya over budget. Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah perancangan sistem informasi budget control pada Divisi Marketing & Advertising PT. Matahari
mengawasi distribusi dan pemakaian anggaran pada tiap periode sehingga terencana dengan baik dan meminimalisir terjadinya overbudget Kata
Kunci
: Budgeting,
Kontrol,
Sistem
Department Sore, Tbk, sehingga diharapkan dapat
Informasi
memberikan akurasi data, tepat waktu dan terkomputerisasi tentang pendokumentasian dan prosedur yang dapat mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, penelusuran, distribusi dan pemakaian anggaran, serta
I. PENDAHULUAN
Pemasaran merupakan bagian terpenting bagi perusahaan untuk memperkenalkan produk-produknya ke masyarakat serta menarik daya minat masyarakat selaku customer. Seperti halnya perusahaan ritel terkemuka di Indonesia yaitu Matahari Department Store dibawah naungan PT. Matahari Department Store, Tbk, yang telah melakukan expansi hingga mencapai 92 gerai toko di seluruh wilayah Indonesia selama 52 tahun berdiri. Segala inovasi telah dilakukan untuk tetap menjadi perusahaan ritel terkemuka serta memberikan pelayanan terbaik untuk
mempermudah proses audit anggaran. II. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan yaitu : a.
customer. Seperti melakukan perombakan untuk toko-
toko kelas A dari Matahari Department Store menjadi Matahari New Generation Department Store, pembuatan iklan berdasarkan promo yang akan dilakukan di media komunikasi seperti radio, koran, majalah, tabloid, televisi, serta media OOH (out of
Observasi
Observasi adalah pengumpulan data pada objek yang sedang diteliti, dalam penelitian ini objek tersebut adalah Divisi marketing & advertising pada PT. Matahari Department Store, Tbk. b.
Wawancara
Wawancara bertujuan untuk memperjelas atau menambah data yang belum lengkap pada waktu melakukan observasi.
c. Penelitian perpustakaan
home).
159
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
Penelitian ini bertujuan untuk melengkapi datadata yang sudah ada dengan cara membaca literatur perpustakaan maupun buku-buku dan artikel
online
penelitian.
yang
Penulis
berhubungan
menggunakan
dengan
pendekatan
berorientasi objek dengan menggunakan UML 2.0 III. PERANCANGAN DAN HASIL
Perancangan sistem menggunakan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modelling Language). Focus dari desain objek adalah perancangan struktur data yang diperlukan untuk implementasi setiap kelas. Perancangan objek bertujuan untuk sistematika proses desain, dan menghasilkanpendesainan model diagram. Sistem
informasi
ini dirancang menggunakan
aplikasi Microsoft Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2008.
Prosedur kerja sistem budget control di Marketing & Advertising dapat diuraikan sebagai berikut: a.
(cak approvalinatxaj (^budoataxpanaaj (cakkatongkaeanlapocanj
Pembuatan Kasbank
Budget Controller menerima tagihan / invoice dari supplier. Kemudian budget controller akan melakukan verifikasi apakah sudah sesuai dengan pemesanan (data media plan)dan apakah dokumen yang dilampirkan sudah lengkap. Apabila tagihan dinyatakan valid, maka budget controller akan mencatat tagihan tersebut pada buku besar sebagai beban biaya anggaran belanja, dan membuat kas
(Awo«lco*n^) >f i*»J 7>^|, Gambar 1. Activity Diagram as is system instore
4
bank untuk diproses lebih lanjut. b. Pembayaran
fMdaalmfe*)
Kas bank yang sudah dibuat oleh budget controller diberikan pada finance budget untuk dilakukan
proses cek budget. Pada proses ini, nilai yang tertera pada kas bank akan dihitung sebagai beban biaya (budget expense). Setelah itu, kas bank diberikan kembali pada budget controller untuk
(oak mokx)
--^CaW t»*u ManJ
diratifikasi dan diserahkan pada finance agar dapat dilakukan proses transfer pembayaran pada
r-Xf>
supplier. c.
T
(^oak madia planj
^Bualkaabar*)
T
Instore
Toko mengirimkan proposal instore untuk disetujui oleh general manager. Jika setuju, maka general manager akan mengirimkan konfirmasi persetujuan instore. Setelah kegiatan instore
(cakaooruaj (cak 000*10/)
dilaksanakan, toko akan mengirimkan laporan
evaluasi instore. Budget controller kemudian akan melakukan reklas budget. d. Laporan
Budget controller menyerahkan laporan budget expense kepada general manager atas beban biaya sesuai yang sudah ditagihkan oleh pihak supplier. Serta pemberian info pembayaran kepada supplier jika diperlukan.
