BAB 3 ANALIS IS SIS TEM YANG B ERJALAN. 3.1 Riwayat Rum ah Sakit O MNI Alam Sutera

36 BAB 3 ANALIS IS SIS TEM YANG B ERJALAN

3.1

Riwayat Rum ah Sakit O MNI Alam Sutera Rum ah Sakit OMNI Alam Sutera didirikan p ada tan ggal 31 Mei 2005 den gan akta pen dir ian nom or 17 dan den gan nomor pengesahan C797.HT.03.02-Th. 2002. Rum ah Sakit OMNI Alam Sutera m ulai beroperasi sejak 8 Agustus 2007 den gan izin oper asional nom or HK.07.06/111 /383/08 yang diter bitkan oleh Departem en Kesehatan. Rumah Sakit OMNI Alam Sutera ber gerak dalam bidan g jasa pelayanan k esehatan (rum ah sakit) dan telah diakreditasi den gan enam belas bidan g pelayanan. Rumah Sakit OMNI Alam Sutera terletak di Jalan Alam Sutera Boulevar d Kav. 25, Serpong, Tangerang yan g m em puny ai luas lah an 1,2 ha den gan kap asitas 250 tem pat tidur. Rum ah sakit in i m em iliki kon sep yang bar u dan berbeda dari rum ah sakit lainnya di In donesia. Konsep y ang dir encan akan sejak awal oleh Rum ah Sakit OMNI Alam Sutera adalah p aduan kon sep mall, hotel dan ho spital. Seluruh tata letak r uan gan, dirancang dan direncanak an den gan san gat cermat dan sistem atis. Desain interior ditata secar a estetis, nyaman, han gat dan ber sah abat layakny a lobby hotel bintang lima dan m all yang berkelas. Kon sep bar u in i sekaligus m enjadi dif eren siasi tersen diri bagi rum ah sak it yang ber ada di bawah m anajem en OM NI Health care Group. Rumah Sakit OMNI merencanakan pen gem ban gan beber apa r um ah sakit di lokasi bar u, sehin gga dap at m enjangk au para pasien yan g m em but uhkan.

37 Den gan m engedep ankan pelayanan serta keun ggulan SDM dimulai dar i ber gabun gny a dokter – dokter yang berkualitas di bidangnya, karyawan yang terlatih dan berorientasi pada kep uasan pasien, serta memiliki banyak fasilitas alat canggih seperti MRI 1,5tesla, MSCT ( Real) 64 Slides, dan lain lain juga beberapa center un ggulan seperti Neuro sien ces Center, Card iac Cen ter, Orthopaedic Cen ter, Urolog i Center, Eye Cen ter, Skin and Beauty Cen ter menjadikan Rumah Sakit OM NI Alam Sutera sebagai salah satu aset yang dimiliki Indonesia yang siap ber sain g dengan r umah sakit di luar negeri. Diantara beberapa cen ter unggulan tersebut, ada sat u center yang merupakan satu – satunya center yan g ada di kawasan Asia Tenggar a, yaitu Ka wasaki Cen ter.

3.2

Motto, Visi, Misi dan Nilai – Nilai Rum ah Sakit O MNI Alam Sutera Setiap p er usahaan pasti m em iliki visi dan m isi tertentu. Visi Rum ah Sakit OMNI Alam Sutera adalah menjadi r umah sakit terkemuka di regional mencakup penyediaan pelayan an kesehatan yang kom prehen sif den gan standar manajemen internasion al den gan misi – misinya sebagai berik ut: -

Melayani pasien dan keluar ganya secar a profesional, manusiawi, tepat waktu dan tepat gun a dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan mencakup k ebutuhan – k ebutuhan jasmani, m ental, spir itual dan sosial.

-

Mengen ali dan mengejar kesempatan pasar strategis untuk pertum buhan dan perkem ban gan di bidang medik dan p en unjan g m edik.

-

Membangun dan m em bin a hubun gan baik dengan sta kehold ers.

38 -

Menjam in suatu lingk ungan kerja yang baik di bidang pen un jang medik yang m endatangk an suasana komun ikatif p ada dokter dan p asien serta dit unjan g dengan pen didikan dan pelatihan yang berk esinam bun gan. Den gan mengusun g m otto World Class Hea lthcare dan nilai – nilai

Etika, Profesional, Komunik asi, Ker jasama serta Integritas, Rumah Sakit OMNI Alam Sutera akan m emberik an pelay anan yang terbaik bagi masyarakat In donesia, sehin gga sebagian masyar akat yan g biasa m encari pengobatan ke luar negeri, saat ini tidak perlu lagi m encari pelayanan kesehatan terlalu jauh. Komitmen Rumah Sakit OMNI Alam Sutera adalah mewujudkan kep uasan bagi pasien yan g m em but uhkan fasilitas kesehatan dar i OMNI.

39

3.3

Struktur O rganisasi Perusahaan 3.3.1

Struktur O rganisasi Secara Umum

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Secara Umum

40

3.3.2

Struktur O rganisasi Farmasi

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Farmasi

41

3.3.3

Struktur O rganisasi Keperawatan

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Keperawatan 3.3.4

Struktur O rganisasi MIS (Management Information System)

Gambar 3.4 Struktur Organisasi MIS

42

3.3.5

Struktur O rganisasi Patient & Doctor Services

Gambar 3.5 Struktur Organisasi Patient & Doctor Services

43

3.3.6

Struktur O rganisasi Keuangan

Gambar 3.6 Struktur Organisasi Keuangan

44

3.3.7

Struktur O rganisasi Laboratorium

Gambar 3.7 Struktur Organisasi Laboratorium

45

3.3.8

Struktur O rganisasi Radiologi

Gambar 3.8 Struktur Organisasi Radiologi

46 3.4

Pembagian Tugas dan W ewenang Adapun tugas dan tan ggung jawab dari masing – m asin g departemen pada struktur organisasi Rum ah Sakit OMNI Alam Sutera adalah sebagai ber ikut: 3.4.1

Struktur O rganisasi Secara Um um 1. Presiden Direktur a. Menetapkan rencana, sasaran, strategi peraturan dan kebijakan rum ah sakit dalam segala bidang sebagai up aya mencap ai m isi rum ah sakit dan tujuan yang telah ditetapkan. b. Menyusun an ggaran r umah tangga r umah sakit untuk diajukan kepada

yayasan

guna

m endapatkan

persetujuan

atau

pengesahan serta menyusun perat uran – per aturan, petunjuk – petunjuk dan prosedur yang menyan gkut kegiatan rumah sakit ber dasarkan kebijakan yan g telah ditetapkan. c. Melaksanakan f ungsi – f un gsi administrasi rutin sebagai dir eksi rumah sakit serta mewakili rumah sakit dalam hubun gan k eluar. d. Meneliti, mengat ur

dan men gawasi pemeliharaan harta

kekayaan r umah sakit baik m edis maupun non – medis. e. Memeriksa dan meneliti segala laporan y an g m enyan gkut bidang keuan gan yan g akan disampaikan kepada yayasan atau pihak lain yan g m emerlukan. f. Mengusahakan agar semua p elak san aan kegiatan r umah sakit dilakukan sesuai den gan tujuan, kebijakan umum dan operasi, anggaran r um ah tangga, peratur an – peraturan, sistem dan

47 prosedur serta pro gram kerja dan anggaran keuangan yang telah ditetapkan. 2. Internal Audit a. Bertan ggun g jawab atas perencanaan pem erik saan r utin den gan membuat rencana kerja. b. Bertan ggun g jawab untuk melakuk an pemeriksaan kh usus dalam mencari dan mengump ulkan data pen duk un g yang dip erlukan atas in dikasi peny elewen gan. c. Bertan ggun g jawab atas pem eriksaan lapor an keuangan guna mendapatkan data keuangan yan g benar dan tidak ada penyim pangan. d. Bertan ggun g

jawab

atas

tindak

lanjut

pengawasan,

pem eriksaan dan ev aluasi pelaksanaan sistem dan prosedur operasional serta melakukan tindakan korektif atas berbagai penyim pangan yan g ditem uk an. e. Bertan ggun g jawab men gembangkan sistem dan prosedur operasional. 3. Direkt ur OMNI a. Merum uskan dan m enetapkan rencana, sasar an, strategi peraturan dan kebijakan r umah sakit mencak up bidang pelayan an medik maup un non – m edik. b. Menyusun an ggaran r umah tangga r umah sakit, perat uran dan prosedur untuk diajukan presiden direkt ur.

dan m endapat persetujuan dari

48 c. Melaksanakan f ungsi – f un gsi administrasi rutin sebagai dir eksi rum ah sak it. d. Memeriksa, m enganalisa dan mengevaluasi laporan – laporan yang diterima dari setiap unit or ganisasi r um ah sakit. e. Meneliti, mengat ur


kekayaan r umah sakit. f. Mengadakan, mem elihar a dan m enin gk atkan kerja sam a serta hubun gan yan g baik den gan seluruh pih ak yan g berhubun gan baik swasta m aup un p emerintah. 4. Direkt ur Keuan gan a. Merum uskan dan menetapkan rencana, sasaran dan strategi peraturan dan kebijakan r um ah sakit yang mencak up bidang keuan gan. b. Menyusun an ggaran pendapatan dan pen geluaran rencana sum ber penggunaan

dan a rum ah sak it

serta secara

menyelur uh. c. Membuat ram alan m engenai ren cana k erja yan g tepat untuk diterapk an di bidan g keuangan berdasark an hasil observ asi. d. Melak ukan f un gsi – fun gsi adm inistrasi rutin sebagai direksi keuan gan r um ah sakit. e. Menyelen ggar akan

rapat

–

rapat

kerja

unt uk

tujuan

menyelesaikan m asalah – m asalah keuangan, ak untan si dan perpajakan serta mengambil kep utusan bagi kepentin gan bidang keuangan.

49 f. Meneliti, mengat ur


kekayaan r umah sakit. g. Memeriksa dan meneliti segala laporan y an g m enyan gkut bidang keuangan yan g ak an disam paikan ke presiden direktur. 5. Wakil Dir ektur Keper awatan a. Bertan ggun g jawab kepada direkt ur utam a. b. Bertan ggun g jawab unt uk menyerahkan dan m ensupervisi sem ua fun gsi aktivitas pelay anan keper awatan yang dilakukan oleh perawat. c. Memaham i masalah

so sial, ekonom i dan issues yang

mempengar uhi sistem pelayanan kesehatan atau keperawatan. 6. Wakil Dir ektur Medik a. Bertan ggun g jawab atas pengem bangan dan im plementasi strategi dan sistem dalam hal medik. b. Bertan ggun g

jawab

atas

pen gembangan

inovasi

ilmu

pengetahuan m edik yang bisa diterapkan di r um ah sakit. c. Bertan ggun g

jawab

dalam

melakuk an

riset

m engenai

kebut uhan masyarakat di bidang medis. d. Bertan ggun g jawab atas keselam atan pasien y ang dirawat di rum ah sak it dengan mem astikan pelak sanaan prosedur yang disiplin. 7. Wakil Dir ektur Administrasi dan Um um a. Bertan ggun g jawab mem astikan kelan caran proses – proses perizin an den gan menjalin h ubungan baik den gan instan si – instansi terkait.

