BAB 4. Rancangan Sistem

BAB 4 Rancangan Sistem 4.1 Kerangka Pikir

Gambar 4.1 Kerangka Pikir

74

75

Pada tahap awal dilakukan analisis proses bisnis dan sistem berjalan untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dan masalah yang terjadi. Dari hasil analisis tersebut maka dapat dilakukan identifikasi masalah yang terdapat pada perusahaan dan kebutuhan dari PT. Plasticolors Eka Perkasa. Dari data identifikasi tersebut dapat ditentukan ruang lingkup serta solusi yang dapat diberikan untuk menyelesaikan masalah dan kebutuhan dari PT. Plasticolors Eka Perkasa. Setelah itu, semua kebutuhan dan identifikasi masalah tersebut dituangkan ke dalam Business Requirement Review berdasarkan kondisi perusahaan serta kondisi sistem yang berjalan. Dari hasil Business Requirement Review ditemukan masalah dari PT. Plasticolors Eka Perkasa adalah tidak dapat terpenuhinya kebutuhan pada sistem yang berjalan sehingga perusahaan membutuhkan sebuah sistem ERP yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Sistem ERP pada EPICOR iScala 2.3 merupakan solusi yang diharapkan dapat menjawab kebutuhan user pada proses bisnis PT. Plasticolors Eka Perkasa. Oleh karena itu, dilakukan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 dengan menggunakan Signature Methodology. Proses Implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 dimulai dengan tahapan Prepare yang meliputi pembentukan team, pengadaan hardware, software serta infrastructure yang diperlukan untuk mendukung jalannya proses implementasi, tahapan Plan yang meliputi jadwal dan perencanaan proyek implementasi dan tahapan Collaboration yang meliputi Business Requirement Review, To be process, Company setup, Master data setup, Setup & configuration, User Manual serta User Acceptance Test. 4.2 PREPARE

Gambar 4.2 Tahap Prepare pada Signature Methodology

76

Pada proses implementasi pada PT. Plasticolors Eka Perkasa, tahapan awal dari Signature Methodology adalah tahap Prepare. Preparation merupakan tahpan persiapan dalam proses implementasi. Dimulai dengan persiapan proyek yang berhubungan dengan software, hardware yang akan digunakan dalam proses implementasi, mulai dari pengiriman (delivery), pengaturan (setup) serta instalasi (installation). Kemudian penentuan Key performance indicator dan Return on investment agar proses implementasi berjalan lancar dan berhasil. Serta pada proses terakhir dalam tahapan ini ditentukan ruang lingkup proyek dan jadwal implementasi. 4.2.1 Hardware, Software dan Infrastructure 4.2.1.1 Hardware and Software preparation •

Hardware Hardware yang digunakan dalam mengaplikasikan EPICOR iScala 2.3 yaitu server dengan spesifikasi seperti berikut : a. Intel Core 2 Duo starting from 2.2 GHz b. 2GB RAM c. Hardware RAID-5 untuk OS, DBMS dan iScala binaries (3GB untuk DBMS dan iScala installation) d. Gigabit network connection e. DVD ROM drive

•

Software Software yang dibutuhkan untuk mengaplikasikan EPICOR iScala 2.3 adalah sebagai berikut : a. Windows 7 b. SQL Server2008 c. EPICOR iScala 2.3

4.2.1.2 Infrastructure Kebutuhan jaringan pada sistem ERP EPICOR iScala 2.3 sangat penting, selain software dan hardware, jarigan juga

77

dibutuhkan

dalam

hal

ini

karena

sistem

baru

yang

diimplementasikan merupakan sistem yang saling terintegrasi yang diharapkan mampu menghasilkan data yang dibutuhkan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa secara real time. Berikut ini merupakan gambaran infrastruktur yang direkomendasikan untuk dapat mendukung sistem aplikasi ERP EPICOR iScala 2.3 :

Gambar 4.3 Infrastructure

a. iScala & Database server serta Remote Desktop / Citrix server akan berada di kantor pusat dan dihubungkan melalui VPN dengan cabang dan pabrik. Beberapa pengguna iScala berlokasi di kantor pusat. b. Para pengguna iScala lain di cabang dan pabrik akan terhubung ke Remote Desktop / Citrix server dan server iScala & Database melalui VPN dan cloud sehingga seolaholah mereka berada di lokasi yang sama dan dapat mengakses iScala sama seperti pengguna di kantor pusat.

78

4.2.2 Key Performance Indicator and Return on Investment 4.2.2.1 Key Performance Indicator Dalam tahap prepare, KPI digunakan sebagai indikator-indikator penting yang berguna untuk

memastikan proses implementasi

berjalan dengan lancar dan berhasil sesuai target yang telah dibuat. Berikut ini adalah tabel KPI

implementasi sistem ERP EPICOR

iScala 2.3 pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. Tabel 4.1 Key Performance Indicator No.

1 2

3

4

5

6

7

Key Performance Indicators % penyelesaian implementasi aplikasi Epicor iScala 2.3 yang dilakukan dengan tepat waktu sesuai rencana Jumlah modul yang akan di implementasi tahun ini Skor kepuasan user atas penggunaan aplikasi Epicor iScala 2.3 dalam membantu pekerjaan skala 1-5 (dimana 5=sangat puas) ROI (return on investment) dari program aplikasi Epicor iScala 2.3 yang diimplementasikan Jumlah user yang terkoneksi secara online dengan sistem aplikasi % perbaikan sistem aplikasi apabila terjadi gangguan yang dapat diselesaikan % laporan dari setiap modul yang dihasilkan dan disajikan dengan akurat

Unit Pengukuran

Target

%

90 %

Angka

4 modul

Angka

4

%

250%

Angka

15

%

95%

%

100%

4.2.2.2 Return On Investment ROI digunakan dalam tahap prepare yang digunakan untuk melihat rasio profitabilitas yang dilakukan atas investasi di bidang Information Technology dengan melakukan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. Hasil dari ROI dapat dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan perusahan akan

79

melakukan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 apabila menguntungkan. Investasi sistem aplikasi EPICOR iScala 2.3 menelan biaya sebesar Rp. 1.200.000.000 yang terdiri dari license produk aplikasi EPICOR serta biaya implementasi seperti kebutuhan hardware, software, infrastruktur serta consultant. Laba atas investasi yang mampu didapatkan PT. Plasticolors Eka Perkasa setelah melakukan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 bisa mencapai Rp. 4.000.000.000 dalam 5 tahun ke depan, dengan penilaian bahwa hasil penjualan produk pewarnaan plastik meningkat oleh karena sistem yang terintegrasi yang terstruktur yang mampu meningkatkan efisiensi waktu, efektifitas biaya serta produktifitas tenaga kerja lewat penerapan sistem ERP. Jika dihitung ROI yang dapat dihasilkan dari investasi dalam melakukan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 adalah ROI = (laba atas investasi – investasi awal) / investasi x 100 = (Rp. 4.000.000.000-Rp. 1.200.000.000) / Rp. 1.200.000.000 x 100 = 230 %

Jadi setelah dilakukan perhitungan Return on Investment, maka dapat disimpulkan nilai ROI yang dihasilkan apabila melakukan impelementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 pada PT. Plasticolors Eka Perkasa sebesar 230 %. Artinya, nilai tersebut telah mendekati target ROI yang direncanakan sebesar 250% pada Key performance indicator yang dibuat dan hasilnya implementasi sistem EPICOR iScala 2.3 mampu menghasilkan profitabilitas bagi perusahaan apabila dilakukan dengan baik dan sesuai yang direncanakan.

4.3

PLAN

80

Gambar 4.4 Tahapan Plan pada Signature Methodology

Tahap Plan dilakukan bersamaan ketika tahap prepare sedang dilakukan. Tahap Plan mencakup pembagian tugas dan wewenang project team serta penyusunan jadwal implementasi. 4.3.1 Project EPICOR pada PT.Plasticolors Eka Perkasa 4.3.1.1Struktur Project Team 4.3.1.1.1

Nama Tim

Nama tim pada proyek implementasi ini adalah “INTI DATA TEAM”. 4.3.1.1.2 Slogan Tim Slogan yang dipakai oleh tim ini adalah “Keeping together is progress, Working together is success”. 4.3.1.1.3 Logo Tim Adapun logo yang digunakan oleh timini yakni:

Gambar 4.5 Logo INTI DATA TEAM

81

4.3.1.2

Struktur Organisasi “INTIDATA TEAM”

Gambar 4.6 Struktur Organisasi “INTIDATA TEAM” 4.3.1.2.1

Tanggung Jawab dan Wewenang Masing-masing tingkatan pada organisasi team project EPICOR

pada PT. Plasticolors Eka Perkasa ini memiliki tanggung jawab dan wewenang antara lain sebagai berikut : 1. Steering Comittee a.

Membuat dan menentukan arah serta tujuan pelaksanan proyek.

b.

Memberikan

dukungan

management

kepada

project

dan

mengkomunikasikan dukungan kepada seluruh organisasi perusahaan serta bagian-bagian yang termasuk dalam proyek. c. Menyetujui cakupan (scope) proyek. d. Memastikan bahwa proyek yang dikerjakan telah termasuk dalam cakupan proyek. e.

Menyetujui biaya & anggaran proyek.

f.

Memberikan pengarahan terhadap pelaksanaan proyek.

g.

Menyetujui struktur proyek, uraian tanggung jawab, personil tim project dan tambahan anggota tim apabila diperlukan.

h.

Menyelesaikan masalah yang timbul dengan keputusan strategis dan

82

tepat. i.

Menyetujui perubahan strategi implementasi sesuai dengan hasil rapat yang telah disepakati.

j.

Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap kemajuan proyek.

k.

Menyelesaikan masalah yang kritis secara cepat dan tepat waktu.

l.

Mengkomunikasikan kemajuan dan status proyek secara teratur kepada dewan direksi serta pihak yang terkait dengan proyek.

2. ProjectManager a. Membuat kebijakan dan proses yang efisien dan efektif dalam implementasi. b. Memastiakan jadwal sesuai prioritas proyek. c. Mengontrol dan mengelola cakupan, biaya dan jadwal sesuai rencana yang telah disetujui. d. Mengawasi serta memastikan kegiatanproyektelah tepat waktu dan sesuai sasaran. e. Mengawasi kemajuan, memberikan bimbingan serta dukungan dan pengawasan dan pelaksanaan proyek dalam beberapa periode yang telah di jadwalkan. f. Melakukan review terhadap setiap tahap penyelesaian untuk menentukan apakah kemajuan dan kualitas dari semua usaha yang

dilakukan

sudah

mencukupi sebagai bahan rekomendasi

kepada Steering Comitee. g. Menyelesaikan masalah yang kritis dengan cepat dan tepat waktu. h. Membantu memastikan semua lini operasi pada posisi siap untuk mengimplementasikan iScala secara sukses. i. Mengkomunikasikan kemajuan kepada kepada seluruh internal perusahaan dan bagian yang terlibat didalamnya.

3. Business process owner(BPO) / Key user a. Mengetahui aliran proses dan menguasai rincian proses di departemenmasing- masing. b. Memahami persyaratan business process dan dampak apabila penyimpangan terjadi.

83

c.

Berfungsi sebagai arsitek business prosess.

d.

Memberikan masukan mengenai design , fungsi dan isi dari form dan custom report terhadap pihak masing-masing.

e.

Berpartisipasi aktif dalam diskusi business process baik sesuai departmennya dan juga diskusi departemen lain yang terkait dengan bidangnya.

f.

Bekerjasama dengan Project Manager untuk menentukan dan mengembangkan rincian cakupan (scope detail).

g.

Mengikuti Integration Testing dan memberikan masukan sesuai yang diperlukan dan menjelaskan secara singkat tentang hal apa yang diperlukan lagi.

h.

Bersama dengan tim konsultan memberikan training kepada semua lini di departemenyangbersangkutan.

4. Bussines Consultant a.

Menguasai serta memahami aliran proses bisnis yang berjalan saat ini

b.

Menganalisa aliran proses bisnis.

c.

Memberikan rekomendasi dalam aliran proses bisnis agar sesuai dengan software yang digunakan.

d.

Mengumpulkan data-data serta informasi yang diperlukan dalam implementasi.

e.

Menganalisis kebutuhan dari user.

b.

Memberikan masukan terhadap design yang dibuat sesuai dengan kebutuhan user.

c.

Melakukan pelatihan (training) kepada para pengguna software.

d.

Melakukan User Acceptance Test (UAT) pada setiap user sesuai dengan departement masing-masing.

5.

T echincal Consultant a.

Memberikan konsultansi/rekomendasi mengenai solusi IT terbaik untuk memecahkan masalah.

84

b.

Membuat dokumen seperti proposal, requirement dan desain

software secara umum. c. Melakukan pelatihan (training) kepada para pengguna software. d. Melakukan penanganan yang cepat dalam masalah yang ditimbulkan. e. Membuat program aplikasi tambahan (adds on) yang tidak ada di standard aplikasi EPICOR apabila diperlukan. 4.3.1.2.2 Objectives i. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan oleh Manajer dan Direktur untuk pengambilan keputusan. ii. Dengan data yang terintegrasi dan dapat diperoleh kapan saja, diharapkan dapat membantu para pembuat keputusan dalam melaksanakan tanggung jawabnya untuk performa operasional yang terbaik. iii. Menyediakan

pengetahuan

kepada

karyawan

untuk

mengimplementasi sebuah program komputer terintegrasi yang telah diterapkan oleh perusahaan-perusahaan besar di dunia. iv. Mendapatkan

data

yang

terintegrasi

sehingga

dapat

mengurangi proses kerja manual yang dapat menghemat waktu yang diperlukan. Membantu

v.

external

auditor untuk mengaudit data – data perusahaan yang dihasilkan melalui sistem yang terintegrasi dan laporan yang akurat. 4.3.1.2.3 Project Scope Berikut adalah scope dari INTI DATA TEAM dalam proyek implementasi : 1.

