BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI
3.1 Riwayat Perusahaan dan Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur berdiri berdasarkan akta notaris Ny. M.L Indriani Soepojo S.H. No. 32 Tanggal 9 November 1993. Perusahaan menjalankan aktifitasnya secara penuh sekitar tahun 1994. PT. Tritunggal Arthamakmur dipimpin oleh Bapak Ir. Temi Hendri dan beralamat di Kompleks Graha Kencana Blok AB, Jl. Raya Pejuangan No. 88, Kebun Jeruk – Jakarta 11530. PT. Tritunggal Arthamakmur bergerak di bidang distribusi bahan kimia. Produk dibagi menjadi dua bagian besar yaitu bahan kimia untuk kosmetik, farmasi, makanan dan bahan kimia untuk industri. Pemasok produk perusahaan sebagian besar berasal dari perusahaan luar negeri. Sejak didirikan pada tahun 1994, PT. Tritunggal Arthamakmur telah berkembang pesat. Saat ini perusahaan sudah memiliki pelanggan tetap, tingkat penjualan, turn over, dan pangsa pasar yang cukup baik. Seluruhnya dicapai dengan profesionalisme staf dan pimpinan perusahaan yang selalu berusaha untuk menjadi yang terbaik dalam bisnis. Kepuasan pelanggan merupakan kunci sukses bagi perusahaan. Di masa depan, perusahaan bertujuan untuk memelihara kinerja pertumbuhan perusahaan, meningkatkan pangsa pasar dan jaringan distribusi. Hal ini dilakukan untuk memenuhi pertumbuhan permintaan pelanggan di seluruh Indonesia.
22
23 3.2 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur
Komisaris
Direktur
Bagian Akunting
Bagian Keuangan
Bagian Penjualan dan Pemasaran
Bagian Impor
Bagian Logistik
Bagian EDP
Bagian Gudang
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Tritunggal Arthamakmur
3.3 Visi dan Misi Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan distributor bahan kimia terdepan dan terbesar di Indonesia. Misi perusahaan adalah mengembangkan kemampuan tidak hanya dalam distribusi dan penjualan bahan kimia saja, melainkan juga kemampuan untuk mengembangkan, memodifikasi dan mengkostumisasi bahan kimia untuk memenuhi kebutuhan pasar di Indonesia.
24 3.4 Tugas dan Wewenang 1. Komisaris •
Bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan.
•
Menentukan perencanaan strategis perusahaan.
•
Mengawasi dan mengontrol kinerja perusahaan secara umum.
•
Mengambil dan menentukan keputusan akhir.
•
Merencanakan, melaksanakan dan mengevaluasi kebijakan-kebijakan umum perusahaan.
2. Direktur •
Bertanggung jawab atas operasional perusahaan.
•
Mengontrol dan mengawasi bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
•
Mengambil
dan
menentukan
keputusan
yang
berkaitan
dengan
operasional perusahaan. 3. Bagian Akunting •
Melakukan pembukuan terhadap transaksi-transaksi yang berlangsung dalam perusahaan.
•
Menyiapkan data yang diperlukan untuk diolah menjadi laporan keuangan.
4. Bagian Keuangan •
Bertanggung jawab atas kebijakan keuangan perusahaan.
•
Menganalisa data-data dari Bagian Akunting.
•
Menyiapkan laporan keuangan berdasarkan data dari Bagian Akunting untuk diserahkan kepada Direktur.
25 •
Menangani masalah-masalah yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
5. Bagian Penjualan dan Pemasaran •
Memasarkan dan menawarkan barang pada pelanggan dan calon pelanggan.
•
Menangani transaksi penjualan perusahaan.
•
Mencari informasi mengenai pasar dan pesaing.
•
Membina dan mempertahankan hubungan yang baik dengan pelanggan.
6. Bagian Impor •
Bertanggung jawab atas transaksi impor perusahaan, seperti pembuatan PIB (Pemberitahuan Impor Barang).
•
Menangani masalah-masalah yang berkaitan dengan pemasok (importir).
7. Bagian Logistik •
Bertanggung jawab atas pembelian atau pengadaan barang.
•
Menangani barang masuk dari pemasok dan barang keluar ke pelanggan.
•
Melakukan kontrol stok barang untuk menjaga tingkat persediaan barang.
8. Bagian EDP (Electronic Data Processing) •
Bertanggung jawab dalam pendistribusian data ke masing-masing Departemen dalam perusahaan.