50 b. Memastikan ketersediaan tenaga kerja di selur uh bagian den gan memonitor fungsi recruitment dan selek si. c. Bertan ggun g jawab mem astikan pelak sanaan payroll untuk karyawan di bawah level direktur setiap bulan dilakukan secara akur at dan tepat waktu. d. Bertan ggun g jawab mengkoor dinir kegiatan stock opname minim al enam bulan sekali dan m emeriksa kesesuaian data antara stok den gan realita. e. Bertan ggun g jawab m enyusun rencana kerja tahunan beserta rencana an ggaran unt uk unitnya. 8. Wakil Dir ektur Ma rketing a. Membuat strategi p em asar an yan g co cok secara berkala. b. Menyusun jadwal kerja sesuai den gan progr am yang akan dilaksanak an dan anggaran unitnya. c. Melak ukan koordinasi den gan divisi sales Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. d. Mengam bil keputusan untuk k epentin gan unitnya. e. Mengupay akan m otivasi k erja para bawahannya den gan baik. f. Menghadiri rap at – rapat berk ala manajemen rumah sak it. 9. Wakil Dir ektur Keuan gan a. Mencari sumber dan a yang term urah dan ber daya gun a bagi pem biayaan kegiatan operasional rum ah sakit. b. Memberi usul kenaikan gaji atau prom osi atau m utasi atau pendidikan dan pelatihan atau pemut usan hubun gan kerja ber dasarkan hasil penilaian kerja.

51 c. Secara berkala m enyajikan anggaran pendapatan dan belanja serta rencana sum ber dan pen ggunaan dana r um ah sak it secara menyelur uh. d. Menyusun jadwal ker ja yang lebih terinci ber dasarkan program kerja yan g telah disetujui. e.

Menyelidiki dan mem pelajar i perkembangan – perkem ban gan bar u yang mempunyai pen gar uh terhadap bidan g keuan gan dan ak untansi serta mengantisipasi untuk kemajuan rum ah sakit.

f. Menjaga adanya kom unikasi yan g baik den gan para bawahan dalam mengat ur kerja dan menjaga h ubun gan interpersonal yang baik.

3.4.2

Struktur O rganisasi Farmasi 1. Kepala Bagian Farmasi a. Menyusun rencana kerja tahunan serta r encana anggar an untuk bagian farm asi kem udian diajukan ke wakil direktur medik. b. Bertan ggun g jawab ak an pen gadaan dan penyajian inform asi mengenai obat, bahan farm asi dan alat kesehatan perihal manfaat, efek sam ping, kontra indikasi, dosis dan lain – lain yang akurat untuk semua pihak yan g mem erlukan di dalam rum ah sakit. c. Mengik uti perkem ban gan kebijakan, peraturan, pro sedur yang ditetapkan direksi, p emerintah atau or gan isasi profesi yang berk aitan den gan k egiatan bagian farmasi.

52 d. Membina h ubungan baik den gan pem asok atau distributor obat dan alat – alat kesehatan. e. Membuat

laporan

bulanan

bagian

farmasi

m engenai

pendapatan, pembelian serta penjualan resep. f. Membuat

laporan

bulanan

pen ggunaan

narkotika

ke

Departemen Kesehatan. g. Memotivasi, m engevaluasi dan mengem ban gk an kemampuan bawah an secar a berkala serta melak sanakan penilaian prestasi kerja bawahan lan gsun gnya. 2. Administrasi Farm asi a. Bertan ggun g jawab atas pencatatan keluar m asukny a kas kecil dan menjamin ketersediaan k as k ecil di farm asi. b. Bertan ggun g jawab atas pem buatan laporan har ian pelayanan farmasi. c. Bertan ggun g jawab atas pem buatan surat m enyurat baik yang ber sif at intern atau ekstern unt uk kelancaran pelayanan farmasi. d. Bertan ggun g jawab dalam penyimpanan resep – resep yang telah dilay ani di f armasi. e. Bertan ggun g kepegawaian

jawab

m elak ukan

farmasi melalui

pencatatan pencatatan

pencatatan cuti, perhitungan overtim e dan

administrasi daftar hadir, perhitun gan

pem bagian in sentif untuk kelancaran pelayan an farm asi. 3. Pengen dali Inv entaris Farmasi a. Bertan ggun g jawab dalam mengendalikan inventaris farmasi.

53 b. Bertan ggun g jawab dalam menjalankan stock opnam e. c. Bertan ggun g jawab terhadap pem asukan dan pengeluaran o bat ke dalam gudang farm asi. d. Bertan ggun g jawab untuk membuat laporan bulanan inventaris farmasi. 4. Apoteker Pelak san a a. Membantu k abag. farmasi dalam menyusun rencana kerja tahunan beserta ren cana anggaran unt uk bagian farm asi. b. Membantu atasan m em astikan per sediaan f armasi melalui pengecekan stok dan pemesanan k e distributor atau pabrik obat jik a dibutuhk an. c. Membantu dalam m engkoor dinir pen gawasan o bat den gan memastikan tidak ada o bat yan g kadaluar sa di farm asi dan floor stock serta memastikan ketepatan pem bacaan resep, pem berian obat dan dosis bagi pasien Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. d. Ber sam a –

sam a kabag.

farm asi

bertan ggung

jawab

memberikan usulan penetapan har ga penjualan per bekalan farmasi kep ada wakil direktur medik. e. Ber sam a – sama kabag mem buat, merevisi dan m enetapkan SOP untuk memastikan kinerja y an g terstan darisasi di bagian farmasi. f. Bertan ggun g jawab menggantikan peran dan fun gsi kabag ketika tidak di tem pat untuk selur uh tan ggun g jawabny a. 5. Koordinator Asisten Apoteker

54 a. Membantu kabag. farmasi dalam menyusun ren cana ker ja dan anggaran tahunan. b. Menjaga disip lin ker ja di unit farmasi. c. Memotivasi, m engevaluasi dan mengem ban gk an kemampuan bawah an. d. Mengkoor din asi dan mengawasi pelayanan resep un it rawat jalan, r awat inap dan unit lain. e. Mengkoor din asi dan men gawasi pencatatan pen erimaan o bat, bah an farmasi, alat kesehatan dan m en gajukan pengisian kem bali ke gudan g farmasi serta laporan pelayan an farm asi. 6. Penanggun g Jawab Gudan g Farm asi a. Menyetujui perm intaan pem belian farmasi (melakuk an reorder) yan g dibuat o leh staff gudan g untuk diberik an kep ada bagian p embelian

guna mem enuhi

stok

gudang yang

sebelumnya harus disetujui oleh k abag. farm asi. b. Memotivasi dan m engem ban gkan kemam puan bawahan secara berk ala, serta men gevaluasi kerja masin g – m asing bawahan. c. Menerima per bek alan farmasi yan g datan g dari distributor, mencocokkan den gan surat pesanan mengenai jenis dan jum lah pesan an dan memasukkannya ke dalam kartu stok gudan g.

7. Penanggun g Jawab Pelayanan Farmasi Rawat Inap

55 a. Membantu koordinator asisten apoteker dalam menyusun rencana kerja, m en gontrol invento ry unit rawat inap dan membuat lapor an invento ry di un it rawat inap. b. Mengkoor din asi dan mengawasi pelayanan resep un it rawat inap. c. Mengkoor din asi penerim aan o bat, bah an farmasi dan alat kesehatan di unit rawat inap. 8. Penanggun g Jawab Pelayanan Farmasi Rawat Jalan a. Membantu koordinator asisten apoteker dalam menyusun rencana kerja, m engontrol invento ry unit rawat jalan dan membuat lapor an invento ry di un it rawat jalan. b. Mengkoor din asi dan men gawasi pelayan an resep, p enerim aan obat, bahan farmasi dan alat keseh atan di unit rawat jalan. 9. Staff Gudang Farm asi a. Memastikan bah wa barang yan g diterim a dari distributor sesuai antara faktur dan surat pesanan. b. Memastikan bah wa bar ang yan g keluar masuk di gudang farmasi sudah tercatat den gan ben ar. c. Melak ukan penyimpanan dan p eny usun an bar ang secara baik dan ben ar sehingga pengontrolan kualitas atau k uantitas dapat dilaksanak an den gan baik. d. Bertan ggun g jawab mem buat perm intaan pembelian untuk persediaan barang yan g sudah menip is atau h abis.

56 e. Memberi data kepada p enanggun g jawab gudan g farm asi mengenai barang y an g r usak atau kadaluar sa untuk dibuatkan ber ita acar a baran g rusak. f. Melayani permintaan per sediaan farmasi di f armasi pelayanan rawat inap dan rawat jalan. 10. Staff Kasir Farmasi a. Menerima modal pada wakt u pertuk aran sh ift ( shift I/II) dan menyerahkan modal ke shift berik utnya. b. Menerima dan menginput resep dokter dari pasien ke sistem komputer. c. Memberi

inform asi

harga

o bat, m enerim a

uan g

dan

menyerahkan kwitansi sesuai dengan h ar ga yang tercant um kepada pasien. d. Menyetorkan hasil pen dap atan ke keuan gan FO. e. Menyerahkan laporan pen dapatan ke keuan gan FO. 11. Staff Asisten Apoteker Pelaksana a. Menyiapkan o bat dan alat kesehatan yan g dibutuhkan o leh pelayan an rawat inap. b. Menyediakan o bat sesuai den gan resep dari dokter. c. Memastikan pemberian o bat dan dosis bagi p asien telah benar. d. Mencatat nom or resep ke dalam buku bukti peracikan obat serta m enandatan ganinya. 12. Staff Farm asi a. Menerima dan m em baca resep dokter yang diterim a dari perawat dengan tepat.

57 b. Melak ukan transaksi pelayanan r esep. c. Menerima obat retur dari perawat, m enginp ut dan melakukan approval terhadap transak si r etur ke dalam sistem. 13. Jur u Resep dan Kurir a. Membantu asisten apoteker dalam menyiapkan obat dan alat kesehatan unt uk m enduk ung k elancaran p elayanan farm asi. b. Membantu asisten apoteker dalam pem buatan bent uk sediaan sesuai r esep untuk mendukun g kelancar an pelayanan f armasi. c. Menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan di farm asi seperti meminta dan men gam bil alat tulis kantor ke gudang um um, m enyiapkan kemasan ataupun etiket obat yang dibutuhkan dan m encuci wadah atau perlen gkapan peracikan yang dibutuhk an untuk mendukun g k elancaran pelayanan farmasi. d. Merapikan obat dan alat kesehatan yan g ada dengan baik dan ben ar. e. Melak ukan pembelian obat keluar, men gantar obat ke rumah pasien, mengambil obat atau alat kesehatan.

3.4.3

Struktur O rganisasi Keperawatan 1. Kepala Bagian Keper awatan a. Menyusun rencana pengem bangan p elay anan r umah sakit dan anggaran biay a untuk kebutuhan staff, peralatan dan lain – lain.

