BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Tentang Perusahaan Pada sub-bab ini akan dibahas mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, serta pembagian tugas dan tanggung jawab. 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Trimitra Sukses Indonesia merupakan sebuah perusahaan yang bergerak pada bidang teknologi informasi, yang meliputi penjualan dan pemeliharaan (software, hardware, jaringan dan perlengkapan telekomunikasi). PT. Trimitra Sukses Indonesia berlokasi di Jalan Lautze No. 16A, pasar baru, Jakarta Pusat, berdiri pada tanggal 17 September 2011 secara personal dengan pendiri yang telah bertahun - tahun bergerak di bidang TI sehingga memiliki banyak pengalaman dan jaringan yang luas yang dapat mendukung jalannya perusahaan. PT. Trimitra Sukses Indonesia didukung oleh tenaga ahli yang berdedikasi dan berpengalaman sehingga menjadi salah satu perusahaan utama dalam industri penyedia layanan, jasa dan konsultan teknologi informasi. PT. Trimitra Sukses Indonesia telah dipercaya oleh banyak kalangan dari latar belakang dan kepentingan yang berbeda baik secara individu, instansi pemerintah, lembaga pendidikan dan kelompok – kelompok bisnis. Pengalaman yang kuat membuat PT. Trimitra Sukses Indonesia memiliki dasar dan reputasi yang baik dalam penjualan dan layanan pendukung teknis. 77
78 PT. Trimitra Sukses Indonesia selalu berusaha untuk menyediakan layanan terbaik sesuai dengan kebutuhan client melalui produk dan solusi TI yang diberikan. Selain itu, PT. Trimitra Sukses Indonesia juga memiliki banyak mitra kerja dengan produk komplementer dan solusi untuk melayani kebutuhan client secara terpadu dan menyediakan perkembangan baru dan teknologi untuk aplikasi, produk, maupun layanan kepada client.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan Pada sub-bab ini akan dibahas mengenai visi dan misi perusahaan. 3.1.2.1 Visi Berikut ini visi PT. Trimitra Sukses Indonesia, antara lain: 1. Membangun perusahaan yang bergerak di bidang IT solution yang menghasilkan laba/profit yang baik bagi perusahaan. 2. Memberikan nilai tambah perusahaan dari segi IT bagi peningkatan kinerja dan efektivitas bagi para client.
3.1.2.2 Misi Berikut ini misi PT. Trimitra Sukses Indonesia, antara lain: 1. Memberikan kepuasan kepada client melalui pelayanan dan kinerja yang maksimal. 2. Selalu melakukan inovasi terhadap teknologi untuk aplikasi, produk maupun layanan kepada client. 3. Menciptakan hubungan yang baik dengan mitra kerja secara terpadu.
79 3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Trimitra Sukses Indonesia
3.1.4 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Di bawah ini merupakan pembagian tugas dan tanggung jawab pada PT. Trimitra Sukses Indonesia, yaitu: 1. Komisaris utama a. Pemilik dan investor perusahaan b. Memeriksa laporan keuangan yang diberikan komisaris c. Mengadakan rapat bersama komisaris dan pemegang saham lainnya
80 2. Komisaris a. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan bisnis perusahaan dan memberikan saran kepada direktur operasional b. Memberikan laporan keuangan kepada komisaris utama 3. Direktur operasional a. Penanggung jawab dan koordinator kegiatan bisnis perusahaan b. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada komisaris c. Menganalisis
dan
mengembangkan
strategi
pemasaran
untuk
meningkatkan target penjualan. 4. Konsultan a.
Memberikan solusi TI kepada client
b.
Membuat bukti order produk atau layanan berdasarkan hasil konsultasi dengan client
5. Technical support a. Melakukan pemeliharaan terhadap sistem perusahaan b. Melakukan instalasi aplikasi dan pelatihan penggunaan aplikasi kepada client 6. Administrasi a. Membuat laporan keuangan b. Mencakup akuntansi, keuangan, dan AR/AP perusahaan 7. Delivery a. Bertugas sebagai pengantar produk atau layanan kepada client
81 3.2 Gambaran Sistem Pada gambaran sistem akan diuraikan mengenai data flow diagram, prosedur sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan flowchart, analisis kebutuhan informasi, permasalahan yang dihadapi, dan solusi pemecahan masalah. 3.2.1 Data Flow Diagram Berikut ini merupakan gambaran aliran data berdasarkan proses bisnis PT. Trimitra Sukses Indonesia yang didapat dari hasil wawancara, digambarkan dengan data flow diagram. Digunakan untuk mengetahui lebih jelas gambaran aliran data pada sistem pemasaran dan penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia. Data flow diagram ini terdiri dari dua bagian yaitu diagram konteks dan diagram 0.