Membantu koneksi PT. Plasticolors Eka Perkasa ke Server EPICOR iScala 2.3.

2.

Menyiapkan dokumentasi Business Scenario, Business Process dan Pedoman

85

penggunaan Sistem EPICOR iScala 2.3. 3.

Menyiapkan

training

dan dokumentasinya. 4.

Implementasi pada satu objek yaitu PT. Plasticolors Eka Perkasa di Indonesia. Cabang perusahaan di Vietnam tidak termasuk di dalamnya.

5.

Implementasi EPICOR iScala 2.3. Modul : Manufacturing dan Supply Chain.

6.

Mendukung

PT.

Plasticolors Eka Perkasa selama satu bulan setelah go live. 7.

Mendukung

masalah

sistem dan kebutuhan laporan tambahan (add-ons) untuk mendukung laporan keuangan yang ada di PT. Plasticolors Eka Perkasa. 8.

Mengontrol

dan

memastikan sistem berjalan sesuai dengan tujuan implementasi. Supply Chain :

Manufacturing :

Sales, Purchase,

Material Production

Inventory, Statistics

Integrated

Control

Gambar 4.7 Scope Proyek Implementasi ERP di PT. Plasticolors Eka Perkasa

Rincian scope per modul Berikut rincian scope untuk Modul Supply Chain Management adalah sebagai berikut : 1. Master Data : Customer File, Supplier File. 2.

Purchase

Order:

Shipments Memo 3.

Order Entry : Inven Withdrawals

4.

Inven Control : Inven

86

items, Stock Taking Basis, Inven Transfer, Inven Taking, Quality Control.

Berikut rincian scope untuk Modul Production Mangement adalah sebagai berikut: 1.

Basic MPC Data : Items, Bill Of Material, Routings, Work Centers

2.

Order Planning : Work Order

3.

Shoop Floor Control : Work Center Planning, Dispatching/Reporting Screen

4.

Reporting : Material Issues, Receipt Work Order, Close Work Order.

4.3.2 Jadwal Implementasi Setelah project team dibentuk maka disusun jadwal implementasi. Jadwal implementasi dibuat oleh consultant dan didiskusikan bersama dengan pihak PT. Plasticolors Eka Perkasa berdasarkan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk pelaksanaan implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3. Tabel 4.2 Jadwal Implementasi No. 1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 2 2.1 2.1.2 2.1.3 2.2 2.3 3

Epicor iScala2.3 Project Plan Prepare Software and Hardware Preparation Software and Hardware Delivery Supporting Software Delivery Profile Form for Manager Plan Kick-Off Meeting Prepare Kick-off Short Presentation TeamBuilding Project Management Procedure Analyze

Durasi

Periode

4 Days 5 Days 7 Days

6/5/2013 – 10/5/2013 13/5/2013 – 17/5/2013 31/5/2013

2 Hours 2 Hours 5 Hours 4 Hours

2/5/2013 2/5/2013 2/5/2013 3/5/2013

87

No. 3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 4 4.1 4.2 4.3

Epicor iScala2.3 Project Plan Business Requirement Assesment Company Overview Operational Requirement Business Processes Review Procurement Cycle Inventory Control Sales Cycle Manufacturing Existing System and IT Organization Design To Be Process Business Requirement Review Define Input, Output, Interface Data Preparation Initial Master Template

Data

4.3.1

Initial Master Template

Data

4.3.2 4.3.3

Initial Master Template

4.3.4

Initial Master Data : Manufacturing Template 2 Days

4.4 4.5 4.6 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.3

Complete Business Requirement Review Sign Off BRR Steering Committee Meeting Construct Setup Administration Console Setup Company Setup Output Channel Setup User Defined Databases Setup Snap Search Setup Menu Setup Attachment Setup Security Setup Scala Parameters Setup System Utilities Setup Sales Process Setup Inventory Control Setup Procurement Setup Manufacturing Setup Document and Report

Data

:

Durasi

Periode

4 Hours 7Days

3/5/2013 6/5/2013 – 15/5/2013

8 Hours 8 Hours 8 Hours 2 Days

20/5/2013 21/5/2013 22/5/2013 23/5/2013 – 24/5/2013 31/5/2013

3 Days 3 Days

28/5/2013 – 30/5/2013 31/5/2013 – 4/6/2013

5 Hours

5/6/2013

5 Hours

7/6/2013

1 Day

10/6/2013

Customer :

Supplier :Inventory

11/6/2013 – 12/6/2013

1 Day 2 Day 1 Day

13/6/2013 14/6/2013– 17/6/2013 18/6/2013

1 Day 1 Day 1 Day 2 Day 1 Day 1 Day 2 Days

19/6/2013 20/6/2013 21/6/2013 24/6/2013 - 25/6/2013 26/6/2013 27/6/2013 28/6/2013 - 1/7/2013

2 Days 3 Days 4 Days 1 Day 3 Days

2/7/2013 – 3/7/2013 4/7/2013- 8/7/2013 9/7/2013 - 12/7/2013 15/7/2013 16/7/2013 -18/7/2013

88

No. 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.4 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 5.4.6 5.4.7 5.4.8 5.4.9 5.4.10 5.4.11 5.5 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.3.8 6.3.9 6.3.10 6.3.11 6.4 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5

Epicor iScala2.3 Project Plan Sales Process Inventory Control Procurement Process Statistics Manufacturing User Acceptance Test(UAT) System Utilities Sales Process Inventory Control Procurement Process Manufacturing Run System Utilities Output(Docs and Report) Run Sales Order Output(Docs and Report) Run Inventory Output(Docs and Report) Run Purchase Control Output(Docs and Report) Run Statistics Output(Docs and Report) Run Manufacturing Output(Docs and Report) Scala User Manual Development Steering Committee Meeting Deploy Scala End User Training Change Control Data Preparation Sales Process Data inventory Data Purchase Control Data Statistics Data Manufacturing Data Validate Data Change Control Steering Committee Meeting Test Run Write System Test Specification Agree Test Specification Conduct General System and Enviroment Test Verify and Validate Systems Agree and Sign Off System Test Reports

Durasi 2 Days 1 Day 1 Day 2 Days 3 Day

Periode 19/7/2013-22/7/2013 23/7/2013 24/7/2013 25/7/2013- 26/7/2013 29/7/2013- 31/7/2013

1 Day 1 Day 2 Days 1 Day 3 Days

1/8/2013 2/8/2013 3/8/2013 - 5/8/2013 6/8/2013 7/8/2013 - 13/8/2013

1 Day

14/8/2013

1 Day

15/8/2013

1 Day

16/8/2013

1 Day

19/8/2013

1 Day

20/8/2013

2 Days 9 Days 1 Day

21/8/2013 - 22/8/2013 23/8/2013 - 4/9/2013 5/9/2013

10 Days 2 Days

6/9/2013- 19/9/2013 20/9/2013- 23/9/2013

2 Days 2 Days 1 Day 1 Day 2 Days 2 Days 1 Days 1 Day

24/9/2013 - 25/9/2013 26/9/2013-27/9/2013 30/9/2013 1/10/2013 2/10/2013- 3/10/2013 4/10/2013- 7/10/2013 8/10/2013 9/10/2013

4 Days 2 Days

10/10/2013- 16/10/2013 17/10/2013– 18/10/2013

3 Days 3 Days

21/10/2013– 23/10/2013 24/10/2013– 28/10/2013

1 Day

29/10/2013

89

No. 6.4.6 6.5 6.5.1

Durasi 1 Day

6.5.2 6.5.3

Epicor iScala2.3 Project Plan Steering Committee Meeting Hand Over Go live Complete Handover Documentation for Support Formal Hand Over to Support

1 Day

Periode 30/10/2013 31/10/2013 31/10/2013

1 Day 1 Day

1/11/2013 4/11/2013

6.6

Limited Support

1 Month

6/11/2013 - 6/12/2013

89

4.3.3 Gannt Chart Gannt Chart digunakan untuk menjelaskan rincian dari jadwal proses implementasi sistem EPICOR iScala 2.3 pada PT. Plasticolors Eka Perkasa yang dilakukan mulai dari bulan Mei 2014 sampai Desember 2014. Berikut tabel gannt chart dari proyek implementasi : Tabel 4.3 Gannt Chart Task Name

Mei 2013

Duration 1

2

3

6

7

8

10

13

14

15

16

17

20

Juni 2013 21

22

23

24

27

28

29

30

31

3

4

5

6

7

8

Prepare

Software and Hardware Delivery Supporting Software Delivery Profile Form for Manager Plan Prepare Kick-off Short Presentation Team Building Project Management Procedure Analyze Company Overview Operational Requirement Business Processes Review Procurement Cycle Inventory Control

4 Days 6 Days 7 Days 2 Hours 2 Hours 5 Hours 4 Hours 4 Hours 7 Days 8 Hours 8 Hours 90

91

Mei 2013

Duration

Task Name

1

Sales Cycle Manufacturing Existing System & IT Organization Design To Be Process Business Requirement Review Define Input, Output, Interface

2

3

6

7

8

10

13

14

15

17

20

21

22

23

24

27

28

29

30

31

3

4

5

6

7

8

8 Hours 2 Days

3 Days 3 Days

Juni 2013

Duration

Task Name

16

Juni 2013

3

4

5

7

10

11

12

13

14

17

18

Juli 2013 19

20

21

24

25

26

27

28

1

2

3

4

5

8

Initial Master Data : Customer 5 Hours Template Initial Master Data : Supplier 5 Hours Template Initial Master Data :Inventory 1 Day Template Initial Master Data Manufacturing Template

:

2 Days

Complete Business Requirement 1 Day Review 90

91

Task Name

Juni 2013

Duration 3

Sign Off BRR Steering Committee Meeting Construct Setup Administration Console Setup Company Setup Output Channel Setup User Defined Databases Setup Snap Search Setup Menu Setup Attachment Setup Security Setup Scala Parameters Setup System Utilities Setup Sales Process

4

5

7

10

11

12

13

14

17

18

Juli 2013 19

20

21

24

25

26

27

28

1

2

3

4

5

8

2 Days 1 Day

1 Day 1 Day 1 Day 2 Days 1 Day 1 Day 2 Days 2 Days 3 Days

92

93

Task Name

Juli 2013

Duration 1

Setup Inventory Control

4 Days

Setup Procurement

1 Day

Setup Manufacturing Setup Document and Report Sales Process

3 Days

Inventory Control

1 Day

Procurement Process

1 Day

Statistics

2 Days

Manufacturing User Test(UAT)

2

3

4

5

8

9

10

11

12

15

16

17

18

Agustus 2013 19

22

23

24

25

26

29

30

31

1

2

3

5

6

7

12

13

2 Days

3 Day

Acceptance

System Utilities

1 Day

Sales Process

1 Day

Inventory Control

2 Days

Procurement Process

1 Day

Manufacturing

3 Days

92

93

Task Name

1

Run System Utilities Output ( Docs and Report )

1 Day

Run Sales Order Output ( Docs and Report )

1 Day

Run Inventory Output(Docs and Report)

1 Day

Run Purchase Control Output(Docs and Report)

1 Day

Run Statistics Output(Docs and Report)

1 Day

Run Manufacturing Output(Docs and Report)

2 Days

Scala User Manual Development

9 Days

Steering Committee Meeting

1 Day

Task Name

Duration

September 2013

Agustus 2013

Duration 2

3

5

6

7

12

13

14

15

16

19

September 2013

20

21

22

23

26

27

28

29

30

2

3

4

5

Oktober 2013 94

95

2 3 4 5 6 9 10 11 12 13 16 17 18 19 20 23 24 25 26 27 30 1 2 3 4 7

Deploy Scala End User Training Change Control Data Preparation Sales Process Data inventory Data Purchase Control Data Statistics Data Manufacturing Data Validate Data

10 Days 2 Days 2 Days 2 Days 1 Day 1 Day 2 Days 2 Days

94

95

Task Name Change Control Steering Committee Meeting Test Run Write System Test Specification Agree Test Specification Conduct General System and Enviroment Test Verify and Validate Systems Agree and Sign Off System Test Reports Steering Committee Meeting Hand Over Go live

Duration

Oktober 2013 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30 31

1 Days 1 Day 4 Days 2 Days 3 Days 3 Days 1 Day 1 Day 1 Day

96

97

Task Name

Duration

November 2013

Desember 2013 1 4 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 2 3 4 5 6

Complete Handover Documentation for 1 Day Support Formal Hand Over to 1 Day Support Limited Support 1 Month

96

98

4.4

COLLABORATION

Gambar 4.8 Tahapan Collaboration pada Signature Methodology

Tahap Collaboration merupakan gabungan dari tahap Analyze, Design, dan Construct. Pada tahapan ini dapat dijalankan pada waktu yang bersamaan tanpa harus menunggu tahap sebelumnya selesai terlebih dahulu. Dalam Tahapan Collbaoration, Business Requirement Review (BRR) disusun. Dokumen ini dibuat untuk mencatat ringkasan kebutuhan bisnis PT. Plasticolors Eka Perkasa dalam rangka memanfaatkan teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu EPICOR iScala 2.3. Dalam pembahasan ini akan dibahas juga kebutuhan user yang tidak terpenuhi oleh sistem lama yang sedang berjalan dan dalam EPICOR iScala 2.3 akan menjawab dan memenuhi kebutuhan user, serta integrasi sistem EPICOR terhadap setiap proses bisnis di PT. Plasticolors Eka Perkasa. Tahap Collaboration juga mencakup “To Be” Process Discussion, dimana dalam “To Be” Process Discussion dilakukan secara lebih mendalam mengenai Supply Chain process dan Production process yang dijalankan menggunakan EPICOR iScala 2.3, serta memberikan penjelasan mengenai input, process, dan output dari proses tersebut. Selanjutnya dari “To Be” Process Discussion, Master Data Preparation dan User Acceptance Testing akan dilakukan oleh Inti Data Team. Nantinya, Master Data ini akan dimasukkan ke dalam EPICOR iScala 2.3 sebagai elemen penting dalam transaksi yang berlangsung di PT. Plasticolors Eka Perkasa. User Acceptance Testing digunakan dalam dokumentasi sebagai hasil uji dari desain yang telah dibuat apakah telah memenuhi kebutuhan user pada PT. Plasticolors Eka Perkasa.

