BAB 4 RANCANGAN SIS TEM USULAN

95

BAB 4 RANCANG AN SIS TEM USULAN

4.1

Usulan Dokumen yang Digunakan Dalam perancangan sistem inform asi ak untansi pada PT. Laras Tenaga Makm ur, dok umen - dok umen y ang digunakan berasal dari dokum en lam a dan dokumen bar u. Adapun dok um en – dokumen yang akan digunakan dalam sistem informasi akuntansi prosedur penjualan tun ai pada PT. Laras Tenaga Makm ur adalah: 1. Dok um en yan g Lama a. Dok umen yang Masih Digunakan •

Coal Hauling Ticket Coal Hauling Ticket dibuat oleh Staff Operasional. Coal Hauling Ticket mer upakan surat pen gantar atas bat ubara y ang akan dibawa oleh sup ir truck ke kabag proyek dan lapan gan untuk ditim ban g. Coa l Hauling Ticket memiliki field antara lain: No CHT, No SOKode Kary awan, Nam a Kary awan, Tanggal, Nam a Supir, No Polisi, Jumlah Bucket, Berat tim bangan pertama, Berat tim ban gan kedua, Berat bersih.

•

Surat Izin Pem uatan Batubar a Surat

Izin

Pem uatan

Batubara

dibuat

oleh

Manager

Operasional yang ditujukan kep ada PT. Pelindo II Bengk ulu yang berisik an permohonan izin untuk pelak sanaan pek erjaan pem uatan batubara.

76

b. Dok umen yang Tidak Digunakan Lagi •

Kwitansi Kwitansi tidak lagi digun akan sebagai dok um en dalam perancangan sistem usulan karena k witansi dibuat secara manual sehin gga dap at menyebabkan kesalahan pen ulisan, mudah hilan g, dan sulit direk ap.

c. Dok umen yang Diredesain Perancan gan sistem inform asi akuntansi PT. Laras Tenaga Makmur yang baru tidak lagi men ggunakan kwitan si sebagai bukti pem bayaran. Oleh karena itu, kami meredesain k witansi den gan dok umen sebagai berik ut: •

Bukti Tanda Jadi ( BTJ) BTJ dibuat oleh Staff Keuan gan dan berfun gsi sebagai bukti pem bayaran uang muka m enggantikan k witansi dalam sistem yang lama. BTJ m em iliki field antara lain: No BTJ, Tanggal, No Sales Con tract, Keterangan, No Cek/Giro/Transfer, Total Pem bayaran, Jum lah Pem bayar an, dan table batubar a yang dip esan yan g berisi No, To tal Mo isture, Inherent Mo isture, Ash Content, Volatile Meter, Fixed Ca rbon, Hargrove Ability Index, Total Sulphu r, Price, dan Qty.

•

Bukti Pelunasan ( BP) BP dibuat oleh Staff Keuan gan dan berfun gsi sebagai bukti bah wa customer telah melunasi sisa pem bayar an menggantikan kwitansi. BP m em iliki field antara lain: No BP, No In voice,

77

Tanggal, Kode Karyawan, Nama Karyawan, Keterangan, No Cek /Giro/Transf er, Jum lah Pem bayar an. 2. Dok um en yan g Bar u Perancangan sistem informasi akuntan si yang diusulk an membut uhkan dok umen – dok um en bar u sebagai berik ut: •

Surat Penawaran Batubara (Quota tion) Quotation yan g dibuat oleh Staff Pemasaran berf un gsi unt uk memberikan inform asi kepada calon customer m engenai data – data bat ubara yan g disediakan oleh perusahaan. Quotation memiliki field antara lain: No Quota tion, Tanggal, Company, Telephone, Add ress, dan dalam Quotation akan dicantum kan price list yang berisi: No, Total Moisture, Inheren t Moisture, Ash Con tent, Vola tile Meter, Fixed Carbon, Ha rgrove Ability Index, Total Sulphu r, dan Price.

•

Sales Order (SO) SO dibuat oleh Staff Penjualan dan berfun gsi sebagai fo rm pem esanan batubar a. SO m em ilik i field antara lain: No SO, No BTJ, Tanggal, Ko de Karyawan, Nama Karyawan, dan table bat ubara y ang dipesan yan g berisi No, Total Moistu re, Inherent Moistu re, Ash Con tent, Vola tile Meter, Fixed Carbon, Hargrove Ability Index, Total Sulphu r, dan Qty.

•

Invoice Invoice dibuat oleh St aff Keuangan dan berfun gsi unt uk menunjukkan jum lah pembayaran yang ditagih. Invoice memiliki field antara lain : No In voice, No SAKB, No BTJ,

78

Tanggal, Ko de Karyawan, Nama Karyawan, Cara Bayar, Total Pelunasan, table batubar a yan g akan dikir im yang ber isi No, Total Moisture, Inheren t Moisture, Ash Con tent, Vola tile Meter, Fixed Carbon, Hargrove Ability Index, Total Sulphur, Qty, dan Price. •

Surat Jalan Surat

Jalan

dibuat

oleh

Manager

Op erasional.

Surat

Jalanmemiliki field antara lain: No SJ, No BP,Ko de Kary awan, Nam a Kary awan, Tanggal,Total Berat Batubara. Total berat bat ubara didapatkan dar i hasil p enimbangan Coal Hauling Ticket.

79

4.2

Fungsi Terkait yang Diusulkan Untuk

m endukun g

pro sedur

p enjualan

tunai

dalam

usulan

perancangan sistem informasi ak untansi PT. Laras Tenaga Makm ur, m aka penulis mengusulk an per ubah an struktur organisasi sebagai berikut:

Gambar 4.1 Str uktur Or ganisasi Usulan PT. Laras Tenaga Makm ur

Adapun f ungsi yan g terkait dalam usulan perancangan sistem informasi akuntansi PT. Laras Tenaga Makmur sesuai dengan struktur organisasi yan g diusulk an adalah: 1. Direkt ur Utam a a. Bertan ggun g jawab pen uh dalam memim pin perusahan untuk mencapai maksud dan tujuannya. b. Mengam bil k eputusan pentin g dalam per usahaan.

80

c. Membawahi secara langsung setiap Manager dalam per usahaan. d. Bertan ggun g jawab atas kin erja perusahaan kep ada p ara pemegang sah am. e. Bertan ggun g jawab dalam m elak ukan nego siasi pen jualan den gan custom er. 3. Gener al m anager a. Sebagai kepala m anager yang bertanggun g jawab mengepalai bawah an m anager – m anagernya. b. Mengam bil k eputusan yan g bersifat operasional atau harian. 4. Staff Pemasaran, y an g tugasnya meliputi: a. Menerima pesanan dar i cu stomer b. Melak ukan pen daftaran cu stomer bar u c. MembuatQuotation d. Membuat jadwal pertem uan antara Manager Penjualan dan Pem asaran den gan cu stom er 5. Manager Penjualan dan Pemasaran, y an g tugasnya meliputi: a. Melak ukan negosiasi b. Membuat Sales Contract 6. Staff Penjualan, yang tugasny a m elip uti: a. Membuat Sales Order 7. Staff Keuangan, yang tugasnya m elip uti: a. Menerima cek atau giro atau bukti transf er bank b. Membuat Bukti Tanda Jadi c. Membuat Invoice d. Membuat Bukti Pelunasan

81

8. Staff Oper asional Batubar a, yan g tugasnya meliputi: a. Menyiapkan pesan an batubara b. Mencatat hasil penimban gan bat ubara c. Membuat Coal Hauling Ticket 9. Manager Operasional, yan g tugasny a melip uti: a. Membuat Surat Izin Pemuatan Batubara b. Memasukk an batubara ke dalam tongkan g c. Membuat Surat Jalan 10. Staff Akuntansi, yan g tugasny a m elip uti: a. Membuat Laporan Penjualan, Laporan Pener im aan Kas, dan Laporan Pengeluaran Batubar a

4.3

Prosedur Sistem Usulan Prosedur penjualan tun ai pada sistem yang diusulkan dalam PT. Laras Tenaga Makm ur adalah sebagai berik ut: 1. Prosedur Membuat Surat Penawaran Batubara (Quota tion) Proses penjualan dimulai ketika custom er baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri mengh ubungi St aff Pem asar an lewat telepon ataupun datang secar a lan gsun g. Sebelum nya, perusahaan telah menunjuk PT. SUCOFINDO untuk melakukan p en guk uran spesif ikasi bat ubara, dan dar i pen guk uran ini dihasilkan dokumen dalam bentuk COA ( Certificate of Analysis) atau Sertifikat Keaslian yan g akan diberikan kepada pihak Cu stom er sebagai bukti bahwa batubar a telah memenuhi stan dard persyar atan. Staff Pem asaran selanjutnya akan mengecek status cu stomer apakah telah ter daftar pada m aster custom er (Ms_Customer). Jika

82

custom er belum terdaftar pada Ms_Customer, m aka Staff Pemasaran akan menginput data cu stom er bar u ter sebut pada Ms_ Customer. Jika cu stomer tersebut telah terdaftar dalam Ms_Customer, m aka Staff Pemasaran akan melakuk an validasi data customer. Kemudian Staff Pemasaran akan mengecek stok batubara, kem udian Staff Pemasaran akan m em buat Surat Penawar an Batubara (Quotation) yan g berisi jenis pro duk batubara den gan spesif ikasi dan har ga batubara yang ditawarkan. Surat Penawaran Bat ubara ( Quotation) ini dibuat sebanyak 2 r angkap, yaitu: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer ber sama den gan COA Ran gk ap ke-2 diarsipkan oleh Staff Pemasaran Jika customer telah m enyetujui Surat Penawaran Batubara (Quatation) m aka customer akan m enghubungi kem bali ke Staff Pem asaran untuk m elakukan pem esanan. 2. Prosedur Membuat Sales Co ntract Selanjutnya Staff Pemasaran akan membuat jadwal pertem uan antara Manager Penjualan dan Pemasaran dan custom er.

