BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN. 4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan

BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN

4.1

Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan

4.1.1

Struktur Organisasi

75

Direktur / Pemimpin

Manager Umum

Manager Penjualan

Bag. Penjualan

Bag. Pengiriman

Manager Pembelian

Bag. Quality Control

Bag. Pembelian

Sekretaris

Manager Keuangan

Bag. Gudang

Bag. Piutang

Bag. Keuangan

Manager Akuntansi

Bag. Penagihan

Manager Maketing

Bag. Akuntansi

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan yang Diusulkan

76

77 4.1.2

Uraian Tugas Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang

ditambahkan dalam struktur organisasi yang diusulkan untuk PT. Sinar Alam Semesta Abadi : Ada penambahan 2 bagian yang dibawahi oleh Manager Keuangan, yaitu : 1. Bagian Piutang Tugas dan tanggung jawab Bagian Piutang sebagai berikut : •

Mengecek piutang pelanggan yang akan jatuh tempo

•

Menghubungi pelanggan untuk konfirmasi piutang yang akan jatuh tempo

•

Membuat Surat Tagih 2 rangkap

•

Menghubungi Bagian Penagihan untuk menerima pembayaran dari pelanggan

2. Bagian Penagihan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penagihan sebagai berikut : •

Melakukan penagihan kepada pelanggan dan menerima pembayaran dari pelanggan

•

Menyerahkan pembayaran dari pelanggan ke Bagian Keuangan

•

Menyerahkan Surat Tagih rangkap ke 2 ke Bagian Piutang

Dan juga ada penambahan 1 bagian yaitu : 1. Manajer Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Manajer Akuntansi,yaitu :

78 •

Menerima laporan piutang dari Manajer Keuangan.

•

Memeriksa laporan dan jurnal secara berkala.

•

Bertanggung jawab keabsahan dan kelengkapan jurnal umum.

2. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi sebagai berikut : •

Bertanggung jawab kepada Manager Akuntansi

•

Merencanakan, mengendalikan dan membuat keputusan atas semua aktivitas akuntansi

4.1.3

•

Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas perpajakan

•

Membuat jurnal dan laporan keuangan secara berkala

•

Membuat Ledger dan Subledger setiap bulannya.

Prosedur Sistem penjualan pada PT. Sinar Alam Semesta Abadi dimulai pada saat

pelanggan mendatangi bagian penjualan secara langsung atau via telephone untuk melakukan pemesanan barang. Lalu bagian penjualan akan mengecek stock barang terlebih dahulu dari master barang. Apabila barang tidak tersedia maka bagian penjualan akan mengentry barang pada Surat Pending Pesanan di komputer, dengan jangka waktu pending maksimal 1 bulan. Setelah barang ada maka Bagian Penjualan akan membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap.

79 Jika barang langsung tersedia maka Bagian Penjualan akan langsung mengentry dan secara otomatis stok barang akan terupdate pada MS Barang kemudian mencetak Surat Pesanan (SP) 1 rangkap untuk di arsip dan di simpan di database SP. Kemudian Bagian Penjualan akan mengecek status pelanggan pada Master Pelanggan. Bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru maka bagian penjualan akan memasukan data pelanggan tersebut ke dalam MS Pelanggan, dengan ketentuan bahwa pelanggan baru tetap diberikan limit kredit dengan jumlah yang terbatas yang ditentukan oleh Manajer Penjualan. Selain itu pelanggan baru diwajibkan untuk memberikan uang muka sebesar 50% dari total pembelian pelanggan untuk setiap transaksi. Dan bila pelanggan yang memesan adalah pelanggan tetap/lama maka bagian penjualan akan mengecek data pelanggan dari MS pelanggan. Kemudian mengecek limit kredit bagi pelanggan pada MS Pelanggan. Apabila limit kredit pelanggan tersebut over limit(tidak mencukupi), maka Bagian Penjualan akan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan terlebih dahulu. Apabila Manajer Penjualan menyetujui maka akan memerintahkan Bagian Penjualan untuk melanjutkan transaksi. Namun apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan memberikan konfirmasi kepada pelanggan. Kemudian pelanggan harus mengambil suatu kebijakan misalnya pelanggan akan mengurangi jumlah pesanan, atau dengan membayar piutang sebelumnya terlebih dahulu agar limit kreditnya dapat mencukupi ataupun dengan memberikan uang muka untuk mengurangi jumlah piutangnya. Kemudian Bagian Penjualan akan mengentry Faktur Penjualan berdasarkan database Surat Pesanan (SP) yang kemudian di simpan pada database Faktur dan