58 b. Menyusun

stan dar

pen gen dalian

m utu

pelayanan

dan

operasional. c. Melaksanakan rapat koordinasi secara berkala atau sewaktu – waktu diperluk an. d. Menyusun

dan

m engkaji

usulan

kebutuhan

tenaga

keperawatan dan per alatan yang diajukan oleh un it terkait. e. Melaksanakan penilaian k inerja staff tenaga k eperawatan. f. Mengawasi, m engen dalikan dan menilai pener apan kebijakan pelayan an tata tertib serta mengatur jadwal dinas tenaga keperawatan. 2. Kepala Ruang a. Membuat penilaian kepada selur uh staff. b. Mengajukan usulan p er baik an Stan dar Operasion al Prosedur dan In struk si Ker ja untuk per baik an k ualitas pelayan an. c. Mengajukan

usulan

p enambahan

tenaga,

penambahan

peralatan dan per baik an peralatan guna kelancaran kerja di unitnya. d. Menandatangani dok um en – dok um en yang diperlukan didalam unit. e. Memelihara kebersihan dan tata ruan g di unitnya sesuai standar yan g telah ditentukan. f. Membuat laporan dan evaluasi kiner ja di un it. 3. Perawat Pelak san a a. Menjalank an tugas, sesuai den gan pembagian y an g telah ditentuk an penanggun g jawab shift atau kepala r uan g.

59 b. Mencatat obat retur ke Buku Retur Obat dan m engem balikan obat retur tersebut ke farm asi rawat inap. c. Membuat

rencana keperawatan (di bawah

pengawasan

penan ggun g jawab shift). d. Menentukan prioritas pelaksanaan tugas untuk pasien – pasien yang m enjadi tan ggun g jawabny a. e. Melak ukan pem ulan gan p asien ke dalam sistem yang sekaligus m enutup transak si p asien rawat inap. f. Memberikan informasi – informasi tentang keperawatan, peraturan – perat uran r um ah sak it dan hal – hal yan g berkaitan selama dalam proses p erawatan. g. Memastikan sem ua pemakaian floo r stock atau alkes untuk pasiennya sudah terdokum entasikan k e dalam komputer.

3.4.4

Struktur O rganisasi MIS (Management Information System ) 1. Kepala Bagian MI S a. Mengat ur akses k e sem ua sarana kom puter baik peran gkat keras, p erangkat lunak, data, laporan – laporan dan lain – lain. b. Mengat ur alur komunikasi, adm inistrasi data, penyimpanan data serta sistem dan prosedur. c. Mengusulkan ken aikan pangk at, imbalan, penggantian, mutasi dan pen gembangan bawah an. d. Menyusun pembagian tugas dan mengat ur pelaksanaan kerja unit – unit dibawahnya lan gsung.

60 e. Menjamin pelaksanaan sistem analisa, desain, pemogram an, implem entasi dan pelatihan ef ektif. f. Menghasilkan

tindakan

yang

tepat

dalam

mengatasi

penyim pangan – penyimpangan y an g terjadi. g. Menjamin pemelihar aan per angkat lunak oper asi, peran gkat keras dan sistem aplik asi kom puter yang ef ektif. h. Bertan ggun g jawab terhadap kesiapan

dan pengawasan

infrastr uktur yang ber basis teknologi setiap saat. 2. Staff Pengembangan Aplikasi a. Bertan ggun g jawab untuk memberikan duk un gan sem ua perangkat lunak telah berfun gsi sesuai kebutuh an operasional pengguna. b. Bertan ggun g jawab ketersediaan softwa re untuk m en duk ung kebut uhan pen gguna akan software. 3. Staff Technica l Support a. Bertan ggun g jawab untuk memberikan duk un gan sem ua perangkat keras telah memenuhi kebutuhan operasional pengguna. b. Bertan ggun g jawab k etersediaan hardwa re untuk m en duk ung kebut uhan pen gguna akan ha rdwa re.

3.4.5

Struktur O rganisasi Patient & Doctor Services 1. Kepala Bagian Pa tien t & Doctor Services a. Menyusun ren cana p engembangan, pro gram dan jadwal kerja serta an ggaran di bagian patient docto r service.

61 b. Merencanakan pem binaan dan pengemban gan kar ir tenaga di unit pengolah an data, administrasi, operator telepon melalui pelatihan pendidikan y an g berkesinambungan dan terpadu. c. Menam pun g keluh an – keluh an yan g disam paikan baik o leh pasien maupun dokter Rumah Sakit OMNI untuk diteruskan kepada dir eksi atau bagian terkait. d. Mengadakan evaluasi secara r utin dengan wak il direktur medik, FO dan selur uh staffnya melalui rap at rutin sat u bulan sekali. e. Mengusulkan ken aikan pan gkat, gaji, pen ggantian, mutasi staff bagian di bawahnya. f. Melak ukan pen ilaian prestasi secara berkala. 2. Koordinator FO (Front Office) a. Melak ukan penilaian terhadap bawahan, m engusulk an mutasi dan promosi pegawai di bawah tanggun g jawabnya. b. Membuat rencana kerja bulanan dan tah unan serta jum lah dan kategori tenaga sesuai kebut uhan. c. Mengat ur dan men gkoor dinasik an selur uh kegiatan pelayanan di bawah tanggun g jawabnya (memimpin briefing). d. Memperhatikan jam kedatangan dokter dan koordinasi den gan perawat poli sehin gga pelayanan kepada pasien dapat berjalan den gan baik. e. Membuat laporan kejadian harian dan dilaporkan kep ada manajer kabag. PDS ( Patient & Doctor S ervices).

62 3. Koordinator Patient & Do cto r Services Rawat Inap a. Merencanakan penin gkatan pelay anan kepada customer sesuai den gan kebutuhan. b. Mengunjun gi pasien rawat inap baik pasien bar u, p asien yang sudah 3 hari dir awat, pasien yang perlu perhatian khusus, pasien den gan kasus yang berat dan pasien y ang mau p ulan g. c. Membuat laporan harian dan laporan bulanan yang dilaporkan kepada kabag. PDS (Patient & Do cto r Services). d. Mengkoor din asikan selur uh kegiatan y ang ada dengan cara bek erja sama den gan berbagai pihak yan g terlibat dalam pelayan an. e. Mengat ur jadwal praktek dokter serta m em buat rekap absensi dokter spesialis. f. Menginput dokter baru, membuat speed dia l, kartu nama, papan nam a serta kelengk apan administrasi lain. 4. Koordinator Patient & Do cto r Services Rawat Jalan a. Melak ukan penilaian terhadap bawahan, m engusulk an mutasi dan promosi pegawai tanggun g jawabnya. b. Merencanakan penin gkatan pelay anan kepada customer sesuai den gan kebutuhan. c. Merencanakan kebut uhan tenaga untuk inform asi, doorm an dan op erator telepon. d. Mengkoor din asikan kom plain yang dipero leh den gan p ihak terkait dan follo w up kep ada pasien.

63 e. Membuat laporan har ian dan dilaporkan kepada kabag. PDS (Patien t & Doctor S ervices) dan men golah data komplain yang diterima. f. Membuat jadwal dinas untuk operator telepon, doo rm an, dan inform asi. g. Menyediakan bro sur men genai informasi fasilitas r umah sakit di tem pat brosur disediakan dan bertan ggun g jawab agar tem pat brosur tidak ko son g. h. Mengawasi dan m engevaluasi pelayanan kepada custom er. i. Mengawasi dan m engendalikan pen dayagun aan peralatan serta fasilitas secara ef ektif dan efisien di bagian PDS ( Patient & Docto r Services). 5. Staff Fron t Office Rawat Inap a. Registrasi pasien yan g akan melakuk an perawatan baik pasien lam a m aup un pasien bar u. b. Mencarikan k am ar dan k elas bagi pasien y an g akan melakukan perawatan sesuai den gan permintaan. c. Memberikan informasi tentang uang muka yan g har us dibayar pada saat pasien m asuk dan menerim a pem bayaran uang muka. d. Membuat perkiraan biaya operasi dan men ginform asikan ke pasien. e. Menerima pembayar an pelunasan atau m elakukan refund kepada pasien.

64 f. Mengorek si kem bali kwitansi pem bay aran, uang slip kartu kredit dan uang tunai yan g akan diserahk an ke bagian keuan gan FO. g. Menyerahkan sem ua laporan, kwitan si pem bayaran, slip kartu kredit dan uan g tunai ke bagian keuan gan FO. 6. Staff Fron t Office Rawat Jalan a. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan baik melalui telepon ataupun datan g lan gsung. b. Meregistrasi pasien lama maupun bar u ke dalam sistem . c. Mencetak nom or antrian untuk k e dokter. 7. Staff Fron t Office Diagno stik a. Menerima pasien lan gsun g, rawat jalan, r awat inap m aup un UGD baik p em bay aran

den gan m enggunakan asuransi

maupun pembayaran secara pr ibadi. b. Menyiapkan dan memberikan form ulir untuk pemeriksaan laboratorium atau radiolo gi. c. Meregistrasi pasien lama maupun bar u ke dalam sistem . d. Menginput jenis pem erik saan sesuai den gan permintaan yang tertera pada form ulir. e. Menerima pem bay aran pasien. f. Membuat laporan sem ua transak si p asien yan g sudah dibayar. g. Mengorek si kem bali kwitansi pem bay aran, uang slip kartu kredit dan uang tunai yan g akan diserahk an ke bagian keuan gan FO.

65

8. Staff Fron t Office Asur ansi a. Menerima

pen daftaran

pasien

r awat

inap

den gan

menggunakan jam inan asuran si. b. Konfirmasi awal ke asuransi men ginform asikan bah wa peserta akan dirawat. c. Menginformasikan k epada pasien mengenai benefit yang dip eroleh dari kart u asuran sinya. d. Konfirmasi ke asuran si m en genai o bat – obatan atau tindakan yang akan dilakukan. e. Konfirmasi tagihan sementara ke asuran si setiap hari. f. Melen gkapi semua dokumen atau form ulir yang dibutuhkan oleh asuran si. g. Konfirmasi akhir jumlah transaksi keseluruh an pada saat pasien akan p ulan g. h. Menginformasikan kepada pasien mengenai selisih biaya yang harus dibayar pada saat pasien ak an p ulan g. 9. Staff Fron t Office UGD a. Registrasi pasien yan g akan melakuk an perawatan baik pasien lam a m aup un pasien baru. b. Menginput sem ua tran sak si yang terjadi di UGD. c. Menerima pem bay aran pasien y ang tidak dirawat atau rawat jalan. d. Membuat perkiraan biaya operasi dan men ginform asikan ke pasien.

66 e. Menyerahkan sem ua laporan, kwitan si pem bayaran, slip kartu kredit dan uan g tunai ke bagian keuan gan FO. 10. Staff Doorman a. Membukakan pint u bagi p asien yang datang b. Membawakan bar ang – baran g p asien c. Menerima kiriman paket d. Menyapa pasien dengan ramah e. Menjaga keam anan dan m en gontrol keramaian. 11. Staff Oper ator Telepon a. Menerima pan ggilan telepon b. Melayani setiap p ertanyaan pasien dengan r amah c. Mengetah ui daftar nomor sam bun g ke setiap bagian d. Menyambungkan telepon kepada bagian yan g dituju. 12. Staff In formation a. Mengetah ui setiap seluk beluk r umah sakit OMNI Alam Sutera b. Melayani setiap pertanyaan dan perm intaan pasien den gan baik c. Membantu menginformasikan p asien m en gen ai tempat atau bagian yan g dituju d. Menyediakan sar ana bagi pasien kh usus (m isalnya, k ursi roda).

