62
BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur Usulan a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material 1. Dimulai dari Staff Purchasing & Logistik ketika mendapat peringatan dari sistem mengenai jumlah persediaan material yang sudah mencapai titik minimum, kemudian Staff Purchasing & Logistik mengecek kembali jenis persediaan apa yang sudah mencapai titik minimum, sekaligus untuk memastikan apakah material tersebut harus diorder dengan segera. Selanjutnya Staff Purchasing & Logistik mengentry SPB dan mencetak SPB sebanyak 3 rangkap. Kemudian SPB tersebut diajukan ke Direktur Keuangan untuk meminta persetujuan pembelian material. Setelah SPB disetujui, kemudian rangkap 1 diarsip sementara berdasarkan nomor urut kejadian, rangkap 2 dikirim ke Staff Accounting dan rangkap 3 digunakan Staff Purchasing & Logistik untuk melakukan kegiatan Pembelian. 2. Berdasarkan SPB yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan, selanjutnya Staff Purchasing & Logistik melakukan pemilihan supplier serta memesan material ke Supplier yang dipilih sesuai dengan SPB rangkap 3. 3. Setelah barang yang dipesan sampai, lalu Staff Purchasing & Logistik mengecek kesesuaian barang beserta Nota Pembelian dengan SPB rangkap 1. Apabila sesuai, maka Staff Purchasing & Logistik akan menyetujui Nota Pembelian dan mengentry Bukti Penerimaan Barang untuk mengupdate stok material kedalam sistem sekaligus mencetak BPB sebanyak 3 rangkap. Kemudian menyerahkan BPB
63 rangkap 3 ke Supplier. Lalu mengirim Nota Pembelian beserta BPB rangkap 2 ke Staff Accounting dan mengarsip permanen SPB rangkap 1 berdasarkan tanggal kejadian. Pada akhir periode mencetak Laporan Penerimaan Material dan menyerahkannya ke Direktur Keuangan. 4. Setelah Staff Accounting menerima Bukti Pembelian Material yang telah di tandatangani oleh Staff Purchasing dan Logistik, lalu Staff Accounting langsung mengeluarkan kas sesuai dengan yang tercantum di Bukti Pembelian Material, serta mencatat pengeluaran kas kedalam jurnal pengeluaran kas.
b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan 1. Dimulai dari Customer Service saat menerima PSB atau komplain dari Pelanggan, kemudian berdasarkan permintaan pelanggan tersebut mencetak SPK sebanyak 3 rangkap dan FPB bernomor urut yang akan digunakan teknisi untuk meminta pengeluaran material dari gudang kepada Staff Purchasing dan Logistik. 2. Setelah Teknisi menerima SPK 3 rangkap dan FPB, kemudian Teknisi mengisi FPB dan diajukan ke Staff Purchasing & Logistik untuk permintaan pengeluaran material. 3. Kemudian Staff Purchasing & Logistik mengentry FPB tersebut kedalam sistem. Apabila material yang diminta tersedia digudang, maka Staff Purchasing & Logistik langsung menyiapkan material yang dibutuhkan dan mencetak BKB sebanyak 2 rangkap. 4. Setelah Staff Purchasing & Logistik menyerahkan material tersebut ke Teknisi beserta BKB rangkap 2, dan mengarsip secara permanen FPB dan BKB rangkap 1 berdasarkan tanggal kejadian.
64 5. Setelah Teknisi selesai melakukan pemasangan atau perbaikan pelanggan, lalu Teknisi membuat Berita Acara sebanyak 3 rangkap yang berisi material yang sesungguhnya terpakai. Berita Acara rangkap 1 dan 2 diarsip dan rangkap 3 dikirim ke Staff Purchasing & Logistik. 6. Setelah Staff Purchasing & Logistik menerima Berita Acara rangkap 3 dari teknisi, kemudian Berita Acara diinput kedalam sistem dan mengarsipnya secara permanen berdasarkan tanggal kejadian. Pada akhir periode mencetak Laporan Pengeluaran Material
c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur 1. Teknisi mengecek material secara fisik. Apabila terdapat material yang rusak sebelum digunakan, maka material tersebut dikirim kembali ke Staff Purchasing & Logistik. 2. Kemudian Staff Purchasing & Logistik menyiapkan BPB dan mengembalikan material yang rusak beserta BPB ke Supplier. 3. Setelah itu Staff Purchasing & Logistik menerima kembali material yang baru beserta BPB dari Supplier. Pada saat material retur pembelian tiba digudang, penerimaan material tersebut langsung diinput kedalam sistem dan mengarsip BPB tersebut secara permanen berdasarkan tanggal kejadian.