80 mencetak Faktur Penjualan (FP) 4 rangkap. Berdasarkan database Faktur, maka dapat langsung diketahui piutang per pelanggan. Potongan per barang dan diskon per transaksi yang ada pada Faktur diberikan apabila ada kebijakan dari pemilik perusahaan. Kemudian FP tersebut diserahkan ke bagian pengiriman dan Bagian Penjualan akan menghubungi Bagian Gudang via telephone untuk menyiapkan barang di database Daftar Surat Pesanan. Berdasarkan SP yang dilihat di database Daftar Surat Pesanan, Bagian Gudang menyiapkan barang sesuai dengan pesanan. Kemudian setelah barang siap Bagian Gudang akan mengentry Surat Jalan (SJ) berdasarkan database Surat Pesanan yang kemudian di simpan didatabase SJ dan mencetak SJ 2 rangkap. Bagian Gudang akan menyerahkan barang dan SJ 2 rangkap ke Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman akan mengirimkan barang, FP, dan SJ ke Pelanggan untuk meminta otorisasi pada FP dan SJ tersebut. Kemudian FP 4 rangkap dan SJ 2 rangkap yang sudah diotorisasi Pelanggan tersebut akan di serahkan ke: •

FP rangkap1 dan SJ rangkap1 ke Bagian Piutang untuk diarsip

•

FP rangkap2 dan SJ rangkap2 ke Pelanggan.

•

FP rangkap3 ke Bagian Penjualan untuk di arsip

•

FP rangkap4 ke Bagian Akuntansi untuk di arsip.

Seminggu mendekati jatuh tempo pembayaran, berdasarkan database FP , Bagian Piutang menghubungi Pelanggan melalui telephone untuk konfirmasi perihal jatuh tempo piutang pelanggan. Jatuh tempo pembayaran berdasarkan kebijakan yang telah di tetapkan perusahaan seperti adanya diskon apabila pembayaran dilakukan sebelum jatuh tempo dan adanya denda apabila pembayaran dilakukan melewati batas jatuh tempo.

81 Bila pelanggan yang dihubungi melalui telephone telah menyetujui pembayaran, maka Bagian Piutang membuat dan mencetak Surat Tagih (ST) sebanyak 2 rangkap berdasarkan database FP. Kemudian Bagian Piutang mengotorisasikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1 dan ST 2 rangkap yang kesemuanya itu akan di bawa saat mendatangi pelanggan oleh Bagian Penagihan. Ketika Pelanggan membayar, Pelanggan diminta menandatangi ST 2 rangkap tersebut. Setelah ditandatangani, Bagian Penagihan memberikan FP rangkap ke 1, SJ rangkap ke 1, dan ST rangkap 1 ke Pelanggan. Sedangkan ST rangkap ke 2 dibawa kembali oleh Bagian Penagihan. Tetapi jika Pelanggan menunda pembayaran, maka pada penagihan berikutnya, pelanggan akan dikenakan sangsi sebesar 2% dari total utang atau pembayaran pada setiap bulan keterlambatan. Tetapi bila pelanggan membayar lebih awal dari tanggal jatuh tempo, maka perusahaan akan memberikan diskon 5% dari total utang atau pembayaran. Setelah selesai melakukan penagihan, Bagian Penagihan mendatangi Bagian Piutang untuk memberikan ST rangkap ke 2 sebagai bukti telah diterimanya pembayaran dari Pelanggan, dan kemudian ST tersebut akan di arsip. Sedangkan uang tunai atau cek /giro atau bukti transfer bank oleh Bagian Penagihan diberikan ke Bagian Keuangan. Kemudian Bagian Piutang akan mengupdate pelunasan piutang berdasarkan database FP dan Ms Pelanggan. Setiap bulannya, dari database FP, Bagian Akuntansi membuat jurnal pada database jurnal.

82 4.2

Activity Diagram

4.2.1

Event Table Event

Internal Agent

Start when

Activities in the event

assuming responsibility 1. Memesan

Bagian Penjualan

barang

Pelanggan memesan datang langsung/via telp

- Mengecek stok barang dari MS Barang - Membuat Surat Pesanan (SP) - Mengecek data pelanggan dari MS Pelanggan - Mengecek limit kredit dari MS Pelanggan dan Database FP - Membuat Faktur Penjualan (FP) berdasarkan database SP

2. Menyiapkan Barang

Bagian Gudang

Saat Bagian Penjualan

- Menyiapkan barang berdasarkan database SP

memberitahukan - Membuat Surat Jalan pesanan

(SJ) berdasarkan database SP

83 3. Mengirimkan

Bagian Pengiriman Saat barang dan - Mengirimkan barang

Barang

SJ diserahkan oleh Bagian

- Menyerahkan FP dan SJ ke pelanggan

Gudang dan FP - Meminta tanda tangan diserahkan oleh Bagian Penjualan 4. Melakukan

Bagian Piutang

Penagihan

pelanggan pada FP & SJ - Menyerahkan FP signed dan SJ signed

Saat menerima

- Mengecek Piutang

FP signed dan

- Membuat Surat Tagih

SJ signed dari

(ST)