4.4.1 BUSINESS REQUIREMENT REVIEW (BRR)

99

Business Requirement Review dibuat untuk mencatat ringkasan kebutuhan bisnis PT. Plasticolors Eka Perkasa dalam rangka memanfaatkan teknologi Enterprise Resource Planning (ERP) EPICOR iScala 2.3dari Epicor. Berikut adalah analisa kebutuhan PT. Plasticolors Eka Perkasa dalam pelaksanaan implementasi ERP EPICOR iScala 2.3: 4.4.1.1 Objectives Objectives yang ingin dicapai dengan adanya implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 adalah : a. ERP mengintegrasikan seluruh department yang ada di perusahaan. Untuk mengintegrasikan data barang dimulai dari barang masuk berupa raw material yang tersimpan dalam gudang, kemudian di produksi menjadi finished goods hingga barang keluar. b. ERP membantu standarisasi data dan informasi. Melakukan standardisasi data dan informasi melalui keseragaman pelaporan (report) yang dibutuhkan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa. c. Meningkatkan produktivitas bisnis agar mencapai kepuasan customer. d. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses produksi serta proses supply chain.

4.4.1.2

Analisis Kebutuhan User Dari analisis masalah yang terjadi pada proses bisnis yang berjalan pada PT. Plasticolors Eka Perkasa, dapat dianalisis kebutuhan user yang tidak bisa terpenuhi oleh sistem yang berjalan saat ini dengan aplikasi PMSoft, Berikut dijelaskan kebutuhan dari user PT. Plasticolors Eka Perkasa berdasarkan departement masing-masing. Production a. Sistem aplikasi yang mendukung kinerja produksi dalam melakukan update formula pada job order ketika barang tersebut tidak lolos QC kemudian dilakukan perbaikan, sehingga bagian Produksi tidak perlu melakukan perbaikan barang yang berulang dilakukan apabila barang yang sama dipesan. Dimana pada sistem sebelumnya setiap job order yang direvisi dilakukan perubahan lewat hardcopy tidak

100

disertai dengan update pada sistem karena pada sistem sebelumnya tidak tersedia menu aplikasi untuk bagian Lab. b. Sistem aplikasi yang mendukung penjadwalan mesin secara sistem melalui job order yang telah dibuat agar proses produksi menjadi lebih teratur dan meminimalkan resiko terjadinya kesalahan penjadwalan. c. Kebutuhan akan laporan produksi secara real time yang dapat di lihat kapanpun ketika laporan tersebut dibutuhkan.

Warehouse a. Sistem aplikasi yang dapat meminimalkan resiko terjadinya kesalahan pada saat menerima pengiriman barang dari supplier (inbound delivery). Dimana pada sistem yang lama bagian Warehouse melakukan pengecekan barang sesuai surat jalan supplier tanpa adanya dokumen pendukung seperti purchase order. b.

Menu stok transaksi dimana

dapat dilihat keluar dan

masuknya barang (raw material, semifinished goods, finished goods). c. Menu untuk melakukan pencatatan kartu stok melalui sistem yang dapat dilakukan untuk memudahkan pada saat stock opname sehingga dapat meminimalkan masalah pada ketidaksesuaian jumlah barang pada sistem dengan jumlah fisik di gudang. d.

Laporan gudang melalui sistem secara real time seperti laporan

stok

transaksi,

laporan

stok

barang

untuk

memudahkan ketika stock opname dilakukan pada akhir bulan.

Laboratory a.

Sistem aplikasi yang mendukung proses Quality Control untuk melihat history Quality Control, serta dapat melakukan update Bill of Material yang terintegrasi dengan bagian Production dan bagian Warehouse.

101

b.

Laporan Quality Control yang terkomputerisasi dan secara real time tersedia oleh sistem.

4.4.1.3

“Current” process business vs “To be” process business Dalam proses bisnis yang berjalan, terdapat requirement yang tidak bisa dipenuhi oleh sistem yang dijalankan dari PMSoft. Berikut akan dijelaskan perbandingan dari sistem yang berjalan dengan sistem yang baru dilihat dari kebutuhan user.

Tabel 4.4 Perbandingan Sistemberjalan dengan Sistembaru PMSoft (Sistem yang berjalan) Hanya mendukung bagian Sales, Purchasing dan Production, tidak termasuk Lab dan Warehouse. Sistem tidak mengintegrasikan setiap proses bisnis yang ada. Menyediakan laporan pada menu bagian Sales, Purchasing, Production. Namun, pada bagian Warehouse dan Lab masih melakukan proses manual dalam pembuatan dokumen dan penyusunan laporan. Pada aplikasi sistem yang berjalan, masih adanya proses yang dilakukan secara manual seperti pencatatan stok gudang serta pencatatan Quality Control kemudian.

User Requirement

EPICOR iScala 2.3 (Sistem yang baru)

Membutuhkan sistem aplikasi yang mengintegrasikan setiap proses bisnis dari supply chain sampai produksi

Mendukung di setiap proses bisnis pada perusahaan. Menyediakan modulmodul untuk bagian Sales, Purchasing, Warehouse, Lab yang saling terintegrasi di setiap bagiannya.

Membutuhkan sistem aplikasi yang menyediakan menu tampilan laporan secara akurat, otomatis dan real timekhususnya di bagian Warehouse.

Menyediakan menu laporan pada setiap bagian dari bagian Sales, Purchasing, Production, Warehouse dan Lab secara otomatis, akurat dan real time.

Membutuhkan sistem aplikasi yang dapat meningkatkan standard prosedur PT. Plasticolors Eka Perkasa.

Pada sistem EPICOR iScala 2.3 sistem yang berjalan dilakukan dengan standard prosedur bisnis yang tinggi secara sistem terkomputerisasi yang terintegrasi dan berdasarkan best-

102

PMSoft (Sistem yang berjalan)

User Requirement

Pada sistem yang berjalan pencatatan masih dilakukan dalam proses manual karena aplikasi PMSoft tidak menyediakan menu stok gudang pada bagian Warehouse, pencatatan kartu stok secara manual dapat menimbulkan kurangnya pengendalian terhadap kehilangan material pada gudang.

Membutuhkan sistem aplikasi yang mendukung aktivitas di bagian Warehouse dalam meningkatkan pengendalian pada stok di gudang

Pada sistem yang berjalan job order dibuat melalui sistem PMSoft, namun proses revisi job order dilakukan secara manual oleh bagian Lab tanpa disertai update pada sistem, sehingga apabila job order dengan barang yang sama dipesan akan mengulangi kesalahan yang sama dan itu akan memakan waktu dan biaya dalam proses produksi.

Membutuhkan sistem aplikasi yang dapat meningkatkan efisiensi, kualitas produk dan produktifitas pada proses produksi.

EPICOR iScala 2.3 (Sistem yang baru) practice. Pada sistem yang baru nantinya terdapat menu yang mendukung bagian Warehouse dalam meningkatkan pengendalian pada stok gudang,dari penerimaan barang (shipment memo), pengeluaran barang(inven withdarawals), stok transaksi hingga pencatatan stock opname akan dilakukan secara sistem sehingga dapat meningkatkan pengendalian terhadap stok di gudang. Pada sistem yang baru dengan EPICOR iScala 2.3, dari pembuatan job order , update pada BOM dilakukan secara sistem dan terintegrasi, sehingga ketika job order telah di revisi oleh bagian Lab, bagian Lab akan mengupdate BOM pada sistem, sehingga apabila barang dipesan kembali formula BOM akan terupdate dan dapat mengurangi kesalahan pada proses produksi.

103

Gambar 4.9 Perbandingan Use case diagram antara Sistem berjalan dengan Sistem Epicor iScala 2.3

104

Pada proses bisnis berjalan, beberapa aktivitas bisnis masih dilakukan secara manual. Proses bisnis yang diinginkan setelah dilakukan implementasi sistem ERP adalah : a. Otomatisasi proses bisnis – seperti proses pencatatan stok di gudang, proses pencatatan perubahan formula BOM pada proses produksi, proses pengadaan material serta proses produksinya hingga proses pengiriman barang (finished goods) dapat di akses melalui sistem ERP pada EPICOR iScala 2.3. b. Melakukan

standarisasi

proses

operasi

melalui

implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan efektifitas kinerja, efisiensi dan peningkatan produktifitas.

4.4.2 “To Be” Process Discussion Pada sistem ERP dalam EPICOR iScala 2.3 akan mengintegrasikan semua sistem dan saling mendukung antar satu dengan yang lainnya. Dari sudut pandang proses transaksi nya, maka dapat dilihat hubungan antar modul. Berikut ini adalah hubungan dari setiap modul dalam Supply Chain Mangement dengan Production Management yang saling terintegrasi.

PURCHASE ORDER

PURCHASE ORDER

MATERIAL PRODUCTION CONTROL

SALES ORDER

ORDER ENTRY

STOCK DATA

GOOD RECEIPT

INVEN CONTROL

DELIVERY ORDER

Gambar 4.10 Hubungan modul Supply Chain dengan Production

105

Pada to be process menggunakan sistem ERP EPICOR iScala 2.3 memiliki standard prosedur yang telah ada disesuaikan dengan proses bisnis yang berjalan pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. Berikut ini merupakan proses bisnis Supply chain process dan Production process pada PT. Plasticolors Eka Perkasa dengan menggunakan EPICOR iScala 2.3.

106

4.4.2.1 PROSES PRODUKSI

a. Proses Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Gambar 4.11 Proses perencanaan dan pengendalian produksi

107

b. Proses Pelaksanaan Produksi

Gambar 4.12 Proses Pelaksanaan Produksi

108

c. Raw Material Preparation

Gambar 4.13 Proses Raw Material Preparation

109

Pada proses produksi dimulai ketika bagian PPIC menerima Sales order dari bagian Sales. Kemudian PPIC akan mengecek stok finished goods yang dipesan sesuai Sales order pada sistem iScala. Apabila stok finished goods tersedia, bagian PPIC akan melakukan konfrimasi jadwal pengiriman barang ke bagian Sales untuk dibuatkan Shipment proposal. Kemudian

dilanjutkan

dengan

proses

outbound

delivery oleh bagian Warehouse. Namun, apabila stok finished goods tidak tersedia, maka bagian PPIC akan melakukan proses produksi dengan mengecek kapasitas mesin pada sistem iScala, jika mesin tidak tersedia maka bagian PPIC harus menginformasikan ke bagian Sales untuk memastikan prioritas barang untuk dilakukan produksi. Jika barang tersebut memiliki prioritas tinggi maka bagian PPIC harus melakukan penjadwalan mesin dengan segera sesuai kebutuhan customer, namun jika barang tidak membutuhkan waktu yang cepat untuk dikirim ke customer dengan ketentuan maksimal 2 minggu barang akan dikirim ke customer sesuai standard perjanjian antara customer dengan PT. Plasticolors Eka Perkasa, bagian PPIC akan tetap melakukan penjadwalan mesin sesuai dengan urutan setelah melakukan entry Work order. Setelah itu, bagian PPIC akan memastikan bahwa raw material yang dibutuhkan dalam produksi tersedia. Apabila tidak tersedia, maka bagian PPIC akan melakukan konfirmasi ke bagian Warehouse untuk melakukan permintaan pembelian dengan membuat Purchase requisition yang dilanjutkan dengan proses pemebelian oleh bagian Purchasing. Namun, jika raw material telah tersedia untuk dilakukan proses produksi maka bagian PPIC yang sekaligus merangkap tugas sebagai Manager Production akan melakukan proses pelaksanaan produksi. Proses pelaksanaan produksi dimulai dengan bagian Production membuat Work Order pada sistem iScala. Kemudian, melakukan penjadwalan urutan mesin pada menu Work Center Planning sesuai permintaan customer. Setelah itu, bagian Production akan mencetak BOM List untuk dilakukan persiapan raw material oleh bagian Warehouse. Jika material telah disiapkan maka bagian Production akan melakukan weighing material sesuai kebutuhan material untuk produksi dalam BOM List. Kemudian, bagian Production akan membuat Job ticket untuk dilakukan proses Mixing dan Extrusion pada menu Dispatching/Reporting Screen. Setelah itu, bagian Production bisa melakukan mixing material dan melakukan Extrusion. Jika proses tersebut telah dilakukan, maka bagian Production akan melakukan reporting

110

operation pada Menu Dispatching/Reporting Screen sebagai laporan bahwa proses dispatching telah selesai dilakukan. Kemudian dilakukan reporting material consumptionpada menu Material Issues by WO dengan melakukan entry material sesuai dengan pemakaianya dalam produksi finished goods. Setelah finished goods telah selesai diproduksi maka bagian Production akan melakukan Receipt work order pada sistem iScala, pada Receipt work order akan dilakukan pemberian nomor Lot barang secara otomatis oleh sistem EPICOR iScala 2.3 dan menghasilkan dokumen WO Receipt Note. Kemudian, bagian Production akan memberikan sample finished goods kepada bagian Lab untuk dilakukan proses outgoing inspection sementara itu finished goods tersebut yang akan dilakukan packing ditaruh pada tempat penyimpanan produksi sementara sembari menunggu hasil QC. Jika hasil quality control menyatakan barang telah lulus QC, maka bagian Production akan melakukan Close Work order pada sistem iScala yang berarti Work order telah selesai dilakukan proses produksi menjadi finished goods sesuai dengan permintaan pada sales order. Kemudian, dilanjutkan pada proses outbound delivery oleh bagian Warehouse.