82 3.2.1.1 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Pemasaran dan Penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia
83 3.2.1.2 Diagram 0
Gambar 3.3 Diagram 0 pada Sistem Pemasaran dan Penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia
84 3.2.2 Prosedur pada Sistem yang Berjalan Prosedur pada sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual dimana prosedur – prosedur yang akan dibahas meliputi prosedur pemasaran dan penjualan. 3.2.2.1 Prosedur Pemasaran Berikut ini langkah – langkah pada prosedur pemasaran: 1. Prosedur pemasaran diawali dengan mencetak katalog produk, katalog informasi perusahaan, dan katalog promo yang akan digunakan oleh konsultan 2. Selanjutnya konsultan melakukan proses pemasaran kepada client via telepon. 3. Apabila client tertarik dengan penawaran yang diberikan, konsultan akan mendatangi perusahaan client untuk memberikan solusi TI mengenai permasalahan yang terdapat di perusahaan client. Jika client tidak tertarik maka konsultan akan melakukan pemasaran pada perusahaan client lain.
85 Tabel 3.1 Prosedur Pemasaran
3.2.2.2 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan dibagi menjadi beberapa prosedur, yang meliputi: prosedur pemesanan, pembayaran, dan pengiriman. 3.2.2.2.1 Prosedur Pemesanan Berikut ini langkah – langkah pada prosedur pemesanan pada PT. Trimitra Sukses Indonesia:
86 1. Prosedur pemesanan diawali dengan konsultan datang ke perusahaan client sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. 2. Setelah itu, konsultan akan bertanya kepada client apakah sebelumnya telah diregistrasi. Jika belum konsultan akan melakukan registrasi data client dahulu setelah itu melakukan konfirmasi ulang. Jika sudah diregistrasi maka konsultan akan melakukan konfirmasi data client. 3. Jika konfirmasi data client salah maka konsultan meregistrasi ulang client, dan jika data client sudah benar client akan melakukan konsultasi tentang permasalahan yang dihadapi dan konsultan akan memberikan solusi dari permasalahan client. 4. Apabila client setuju dengan solusi yang diberikan, maka konsultan akan membuat bukti order produk atau layanan sesuai dengan kebutuhan client. 5. Selanjutnya,
konsultan
akan
menentukan
apakah
pembayaran order dapat menggunakan deposit payment, bila ya maka client membayar deposit payment sesuai ketentuan, bila tidak maka proses pemesanan selesai dan dilanjutkan ke proses pembayaran.
87 Tabel 3.2 Prosedur Pemesanan
88 3.2.2.2.2 Prosedur Pembayaran Berikut ini langkah – langkah pada prosedur pembayaran pada PT. Trimitra Sukses Indonesia: 1. Prosedur pembayaran diawali dengan konfirmasi oleh administrasi bahwa produk atau layanan telah selesai dan meminta client untuk menyelesaikan sisa pembayaran. 2. Kemudian client melakukan pelunasan sisa pembayaran via transfer, setelah itu melakukan konfirmasi pembayaran kepada administrasi. 3. Administrasi akan meminta informasi transfer dari client, seperti nama perusahaan dan jumlah uang yang ditransfer. 4. Setelah itu, administrasi akan mengecek apakah pelunasan pembayaran telah berhasil dilakukan. Jika pembayaran belum
berhasil
dilakukan
maka
administrasi
akan
melakukan konfirmasi kepada client dan meminta agar client melakukan pelunasan pembayaran kembali. 5. Jika pelunasan pembayaran telah berhasil dilakukan maka administrasi akan membuat status lunas pada bukti order dan melakukan konfirmasi kepada client mengenai waktu pengiriman.
89 Tabel 3.3 Prosedur Pembayaran
90 3.2.2.2.3 Prosedur Pengiriman Berikut ini langkah – langkah pada prosedur pengiriman pada PT. Trimitra Sukses Indonesia: 1. Prosedur pengiriman dimulai dengan memberikan bukti order yang telah lunas oleh administrasi kepada staff delivery. 2. Selanjutnya, staff delivery akan mengirim produk atau layanan sesuai dengan alamat client dan meminta tanda tangan client pada bukti order lunas. 3. Selanjutnya, bukti order lunas yang telah ditandatangani oleh client akan diberikan kepada staff delivery yang akan digunakan sebagai tanda terima barang.