26 3.5 Analisis Sistem Informasi yang Sedang Berjalan. Secara umum, prosedur sistem yang berjalan pada PT. Tritunggal Arthamakmur dari barang dibeli sampai barang dijual adalah sebagai berikut: 1. Bagian Logistik akan membuat PO (Purchase Order) bila ada persediaan barang yang habis atau mulai menipis. PO dibuat rangkap dua dimana PO asli akan diserahkan ke Bagian Impor bila barang tersebut pembeliannya harus impor, bila tidak maka Bagian Logistik yang akan menanganinya. Rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Keuangan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. 2. Bagian Impor akan menghubungi pemasok dan mengirim PO tersebut melalui faksmili. Karena barang yang dipesan bersifat impor, maka barang tidak langsung dikirim ke gudang perusahaan, melainkan ditahan terlebih dahulu di Dinas Bea Cukai. Bagian Impor lalu akan membuat PIB (Pemberitahuan Impor Barang) untuk keperluan pengeluaran barang dan pembayaran pajak. Setelah tiba di gudang, Bagian Logistik mencocokkan Packing List dari pemasok dengan PO dan fisik barang. Bila sudah cocok maka akan dibuat Bukti Penerimaan Barang. 3. Pembayaran ke pemasok dilakukan melalui transfer bank atau bilyet giro, Bagian Keuangan akan terlebih dahulu melakukan verifikasi berdasarkan PO dan faktur dari pemasok. Setelah cocok maka Bagian Keuangan akan membuat Bukti Pengeluaran Pembayaran rangkap dua. Bukti asli dikirim ke pemasok, rangkap pertama diserahkan ke Bagian Akunting untuk proses penjurnalan dan rangkap kedua diarsip. 4. Untuk proses penjualan, bila ada pesanan dari pelanggan maka Bagian Penjualan dan Pemasaran akan membuat SO (Sales Order) rangkap dua. SO asli akan
27 diarsip, rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Logistik untuk dibuatkan Surat Jalan dan rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akunting. Barang akan dikirim ke pelanggan bersama Surat Jalan. Surat Jalan asli diambil oleh pelanggan, sedangkan rangkapnya diarsip untuk perusahaan. Rangkap Surat Jalan tersebut bersama SO dan PO dari pelanggan menjadi dasar pembuatan faktur oleh Bagian Akunting. Faktur dibuat rangkap tiga. Faktur asli akan diserahkan ke pelanggan, rangkap kesatu diserahkan ke Bagian Keuangan untuk proses penagihan kepada pelanggan, rangkap kedua untuk Bagian Akunting dan rangkap ketiga untuk diarsip. Jangka waktu pembayaran adalah 90 hari dari tanggal faktur. 5. Pelanggan biasanya membayar melalui giro, cek atau transfer ke rekening perusahaan dimana pembayaran dianggap lunas bila giro atau cek sudah masuk ke dalam rekening perusahaan. Selanjutnya Bagian Keuangan akan membuat Tanda Terima Pembayaran dan dikirim ke pelanggan. Rangkap Tanda Terima tersebut akan digunakan oleh Bagian Akunting untuk penjurnalan.
28 3.5.1 Flowchart Sistem Informasi yang Berjalan Alur Dokumen Pembelian
Gambar 3.2 Alur Dokumen Pembelian
29 Alur Dokumen Penerimaan Barang
Bagian Logistik
Dari Pemasok
Packing List
P.O
2
Barang
Membuat Bukti Penerimaan Barang
Bukti Penerimaan 1 Barang 2
N
Update Stok
Buku besar stok
Gambar 3.3 Alur Dokumen Penerimaan Barang
30 Alur Dokumen Penjualan Bagian Penjualan dan Pemasaran
Bagian Logistik
Pesanan Pelanggan
Bagian Akunting
1
S.O
Bagian Keuangan
2
2
P.O
3
3
4
Surat Jalan 3
Faktur Penjualan
Dari Pelanggan
2
Pembayaran
Membuat Sales Order (SO) Membuat Surat Jalan
S.O
Verifikasi dan membuat Tanda Terima Pembayaran
Menyiapkan Faktur Penjualan
1 2 3
Surat Jalan
Faktur Penjualan
1 2
1 2
3
Tanda Terima 1 Pembayaran
3
2
2
4 N
1
3 4 Pelanggan
N
N 6 3
5
N
Pelanggan Pelanggan 6
5
Tanda Terima 2 Pembayaran
Verifikasi, Mencatat transaksi dan update buku besar
Faktur Penjualan
3
Jurnal Transaksi
Buku besar piutang
Gambar 3.4 Alur Dokumen Penjualan
31 3.5.2 Diagram Konteks (Level Nol) konfirmasi_order faktur surat_jalan_valid Pelanggan
Logistik
bukti_retur P .O SI Penjualan dan Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur
rencana_promosi
S.O
lap_promosi
lap_retur
retur
surat_jalan
pengajuan_promosi persetujuan_promosi Eksekutif
persetujuan_promosi lap_penjualan
Gambar 3.5 Diagram Konteks (Level Nol)
Penjualan dan Pemasaran
32 3.5.3 Diagram Nol (Level 1)
Gambar 3.6 Diagram Nol (Level 1)
33
3.5.4 Basis Data Yang Digunakan Basis Data yang digunakan oleh PT Tritunggal yaitu: a. Tabel Pelanggan Primary Key: Kd_Pel Tabel 3.1 Master Pelanggan No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Pel
Text
10
Kode Pelanggan
2.