111

4.4.2.2. Supply Chain Process a. Inbound Delivery

Gambar 4.14 Proses Inbound Delivery

112

b.

Inline Inspection

Gambar 4.15 Proses Inline Inspection

113

c. Proses Retur barang ke Supplier

Gambar 4.16 Proses retur barang ke supplier

114

d. Outbound Delivery

Gambar 4.17 Proses Outbound Delivery

115

e. Outgoing Inspection

Gambar 4.18 Proses Outgoing Inspection

116

f. Proses Retur barang dari Customer

Gambar 4.19 Proses Penerimaan barang retur dari customer

117

Proses supply chain terbagi dalam beberapa proses seperti proses inbound delivery disertai dengan proses inline inspection, kemudian, proses outbound delivery beserta proses outgoing inspection dan proses retur dari customer serta proses retur ke supplier. Berikut ini penjelasan tentang proses supply chain. Proses inbound delivery dimulai ketika bagian Warehouse menerima barang berupa raw material dari supplier. Kemudian bagian Warehouse akan mengecek kesesuaian jumlah barang sesuai surat jalan supplier dan purchase order yang diberikan oleh bagian Purchasing melalui email. Apabila barang atau jumlah barang tidak sesuai dengan dokumen yang ada maka bagian Warehouse akan melakukan konfirmasi ke bagian Purchasing untuk segera diselesaikan masalahnya kepada supplier. Apabila barang telah sesuai maka bagian Warehouse akan menaruh barang tersebut ke dalam tempat penyimpanan sementara untuk dilakukan proses inline inspection oleh bagian Lab. Kemudian sample akan diberikan ke bagian Lab untuk melakukan quality control dalam proses inline inspection, bagian Lab akan melakukan pengujian sample raw material. Apabila, hasilnya barang tidak lulus QC, maka bagian Lab akan melakukan entry QC result pada menu Enter Quality Control Result yang menyatakan status Reject QC. Kemudian dilanjutkan dengan menginformasikan ke bagian Warehouse untuk dilakukan proses retur barang ke supplier. Bagian Warehouse akan melakukan konfirmasi retur ke bagian Purchasing. Jika disetujui maka bagian Purchasing akan melakukan konfirmasi ke bagian Warehouse untuk mempersiapkan barang retur. Bagian Purchasing akan melakukan Entry Purchase Order Return dengan PO Counter dengan kode Z yang menandakan PO retur dengan menginput negative quantity pada purchase order. Setelah itu bagian Warehouse akan mencetak dokumen PO return. Kemudian, bagian Warehouse akan menyerahkan dokumen PO return ke supplier yang akan mengambil barang retur. Namun, apabila barang telah lulus QC, maka bagian Lab akan melakukan entry quality control result bahwa status raw material telah Pass QC. Kemudian dilanjutkan dengan mencetak dokumen QC berupa QC result dan QC label. Setelah itu, bagian Lab akan memberikan dokumen QC serta sample barang ke bagian Warehouse. Kemudian, bagian Warehouse akan melakukan entry shipment memo

118

pada sistem dan dilanjutkan dengan mencetak Good receipt sebagai laporan ke bagian Purchasing bahwa barang telah diterima dan lulus QC. Kemudian, bagian Warehouse akan menempatkan barang sesuai lokasi rak pada gudang yaitu Warehouse 02 sebagai gudang penyimpanan raw material. Proses Outgoing inspection dimulai ketika bagian Lab menerima sample finished goods dari bagian Production. Kemudian, bagian Lab melakukan uji terhadap sample tersebut. Apabila hasilnya barang tidak lulus QC maka bagian Lab akan melakukan Entry Quality control result pada sistem dengan status Reject QC dan dilanjutkan dengan melakukan update formula BOM pada sistem sesuai revisi yang dilakukan dari hasil pengujian yang menyatakan barang tidak lulus QC. Kemudian, bagian Lab akan menginformasikan bagian Production untuk melakukan penjadwalan ulang produksi barang yang tidak lulus QC. Apabila, finished goods dinyatakan lulus QC, bagian Lab akan melakukan Entry Quality Control pada sistem iScala dengan status Pass QC. Kemudian, bagian Lab akan mencetak dokumen QC berupa QC label dan QC result, serta Certified of Analysis. Setelah itu,bagian Lab akan memberikan sample finished goods ke bagian Production. Setelah bagian Production melakukan packing barang dan dilanjutkan ke dalam proses outbound delivery dimana bagian Warehouse menerima dokumen QC dari bagian Production serta dokumen Shipment proposal dari bagian Sales. Kemudian, bagian Warehouse akan melakukan Entry Inven Withdrawal sebagai pencatatan bahwa barang akan dilakukan pengiriman sesuai Shipment proposal pada sistem iScala dan dilanjutkan dengan mencetak Delivery order pada menu Shipment notes. Kemudian bagian Warehouse akan menyiapkan barang sesuai delivery order dan melakukan pengiriman barang ke customer. Setelah itu, bagian Warehouse akan melakukan konfirmasi ke bagian PPIC dan bagian Sales bahwa barang telah dikirim. Dalam proses retur barang, jika terdapat laporan dari customer bahwa barang mengalami kerusakan dan akan diretur. Ada 2 kondisi dalam melakukan retur barang yaitu a. Retur barang dengan mengurangi jumlah invoice customer (SO credit note) artinya barang diretur dan tidak dilakukan pengiriman barang kembali ke customer melainkan dengan mengurangkan jumlah pembayaran pada invoice customer. Dalam kondisi ini bagian Sales

119

akan melakukan Entry Sales order return dengan SO counter R dengan negative quantity pada sistem yang akan dicatat sebagai SO return credit note yang berpengaruh kepada invoice customer (Account receivable invoice). b.

Retur barang dengan mengganti barang artinya barang diretur kemudian dilakukan produksi kembali atau dengan pembetulan barang retur jika kerusakan tidak parah kemudian dilakukan pengiriman ulang dengan delivery order yang baru. Dala kondisi ini bagian Sales akan melakukan Entry Sales order return dengan SO counter T disertai dengan negative quantity pada sistem yang akan dicatat sebagai SO stock replacement.

Setelah itu, bagian Sales akan mencetak Return order confirmation. Kemudian, bagian Warehouse akan melakukan Entry inven withdrawals sesuai dengan Return order confirmation dilanjutkan dengan mencetak Delivery order return. Kemudian, bagian Warehouse akan melakukan pengambilan barang retur dari customer dengan dokumen Delivery order return.

120

4.4.2.3. Use Case Diagram EPICOR iScala 2.3 Pada PT. Plasticolors Eka Perkasa

Gambar 4.20 Use Case Diagram “To Be Process” dengan EPICOR iScala 2.3

121

Warehouse a. Shipment Memo Bagian Warehouse akan membuat Shipment memo ketika barang yang dipesan telah diterima (proses inbound delivery). b. Inven Withdrawal Bagian Warehouse akan membuat Delivery order pada menu Inven Withdrawal setelah barang selesai diproduksi dan siap dikirim (proses outbound delivery). c. Inven Taking Bagian Warehouse akan melakukan Inven Taking setelah melakukan stok opname yaitu rekonsiliasi antara stok fisik pada gudang dengan stok pada sistem.

Lab a. Quality Control Bagian Lab akan menginput data Quality Control dari raw material atau Finished Good sesuai hasil QC yang dilakukan. b. Update Bill Of Material Bagian Lab akan melakukan update BOM apabila BOM yang sebelumnya telah dibuat membutuhkan revisi dan akan dilakukan perubahan formula.

Production a. Work Order Bagian Production akan membuat Work Order setelah menerima sales order. b. Work Center Planning Bagian Production akan membuat penjadwalan mesin pada menu Work Center Planning. c. Dispatch Operation

122

Bagian Production akan melakukan eksekusi work order dalam operasi produksi dengan mencetak Job Ticket serta melakukan pelaporan bahwa operasi telah selesai dilakukan jika proses produksi telah menghasilkan finished goods. d. Material Issues Bagian Production akan melakukan reporting material - material yang telah digunakan selama proses produksi dilakukan berdasarkan work order. e. Receipt Work Order Bagian Production akan melakukanReceipt Work Order, setelah Finished good telah selesai diproduksi. f. Close Work Order Bagian Production akan melakukan Close Work Order apabila Finished goods yang dihasilkan telah lolos uji QC.

Setelah melakukan pembahasan tentang proses bisnis yang akan digunakan dengan EPICOR iScala 2.3, akan dilakukan pembahasan mengenai penggunaan EPICOR iScala 2.3. Hal ini bertujuan untuk menyesuaikan kebutuhan PT. Plasticolors Eka Perkasa dengan EPICOR iScala 2.3.

4.4.3 Master Data Preparation Master data yang dibutuhkan dalam Supply Chain dan Production process PT. Plasticolors Eka Perkasa adalah Customer File, Supplier File, Inven Items, serta Work Center. Masing-masing master data yang disiapkan ke dalam sistem memiliki karakteristik yang berbeda. Berikut penjelasan mengenai penyusunan master data pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. 4.4.3.1 Customer File Customer File ini digunakan untuk memasukkan data customer dengan aturan penomoran kode customer sebagai berikut: 1

x

x

x

x

x

x

1

2

3

4

5

6

7

Tabel 4.5 Pengkodean Customer File

123

Digit

Keterangan

1

Menunjukkan module A/R, selalu angka 1 Menunjukkan

hubungan

dengan

PT.

Plasticolors Eka Perkasa

2

0 Customer Pihak Ketiga 1 Customer Hubungan Istimewa Menunjukkan Status Customer

0 Customer pada Kawasan Berikat

3

1 Customer pada Non Kawasan Berikat 4567

Menunjukkan nomor urut customer

Contoh Customer File: PT. FI – 1000001 4.4.3.2 Supplier File Supplier File ini digunakan untuk memasukkan data supplier dengan aturan penomoran kode supplier sebagai berikut:

2

x

x

x

x

x

x

1

2

3

4

5

6

7

Tabel 4.6 Pengkodean Supplier File

Digit

Keterangan

1

Menunjukkan module A/P, selalu angka 2

2

Menunjukkan Hubungan Supplier dengan PT. Plasticolors Eka Perkasa 0 Supplier Pihak Ketiga 1 Supplier Hubungan Istimewa

124

Digit

Keterangan

3

Menunjukkan Status supplier 0 Supplier Lokal 1 Supplier Impor

4 5 6 7 Menunjukkan nomor urut supplier

Contoh Supplier File : PT. AIT – 2000001

4.4.3.3 Inven Items Inven items terdiri dari Raw Material yang memiliki 12 digit, Semi Finished Goods yang memiliki 16 digit, serta Finished Goods yang memiliki 15 digit. Di bawah ini penjelasan mengenai karakteristik masing-masing:

a. Raw Material R

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Tabel 4.7 Kode Raw Material Digit

Keterangan Jenis Material

1

R

Raw Material

Klasifikasi Produk

234

ADP ADG ADL POP

POG

STP

STG

ENP

Additive, powder form Additive,granular form Additive, liquid form Resin Polyolefin, powder form Resin Polyolefin, granular form Resin Styrenic, powder form Resin Styrenic, granular form Engineering plastic,

125

Digit

5


ENG

PMP

PMG

TPP

TPG

PIP

PIG

PIT

DYP

Klasifikasi Warna 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Colour index for colourrant For white pigment TiO2 For flouresence colour For pearlesence colour

powder form Engineering plastic, granular form POM resin, powder form POM resin, granular form TPU resin, powder form TPU resin, granular form Pigment colourant, powder form Pigment colourant, granular form Pigment colourant, pasta form Dyes colourant, powder form White/ Neutral Yellow Orange Red Violet Blue Green Black Pearl