Tabel 3.4 Prosedur Pengiriman
91 3.3 Analisis Kebutuhan Informasi Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan informasi berdasarkan proses bisnis yang telah digambarkan dengan data flow diagram sebelumnya. yang ditampilkan pada tabel 3.5.
Tabel 3.5 Tabel Kebutuhan Informasi Informasi Dashboard
Deskripsi Berisi informasi tentang profil perusahaan seperti latar belakang perusahaan, informasi support dan kontak perusahaan.
Career
Berisi informasi tentang lowongan pekerjaan yang tersedia di perusahaan, baik yang terdapat pada PT.Trimitra Sukses Indonesia atau perusahaan lain yang bekerja sama dengan PT. Trimitra Sukses
Promo
Indonesia. Berisi informasi tentang promo - promo yang ditawarkan oleh perusahaan.
Solution
Berisi informasi tentang solusi TI yang ditawarkan oleh PT. Trimitra Sukses Indonesia.
Partner
Berisi
informasi
tentang
mitra
kerja
yang
berkaitan dengan produk atau layanan pendukung TI yang bekerja sama dengan PT. Trimitra Sukses Indonesia. Product
Berisi tentang informasi produk – produk yang ditawarkan oleh PT. Trimitra Sukses Indonesia.
Thread
Berisi tentang informasi subjek bahasan pada saat client melakukan konsultasi tentang layanan pendukung TI pada PT.Trimitra Sukses Indonesia.
92 Comment
Berisi tentang informasi detail dari subjek yang telah dikonsultasikan oleh client sebelumnya pada saat melakukan konsultasi.
Order
Berisi tentang informasi transaksi pemesanan yang dilakukan
oleh
Indonesia.
client
Dimana
PT.
terdapat
Trimitra Sukses dua
transaksi
pemesanan, yaitu transaksi pemesanan produk dan User
layanan. Berisi tentang informasi client yang telah terdaftar dan staff yang terlibat dalam transaksi pemasaran dan penjualan PT. Trimitra Sukses Indonesia.
Payment
Berisi tentang informasi transaksi pembayaran berdasarkan transaksi pemesanan yang dilakukan
Delivery
oleh client PT. Trimitra Sukses Indonesia. Berisi tentang informasi transaksi pengiriman produk
atau
layanan
berdasarkan
transaksi
pemesanan dengan status pembayaran lunas
3.4 Permasalahan yang Dihadapi Permasalahan yang dihadapi pada PT. Trimitra Sukses Indonesia yang berhubungan dengan sistem yang sedang berjalan, yaitu: 1. Sistem pemasaran perusahaan masih dilakukan secara manual, yaitu dengan menggunakan katalog. Hal ini menyebabkan perusahaan harus menyediakan biaya lebih untuk pencetakan katalog. 2. Dalam melakukan pemasaran, staff perusahaan harus menghubungi perusahaan client untuk menawarkan jasa konsultan TI. Hal ini membutuhkan waktu dan biaya operasional dalam melakukan pemasaran kepada perusahaan client.
93 3. Pihak perusahaan harus menghubungi pihak client mengenai pembayaran (sisa pembayaran), sebaliknya pihak client menghubungi pihak perusahaan mengenai status pengiriman. Hal ini tidak efektif karena dapat mengurangi produktivitas perusahaan. 4. Direktur operasional sulit untuk memantau penjualan produk atau layanan karena sistem yang berjalan sekarang hanya memungkinkan laporan transaksi penjualan diberikan dalam jangka waktu tertentu sehingga dapat mengakibatkan keterlambatan dalam pengambilan keputusan manajemen perusahaan jika terdapat kendala dalam penjualan produk atau layanan
3.5 Solusi Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh PT. Trimitra Sukses Indonesia, Solusi pemecahan masalah tersebut, antara lain: 1. Merancang sebuah aplikasi berbasis web yang berisi tentang informasi perusahaan, produk dan layanan secara lengkap sehingga perusahaan mudah memberikan informasi kepada client dan mengurangi biaya untuk mencetak katalog. 2. Menyediakan fasilitas konsultasi berupa fitur ”thread” dan ”comment”, atau melalui ”online chat” yang disediakan pada sistem aplikasi. 3. Menyediakan fitur histori pada aplikasi berbasis web sehingga client dapat melihat status pembayaran dan pengiriman dengan mudah. 4. Menyediakan fitur laporan pada aplikasi berbasis web sehingga direktur operasional dapat memantau kegiatan bisnis perusahaan dan mengambil keputusan manajemen secara cepat.