3.4.6

Struktur O rganisasi Keuangan 1. Kepala Bagian Keuan gan

67 a. Mengusulkan k enaikan gaji, jabatan, pen ggantian, pemindahan dan pen gembangan bawah annya. b. Membantu direkt ur keuan gan dalam m enyusun rencan a kerja dan an ggaran tahunan serta tarif r um ah sakit. c. Membuat rencana penerim aan dan pengeluaran k as bulanan. d. Menyajikan lapor an har ian, bulan an, tah unan secara tepat waktu dan akurat. e. Menjaga disiplin kerja un itnya serta hubungan k erja yan g baik den gan unit – unit organisasi lainnya. f. Menjaga kebenaran

saldo

uang kas

dan

bank, serta

mengkoor dinasi dan men gawasi aktivitas penyim panan dan pengam anan uang atau dokum en berhar ga m ilik r um ah sakit. g. Mengat ur dan mengawasi pelak sanaan penagihan tagihan – tagihan yan g belum lunas baik atas pasien y an g m asih dalam perawatan, pasien asuran si ataup un pasien pribadi yan g sudah pulang. 2. Supervisor Keuan gan a. Membantu kabag. keuan gan dalam merencanakan p enerim aan dan pen geluaran kas bulanan. b. Mengkoor din asikan p elak san aan kegiatan unit – unit di bawah pengawasannya. c. Memotivasi, m engevaluasi dan mengem ban gk an kemampuan bawah an serta secara berkala melak sanakan penilaian prestasi kerja para bawahan lan gsung.

68 d. Mengawasi kabag. keuan gan, m enjaga kebenaran saldo uang kas dan bank serta m en gkoor dinasi dan m engawasi aktivitas penyim panan dan pen gamanan uan g atau dok umen berharga milik rumah sakit. 3. Koordinator Keuan gan FO a. Memeriksa laporan k as h arian yang dih asilkan oleh k asir dan FO ap akah benar ( cocok den gan bukti – bukti pen duk ungnya) dan sesuai den gan fisik uangnya (termasuk cheque, slip k artu kredit) b. Menerima dan m enyimpan sem entara setoran kasir dan FO serta m enyiapkan penyetoran ke bank selambat – lam batnya pada hari k erja berikutnya. c. Melaksanakan pembayaran melalui k as kecil dan men gisi kem bali dan a k as kecil sesuai den gan prosedur yang ditetapkan. d. Membuat laporan mutasi kas atau bank h arian. e. Melak ukan penilaian atas prestasi ker ja bawahan langsung serta m em ber ikan pen garahan dan m eningk atkan kemampuan bawah an. f. Menjamin kebenar an jum lah dan transaksi serta kelancaran dalam penerim aan dan pen geluaran uan g atau bank. 4. Staff Pem bayar an Jasa Dokter a. Menyiapkan, men ginp ut, menghitun g dan menyajikan Daftar Rin cian Perh itun gan Honorarium Dokter (DRPHD), sesuai

69 den gan jenis p elayanannya ( Rawat Inap, Rawat Jalan, Tindakan dan lain – lain). b. Menyerahkan DRPHD k epada supervisor keuan gan untuk mendapat per setujuan kabag. keuangan. c. Membuat dan mengarsip rekap honor dokter. Dalam rekap tersebut juga dicantumkan jenis pem bayar an yang diin ginkan oleh dokter yan g ber sangk utan (cash, ch eque). d. Membuat

rekap pemotongan pajak

atas honor dokter,

kem udian menyer ahkan ke bagian ak untansi. 5. Staff Pem bayar an Supplier a. Menyiapkan, men ginp ut, menghitun g dan menyajikan Daftar Rin cian Perhit un gan Pembayaran ke Supplier (DRPPKS) sesuai den gan pem belian yan g dilak ukan. b. Menyerahkan DRPPKS kep ada supervisor keuan gan untuk mendapatkan per setujuan kabag. keuangan. c. Membuat dan m en garsip rekap pem bayaran ke supp lier. Dalam rekap tersebut juga dicantum kan nomor sur at pesanan yang dibayar. 6. Staff Penagihan a. Membantu koordin ator dalam hal pen agihan pem bay aran. b. Mengupay akan agar selur uh transak si k euangan r umah sakit dap at berjalan den gan lancar. c. Membantu kabag. keuangan dalam pen gawasan piutang asuran si

serta mem beri

minggunya.

laporan aging p iutang

setiap

70 7. Staff Trea sury a. Secara aktif menjaga hubun gan

baik

dan m em ban gun

kepercayaan. b. Mengupay akan agar tran sak si k euangan r um ah sakit pada bank berjalan den gan lan car. c. Membantu kabag. keuan gan dan koor dinator treasury untuk mengecek kas dan bank, serta mengkoor dinasi dan men gawasi aktivitas peny impanan dan pen gam anan uang atau dokum en berh ar ga m ilik rum ah sakit. 8. Staff Billing a. Menyiapkan arsip status p asien r awat inap sesuai den gan formulir penerimaan pasien. b. Memeriksa atau mencocokkan jum lah transak si yan g telah diinput oleh masing – masing unit den gan bukti – bukti penduk un gny a seperti dok um en – dok um en. c. Mencocokkan keben aran m asa perawatan, kelas dan tarif pasien rawat inap berdasarkan formulir pener im aan pasien serta konfirmasi langsung den gan unit terkait. d. Melak ukan pen agihan penam bahan uan g m uka ketika tagihan telah melebihi uang muka awal dan diperlukan penagihan kem bali. e. Melak ukan perhit ungan biaya perawatan pasien ber dasarkan bukti – bukti pembebanan dan daftar tarif yang berlaku. 9. Staff Kasir

71 a. Menginput transaksi jasa dokter serta tin dak an yan g dilakukan di poliklinik. b. Menerima pem bay aran pasien rawat jalan. c. Membuat laporan sem ua transak si p asien yan g sudah bayar. d. Mengorek si k embali k witansi pem bayar an, slip k artu dan uang tunai yang akan diser ahkan ke keuan gan FO.

3.3.7

Struktur O rganisasi Laboratorium 1. Kepala Bagian Laboratorium a. Memeriksa secara administratif dan fisik akan kelen gkapan pencatatan data, kelen gkapan peralatan dan bahan yang digunakan dalam operasional sewaktu – waktu. b. Melak ukan

penilaian

prestasi

kerja

para

bawahannya

lan gsun g. c. Mengusulkan

kenaikan

pan gk at,

gaji,

penggantian,

pem indah an dan pengembangan bawahan. d. Memastikan hasil pemeriksaan yan g telah diinput ke dalam komputer sesuai dan benar. e. Membantu wakil direktur m edik dalam menyusun rencana kerja dan anggaran tah unan bidan gnya. f. Menyusun laporan berkala m engenai sem ua aktivitas dan h asil pelaksanaan kegiatan labor atorium serta menyam paikannya kepada atasan. g. Menjaga hasil keluaran (outpu t) seoptim al mun gkin yang meliputi k ualitas medis teknis dan non – m edis sesuai den gan

72 standar dan atau kebijak an yan g berlaku di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. 2. Kepala Unit Bank Darah a. Mengkoor din ir pelayanan permintaan darah. b. Mengkoor din ir pen gat uran jadwal jaga. c. Mengawasi kelancar an laporan serah terima jaga p etugas p agi, sore dan m alam. d. Melak ukan administrasi pelayanan darah. e. Mengelola inventaris di unit pelayanan darah. 3. Pelaksana Bank Darah a. Melak ukan an alisa pemeriksaan dar ah sesuai pro sedur. b. Memisahkan dan men golah darah yan g telah diambil sesuai den gan kebutuhan. c. Mengam bil darah pasien sesuai dengan kebutuh an. 4. Pelaksana Hem atologi a. Melak ukan an alisa pemeriksaan hem atologi sesuai prosedur. b. Menginput hasil p emeriksaan ke dalam kom puter. c. Membuat laporan harian atau berkala dan m em berikannya kepada kep ala bagian laboratorium. d. Dalam memberikan pelayanan berlaku sopan sant un terhadap penderita dan menjaga rahasia jabatan sesuai profesi. 5. Pelaksana Kim ia Klin ik a. Melak ukan an alisa pemeriksaan kimia k linik sesuai prosedur. b. Menginput hasil p emeriksaan ke dalam kom puter.

73 c. Membuat laporan harian atau berkala dan m em berikannya kepada kep ala bagian laboratorium. d. Dalam memberikan pelayanan berlaku sopan sant un terhadap penderita dan menjaga rahasia jabatan sesuai profesi. 6. Pelaksana Seroim un a. Melak ukan an alisa pemeriksaan seroim un sesuai pro sedur. b. Menginput hasil p emeriksaan ke dalam kom puter. c. Membuat laporan harian atau berkala dan m em berikannya kepada kep ala bagian laboratorium. d. Dalam memberikan pelayanan berlaku sopan sant un terhadap penderita dan menjaga rahasia jabatan sesuai profesi. 7. Pelaksana UL, FL, C.Tbh a. Melak ukan an alisa pem erik saan UL, FL, C.Tbh sesuai prosedur. b. Menginput hasil p emeriksaan ke dalam kom puter. c. Membuat laporan harian atau berkala dan m em berikannya kepada kep ala bagian laboratorium. d. Dalam memberikan pelayanan berlaku sopan sant un terhadap penderita dan menjaga rahasia jabatan sesuai profesi. 8. Pelaksana Sam pling, Rujukan a. Melak ukan analisa p em eriksaan sampling, r ujukan sesuai prosedur. b. Menginput hasil p emeriksaan ke dalam kom puter. c. Membuat laporan harian atau berkala dan m em berikannya kepada kep ala bagian laboratorium.

74 d. Dalam memberikan pelayanan berlaku sopan sant un terhadap penderita dan menjaga rahasia jabatan sesuai profesi.

3.4.8

Struktur O rganisasi Radiologi 1. Kepala Bagian Radiologi a. Memeriksa secara administratif dan fisik akan kelen gkapan pencatatan data, kelen gkapan peralatan dan bahan yang digunakan dalam operasional sewaktu – waktu. b. Melak ukan pen ilaian prestasi kerja para bawahannya. c. Mengusulkan

kenaikan

pan gk at,

gaji,

penggantian,

pem indah an dan pengemban gan bawahan. d. Membantu wakil direktur m edik dalam menyusun rencana kerja dan anggaran tah unan bidan gnya. e. Membantu bagian sum ber daya m an usia meren canak an jum lah dan k ategor i karyawan y ang diper lukan

untuk

bagian

radiolo gi. f. Menyusun laporan berkala m engenai sem ua aktivitas dan h asil pelaksanaan kegiatan radiolo gi. g. Menyusun, m enetapkan dan m enerapkan standar prosedur operasi untuk

setiap p eralatan medis yan g ada serta

mengawasi pelak sanaannya. h. Menjaga hasil keluaran (outpu t) seoptim al mun gkin yang meliputi k ualitas teknis dan non medis sesuai den gan stan dar atau kebijakan yan g berlak u di Rumah Sakit OM NI.