Bagian Pengiriman Bagian Penagihan

Saat menerima

- Melakukan penagihan

FP signed dan

- Menerima pembayaran

SJ signed dan ST dari Bagian Piutang 5. Mengupdate

Bagian Piutang

Setelah

- Menerima ST signed

Pelunasan

menerima ST

- Mengupdate Pelunasan

Piutang

signed dari

Piutang berdasarkan

Bagian

database FP

Penagihan

84 6. Menjurnal

Bagian Akuntansi

Saat menerima FP signed dari

- Menjurnal berdasarkan database FP

Bagian Pengiriman

Table 4.1 Event Table pada Sistem yang Diusulkan

85 4.2.2

Overview Activity Diagram

Gambar 4.2 Overview Activity Diagram yang Diusulkan 4.2.3

Workflow Table

86 4.2.3

Workflow Table Event

1. Menerima Pesanan

Internal Agent Pelanggan

Activities 1. Pelanggan datang langsung atau via telp/fax 2. Melakukan pemesanan

Bagian Penjualan

3. Menerima pesanan 4. Mengecek stok barang pada MS Barang 5.1 Jika barang tidak ada, maka pesanan dipending (back order) 5.2 Jika barang ada, melanjutkan proses 6. Membuat Surat Pesanan (SP) 1 Rangkap 7. Mengecek data pelanggan pada MS Pelanggan 7.1 Jika pelanggan baru , memasukkan data pelanggan pada MS Pelanggan 7.2 Jika pelanggan lama, melanjutkan proses 8. Mengecek limit kredit pada MS Pelanggan 8.1 Jika limit melewati batas, maka

87 Bagian Penjualan meminta kebijakan kepada Manajer Penjualan. 8.1.1 Apabila Manajer Penjualan setuju, maka Bagian Penjualan melanjutkan transaksi. 8.1.2 Apabila Manajer Penjualan tidak setuju,maka Bagian Penjualan akan meminta pertimbangan dari pelanggan 8.2 Jika limit masih ada, maka proses dilanjutkan 9. Membuat Faktur Penjualan (FP) 4 Rangkap pada database FP 10. Memberikan FP 4 rangkap ke Bagian Pengiriman 2. Menyiapkan

Bagian Penjualan

Barang

11. Memberitahukan pesanan pada Bagian Gudang via telephone

Bagian Gudang

12. Menyiapkan barang berdasarkan SP pada database SP 13. Membuat Surat Jalan (SJ) 2 Rangkap pada database SJ 14. Menyerahkan barang, SJ 2 Rangkap

88 ke Bagian Pengiriman 3. Mengirimkan

Bagian Pengiriman 15. Menerima barang, SJ 2 Rangkap dari Bagian Gudang

Barang

16. Menerima FP 4 Rangkap dari Bagian Penjualan 17. Mengirim barang dan dokumen ke pelanggan Pelanggan

18. Menerima barang dan dokumen dari Bagian Pengiriman 19. Menandatangani SJ 2 Rangkap dan FP 4 Rangkap 20. Menyerahkan SJ 2 Rangkap (signed) dan FP 4 Rangkap (signed) ke Bagian Pengiriman

Bagian Pengiriman 21. Menerima SJ 2 Rangkap (signed) dan FP 4 Rangkap (signed) dari pelanggan 22. Menyerahkan SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) ke Bagian Piutang Bagian Piutang

23. Menerima SJ Rangkap 1(signed) dan FP Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman

89 Bagian Pengiriman 24. Menyerahkan SJ Rangkap 2(signed) dan FP Rangkap 2(signed) ke pelanggan Pelanggan

25. Menerima SJ Rangkap 2 (signed) dan FP Rangkap 2(signed) dari Bagian Pengiriman

Bagian Pengiriman 26. Menyerahkan FP Rangkap 3 (signed) ke Bagian Penjualan Bagian Penjualan

27. Menerima FP Rangkap 3(signed) dari Bagian Pengiriman

Bagian Pengiriman 28. Menyerahkan FP Rangkap 4 ke Bagian Akuntansi 4. Menagih

Bagian Piutang

29. Menerima FP Rangkap 1(signed) dan SJ Rangkap 1 (signed) dari Bagian Pengiriman 30. Mengecek piutang yang akan jatuh tempo 31. Menghubungi pelanggan

Pelanggan

32. Menyetujui pembayaran

Bagian Piutang

33. Membuat Surat Tagih (ST) 2 Rangkap pada database ST 34. Menyerahkan FP Rangkap 1 (signed), SJ Rangkap 1(signed) dan

90 ST 2 Rangkap ke Bagian Penagihan Bagian Penagihan

35. Menerima FP Rangkap 1(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Piutang 36. Melakukan penagihan

Pelanggan

37. Melakukan pembayaran

Bag.Penagihan

38. Menerima pembayaran 39. Menyerahkan FP Rangkap 1 (signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap ke pelanggan

Pelanggan

40. Menerima FP Rangkap 1(signed), SJ Rangkap 1(signed) dan ST 2 Rangkap dari Bagian Penagihan 41. Menandatangani ST 2 Rangkap 42. Menyerahkan ST 2 Rangkap (signed) ke Bagian Penagihan