Manager

Penjualan dan Pemasar an dan cu stom er ak an melakukan n egosiasi lan gsun g untuk m enentuk an har ga atas batubar a, ketika pro ses negosiasi telah selesai dilak ukan m aka, Man ager Pen jualan dan Pemasaran akan membuat sales contract sebanyak 2 ran gkap, untuk diotorisasi oleh p ihak penjual dan pihak pembeli, dimana rangkap ke-1 diberikan kep ada custom er, dan ran gkap ke-2 diserahkan kepada Staff Keuan gan untuk diarsip. Kem udian

sesuai dengan Sales

Contract, cu stomer akan

memberikan pem bayar an uan g m uka den gan jum lah yan g telah disepakati

83

dalam Sales Contract. Customer dapat melak ukan p embayaran den gan cara transf er bank atau cek atau giro. Jika custom er melakukan pem bayar an dengan cek atau giro, customer dapat m enyerahkan secara lan gsun g cek atau giro kep ada Manager Penjualan dan Pem asaran. Manager Penjualan dan Pemasaran kemudian ak an menyerahk an cek atau giro tersebut kepada Staff Keuangan. Jika customer melakukan pem bayar an dengan transfer bank, maka customer harus menyerahkan bukti transfer m elalui f ax atau em ail k epada Staff Keuan gan. 3. Prosedur Membuat Bukti Tanda Ja di Setelah menerima cek atau giro atau bukti transfer bank, Staff Keuan gan akan membuat Bukti Tanda Jadi ( BTJ) sebany ak 4 rangkap: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer Ran gk ap ke-2 diberikan k epada St aff Penjualan Ran gk ap ke-3 diberikan k epada St aff Ak untansi Ran gk ap ke-4 diarsipkan oleh Staff Keuangan 4. Prosedur Membuat Sales Order Setelah mener ima BTJ rangkap ke-2 dari Staff Keuan gan, Staff Penjualan unt uk m em buat Sales Order ( SO) sebanyak 2 ran gkap, yait u: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada St aff Op erasional Ran gk ap ke-2 diarsipkan oleh Staff Penjualan 5. Prosedur Menyiapkan Batubara Setelah menerima SO ran gk ap ke-1 dari Staff Penjualan, Staff Operasion al akan m ulai m enyiapkan pesanan batubar a. Kemudian p ihak pem erintah Provinsi Ben gkulu Dinas En er gi dan Sum ber Daya Mineral akan m em buat SAKB ( Surat Asal Keberadaan Baran g) sebagai bukti

84

bah wa bat ubara y ang dikeluarkan merupakan batubara yan g asli dari site pertam ban gan yan g akan diser ahkan pada Staff Keuangan. 6. Prosedur Membuat Invoice Setelah m enerim a SAKB, Staff

Keuan gan akan m embuat

Invoicesebanyak 2 ran gkap berdasark an BTJ, yaitu: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer ber sama SAKB Ran gk ap ke-2 diarsipkan oleh Staff Keuangan 7. Prosedur Membuat Bukti Pelunasan Ber dasarkan invoice yang diterim a dari Staff Keuan gan, Cu stomer dap at melakuk an pelunasan melalui transfer bank atau cek atau giro. Apabila customer m elak uk an pelunasan melalui transf er bank m aka custom er harus mengirimkan bukti transfer m elalui f ax atau em ail. Setelah menerima bukti tran sfer bank atau cek atau giro dari custom er, Staff Keuangan akan membuat bukti pelunasan sebanyak 4 rangkap, yaitu: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer Ran gk ap ke-2 diberikan k epada Man ager Operasion al Ran gk ap ke-3 diberikan k epada St aff Ak untansi Ran gk ap ke-4 diarsipkan oleh Staff Keuangan 8. Prosedur Permohonan Izin Pengapalan Setelah menerima BP ran gkap ke-2, Manager Operasional sudah dap at melakuk an pro ses pen gir iman batubar a namun terlebih dah ulu Manager Operasional akan m embuat Surat Izin Pem uatan Batubar a yang dit ujukan kepada PT. Pelin do II Ben gk ulu selaku pihak pen gelola

85

pelabuhan dari pemerintah, yan g akan diotorisasi oleh Direkt ur Utama PT. Laras Tenaga Makmur. 9. Prosedur Melakukan Loading Batu bara Supir truck akan mem uat batubara ke dalam truck yang dibawa menuju lokasi penimban gan, kem udian Staff Oper asional akan m encatat hasil penim ban gan batubara dan membuat Coa l Hauling Ticket sebanyak 4 rangk ap, yait u: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer Ran gk ap ke-2 diberikan k e Manager Oper asional Ran gk ap ke-3 diberikan k epada Supir Truck Ran gk ap ke-4 diarsipkan oleh Staff Operasional Setelah itu, supir truck akan m em bawa batubara beserta Coal Hauling Ticket menuju pelabuhan. 10. Prosedur Mengirim Batubara Setelah m enerima Coal Hauling Ticket, Man ager Operasional akan m em proses pem uatan batubar a ke dalam tongkan g yan g telah disediakan oleh pihak custom er. Loading batubar a ke dalam satu tongkan g dapat dilak ukan beberapa kali hin gga kapasitas tongkan g telah penuh ataupun telah m encapai jumlah batubara yang dipesan o leh custom er. Setelah tongkan g pen uh atau telah m encapai jumlah batubara yang dipesan customer, m aka Manager Operasional akan m em buat Surat Jalan sebanyak 3 r angkap, yaitu: Ran gk ap ke-1 diberikan k epada Customer Ran gk ap ke-2 diberikan k e Staff Ak untansi Ran gk ap ke-3 diarsipkan oleh Manager Oper asional

86

Kem udian, batubara akan dik irim kan ber sam a den gan Surat Jalandan Coal Hauling Ticket 11. Prosedur Membuat Laporan Setiap akh ir bulan, Staff Akuntansi akan m em buat Laporan Penjualan, Laporan Penerimaan Kas, dan Laporan Pen geluar an Batubara yang k emudian semua laporan akan didistribusikan k e Direktur Utama.

87

4.3.1

Rich Picture Sistem yang Diusulkan

Gambar 4.2 Rich Picture Sistem yang Diusulkan

88

4.3.2

Event Table Sistem yang Diusulkan Internal

No.

Event

Start When

Activity

Agent 1.

Mem buat

Staff

Ketika cu stomer

Surat

Pemasaran

m enghubungi

•

Mengecek

status

custom er

Penawar an

lewat

telepon

Bat ubara

atau

datang

(Quotation)

secara langsung

•

Mengecek stok bat ubara

ke kantor

•

Membuat

•

Menginput

data

custom er

Penawaran

Surat Batubara

(Quotation) sebanyak 2 rangkap: o Rangkap

ke-1

didistribusikan

ke

customer bersama dengan

COA

(Certificate

of

Analisys) o Rangkap

ke-2

diarsip oleh Staff Pemasaran 2.

Mem buat

Manager

Ketika

St aff

•

Melak ukan negosiasi

Sales

Penjualan

Pemasaran telah

•

Membuat Sales Contract

Contract

dan

m engatur jadwal

Pemasaran

pertemuan

sebany ak 2 ran gkap: o Rangkap

ke-1

89

dengan

didstribusikan

ke

customer

customer

setelah

diotorisasi

kedua

belah pih ak o Rangkap

ke-2

diarsip oleh Staff Keuangan

setelah

diotorisasi

oleh

kedua belah pihak 3.

Mem buat

Staff

Ketika

telah

•

Membuat Bukti Tanda

Bukti Tanda Keuangan

m enerim a bukti

Jadi ( BTJ) sebanyak 4

Jadi

transfer/cek/giro

rangkap: o Rangkap

ke-1

didstribusikan

ke

Customer o Rangkap

ke-2

didstribusikan

ke

Staff Pen jualan o Rangkap

ke-3

didstribusikan

ke

Staff Ak untansi o Rangkap

ke-4


90

4.