Nm_Pelanggan
Text
30
Nama Pelanggan
3.
Alamat
Text
50
Alamat Pelanggan
4.
Kd_Wil
Text
10
Kode Wilayah
5.
Telepon
Number
Double
Telepon Pelanggan
b. Tabel Produk Primary Key: Kd_Produk Tabel 3.2 Master Produk No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Produk
Text
10
Kode Produk
2.
Kd_Supplier
Text
10
Kode Supplier
3.
Nm_Produk
Text
20
Nama Produk
4.
Kd_Kat
Text
30
Kode Kategori
5.
Hrg_Produk
Number
Long Integer
Harga Produk
6.
Stok_brg
Number
Long
Stok Barang
34
c. Tabel Kategori Produk Primary Key: Kd_Kat Tabel 3.3 Master Kategori Produk No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Kat
Text
10
Kode Kategori
2.
Nm_kat
Text
20
Nama Kategori
d. Tabel Header Penjualan Primary Key: No_Faktur Foreign Key: Kd_Pel Tabel 3.4 Master Header Penjualan No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Faktur
Text
10
Nomor Faktur
2.
Tgl_Faktur
Date/time Date/time
Tanggal Faktur
3.
Kd_Pel
Text
10
Kode Pelanggan
4.
No_SO
Text
10
Nomor SO
5.
Kd_Sp
Text
10
Kode Sales Person
6.
Total_Penj
Number
Long Integer
Total Penjualan
35
e. Tabel Penjualan Detail Primary Key: No_Faktur + Kd_Produk Tabel 3.5 Master Penjualan Detail No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Faktur
Text
10
Nomor Faktur
2.
Kd_Produk
Text
10
Kode Produk
3.
Qty
Number
Double
Kuantitas Barang
4.
Hrg_Jual
Number
Long Integer
Harga Jual
5.
Disc
Text
10
Potongan Harga
6.
Tax
Text
10
Pajak
7.
Subtotal
Number
Long Integer
Subtotal
f. Tabel Header Retur Primary Key: No_Retur Foreign Key: No_Faktur Tabel 3.6 Master Header Retur No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Retur
Text
10
Nomor Retur
2.
No_Faktur
Text
10
Nomor Faktur
3.
Tgl_Retur
Date/time Date/time
Tanggal Retur
4.
Jml_Retur
Number
Jumlah Retur
Double
36 g. Tabel Retur Detail Primary Key: No_Retur + Kd_Produk Tabel 3.7 Master Retur Detail No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Retur
Text
10
Nomor Retur
2.
Kd_Produk
Text
10
Kode Produk
3.
Ket_Retur
Text
100
Keterangan Retur
h. Tabel Header Surat Jalan Primary Key: No_Srt_jln Foreign Key: No_Faktur, Kd_Pel Tabel 3.8 Master Header Surat Jalan No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Srt_jln
Text
10
Nomor Surat Jalan
2.
No_Faktur
Text
10
Nomor Faktur
3.
Kd_Pel
Text
10
Kode Pelanggan
4.
Tgl_Kirim
Date/time Date/time
Tanggal Kirim
i. Tabel Surat Jalan Detail Primary Key: No_Srt_jln + Kd_Produk Tabel 3.9 Master Surat Jalan Detail No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_Srt_jln_det
Text
10
Nomor Surat Jalan
37 Detail 2.
No_Srt_jln
Text
10
Nomor Surat Jalan
3.
Kd_Produk
Text
10
Kode Produk
4.
Qty
Number
Double
Kuantitas Barang
j. Tabel Promosi Primary Key: Kd_Promosi Tabel 3.10 Master Promosi No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Promosi
Text
10
Kode Promosi
2.
Jns_Promosi
Text
30
Jenis Promosi
k. Tabel Transaksi Promosi Primary Key: Kd_Promosi + Tgl_Promosi Tabel 3.11 Transaksi Promosi No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Promosi
Text
10
Kode Promosi
2.
