BAB 3 ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Riwayat Singkat Perusahaan PT. Marka Karya Citra (MKC) didirikan oleh Bapak Hasan Waffu di Jakarta, Indonesia pada tanggal 17 Januari 1995 dengan akte pendirian Nomor 104, notaris Bpk. Afdal Gazali, S.H dan pengesahan oleh Menteri Kehakiman dengan Nomor. C02.63661.HT.01.06 pada tanggal 8 Agustus 1996. P.T Marka Karya Citra berlokasi di Jl. Kedoya Duri Raya No. 10C, Kedoya Selatan, Jakarta 11520. Latar belakang berdirinya PT. Marka Karya Citra adalah berawal dari didirikannya PT. Mactra Communication oleh Bapak Hasan pada tahun 1990. Saat itu, PT. Mactra Communication didirikan dengan hanya memiliki departemen pemasaran (marketing) dan departemen kreasi (creative). Secara singkat dapat dikatakan bahwa departemen kreasi tersebut hanya bergerak dalam hal kreasi, yaitu pembuatan iklan (production house) sesuai dengan konsep yang sudah diterima dari advertising counselor lain. Kebanyakan iklan yang dibuat pada awal berdirinya perusahaan hanyalah iklan yang berupa spanduk, papan reklame, iklan di radio, iklan berupa brosur, dan beberapa jenis iklan indoor lainnya. Sedangkan departemen pemasaran yang ada merangkap departemen penjualan (sales) yaitu dengan tugas memperkenalkan perusahaan ke pelanggan dan mencari pelanggan sebanyakbanyaknya. Untuk masalah administrasi dan keuangan diurus masing-masing oleh departemen yang kemudian berpusat kepada sekretaris Bapak Hasan.
Kemudian seiring dengan pertumbuhan perusahaan dari tahun ke tahun, Bapak Hasan melihat perlu dikembangkan sebuah perusahaan yang sanggup bergerak di bidang media yaitu dalam hal pemilihan media iklan, karena selama ini pemilihan media iklan dilakukan oleh perusahaan advertising counselor lain, yang kemudian baru akan diserahkan kepada mereka. Dalam hal ini, PT. Mactra Communication sering kehilangan order karena ketatnya persaingan dibidang production house. Dengan begitu, maka digantikanlah PT. Mactra Communication oleh PT. Marka Karya Citra sebagai suatu perusahaan agency iklan yang sanggup bergerak dari masalah pemilihan media iklan (advertising counselor) sampai iklan tersebut jadi dan berhasil dipublikasikan.
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan Tujuan perusahaan dapat dicapai karena adanya suatu wadah yaitu organisasi dimana di dalamnya terdapat pembagian kerja, hubungan kerja, pembagian wewenang dan tanggung jawab serta kerja sama yang diharapkan dapat membantu tercapainya pelaksanaan operasi perusahaan dengan baik dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Organisasi dalam arti badan atau struktur merupakan gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat dalam organisasi dalam rangka usaha mencapai tujuan. Struktur organisasi yang baik dapat menimbulkan kepuasan perorangan atau golongan serta mendorong kerjasama dan sikap suka terhadap pekerjaan. Dengan adanya struktur organisasi yang baik akan
diperoleh pembagian tugas dan tanggung jawab dengan jelas guna pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi dari PT. Marka Karya Citra dapat digambarkan sebagai berikut:
Direktur Utama PT. MKC Sekretaris Direktur
Direktur Account Department
Direktur Departemen Keuangan & Administrasi
Account Executive (Bagian Media)
Account Manager
Staff Media
Sales
DirekturCreative Department
Bagian Keuangan
Bagian Administrasi
Copy Writer Art Director
Bagian HRD
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Marka Karya Citra Sumber : PT. Marka Karya Citra
3.2.1
Pembagian Tanggung Jawab dan Wewenang Masing-masing Fungsi Bisnis Untuk memperjelas struktur organisasi tersebut, maka berikut ini akan dijelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab masing-masing unit yang ada dalam struktur organisasi PT. Marka Karya Citra.