Bagian Penagihan

43. Menerima ST 2 Rangkap (signed) dari pelanggan 44. Menyerahkan ST Rangkap 1 (signed) ke pelanggan

Pelanggan

45. Menerima ST Rangkap 1(signed) dari Bagian Penagihan

Bagian Penagihan

46. Menyerahkan ST Rangkap 2

91 (signed) ke Bagian Piutang Bag.Penagihan

47. Menyerahkan pembayaran ke Bagian Keuangan

Bag.Keuangan

48. Menerima pembayaran dari Bagian Penagihan

5. Mengupdate

Bagian Piutang

Pelunasan Piutang

49. Menerima ST Rangkap 2 (signed) dari Bagian Penagihan 50. Mengupdate pelunasan piutang berdasarkan ST rangkap ke-2 (signed) 51. Mengarsip ST rangkap ke-2

6. Menjurnal

Bagian Akuntansi

52. Menerima FP Rangkap 4 (signed) dari Bagian Pengiriman 53. Menjurnal berdasarkan database FP

Table 4.2 Workflow Table pada Sistem yang Diusulkan

92 4.2.4

Detailed Activity Diagram

Detailed Diagram Event Memesan Barang

Gambar 4.3 Detailed Diagram Event Memesan Barang

93 Detailed Diagram Event Menyiapkan Barang

Bag.Penjualan

Bag.Gudang

Database

Memberitahukan pesanan Ke bag.gudang

Menyiapkan Barang

SP

Membuat SJ 2R

SJ 2R

SJ Menyerahkan barang, SJ 2 R ke Bag pengiriman

Gambar 4.4 Detailed Diagram Event Menyiapkan Barang

94 Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang

Gambar 4.5 Detailed Diagram Event Mengirimkan Barang

95 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan

Bag. Piutang

FP R1 ( signed)

Pelanggan

Bag. Penagihan

Bag. Keuangan

Database

SJ R1 ( signed)

Menerima FP R1 signed dan SJ R 1 signed

Mengecek piutang Yg akan jatuh tempo

FP Menghubungi pelanggan

Menyetujui pembayaran

Membuat surat tagih2R

ST

ST 2R

Menyerahkan FP R1 signed dan Sj R 1 signed dan ST2R Ke bag. penagihan Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan ST2R FP R1 ( signed)

SJ R1 ( signed)

Melakukan penagihan Membayar

Menerima pembayaran

ST 2R

Menyerahkan FP R1 signed, SJ R1 signed, dan ST2R Ke pelanggan

Menerima FP R1 signed, SJ R1 signed Dan menandatangani ST 2R

( Signed)

96

Gambar 4.6 Detailed Diagram Event Melakukan Penagihan

97 Detailed Diagram Event Mengupdate Pelunasan Piutang Bag.Piutang

Database

ST R2 (signed)

Menerima ST R2 signed Dr bag.penagihan

FP Mencatat pelunasan piutang

Pelanggan

Gambar 4.7 Detailed Diagram Event Mengupdate Pelunasan Piutang

98 Detailed Diagram Event Menjurnal

Gambar 4.8 Detailed Diagram Event Menjurnal

99 4.3 UML Class Diagram

Gambar 4.9 UML Class Diagram

100 4.4 Use Case Diagram

Sistem Informasi Penjualan & Piutang Dagang Pada PT.Sinar Alam Semesta Abadi Mengecek data pelanggan

Mengecek limit kredit

Membuat Surat Pesanan Bag.Penjualan

Mencetak Faktur Penjualan

Mencetak Laporan

Membuat Surat Jalan

Bag.Gudang Mencetak ST

Mengupdate piutang

Bag.Piutang

Mencetak Laporan

Mencetak Laporan

Menjurnal

Gambar 4.10 Use Case Diagram

Bag.Akuntansi

101 4.5 Rancangan Database 1. Nama Table

: MS_Pelanggan

Keterangan

: Master_Pelanggan

Primary Key : Kode_Pelanggan

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

2.

Nama

30

Text

Nama Pelanggan

3.

Alamat

50

Text

Alamat Pelanggan

4.

Wilayah

20

Text

Wilayah

5.

Telp

13

Text

Telphone Pelanggan

6.

Term

20

Text

Term

7.

Limit Kredit

9

Number

8.

Kontak

15

Text

Kontak

9.

Telp Kontak

15

Text

Telephone Kontak

10.

Hp Kontak

15

Text

Handphone Kontak

11.

Komentar

100

Text

Komentar

12.

Alamat Tagih

50

Text

Alamat Penagihan

Limit kredit

102 2. Nama Table

: MS_Barang

Keterangan

: Master_Barang

Primary Key : Kode_Barang

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

Kode_Barang

6

Text

Kode_Barang

2.

Nama Barang

30

Text

Nama Barang

3.

Tipe

10

Text

Tipe Barang

4.

Ukuran

10

Text

Ukuran Barang

5.

Satuan

5

Text

Satuan Barang

6.

Harga

8

Number

Harga Barang

7.