Berikut adalah activity diagram as is system dan to
be system yang masing-masing terdiri dari instore dan invoice:
Gambar 2. Activity Diagram as is system invoice
160
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 -ISSN 2086-8251
Pada aktifitas sistem usulan untuk instore sama
seperti aktifitas pada sistem berjalan. Pada sistem usulan hanya mengintegrasikan semua data referensi kedalam basis data untuk memudahkan proses reklas budget instore. Aktifitas basis data yang dilakukan adalah penginputan data regional, store, budget dan instore, sehingga dapat digambarkan diagram aktifitasnya seperti berikut:
Pada usecase diagram as is system, terdapat empat boudary yaitu pembuatan kasbank, pembayaran, instore, dan laporan. Pembuatan kasbank
1
{manipulasi data regional j V
( Manipulasi data store j budget controller
>i Pembayaran
/ Manipulasi data budget
\t
Manipulasi datainstore j
("
y.
f reWas j
bagian budget
Gambar 3. Activity Diagram to be system instore Sistem usulan pada aktifitas invoice lebih ditekankan pada otomatisasi pembuatan kasbank yang menyebabkan hilangnya proses pencatatan buku besar, dan pengecekan accrue pada sistem berjalan. Pada aktifitas sistem usulan terdapat basis data supplier, coding, accrue, mediaplan, dan kasbank Diagram aktifitas untuk invoice dapat digambarkan seperti berikut ini :
1
( Manipulasi data supplier
V
w
( Manipulasi data coding
V
Genera! Manager
\t
(-•
i\
Manipulasi data accrue
V I Manipulasi data mediaplan I
J ( Manipulasi data kasbank j \/
Gambar 5. Usecase diagram as is system budget
(Cetak kasbank )
control
±1
I Buat laporan )
Berikut usecase description : Gambar 4. Activity Diagram to be system invoice
161
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
Menginmkan invoice
! Nama Usecase Aldor Utama
Keteiengen
Name Use case
j
Supplier
Aklor Utama
Use case ini mendesknpsikan supplier mengmmkan invoice 1 tagihan ke budget controller agar dapat dipioses guna pembayaran atasjasa/ pekerjaan yang telah dilakukan
Keterangan Relationship!
Relationships
Supplier
Association
Association
Bagian Budget
Include
Cek coding, cek accrue
1.
Normal Flow
Include Normal Flow
1 Supplier menginmkan tagihanke budget controller
Sub Flow
S-1 Tagihan tersebutmelrputi invoice,kwitansi, beritaacara fjke
Cek Budget Bagian Budget Use case mi mendeskiipsikan proses cek budget pada kasbank yenp telah dibuat BC
Bagian budget melakukan pengecekan coding yang tertera
3.
Bogien budget
4 5
Bagianbudget melakukan pencatatan Bagian budget memberikan stempel budget pada kasbank
pada kasbank
diperlukan). faktur pajak (jika ada), quotation / sural belehpihak
S-2 Supplier mengmmkan tagihan setelah selesei melakukan Budget controller akan memberitahukan jika terdapat
Artemouf Flow
Include
accrue maka kasbank akan dikembaliken ke BC
untuk dilakukan levisi (kemudian kembeli ke 1).
Use case em mendesknpsikan BC dolara membuat kasbank e
j
T
Budget Controller (BC)
Cek mediaplan,cek invoice, cek accrue BC menenma invoice Itagihan dansupplier
Pembayaran
AktorUUma
Plnwtce
Usecase kn mendesknpsikan proses pembayarantagihan supplier oleh finance.
Relationships
BC melakukan pengecekan ke lengkapen tagihan.
Association
Finance
Include
Cek kelengkapan kasbank
1. BC memberikan kasbank yang telah dnaufikesi kepada
Normal Flow
finance
2 3
kasbank untuk lampiran kelengkapan tagihan. BC melakukan pengecekan accrue (budget yang telah
AitematifFlow
Pengecekan kelengkapan tagihan mehputi. pembuatan kwitansi, invoice dan faktur pajak, penulisan / ejaan pada
invoice dan faktur pajak
Pada
S-3 Pengecekan kesesuaian tagihan dengan media plan, meltputi
lenggaldannama event,buktiiklan/ buku outputjasabila
sistem
sistem
S-4 Pada pencatatan buku besai diberikan nornoi PM (permintaan marketing) sebagai kode dari kasbank, serta
coding sebagai budget mdikatoi disesuaikan dengan jenis jasa / pekenaan dari supplier S-2 Pengecekan kelengkapan tagihan melipuu. pembuatan kwitansi invoice dan faktur pajak, penulisan / ejaanpacta
kwitansi, invoicedanfaktur pajak, penulisannomorNPWP dan alamat kena pajak, kesesuaian isi dari kwitansi, invoice danfakturpajak.