65 4.2 Activity Diagram 4.2.1 Overview Activity Diagram a Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material
Gambar 4.1 : Overview Activity Permintaan & Penerimaan Material
66 b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian Material untuk PSB atau Perbaikan
Gambar 4.2 : Overview Activity Pengeluaran & Pengembalian Material
67 c. Prosedur Pengeluaran Material untuk Retur
Gambar 4.3 : Overview Activity Pengeluaran Material untuk Retur Keterangan : •
SPB
: Surat Pesanan Barang
•
SPK
: Surat Perintah Kerja
•
FPB
: Form Peminjaman Barang
•
BA
: Berita Acara
•
BPB
: Bukti Pembelian Barang
•
BKB : Bukti Keluar Barang
•
NP
: Nota Pembelian
68 4.2.2 Detailed Activity Diagram a. Prosedur Permintaan Pembelian & Penerimaan Material 1. Mengajukan Permintaan Pembelian
Gambar 4.4 : Detailed Activity Mengajukan Permintaan Pembelian
69 2. Order Material ke Supplier
Gambar 4.5 : Detailed Activity Order Material ke Supplier
3. Menerima Material
Gambar 4.6 : Detailed Activity Menerima Material
70 4. Membuat Laporan Mingguan
Gambar 4.7 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan
b. Prosedur Pengeluaran & Pengembalian sisa Material untuk PSB atau Perbaikan 1. Mengeluarkan Material
Gambar 4.8 : Detailed Activity Mengeluarkan Material
71 2. Menerima Pengembalian Material
Gambar 4.9 : Detailed Activity Menerima Pengembalian Material
3. Membuat Laporan Mingguan
Gambar 4.10 : Detailed Activity Membuat Laporan Mingguan
72 c. Prosedur Pengeluaran Material untuk retur 1. Melakukan Retur
Gambar 4.11 : Detailed Activity Melakukan retur
2. Menerima Material
Gambar 4.12 : Detailed Activity Menerima Material
73 4.3 Class Diagram
Gambar 4.13 : Class Diagram
74 4.4 Use Case Diagram
Gambar 4.14 : Use Case Diagram
75 4.5 Rancangan Database 1. Nama Primary Key Foreign Key Atribut Kd_Brg Nama_Barang Merk Type Satuan Harga Jmlh_Stock Stock_min
: Ms_Barang : @Kd_Barang :Length Data Type Description 3 Text Kode Barang 20 Text Nama Barang 8 Text Merk Barang 7 Text Type atau Ukuran Barang 5 Text Satuan Barang 7 Currency Harga Satuan Barang 4 Numeric Jumlah Barang 4 Numeric Stok Minimal Barang Tabel 4.1 : Rancangan Database Ms_Barang
2. Nama : Ms_Supplier Primary Key : @Kd_Supplier Foreign Key :Atribut Length Data Type Description Kd_Supplier 3 Text Kode Supplier Nama_Supplier 20 Text Nama Supplier Alamat 30 Text Alamat Supplier Telepon 11 Text Telepon Supplier Fax 11 Text Fax Supplier Contact_Prs 13 Text Contact Person Tabel 4.2 : Rancangan Database Ms_Supplier 3. Nama Primary Key Foreign Key Atribut User Password Nama
: Ms_User : @NIK :Length Data Type Description 10 Text Username untuk login 6 Text Password untuk login 20 Text Nama lengkap/asli user Table 4.3 : Rancangan Database Ms_User
4. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_FPB Tgl_FPB No_SPK
: FPB_Header : @No_FPB :Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor FPB 8 Date Tanggal FPB 5 Text Nomor SPK Tabel 4.4 : Rancangan Database FPB_Header
76 5. Nama Primary Key Primary Key Atribut No_FPB Kd_Brg Jml_Minta Jml_Keluar
: FPB_Detil : @No_FPB, @ Kd_Brg :Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor FPB 3 Text Kode Barang 4 Numeric Jumlah Barang yang diminta 4 Numeric Jumlah Barang keluar Tabel 4.5 : Rancangan Database FPB_Detil
6. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_BKB Tgl_ BKB No_FPB
: BKB_Header : @No_BKB : #No_FPB Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor BKB 8 Date Tanggal BKB 5 Text Nomor FPB Tabel 4.6 : Rancangan Database BKB_Header
7. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_BA Tgl_BA No_ BKB Keterangan
: BA_Header : @No_BA : #No_ BKB Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor BA 8 Date Tanggal BA 5 Text Nomor BKB 15 Text Keterangan BA Tabel 4.7 : Rancangan Database BA_Header
8. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_BA Kd_Brg Brg_Terpakai
: BA_Detil : @No_BA : #No_ BKB Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor BA 3 Text Kode Barang 4 Numeric Barang yang Terpakai Tabel 4.8 : Rancangan Database BA_Detil
9. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_SPB Tgl_SPB No_Proyek
: SPB_Header : @No_SPB :Length 5 8 5