Stok

5

Number

Stok Barang

Panjang

Type

3. Nama Table

: MS_Akun

Keterangan

: Master_Akun

Primary Key : No_Reff

No

Nama Field

Keterangan

1.

No Reff

3

Text

No Reff

2.

Akun

20

Text

Nama Akun

103 4. Nama Table

: MS_Karyawan

Keterangan

: Master_Karyawan

Primary Key : Kd_Karyawan

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

Kd_Karyawan

6

Text

Kode_Karyawan

2.

Nama_Karyawan

30

Text

Nama Karyawan

3.

Alamat_Karyawan

50

Text

Alamat Karyawan

4.

Telp_Karyawan

13

Text

Telp Karyawan

5.

Jabatan

20

Text

Jabatan Karyawan

Panjang

Type

5. Nama Table

: MS_Perkiraan

Keterangan

: Master_Perkiraan

Primary Key : Kode Jurnal

No

Nama Field

Keterangan

1.

Kode Jurnal

3

Text

Kode Jurnal

2.

Nama Jurnal

20

Text

Nama Jurnal

104 6. Nama Table

: SP_Header

Keterangan

: Surat_Pesanan_Header

Primary Key : No_SP Foreign Key : Kode_Pelanggan, No_Pending

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan No_Surat_Pesanan

1.

No_SP

6

Text

2.

Tanggal

8

Date/Time

3.

No_Pending

6

Text

No Surat Pending Pesanan

4.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

5.

Term

20

Text

Term

6.

Discount

3

Number

Discount

7.

Uang Muka

9

Number

Uang Muka

8.

Keterangan

50

Text

Keterangan

Tanggal Surat Pesanan

105 7. Nama Table

: SP_Detail

Keterangan

: Surat_Pesanan_Detail

Primary Key : No_SP Foreign Key : Kode_Barang

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_SP

6

Text

No_Surat_Pesanan

2.

Kode_Barang

6

Text

Kode_barang

3.

Qty

4

Number

Quantity

4.

Harga

8

Number

Harga

5.

Potongan

5

Number

Potongan

106 8. Nama Table

: Faktur_Header

Keterangan

: Faktur_Header

Primary Key : No_Faktur Foreign Key : No_SP

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_Faktur

6

Text

No_Faktur

2.

Tanggal

8

Date/Time

3.

No_SP

6

Text

No_Surat_Pesanan

4.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

5.

Tgl_Jth_Tempo

8

Date/Time

6.

Discount

3

Number

Discount

7.

Uang Muka

9

Number

Uang Muka

8.

Status Bayar

1

Text

Status Bayar

9.

Term

20

Text

Term

10.

Keterangan

50

Text

Keterangan

Tanggal

Tanggal_Jatuh_Tempo

107 9. Nama Table

: Faktur_Detail

Keterangan

: Faktur_Detail

Primary Key : No_Faktur Foreign Key : Kode_Barang

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_Faktur

6

Text

No_Faktur

2.

Kode_Barang

6

Text

Kode_Barang

3.

Qty

4

Number

Quantity

4.

Potongan

5

Number

Potongan

5

Harga

8

Number

Harga

108 10. Nama Table

: SJ_Header

Keterangan

: Surat_Jalan_Header

Primary Key : No_SJ Foreign Key : No_SP

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_SJ

6

Text

No_Surat_Jalan

2.

Tanggal

8

Date/Time

Tanggal Surat Jalan

3.

No_SP

6

Text

No_Surat_Pesanan

4.

No_Kendaraan

8

Text

No_Kendaraan

5.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

6.

Alamat

50

Text

Alamat_Kirim

7.

Pengirim

20

Text

Pengirim

109 11. Nama Table

: SJ_Detail

Keterangan

: Surat_Jalan_Detail

Primary Key : No_SJ Foreign Key : Kode_Barang

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_SJ

6

Text

No_Surat_Jalan

2.

Kode_Barang

6

Text

Kode_Barang

3.

Qty

4

Number

Panjang

Type

Quatity

12. Nama Table

: ST_Header

Keterangan

: Surat_Tagih_Header

Primary Key : No_ST Foreign Key : Kode_Pelanggan

No

Nama Field

Keterangan

1.

No_ST

6

Text

No_Surat_Tagih

2.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

3.

Tanggal

8

Date/Time

Tanggal_Tagih

110 13. Nama Table

: ST_Detail

Keterangan

: Surat_Tagih_Detail

Primary Key : No_ST Foreign Key : No_Faktur

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_ST

6

Text

No_Surat_Tagih

2.

No_Faktur

6

Text

No_Faktur

3.

Tanggal

8

Date/Time

Tanggal_Faktur

4.

Tgl_Jth_Tempo

8

Date/Time

Tanggal_Jatuh_Tempo

5.

Denda

7

Number

Denda

6.

Total

10

Number

Total (Nominal)

111 14. Nama Table

: Surat_Pending_Pesanan_Header

Keterangan

: Surat_Pending_Pesanan_Header

Primary Key : No_Pending Foreign Key : Kode_Pelanggan

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_Pending

6

Text

No_Pending

2.