75 2. Dokter Radiolo gi a. Membaca h asil pemeriksaan radio lo gi dengan teliti dan baik. b. Menginput hasil p emeriksaan radiolo gi k e dalam komputer. 3. Asisten Kepala Bagian Radiologi a. Membantu kabag. radio logi dalam menyusun an ggar an dan rencana pengadaan sarana dan alat – alat baru untuk pengem ban gan unit (tah unan, jan gka pendek dan jan gka panjan g). b. Ber sam a – sam a kepala bagian m erencan akan, m en gawasi dan menilai pelak sanaan kerja di lapan gan agar dapat m elayani dan m elak uk an sem ua jen is pemerik saan radiologi secara optimal. c. Menyelen ggar akan

rapat

kerja

secara

rutin

untuk

mendiskusikan masalah – masalah p elay anan, administrasi dan lain – lain yan g terkait serta hal – hal yan g sifatnya intsruk sion al. d. Mengev aluasi dan menilai kiner ja per sonil secar a berkala. 4. Koordinator Pelay anan a. Memastikan kiner ja staf radio grafer dan alat radiolo gi berjalan den gan baik dan siap pak ai sesuai SOP. b. Memantau kinerja penan ggun g jawab alat dalam pemeliharaan fun gsi dan kinerja alat atau m esin. c. Bek erja sama den gan pih ak bio – medik dalam pem antauan dan p elaporan m asalah alat atau mesin di radiolo gi dan melakukan dok um entasi.

76 d. Memberikan lapor an pem akaian f ilm , cd, alat – alat medis dan teknik radiolo gi secara rutin. 5. Koordinator Administrasi a. Memastikan kinerja administrasi di radiolo gi dilak ukan secara optimal. b. Memantau kinerja pen an ggun g jawab shift dalam pelaksan aan operasional har ian dan administrasi berjalan dengan sebaik – baiknya. c. Memberikan

laporan

adm inistrasi,

jum lah

pasien

dan

koordin asi jadwal kerja secar a r utin. d. Memberikan m asukan kepada asisten kepala bagian radio logi dalam hal latihan dan p engembangan kem am puan staf pelaksana secara internal. 6. Administrasi dan Per awat - Adm inistrasi a. Melak ukan pen atalak sanaan adm inistrasi sesuai den gan SOP. b. Melak ukan p enomoran tindakan serta m encatatnya dalam buk u registrasi pasien. c. Menata

hasil

foto

dan

expertise

den gan

rapi

serta

menyerahkan kep ada pasien yang ber san gkutan, kemudian mencatatnya dalam buku registrasi atau pen gam bilan hasil. d. Menjaga confiden tially pasien dan hasil yan g dik eluark an. e. Membuat laporan harian dan bulanan k epada asisten kepala bagian radiolo gi dan m edical reco rd.

77 f. Bek erja sama den gan bagian FO, k eperawatan rawat jalan, UGD, r awat inap dan MCU dalam kelengk apan pembayaran, pengaturan pemeriksaan dan p ersiapan p asien. - Perawat a. Mendampingi dokter radiolo gi dan staff pelaksana radiografer dalam pelaksan aan tin dakan r adio graf i. b. Memberikan pen jelasan kepada pasien m engen ai tindakan radiolo gi y ang akan dilak ukan. c. Membimbing dan mengar ahkan pasien unt uk m enandatangani surat persetujuan tindakan den gan pemberian kontras. d. Mempersiapkan alat kesehatan, obat dan pasien kh ususnya untuk p em eriksaan den gan zat kontras. e. Menangani dan m em antau kon disi pasien sebelum , saat dan sesudah tin dakan. f. Melak ukan pengen dalian inventory, pem esanan dan penataan kelengkap an o bat, alat medis dan lin en di bagian radiolo gi. 7. Radio grafer a. Melak ukan p enatalak san aan p emeriksaan r adiolo gi sesuai den gan SOP. b. Melak ukan tin dakan pemeriksaan radiolo gi kepada pasien sesuai den gan permintaan klinis dan pet unjuk dokter radiolo gi. c. Bertan ggun g jawab atas setiap hasil radiogr afi yan g akan diexpertise o leh dokter radio lo gi. d. Menjamin ak urasi dan k eamanan tin dak an proteksi dalam mengoperasik an peralatan radiolo gi atau sum ber radiasi.

78 e. Menjaga confiden tially pasien dan hasil ron tgen. f. Membuat laporan tercatat atas masalah ataup un erro r yang tim bul saat alat dioperasik an.

3.5

Prosedur Ra wat Ina p yang Sedang Berjalan Rawat inap m erupak an suat u proses penerimaan pasien rujukan dari dokter poliklinik/UGD r umah sak it OMNI, pasien dari rum ah sakit lain atau dokter praktek luar yan g m em erluk an perawatan lanjutan/intensif. Sem ua pasien yan g datang h arus membawa surat pengantar dirawat. Bila belum ada surat pengantar dirawat, maka pasien disarankan untuk berkon sultasi den gan dokter poliklinik atau lan gsun g ke UGD. Proses penerim aan p asien rawat inap dim ulai dari pasien datan g ke FO rawat inap dengan m em bawa surat pengantar dirawat dari dokter. FO rawat inap m enanyakan kep ada pasien ap akah pasien pern ah bero bat di rum ah sakit OMNI atau belum . Jika belum pernah, maka pasien dim inta untuk men gisi Form ulir Pen daftaran Pasien Bar u. Jika pasien sudah pernah bero bat, m aka FO r awat inap akan m en gecek apakah data pasien sudah len gkap atau m enanyakan apakah pasien ada per ubahan data. FO rawat inap akan melakukan registrasi pasien rawat inap jaminan pribadi. FO rawat inap akan menany akan k elas kamar p erawatan yang diin ginkan. Setelah pasien m em ilih kam ar perawatan maka FO rawat inap melakukan konfirm asi tarif k amar perawatan dan tata tertib rum ah sakit, serta FO rawat inap juga m engkonfirm asikan kep ada per awat ruan gan yan g dit uju bah wa kam ar akan diisi. Pasien atau keluarganya kemudian dim inta untuk mengisi dan m enandatan gan i Surat Persetujuan Rawat Inap dan Per setujuan

79 Tata Tertib Rawat Inap. Kem udian FO rawat inap akan mencetak Form ulir Registrasi Pasien Rawat Inap sebanyak 2 rangk ap. Setelah selesai melakukan proses registrasi, pasien akan membayar deposit atau uan g muka. Kemudian FO rawat inap akan mencetak Kwitansi Sem entara 2 rangkap. Kwitansi Sem entara ran gkap k e-1 dan Persetujuan Tata Tertib Rawat Inap rangkap ke2 akan diberikan kepada pasien. Form ulir Registrasi Pasien Rawat Inap rangkap ke-2 diber ikan ke billing. Perset ujuan Tata Tertib Rawat Inap rangkap ke-1, Surat Persetujuan Rawat Inap, Form ulir Registrasi Pasien Rawat Inap rangk ap ke-1 dan Formulir Pendaftaran Pasien Bar u (kh usus pasien bar u) akan diberikan k e perawat lalu p erawat akan melakukan pem indah an pasien ke dalam r uan gan, kemudian formulir-form ulir yan g telah diterim anya ak an diarsip sementara ke dalam Medical Record. Kwitansi Sem entara ran gkap k e-2 beserta jum lah uan g y ang diterim a akan diserahkan ke keuangan FO. Saat pasien dirawat, dokter akan m engecek apakah dip erlukan resep obat, pem eriksaan labor atorium atau r adiologi. Jika ada resep yang dip erlukan m aka dokter ak an men uliskan resep rawat inap sebanyak 3 rangkap yang kem udian diberikan ke perawat. Jika diper lukan pemeriksaan laboratorium, maka dokter akan men gisi Form ulir Pem eriksaan Laboratorium yang akan diberikan ke p erawat. Dan jika diperlukan p em eriksaan radio lo gi, maka dokter akan mengisi Form ulir Pem eriksaan Radiolo gi yan g akan diberikan k e per awat. Setelah pemerik saan selesai, perawat akan m embuat Slip Dokter sebany ak 2 rangkap dim ana ran gkap ke-1 akan diberik an kepada dokter dan rangk ap ke-2 akan diberikan ke billing. Lalu perawat juga akan menginput pelayanan rawat inap ber up a jasa dokter utam a, jasa dokter jaga

80 dan tim m edis, pelayanan obat berup a pemakaian o bat ruan gan (jika ada) dan pelayan an barang um um (jika ada) yang digunakan pasien selama dirawat. Jika ada resep, m aka perawat

melak ukan job ord er (untuk

memberitahuk an mengenai p asien yan g akan m emesan obat) atas nama pasien sesuai den gan r uangan p asien tersebut, kemudian m embawa resep yang ditulis dokter tersebut ke farm asi. Lalu staff farmasi akan m embaca resep dan menginput item – item resep ke dalam sistem kem udian staff farmasi yang sam a akan melak ukan appro val terhadap transaksi yan g telah diinputnya tersebut. Setelah it u staff farmasi m encetak Nota Resep sebanyak 2 rangkap. Resep ran gkap ke-2 akan diberikan k e asisten apoteker pelaksana dan setelah peracikan o bat, asisten apoteker pelak san a yan g m eracik obat akan m enandatangani Buku Bukti Peracikan Obat. Obat dan resep rangkap ke-2 diletakkan di box yang diberi label sesuai dengan n am a ruan gan lalu perawat akan mengam bilnya. Resep ran gk ap ke-1 dan Nota Resep rangkap ke-1 diar sipk an oleh staff farm asi. Resep ran gkap ke-3 dan Nota Resep rangkap ke-2 diberikan k e billing. Jika ada pem erik saan labor atorium , perawat akan m elakuk an job order (menginput nama pasien dan r uan gan yang memerlukan pemeriksaan laboratorium serta pelay anan pemeriksaan yan g akan dilak uk an). Kemudian Formulir Pem eriksaan

Laboratorium akan

diberikan k epada p etugas

laboratorium. Petugas laboratorium akan mengam bil sample pemeriksaan pada pasien sesuai den gan Form ulir Pem eriksaan Laboratorium tersebut. Lalu petugas labor atorium Pemeriksaan

akan

Laboratorium

melakukan den gan

p engecekan p en ginp utan

antara di

Form ulir

sistem

dan

memperbaikiny a jika ter dap at kesalah an. Jika penginp utan sudah benar,

81 petugas labor atorium ak an m elakukan app rova l terhadap tran sak si tersebut serta m encetak Bukti Pem eriksaan Laboratorium sebanyak 2 ran gkap. Bukti Pemeriksaan Laboratorium r angkap ke-1 ak an diberikan ke billing, rangkap ke-2 beserta Form ulir Pemeriksaan Laboratorium akan diarsip oleh petugas laboratorium setelah Hasil Pem erik saan Laboratorium didistribusikan ke perawat. Hasil Pem eriksaan Laboratorium akan diinp ut oleh petugas laboratorium yang m elak ukan pem erik saan terhadap sam ple dan akan diapprove o leh kep ala laboratorium jik a semua p enginp utan hasil sudah benar dan valid. Setelah itu Hasil Pemerik saan Labor atorium akan dicetak sebanyak 1 rangk ap dan diberikan k e perawat. Pemeriksaan r adiologi juga dilak ukan den gan job order (menginput nam a pasien dan ruangan yan g m emerluk an pemeriksaan radio lo gi serta pelayan an pem erik saan y an g akan dilak uk an) oleh p erawat disertai den gan Formulir Pem erik saan Radiolo gi yan g dik eluarkan oleh dokter untuk diserahkan k e petugas radiolo gi oleh perawat. Petugas radio lo gi akan menjem put pasien untuk melakukan pem erik saan lalu m elakukan pen gecekan antara Formulir Pemeriksaan Radiolo gi den gan pen ginp utan ke dalam sistem dan m em per baik inya jika ada k esalahan. Setelah it u m encetak Bukti Transaksi Pen unjang Medis Rawat Inap Radiolo gi sebanyak 2 ran gkap. Bukti Transaksi Penunjang Medis Rawat Inap Radiolo gi ran gkap ke-1 diberikan ke biling dan ran gkap ke-2 beserta Form ulir Pemeriksaan Radiolo gi akan diar sip sen dir i oleh petugas r adiolo gi. Hasil foto pem erik saan diber ikan ke dokter radiolo gi. Lalu dokter radiolo gi mem baca hasil foto pem eriksaan dan menginput hasil pemeriksaan radiolo gi ke dalam sistem serta mencetak Hasil Pemeriksaan Radiolo gi sebanyak 1 r angkap yan g akan diberikan k e perawat.