S-3 Pengecekan kesesuaian tagihan denganmediaplan, mehputi
tanggal dan name event, buktiiklan / buktioutput jasa bila ada, serta mlai nominal.
S-4 Pada pencatatan buku beser diberikan nomor PM (permintaan marketing) sebagai kode dari kasbank, serta coding sebagai budget mdikator disesuaikandengan jenis jasa/ pekerjaandarisupplier
S-2 A-l Bila pada pengecekan invoice terdapat kesalahan atau kekurangan, make invoice akan dikembalikan ke supplier untuk dilakukan revisi(kemudian kembeli
tersebut
Master Data
kelidaksesueien, maka invoice akan dikembaliken
ke supplier untuk dilakukan revisi (kemudian kembeli ke 1)
Bila nominal pada invoice jauh lebih besar dan media
plan, maka invoice akandikembaliken ke supplier untuk dilakukan revisi (kemudian kembah ke 1)
S-3 A-3 Bila nominal pede invoice lebih kecil dari mediaplan, namun pekerjaan yang telah dilakukan tetap seme
dengan media plan, maka invoice akan dipioses
Noma Use case
.
Ralifikesi Kasbank
Aktor Utama
BudgetController(BC)
Keterangan
Use case mi mendesknpsikan proses pengesahon / ratrfikasi kasbank yangtelah tfcstempel olehbagian budget.
Relationships Association
BudgetController (BC)
Include Normal Flow
1. BC menerima kasbank yang telah distempel budget oleh bagian budget
2
merupakan
laporan.
kel).
c
penulis
tidak
merubah
standar
operasional
prosedur yang tidak bisa dirubah. Penulis hanya mengintegrasikan data-data referensi yang dibutuhkan kedalam sistem yang berguna untuk mencegah redudancy data, otomatisasi pembuatan kasbank, mempermudah proses audit anggaran, identifikasi pemakaian budget dan mempercepat waktu dalam pembuatan laporan. Pada use case diagram usulan terdapat 3 boundary yaitu master, transaksi dan
S-3 A I Bila pengecekan invoice denganmedia plan terdapat
(dilanjulkanke4)
usulan
procedure ataupun aktifitas sistem berjalan, karean
ada, serta mlai nominal.
S-3 A-2
A-2. Jika terdaptt kesalahan pada kasbank atau terdapat kekurangan pada kasbank, maka finance akan mengembalikan kasbank tersebut kepada BC untuk dilakukan revisi (kemudian kembeli ke 1).
kwitansi.invoice dan fakturpajak.penulisan nomor NPWP dan alamat kena pajak, kesesuaian isi dari kwitansi,
AitemaufFlos
Financemelakukanpengecekan kelengkapankasbank. Finance melakukan proses pembayaran sesuai periode transferyang bedeku.
Sub Flow
dilaporkan ke general (eager sebagai budget expense pada penode tertentu)
S-2
Name Use case
Keterangan
BC melakukan pengecekan tagihan dengan media plan (semacam swat permlah kerja / purchase order yang telah cksepekatikedua belah pahak). BC melakukanpencatatanpadabukubases (mosrcrlisf). Berdasarkan pencetaUn pada buku baser, BC membuat
Sub Flow
lebih
Jika terdapat kesalahan pemakaian coding maupun
Controller (BC)
sebagai lampiran pelengkap invoice agar dapat dipioses untuk pembayaran tagihan.