Mem buat

Staff

Ketika

telah

•

Membuat

Sales Order Penjualan

m enerim a Bukti

(SO)

( SO)

Tanda Jadi dar i

rangkap:

Staff Keuan gan

Sales

Order

sebanyak

o Rangkap

2

ke-1

didistribusikan

ke

Staff Opersional o Rangkap

ke-2

diarsip oleh Staff Penjualan 5.

Menyiapkan Staff

Ketika

Bat ubara

m enerim a

SO

rangk ap-1

dar i

Operasional

•

Menyiapkan baran g

•

Membuat

Staff Pen jualan 6.

Mem buat

Staff

Ketika

Invoice

Keuangan

Keuan gan

St aff

sebany ak 2 ran gkap:

m enerim a SAKB

Invoice

o Rangkap dar i

Dinas ESDM

didistribusikan

ke-1 ke

Customer bersama SAKB ( Surat Asal Keber adaan Baran g) o Rangkap

ke-2


91

7.

Mem buat

Staff

Ketika

Bukti

Keuangan

Pelun asan

•

Membuat

Bukti

m enerim a bukti

Pelunasan

sebany ak 4

transfer

rangkap:

bank /cek /giro

o Rangkap

ke-1

diberikan

ke

customer o Rangkap

ke-2

diberikan

ke

Manager Operasional o Rangkap

ke-3

diberikan ke Staff Akuntansi o Rangkap

ke-4

diarsip oleh Staff Keuangan 8.

Perm ohonan Manager

Ketika

Izin

m enerim a

Operasional

Pengapalan

• BP

Rangk ap ke -2 dari

Membuat

Surat

Izin

Pemuatan Batubar a •

Staff

Mendistribusikan

Surat

Izin Pemuatan Batubara

Keuan gan

kepada Direktur Utama untuk diotorisasi

9.

Melakukan

Staff

Ketika batubar a

Loading

Operasional

telah disiapkan

Bat ubara

•

Mencatat

hasil

penimban gan batubara •

Membuat Coal Hauling

92

Ticket

sebanyak

4

rangkap: o Rangkap

ke-1

diberikan

ke

customer o Rangkap

ke-2

diberikan

ke

Manager Operasional o Rangkap

ke-3

diberikan ke Supir Truck o Rangkap

ke-4

diarsip oleh Staff Operasional 10.

Mengir im

Manager

Ketika

Bat ubara

Operasional

m enerim a Coa l Hauling Ticket

•

Melak ukan

loading

bat ubara k e tongkang •

Membuat

Surat

Jalan

sebany ak 3 ran gkap: o Rangkap

ke-1

diberikan

ke

customer o Rangkap

ke-2

diberikan ke Staff Akuntansi

93

o Rangkap

ke-3

diarsip

oleh

Manager Operasional 11.

Mem buat

Staff

Pada

Laporan

Akuntansi

perio de

akhir

•

Membuat

Laporan

Penjualan •

Membuat

Laporan

Penerimaan Kas •

Membuat

Laporan

Pengeluaran Batubar a •

Mendistribusikan laporan kepada Direktur Utama

Tabel 4.1 Event Tab le Sistem yang Diusulkan

95

4.3.3

Overview Activity Dia gram Sistem yang Diusulkan

Gam bar 4.3 Overview Activity Diagram Sistem yang Diusulkan

95

4.3.4

Workflo w Table Sistem yang Diusulkan

Actor

Activities Membuat Surat Penawaran Batu Bara

Cu stom er Staff Pemasaran

1. Mengh ubun gi

lewat

telepon

atau

langsun g

Komputer

2. Mem ilih menu master customer

Staff Pemasaran

3. Menam pilkan m enu master custom er 4. Menekan tombol in sert 5. Menginp ut data cu stom er

Komputer

6. Menekan tombol sa ve

Staff Pemasaran

7. Menyim pan master custom er

Komputer

8. Mem ilih master batubar a

Staff Pemasaran

9. Menam pilkan m aster batubara 10. Mengecek k uantitas batubara

Komputer

11. Mem buk a m enu transak si quotation

Staff Pemasaran

12. Menam pilkan m enu transak si quotation

Komputer

13. Mem liih kode customer

Staff Pemasaran

14. Menam pilkan data custom er

Komputer

15. Mem ilih kode karyawan

Staff Pemasaran

16. Menam pilkan nama karyawan 17. Mem ilih kode batubara

Komputer

18. Menekan tombol in sert

Staff Pemasaran

19. Menam pilkan detail batubara

Komputer


datang

secara

98

Staff Pemasaran

21. Menyim pan transaksi quotation

Komputer

22. Menekan tombol print

Staff Pemasaran

23. Mencetak quotation sebanyak 2 rangk ap 24. Mendistribusikan quotation ran gkap-1 ke Customer ber sama den gan COA ( Certificate of Analysis) 25. Mengar sip quo tation r angkap-2 26. Mem buat jadwal pertemuan antara Manager Penjualan dan Pem asaran dan cu stom er. Membuat Sales Co ntract

Cu stom er

27. Melakukan nego siasi

Mgr. Pemasar an

28. Mem buat sales con tra ct sebany ak 2 rangkap

Cu stom er

29. Mengotorisasi sales contract 30. Mendistribusikan sales contract rangkap-1 ke customer setelah diotorisasi k edua belah pih ak 31. Mendistribusikan sales contract ran gk ap-2 ke Staff Keuangan setelah diotorisasi kedua belah p ihak untuk diarsip

Cu stom er

32. Melakukan pem bayar an Membuat Bukti Tanda Ja di

Staff Keuan gan

33. Menerim a bukti transf er bank/cek/giro 34. Mem ilih menu transaksi BTJ

Komputer

35. Menam pilkan m enu transak si BTJ

Staff Keuan gan

36. Menginp ut no sales contract 37. Mem ilih kode customer

Komputer

38. Menam pilkan data custom er

99

Staff Keuan gan


Komputer

40. Menam pilkan nama karyawan

Staff Keuan gan

41. Menginp ut no cek/giro/tran sfer 42. Mem ilih kode batubara 43. Menekan tombol in sert

Komputer

44. Menam pilkan m enu transak si BTJ detail

Staff Keuan gan

45. Menginp ut har ga 46. Menginp ut quantity

Komputer

47. Menghit un g subtotal

Staff Keuan gan

48. Menekan tombol in sert

Komputer

49. Menam pilkan detail batubara

Staff Keuan gan

50. Menginp ut total pembayar an 51. Menginp ut % yang har us dibayar

Komputer

52. Menghit un g jum lah yan g h ar us dibayar 53. Menghit un g sisa pembayaran

Staff Keuan gan


Komputer

55. Menyim pan form BTJ

Staff Keuan gan


Komputer

57. Mencetak form BTJ sebanyak 4 r angkap

Staff Keuan gan

58. Mendistribusikan BTJ ran gkap-1 ke cu stomer 59. Mendistribusikan BTJ ran gkap-2 ke Staff Pen jualan 60. Mendistribusikan BTJ ran gkap-3 ke Staff Ak untansi 61. Mengar sip BTJ ran gkap-4 Membuat Sales Order