82 Setiap h arinya ber dasark an Slip Dokter rangkap ke-2, Bukti Transaksi Penunjang Medis Rawat Inap Radio lo gi rangkap ke-1, Bukti Pemeriksaan Laboratorium rangkap ke-1, resep rangk ap ke-3 dan Nota Resep rangkap ke2, billing akan m elak ukan pen ghit ungan subtotal penggunaan pasien dan mencetak Detail Tagih an Perawatan Rawat Inap yan g akan diar sip sem entara sam pai dip erlukan penagihan p enam bahan uan g m uk a pasien tersebut. Jika pem akaian pasien sudah melebihi jum lah nom inal uang muka yan g telah dibayar pada saat penerimaan pasien rawat inap dan dirasa perlu dilakukan penagihan penam bahan uan g m uka, Detail Tagih an Perawatan Rawat Inap akan diberik an kepada FO rawat inap

untuk

dilakukan penagihan

penam bah an uang muka pada pasien. FO rawat inap akan menginform asikan kepada pasien total yan g har us dibayar dan setelah pasien melakukan pem bayar an, FO r awat inap akan m encetak Kwitansi Sem entara sebanyak 2 rangkap. Kwitan si Sementara rangkap ke-1 ak an diberik an kepada pasien sedangk an ran gkap ke-2 beserta uan g akan diberikan kepada keuan gan FO. Billing akan m enerim a kembali Detail Tagihan Perawatan Rawat Inap dan mengar sip sem entara Slip Dokter rangkap ke-2, Bukti Transaksi Penun jang Medis Rawat Inap Radio logi ran gkap ke-1, Bukti Pem eriksaan Laboratorium rangkap ke-1, resep r angkap ke-3 dan Nota Resep r angkap ke-2. Ketika pasien diper bolehk an pulang oleh dokter, perawat akan mengecek pen ggunaan terakh ir pasien dan melak ukan peret uran obat (jika ada) dengan mencatatnya ke dalam Buku Retur. Obat yan g diretur akan diserahkan oleh perawat ke staff farmasi lalu staff farmasi akan menginput obat yang diretur ke dalam sistem dan melak ukan appro val pada transaksi

83 pereturan o bat tersebut serta mencetak Retur Obat sebanyak 2 r an gkap. Retur Obat rangkap ke-1 akan diarsip dan rangk ap ke-2 ak an diber ikan ke billing. Ketika perawat mendap at informasi p asien sudah diperbolehkan pulang dar i dokter, perawat melakukan pem ulangan p asien k e dalam sistem dan menyimpan data pasien pulang beserta keterangan keadaan pasien dan cara pasien p ulan g dimana aktivitas ini ak an sek aligus menut up transaksi tagihan pasien. Kemudian perawat menginform asikan kepada billing bah wa pasien sudah diizinkan pulan g. Lalu Billing melakukan perhitungan final bill pem akaian pasien ber dasarkan Slip Dokter ran gkap ke-2, Bukti Transaksi Penunjang Medis Rawat Inap Radio lo gi rangkap ke-1, Bukti Pemeriksaan Laboratorium rangkap ke-1, resep rangk ap ke-3, Nota Resep ran gkap ke-2, dan Ret ur Obat rangkap ke-2 yan g kemudian diarsip sementara kembali oleh billing. Lalu billing m encetak Rincian Biay a Perawatan sebanyak 2 rangkap, Cetak Rincian Obat dan Lo gistik Rawat Inap sebanyak 2 ran gkap, Laporan Cetak Resep

Rawat Inap sebany ak 2 ran gkap

dan Laporan Cetak

Laboratorium Rawat Inap sebanyak 2 ran gkap. Sem ua dok umen tersebut ber sam a dengan Detail Tagihan Perawatan Rawat Inap diber ikan kep ada FO rawat inap. Billing kemudian menginformasikan kepada perawat bah wa pasien sudah dapat melakuk an penyelesaian billing. Lalu perawat m em ber ikan Formulir Penyelesaian Billing kepada pasien unt uk selanjutnya pasien serahk an ke FO rawat inap unt uk melakukan proses penyelesaian billing. Apabila pasien kurang bayar m aka FO rawat inap akan menerima pem bayar an dari pasien. Sebaliknya apabila pasien lebih bayar, m aka FO rawat inap ak an melak ukan pengembalian uang (refund) kepada pasien.

84 Kemudian FO rawat inap ak an m encetak Kwitansi sebanyak 2 ran gk ap serta memberi tanda LUNAS pada Form ulir Penyelesaian Billing. Rin cian Biaya Perawatan ran gkap k e-1,

Cetak Rincian Obat dan Lo gistik Rawat Inap

rangkap ke-1, Laporan Cetak Resep Rawat Inap ran gkap k e-1, Laporan Cetak Laboratorium Rawat Inap ran gkap ke-1, Kwitansi rangk ap ke-1, dan Form ulir Penyelesaian Billing y an g telah dicap LUNAS diberik an ke pasien. Pasien membawa Formulir Penyelesaian Billing yan g telah dicap LUNAS ke perawat sebagai tanda bah wa pasien sudah selesai melakuk an proses pem bayar an dan sudah dip er bolehkan untuk pulang. Rincian Biaya Perawatan rangkap ke-2, Cetak Rincian Obat dan Lo gistik Rawat Inap rangkap ke-2, Laporan Cetak Resep Rawat Inap ran gkap k e-2, Lapor an Cetak Laboratorium Rawat Inap ran gkap ke-2 dan Detail Tagihan Per awatan Rawat Inap diberikan ke b illing sedan gkan Kwitansi ran gkap ke-2 diber ikan k e keuan gan FO ber sam aan den gan uan g. Kem udian sem ua dok umen transaksi rawat inap yang diterima oleh billing diberik an ke keuan gan FO.

85

OAD PRIBADI

86 Keteran gan Gam bar 3.9: BBPO : Buku Bukti Peracikan Obat BPL : Bukti Pemerik saan Laboratorium BTPMRW IR : Bukti Tran sak si Pen unjang Medis Rawat Inap Radiolo gi CROLRWI : Cetak Rincian Obat dan Lo gistik Rawat Inap DTPRWI : Detail Tagihan Perawatan Rawat Inap FPB : Form ulir Penyelesaian Billing FPL : Form ulir Pemeriksaan Laboratorium FPPB : Formulir Pen daftaran Pasien Bar u FRPRWI : Formulir Registrasi Pasien Rawat Inap FPR : Form ulir Pemeriksaan Radiolo gi KS : Kwitansi Sem entara LCLRWI : Laporan Cetak Laboratorium Rawat Inap LCRRWI : Laporan Cetak Resep Rawat Inap PTTRWI : Persetujuan Tata Tertib Rawat Inap SP RWI : Surat Perset ujuan Rawat Inap

87 3.6 No. 1.

Analisis Aplikasi Q -PRO pada Modul Rawat Inap Aktor FO Rawat Inap

Use C ase Melakukan registrasi pasien rawat inap

Use C ase Description -

M embuka menu InPatient Care

-

M embuka menu administrasi pasien – pendaftaran – registrasi

-

M emilih nomor rekam medis pasien (pasien lama)

-

M emilih tombol identitas pasien

-

M enginput data identitas pasien baru

-

M emilih tombol save

-

M emilih ruang rawat, kelas dan nomor tempat tidur

-

M emilih tombol penanggung jawab

-


-

M encetak Lembar Identitas

88 2.

FO Rawat Inap

Melakukan pem bayaran uang muka

-

M embuka menu keuangan – intern bill – pembayaran berdasarkan intern bill pasien

3.

Perawat

Melakukan mutasi pasien

-

M emilih nomor registrasi pasien rawat inap

-

M emilih jenis pembayaran

-

M enginput jumlah uang yang diterima

-


-

M encetak Kwitansi Sementara

-

M embuka menu administrasi pasien – validasi registrasi/mutasi

-

M emilih ruang rawat pasien yang akan dimutasi

-

M encentang checkbox pasien yang akan dimutasi

4.

Perawat

Melakukan job order penunjang medis

-

M emilih tombol proses

-

M embuka menu perawatan – transaksi rawat

89 inap -

M emilih ruang rawat dan nomor registrasi pasien rawat inap.

a. Apabila ada resep -

M emilih tab order penunjang medis

-

M emilih kode penunjang medis farmasi

-


-

M emilih tombol done

b. Apabila ada penunjang medis radiologi -


-

M emilih kode penunjang medis radiologi

-

M emilih kode pelayanan

-


-


c. Apabila ada penunjang medis laboratorium

90

5.

6.

Perawat

Perawat

Mencatat tarif jasa tim medis

Mencatat pemakaian obat ruangan

-


-

M emilih kode penunjang medis laboratorium

-


-


-


-

M embuka tab pelayanan rawat inap

-


-

M enginput tarif jasa dokter

-


-


-

M embuka tab pelayanan obat

-

M emilih kode barang

-

M enginput qty pemakaian

-


-


91 7.

8.

Perawat

Staff Farmasi

Mencatat pelayanan barang umum

-

M embuka tab pelayanan barang umum

-

M emilih kode barang

-

M enginput qty pemakaian

-


-


Melakukan transaksi rawat inap

-

M embuka menu Pharmacy Inventory Control

penunjang medis farmasi

-

M emilih menu penjualan – penjualan resep – penjualan resep rawat inap

-

M emilih nomor registrasi pasien rawat inap

-

M emilih tambah item/obat

-

M emilih kode item

-

M enginput qty yang diminta

-


-


-

M emilih tombol approval

92

9.

Staff Laboratorium

-

M encetak Nota Resep

Melakukan transaksi rawat inap

-

M embuka menu Laboratory Services

penunjang medis laboratorium

-

M emilih menu pelayanan – transaksi – transaksi rawat inap

-

M emilih nomor registrasi pasien

-

M emilih quick picklist

-

M encentang checkbox pelayanan laboratorium yang sesuai dengan formulir pemeriksaan laboratorium

Mengentri hasil laboratorium

-


-


-

M encetak bukti transaksi

-

M emilih menu pelayanan – hasil – hasil pemeriksaan

-

M emilih nomor transaksi yang akan diinput

93 hasilnya

10.