1. Direktur Utama PT. MKC Direktur Utama memiliki wewenang dan kekuasaan tertinggi yang mengepalai semua bagian-bagian fungsi bisnis yang ada dalam organisasi. Tugas - tugas direktur adalah: -
Menentukan garis-garis kebijaksanaan perusahaan secara tegas
-
Mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada masing-masing fungsi bisnis perusahaan
-
Meminta pertanggung jawaban dari direktur-direktur bagian
-
Mengesahkan rencana kerja untuk suatu periode serta memantau dan mengevaluasi kegiatan perusahaan secara keseluruhan
-
Menjaga kesinambungan jalannya perusahaan
-
Memberikan persetujuan terhadap keputusan strategis yang diambil oleh Direktur Account, Direktur Administrasi, dan Direktur Kreativitas
2. Sekretaris Direktur
Sebagai seorang sekretaris dari direktur utama PT. MKC, memiliki tugas antara lain: -
Menyusun dan mengatur jadwal kegiatan direktur utama secara rapi
-
Mengurusi surat menyurat yang dikirim dan diterima oleh direktur utama
-
Menemani direktur utama dalam acara-acara pertemuan kantor
-
Memberikan laporan hasil setiap pertemuan kepada direktur
3. Direktur Account Department (Client Service Department) Dalam perusahaan advertising, sebuah perusahaan pelanggan diistilahkan dengan sebuah account. Jadi, Account Department dalam sebuah perusahaan advertising adalah departemen yang khusus menangani masalah pelanggan baik dalam hal mencari pelanggan, memberikan pelayanan kepada pelanggan, memenuhi permintaan pelanggan, memberikan konsultasi masalah iklan kepada pelanggan, dan memelihara hubungan baik dengan perusahaan pelanggan. Tugas seorang Direktur Account Department antara lain: -
Menentukan garis-garis kebijaksanaan di departemen account secara tegas
-
Mengkomunikasikan tujuan departemen kepada bawahannya
-
Meminta pertanggung jawaban dari manajer-manager bagian
-
Mengesahkan rencana kerja untuk suatu periode serta memantau dan mengevaluasi kegiatan departemen secara keseluruhan
-
Memberikan persetujuan terhadap keputusan strategis yang diambil oleh manajer-manajer bagian
-
Memberikan pertanggungjawaban kepada direktur utama
Seorang Direktur Account Department mengepalai seorang Account Manager dan seorang Account Executive. Dan masing-masing dari mereka memiliki staff yang akan membantu tugas mereka juga. Untuk seorang Account Manager memiliki sales-sales yang akan membantu tugasnya sedangkan seorang Account Executive memiliki beberapa staff media yang membantunya.
4. Account Manager Tugas seorang Account Manager antara lain adalah: -
Memberikan pertanggungjawaban pada direktur Account Department
-
Mencari strategis pemasaran yang paling efektif
-
Membuat rencana pemasaran dan memantau/memelihara hubungan dengan client lama dan mencari hubungan dengan client baru
-
Mengkoordinasikan semua sistem pemasaran dan promosi
-
Meminta laporan kegiatan dari sales-sales dan mentargetkan proyek secara periodik
-
Mengadakan pertemuan-pertemuan bisnis dengan perusahaan pelanggan
5. Account Executive Tugas seorang Account Executive antara lain adalah: -
Memberi pertanggungjawaban kepada direktur Account Department
-
Menetapkan dan menegaskan kebijaksanaan –kebijaksanaan di bagian media
-
Memantau kerja dan kegiatan di bagian media
-
Menemani Account Manager dalam setiap pertemuan bisnis dengan perusahaan pelanggan
-
Menerima dan menampung semua masalah dan permintaan pelanggan
-
Menganalisis data yang diperoleh dari staff media dengan permintaan pelanggan dan produk pelanggan untuk menghasilkan suatu rekomendasi media iklan kepada pelanggan
-
Mengadakan Brainstorming dengan orang Creative Department yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman dan kesesuaian pemikiran tentang produk/jasa yang diinginkan pelanggan untuk diiklankan
-
Mengolah Client Brief menjadi Creative Brief
6. Staff Media Tugas dari seorang Staff Media antara lain: -
Memberi pertanggungjawaban kepada Account Executive
-