Staff Penjualan

62. Menerim a BTJ r an gkap-2 dar i Staff Keuan gan

100

63. Mem ilih menu transaksi SO Komputer

64. Menam pilkan m enu transak si SO

Staff Penjualan

65. Mem ilih no BTJ

Komputer

66. Menam pilkan data custom er 67. Menam pilkan detail batubara

Staff Penjualan


Komputer


Staff Penjualan


Komputer

71. Menyim pan SO

Staff Penjualan


Komputer

73. Mencetak SO sebanyak 2 r angkap

Staff Penjualan

74. Mendistribusikan SO r angkap-1 ke St aff Operasional 75. Mengar sip SO Ran gkap-2 Menyiapkan Batubara

Staff Oper asional

76. Menerim a SO rangkap-1 dari Staff Pen jualan 77. Menyiapkan pesan an batubara

Dinas ESDM

78. Mem buat SAKB ( Surat Asal Keberadaan Barang) 79. Mendistribusikan

SAKB ( Surat

Asal

Keberadaan

Bar ang) ke Staff Keuan gan Membuat Invoice Staff Keuan gan

80. Menerim a SAKB ( Sur at Asal Keberadaan Baran g) dari Dinas ESDM 81. Mem ilih menu transaksi Invoice

Komputer

82. Menampilkan menu tran sak si Invoice

Staff Keuan gan

83. Menginp ut no SAKB (Surat Asal Keber adaan Barang)

101

84. Mem ilih no BTJ ( Bukti Tan da Jadi) Komputer

85. Menampilkan detail batubar a 86. Menampilkan detail custom er 87. Menampilkan total pelunasan

Staff Keuan gan


Komputer

89. Menampilkan nama karyawan

Staff Keuan gan

90. Mem ilih cara bayar 91. Menekan tom bol sa ve

Komputer

92. Menyimpan transaksi Invoice

Staff Keuan gan

93. Menekan tom bol print

Komputer

94. Mencetak Invoice sebanyak 2 r angkap

Staff Keuan gan

95. Mendistribusikan Invoice r an gkap-1 ke custom er bersama

asdasd

SAKB ( Surat Asal Keberadaan Barang) 96. Mengarsip In voice rangkap-2

Cu stom er

97. Melak ukan pem bayar an Membuat Bukti Pelunasan

Staff Keuan gan

98. Menerim a bukti transfer/cek/giro 99. Mem buk a menu tran sak si BP ( Bukti Pelunasan)

Komputer

100. Menam pilkan m enu transak si BP ( Bukti Pelunasan)

Staff Keuan gan

101. Mem ilih no Invoice

Komputer

102. Menam pilkan detail custom er 103. Menam pilkan detail invoice 104. Menam pilkan detail batubara

Staff Keuan gan


Komputer


102

Staff Keuan gan

107. Menginp ut keteran gan 108. Menginp ut no cek/giro/tran sfer 109. Menekan tombol sa ve

Komputer

110. Menyim pan BP (Bukti Pelunasan)

Staff Keuan gan


Komputer

112. Mencetak BP sebanyak 4 rangkap

Staff Keuan gan

113. Mendistribusikan BP rangkap-1 k e Customer 114. Mendistribusikan

BP

rangkap-2

ke

Manager

Operasion al 115. Mendistribusikan BP rangkap-3 k e Staff Akuntansi 116. Mengar sip BP rangkap-4 Permohonan Izin Pengapalan Mgr. Op erasional

117. Menerim a BP ( Bukti Pelunasan) r angkap-2 118. Mem buat Surat Izin Pemuatan Batubar a

Asdasd asdasdasdasd Direkt ur Utam a

119. Menyerahkan Surat Izin Pemuatan Batubara kepada Direkt ur Utama 120. Mengotorisasi Sur at Izin Pemuatan Bat ubara Melakukan Loading Batu ba ra

Supir

121. Mem uat bat ubara k e dalam truk

Staff Oper asional

122. Menimban g bat ubara 123. Mem buk a m enu transak si CHT (Coal Hauling Ticket)

Komputer Staff Oper asional

124. Menam pilkan menu tran saksi CHT ( Coal Hauling Ticket) 125. Mem ilih no SO (Sales Ord er)

Komputer


103

Staff Oper asional

127. Menam pilkan nama karyawan 128. Menginp ut nam a supir 129. Menginp ut no polisi 130. Menginp ut jum lah bucket 131. Menginp ut berat timban gan p ertam a

Komputer

132. Menginp ut berat truk

Staff Oper asional

133. Menghit un g berat ber sih

Komputer


Staff Oper asional

135. Menyim pan CHT (Coal Hauling Ticket)

Komputer


Staff Oper asional

137. Mencetak CHT(Coal Hauling Ticket) sebanyak 4 rangk ap 138. Mendistribusikan CHT (Coal Hau ling Ticket )rangkap1 ke Customer

Supir

139. Mendistribusikan

CHT

rangkap-2

ke

Manager

Operasion al 140. Mendistribusikan CHT rangkap-3 ke supir 141. Mengar sip CHT (Coal Hau ling Ticket) r an gkap-4 142. Mem bawa batubara ke pelabuh an Mengirim Batubara Mgr. Op erasional

143. Menerim a Coa l Hauling Ticket 144. Mem asukk an batubara ke dalam tongkan g 145. Mem ilih menu transaksi SJ (Surat Jalan)

Komputer

146. Menam pilkan m enu transak si SJ ( Surat Jalan)

Mgr. Op erasional

147. Mem ilih no BP (Bukti Pelunasan)

104

Komputer

148. Menam pilkan data custom er 149. Menam pilkan data batubara

Mgr. Operasional


Komputer


Mgr. Op erasional

152. Menginp ut total ber at bat ubara 153. Menekan tombol sa ve

Komputer

154. Menyim pan SJ ( Surat Jalan)

Mgr. Op erasional


Komputer

156. Mencetak SJ ( Surat Jalan) sebanyak 3 ran gkap

Mgr. Op erasional

157. Mendistribusikan

SJ ( Surat

Jalan) ran gkap-1

ke

Cu stomer 158. Mendistribusikan SJ ( Surat Jalan) rangkap-1 ke Staff Ak untansi 159. Mengar sip SJ ( Sur at Jalan) ran gkap-3 Membuat Laporan Staff Ak untansi

160. Mem ilih menu laporan 161. Mem ilih menu Laporan Pener imaan Kas 162. Menginp ut tanggal per iode Laporan Pener imaan Kas 163. Mem ilih tombol sho w

Komputer

164. Mencetak Laporan Pen erim aan Kas

Staff Ak untansi

165. Mem ilih menu Laporan Penjualan Tunai 166. Menginp ut tanggal per iode Laporan Penjualan T unai 167. Mem ilih tombol sho w

Komputer

168. Mencetak Laporan Pen jualan Tunai

Staff Ak untansi

169. Mem ilih menu Laporan Pengeluaran Batubar a

105

170. Menginp ut

tanggal per iode Laporan

Batubara Komputer

171. Mem ilih tombol sho w 172. Mencetak Laporan Pen geluar an Batubara

Tabel 4.2 Workflow Table Sistem yang Diusulkan

Pengeluaran

106

4.3.5

Deta iled Activity Dia gram Sistem yang Diusulkan DAD Sistem Usulan - Mem buat Surat Penawaran Batubara

Gan bar 4.4 DAD Sistem Usulan - Membuat Sur at Penawar an Batubara

107

DAD Sistem Usulan – Mem buat Sales Contract

Gambar 4.5 DAD Sistem Usulan – Mem buat Sales Con tra ct

108

DAD Sistem Usulan - Mem buat Bukti Tanda Jadi

Gambar 4.6 DAD Sistem Usulan - Membuat Bukti Tanda Jadi

109

DAD Sistem Usulan - Mem buat Sales Order

Gam bar 4.7 DAD Sistem Usulan - Membuat Sales Order

110

DAD Sistem Usulan - Menyiapkan Batubar a

Gam bar 4.8 DAD Sistem Usulan - Meny iapkan Batubar a

111

DAD Sistem Usulan – Mem buat Invoice

Gambar 4.9 DAD Sistem Usulan – Mem buat Invoice

112

DAD Sistem Usulan - Mem buat Bukti Pelun asan

Gambar 4.10 DAD Sistem Usulan - Mem buat Bukti Pelunasan

113

DAD Sistem Usulan – Permohonan Izin Pen gapalan

Gam bar 4.11 DAD Sistem Usulan – Permohonan Izin Pen gapalan

114

DAD Sistem Usulan – Melak ukan Loading Batubar a

Gam bar 4.12 DAD Sistem Usulan – Melak ukan Loading Bat ubara

115

DAD Sistem Usulan – Men girim Batubar a

Gam bar 4.13 DAD Sistem Usulan – Men gir im Batubara

116

DAD Sistem Usulan - Mem buat Laporan

Gambar 4.14 DAD Sistem Usulan - Mem buat Laporan

117

4.3.6

Cla ss Diagram Sistem yang Diusulkan

Gam bar 4.15 Class Diagram Sistem yang Diusulkan

118

4.3.7

Use Case Dia gram Sistem yang Diusulkan

Gam bar 4.16 Usecase Diagram Sistem yang Diusulkan

119

4.3.7

Naviga tio n Diagram Sistem yang Diusulkan

Gam bar 4.17 Navigation Diag ram Sistem yang Diusulk an

120

4.4

Sistem File yang Diusulkan Hal yang paling penting pada saat melakukan desain file (database) adalah pengetahuan akan struktur dari file yang didesain. Menurut jenisnya, file (database) dapat digolongkan ke dalam File Master dan File Transaksi. File master menampung data – data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (file transaksi). File transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi yang melibatkan beberapa file master beserta data tambahan pada tiap transaksi. Rancangan sistem file yang diusulkan antara lain: 1. Ms_Batubara 2. Ms_Customer 3. Ms_Karyawan 4. Tr_Quotation 5. Tr_BTJ_Header 6. Tr_BTJ_Detail 7. Tr_SO 8. Tr_Invoice 9. Tr_BP 10. Tr_CHT 11. Tr_SJ

121

4.4.1

Rancangan Database Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Ms_Batubara

Tipe File

: Master

Master Key

: Kode_Batubara

Foreign Key

:-

Nama Kode_Bat ubara

Tipe Data Char

Panjang Digit 9

Keterangan Kode Bat ubara Digit 1-2 Kode Batubara Digit

3-6

Parameter

Range Digit 7-9 Nomor urut bat ubara Contoh : BB5500001 Parameter_Range Char

10

Menunjukkan Parameter kalori bat ubara

Total_Moisture

Char

10

Menunjukkan

Total

Moisture Ash_Content

Char

10

Menunjukkan

Ash

Content Volatile_Matter

Char

10

Menunjukkan

Volatile

Matter Fixed_Carbon

Char

10

Menunjukkan Carbon

Fixed

122

Size

Char

10

Menunjukkan

Size

Bat ubara Total_Sulphur

Char

10

Menunjukkan

Total

Sulphur Quantity

Int

-

Menunjukkan Kuantitas Bat ubara

Price

Int

-

Menunjukkan

Harga

Bat ubara

Tabel 4.3 Rancangan Database Ms_Bat ubara Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Ms_Customer

Tipe File

: Master

Master Key

: Kode_Customer

Foreign Key

:-

Nama Kode_Customer

Tipe Data Char

Panjang Digit 4

Keterangan Kode Customer Digit 1 Kode Customer Digit 2-4 nomor urut custom er Contoh : C001

Nama

Varchar

50

Menunjukkan Custom er

Nama

123

Nama_Perusahaan

Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Perusahaan No_Telepon

Numeric

(15,0)

Menunjukkan

No.