Association
A-2, A-3
Membuot Kasbank
Keterangan
Relationships^
Mengembalikan kasbank pada BC untuk drproses
telah di rencanakan. Namun apabila merah (over budget) maka itu bererti budget dalam kondisi melebihi kapasitas
budget contiollei(kembali ke 1)
Aklor Utama
yang
S-J Jika stempel yang diberikan biru (under budget), maka itu bererti budget dalam koncksi aman sesuai anggaranyang
Sub Flow
A-2 Supplier akanmembuelrevisidan menginmkan kembelike
H >ma Use case
accrue
lorrjut
kesalahan/ kekuranganpadatagihantersebut(dokumenS-
b
pengecekan
sesuai status coding
6
pekerjaan
A-l
melakukan
digunakan pada kasbank
perjenjian kerjasame yang telah disepakali oleh kedua
AHemaufFlow
BC memberikan kasbank yang telah dibuat ke bagian budget
2
BC melakukan proses reufikasi pada kasbank sesuai sisdur yang berleku4 Matahan
Sub Flow
AltttZMttf Flow
162
Budget controller
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
c
Nama Usecase
Memasukkan kasbank
Aktor Utama
BudgetController(BC)
Keterangan
Use case an mendeskiipsikan BC dalam melakukan proses
penginputandatatrensaksikasbank. Relationships Association
BudgetController
Include
Cek mediaplan,mencetak kasbank
Extend Normal Flow
1
BC menginput data pada form yang tersedia
2.
BC ruga dapat melakukan add data pada form yang tersedia
3
BC juga depot melakukan proses pencanon date dengan menginput datayang akandicaripada(orm_XJ9)g tersedia
4. Sub Flow
BC melakukan cetak kasbank.
S-l-1
Setelah. BC, melekujmp proses input, make BC akan menyimpan data tersebut dengan mengklik button save
Laporan
pada form SI 2 Terdapat 3 sub menu, yaitu kasbank maintenance untuk input data detil kasbank, kasbank finance untuk input data kasbank setelah dimasukkan finance, don kasbank
post untuk input kasbank yang sudah valid terbayar budge< controfler
oleh finance.
S-1-3
Gambar 6. Use case diagram to be system budget
Pada proses input, otometis akan muncul soldo dari related mediaplan
S-2. S.tlBlai(_.^C
control
melakukan proses
edit, make BC akan
menyimpan data tersebut dengan mengklik button save pada form.
Berikut description usecase: AllemetifFiow
A-l. Jika dote yang dnnput BC sudah ada, make sistem okon memberikan peringatan bahwa data yang dnnput telah ada.
1
Name Usecase
Memasukkan data
Aktoi Utame
Budget Controller (BC) Use case ira mendeskiipsikan BC dalam melakukan proses penginputan data master, yang teidiri dari master coding accrue.
Keterangan
Hal ini juga berlaku untuk S-2. Jika BC mengklik tombol save, maka sistem akan membenkon informasi bahwa data
telah tersimp an
supplier, refjonal don store
Relationships
A-3. Jika data yang dicari BC tidak ado, make sistem okon
Association
Budget Controller
Include
Menyimpan data
Extend Normal Flow
memberikan informasi bahwa data die on tidak ditemukan
Jika ada tersebut ado, maka sistem okon menampilkan
Mengedit data, mencan data 1 BC mengmpul data pada form yang tersedia 2 BC juga dapat melakukan edit data pada form yang tersedia
hasilnya
3 Sub Flow
AltemeufFlow
BC juga dapat melakukan proses pencanon data dengan menginputdatayang akandicanpada fojrri gang tersedia 3-1 Setelah K„.m.ejakukeri proses input, maka BC akan
Noma Usecase
Memasukkan budget
menyimpan data tersebut dengan mengklik button save
Aktoi Utama
padaform
Keterangan
BudgetController(BC) Use case ini mendeskiipsikan BC dalam melakukan proses penginputandatatrensaksibudget restore
S-2. SjEj{lah__8C melakukan proses edit, maka BC okon menyimpan data tersebut dengan mengkbk button save pada form A-l Jika date yang dnnput BC sudah ado, maka sistem akan
memberikan peringatanbahwadata yang dnnput telah ada Hal ini juga berlakuuntuk S-2 Jika BC mengklik tombol save, maka sistem akan memberikan informasi bahwa data
d
Relotionships Association Extend Normal Flow
3
A-3. Jika data yang dican BC tidak ada. maka sistem akan memberikan informasi bahwa data dican tidak ditemukan Sub Flow
N erne Use case
Aktor Utama
Keterangan
Memasukkanmediaplan BudgetController (BC) Use case ini mendeskiipsikan BC dalam aaelotatan proses penginputan data trensaksi mediaplan yang bergune untuk ecuan control dalam pembuatan kasbank Budget Controller
1 2 3
BC menginput data pada form yang tersedia. BC juga dapat melakukan edit data pada form yang tersedia BC juga dapat melakukan proses pencanon data dengan menginput data yang akan diced pada feisuyjng tersedia 5-1. Setelah BQ meja^ukan proses mput, make BC akan menyimpan date tersebut dengan mengklik button save
pedafotm. S-2. Sttelab, , B.C melakukan proses edit, maka BC akan menyimpan data tersebut dengan mengklik button save AllemetifFiow
A-l. Jika data yang dnnput BC sudah ada. make sistem akan
memberikan peringatan bahwadatayang dnnputtelah ado. Hoi mi juga berlaku untuk S-2. Jika, BC mengkliktombol
memberikan informasi bahwa data dicari tidak ditemukan
Extend
Sub Flow
padaform. AHematifFlow
A-3. Jika data yang dicari BC tidak ada, make sistem akan
Include Normal Flow
WI...ffllfMilMri proses
aka BC okon
save, maka sistem akan memberikan informasi bahwa data telah tersimp an
Relationships Association
BC juga dapat melakukan proses pencarian data dengan menginput datayang akandican podo{o_rm._yang tersedia
S-l. '"•"
menyimpan data tersebut dengan mengklik button save padaform. S-2 Setejqfa ...Btf melakukan proses edit, maka BC akan menyimpan date tersebut dengan mengklik button save
hasilnya b
1. BC menginput datapada form yang tersedia
2. BC jugadapat melakukan editdotepadaform yangtersedia
telahtersimpan.