Mencari data media iklan sebanyak-banyaknya, seperti rating, harga dari tiaptiap media iklan, dan lain-lain kepada Account Executive untuk melakukan analisis
-
Berintegrasi dengan bagian administrasi dalam hal mencari informasi dan meminta data
-
Berhubungan badan riset nasional secara periodik dengan meminta dan menerima data riset untuk diolah dan diberikan kepada Account Executive
-
Membuat Creative Order yang sudah disetujui oleh Account Executive dan kemudian diserahkan; ke bagian kreatif
7. Sales Tugas dari seorang sales yaitu: -
Memberi pertanggungjawaban kepada Account Manager
-
Mencari tahu kebiasaan keinginan pelanggan yang paling up-date
-
Menganalisis harga dan penawaran pesaing dan mencari tahu kekuatan dan kelemahan dari pesaing
-
Membuat laporan secara periodik kepada Account Manager
-
Memenuhi target yang diminta oleh Account Manager
-
Mencari pelanggan yang bermutu sebanyak-banyaknya
-
Berhubungan dan memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan
8. Direktur Departemen Keuangan dan Administrasi Didalam Departemen Keuangan dan Administrasi terbagi menjadi tiga bagian yaitu bagian keuangan , bagian administrasi dan bagian HRD. Sedangkan tugas dari seorang Direktur Keuangan dan Administrasi, antara lain adalah: -
Menentukan garis-garis kebijaksanaan departemen secara tegas
-
Mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada bawahannya
-
Meminta pertanggungjawaban dari bagian keuangan, administrasi, dan HRD
-
Mengesahkan rencana kerja untuk suatu periode serta memantau dan mengevaluasi kegiatan departemen secara keseluruhan
-
Memberikan persetujuan terhadap keputusan strategis yang diambil oleh bagian keuangan, bagian administrasi, dan bagian HRD.
9. Bagian Keuangan Tugas-tugas yang dimiliki oleh orang yang bekerja dibagian keuangan antara lain: -
Bertanggung jawab membuat laporan keuangan (laporan rugi laba dan neraca tahunan perusahaan) yang layak, akurat dan tepat waktu dalam penyajiannya kepada direktur keuangan dan administrasi.
-
Bertanggung jawab atas penerimaan dan pengeluaran kas (melakukan penagihan, menerima pembayaran dan melakukan pembayaran baik secara tunai maupun kredit)
-
Melakukan pencatatan atas transaksi-transaksi yang terjadi berdasarkan bukti yang ada
-
Mengurus masalah perpajakan perusahaan baik pajak bulanan maupun tahunan
10. Bagian Administrasi Tugas orang yang bekerja dibagian administrasi antara lain: -
Membuat, menata dan mengurus surat-surat perusahaan baik yang masuk dan keluar
-
Mencatat data pelanggan, penerimaan order, dan informasi-informasi lainya, berfungsi untuk menyimpan informasi-informasi penting perusahaan sehingga rapi dan mudah untuk diakses kembali
-
Membuat laporan pemeliharaan dan perawatan aset fisik yang dimiliki oleh perusahaan secara periodik
11. Bagian HRD (Human Resources Department) Tugas orang yang bekerja di bagian HRD antara lain adalah: -
Melakukan proses pembayaran salary karyawan yang bekerja dengan perhitungan harian, bulanan ataupun kontrak.
-
Memeriksa dan menghitung kehadiran dan kartu absensi karyawan
-
Melakukan proses pengrekrutan karyawan ataupun model iklan baru
-
Melakukan training terhadap karyawan dan model iklan baru
-
Menerima permintaan dan menyediakan laporan bagi Art Director dalam masalah mencarian talent baru dalam iklan
12. Creative Director (Direktur Departemen Kreativitas) Didalam perusahaan advertising, Departemen Kreativitas adalah departemen yang tugas atau fungsi utamanya adalah menghasilkan iklan yang sekreatif mungkin. Creative Departement terdiri atas seorang Copywriter dan seorang Art director yang dibawahi oleh seorang Creative Director. Masing-masing dari mereka memiliki tugas dan tanggung jawab antara lain sebagai berikut: Tugas Creative Director (Direktur Kreativitas) antara lain: -
Memberi pertanggungjawaban kepada direktur utama
-
Mengkoordinasi dan memantau cara kerja bagian yang dibawahinya untuk berproduksi secara efektif dan efisien.