Telepon Custom er Fax

Numaric

(15,0)

Menunjukkan No. Fax Custom er

Email

Varchar

25

Menunjukkan

Alamat

Email Custom er Alamat

Varchar

50

Menunjukkan

Alamat

Custom er

Tabel 4.4 Rancangan Database Ms_Customer Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Ms_Karyawan

Tipe File

: Master

Master Key

: Kode_Karyawan

Foreign Key

:-

Nama Kode_Karyawan

Tipe Data Char

Panjang Digit 4

Keterangan Kode Karyawan Digit 1 Kode Karyawan Digit 2-4 Nomor Urut Karyawan Contoh : K001

124

Nama

Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Jabatan

Varchar

25

Menunjukkan

Jabatan

Karyawan No_Telepon

Numeric

(15,0)

Menunjukkan

No.

Telepon Karyawan Password

Varchar

6

Menunjukkan Password Karyawan

Email

Varchar

25

Menunjukkan

Alamat

Email Karyawan Tempat_Lahir

Varchar

25

Menunjukkan

Tempat

Lahir Karyawan Tanggal_Lahir

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

Lahir Karyawan Alamat

Varchar

50

Menunjukkan

Alamat

Karyawan

Tabel 4.5 Rancangan Database Ms_Karyawan Sistem yang Diusulkan

125

Nama File

: Tr_Quotation

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_Quotation

Foreign Key

: Kode_Customer, Kode_Karyawan

Nama No_Quotation

Tipe Data Char

Panjang Digit 7

Keterangan No. Quotation Digit

1-3

Kode

Quotation Digit 4-7 Nomor urut Quotation Contoh :QUO0001 Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

dibuat Quotation Kode_Customer

Char

4

Menunjukkan

Kode

Custom er Kode_Bat ubara

Char

9

Kode Bat ubara Digit 1-2 Kode Batubara Digit

3-6

Parameter

Range Digit 7-9 Nomor urut bat ubara Contoh : BB5500001 Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode

126

Karyawan Nama_Karyawan

Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan

Tabel 4.6 Rancangan Database Tr_Quotation Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_BTJ_Header

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_BTJ

Foreign Key

: Kode_Customer, Kode_Karyawan

Nama No_BTJ

Tipe Data Char

Panjang Digit 7

Keterangan No. BTJ Digit 1-3 Kode BTJ Digit 4-7 Nomor urut BTJ Contoh: BTJ0001

No_Sales_Contract

Char

15

Menunjukkan No. Sales Contract

Kode_Customer

Char

4

Menunjukkan

Kode

Custom er Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

127

Karyawan Total_Pembayaran

Int

-

Menunjukkan

Total

Pembayaran Persen_Bayar

Int

-

Menunjukkan

Persen

yang harus dibayar Jumlah_Uang_Muka Int

-

Menunjukkan

Jumlah

Uang M uka Sisa_Pembayaran

Int

-

Menunjukkan

Sisa

Pembayaran

Tabel 4.7 Rancangan Database Tr_BTJheader Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_BTJ_Detail

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: Kode_Batubara, No_BTJ

Foreign Key

:-

Nama Kode_Bat ubara

Tipe Data Char

Panjang Digit 9

Keterangan Kode Bat ubara Digit 1-2 Kode Batubara Digit

3-6

Parameter

Range Digit 7-9 Nomor urut bat ubara

128

Contoh : BB5500001 No_BTJ

Char

7

Menunjukkan No

BTJ

(Bukti Tanda Jadi) Price

Int

-

Menunjukkan

Harga

Bat ubara Quantity

Int

-

Menunjukkan Jumlah / kuantitas batubara

Subtotal

Int

-

Menunjukkan Subtotal

Tabel 4.8 Rancangan Database Tr_BTJdetail Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_SO

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_SO

Foreign Key

: Kode_Karyawan, No_BTJ

Nama No_SO

Tipe Data Char

Panjang Digit 6

Keterangan No. Sales Order Digit 1-2 Kode SO Digit 3-6 Nomor urut SO Contoh : SO0001

No_BTJ

Char

7

Menunjukkan No. BTJ (Bukti Tanda Jadi)

Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode

129


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

Sales Order

Tabel 4.9 Rancangan Database Tr_SO Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_Invoice

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_Invoice

Foreign Key

: No_BTJ, Kode_Karyawan

Nama No_Invoice

Tipe Data Char

Panjang Digit 7

Keterangan No. Invoice Digit 1-3 Kode Invoice Digit 4-7 Nomor urut Invoice Contoh : INV0001

No_SAKB

Char

15

Menunjukkan No. Surat Asal Keberadaan Barang (SAKB)

No_BTJ

Char

7

Menunjukkan No. BTJ (Bukti Tanda Jadi)

130

Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

Invoice Cara_Bayar

Varchar

20

Menunjukkan

Cara

Pembayaran

yang

dilakukan

Tabel 4.10 Rancangan Database Tr_Invoice Sistem yang Diusulkan

131

Nama File

: Tr_BP

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_BP

Foreign Key

: No_Invoice, Kode_Karyawan

Nama No_BP

Tipe Data Char

Panjang Digit 6

Keterangan No. BP Digit 1-2 Kode BP Digit 3-6 Nomor urut BP Contoh : BP0001

No_Invoice

Char

7

Menunjukkan

No.

Invoice Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

dibuat BP Keterangan

Varchar

50

Menunjukkan Keterangan

No_Cek_Giro_Tr ansfer

Numeric

(20,0)

Menunjukkan No. Bukti pembayaran (cek/giro/transfer)

132

Stat us_Pem bayar

Varchar

10

an

Menunjukkan

Status

Pembayaran

Tabel 4.11 Rancangan Database Tr_BP Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_CHT

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_CHT

Foreign Key

: No_SO, Kode_Karyawan

Nama No_CHT

Tipe Data Char

Panjang Digit 7

Keterangan No. CHT Digit 1-3 Kode CHT Digit 4-7 Nomor urut CHT Contoh : CHT0001

No_BP

Char

6

Menunjukkan

Nomor

Bukti Pelunasan Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan CHT

Tanggal

133

Nama_Supir

Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Supir Truk No_Polisi

Char

8

Menunjukkan No. Polisi yang digunakan

Jumlah_Bucket

Int

-

Menunjukkan

Jumlah

Bucket Berat_Timbangan

Int

-

Menunjukkan

_Pertama

Berat

Timbangan Pertama

Berat_Truk

Int

-

Menunjukkan Berat Truk

Berat_Bersih

Int

-

Menunjukkan Timbangan

Berat Pertama

dikurangi berat Truk

Tabel 4.12 Rancangan Database Tr_CHT Sistem yang Diusulkan

Nama File

: Tr_Surat_Jalan

Tipe File

: Transaksi

Master Key

: No_Surat_Jalan

Foreign Key

: Kode_Karyawan, No_BP

Nama No_Surat_Jalan

Tipe Data Char

Panjang Digit 6

Keterangan Menunjukkan No. Surat Jalan Digit 1-2 Nomor Surat

134

Jalan Digit 3-6 Nomor urut Surat Jalan Contoh : SJ0001 No_BP

Char

6

Menunjukkan

Nomor

Bukti Pelunasan Kode_Karyawan

Char

4

Menunjukkan

Kode


Varchar

50

Menunjukkan

Nama

Karyawan Tanggal

Datetime

-

Menunjukkan

Tanggal

Surat Jalan Total_Cargo

Int

-

Menunjukkan

Total

Cargo

Tabel 4.13 Rancangan Database Tr_Surat_Jalan Sistem yang Diusulkan

135

4.4.2

Rancangan Formulir Sistem yang Diusulkan

Q UO TATIO N Kepada yth, Company Telephone Address

: xxxxxxxxxx : 99999999 : xxxxxxxxxx Tanggal

: dd-mm-yyyy

Calon pelanggan yang terhormat, Terima kasih atas ketertarikan Bapak/Ibu terhadap produk dari perusahaan kami, merupakan suatu kebahagiaan tersendiri dan dukungan dari kami untuk meningkatkan mutu dan layanan kami agar lebih baik dari waktu ke waktu untuk tetap dapat melayani anda. Bersama ini, kami bermaksud menawarkan Bapak/Ibu produk bat ubara dari perusahaan kami dengan spesifikasi sbb: PRIC E LIS T Kode Batubara xx9999999 xx9999999