Jika ada tersebut ada. maka sistem akan menampilkan
Budget Controller
Include
padaform A-l. Jika data yang dnnput BC sudah ada, maka sistem okon memberikan peringatan bahwa data yang clhnput telah ada.
Hal ini juga berlakuuntuk S-2. Jika BC mengklik tombol save, maka sistem akan memberikan informasi bahwa data telah lersimp an
A-3 Jika data yang dican BC tidak ada, maka eastern akan memberikan informasi bahwa data dican tidak ditemukan
Jika ada tersebut ada, make sistem akan menampilkan hasilnya
163
Jika ada tersebut ada. moke sistem okon menempilkan hasilnya
SeminarNasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
e
Master Accrue
Noma Use case
Memasukkan instore
Aktor Utomo
Budget Controller (BC) Use case mi mendesknpsikan BC dalam melakukan ptoses
Keterangan i
penrjnpuan datatransaksi instore I nm.irm I
Relationships
MfTVV-**"
romiAgai* I
ptJuM
Budget Controller Cek budget-
Association Include
Extend Normal Flow
1 2 3
BC menginput data pada form yang tersedia. BCjuge dapat melakukan edit dale pede form yang tersedia BC juga dapat melakukan proses pencanan data dengan
Sub Flow
SI
mengmput datayang akandicanpadaform.yang tersedia Setelab...B£mjtjaJAkukan proses mput, make BC akan
T
menyimpan data tersebut dengan mengklik button save pada form S-2 Sejfilob, BC melakukan proses edit, make BC akan menyimpan data tersebut dengan mengklik button save padaform.
S-3 Pada saal input toko maka otomatis akan muncul regional den otomatis akan muncul soldo dari jumlahbudget instore yang duniliki regional tersebut.
Gambar 7. Sequence diagram Accrue
A-l. Jika data yang dnnput BC sudah ada, moke sistem akan memberikan penngatan bahwa data yang dnnput telah ada
AttemaufFlow
Hal ini jugaberlaku untuk S-2 UM.BC mengkliktombol save, maka sistem akan memberikan mformasi bahwa data telah tersimp an
A-3 Jika data yang dicari BC tidak ado, make sistem akan memberikan informasi bahwa data dicari tidak ditemukan Jika aria tersebut ada, moke sistem okon menampilkan
hasilnya S-3 A-l Jika soldo tidak mencukupi, maka biaya saHSHi-^AuSJM dan tidak depot drreklos
f
Membuat laporan BudgetCorttToD*r(BC) Us* cast ki mendesknpsikan BC dalam melakukan proses
Kama Use case Aktor Utama
Keterangan
pembuatan laporan Laporan terdm alaslaporan budget expense,
payment, accrue medienUn^j^benk, instore, dan rekles Relationships Association Include
4
BudgetController
Entryperiod
Extend
1
Normal Flow
BC memilihmenulaporan yangtersedia
Gambar 8. Sequence diagram supplier
2. BCmenginput period laporan yangdtrnginkan 3
BCmelakukan pencetakan laporan
Sub Flow
A-2 Jika pengnrjutao period salah, maka sistem akan
AHemaUfFlow
memberikaninformasitenlang kesalahantersebut
Untuk sequence diagram dapat digambarkan sebagai berikut: Master Coding
Menunama
OE
mni Man
1
EarmCajai
OaaXadca
tJoaaiat
Gambar 9. Sequence diagram store
T-
Master Regional
ttcoLiiaat 1 IflMKlaWi 1 I EimBsoBaii
ftM»tfWftMl 1
QMOaUt
/
Gambar 6. Sequence diagram coding
i>
Uajjon basttni
**!««,
i. t»T«*(M-
T "
rl iMTtb^ dMa
IP
TtAtp
1 Gambar 10. Sequence diagram Regional
164
'UU'ryr.