TIO FLO PRL

678

9 10 11 12

For additive : Filler Dispersing agent Resin Processing aid OBA UV absorber Anti oxidant Wetting agent Running Number

FRL DSP RSN PRA OBA UVA AOX WET

126

Contoh Raw Material : - Pe wax ACP 6A - RADG0DSP0001 - Zyncrostat 318 - RADL0PRA0002 b. Semi Finished Goods S

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Tabel 4.8 Kode Semi Finished Goods Digit


1

S Klarifikasi Produk 01 02

03 04 05 06 07 08 21 23 4

22

23 24 25 26 27 28 41 42

Semi Finished Good

MPE/ MFPE /MFPP / MPP / MFTPV MFPS / MHIPS / MFAS / MABS / MFACR / MFABS / MFHIPS / MFSAN / PFABS / MPS MFPC MFPET / MFPES MFPA MFPBT MFTPE MFPOM CPE/ CFPE / CFPP / CPP / CFTPV CFPS / CHIPS / CFAS / CABS / CFACR / CFABS / CFHIPS / CFSAN / CFABS / CPS CFPC CFPET / CFPES CFPA CFPBT CFTPE CFPOM FE/ FFPE / FFPP / FPP / FFTPV FFPS / FHIPS / FFAS / FABS / FFACR / FFABS / FFHIPS / FFSAN / FFABS / FPS

127

Digit

5

6

9 10 11 12 13 14

15 16

Keterangan Jenis Material 43 44 45 46 47 48 P D A M Klarifikasi Warna 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Colour index for colourant For white pigment TiO2 For flouresence colour For pearlesence colour For additive : Filler Dispersing agent Processing aid OBA UV absorber Anti oxidant Wetting agent For Mixed Processing aid Product Code Re-Formulation Pigment’s percentage 1% - 99% IF 1.5 0.5

Contoh Semi Finished Goods :

FFPC FFPET / FFPES FFPA FFPBT FFTPE FFPOM Pigmet Dyes Additive Mixed

White/neutral Yellow Orange Red Violet Blue Green Black/Brown Pearl Additive

TIO FLO PRL

FLR DSP PRA OBA UVA AOX WET PRE PRA

Jan-99

01-99 2% 1%

128

- PLAST NUCLEATING MFPE A 907 [5%]S01A9PRAA9070005 - PLAST WHITE MFPE 1.2 JT [RFC 5] - S01P0TIORFC50002 c. Finished Goods F

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Tabel 4.9 Kode Finished Goods Digit


1

F Klarifikasi Produk 01 02

03 04 05 06 07 08 21 2,3

22

23 24 25 26 27 28 41 42

Finished Good

MPE/ MFPE /MFPP / MPP / MFTPV MFPS / MHIPS / MFAS / MABS / MFACR / MFABS / MFHIPS / MFSAN / PFABS / MPS MFPC MFPET / MFPES MFPA MFPBT MFTPE MFPOM CPE/ CFPE / CFPP / CPP / CFTPV CFPS / CHIPS / CFAS / CABS / CFACR / CFABS / CFHIPS / CFSAN / CFABS / CPS CFPC CFPET / CFPES CFPA CFPBT CFTPE CFPOM FE/ FFPE / FFPP / FPP / FFTPV FFPS / FHIPS / FFAS / FABS / FFACR / FFABS / FFHIPS / FFSAN / FFABS /

129

Digit

Keterangan Jenis Material 43 44 45 46 47 48 F H Klarifikasi Warna 0 1 2 3 4 5 6 7

4

5

8

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

9 Product Code Re-Formulation Sample Option Remarks

FPS FFPC FFPET / FFPES FFPA FFPBT FFTPE FFPOM Food Contact Heavy Metal

White/neutral Yellow/Corn Silk Orange Red/Pink Violet/Purple Blue Green/Turquoise Black/Brown/Grey/Cream/P each Pearl/Silver/Gold/Sparkle/Ir on Additive/UV 00 – 99 0 (No Option), A - Z 00 - 99

Contoh Finished Goods : - PLAST GOLD MFPP 7304 A - F01F80730400A - PLAST RED MFPP 7373 - F01F307373000 4.4.4 Company Setup Melakukan company setup bertujuan untuk mengisi data yang berkaitan dengan perusahaan. Company setup berisi data perusahaan, modul yang terkait dalam proses implementasi, menentukan company parameters, serta pengaturan ketentuan akuntansi yang berlaku pada PT. Plasticolors Eka Perkasa yang disusun oleh pihak consultant. Berikut adalah rancangan mengenai company setup yang akan digunakan pada Epicor iScala 2.3 pada PT. Plasticolors Eka Perkasa :

130

Tabel 4.10 Company Setup parameter Window

Description

1

SCALA COMPANY SETUP Company Code Company Name

Value

1 PT. Plasticolors Eka Perkasa

EMU Conversion was not done Reference ISO Country Code

IDN

Indonesia

City

ID-09-05

Bekasi Kab. Jawa Barat

County/State/Region

Wilayah Indonesia Barat

ZIP Code

17550

District Code Public Area (Street Name)

Jalan Akasia II

Street Number Delta Silicon Industrial Park Address

Lippo Cikarang Jl Akasia II Blok A5 No. 10 Bekasi, 17550, Indonesia Jl. Akasia II Blok A5 No. 10A

Telephone

Delta Silicon Ind. Park Serang – Cikarang Selatan, Bekasi 17550 6221-8990-0155/56

Fax Number

6221-8990-9438/39

VAT Address

Telex Bank Bank Giro No. Post Giro No. Tax Reg.No.

01.679.716.9.413.000

Municipal Reg. No. State Reg. No. Remarks Contact Person Contact Telephone Currency Consolidation

0 IDR No

Stat. Period

0

999999

Stat. YTD

0

999999

131

Window

Description

Value

Domestic Currency Code

0 IDR

Calendar Collection CRM Currency

0 IDR

Hyperion Company Code 2

MODULE SELECTION Material Production Control -

Yes

Master Planning

Yes

Sales Order

Yes -

Order Consolidation

Purchase order

Yes

-

Requisitions

Yes

-

Consolidated GRN

Stock Control

Yes Yes

-

Lead Time Management Box Handling in Common

No

-

Available To Promise Inventory

No

-

Drop Shipment

Yes

-

Enhanced BIN Functionality

Yes

-

Enhanced Batch Functions

Yes

-

SPC/SRP Data

Yes

-

Serial Numbers

Yes

-

Product Structure

Yes

-

Quality Control

Yes

Picking

Statistics

3

Yes

No

Yes

SYSTEM ATTRIBUTES/COMPANY [1/3] Tax Engine

0

Tax Calculation Rule

Yes

Tax Calculation Method

Yes

Withholding Tax Mode

0

Date Format

2

Decimal in Own Currency

2

FASB-52

Yes

Rounding Off Facility

Yes

Company Code for Currency

01

Numerical Format

2

Minimum Coin:

132

Window

Description

Value

Cash Discount on Gross

Yes

Country Code

62

Separator for Date Format

-

System Log

Yes

Audit Trial

Yes

Document Log

Yes

Currency

IDR

Basis for Tax Calculation

No

Common Sales Ledger

No

Common Purchase Ledger

No

Use ANSI

No

First Day in a Week

Mon

First Week in a Year

0

Allow Red Storno

No

Default

Business

Data AME

American

Language 4

SYSTEM ATTRIBUTE/COMPANY [2/3] Invoice Numbering Mode

1

Central Invoice Number

1

Central Credit-Note No

900001

Internal Invoice Number

800001

Prefix Invoice/Credit Memo

11-

Invoice Official Form Series

Counter Length:

Length Certificate Thumbprint PAC Code

0

Long Date Format

DDDDMMMMYYYY

Time Format

Hhmmsstt

Separator for Time Format

:

AM Symbol

AM

PM Symbol

PM

133

Window

Description

Value

Calendar Start Time

0930

Calendar End Time

1830

Calendar Time Scale

3

Show Week Number

Yes

Working Time Type Group Working Day Type Group

ACC. DIMENSIONS [3/3] NO

LEN

NAME

5

R 0

7

Account

ACCT

1

5

CostCenter

CC

2

4

Product

PRD

3 4 5 6 7 8 9 6

HEADE

Segment

Number 3

Project Fix Coding String

No

134

Gambar 4.21 TampilanTab iScala Menu Company Setup Tab Scala Company Setup terdiri dari:

135

1. Company Code, Current Financial Year, Company Name, dan Reference.Company Code merupakan penamaan kode perusahaan dari PT. Plasticolors Eka Perkasa dalam sistem aplikasi EPICOR iScala 2.3, Current Financial Year merupakan tahun fiskal sistem aplikasi dijalankan, Company Namemerupakan nama perusahaan yang diisi dengan PT. Plasticolors Eka Perkasa

selaku

perusahaan

yang

menggunakan

EPICOR iScala 2.3, dan Reference merupakan pihak yang bertanggung jawab atas perusahaan. 2. ISO Country Code merupakan kode negara tempat perusahaan berada, City, County, ZIP code, District code, Public Area (street name), street number. 3. Address, terdiri dari 7 baris dan setiap baris memuat maksimal 35 karakter. 4. Sls TaxAddress, merupakan nama tempat perusahaan mendaftarkannyadi dalam pajak. 5. Telephone, Fax Number dan Telex 6. Bank, bank utama untuk transaksi-transaksi umum yang berlangsung di PT. Plasticolors Eka Perkasa, Bank Giro Number dan Post Giro Number digunakan untuk pembayaran ke supplier dan dicatat ke account payable. 7. Tax Reg. Number, Municipal Reg. Number 8. State Reg. Number

136

9. Remarks sebagai catatan tambahan, seperti : laporan dan prosedur yang perlu diperhatikan. 10. Contact Person, Contact Telephone. 11. Currency 12. Consolidation Consolidation digunakan untuk membuat laporan keuangan konsolidasi dengan metode konsolidasi sebagai berikut: 1. Konsolidasi berdasarkan Company 2. Konsolidasi berdasarkan Consolidate Year 3. Konsolidasi berdasarkan Account Translation 4. Konsolidasi berdasarkan Table for Currency Conversion 5. Konsolidasi berdasarkan Continous Consolidation 13. Statistic period, penetapan tanggal transaksi, tanggal yang telah melebihi tanggal yang telah ditentukan tidak akan dimasukkan dalam periode berikutnya. 14. Stat. YTD, penetapan tanggal transaksi, tanggal yang telah melebihi tanggal yang telah ditentukan tidak akan dimasukkan dalam tahun berikutnya.

15. Domestic Currency Code, merupakan kode kurs mata uang tempat perusahaan berada.

137

16. Callendar Collection 17. CRM Currency, merupakan nilai tukar kurs. 18. Hyperion Company Code

4.4.5 Supply Chain Configuration Setelah melakukan company setup, akan dilakukan konfigurasi dari setiap modul yang ada pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. Modul yang mendukung Supply Chain Process terdiri dari beberapa modul diantaranya, modul Order Entry, modul Purchase Order, modul Inven Control. 4.4.5.1 Sales Configuration Berikut ini adalah konfigurasi pada Modul Order Entry yang digunakan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa dalam supply chain process. :

4.4.5.1.1

Shipment Address Shipment

Addresses

digunakan

untuk

mendata

alamat

pengiriman ke customer.Shipment Addresses digunakan dua alamat dikarenakan beberapa customer yang dimiliki oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa memiliki lebih dari satu alamat pengiriman dan memungkinkan perusahaan mengirimkan barang di salah satu atau kedua alamat tersebut. Tabel 4.11 Shipment Addresses

4.4.5.1.2

Code

Description

00

Alamat pertama

01

Alamat kedua

Shipment Terms

138

Shipment Terms digunakan untuk mendata aturan pengiriman barang yang beragam jenisnya untuk setiap customer. Dalam penggunaanya Shipment Terms pada PT. Plasticolors Eka Perkasa menggunakan dua jenis aturan pengiriman barang yaitu a. Franco gudang digunakan apabila pada perjanjian, PT. Plascticolors Eka Perkasa sebagai pihak penjual akan menanggung biaya pengiriman barang dari gudang ke gudang customer nya. b. Loco gudang digunakan apabila customerdari PT. Plasticolors Eka Perkasa sebagai pihak pembeli yang menanggung biaya pengiriman barang dari gudang perusahaan ke gudang customer.

Tabel 4.12 Shipment Terms

4.4.5.1.3

Code

Description

00

Franco Gudang

01

Loco Gudang

Shipment Method Shipment

Method

digunakan

untuk

mencatat

metode

pengiriman barang yang dijual ke customer. Pengiriman dapat dilakukan oleh perusahaan sebagai pihak penjual, menggunakan jasa pihak ketiga atau mungkin juga menggunakan jasa pihak ketiga. Tabel 4.13 Shipment Method Code

Description

0

Own Transportation

1

By Courier

2

Pick Up by Customer

139

4.4.5.1.4

Customer Categories Customer Categories digunakan untuk mengelompokkan customer berdasarkan bidang bisnis agar mudah dalam mencari produk pesanan yang disediakan PT. Plasticolors Eka Perkasa.