Spesifikasi xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

Price (IDR) / MT 999.999 999.999

Demikianlah surat penawaran dari perusahaan kami. Kami harapkan dapat terjalin suat u kerjasama yang baik dan saling menguntungkan baik saat ini maupun yang akan datang. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih. Jika Bapak/Ibu membut uhkan infomasi lebih lanjut silahkan hubungi: Telephone : (0736) 20468 Email : LarasTenagaMakm [email protected]

Gambar 4.18 Rancangan Formulir Quotation dari Sistem yang Diusulkan

136

BUKTI TANDA JADI Tanggal : dd-mm-yyyy No. Bukti Tanda Jadi No. Sales Contract Nama Customer No. Cek/Giro/Transfer Kode Bat ubara xx9999999

: xxx9999 : 999/SC/yy/LTM : xxxxxxxxxx : 9999999999

Parameter Range 9999 - 9999

Quantity 9999

Price (per MT) Subtotal 999.999 999.999.999

Grand Total % Uang M uka Jumlah Uang Muka

9.999.999.999

: 999 : 999.999.999

Dibuat Oleh,

Diterima Oleh,

(

(

)

)

Gambar 4.19 Rancangan Formulir Bukti Tanda Jadi dari Sistem yang Diusulkan

137

SALES O RDER Tanggal No. SO No.BTJ

: dd-mm-yyyy

: xx9999 : xxx9999

Kode Bat ubara xx9999999 xx9999999 xx9999999

Parameter Range 9999 - 9999 9999 - 9999 9999 - 9999

Total Moisture 99 99 99

Quantity 9999 9999 9999

Dibuat oleh,

Diterima oleh,

(

(

)

)

Gambar 4.20 Rancangan Formulir Sales Order dari Sistem yang Diusulkan

138

INVO IC E Tanggal No. Invoice No. SAKB No.BTJ Nama Customer Alamat No Telepon

: dd-mm-yyyy

: xxx9999 : 9999/SAKB/yy : xxx9999 : xxxxxxxxxx : xxxxxxxxxx : xxxxxxxxxx

Kode Bat ubara Xx9999999

Parameter Range 9999 - 9999

Quantity 9999

Price (per MT) Subtotal 999.999 999.999.999

Grand Total

9.999.999.999

Jumlah yang telah dibayarkan: 9.999.999.999 Sisa Pembayaran : 999.999.999

Dibuat oleh,

Diterima oleh,

(

(

)

Gambar 4.21 Rancangan Formulir Invoice dari Sistem yang Diusulkan

)

139

BUKTI PELUNASAN Tanggal No. Bukti Pelunasan Diterim a dari No. Invoice Keteran gan

: dd-mm -yyyy

: xx9999 : xxxxxxxxxx : xxx9999 : xxxxxxxxxx

Dari cek/giro/transf er den gan nom or : 9999999999 Total Pelunasan : 999.999.999

Dibuat oleh,

Diterim a oleh,

(

(

)

)

Gam bar 4.22 Rancangan Form ulir Bukti Pelunasan dari Sistem yan g Diusulkan

140

C oal Hauling Ticket Tanggal No. CHT No. SO

: dd-mm-yyyy

: xxx9999 : xx9999

Nam a Supir

No. Polisi

Jum lah Buck et

xxxxxxx

xx9999xx

99

Ber at Tim bangan Pertama 9999

Ber at Truk

Ber at Ber sih

9999

9999

Dibuat oleh,

Diterim a oleh,

(

(

)

)

Gambar 4.23 Rancan gan Formulir Coal Hauling Ticket dari Sistem yang Diusulk an

141

SURAT JALAN Tanggal

: dd-m m-yyyy

No. Sur at Jalan : xx9999 No. Bukti Pelunasan : xx9999 Kepada : xxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kode Batubara xx9999999

Param eter Ran ge 9999-9999

Total Moisture 99

Quantity 9999

Total Car go: 99999

Dibuat oleh,

Diterim a oleh,

(

(

)

Gambar 4.24 Rancan gan Formulir Sur at Jalan dari Sistem yang Diusulk an

)

142

4.4.3

Rancangan Layar Sistem yang Diusulkan

Tombol Login

Tombol C ancel

Gambar 4.25 Rancan gan Layar Login dari Sistem yan g Diusulkan

143 Menampil kan Master Menampil kan Transaksi Menampil kan Laporan Keluar dari Menu

Gambar 4.26 Rancan gan Layar Men u dari Sistem yan g Diusulkan

144

Keteran gan

:

Menu Master

: - Ms Batubara - Ms Custom er - Ms Kary awan

Gam bar 4.27 Rancangan Layar Menu Master dari Sistem yang Diusulkan

145

Keteran gan

:

Menu Transaksi : - Tr Quotation - Tr Bukti Tan da Jadi - Tr Sales Or der - Tr Invoice - Tr Bukti Pelun asan - Tr Coal Haulin g Ticket - Tr Surat Jalan

Gambar 4.28 Rancan gan Layar Men u Transaksi dari Sistem yang Diusulk an

146

Keteran gan

:

Menu Laporan : - Laporan Pen erimaan Kas - Laporan Penjualan - Laporan Pen geluaran Batubar a

Gambar 4.29 Rancan gan Layar Men u Laporan dar i Sistem yan g Diusulkan

147

BB5500005

Tombol Insert unt uk Menginput Dat a Bat ubara

Tombol S ave untuk Menyimpan Dat a Batubara yang telah Dii nput

Tombol Clear unt uk Membersihkan TextFi el d yang t el ah Diisi Tombol Exit untuk Keluar dari Menu

Gam bar 4.30 Rancangan Layar Master Batubara dari Sistem yang Diusulk an

148

BB5500001 BB5800002 BB6000003 BB6300004

Tombol Update unt uk Mengubah Dat a B atubara (Mengupdat e)

Tombol Del et e unt uk Menghapus Dat a Batubara Tombol S earch unt uk Mempermudah dal am Mencari Dat a B atubara

Gam bar 4.31 Rancangan Layar Master Batubar a (Detail Bat ubara) dari Sistem yang Diusulkan

149

Tombol Insert unt uk Menginput Dat a Cust omer

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Tombol S ave untuk Menyimpan Dat a Cust omer yang t el ah Dii nput

Tombol Clear unt uk Membersihkan TextFiel d yang t el ah Diisi

Gam bar 4.32 Rancangan Layar Master Cu stomer dar i Sistem yan g Diusulkan

150

Tombol Updat e unt uk Mengubah Dat a Cust omer (Mengupdate)

Tombol Del ete untuk Menghapus Dat a Customer Tombol Search unt uk Mempermudah dalam Mencari Dat a Customer

Gam bar 4.33 Rancangan Layar Master Cu stomer ( Detail Cu stom er) dar i Sistem yang Diusulkan

151

Tombol Insert unt uk Menginput Dat a Karyawan

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Tombol S ave untuk Menyimpan Dat a Karyawan yang tel ah Dii nput

Tombol Cl ear unt uk Membersihkan TextFi eld yang tel ah Diisi

Gam bar 4.34 Rancangan Layar Master Karyawan dari Sistem yang Diusulk an

152

Tombol Updat e unt uk Mengubah Dat a Karyawan (Mengupdat e)

Tombol Del ete untuk Menghapus Dat a Karyawan Tombol S earch unt uk Mempermudah dal am Mencari Dat a Karyawan

Gambar 4.35 Rancan gan Layar Master Kary awan (Detail Karyawan) dari Sistem yang Diusulkan

153

Tombol Cari unt uk Mempermudah dalam Mencari Data Customer

Tombol OK M enyat akan bahwa Dat a Customer t el ah Di pilih

Gam bar 4.36 Rancangan Layar Lookup Customer dar iSistem yang Diusulkan

154 Tombol C ari unt uk Mempermudah dal am Mencari Dat a Karyawan

Tombol OK Menyat akan bahwa Dat a Karyawan tel ah Dipilih

Gam bar 4.37 Rancan gan Layar Lookup Kary awan dari Sistem yang Diusulk an

155

Tombol Cari unt uk Mempermudah dal am Mencari Dat a BTJ (Bukti Tanda Jadi )

Tombol OK Menyat akan bahwa Dat a BTJ (Bukti Tanda Jadi ) tel ah Di pilih

Gambar 4.38 Rancan gan Layar Lookup BTJ dari Sistem yang Diusulkan

156

Tombol Cari unt uk Mempermudah dalam Mencari Dat a BP (Bukti Pelunasan)