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
Laporan Kasbank
budget ooranaer
Login Berraal
buka
j
nputpMooe
D Gambar 11. Sequence diagram mediaplan
Gambar 15. Sequence diagram laporan kasbank Laporan Budget Expense)
1
Gambar 12. Sequence diagram kasbank
i:
Gambar 16. Sequence diagram laporan budget expense Laporan Instore
ratnuubma
hknularann
FormlaBflran ma
Pall list in
laesran
taeaaa aaaBalH
Gambar 13. Sequence diagram budget instore
LeginMrraal buka
'
tiwimxtt
ll
I TuS*
ft-
KM*.
Gambar 17. Sequence diagram laporan instore
Gambar 14. Sequence diagram instore
165
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
Laporan Payment store
stojd -sto_name
-ins_cod -ins_penod
-sto_addr MCTUUUOTU
Mem Laraan
fetmeavmert
-sto__manager
Pett UK**,
supplier
-ato_hp -sto_reg
-suppjd
-ins_dateapp
-supp_name
-sto_phone
budget cortroaei
-supp_addr1 -supp_addr2 -supp_city -supp_plione
-sto tax
! logmbwhasl
I]
-supp_cp
- -supp_rek -supp .bank
1]
-supp_cab
coding
regional
•supp_npwp
-cod_nbr
Hegjd
-supp_ena
-coddesc
-rBg_desc
-cod enable
•reg_manager
-reg_phooe
-reg_tax
Gambar 18. Sequence diagram laporan payment
kasbank history
mediaplan
-kas_nbr
-med_nbr
Berdasarkan analisis kebutuhan sistem diatas maka
dapat dirancang class diagram yang kemudian di mapping kedalam Relational Database Management System. Implementasi sistem ini merupakan aplikasi stand alone untuk petugas budget controller yang menggambarkan implementasi dan kebutuhan sistem untuk menjalankan program.
kas_supp
-rnexJ_period
budget instore
-kas_date -kas_rmk -kas_cb_date
-med_type
•ogt_reo
-med_cod
•ogt_period
-med_amount -med_ena -med_desc
bgtamount
|-bgt_ena
-kas_S_date -kas status
-med_r»t -med_supp
kasbank detH accrue
-aoc_pertod -acc_type -acc_amount -ace ena
-kasd_nbr -kasd_ine -kasd_med -kasd_amount
-*asd_desc -kasd ret
-store id
Gambar 20. Mapping Class Diagram to RDBMS
-store name store address
amount
store manager
supplier
-ms date apphcatic
l-store hp
-supp id
-calculate amount rnstore<)
•store phone -store fax
euppneme
•eupp addrl -supp addr? •eupp cay
-supp phone -supp contact person -supp rek
•eupp bank -euppcab
regional
euppnpwp
-coding number -coding desc
-reg id -reg desc
-supp enable ♦change
<--Jmg enable
•reg manager
Sistem informasi ini dirancang menggunakan aplikasi Microsoft Visual Studio 2008 dan Microsoft SQL Server 2008.