Tanggal

8

Date/Time

Tanggal

3.

Tgl_Konfirmasi

8

Date/Time

Tanggal_Konfirmasi

4.

Kode_Pelanggan

6

Text

Kode_Pelanggan

5.

Keterangan

50

Text

Keterangan

112 15. Nama Table

: Surat_Pending_Pesanan_Detail

Keterangan

: Surat_Pending_Pesanan_Detai

Primary Key : No_Pending Foreign Key : Kode_Barang

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_Pending

6

Text

No_Pending

2.

Kode_Barang

6

Text

Kode_Barang

3.

Qty

4

Number

Quantity

4.

Harga

8

Number

Harga

113 16. Nama Table

: Pelunasan_Piutang

Keterangan

: Pelunasan_Piutang

Primary Key : No_Pelunasan Foreign Key : No_Faktur

No

Nama Field

Panjang

Type

Keterangan

1.

No_Pelunasan

6

Text

No_Pelunasan_Piutang

2.

Tanggal

8

Date/Time

3.

No_Faktur

6

Text

4.

Total Faktur

10

Number

Total Faktur

5.

Discount

3

Number

Discount

6.

Denda

7

Number

Denda

Tanggal No_Faktur

114 4.6 Rancangan Formulir PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang 15117-Indonesia Phone : (021) 70538472 Fax : (021) 55748072

Surat Pesanan Nama Pelanggan :

No Surat Pending :

Tgl Surat Pending :

Alamat Pengirim :

No Surat Pesanan :

Tgl Surat Pesanan :

Keterangan :

Termin :

Kode barang

Nama barang

Tipe

Pelanggan

(

Ukuran

Bag. Penjualan

)

(

)

Satuan

Qty

Manajer Penjualan

(

Gambar 4.11 Rancangan Form Surat Pesanan

)

115 PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang 15117-Indonesia Phone : (021) 70538472 Fax : (021) 55748072

Surat Pending Order Nama Pelanggan :

No Surat Pending:

Alamat :

Tgl Surat Pending :

Keterangan :

Tgl Konfirmasi :

Kode

Nama Barang

Tipe

Ukuran Satuan

Qty

Harga

Grand Total :

Pelanggan

(

Manajer Penjualan

)

(

Gambar 4.12 Rancangan Form Surat Pending Order

)

Total


Faktur Penjualan Nama Pelanggan:

No Surat Pesanan:

No Faktur

Alamat penagihan :

Tgl Faktur:

Tgl Jatuh Tempo :

Keterangan:

Termin:

Kode

Nama barang

Tipe

Ukuran

Merk

Qty

Harga

Total Harga Diskon Uang Muka Grand Total

Pelanggan

(

Bag. Pelanggan

)

(

)

Total

: : : :

Manajer Penjualan

(

Gambar 4.13 Rancangan Form Faktur Penjualan

:

)


Surat Jalan Kode Pelanggan :

No Surat Jalan:

Alamat Kirim:

No Faktur:

Kode

Tgl Surat Jalan:

Nama Barang

Nama pengirim:

Qty

No Kendaraan:

Keterangan:

Pelanggan

(

Bag Gudang

)

(

Bag Pengiriman

)

(

Gambar 4.14 Rancangan Form Surat Jalan

)


Surat Tagihan

Nama Pelanggan :

No Surat Tagih:

Tgl:

Alamat Penagihan :

Keterangan :

No Faktur

Tgl Faktur

Tgl Jatuh Tempo

Denda

Nominal

Total

Total :

Pelanggan

(

Bag Penagihan

)

(

Bag Piutang

)

(

Gambar 4.15 Rancangan Form Surat Tagih

)