-
Melakukan Brainstorming dengan Account Department yang bertujuan untuk mendapatkan pemahaman dan kesesuaian pemikiran tentang produk/jasa yang diinginkan pelanggan untuk diiklankan
-
Menolak ataupun menyetujui ide yang dihasilkan oleh copy writer dan art director
-
Menetapkan deadline bagi Copywriter dan Art Director untuk suatu produksi iklan secara logis
13. Copy Writer Advertising Tugas seorang Copy Writer antara lain: -
Ikut melakukan Brainstorming juga
-
Mencari product knowledge dari produk/jasa yang akan diiklankan
-
Memberi konsep ide dan inovasi dalam bentuk kalimat untuk dikaryakan oleh bagian art
-
Membuat naskah dialog yaitu apa yang dibicarakan atau yang dikatakan oleh seorang model/talent dalam iklan, membuat musik/jingle suatu iklan, terbatas untuk kata-katanya saja
-
Sharing pekerjaan dengan bagian art baik dalam masalah maupun tanggung jawab dari hasil suatu iklan
14. Art Director Tugas seorang Art Director antara lain adalah: -
Membuat desain iklan seperti membuat headline, body copy atau tag line
-
Sharing dengan copywriter dalam masalah pembuatan iklan
-
Bekerjasama dengan bagian HRD untuk mencari model iklan sesuai dengan konsep iklan
-
Membuat iklan sesuai dengan konsep yang sudah disepakati dengan Copywriter
-
Meminta konfirmasi persetujuan dari pelanggan untuk iklan yang sudah jadi
-
Melakukan serah-terima iklan yang sudah jadi dengan bagian Account department
3.2.2
Visi & Misi Perusahaan Adapun visi dan misi yang ingin dicapai oleh PT. Marka Karya Citra adalah sebagai berikut: Visi Î Menjadi perusahaan agency iklan yang paling tepat dalam
a.
memberikan saran dan rekomendasi dalam hal pemilihan media iklan dan menghasilkan iklan yang paling kreatif Misi Î Memiliki data akurat dengan sistem yang canggih untuk
b.
menghasilkan suatu saran dan rekomendasi yang berrmutu, logis dan dapat dipertanggungjawabkan.
3.3
Tata Laksana/Prosedur sistem yang sedang Berjalan PT. Marka Karya Citra (MKC) melakukan aktivitas operasi perusahaan sejak pukul 09.00 sampai dengan 17.00 WIB dalam jangka waktu lima hari (Semin – Jumat).
Seperti yang telah digambarkan dalam gambar 3.1, masing-masing fungsi bisnis yang ada diperusahan sangat berkaitan erat satu sama lain sebagai suatu sistem yang sedang beroperasi. Oleh karena penulisan skripsi ini mengenai pengambilan keputusan media iklan, maka lingkup sistem prosedur yang akan kita deskripsikan hanya pada bagian Account Department dan Creative Department. Adapun prosedur sistem dapat dideskripsikan sebagai berikut: 1. Mula-mula bagian sales dari Account Department memperkenalkan perusahaan kepada calon pelanggan dan mencari pelanggan dengan sebanyak-banyaknya dengan strategi yang mereka punya. 2. Kemudian pelanggan akan mengirimkan inquiry, dan dari pihak perusahaan akan mengirimkan penawaran terlebih dahulu ataupun langsung membuat janji untuk bertemu. 3. Account Manager yang ditemani oleh Account Executive akan menghadiri pertemuan tersebut untuk mendengarkan permasalahan pelanggan. Hasil dari pertemuan akan menentukan apakah perusahaan mendapatkan proyek atau gagal. 4. Apabila perusahaan berhasil menerima proyek, maka Account Executive akan data sebanyak mungkin dalam bentuk Client Brief 5. Kemudian dia akan melakukan beberapa analisis terhadap Client Brief berupa permintaan yang diajukan oleh perusahaan pelanggan serta tentang produk yang akan diiklankan dan kemudian menganalisis media-media iklan untuk mencari yang paling sesuai dengan permintaan pelanggan dengan memperhatikan berbagai macam aspek atau kriteria yang diperlukan.
6. Dengan melalui data yang dimiliki di komputer, maka secara manual seorang Account Executive akan menghasilkan beberapa rekomendasi media iklan beserta kelebihan dan kekurangan masing-masing yang akan disampaikan kepada pelanggannya. 7. Setelah pelanggan memilih hasil rekomendasi yang disampaikan oleh Account Executive dan mengkonfirmasikan hasil pemilihan media iklan yang akan digunakan dengan sebuah kontrak atau surat perjanjian, maka Account Executive akan membuatkan sebuah Creative Order kepada Creative Department. 8. Setelah Creative Order diterima oleh Creative Department, maka seorang Creative Director akan merembukkannya dengan copywriter dan art director dengan menetapkan sebuah deadline untuk iklan sampai jadi. 9. Ide dari iklan baru akan selalu dipresentasikan dulu kepada pelanggan, setelah pelanggan setuju dengan ide tersebut barulah dibuat iklannya. 10. Iklan baru yang sudah selesai dibuat/diproduksi tidak langsung ditayangkan atau dipublikasikan, tetapi harus meminta persetujuan dari pelanggan lagi. 11. Apabila pelanggan tidak setuju maka harus diperbaiki lagi. Setelah pelanggan setuju dengan iklan tersebut, maka iklan akan diserahkan kembali kepada bagian media untuk dipublikasikan melalui media iklan tersebut.