Tabel 4.14 Customer Categories List

4.4.5.1.5

Code

Description

01

Building Construction

02

Packaging

03

Home Appliance/Electronic

04

Film

05

Fiber

06

Automotive

07

Others

Transaction processing Berikut transaksi pada Modul Order Entry yang digunakan untuk mendukung Supply chain process pada PT. Plasticolors Eka Perkasa : 4.4.5.1.5.1 Create Delivery Order Kegiatan yang dilakukan untuk mendukung proses outbound delivery dimana barang keluar dan stok akan tercatat

berkurang

setelah

dilakukan

Enter

Inven

Withdrawals, kemudian baru dapat dilakukan print dokumen Delivery Order pada EPICOR iScala 2.3. Berikut ini adalah tabel urutan pembuatan Delivery Order :

140

Tabel 4.15 Delivery Order Sequences Sequence 1

Description

iScala Function

Enter Inventory

Order Entry -

Withdrawals

Shipments/InvoicingEnter Inven Withdrawals

2

Print out Delivery Order

Order Entry – Print documents – Shipment Notes

Gambar 4.22 Tampilan Menu Inven Withdrawals iScala pada Modul Order Entry

4.4.5.1.5.2 Return Process from Customer Kegiatan yang dilakukan untuk mendukung proses retur barang dari customer, ketika adanya laporan bahwa customer melakukan retur barang bagian Warehouse akan melakukan Enter inven withdrawals sesuai dengan return order confimation yang dibuat oleh bagian Sales. Setelah itu baru dapat membuat Delivery order return. Berikut ini ada tabel urutan pembuatan delivery order return :

141

Tabel 4.16 Return process sequences Sequence

Description

1

Enter Inven Withdrawals

Order Entry –

Return

Shipments/Invoicing

iScala Function

– Enter Inven Withdrawals 2

Print Delivery Order

Order Entry – Print

Return

Documents – Shipment Notes

4.4.5.1.6

Documents Dalam modul Order Entry EPICOR iScala 2.3, ada dua tipe format dokumen yang dihasilkan, yaitu: i. Standard DDF hanya berupa teks ii. Standard RPT berupa Logo dan teks Dokumen Delivery Order digunakan untuk mendukung proses outbound delivery, apabila dokumen telah dicetak maka barang dapat dikirim ke customer sesuai standard prosedur yang ada. Pada dokumen Return Order Confirmation dan Delivery Order return digunakan pada saat melakukan pengambilan barang retur pada customer. Tabel 4.17 Document List modul Order Entry No.

Report

Type

1

Delivery Order

iScala Standard DDF or RPT

2

Delivery Order return


142

Gambar 4.23 Tampilan Dokumen Delivery Order dalam Standard RPT 4.4.5.2 Purchase Configuration Berikut ini adalah konfigurasi pada Modul Purchase Order yang digunakan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa :

4.4.5.2.1

Shipping Addresses Shipping Address digunakan untuk mendata alamat pengiriman supplier. Shipping Addresses menggunakan dua alamat pengirim dari supplier PT. Plasticolors Eka Perkasa dikarenakan beberapa supplier memiliki lebih dari satu alamat. Berikut ini adalah daftar alamat supplier :

Tabel 4.18 Shipping Addresses

143

4.4.5.2.2

Code

Description

00

Alamat pertama

01

Alamat kedua

Shipment Terms Shipment Terms digunakan untuk mendata aturan pengiriman barang yang beragam jenisnya untuk setiap supplier. Dalam penggunaanya Shipment Terms pada PT. Plasticolors Eka Perkasa menggunakan dua jenis aturan pengiriman barang yaitu a. Franco gudang digunakan apabila pada perjanjian, supplier dari PT. Plascticolors Eka Perkasa sebagai pihak penjual akan menanggung biaya pengiriman barang dari gudang supplier ke gudang PT. Plasticolors Eka Perkasa. b. Loco gudang digunakan apabila PT. Plasticolors Eka Perkasa sebagai pihak pembeli yang menanggung biaya pengiriman barang dari gudang supplier ke gudang PT. Plasticolors Eka Perkasa. Berikut ini adalah supplier shipment terms: Tabel 4.19 Shipment Terms

4.4.5.2.3

Code

Description

00

Franco Gudang

01

Loco Gudang

Shipment Method Shipment

Method

digunakan

untuk

mencatat

metode

pengiriman barang yang dibeli dari supplier. Pengiriman dapat dilakukan oleh supplier, menggunakan transportasi pihak ketiga atau mungkin juga diambil sendiri oleh pihak pembeli yaitu PT.

144

Plasticolors Eka Perkasa. Berikut ini adalah daftar supplier shipment method: Tabel 4.20 Shipment Method Code

4.4.5.2.4

Description

0

On Land

1

By Courier

2

Pick Up

Supplier Categories Supplier Categories digunakan untuk mengklasifikasikan supplier agar mudah dalam mencari supplier sesuai dengan klasifikasi produk dan jasa yang disediakan oleh supplier tersebut.Berikut ini adalah daftar categories supplier : Tabel 4.21 Supplier Categories List Code

4.4.5.2.5

Description

01

Pigment

02

Resin

03

Stationery

04

Spare Part Machine

05

Computer

06

Automotive

07

Service

08

Electronic

09

Chemicals & Additives

10

Nylon & Fabrics

11

Film & Adhesives

12

Construction

13

Ink & Dyes

14

Masterbatch & Polymer

15

Retail

Transaction Processing

145

Berikut transaksi pada Modul Purchase Order yang digunakan untuk mendukung Supply chain process pada PT. Plasticolors Eka Perkasa : 4.4.5.2.5.1 Create Goods Received Notes Kegiatan yang dilakukan untuk mendukung proses inbound delivery dimana barang masuk dan stok bertambah setelah dilakukan Enter Shipment Memo pada EPICOR iScala 2.3. Kemudian, dokumen goods received notes baru dapat dicetak. Berikut ini adalah tabel urutan pembuatan Goods Received Notes : Tabel 4.22 Goods Received Notes Sequences Sequence 1

Description Enter Shipment Memo

iScala Function Purchase Order – Shipments/Invoices – Enter Shipment Memo

2

Print out Goods Received Purchase Order – Notes

Print Documents – Goods Received Notes

Gambar 4.24 Tampilan Menu Shipment Memo iScala pada Modul Purchase Order

146

4.4.5.2.5.2 Return Process to Supplier Kegiatan ini dilakukan dalam proses retur barang kepada supplier ketika bagian Purchasing telah melakukan entry purchase order return, bagian Warehouse akan mencetak dokumen Purchase order return untuk melakukan retur kepada supplier. Berikut ini adalah tabel urutan mencetak purchase order return : Tabel 4.23 Print Purchase Order Return Sequences Description

Sequence 1

iScala Function

Print Purchase Order

Purchase Order –

Return

Print Documents – Print of Purchase Order

4.4.5.2.6

Documents Dalam modul Purchase Order EPICOR iScala 2.3, ada dua tipe format dokumen yang dihasilkan, yaitu: i. Standard DDF hanya berupa teks ii. Standard RPT berupa Logo dan teks Dokumen Goods Received Notes digunakan pada saat proses inbound delivery sebagai bukti penerimaan barang bahwa raw material yang dibeli telah diterima oleh bagian Warehouse. Serta, dokumen purchase order return digunakan pada saat proses retur barang ke supplier. Tabel 4.24 Documents List modul Purchase Order No.

Report

Type

1

Goods Received Notes


2

Purchase Order return


147

Gambar 4.25 Tampilan Dokumen Good Receipt dalam Standard RPT

Gambar 4.26 Tampilan Dokumen Purchase Order Return dalam Standard RPT

148

4.4.5.3

Inventory Configuration Berikut ini adalah konfigurasi pada Modul Inven Control yang digunakan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa :

4.4.5.3.1

Warehouse File Warehouse file digunakan untuk mendeksripsikan gudang yang ada pada PT. Plasticolors Eka Perkasa dengan fungsi yang berbeda. a.

Main Warehouse merupakan gudang dimana tempat penyimpanan finished goods hasil dari produksi yang telah dilakukan QC dan juga sebagai tempat pengiriman barang ke customer.

b.

Production Warehouse merupakan gudang dimana tempat penyimpanan raw material yang dibutuhkan untuk produksi barang dan juga sebagai tempat penerimaan barang dari supplier, serta tempat menampung sementara barang selama proses quality control dilakukan.

Berikut ini adalah daftar warehouse : Tabel 4.25 Warehouse List Warehouse

Description

01

Main Warehouse

02

Production Warehouse

Gambar 4.27 Tampilan Menu Snap Search Warehouse pada EPICOR iScala 2.3

149

4.4.5.3.2

Bin File Bin file digunakan untuk mengklarifikasikan bagian-bagian binyang ada pada masing-masing warehouse agar secara jelas dan detaillokasi barang dalam warehouse. a. Pada Warehouse 01 memiliki dua bin yang terbagi menjadi Finished Goods sebagai tempat penyimpanan barang yang akan dikirim ke customer, Return Customer sebagai tempat penerimaan retur barang dari customer. b. Warehouse 02 memiliki lima bin yang terdiri dari temporary storage sebagai tempat penyimpanan sementara, repacking sebagai tempat packing barang hasil produksi, material for production sebagai tempat menyimpan raw material yang digunakan untuk produksi, incoming material supplier merupakan bin dalam gudang sebagai tempat penerimaan raw material dari supplier, dan return material supplier sebagai tempat retur barang ke supplier. Berikut ini adalah daftar Bin pada setiap warehouse: Tabel 4.26 Bin List Warehouse

Bin Code

Description

01

011F

Finished Goods

01

011R

Return Customer

02

0201

Temporary Storage

02

0211

Repacking

02

0212

Material For Production

02

021I

Incoming Material Supplier

02

021R

Return Material Supplier

150

Gambar 4.28 Menu Snap Search bin pada Warehouse 01 EPICOR iScala 2.3

Gambar 4.29 Menu Snap Search bin pada Warehouse 02 EPICOR iScala 2.3

4.4.5.3.3

Warehouse Area Warehouse Area digunakan untuk mendeksripsikan area pada setiap warehouse yang ada agar dapat dikelompokkan area – area pada warehouse. Ada dua warehouse area yang ada pada warehouse 01 yaitu Demo area yang digunakan sebagai tempat dimana barang telah dipacking dan siap dikirim ke customer, Faulty Area sebagai tempat dimana barang retur dari customer diterima. Pada warehouse 02 memiliki empat area yang terdiri dari Extrusion area yaitu tempat dimana area produksi melakukan proses extrusion material menjadi finished goods, Main area sebagai tempat dimana raw material yang dibutuhkan untuk produksi, Mixing area sebagai tempat terjadinya proses mixing material, serta Receiving area dimana tempat yang digunakan untuk menerima raw material dari supplier.

151

Berikut ini adalah daftar warehouse area: Tabel 4.27 Warehouse Area List

4.4.5.3.4

Warehouse

Warehouse Area

Warehou

Warehouse

Area

name

se Code

Name

01MA

Demo Area

01

Main WH

01RA

Faulty Area

01

Main WH

02EA

Extrusion Area

02

02MA

Main Area

02

02MX

Mixing Area

02

02RA

Receiving Area

02

Production WH Production WH Production WH Production WH

Unit File Unit file digunakan untuk mengklarifikasikan jenis-jenis satuan unit yang digunakan dalam mengukur barang yang digunakan pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. Pada kode unit file memiliki 4 digit code sehingga memudahkan user melakukan penambahan satuan unit yang dibutuhkan serta dapat diklarifikasikan ke dalam satu kategori seperti pada kode 0000,0001 dan 0002 dapat dikategorikan menjadi 1 kategori yaitu kategori berat. Berikut ini adalah daftar unit file: Tabel 4.28 Unit File List Code

Description

0000

KG

0001

Gram

0002

Ton

0003

Pcs

0004

Box

152

0005

4.4.5.3.5

Unit

Product Groups Product Groups digunakan untuk mengklarifikasikan produkproduk yang ada pada material-material yang digunakan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa. Berikut ini adalah daftar product groups: Tabel 4.29 Product Groups Code

Description

00

Not Applicable

01

MPE/MFPE/MFPP/MPP/MFTPV

02

MFPS/MHPS/MFAS/MABS/MFAC

03

MFPC

04

MFPET/MFPES

05

MFPA

06

MFPBT

07

MFTPE

08

MFPOM

09

Powder Blend/PolyOlefin F

10

Powder Blend/Styrene F2

11

Powder Blend/PCF3

12

Powder Blend/PET F4

21

CPE/CFPE/CFPP/CPP/CFTPV

22

CFPS/CHIPS/CFAS/CABS

23

CFPC

24

CFPET/CFPES

25

CFPA

26

CFPBT

27

CFTPE

28

CFPOM

41

FE/FEPE/FEPP/FPP/FFTPV

42

FFPS/FHIPS/FFAS/FASS

43

FFPC

153

Code

4.4.5.3.6

Description

44

FFPET/FFPES

45

FFPA

46

FFFBT

47

FFTPE

48

FFPOM

ADG

Additive Granular Form

ADL

Additive Liquid Form

ADP

Additive, powder form

DYP

Dyes Pigment

ENG

Enginering Plastic, Granul

ENP

Enginering Plastic, Powder

PIG

Pigment Colourant, Granule

PIP

Pigment Colourant, Powder

PIT

Pigment Colourant, Pasta

PMG

POM Resin, Granular Form

PMP

POM Resin, Powder Form

POG

PolyOlefin Granular

POP

Resin PolyOlefin, Powder

STG

Resin Styrenic, Granular

STP

Resin Styrenic, Powder

TPG

TPU Resin, Granular Form

TPP

TPU Resin, Powder Form

QC Categories QC categories terbagi menjadi empat bagian dengan deskripsi berbeda-beda untuk menjelaskan status barang setelah dilakukan Quality Control. a. Pass QC artinya barang baik berupa finished goods atau raw material telah dilakukan uji sample dan hasilnya lulus standardquality control.