119 4.7 Rancangan Layar

Log in Ke Menu Utama Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Login

120

Klik ke Master Akun Klik ke Master Pelanggan

Klik ke Master Barang

Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Utama Master

121

Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Pelanggan Baru

Untuk Membatalkan Operasi Input Pelanggan Baru

Untuk Menambah Daftar Pelanggan Yang Baru

Untuk Menghapus Daftar Pelanggan

Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Master Pelanggan

Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input

Untuk Membatalkan Operasi Input Secara Keseluruhan

Gambar 4.19 Rancangan Layar Term Pada Master Pelanggan

122

Untuk Menambah Daftar Barang Baru

Untuk Menghapus Daftar Barang

Untuk Mengubah Daftar Barang

Untuk Menyimpan Hasil Operasi Input Barang Baru

Untuk Membatalkan Operasi Input Barang Baru

Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Master Barang

123

Untuk Mengubah Data Akun

Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Master Akun

124

Klik ke Surat Pesanan Pelanggan

Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pesanan Pelanggan

125

Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu

Untuk Menampilkan Data Nama Barang


Gambar 4.23 Rancangan Layar Surat Pesanan


126

Klik berdasarkan kolom

Klik Kata Kunci

Klik Ascending

Klik Descending

Gambar 4.24 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pesanan

127

Klik ke Surat Pending Pesanan

Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Utama Surat Pending

128

Untuk Menghapus Operasi Input Nama Barang Secara Satu per Satu

Untuk Menampilkan Data Nama Barang


Gambar 4.26 Rancangan Layar Surat Pending


129

Klik berdasarkan kolom Klik Kata Kunci

Klik Ascending Klik Descending

Gambar 4.27 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Pending Pesanan

130

Klik ke Faktur Pesanan

Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Utama Faktur Penjualan

131


Gambar 4.29 Rancangan Layar Faktur Penjualan


132 Klik berdasarkan kolom

Klik Kata Kunci


Gambar 4.30 Rancangan Layar Search No SP pada Faktur Pelanggan

133

Klik ke Surat Jalan

Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Utama Surat Jalan

134

Untuk Menyimpan dan Mencetak Surat Jalan

Gambar 4.32 Rancangan Layar Surat Jalan

Untuk Membatalkan Proses Input Surat Jalan

135


Klik Kata Kunci


Gambar 4.33 Rancangan Layar Search No SP pada Surat Jalan

136

Klik ke Surat Tagihan

Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Utama Surat Tagih

137

Untuk Menyimpan dan Mecetak Surat Tagihan

Untuk Membatalkan Proses Input tagihan

Gambar 4.35 Rancangan Layar Surat Tagih

138


Klik Kata Kunci


Gambar 4.36 Rancangan Layar Search Pelanggan pada Surat Tagih

139

Klik ke Daftar Pending Pesanan

Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Pending Pesanan

140

Gambar 4.38 Rancangan Layar Daftar Pending Pesanan

141

Klik ke Daftar Pending Pesanan

Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Surat Pesanan

142

Gambar 4.40 Rancangan Layar Daftar Surat Pesanan

143

Klik ke Daftar Transaksi

Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Utama Daftar Transaksi

144

Untuk melihat kembali transaksi

Gambar 4.42 Rancangan Layar Reprint per Surat Pending Pesanan

145

Klik ke Daftar Piutang Pelanggan

Gambar 4.43 Rancangan Layar Utama Daftar Piutang Pelanggan

146

Untuk Mengetahui Daftar Piutang per Pelanggan

Gambar 4.44 Rancangan Daftar Piutang Pelanggan

147

Untuk Mengetahui Piutang Jatuh Tempo

Gambar 4.45 Rancangan Layar Daftar Jatuh Tempo

148

Klik ke Pelunasan Piutang

Gambar 4.46 Rancangan Layar Utama Pelunasan Piutang

149

Untuk Mencari No.Faktur Yang Akan Di Input

Untuk Menyimpan Status Pembayaran Pelanggan

Untuk Membatalkan Operasi Input Pembayaran

Gambar 4.47 Rancangan Layar Pelunasan Piutang

150


Klik Kata Kunci Klik Ascending

Klik Descending

Gambar 4.48 Rancangan Layar Search No Faktur pada Pelunasan Piutang

151

Klik ke Laporan

Gambar 4.49 Rancangan Layar Utama Laporan

152

Untuk Membatalkan Proses Input

Untuk Mencetak Laporan

Gambar 4.50 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Pelanggan



Gambar 4.51 Rancangan Layar Laporan Penjualan per Periode

153


.


Gambar 4.52 Rancangan Layar Laporan Penagihan Piutang Pelanggan



Gambar 4.53 Rancangan Layar Laporan Piutang Pelanggan

154



Gambar 4.54 Rancangan Layar Laporan Umur Piutang



Gambar 4.55 Rancangan Layar Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

155

Klik ke Jurnal

Gambar 4.56 Rancangan Layar Utama Jurnal



Gambar 4.57 Rancangan Layar Jurnal

156 4.8 Rancangan Laporan PT. Sinar Alam Semesta Abadi Komplek Ruko Modernland JL. Hartono Raya Blok R No. 32, Tangerang 15117-Indonesia Phone : (021) 70538472 Fax : (021) 55748072

Daftar Pelanggan Tanggal: No

Nama

Alamat

Tlp

Contact person

Tlp contact

Gambar 4.58 Rancangan Laporan Daftar Pelanggan

Hp contanct


Daftar Barang per Tipe Tanggal : Tipe

Kode Barang

Nama Barang

Ukuran

Satuan

Gambar 4.59 Rancangan Laporan Daftar Barang per Tipe

Harga


Daftar Barang per Ukuran Tanggal : Ukuran

Kode Barang

Nama Barang

Tipe

Satuan

Gambar 4.60 Rancangan Laporan Daftar Barang per Ukuran

Harga


Laporan Penjualan per Periode Tanggal:

No Faktur

Kode Nama Pelanggan Pelanggan

Total

Uang Muka

Diskon

Total seluruh:

Gambar 4.61 Rancangan Laporan Penjualan per Periode

Grand Total


Laporan Penjualan per Pelanggan Tanggal :