-


Kepala

-


Laboratorium

-

M encetak hasil pemeriksaan

-

M embuka menu Diagnostic Support and

Staff Radiologi

Melakukan transaksi rawat inap penunjang medis radiologi

Ancillaries -

M emilih menu penunjang medis – transaksi rawat inap

-

M emilih nomor registrasi

-

M emilih quick picklist

-

M emilih dokter pembaca hasil radiologi

-

M encentang checkbox pelayanan radiologi yang sesuai dengan formulir pemeriksaan radiologi

-


94

Dokter Radiologi

Mengentri hasil radiologi

-

M encetak bukti transaksi

-

M embuka menu Diagnostic Support dan Ancillaries

-

M emilih menu penunjang medis – hasil pemeriksaan rawat inap

-

M emilih nomor rekam medis, nomor registrasi pasien

11.

Billing

Rekapitulasi transaksi

-

M emilih penunjang medis radiologi

-

M emilih tombol icon edit hasil pemeriksaan

-

M enginput hasil radiologi

-


-

M emilih icon printer cetak hasil

-

Membuka menu InPatient Care

-

Memilih menu keuangan – rekapitulasi transaksi

95 -

Memilih ruang rawat serta nomor registrasi pasien rawat inap

-

Memilih tombol approval

-

Memilih tombol Go pada proses tagihan

-

Mencentang transaksi – transaksi yang ingin dilakukan proses penagihan

-

Memilih tombol pross

-

Memilih tombol Go pada daftar billing

-

Memilih tombol cetak pada tagihan yang ingin dicetak.

12

FO Rawat Inap

Melakukan penambahan uang muka

-

Membuka menu keuangan – intern bill – pembayaran berdasarkan intern bill pasien

-

Memilih nomor registrasi pasien rawat inap

-

Memilih jenis pem bayaran

-

Menginput jumlah uang yang diterima

96

13.

Staff Farmasi

Melakukan ret ur obat

-

Memilih tombol save

-

Mencetak Kwitansi Sementara

-

Membuka menu Pharm acy Inventory Control

-

Memilih penjualan – ret ur resep – ret ur resep rawat inap

14.

Perawat

Melakukan pem ulangan pasien

-

Memilih nomor registrasi pasien

-

Memilih tombol Go pada salin retur

-

Mencentang obat yang akan dilakukan retur

-

Mengentri qty retur

-

Memilih tombol salin dan save

-


-

Memilih tombol Go pada cetak nota retur resep

-


-

Memilih menu administrasi pasien – pasien pulang

97 -

Memilih ruang rawat dan nomor registrasi pasien yang akan pulang

15.

Billing

Menghit ung penyelesaian billing

-

Memilih keadaan keluar

-

Memilih cara keluar

-

Memilih tombol save.

-


-

Memilih menu keuangan – rekapitulasi transaksi

-

Memilih ruang rawat dan nomor registrasi pasien

-


-

Memilih tombol cetak rincian transaksi, cetak rincian obat/logistik, cetak rincian resep, cetak rincian laboratorium

-

Memilih tombol Go pada proses tagihan

98 -

Mencentang transaksi – transaksi yang ingin dilakukan proses penagihan

16.

FO Rawat Inap

Melakukan proses penyelesaian billing

-

Mencentang final bill

-

Memilih tombol proses

-

Memilih tombol Go pada daftar billing

-

Memilih tombol cetak pada tagihan

-


-

Memilih menu keuangan – intern bill – pembayaran berdasarkan intern bill pasien

-

Memilih jenis pem bayaran

-

Memilih tombol Go pada salin tagihan

-

Mencentang sem ua nomor tagihan

-

Memilih tombol salin

-

Menginput jumlah uang yang diterima atau dikembalikan

99 -

Memilih tombol Go pada cetak kwitansi

-

Memilih tombol cetak kwitansi

100 3.7

Permasalahan yang Dihadapi Adapun masalah – masalah yang dihadapi oleh Rumah Sakit OM NI Alam Sutera adalah sebagai berikut: 1. Field-field pada saat pengisian data identitas pasien dan data penanggung jawab tidak divalidasi. Hal ini menyebabkan tidak ada keseragaman data apa saja yang dianggap penting dan krusial. Seperti kode pos pada alamat pasien, seharusnya wajib diisi untuk kepentingan rumah sakit, tetapi dengan tidak adanya validasi field maka data sering dibiarkan kosong dan tidak dilengkapi oleh petugas FO. Tidak adanya standart yang jelas mengenai data-data apa saja yang wajib diisi dan data-data apa saja yang boleh dibiarkan kosong atau hanya sebagai pelengkap. 2. Tidak adanya filter tampilan data pada saat pemilihan nomor tempat tidur. Semua nomor tempat tidur baik yang kosong ataupun yang sudah terisi ditampilkan. Sehingga pada saat FO akan memilih nomor tempat tidur yang sesuai dengan pilihan pasien, FO harus membuka satu per satu dan mengecek apakah tempat tidur tersebut terisi atau kosong. Hal ini tentunya menyebabkan FO menjadi lebih lambat dalam melayani pasien memilih kamar dan tempat tidur. 3. Tidak adanya konsistensi dalam penamaan dokumen. Hal ini sering menyebabkan kebingungan bagi karyawan-karyawan yang ada di Rumah Sakit OM NI Alam Sutera karena penamaan dokumen pada sistem dan hasil yang dikeluarkan atau dokumen fisaiknya berbeda. M isalnya untuk

101 FO rawat inap, pada sistem memilih Lembar Identitas dan pada dokumen fisik yang tercetak adalah Formulir Registrasi Pasien Rawat Inap. 4. Format field pada saat penginputan nominal angka tidak jelas. Pada proses pembayaran uang muka maupun penyelesaian billing, FO akan menginput jumlah uang ke dalam field jumlah uang. Ketika FO sudah menginput jumlah uang tersebut, baru terlihat pemisahan pada angka-angka yang diinput berupa tanda baca nominal. Jika FO melakukan kesalahan dalam penginputan misalnya kelebihan angka 0 (nol), FO dapat mengetahui kesalahan tersebut setelah muncul tanda baca nominal sehingga FO harus menginput ulang kembali. 5. Hasil laboratorium dapat dilihat atau diakses oleh perawat sebelum diapprove oleh kepala laboratorium. Tidak adanya perbaikan hak akses perawat dalam melihat hasil pemeriksaan laboratorium. Perawat dapat melihat hasil pemeriksaan laboratorium sebelum di-approve oleh kepala laboratorium. Hal ini dapat menyebabkan perawat memberitahukan hasil laboratorium yang belum valid dan benar kepada dokter maupun pasien. Sebab hasil laboratorium yang dimasukkan oleh petugas laboratorium ke dalam sistem sebelum di-approve oleh kepala laboratorium belum tentu benar karena bisa saja terjadi kesalahan dalam penginputan hasil. 6. Tidak adanya nama asisten apoteker pelaksana yang membuat obat dalam sistem. Pada proses yang berjalan saat ini, nama asisten apoteker pelaksana ditulis secara manual ke dalam Buku Peracikan Obat. Hal ini dapat menyebabkan

102 kesulitan dalam penelusuran pencarian nama asisten apoteker apabila terjadi kesalahan dalam peracikan obat. Padahal asisten apoteker pelaksana adalah orang yang bertanggung jawab penuh terhadap obat yang diracik untuk pasien. 7. Proses retur obat yang masih dilakukan secara manual oleh perawat. Pengembalian obat dilakukan oleh perawat dengan membawa obat ke bagian farmasi, kemudian bagian farmasi memasukkan ke dalam sistem dan mengecek dengan barang fisik yang diberikan oleh perawat. Sebaiknya perawat yang memasukkan

ke dalam sistem dan

bagian

farmasi

mencocokkan barang fisik yang ada dengan barang yang telah diinput ke dalam sistem oleh perawat. 8. Formulir penyelesaian billing yang masih dilakukan oleh perawat. Tidak adanya formulir penyelesaian billing dalam sistem, formulir penyelesaian billing ini dibuat secara manual. Hal ini menyebabkan pekerjaan perawat menjadi lambat karena harus menuliskan informasi mengenai pasien secara manual ke dalam formulir tersebut. 9. Pernyataan pasien pulang yang masih dilakukan secara lisan oleh dokter. Tidak adanya surat pernyataan dari dokter mengenai pasien diperbolehkan pulang, karena selama proses berjalan saat ini dokter memberikan informasi bahwa pasien diperbolehkan pulang secara lisan. Pemberitahuan secara lisan ini tidak dapat dipertanggungjawabkan. 10. Laporan penerimaan FO rawat inap masih dibuat secara manual. Tidak adanya laporan penerimaan FO rawat inap dalam sistem. Pada proses yang berjalan saat ini FO memasukkan penerimaan FO rawat inap secara

103 manual dengan menggunakan ms.excel. Hal ini dapat menyebabkan adanya kesalahan dalam pencatatan nomor registrasi, nomor kwitansi, maupun jumlah uang yang diterima

104 3.8

Tugas dan Tanggung Jawab Selama Magang Length of effort menggambarkan tugas dan tanggung jawab yang dilakukan selama internship di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. Berikut adalah daftar kegiatan yang dilakukan : Tabel 3.1 Length of Effort Jumlah

Tanggal

Waktu

Kegiatan

Peserta

Materi

Deskripsi Kegiatan

Jam 21

08.00 –

September

12.00

4

Pengenalan profil

2010

1. Anggota

1. Com pany

MIS

Profile

perusahaan

2. Sejarah Perusahaan

1. Memperoleh pengetahuan mengenai profil Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. 2. Memperoleh pengetahuan mengenai sejarah Rumah Sakit OMNI Alam Sutera dan perkembangannya.

13.00 – 17.00

4

Pengenalan

1. Anggota

profil

patient &

perusahaan

doctor services

1. Product Knowledge

1. Memperoleh pengetahuan mengenai jenis – jenis pelayanan yang ada di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera.

105

22

08.00 –

September

17.00

4

Pengenalan struktur

2010

1. Anggota internal audit

1. Struktur organisasi

organisasi

1. Memperoleh gambaran mengenai strukt ur organisasi perusahaan secara detil dan pembagian tugas dan tangung jawab pada masing – masing bagiannya.

13.00 –

4

17.00

Pengenalan prosedur

1. Anggota internal audit

rawat inap

Prosedur rawat

1. Memperoleh penjelasan mengenai prosedur

inap:

rawat inap baik jaminan pribadi maupun

1. Jaminan

asuransi secara detil.

pribadi 2. Jaminan asuransi 24

08.00 –

September

12.00

2010

4

Observasi

1. Front Office rawat inap 2. Front Office asuransi

Prosedur rawat

1. Melakukan observasi langsung terhadap

inap :

proses registrasi dan pem bayaran pasien

1. Registrasi

rawat inap jaminan pribadi serta proses

pasien

pemindahan pasien ke ruang rawat.

106 3. Perawat

2. Pembayaran pasien 3. Pemindahan pasien ke

2. Melakukan observasi langsung terhadap proses registrasi pasien rawat inap jaminan asuransi dan proses pemindahan pasien ke ruang rawat.

ruangan 13.00 – 17.00

4

Observasi dan wawancara

1. Anggota farmasi 2. Anggota billing 3. Anggota keuangan FO

Prosedur rawat

1. Melakukan observasi langsung terhadap

inap:

proses penebusan resep yang diberikan

1. Penebusan

dokter untuk pasien dari saat staff farmasi

resep 2. Penagihan dan final bill 3. Penyetoran

menerima resep 3 rangkap hingga obat selesai disiapkan oleh asisten apoteker pelaksana. 2. Melakukan observasi langsung terhadap

penerimaan

proses penagihan penambahan uang muka

FO

dan final bill unt uk pasien rawat inap. 3. Melakukan wawancara secara tidak

107 terstruktur dengan staff keuangan FO mengenai penerimaan FO harian. 28

08.00 –

September

12.00

4

Observasi

1. Anggota

inap:

proses pemeriksaan laboratorium dan

2. Anggota

1. Pemeriksaan

radiologi pasien rawat inap.

radiologi

laboratorium

laboratorium

2010

Prosedur rawat 1. Melakukan observasi langsung terhadap

2. Pemeriksaan radiologi 13.00 –

4

17.00

Wawancara

1. Anggota MIS 1. Siklus

1. Melakukan wawancara dengan kepala bagian

dan

transaksi

MIS dan melakukan sim ulasi aplikasi QP RO

Simulasi

rawat inap

untuk siklus transaksi rawat inap di server test.