154

b. Return to Supplier apabila raw material yang telah dilakukan uji dinyatakan tidak lulus dan harus dilakukan retur kepada supplier. c. Reject QC artinya finished goods yang telah dilakukan uji dinyatakan tidak lulus dan harus dilakukan perubahan bill of material atau pengulangan produksi. d. Pending for QC, artinya material berupa finished goods atau raw material sedang dalam proses quality control. Berikut ini adalah daftar QC categories : Tabel 4.30 QC Categories QC Code

Description

Lot Status Code

00

Pass QC

0

10

Return to Supplier

0

20

Reject QC

0

99

Pending for QC

9

(Default)

4.4.5.3.7

Transaction Processing Berikut transaksi pada Modul Inven Control yang digunakan untuk mendukung Supply chain process dan Production process pada PT. Plasticolors Eka Perkasa : 4.4.5.3.7.1 Quality Control Kegiatan yang dilakukan ketika bagian Lab telah melakukan quality control baik pada proses inline maupun outgoing inspection pada sistem sebagai pelaporan hasil quality control pada barang. Berikut ini tabel urutan dalam melakukan Quality Control : Tabel 4.31 Quality Control sequences Sequence 1

Description

iScala Function

Enter Quality Control

Inven Control –

Result

Quality Control – Quality Control – Enter Quality

155

Sequence

Description

iScala Function Control Results

2

Print Quality Control

Inven Control –

Result

Quality Control – Quality Control – Print Quality Control Results

3

Print QC Labels

Inven Control – Quality Control – Quality Control – Print QC Labels

Gambar 4.30 Tampilan Menu Quality Control iScala pada Modul Inven Control 4.4.5.3.7.2 Inven Taking Basis Kegiatan yang dilakukan untuk melakukan pencatatan rekonsiliasi stok fisik pada gudang dengan stok pada sistem

156

EPICOR iScala 2.3 setiap pertengahan tahun dan akhir tahun. Berikut ini merupakan tabel urutan dalam melakukan Inven taking : Tabel 4.32 Inven Taking Sequences Sequence

Description

1

Print Physical Inven List

iScala Function Inven Control – Reports – Inven Reports – Physical Inven List

2

Print Stock Taking Basis

Inven Control – Reports – Inven Reports – Stocktaking Basis

3

Entry Inven Taking

Inven Control – Transactions – Enter Transaction – Inven Taking

Gambar 4.31 Tampilan Menu Inven Taking iScala pada Inven Control

157

4.4.5.3.8

Documents Dalam modul Inven Control EPICOR iScala 2.3, ada dua tipe format dokumen yang dihasilkan, yaitu: i. Standard DDF hanya berupa teks ii. Standard RPT berupa Logo dan teks Dokumen Quality Control result digunakan sebagai dasar dalam laporan bahwa barang telah dilakukan uji dan apabila barang berupa raw material atau finished goods yang telah lulus uji akan ditempel Quality Control Labels. Dokumen Physical Inven List dicetak dan digunakan untuk melihat stok secara fisik melalui sistem, stok yang memiliki nilai quantity artinya stok tersebut ada di gudang dan dapat dilakukan stock opname, untuk dokumen Stock Taking Basis dicetak sebagai dokumen pendukung pencatatan stock opname, user akan mencatat pada dokumen tersebut sebelum menginput pada sistem di menu Inven Taking dan Inven Taking Report adalah laporan yang muncul sebagai hasil dari input data stok yang dilakukan user pada Inven Taking.

Tabel 4.33 Documents List modul Inven Control No.

Report

Type

1

Quality Control Result


2

QC Labels


3

Physical Inven List


4

Stock Taking Basis


158

Gambar 4.32 Tampilan Document QC Labels

Gambar 4.33 Tampilan Document Physical Inven List

159

Gambar 4.34 Tampilan Document Stock Taking Basis

4.4.5.3.9

Reports Dalam Modul Inven Control, terdapat empat laporan yang dihasilkan dari transaksi yang dilakukan seperti pada saat melakukan Delivery Order, Good Receipt, Material Issues,dan Inven Taking. Laporan tersebut berupa Inven Received Note yaitu laporan yang digunakan sebagai hasil dari penerimaan barang berupa raw material dari supplier yang masuk ke gudang, Inven Issue Note berupa laporan barang keluar berupa finished goods yang dikirimkan ke customer yang keluar dari gudang, Inven Transaction List berupa laporan transaksi keluar masuknya barang dari gudang ke gudang lain atau ke tempat tujuan lain, Inven Taking Report berupa laporan hasil dari rekonsiliasi antara stok fisik dengan stok pada sistem EPICOR iScala dapat

160

digunakan untuk melihat selisih barang yang ada sehingga dapat mengontrol jumlah barang yang ada. Tabel 4.34 Report List pada Modul Inven Control No.

Report

Type

1

Inven Received Note


2

Inven Issue Note


3

Inven Transaction List


4

Inven Taking Report


Gambar 4.35 Report Inven Transaction List

161

4.4.6 Manufacturing Production Configuration Berikut ini adalah konfigurasi pada modul Manufacturing Production Control yang ada pada PT. Plasticolors Eka Perkasa. 4.4.6.1 Work Center File Work center terbagi dalam 2 jenis operasi yang digunakan dalam proses produksi yaitu Extrusion dan Mixing. Berikut penjelasan masing-masing operasi: 4.4.6.1.1 Extrusion Categories Extrusion categories digunakan untuk membagi jenis mesin operasipeletizing ke dalam beberapa jenis sesuai kapasitas mesin yang digunakan dalam proses produksi. Pada PT. Plasticolors Eka Perkasa memiliki 4 jenis mesin Extruder yang digunakan dalam proses extrusion, masingmasing memiliki kapasitas maksimum yang berbeda dalam melakukan proses yang dilakukan selama 1 jam, mulai dari 25 kg, 150 kg, 250 kg, hingga 300kg. Berikut ini adalah daftar work center extrusion yang digunakan : Tabel 4.35 Extrusion Categories List Work Center

Description

Family

Type

Group E01

E02

E03 E04

Extruder 1 (25

Extrusion

Kg/hour) Extruder 2 (150

Extrusion


Extrusion


Extrusion

EXTRUDER

EXTRUDER

EXTRUDER EXTRUDER

162

Kg/hour)

4.4.6.1.2 Mixing Categories Mixing categories digunakan untuk mengklarifikasikan mesin operasi pencampuran yang digunakan pada proses produksi ke dalam beberapa jenis sesuai kapasitas mesin. Pada PT. Plasticolors Eka Perkasa, work center kedua yaitu Mixing, memiliki 10 jenis mesin mixing yang memiliki kapasitas

maksimum

yang

berbeda-beda,

yang

dapat

digunakan secara bersamaan dalam suatu proses produksi untuk mencampur material.Berikut ini adalah daftar work center mixing: Tabel 4.36 Mixing Categories List Work Center

Description

Family

Type

M01

Mixaco (75 Kg)

Mixing

MIXER

M02

MTI (50 Kg)

Mixing

MIXER

Mixer Kecil (50

Mixing

MIXER

Mixing

MIXER

Group

M03

M04

Kg) Mixer Besar (1000 Kg)

M05

Tumbler 1 (25 Kg)

Mixing

MIXER

M06

Tumbler 2 (25 Kg)

Mixing

MIXER

M07

Tumbler 3 (25 Kg)

Mixing

MIXER

M08

Tumbler 4 (25 Kg)

Mixing

MIXER

M09

Tumbler 5 (25 Kg)

Mixing

MIXER

M10

Tumbler 6 (25 Kg)

Mixing

MIXER

163

4.4.6.2 Scrap Code Scrap code digunakan untuk mengklarifikasikan scrap / sisa hasil produksi yang memiliki kategori yang berbeda-beda. Berikut ini daftar scrap code yang digunakan :

Tabel 4.37 Scrap code list Code

Description

01

Extrusion scrap

02

Line adjustment

03

Process inspection sample

04

Out of diameter

05

Change lot

06

Discolour

07

Underweight

08

Out of fill %

4.4.6.3 Machine Down Time Code Machine

down time code digunakan untuk mencatat

keterangan pada mesin yang berhenti saat proses produksi. Berikut ini daftar kode yang digunakan :

Tabel 4.38 Machine down time list Code

Description

01

Machine Adjustment

02

Waiting Material

03

Repair

04

Regular Maintenance

05

Wait consumables

06

Operator Loss

07

Setup Up

164

08

QC Sample

09

Meal

10

Unqualified Raw Material

4.4.6.4 Generic Calender Generic calender digunakan untuk mencatat waktu proses mesin yang digunakan secara umum serta sebagai dasar dalam menentukan routing pada setiap work centre yang digunakan. Berikut ini adalah daftar generic calender yang digunakan : Tabel 4.39 Generic Calender list Generic

Description

Start Time

End Time

Calender 1

0 hours

NA

NA

8

8 hours

0830

1630

16

16 hours

0700

1500

1500

2300

0700

1500

1500

2300

2300

0700

24

24 hours

4.4.6.5 Calender Calender digunakan untuk mencatat keterangan waktu kerja mesin pada pengaturan work centre. Berikut ini adalah daftar calender yang digunakan : Tabel 4.40 Calender list Calender

Generic Calender

Description

100

8

8 Hours

200

16

16 Hours

300

24

24 Hours

999

1

0 hrs

4.4.6.6 Bill of Material BOM yang digunakan mempunyai komponen yang berbedabeda di setiap finished goods yang diproduksi. Berikut diberikan

165

rincian komponen BOM yang dapat digunakan sebagai dasar pemahaman untuk menjelaskan komponen raw material pada finished goods. Tabel 4.41 Bill Of Materials Produk

Komponen

Olefinic Masterbatches

Raw material + Raw material

Masterbatches

Raw material + Raw Material

Additive masterbatches

SFG + Raw Material

Contoh BOM : PLAST PINK MFABS 7640 – F02F30764000002 FORMULA : 1. 2-50[CR] PLAST WHITE MFPS – S02P0TIOCR000050 2. 2-304[2%] PLAST RED MFPS – S02D3145D1450002 3. 2-301[2%] PLAST RED MFPS – S02D3135D1350002 4. 2-701[1%] PLAST BLACK MFPS – S02P7007P7070001 5. ZINC STEARATE – RADP0DSP0001 6. STYRON 666H –RSTG0RSN0005

4.4.6.7 Routing Routing merupakan master data pada modul Material Production Control yang menggambarkan urutan operasi produksi yang harus dilalui untuk memproduksi suatu material. Berikut ini daftar routing yang menjadi standard dalam proses produksi pada PT. Plasticolors Eka Perkasa : 4.4.6.7.1 Routing Mixing & Extrusion untuk Lot size < 25 Kg

Tabel 4.42 Routing untuk Lot size< 25 Kg Work

Description

Center M05

Tumbler 1 (25 0 kg)

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

0.30

0

166

E01

Extrusion (25 0

1.0

0

kg/hours) 4.4.6.7.2 Routing Mixing & Extrusion untuk Lot size < 50 Kg

Tabel 4.43 Routing untuk Lot size<50 Kg Work

Description

Center M02

MTI (50 kg)

E01

Extrusion (25 0

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

0

0.30

0

2.0

0

kg/hours)

4.4.6.7.3 Routing Mixing & Extrusion untuk Lot size =75 Kg

Tabel 4.44 Routing untuk Lot size= 75 Kg Work

Description

Center M03

Mixer

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

kecil 0

0.30

0

Tumbler 1 (25 0

0.30

0

1.0

0

(50 kg) M05

kg) E02

Extrusion

0

(150 kg/hours)

4.4.6.7.4 Routing Mixing & Extrusion untuk Lot size < 250 Kg

Tabel 4.45 Routing untuk Lot size< 250 Kg Work

Description

Center M01

Mixaco

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

0

0.30

0

0

0.30

0

kecil 0

0.30

0

(75 kg) M02

MTI (50 kg)

M03

Mixer

167

(50 kg) M05

Tumbler 1(25 0

0.30

0

0.30

0

0.30

0

1.0

0

kg) M06

Tumbler 2(25 0 kg)

M07

Tumbler 3(25 0 kg)

E03

Extrusion

0

(250kg/hours)



Description

Center M04

Mixer

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

besar 0

0.30

0

1.0

0

(1000 kg) E04

Extrusion

0

(300 kg/hours)



Description

Center M04

Mixer

besar 0

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

0.30

0

2.0

0

(1000 kg) E04

Extrusion (300 kg/hours)

0

168

4.4.6.7.7 Routing Mixing & Extrusion untuk Lot size =1000 Kg

Tabel 4.48 Routing untuk Lot size=1000 Kg Work

Description

Center M04

Mixer

Setup

Run

Waiting

Time

Time

Time

besar 0

0.30

0

3.33

0

(1000 kg) E04

Extrusion

0

(300 kg/hours) 4.4.6.8 Work Order Counter Work Order counter merupakan kumpulan kode yang dapat dipilih apabila akan dilakukan perubahan pada work order.