Data Type Text Date Text
Keterangan Nomor SPB Tanggal SPB Nomor Proyek
77 Proyek Kirim_Secara Pekerjaan Deadline
20 Text Nama Proyek 10 Text Barang dikirim Secara 10 Text Pekerjaan 8 Date Tanggal yang harus dikirim Tabel 4.9: Rancangan Database SPB_Header
10. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_SPB Kd_Brg Jml_Pesan Harga
: SPB_Detil : @No_SPB, @Kd_Brg :Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor SPB 3 Text Kode Barang 4 Numeric Jumlah Barang yang dipesan 7 Currency Harga Satuan Barang Tabel 4.10 : Rancangan Database SPB_Detil
11. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_ BPB Tgl_ BPB No_SPB Kd_Supplier No_Nota Tanggal_Nota
: BPB_Header : @No_ BPB : #No_SPB Length Data Type Keterangan 5 Text Nomor BPB 8 Date Tanggal BPB 5 Text Nomor SPB 3 Text Kode Supplier 5 Text Nomor Nota 8 Date Tanggal Nota Tabel 4.11 : Rancangan Database BPB_Header
12. Nama Primary Key Foreign Key Atribut No_ BPB Kd_Brg Jml_Terima Harga
: BPB _Detil : @No_ BPB, @ Kd_Brg : Length Data Type Keterangan 5 Text No BPB 3 Text Kode Barang 4 Numeric Jumlah Barang yang diterima 7 Currency Harga Satuan Barang Tabel 4.12 : Rancangan Database BPB_Detil
78 4.6 Rancangan Formulir
Gambar 4.15 : Rancangan Formulir Surat Pesanan Barang
79
Gambar 4.16 : Rancangan Formulir Bukti Penerimaan Barang
80
Gambar 4.17 : Rancangan Formulir Form Peminjaman Barang
81
Gambar 4.18 : Rancangan Formulir Bukti Keluar Barang
82 4.7 Rancangan Layar Masukan
Gambar 4.19 : Rancangan Layar Menu (sebelum login)
Gambar 4.20 : Rancangan Layar Login
83
Gambar 4.21 : Rancangan Layar Menu (sesudah login)
84
Gambar 4.22 : Rancangan Layar Menu File Master
Gambar 4.23 : Rancangan Layar Add User
85
Gambar 4.24 : Rancangan Layar Data Supplier
Gambar 4.25 : Rancangan Layar Data Barang
86
Gambar 4.26 : Rancangan Layar Menu File Transaksi
87
Gambar 4.27 : Rancangan Layar Input Surat Pesanan Barang (Cetak SPB)
88
Gambar 4.28 : Rancangan Layar Input Nota Pembelian (Cetak BPB)
89
Gambar 4.29 : Rancangan Layar Input Form Peminjaman Barang (Cetak BKB)
Gambar 4.30 : Rancangan Layar Input Berita Acara
90
Gambar 4.31 : Rancangan Layar Menu Cetak Laporan
Gambar 4.32 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Penerimaan Material
91
Gambar 4.33 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Penerimaan Material
Gambar 4.34 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Pengeluaran Material
92
Gambar 4.35 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status Pengeluaran Material
Gambar 4.36 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Stock Material
93
Gambar 4.37 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Titik Minimum
Gambar 4.38 : Rancangan Layar Input Cetak Laporan Status SPB
94 4.8 Navigation Diagram
Gambar 4.39 : Navigation Diagram
95
4.9 Rancangan Laporan
Gambar 4.40 : Rancangan Laporan Penerimaan Material
96
Gambar 4.41 : Rancangan Laporan Status Penerimaan Material
97
Gambar 4.42 : Rancangan Laporan Pengeluaran Material
98
Gambar 4.43 : Rancangan Laporan Status Pengeluaran Material
99
Gambar 4.44 : Racangan Laporan Stock Material
Gambar 4.45 : Rancangan Laporan Status SPB
100
Gambar 4.46 : Rancangan Laporan Titik Minimum
101
4.10 Rencana Implementasi 4.10.1 Jadwal Pengolahan Data Jadwal Pengolahan Data Sewaktu2 Sering Jarang D
Nama Modul
Login Master D - Data Barang D - Data Supplier - Data User D - Entry Data Rekening Transaksi D - Pesanan Barang D - Penerimaan Barang D - Pengeluaran Barang D - Pengembalian Barang Laporan D - Laporan Stock Material D - Laporan Status SPB D - Laporan Titik Minimum D - Laporan Penerimaan Material D - Laporan Pengeluaran Material D - Laporan Status Penerimaan Material D - Laporan Status Pengeluaran Material D Standby Tabel 4.13 : Jadwal Pengolahan Data
D
4.10.2 Distribusi Laporan Nama Laporan
Staff Purchasing & Logistik
Direktur Keuangan
Staff Akuntansi
Supervisor Teknisi
D
- Laporan Stock Material - Laporan Status SPB
D
- Laporan Titik Minimum
D
D
- Laporan Penerimaan Material
D
D
- Laporan Pengeluaran Material
D
D
- Laporan Status Penerimaan Material
D
D
- Laporan Status Pengeluaran Material
D
D
Tabel 4.14 : Distribusi Laporan
D D