29

08.00 –

September

12.00

2010

dan

8

Simulasi dan error finding

1. Anggota MIS 1. Prosedur rawat inap 2. Siklus

1. Mencatat masalah-masalah yang dihadapi oleh Rumah Sakit OMNI Alam Sutera pada prosedur rawat inap.

108 13.00 –

transaksi

17.00

rawat inap

2. Melakukan simulasi aplikasi QP RO unt uk siklus transaksi rawat inap di server test dan mencatat beberapa hal yang harus diperbaiki dan kegiatan – kegiatan dalam proses bisnis yang tidak dapat didukung oleh QP RO.

5 Oktober

08.00 –

2010

12.00

8

Mempelajari database

dan

1. Anggota MIS 1. Database QPRO

QPRO

registrasi akan masuk ke tabel yang mana

17.00 08.00 –

2010

12.00 dan 13.00 – 17.00

database QP RO, misalnya: jika dilakukan registrasi pasien rawat inap, maka catatan

13.00 –

6 Oktober

1. Mempelajari tabel – tabel yang ada pada

dalam database. 8

Mempelajari database QPRO

1. Anggota MIS 1. Database QPRO

1. Mempelajari tabel – tabel yang ada pada database QP RO, misalnya: jika dilakukan registrasi pasien rawat inap, maka catatan registrasi akan masuk ke tabel yang mana dalam database.

109 8 Oktober

08.00 –

2010

12.00

8

Membuat

1. Anggota MIS 1. Laporan

add-on

2. Anggota

dan

laporan dan

13.00 –

wawancara

farmasi

1. Melakukan wawancara secara tidak

Pelayanan

terstruktur dengan kepala bagian farmasi

Resep Rawat

rawat inap mengenai laporan pelayanan

Inap – Detil

resep. 2. Membuat add-on untuk Laporan Pelayanan

17.00

Resep Rawat Inap – Detil. 8

Membuat


1. Membuat add-on untuk Laporan Pelayanan

12

08.00 –

Oktober

12.00

add-on

Pelayanan

Resep Rawat Inap – Detil dengan

2010

dan

laporan

Resep Rawat

menggunakan aplikasi Microsoft Visual

Inap – Detil

St udio 2005 dan Crystal Report.

13.00 – 17.00 13

08.00 –

Oktober

12.00

2010

8

Membuat


1. Membuat add-on untuk Laporan Pelayanan

add-on

Pelayanan

Resep Rawat Inap – Detil dengan

dan

laporan dan

Resep Rawat


13.00 –

melakukan

Inap – Detil


110 17.00

testing

2. Testing laporan

2. Melakukan testing terhadap add-on Laporan Pelayanan Resep Rawat Inap – Detil yang sudah selesai.

8

Membuat


add-on

2. Anggota

15

08.00 –

Oktober

12.00

2010

dan

laporan dan

13.00 –

wawancara

17.00 8

Membuat

farmasi


Ret ur

terstruktur dengan kepala bagian farmasi

Penjualan

rawat inap mengenai laporan ret ur obat.

Obat Rawat

2. Membuat add-on untuk Laporan Retur

Inap – Detil

Penjualan Obat Rawat Inap – Detil.


1. Membuat add-on untuk Laporan Retur

19

08.00 –

Oktober

12.00

add-on

Ret ur

Penjualan Obat Rawat Inap – Detil dengan

2010

dan

laporan

Penjualan


13.00 –

Obat Rawat


17.00

Inap – Detil

20

08.00 –

Oktober

12.00

8

Membuat add-on

1. Anggota MIS 1. Laporan Ret ur

1. Membuat add-on untuk Laporan Retur Penjualan Obat Rawat Inap – Detil dengan

111 2010

dan 13.00 – 17.00

laporan dan

Penjualan


melakukan

Obat Rawat


testing

Inap – Detil 2. Testing laporan

22

08.00 –

Oktober

12.00

2010

4

Persiapan

1. Anggota MIS 1. Add-on

2. Melakukan testing terhadap add-on Laporan Ret ur Penjualan Obat Rawat Inap – Detil yang sudah selesai. 1. Melakukan berbagai persiapan presentasi dan

presentasi

Laporan

demo add-on mengenai add-on Laporan

dan demo

Pelayanan

Pelayanan Resep Rawat Inap – Detil.

add-ons.

Resep Rawat Inap – Detil 2. Add-on Laporan Ret ur Penjualan Obat Rawat

2. Melakukan berbagai persiapan presentasi dan demo add-on mengenai add-on Laporan Ret ur Penjualan Obat Rawat Inap – Detil.

112 Inap – Detil 13.00 –

4

17.00

Presentasi

1. Anggota MIS 1. Add-ons

dan demo

2. Anggota

add-ons.

farmasi

1. Melakukan presentasi dan demo add-on

Laporan

mengenai add-on Laporan Pelayanan Resep

Pelayanan

Rawat Inap – Detil.

Resep Rawat


Inap – Detil

mengenai add-on Laporan Retur Penjualan

dan Laporan

Obat Rawat Inap – Detil.

Ret ur Penjualan Obat Rawat Inap – Detil 26

08.00 –

8

Membuat


Oktober

12.00

add-on

2. Anggota

2010

dan

laporan dan

13.00 –

wawancara

keuangan


Kontribusi

terstruktur dengan kepala bagian keuangan

Dokter

mengenai laporan kontribusi dokter dan

2. Laporan Item

laporan item resep.

113 Resep Rawat 2. Membuat add-on untuk Laporan Kontribusi

17.00

Dokter.

Inap 27

08.00 –

Oktober

12.00

2010

dan

8

Dokumenta-

1. Add-ons

1. Mendokumentasikan add-ons Laporan

si dan

Laporan

Pelayanan Resep Rawat Inap – Detil dan

membuat

Pelayanan

Laporan Ret ur Penjualan Obat Rawat Inap –

13.00 –

add-on

Resep Rawat

Detil.

17.00

laporan

Inap – Detil 2. Membuat add-on untuk Laporan Kontribusi dan Laporan

Dokter dengan menggunakan aplikasi

Ret ur

Microsoft Visual St udio 2005 dan Crystal

Penjualan

Report.

Obat

Rawat

Inap – Detil 2. Laporan Kontribusi Dokter

114 8

Membuat


1. Membuat add-on untuk Laporan Kontribusi

29

08.00 –

Oktober

12.00

add-on

Kontribusi

Dokter dengan menggunakan aplikasi

2010

dan

laporan

Dokter


13.00 –

Report.

17.00 2

08.00 –

November

12.00

2010

dan

8

13.00 –

Membuat

1. Membuat add-on untuk Laporan Item Resep

add-on

Laporan

Rawat Inap dengan menggunakan aplikasi

laporan dan

Kontribusi


melakukan

Dokter

Report.

testing

17.00


2. Laporan Item Resep Rawat

2. Melakukan testing terhadap add-on Laporan Kontribusi Dokter yang sudah selesai.

Inap 3

08.00 –

8

Membuat

1. Anggota MIS 1. Laporan Item 1. Membuat add-on untuk Laporan Item Resep

November

12.00

add-on

Resep Rawat

Rawat Inap dengan menggunakan aplikasi

2010

dan

laporan

Inap


115 13.00 –

Report.

17.00 Persiapan


12.00

presentasi

2. Anggota

dan

dan demo

13.00 –

add-ons,

5

08.00 –

November 2010

8

wawancara

17.00

keuangan FO

1. Melakukan berbagai persiapan presentasi dan

Laporan

demo add-on mengenai add-on Laporan

Kontribusi

Kontribusi Dokter.

Dokter 2. Add-on Laporan Item

2. Melakukan berbagai persiapan presentasi dan demo add-on mengenai add-on Laporan Item Resep Rawat Inap.

Resep Rawat 3. Melakukan wawancara secara tidak Inap

terstruktur dengan anggota keuangan FO

3. Laporan

mengenai laporan penerimaan harian FO

Penerimaan

rawat inap.

Harian FO rawat inap 9

08.00 –

8

Membuat


1. Membuat add-on untuk Laporan Penerimaan

116 November

12.00

add-on

Penerimaan

Harian FO Rawat Inap dengan menggunakan

2010

dan

laporan

Harian FO

aplikasi Microsoft Visual St udio 2005 dan

Rawat Inap

Crystal Report.

13.00 – 17.00 10

08.00 –

November

12.00

2010

8

Membuat


1. Menyelesaikan add-on untuk Laporan

add-on

Laporan

Penerimaan Harian FO Rawat Inap dengan

dan

laporan dan

Penerimaan


13.00 –

melakukan

Harian FO


testing

Rawat Inap

17.00

2. Melakukan testing terhadap add-on Laporan Penerimaan Harian FO Rawat Inap yang sudah selesai.

12

08.00 –

November

12.00

presentasi

Laporan

dan demo add-on mengenai add-on Laporan

2010

dan

dan demo

Penerimaan

Penerimaan Harian FO Rawat Inap.

add-ons

Harian

13.00 –

8

persiapan


3. Melakukan berbagai persiapan presentasi

FO

117 17.00 16

08.00 –

November

12.00

Rawat Inap 4

2010

Presentasi


dan demo

2. Anggota

add-ons

keuangan


Laporan

mengenai add-on Laporan Kontribusi

Kontribusi

Dokter.

Dokter 2. Add-on Laporan Item

2. Melakukan presentasi dan demo add-on mengenai add-on Laporan Item Resep Rawat Inap.

Resep Rawat Inap 13.00 – 17.00

4

Dokumentasi

1. Anggota MIS 1. Laporan Kontribusi Dokter 2. Laporan Penerimaan Harian FO

1. Mendokumentasikan add-on Laporan Kontribusi Dokter. (sore) 2. Mendokumentasikan add-on Laporan Penerimaan Harian FO Rawat Inap. (sore)

118 Rawat Inap 19

08.00 –

November

12.00

4

Dokumenta- 1. Anggota MIS 1. Overview si

2010 13.00 – 17.00

4

Presentasi

1. Anggota MIS

dan demo

2. Anggota

add-ons

keuangan FO 3. Front Office

1. Mendokumentasikan user interface aplikasi

aplikasi

QPRO (layar-layar transaksi yang digunakan

QPRO

pada siklus transaksi rawat inap).

1. Add-on


Laporan

mengenai add-on Laporan Penerimaan

Penerimaan

Harian FO Rawat Inap.

Harian FO Rawat Inap

BAB 3 ANALIS IS SIS TEM YANG B ERJALAN. 3.1 Riwayat Rum ah Sakit O MNI Alam Sutera

Recommend Documents