Tabel 4.49 Work Order Counter No.

4.4.6.9

Counter

Description

A

0913000001

Work Order

B

0913900001

Work Order Rework

Transaction Processing Berikut ini proses transaksi pada Modul Material Production Control yang mendukung proses produksi pada PT. Plasticolors Eka Perkasa :

Tabel 4.50 Production Sequences Sequence

Description

1

Enter / Adjust Work Order

2

Work Center Planning

iScala Function Material Production Control – Order Planning – Enter/Adjust Work Order Material Production Control – Shoop Floor Control – Work Center Planning

169

Sequence

Description

3

Dispatching/Reporting Screen

4

Material Issues

5

Receipt Work Order

6

Close Work Order

iScala Function Material Production Control – Shoop Floor Control – Dispatching/Reporting Screen Material Production Control – Reporting – Material issues, by WO Material Production Control – Reporting – Receipts Work Order Material Production Control – Reporting – Close WO

Gambar 4.36 Tampilan Menu Order Planning dan Reporting iScala pada Modul Material Production Control

4.4.6.10

Documents Dalam modul Material Production Control EPICOR iScala 2.3, ada dua tipe format dokumen yang dihasilkan, yaitu:

170

i. Standard DDF hanya berupa teks ii. Standard RPT berupa Logo dan teks Dokumen Job Ticket digunakan pada saat proses pelaksanaan produksi sebagai dokumen dalam menjalankan proses produksi sesuai dengan nomor urut. BOM List digunakan oleh bagian Production untuk melakukan permintaan raw material pada gudang untuk melakukan produksi. Serta, dokumen WO Receipt Note digunakan sebagai laporan bahwa proses produksi telah dilakukan dan menghasilkan finished goods.

Tabel 4.51 Document List modul MPC No.

Report

Type

1

Job Ticket

iScala DDF or RPT

2

BOM List

iScala DDF or RPT

3

WO Receipt Note

iScala DDF or RPT

Gambar 4.37 Tampilan Document Job Ticket

171

Gambar 4.38 Tampilan Document BOM List 4.4.6.11

Reports Dalam modul Manufacturing Production Control terdapat tiga jenis laporan yang dihasilkan yang dapat membantu pengambilan keputusan pada bagian Production. Laporan tersebut diantaranya adalah Work Order List berupa laporan yang menunjukkan hasil work order yang dibuat dengan melihat jumlah barang yang dibuat dan hasil penerimaan barang dari recipt WO telah terpenuhi atau belum. Production Review Detailed Report berupa laporan produksi secara rinci dari proses yang telah dilakukan dengan melihat pada work order dan lot number, Machine center yang digunakan, Finished goods Lot yang dihasilkan, tanggal selesainya produksi serta operator ID yang melakukan proses produksi. Production Scrap report adalah laporan berupa sisa dari hasil produksi berupa finished goods yang dapat dimasukkan ke dalam gudang.

172

Tabel 4.52 Report List pada Modul Material Production Control No. 1

Report Work Order List

Type iScala Standard DDF or RPT

2

Production Review Detailed Report


3

Production Scrap Report


Gambar 4.39 Work Order List

173

Setelah melakukan konfigurasi pada setiap modul yang ada serta master data telah dipersiapkan, maka project team dapat melakukan finalisasi Business Requirement Review yang telah dibuat.

4.4.7 User Acceptance Test User Acceptance Test dilakukan ketika project team telah melakukan Finalisasi BRR dan setup pada setiap modul yang digunakan oleh PT. Plasticolors Eka Perkasa. Dokumen UAT digunakan untuk menunjukkan bahwa user dari PT. Plasticolors Eka Perkasa telah menyetujui dan melakukan uji coba dalam melakukan proses bisnis yang baru dengan standard EPICOR iScala 2.3. Berikut ini daftar dokumen UAT yang telah dibuat :

173

4.4.7.1 User Acceptance Test Shipment Memo

Gambar 4.40 User Acceptance Test Shipment Memo (1)

174

175


174

175


176

177


176

17 7


178

179


178

179


180

181

4.4.7.2 User Acceptance Test Print Goods Received Notes

Gambar 4.47 User Acceptance Test Print Goods Received Notes (1)

180

181


182

183


182

183

4.4.7.3 User Acceptance Test Inven Withdrawals

Gambar 4.50 User Acceptance Test Inven Withdrawals (1)

184

185


184

185


186

187


186

187

4.4.7.4 User Acceptance Test Print Shipment Notes

Gambar 4.54 User Acceptance Test Print Shipment Memo (1)

188

189


188

189


190

191


190

191

4.4.7.5 User Acceptance Test Physical Inven List

Gambar 4.58 User Acceptance Test Physical Inven List (1)

192

193


192

193


194

195


194 193

195 193

194 193


196

197

4.4.7.6 User Acceptance Test Stock Taking Basis

Gambar 4.63 User Acceptance Test Stock Taking Basis (1)

196 193

197 193


198

199


198 193

199 193


200

201


200 199

201 199


202

203

4.4.7.7 User Acceptance Test Inven Taking

Gambar 4.69 User Acceptance Test Inven Taking (1)

202 199

203 199


204

205


204 199

205 199


206

207


206 199

207 199


208

209

4.4.7.8 User Acceptance Test Quality Control

Gambar 4.75 User Acceptance Test Quality Control (1)

208 199

209 199


210

211


210 199

211 199


212

213


212 199

213 199

4.4.7.9 User Acceptance Test Work Order

Gambar 4.80 User Acceptance Test Work Order (1)

214

215


214 199

215 419


216

217


216

217


218

219


218

219


220

221

4.4.7.10

User Acceptance Test Work Center Planning

Gambar 4.87 User Acceptance Test Work Center Planning

220

221

4.4.7.11

User Acceptance Test Dispatch Operation

Gambar 4.88 User Acceptance Test Work Dispatch Operation (1)

222

223

Gambar 4.89 User Acceptance Test Work Dispatch Operation (2) 222

223

Gambar 4.90 User Acceptance Test Work Dispatch Operation (3)

224

225

4.4.7.12

User Acceptance Test Material Issues

Gambar 4.91 User Acceptance Test Material Issues (1)

224

225


226

227


226

227

4.4.7.13

User Acceptance Test Receipt Work Order

Gambar 4.94 User Acceptance Test Receipt Work Order (1)

228

229

Gambar 4.95 User Acceptance Test Receipt Work Order (2) 228

229


230

231


230

231


232

233


232

233


234

235

4.4.7.14

User Acceptance Test Close Work Order

Gambar 4.101 User Acceptance Test Close Work Order

234

236

4.4.8 Rekomendasi Berdasarkan hasil analisis dari implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3, terdapat rekomendasi yang dapat diberikan dalam melakukan implementasi sistem ERP agar dapat berjalan lebih baik, antara lain : 1. Dalam memenuhi kebutuhan dari implementasi sistem ERP EPICOR iScala 2.3 Server yang diusulkan agar sistem aplikasi berjalan dengan optimal adalah : IBM Server X3500-M37380H2A.

Tabel 4.53 Spesifikasi IBM Server X3500-M3-7380H2A Part No

IBM X3500 M3

Qty

IBM System X3500 M3 (Support Dual Processor) Tower 5U: Intel Xeon Six Coore X5690 130W 3.46GHz / 1333MHz / 12MB L3

with

Intel

Turbo

Boost

Technology

and

Hyper

Trading/1x4GB PC3-10600 LP 240-pin Registered ECC 1.333 MHz SDRAM (9 slots per processor, max 18 slots if 2nd processor installed) / Open Bays HotSwap SAS 2.5" SFF (up to 24 SAS HotSwap HDD)/Integrated Dual Channel SATA/SAS 7380H2A

Controller.

1

ServeRAID M5015 that supported RAID 1,0,10,5 / DVD ROM 16x SATA / 1x Power Supply HotSwap 920 Watts (Support 2nd Redundant Power Supply) / Integrated Dual Gigabit Ethernet / VGA Matrox G200e 15MB / 4 PCI Express / 1 PCI 33MHz/32bit / 6USB / I serial / Warranty 3Years On site Next Business Day 9x5 / Integrated Management Module (IMM) 49Y11435

4GB (1x4GB, 2Rx4, 1.5V) PC3-10600 CL9 ECC DDR3 1333MHz LP RDIMM

81Y9726

IBM 500GB 2.5in SFF HS 7.2K 6Gbps NL SATA HDD

3

4

237

Part No

IBM X3500 M3

44X0381

Redundant Cooling and Power

44X0381

2.8m, 10A/230V, C13 to CEE7-VII (Europe)

Qty 1

2

2. Pembentukan tim audit sistem informasi secara internal atau eksternal untuk melakukan audit dan meningkatkan pengendalian data agar resiko serta ancaman dalam sistem keamanan data dapat diminimalisasikan serta mengoptimalkan kinerja perusahaan dalam menggunakan sistem ERP EPICOR iScala 2.3. Berikut ini merupakan struktur organisasi beserta tugas dan wewenang dari department IT yang diusulkan :

Gambar 4.102 Struktur Organisasi Usulan pada PT. Plasticolors Eka Perkasa

237 238

239

Gambar 4.103 Sub Struktur Organisasi Department IT Tugas dan Tanggung jawab IT Manager : a.

Melakukan pengawasan dan monitor terhadap sistem EPICOR iScala 2.3 selama proses implementasi.

b.

Melakukan kerjasama dengan consultant berupa proses hand – over dari pihak consultant tentang sistem aplikasi EPICOR iScala 2.3.

c.

Mengontrol teknologi informasi dan sistem komputer dalam perusahaan.

d.

Memberikan solusi teknologi informasi.

e.

Melakukan

pengawasan

dan

perawatan

dalam

teknologi

informasi. f.

Dapat berperan langsung dalam menentukan rencana strategis perusahaan.

g.

Memberikan arahan tentang bagaimana menggunakan teknologi informasi. Tugas dan tanggung jawab IT Auditor :

a. Menjamin keamanan data pada sistem. b.

Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dalam sistem informasi hanya dapat diakses oleh pihak-pihak yang telah memiliki otorisasi.

240

c.

Menjamin bahwa informasi yang tersedia akurat, handal, dan tepat waktu.

d.

Memeriksa sistem dan aplikasi telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

e.

Melakukan audit sistem informasi secara berkala. Tugas dan tanggung jawab Technical/Support IT : a. Melakukan instalasi dan konfigurasi standard pada perusahaan. b. Menangani masalah yang meliputi pergantian hardware, perbaikan sistem operasi, dan software. c. Melakukan remote ke sistem perusahaan untuk penanganan lebih dalam. d. Melakukan evaluasi, analisa, dan memberikan solusi untuk masalah-masalah baru. e. Memungkinkan untuk merancang ulang sistem sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3.

Meningkatkan keamanan dalam mengakses sistem EPICOR iScala 2.3 dengan membatasi hak akses user berupa menu dan modul yang ada pada EPICOR iScala 2.3. Berikut ini merupakan tabel perincian menu dari hak akses pada menu EPICOR iScala 2.3 :

Tabel 4.54 Hak Akses Menu pada EPICOR iScala 2.3 Department Warehouse

Modul Order Entry

Menu Enter Inven Withdrawals Print Shipment Notes

Purchase Order

Enter Shipment Memo Print Goods Received

241

Department

Modul

Menu Notes Print Of Purchase Order

Inven Control

Physical Inven List Stock Taking Basis Inven Taking Inven Transaction Lists Reports

Lab

Inven Control

Enter Quality Control Results Print Quality Control Results Print QC Labels

Production

Material Production

Enter/Adjust Bill Of

Control

Material

Material Production

Enter / Adjust Work

Control

Order Enter / Adjust Routings Enter / Adjust Work Centres Material Issues Receipt Work Order Close Work Order Reports

4. Melakukan maintanance pada sistem EPICOR iScala 2.3 dengan memperpanjang kontrak license dengan EPICOR setiap tahun atau sesuai dengan kontrak kerjasama antar kedua belah pihak agar

242

dapat

menjalankan

aplikasi

EPICOR

iScala

2.3

secara

berkelanjutan.

5. Melakukan komunikasi serta kerjasama yang baik antara PT. Plasticolors Eka Perkasa sebagai pihak client dengan PT. Inti Data Utama sebagai pihak consultant selama proses implementasi berlangsung, agar proses implementasi berjalan dengan lancar dan dapat berhasil. Seperti misalnya, adanya proses hand-over setelah proses implementasi berlangsung antara pihak consultant dengan IT Department agar setelah pihak consultant melakukan support setelah go-live sistem EPICOR iScala 2.3, tugas dan tanggung jawab bisa di pegang oleh IT department. Di dalam proses handover akan dilakukan transfer knowledge tentang EPICOR iScala 2.3, penyerahan dokumen Business Requirement Review yang berisi tentang konfigurasi, user manual penggunaan EPICOR iScala 2.3 serta informasi tentang spesifikasi sistem EICOR iScala 2.3 yang berhubungan dengan PT. Plasticolors Eka Perkasa.

BAB 4. Rancangan Sistem

Recommend Documents