Tgl_Promosi
Date/time Date/time
Tanggal Promosi
3.
Budget
Number
Long Integer
Budget yang tersedia
4.
Actual
Number
Long Integer
Dana yang keluar
38
l. Tabel Header Sales Order Primary Key: No_SO Foreign Key: Kd_Pel Tabel 3.12 Master Header Sales Order No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_SO
Text
10
Nomor Sales Order
2.
Kd_Pel
Text
10
Kode Pelanggan
3.
Tgl_SO
Date/time Date/time
Tanggal Sales Order
m. Tabel Sales Order Detail Primary Key: No_SO + Kd_Produk Tabel 3.13 Master Sales Order Detail No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
No_SO
Text
10
Nomor Sales Order
2.
Kd_Produk
Text
10
Kode Produk
3.
Qty
Number
Double
Kuantitas Barang
n. Tabel Wilayah Primary Key: Kd_Wil Tabel 3.14 Master Wilayah No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Wil
Text
10
Kode Wilayah
39 2.
Nm_Wil
Text
30
Nama Wilayah
o. Tabel Sales Person Primary Key: Kd_Sp Tabel 3.15 Master Sales Person No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Sp
Text
10
Kode Sales Person
2.
Nm_Sp
Text
30
Nama Sales Person
3.
No_Hp
Text
20
Nomor Hp
p. Tabel Supplier Primary Key: Kd_Supplier Tabel 3.16 Master Supplier No.
Nama Field
Tipe
Panjang
Keterangan
1.
Kd_Supplier
Text
10
Kode Supplier
2.
Kd_Kategori
Text
10
Kode Kategori
3.
Nm_Supplier
Text
20
Nama Supplier
40 3.5.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Promosi PK: Kd_Promosi
Salesperson PK: Kd_Sp Wilayah PK : Kd_Wil
Transaksi Promosi PK : Kd_Promosi, Tgl_Promosi
Header Penjualan PK : No_Faktur FK : Kd_Pel
Penjualan Detail PK : No_Faktur, Kd_Produk
Pelanggan PK: Kd_Pel
Produk PK: Kd_Produk
Kategori Produk PK : Kd_Kat
Header Sales Order PK : No_SO FK : Kd_Pel
Surat Jalan Detail
Sales Order Detail PK : No_SO, Kd_Produk
Supplier PK: Kd_Supplier
Header Surat Jalan
PK : No_Srt_Jln_det, Kd_Produk
PK : No_Srt_Jln FK : No_Faktur, Kd_Pel
Header Retur PK : No_Retur FK : No_Faktur
Gambar 3.7 Entity Relationship Diagram (ERD)
Retur Detail PK : No_Retur, Kd_Produk
41 3.6 Analisis SWOT 3.6.1 SWOT (Strength,Weakness,Opportunity,Threat) Tabel 3.17 Tabel Rating SWOT Strength
Bobot Rating Nilai
1. Kualitas produk yang bermutu tinggi
0,4
4
1,6
2. Jenis produk yang lengkap
0,3
3
0,9
3. Reputasi bisnis yang baik
0,3
3
0,9 3,4
Total Weakness 1. Promosi yang terbatas
0,6
4
2,4
2. Cakupan distribusi belum cukup luas
0,4
2
0,8 3,2
Total Opportunities 1. Pangsa pasar yang luas
0,4
4
1,6
2. Permintaan terhadap produk relatif stabil
0,3
2
0,6
3. Mengembangkan produk yang sudah ada untuk memenuhi 0,3
3
0,9
kebutuhan pasar yang semakin beragam 3,1
Total Threat 1. Produk sejenis dari pesaing
0,4
3
1,2
2. Promosi perusahaan lain
0,4
3
1,2
3. Inflasi dan kondisi ekonomi sangat berpengaruh terhadap 0,2
2
0,4
harga pembelian produk Total
2,8
42
Berdasarkan analisa perusahaan, PT. Tritunggal Arthamakmur berada pada posisi SO (Strategic Opportunities) dalam matriks SWOT seperti pada gambar berikut. O 0,3 W
S 0,2
T Gambar 3.8 Kurva SWOT
43 3.6.2 Analisis Matriks SWOT Tabel 3.18 Analisis Matriks SWOT Kekuatan / Strength •
Kualitas
produk
Kelemahan / Weakness • Promosi
yang
bermutu tinggi
yang
terbatas
•
Jenis produk yang lengkap
•
Pengiriman
produk
•
Cakupan distribusi belum cukup luas.