No Faktur

Tanggal

s/d

Total

Diskon

Denda

Total seluruh:

Gambar 4.62 Rancangan Laporan Penjualan per Pelanggan

Total Penjualan


Laporan Penjualan per Barang Terlaris Tanggal :

Kode Barang

Nama Barang

Tipe

s/d

Ukuran

Qty

Satuan

Gambar 4.63 Rancangan Laporan Penjualan per Barang Terlaris


Laporan Penagihan Pelanggan Tanggal :

s/d

No ST : Nama : Alamat :

Tanggal

No Faktur

Tgl Jatuh Tempo

Denda

Total

Grand Total

Total seluruh:

Gambar 4.64 Rancangan Laporan Penagihan Pelanggan


Laporan Piutang per Pelanggan Tanggal :


No Faktur

Tanggal

s/d

Total

Diskon

Denda

Total seluruh:

Gambar 4.65 Rancangan Laporan Piutang per Pelanggan

Total Piutang


Laporan Analisis Umur Piutang Tanggal:


Yang Belum Jatuh Tempo

1-30 Hari

s/d

31-60 Hari

>60 Hari

Total

Limit Kredit

Total:

Gambar 4.66 Rancangan Laporan Analisis Umur Piutang

Sisa Limit


Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan Tanggal :

No Nama Tgl Pelunasan Pelanggan Pelunasan

No Faktur

s/d

Tgl Jth Tempo

Denda

Total

Total seluruh:

Gambar 4.67 Rancangan Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

Grand Total

166 4.9 Navigation Diagram

Gambar 4.68 Navigation Diagram

167 4.10

Matriks Rencana Penerapan Sistem

Per Periode Tertentu

4.10.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data

Harian

Bulanan

Waktu

Kegiatan

Master Pelanggan Master Barang Master Akun Transaksi Surat Pesanan Transaksi Surat Pending Transaksi Faktur Penjualan Transaksi Surat Jalan Transaksi Surat Tagih Daftar Piutang Pelanggan Pelunasan Piutang Laporan Daftar Pelanggan Laporan Daftar Barang per Tipe Laporan Daftar Barang per Ukuran Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Periode Laporan Penjualan per Barang Terlaris Laporan Penagihan Piutang Pelanggan Laporan Piutang per Pelanggan Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Tabel 4.3 Matriks Pengolahan Data

√ √ √ √ √ √ √

168

Jurnal Umum Laporan Daftar Pelanggan Laporan Daftar Barang per Tipe Laporan Daftar Barang per Ukuran Laporan Penjualan per Pelanggan Laporan Penjualan per Periode Laporan Penjualan per Barang Terlaris Laporan Penagihan Piutang Pelanggan Laporan Piutang per Pelanggan Laporan Analisis Umur Piutang Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan

Manajer Akuntansi

Laporan

Manajer Penjualan

Personal

Manajer Keuangan

4.10.2 Matriks Distribusi Laporan

√

√ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √

Tabel 4.4 Matriks Distribusi Laporan

169

Akuntansi

C,R,U C,R,U

Menu

Piutang

Staff Penjualan

Menu Master Pelanggan C,R,U,D Menu Master Barang C,R,U,D Menu Kode Perkiraan C,R Menu Transaksi Surat Pesanan C,R,U Menu Transaksi Surat Pending C,R,U Menu Transaksi Faktur Penjualan C,R,U Menu Transaksi Surat Jalan C,R Menu Transaksi Surat Tagih C,R Menu Daftar Piutang Pelanggan C,R Menu Pelunasan Piutang C,R Menu Daftar Pelanggan C,R Menu Daftar Barang per Tipe C,R Menu Daftar Barang Per Ukuran C,R Menu Laporan Penjualan per Pelanggan C,R Menu Laporan Penjualan per Periode C,R Menu Laporan Barang Terlaris C,R Menu Laporan Penagihan Pelanggan C,R Menu Laporan Piutang per Pelanggan C,R Menu Laporan Analisis Umur Piutang C,R Menu Laporan Pelunasan Piutang Pelanggan C,R

Staff

Gudang

Manajer

4.10.3 Matriks Level Akses

C,R,U C,R,U C,R,U C,R,U

Tabel 4.5 Matriks Level Akses

C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R C,R

170 4.10.4 Matriks Jadwal Implementasi Dalam pengimplementasian system didukung oleh tim development dan untuk semua user dilakukan pelatihan terhadap system yang diimplementasikan, dengan waktu implementasi sebanyak 2,5 bulan

N o 1 2 3 4 5 6 7 8

Kegiatan Survey Sistem Berjalan Analisis Sistem Perancangan Program Pembuatan Program Pengadaan Hardware Implementasi Program Pelatihan Evaluasi

1

2

3

4

5

6

7

Minggu 8 9

Tabel 4.6 Jadwal Implementasi Sistem

10

11

12

13

BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN. 4.1 Struktur Organisasi, Uraian Tugas, dan Prosedur Yang Diusulkan

Recommend Documents