Tombol OK Menyat akan bahwa Data BP (Bukti P elunasan) t elah Dipilih

Gambar 4.39 Rancan gan Layar Lookup BP dar i Sistem yang Diusulkan

157 Tombol Cari unt uk Mempermudah dalam Mencari Dat a SO (Sal es Order)

Tombol OK Menyat akan bahwa Dat a SO (Sal es Order) tel ah Di pilih

Gambar 4.40 Rancan gan Layar Lookup SO dari Sistem yang Diusulk an

158

Tombol C ari unt uk Mempermudah dal am Mencari Data Invoi ce

Tombol OK Menyat akan bahwa Dat a Invoice t el ah Dipili h

Gam bar 4.41 Rancangan Layar Look up Invoice dari Sistem yang Diusulk an

159

Untuk Memilih Dat a Cust omer dari Lookup Cust omer

Untuk Memilih Dat a Karyawan dari Lookup Karyawan

Untuk Memilih Tanggal Transaksi

BB5500001 BB5800002 BB6000003

Tombol S earch unt uk Mencari Dat a Bat ubara BB5500001 BB5800002

Tombol Insert unt uk Memasukkan Data Bat ubara ke dal am Pri ce List

Tombol Save untuk Menyimpan dat a Quot ation Tombol R emove unt uk Menghapus Data Batubara

Tombol Pri nt untuk Mencet ak Quot ati on

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi Quot ation

Gam bar 4.42 Rancan gan Layar Transaksi Quo tation dari Sistem yang Diusulkan

160

Untuk Memilih Data Customer dari Lookup Cust omer



Tombol S earch untuk Mencari Dat a Bat ubara

BB5500001 BB5800002

Tombol R emove unt uk Menghapus Dat a Batubara BB550000

Tombol S ave unt uk Menyimpan dat a BTJ

Tombol Pri nt unt uk Mencet ak BTJ

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi BTJ

Tombol Insert unt uk Memasukkan Dat a Bat ubara ke dal am Bat ubara yang Di pesan

Gam bar 4.43 Rancangan Layar Transaksi Bukti Tanda Jadi dari Sistem yang Diusulkan

161

BB5500005

Tombol Insert untuk Memasukkan Dat a

Tombol C ancel unt uk Membatal kan Insert BTJ

Gambar 4.44 Rancan gan Layar Bukti Tanda Jadi Detail dari Sistem yang Diusulkan

162

Untuk Memilih Dat a BTJ dari Lookup BTJ

Untuk Memilih Data Karyawan dari Lookup Karyawan


BB5500001

Tombol Save untuk Menyimpan dat a SO

Tombol Pri nt unt uk Mencet ak S O

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi S O

Gambar 4.45 Rancan gan Layar Transaksi Sales Ord er dari Sistem yang Diusulkan

163

Untuk Memilih Dat a BTJ dari Lookup BTJ



BB5500001

Tombol Save unt uk Menyimpan dat a Invoi ce

Tombol Pri nt unt uk Mencetak Invoice

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi Invoi ce

Gambar 4.46 Rancan gan Layar Transaksi Invoice dar i Sistem yan g Diusulkan

164

Untuk Memilih Dat a Invoi ce dari Lookup Invoi ce

Untuk Memilih Data Karyawan dari Lookup Karyawan

Tombol Save unt uk Menyimpan data B P

Tombol Pri nt unt uk Mencetak BP


Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi BP

Gam bar 4.47 Rancangan Layar Transaksi Bukti Pelunasan dari Sistem yan g Diusulkan

165

Untuk Memilih Data S O dari Lookup S O



Tombol S ave unt uk Menyimpan dat a CHT

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi C HT

Tombol Print unt uk Mencet ak CHT

Gam bar 4.48 Rancangan Layar Transaksi Coal Hauling Ticket dari Sistem yang Diusulkan

166 Untuk Memilih Dat a Invoi ce dari Lookup Invoi ce



BB5500001

Tombol S ave unt uk Menyimpan dat a S urat Jal an

Tombol Print unt uk Mencet ak Surat Jal an

Tombol Exit untuk Keluar dari Menu Transaksi Surat Jal an

Gambar 4.49 Rancan gan Layar Transaksi Surat Jalan dari Sistem yang Diusulkan

167

Tombol Show untuk Menampil kan Laporan Peneri maan Kas

Tombol Exit untuk Kel uar dari M enu Laporan Peneri maan Kas

Gam bar 4.50 Rancangan Layar Laporan Penerim aan Kas dari Sistem yang Diusulkan

Tombol Show untuk Menampil kan Laporan Penjual an

Tombol Exit untuk Kel uar dari M enu Laporan Penjualan

Gambar 4.51 Rancan gan Layar Laporan Penjualan dari Sistem yang Diusulkan

168

Tombol Show untuk Menampil kan Laporan Pengeluaran B at ubara

Tombol Exit untuk Kel uar dari M enu Laporan Pengeluaran Bat ubara

Gambar 4.52 Rancan gan Layar Laporan Pengeluaran Batubar a dari Sistem yang Diusulkan .

169

4.4.4

Rancangan La poran Sistem yang Diusulkan

LAPO RAN PENJ UALAN Periode : dd-m m-yyyy s/d dd-mm-yyyy Print Date : dd-mm -yyyy Print Time : 00:00 Page Number :Page 99of 99 Nam a No. SO

Ko de

Tanggal Customer

Bat ubara

Har ga

Qty

Total

xx9999

dd-mm-yyyy

xxxxxxx

xx9999999

99.999.999

99

99.999.999.999

xx9999

dd-mm-yyyy

xxxxxxx

xx9999999

99.999.999

99

99.999.999.999

xx9999

dd-mm-yyyy

xxxxxxx

xx9999999

99.999.999

99

99.999.999.999

xx9999

dd-mm-yyyy

xxxxxxx

xx9999999

99.999.999

99

99.999.999.999

xx9999

dd-mm-yyyy

xxxxxxx

xx9999999

99.999.999

99

99.999.999.999

Gran d Total

999.999.999.999

Diper iksa Oleh,

Dibuat Oleh,

(

(

)

Gambar 4.53 Rancan gan Laporan Penjualan Sistem yang Diusulk an

)

170

LAPO RAN PENERIMAAN KAS Periode : dd-m m-yyyy s/d dd-mm-yyyy Print Date : dd-mm -yyyy Print Time : 00:00 Page Number :Page 99of 99 No. BTJ

No. BP

Nama

Total BTJ

Total BP

Subtotal

Perusahaan xxx9999

xx9999

xxxxxxxxx

99.999.999.999

99.999.999.999

999.999.999.999

xxx9999

xx9999

xxxxxxxxx

99.999.999.999

99.999.999.999

999.999.999.999

xxx9999

xx9999

xxxxxxxxx

99.999.999.999

99.999.999.999

999.999.999.999

xxx9999

xx9999

xxxxxxxxx

99.999.999.999

99.999.999.999

999.999.999.999

xxx9999

xx9999

xxxxxxxxx

99.999.999.999

99.999.999.999

999.999.999.999 9.999.999.999. 999

Grand Total

Diper iksa Oleh,

Dibuat Oleh,

(

(

)

Gambar 4.54 Rancan gan Laporan Pener im aan Kas Sistem yang Diusulk an

)

171

LAPO RAN PENG ELUARAN BATUBARA Periode : dd-m m-yyyy s/d dd-mm-yyyy Print Date : dd-mm -yyyy Print Time : 00:00 Page Number :Page 99of 99 No. CHT

Tanggal

Ber at Ber sih

xxx9999

dd-m m-yyyy

99.999

xxx9999

dd-m m-yyyy

99.999

xxx9999

dd-m m-yyyy

99.999

xxx9999

dd-m m-yyyy

99.999

xxx9999

dd-m m-yyyy

99.999

Gran d Total

999.999.999

Diper iksa Oleh,

Dibuat Oleh,

(

(

)

)

Gam bar 4.55 Rancangan Laporan Pen geluaran Batubara Sistem yan g Diusulkan

172

4.5

Pengendalian Internal yang Diusulkan Pengen dalian internal dibutuhkan perusahaan untuk mencegah dan mendeteksi

kecur an gan

serta

m elin dun gi

sumber

daya

organisasi.