Tahap awal dalam pembuatan aplikasi ini yaitu pembuatan database. Berikut tabel-tabel yang dibutuhkan:
status suppf}
-reg phone
•reg tax
kaebank history media pla •med
-kas number -kas data
amount
-kas remark
-med enable
-bgt period -bgt amounl
-med desc
-kas oak budget date
-med reference
-kas faience date -kas status
change status med()
-bgt enable
'calculate sardoQ
change status budget))
kasbank debt
-ace period type amount
enable
'Change status acc()
-kasd line -kasd amount
-kasddesc
Gambar 21. Tabel Supplier
-kasd referenc* ♦calculate netto
print outQ
| /\Xm HADfWIICMBC Oaumrearae
Gambar 19. Class Diagram
medjxrnd
-od.type o»ed_cDd wcd_amc»j-.t med ena
•aedjef medsupp
Gambar 22. Tabel Mediaplan
166
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
/l&rw-i^RrVirCMBC
dbojos hkt
. Dt^-PCXDCVVllCtVrBC -uWacc^mstr1 ? 1
_Data Type
Data Type
CokjvnHame
acc_pcriod
vardrar(7)
acc_type
char(l)
acc_amount
numehc(18, 0)
ace ena
b.t
Mbwf**
Gambar 23. Tabel Accrue
ns_sto
varchaT(8)
ins_cod
varchar<15)
re_period
varchar(4)
aTS_evcnt
varchar(32)
ns_ amount
numeric(18,0)
nsjiateapp
datetome
AJowNufc
B D
B 10 B
Gambar 30. Tabel Instore XH Wl KADfWUCMBt - oW< od mstr
CokjrenHerm
SMSSl
cnd_nbr
varctiar(lS)
rad.desc
v»dw<62)
CDd_ena
bit
Berikut adalah user interface dari hasil perancangan diatas : • Form Login Pemakai divvajibkan untuk memasukkan nama user dan password agar dapat masuk kedalam aplikasi. Hal ini bertujuan untuk melindungi aplikasi dari user yang
:
Gambar 24. Tabel Coding KMHWKMBC. - rJbo.kas,hist] I fiftnlln Date Type kas_r*r
varchar(7j
k* ^"- " "
varch*r<8}
kas.date
date
kas_rn*
varoSar(frv)
kas_eb_date
avnaHateorae
tidak memiliki hak akses.
kasjijfete kas_sta*js
aiwint
Gambar 25. Tabel Kasbank History PCSDtWIICMBC
dboJandhist
_____;,C«*-jnlteaBe; V Vasdjbr
DataType..
Gambar 31. Form Login
varchar(7j
int
kasdjned
varchar(8)
kasd_amourrt
numericf. 18, 0)
ri kasrijdesc
m
varchar(33 var
kasd ref
4
Gambar 26. Tabel Kasbank Detil
•
Form Master Supplier Form master supplier merupakan file master yang dapat menambah, mengedit, mencari dan menyimpan data yang akan disimpan kedalam database data supplier apabila terjadi penambahan atau pengubahan data.
l/be/a pc^xvnKMK dbce., rmt DataType
Column Name.
| rerjjd
. ...MmN*.-
varchar(5)
regjjhone
varchar(32) varoSar<32) varchar(liS)
B g| @
reg_fax
varchar(J6)
R
reg_desc rerjjnanaoer
Gambar 27. Tabel Regional
^BkwtWSmKmBR -dbo^o_mstrL varchar(B) sto_name
verihar(32) varchar<32)
—-r-
varchar(32)
s»o_np
var
sto.reg
varchar(5)
stojtficne
varthar(l6)
stojax
varchar(16)
Gambar 32. Form Supplier
Gambar 28. Tabel Store
bFW-KAD^^ dboJxitimtore] . jumbi - M&iNM bgt_reg
varchar(5)
| bgt_penod
«rd»rf4)
br^_arnaurrt
numerictlS, 0)
bgt_ena
bit
A*Ov,NJS
Gambar 33. Form Add Edit Supplier
Gambar 29. Tabel Budget Instore
167
Seminar Nasional Pengaplikasian TelematikaSINAPTIKA2011 -ISSN 2086-8251
•
Form Master Coding Master coding merupakan file master yang dapat menambah, mengedit, menyimpan data kedalam database dan mencari data coding. Pertama, user dapat melakukan pencarian data. Jika user menginginkan tambah atau edit data maka akan muncul popup untuk
•
Form Master Regional Form master regional merupakan file master yang dapat menambah, mengedit, mencari dan menyimpan data yang akan disimpan kedalam database data regional apabila terjadi penambahan atau pengubahan data.
tambah dan edit data.
RegwvsfD Tk*&f*ton
-•'Marwjor
.'
JfeSSLA gwne sumatern
rag2 lamtenur "03
Gambar 34. Form Coding
02154
rudyjroeori..
08156-
08156-
saga jaw* ban*
vudoorwo sBwopeya
08:12
ng€ \mH aatu'
TjptoSup...
08183...
03154]
«g7 M
Sendjaja
08183„
03612,
Desc
rAcJive? |
mi __.—'.—;....„..-,li,.lt
Gambar 38. Form Regional
Gambar 35. Form Add Edit Coding •
02154]
-US latMiengah
•.•Coring '
^arnoV&abek
eddy guria . 08167.yoseflraan... 08187.
Form Master Accrue .