ke
pelanggan tepat waktu
Peluang / Opportunities
Strategi SO
•
Pangsa pasar yang luas
•
•
Permintaan terhadap produk •
stabil •
Mengembangkan yang
sudah
cabang
dan
•
Meningkatkan
memperluas jalur distribusi.
promosi
Menambah
perusahaan
jenis
produk,
memperluas pangsa pasar
produk
ada
Membuka
Strategi WO
dan
untuk
mengembangkan
produk baru
memenuhi kebutuhan pasar yang semakin beragam Ancaman / Threat
Strategi ST
•
Produk sejenis dari pesaing
•
Promosi
perusahaan
lain
yang lebih gencar •
Inflasi dan resesi ekonomi sangat berpengaruh terhadap pembelian produk
•
Menjaga
kualitas
Strategi WT produk •
Meningkatkan
karena banyak perusahaan
pelayanan
pesaing yang muncul
costumer.
kepada
44 3.6.3 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan SWOT Informasi yang dibutuhkan berdasarkan Analisis SWOT dalam menunjang strategi perusahaan adalah : •
Informasi mengenai harga dan produk pesaing.
•
Informasi mengenai penjualan.
•
Informasi mengenai media dan biaya promosi.
3.7 Analisis Critical Success Factor (CSF) 3.7.1 Critical Success Factor (CSF) Faktor-faktor penentu keberhasilan pada PT. Tritunggal Arthamakmur adalah sebagai berikut: •
Pelayanan kepada pelanggan yang baik.
•
Pengontrolan tingkat persediaan barang.
•
Promosi melalui media cetak atau elektronik.
Tabel 3.19 CSF dan KPI CSF (Critical Success Factor) KPI (Key Performance Indicator) 1. Pelayanan kepada pelanggan yang 1. Tingkat retur penjualan dibawah 1% baik. per bulan. [(Total Retur : Total Penjualan per Bulan) x 100%] 2. Pengontrolan tingkat persediaan 2. Memenuhi 90% dari Sales Order. barang. [(Total Penjualan : Total Sales Order) x 100%] 3. Promosi melalui media cetak atau 3. Peningkatan penjualan sebesar 1-2% elektronik. selama 1 tahun. (Selisih Penjualan Tahun Berjalan dan Penjualan Tahun Sebelumnya : 100%)
45 3.7.2 Informasi Yang Dibutuhkan Berdasarkan CSF Informasi yang dibutuhkan berdasarkan analisis CSF adalah sebagai berikut: •
Informasi mengenai analisa penjualan.
•
Informasi mengenai retur penjualan.
•
Informasi mengenai biaya dan media promosi.
3.8 Analisis Kebutuhan Informasi Eksekutif 3.8.1 Permasalahan Yang Dihadapi Dalam Sistem Informasi Pemasaran PT. Tritunggal Arthamakmur terdapat beberapa masalah yang menjadi kendala bagi eksekutif dalam membuat perencanaan strategis dan pengambilan keputusan. Masalah tersebut adalah : 1. Informasi yang disajikan kepada eksekutif bersifat global, apabila ingin mengetahui informasi secara detail memakan waktu lama. 2. Laporan yang disajikan masih dalam bentuk print-out sehingga memakan waktu untuk memeriksa, menyortir, menganalisa dan mengevaluasi laporan tersebut. 3. Belum tersedianya informasi eksternal mengenai pesaing dan pasar sehingga eksekutif menjadi kesulitan dalam menganalisa situasi pesaing dan pasar yang ada.
46 3.8.2 Usulan Pemecahan Masalah Dari permasalahan yang ada, kami mengusulkan untuk merancang suatu Sistem Informasi Eksekutif yang memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. Menyediakan laporan ringkas dalam bentuk tabel dan grafik yang dilengkapi dengan fasilitas Drill Down, Drill Across dan Exceptional Report. 2. Menyediakan informasi yang bersifat internal dan eksternal, yang dapat membantu
eksekutif
dalam
merencanakan
dan
memonitor
kinerja
perusahaan.
3.8.3 Informasi Yang Dibutuhkan Eksekutif Kebutuhan informasi yang diperlukan oleh Eksekutif adalah sebagai berikut: 1. Kebutuhan Informasi Internal : •
Analisa Penjualan
•
Analisa Target Penjualan
•
Evaluasi Penjualan
•
Analisa Promosi
•
Analisa Retur Penjualan
•
Analisa Peramalan Penjualan
2. Kebutuhan Informasi Eksternal : •
Analisa Penjualan Produk Pesaing
•
Analisa Pangsa Pasar