Pengen dalian internal dalam sistem yang sedang berjalan pada PT. Laras Tenaga Makm ur dir asakan k uran g memadai sehingga pen ulis akan memberikan usulan m en genai pengendalian internal sesuai den gan usulan rancan gan sistem yang baru. Unsur pen gen dalian internal yan g baru adalah sebagai ber ikut: 1. Lin gkun gan pengendalian, yan g m encak up: a. Str uktur organisasi yan g lebih kom plek s den gan p enam bahan dep artemen penjualan dan pem asaran. b. Pem bagian tan ggung jawab yan g lebih sp esifik y aitu m emisahkan staff keuan gan dan ak untansi serta adanya m anager pada departem en akuntan si dan k euangan untuk memantau kinerja staff. 2. Kegiatan Pengendalian, yang mencak up: a. Proses pem esanan yan g dilak uk an ber dasarkan sa les contract yang harus diotorisasi oleh customer dan m anager penjualan dan pem asaran sebelum dapat diproses m enjadi SO. b. Penambahan pen ggun aan dokumen dan catatan sebagai in struksi seperti quotation, SO, BTJ, in voice, dan BP sebagai bukti yang nyata jika diban dingk an den gan sistem berjalan yang hanya men gan dalkan perintah lisan atau melalui telepon. 3. Pem ahaman Resiko, yang mencak up: a. Pencegahan resiko strategis den gan melakukan pem buatan dokum en secara terkomputerisasi bukan manual.

173

b. Pencegahan resiko finan sial den gan adany a tanggun g jawab yang jelas m en genai pemegan g k as yait u staff keuan gan serta adanya kom ite audit yang dibawah i langsung oleh direkt ur utam a. c. Pencegahan r esiko inform asi dengan m em ban gun sistem inform asi yang m em adai untuk m enghasilkan laporan yan g relevan den gan kondisi per usahaan. 4. Inform asi dan Kom unikasi, yang mencak up: a. Memberikan pem ahaman kepada manajemen p uncak mengenai bagaim ana sistem usulan akan berjalan seh ingga m anajem en p un cak dap at m engerti car a kerja sistem. 5. Pem antauan, yang mencak up : a. General m anager sebagai puncak m anajem en yan g men gawasi manager dari semua departem en dan manager departem en men gawasi kinerja staff yang dibawahinya. b. Adanya komite audit yan g ak an m engaudit kinerja perusahaan.

4.6

Usulan Laporan yang Dihasilkan Laporan yang dih asilkan dar i rancan gan sistem yang diusulkan untuk PT. Laras Tenaga Makmur adalah sebagai berik ut: 1.

Laporan Penjualan

2.

Laporan Penerim aan Kas

3.

Laporan Pen geluaran Batubara

174

4.7

Matriks Rancangan Penerapan Sistem 4.7.1

Matriks Jadwal Pengolahan Data Matriks Jadwal Pen golah an Data Sistem yang Diusulkan untuk prosedur penjualan tunai dap at dilihat pada Tabel 4.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data dibawah ini:

Masa Pelaksanaan No.

Kegiatan

Pekerjaan (per

Deskripsi

Minggu) 1

2

3

4

1.

Ms_Batubar a

Masa pelaksanaan peker jaan 1 h ari

2.

Ms_Custom er


3.

Ms_Kary awan


4.

Tr_Quotation

Masa pelak sanaan pekerjaan 1 hari, dan

dap at

m engalam i

per ubahan

sewaktu – wakt u. 5.

Tr_BTJ


dap at

m engalam i

per ubahan


Tr_SO


dap at

m engalam i

per ubahan


Tr_Invoice


dap at

m engalam i

per ubahan


Tr_BP


dap at

m engalam i

per ubahan


Tr_CHT


dap at

m engalam i

sewaktu – wakt u.

per ubahan

175

10.

Tr_SJ

Masa pelaksanaan peker jaan 1 h ari, dan dapat m engalam i perubahan sewaktu – wakt u.

Tabel 4.14 Matrik s Jadwal Pengolahan Data

4.7.2

Matriks Distribusi Laporan Matriks Distribusi Laporan Sistem yang Diusulkan untuk prosedur p enjualan t unai dapat dilih at pada Tabel 4.2 Matriks Distribusi Laporan dibawah in i:

No.

Nam a Laporan

Staff Ak untansi

1.

Laporan Penjualan

√

2.

Laporan Pener imaan Kas

√

3.

Laporan Pengeluaran Batubar a

√

Tabel 4.15 Matriks Distribusi Laporan.

176

4.7.3

Matriks Level Akses Matriks Level Akses Sistem yang Diusulkan untuk pro sedur penjualan tun ai dapat dilihat pada Tabel 4.3 Matriks Level Akses dibawah in i:

No.

Keteran gan

Staff

Staff

Staff

Manager

Staff

Staff

Akuntansi

Penjualan

Keuan gan

Operasion al

Operasion al

Personalia

StaffPem asaran

1.

Ms_Batubar a

CRUD

-

R

-

R

R

-

2.

Ms_Custom er

CRUD

R

-

R

-

-

-

3.

Ms_Kary awan

R

-

-

-

-

-

CRUD

4.

Tr_Quotation

CRUD

-

-

-

-

-

-

5.

Tr_BTJ

-

R

-

CRUD

-

-

-

6.

Tr_SO

-

-

CRUD

R

-

-

-

7.

Tr_Invoice

-

R

-

CRUD

-

-

-

8.

Tr_BP

-

R

R

CRUD

CRUD

-

-

9.

Tr_CHT

-

R

-

-

R

CRUD

-

10.

Tr_SJ

-

-

R

-

-

CRUD

-

Tabel 4.16 Matrik s Level Akses

177

Keterangan : C : Cr eate R : Read D : Delete U :Up date P : Print

178

4.8

Rancangan Im plementasi 4.8.1

Jadwal Im plementasi Jadwal Im plem entasi Sistem yang Diusulkan unt uk pro sedur penjualan tunai dapat dilihat pada Tabel 4. 4 JadwalImplem entasi dibawah ini: Bulan

No.

Kegiatan

Januari 2012 1

1.

Testing

2.

Pengadaan Hardware •

Instalasi P C (6 unit) untuk Staff Pem asar an, Staff Penjualan, Staff Keuan gan, Staff Akuntan si, Staff Operasion al, Manager Operasion al.

•

Instalasi Printer untuk Staff Pemasaran dan Staff Penjualan (1 unit), Staff Keuan gan dan Staff Ak untansi (1 unit), Staff Operasion al dan Man ager Operasion al (1 unit).

3.

Pengadaan Soft ware

2

3

Febr uari 2012 4

1

2

3

4

Maret 2012 1

2

3

4

179

4.

Pengadaan jaringan

5.

Pelatihan

6.

•

Staff Pem asaran

•

Staff Pen jualan

•

Staff Keuangan dan Akuntansi

•

Manager Op erasional dan Staff Oper asional

Im plementasi Modul Penjualan Tunai

7.

Evaluasi

Tabel 4.17 Jadwal Im plementasi

180

4.8.2

Hardware dan Software yang Diusulkan Untuk mendukung sistem yang diusulkan, maka diperlukan perangkat hardware dan software yang mampu mendukung sistem tersebut, adapun hardware dan software yang penulis coba usulkan adalah sebagai berikut:

Hardware 1. PC HP Compaq 8200 Elite All-in-one Deskripsi Hardware: •

Processor Intel® Core™ i7-2600S (2.80 GHz, 8 MB cache, 4 cores)

•

Operating system Installed Genuine Windows® 7 Professional 64

•

Chipset Intel® Q67 Express

•

Form Factor All-in-one

•

PC Management DASH 1.1 Management Protocol; Intel® vPro Technology

•

Standard Memory 8 GB 1333 MHz DDR3 SDRAM

•

Memory Slot 2 SODIMM

•

Internal Drive 1 TB 7200 rpm SATA 3.0 Gb/s NCQ, Smart IV

•

Optical Drive Slim Tray-load SuperMulti DVD writer

•

Graphic card Integrated Intel HD Graphics

181

•

I/O ports 6 USB 2.0, 1 audio headphone jack, 1 microphone in, 1 audio line out, 1 power connector 1 RJ-45

•

Display 23" diagonal widescreen full HD WLED anti-glare LCD

•

Slots 1 half-length mini PCIe x1, 1 6-in-1 media card reader, Mini PCIe used by optional wireless LAN module

•

Security management Security lock slot, USB port disable, Trusted Platform Module (TPM) 1.2

•

Warranty features Protected by HP Services, including a 3 years parts, 3 years labour, and 3 years onsite service (3/3/3) standard warranty. Terms and conditions vary by country. Certain restrictions and exclusions apply.

Untuk St aff Pemasaran (1 unit), St aff Penjualan (1 unit), Staff Operasional (1 unit), Staff Keuangan (1 unit), dan Staff Akuntansi (1 unit), Manager Operasional (1 unit).

2. Printer Epson dot Matrix LX 300 + II Untuk St aff Pemasaran (1 unit), Staff Operasional (1 unit), Staff Keuangan dan Staff Akuntansi (1 unit).

182

Software Untuk masing – masing 1 unit komputer: 1. Microsoft Office Small Business Deskripsi : Accounting Express 2007, Excel 2007, Outlook 2007 with Business Contact Manager, Power Point 2007, Publisher 2007, Word 2007. 2. Microsoft Visual St udio.net 2005 3. Microsoft SQL Server 2005 4. Antivirus Kaspersky Internet Security 2010

BAB 4 RANCANGAN SIS TEM USULAN

Recommend Documents