Form master accrue merupakan file master yang
ItegZ
ReajonalSD
dapat menambah, mengedit, mencari dan menyimpan data yang akan disimpan kedalam database data accrue apabila terjadi penambahan atau pengubahan
OesaSphon '• iawa timur| yoae/ iman santosa
-•' Manage* ••• Phone
data.
fax
•
>
081874576094
. .0215475603
ave.... ! j. :-Caocei .&
Gambar 39. Form Add Edit Regional •
Form Master Store
Form master store merupakan file master yang
dapat menambah, mengedit, mencari dan menyimpan data yang akan disimpan kedalam database data store apabila terjadi penambahan atau pengubahan data.
Gambar 36. Form Accrue
Gambar 37. Form Add Edit Accrue
168
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 - ISSN 2086-8251
•
Form Transaksi Kasbank
Form ini terdiri dari form kasbank maintenance,
kasbank
finance,
dan
kasbank
post.
Kasbank
maintenance digunakan untuk input data operasional kasbank yang meliputi pembuatan dan pengeditan kasbank, yang akan dicetak sebagai lampiran tagihan agar dapat diproses oleh finance agar dapat dilakukan pembayaran.
Gambar 40. Form Store
Gambar 44. Form Kasbank Maintenance
Kasbank finance digunakan untuk input data
Gambar 41. Form Add Edit Store
kasbank untuk finance. Form ini diakses setelah input •
Form Transaksi Mediaplan
data terlebih dahulu di kasbank maintenance.
Form transaksi mediaplan merupakan file transaksi
yang dapat menambah, mengedit, mencari dan menyimpan data yang akan disimpan kedalam database data mediaplan apabila terjadi penambahan
From Kasbank
atau pengubahan data.
8y]
ToKasbar*
Chea* BudgetDate:-
ftiartce Date
5/27/2011 - j/
5/27/2011 -^
-:•: (~£anc*j^.-.| rTok Gambar 45. Form kasbank finance
Kasbank post digunakan untuk input data kasbank
dengan status sudah terbayar sehingga status kasbnak tersebut closed, tidak dapat diedit.
Gambar 42. Form Mediaplan
Gambar 46. Form kasbank post
Gambar 43. Form Add Edit Mediaplan
169
Seminar Nasional Pengaplikasian Telematika SINAPTIKA 2011 -ISSN 2086-8251
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan
uraian-uraian yang telah
penulis
paparkan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan antara lain : 1. Data-data yang berkaitan dengan administrasi seperti data supplier, data accrue, data kasbank, data mediaplan, data instore dapat tersimpan dengan baik didalam sebuah database sehingga memudahkan budget controller dalam pencarian maupun pengelolaan data. 2. Dengan adanya aplikasi ini, maka data-data administrasi yang ada dapat terintegrasi dengan baik karena data-data yang saling berhubungan. 3. Dengan adanya aplikasi ini, semua laporan dapat tercetak dengan cepat, akurat dan tepat waktu. 4. Dengan adannya aplikasi ini, memberikan kemudahan bagi budget controller dalam memonitor arus pemasukan dan pengeluaran budget serta audit anggaran. Dari kesimpulan diatas, maka penulis memiliki saran, yaitu : Sistem ini dapat dikembangkan dengan menambahkan modul ERP (Enterprise Resource Planning) yang Iain, seperti modul sales yang terintegrasi dengan divisi yang lain sehingga dihasilkan suatu sistem yang utuh dan terpadu guna meningkatkan kinerja manajemen mutu perusahaan (Continual Quality Improvement).
V. DAFTAR PUSTAKA
[1] Dennis Alan, Barbar Haley Wixom and David Tegarden. Systems Analysis and Design with UML Version 2.0 an Object Oriented Approach second edition. US Amerika: John Wiley & Sons, Inc, 2005 [2] Darmayuda Ketut. Pemrograman Aplikasi Database dengan Microsoft Visual BasicNet 2008. Bandung: INFORMATIKA, 2009 Panduan Lengkap Menjadi [3] Junindar.
Programmer Membuat Aplikasi Penjualan Menggunakan VB.Net. Jakarta: Media Kita, 2008
[4] Solution Cybertron dan SmitDev Community. Membangun Aplikasi Database dengan Visual Basic 2008 dan SQL Server 2008. Jakarta: PT. Gramedia, 2010
Riwayat Peneliti:
Bambang Jokonowo. SSL, MTI adalah dosen Universitas Mercu Buana dengan bidang penelitian Analisa dan Design Sistem Informasi berorientasi objek, pemodelan UML Khoirotun Nidzaroh Alqodari Dewi
Wijayaningrum adalah praktisi di Department Store, Tbk
PT. Matahari