3.4
Activity Diagram Prosedur sistem yang sedang berjalan di PT. Marka Karya Citra dapat digambarkan melalui Activity Diagram berikut ini.
Gambar 3.2 Activity Diagram Tanpa Swimlane
3.5
Sistem Jaringan Perusahaan
Gambar 3.3 Struktur Jaringan yang ada di PT. MKC Sumber: PT. Marka Karya Citra
Spesifikasi komputer di perusahaan PT. Marka Karya Citra dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Spesifikasi Server Compaq Proliant ML370 G2 (Jumlah: 1 Unit) a. Spesifikasi Hardware
Prosesor: Intel Pentium III 1.3 GHz
Memori: Visipro 1 GB
Harddisk: SCSI 18 GB (3 Pcs)
Smart Array Card untuk backup HDD
Monitor: VGA Card G-force 2 MX 400 64MB
Pointing Devise: Keyboard + Mouse ‘Logitech’
CD-Writer, Floppy Drive 1.44 MB
b. Spesifikasi Software
Operating system: Windows 2000 Server
Database: Microsft Access 2000
Aplikasi: Microsoft Office 2000, D-Link Admin untuk internet sharing, Norton Anti virus 2003
2. Spesifikasi Client (Jumlah: 30 Unit) a. Spesifikasi Hardware
Prosesor: Intel Pentium IV 2.4 Ghz
Memori: Visipro 512 MB
Harddisk: 20 MB
Monitor: VGA Card G-force 2 MX 400 64MB
Pointing Devise: Keyboard + Mouse ‘Logitech’
Storage media: Floppy Drive 1.44 MB
b. Spesifikasi Software
Operating system: Microsoft Windows 98
Database: Microsoft Access 2000
Aplikasi: Visual Basic 6.0, Crystal Reports, Corel Draw 10, Photoshop 7.0, Norton Anti virus 2003, Norton Utilities 2002
3. Spesifikasi Alat-alat Komputer lainya: a. 4 unit mesin printer Deskjet merk HP b. Printer Server HP Jet Direct. c. 1 unit mesin scanner UMAX. d. D-Link Internet sharing. e. Modem Motorolla 56 Kbps. f. Patch Panel 1 Set untuk pengaturan kabel jaringan. g. 2 buah Switch D-Link 24 Ports.
Dari semua hardware tersebut terhubung dengan LAN (Local Area Network) dengan menggunakan Topologi Jaringan Star.
3.6
ERD (Entity Relationship Diagram) Basis Data Yang Sedang Berjalan
Gambar 3.4 Gambar ERD Basis Data Sistem Yang Sedang Berjalan
3.7
Analisis masalah dari sistem berjalan 1. Account Executive (bagian media) hanya melakukan perhitungan-perhitungan dan perbandingan secara manual terhadap data-data yang diperoleh sehingga pemecahan masalah memerlukan waktu yang cukup lama
2. Seringkali keputusan yang diambil tidak tepat dan tidak dapat dijelaskan secara tegas kepada pelanggan alasan rekomendasi pemilihan iklan tersebut karena tidak memiliki perhitungan yang standard 3. Belum adanya sistem yang digunakan untuk melakukan perbandingan yang tepat terhadap kriteria media iklan 3.8
Usulan Solusi Melalui penulisan skripsi ini, penulis mencoba untuk mengemukakan pemecahan masalah atas masalah yang dihadapi yaitu: 1. Dengan menggunakan model AHP untuk melakukan perhitungan dan perbandingan secara standard sehingga waktu yang diperlukan relatif singkat 2. Menggunakan laporan yang berisi hasil perhitungan yang dapat djelaskan secara logis kepada pelanggan (dengan menggunakan aplikasi Crystal Report) 3. Dibuat suatu sistem pendukung keputusan yang dapat membantu Account Executive dalam pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan akurat serta dapat dipertanggungjawabkan.
