57 BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1
Usulan Prosedur Yang Baru Setelah
menganalisis
permasalahan-permasalahan
yang
dialami
oleh
perusahaan saat ini, maka diusulkan adanya sistem yang baru. Sistem yang diusulkan adalah dengan membuat sistem pelayanan berbasiskan web yang difokuskan pada pelayanan terhadap pelanggan yang disebut dengan e-CRM. Adapun proses bisnis untuk sistem e-CRM yang diusulkan mempunyai prosedur bisnis sebagai berikut :
1. Proses Bisnis bagi Pelanggan a. Calon Pelanggan yang sudah menjadi Pelanggan baik secara Pribadi ataupun Perusahaan dapat menggunakan ID Pengguna dan juga Password yang telah diberikan untuk melakukan login. Dengan melakukan login maka sistem dapat mengenali identitas user dan sistem akan merespon dengan membuka halaman pelanggan. b. Pelanggan yang telah login mendapat keuntungan yaitu berupa informasi yang uptodate dan dapat menggunakan menu-menu yang dapat mendukung pelayanan pelanggan selain menu-menu yang ada pada halaman Home seperti menu Transaksi, Truck Order, Trips List, Message, dan Lihat Profil. c. Pada menu Lihat Profil, pelanggan dapat melihat dan merubah data dirinya seperti alamat, nomor telepon, nomon hp, alamat email, ID Pengguna, dan juga password guna menjaga kerahasiaan data pribadi pelanggan.
58 d. Pelanggan dapat dengan mudah mengajukan pertanyaan, saran, kritik, ataupun keluhan perihal pelayanan PT. Roda Mas Berkat Persahabatan dimana nantinya akan digunakan sebagai feedback bagi perusahaan melalui menu Message. e. Pada menu Message terdapat menu News from Admin yang berguna untuk melihat kabar terbaru mengenai berbagai macam hal yang di update setiap pagi dan sore hari. Seperti posisi barang yang mereka kirim, kondisi truk yang dipakai untuk mengangkut, dan lain-lain. e. Pelanggan dapat melakukan transaksi pemesanan truk secara online dan juga dapat melihat historis transaksi pembayaran dan pengiriman barang yang pernah mereka lakukan terdahulu. f. Jika pelanggan lupa ID Pengguna dan juga password mereka maka pelanggan dapat mengirimkan message kepada perusahaan lewat menu Message, dimana nanti ID Pengguna dan juga Password akan dikirim lewat email pelanggan guna menjaga kerahasiaannya. g. Setelah selesai melakukan aktifitas pada halaman pelanggan, pelanggan dapat melakukan logout.
2. Proses Bisnis bagi Admin a. Admin dapat login pada website PT. Roda Mas Berkat Persahabatan untuk mengelolanya. b. Admin dapat melihat dan mengelola data dan historis transaksi pembayaran dan pengiriman barang dari para pelanggan.
59 c. Selain itu Admin juga bertugas mengelola data agenda dan penawaran seperti melakukan penambahan penawaran, agenda kegiatan, memperbaharui data jika ada informasi yang salah, dan juga menghapus data jika telah out of date. d. Admin akan menanggapi saran atau kritik, pertanyaan atau keluhan, dan juga pemesanan yang dikirim para pelanggan melalui menu-menu yang terdapat pada website PT. Roda Mas Berkat Persahabatan. Admin juga memanfaatkan saran atau kritik dan pertanyaan atau keluhan dari pelanggan sebagai feedback untuk meningkatkan pelayanan atas kebutuhan pelanggan. e. Admin dapat merubah profil data Admin pada menu Own Data. Seperti merubah ID Admin, Nama, dan juga password. f. Setelah selesai melakukan aktifitas pada halaman admin, admin dapat melakukan logout.
4.2
Diagram Sistem Yang Diusulkan
4.2.1
Class Diagram Sistem CRM Class Pelanggan dan Class Admin merupakan pemakai sistem, sehingga
dikelompokkan ke dalam cluster User. Class Buku Tamu, Class Message, dan Class News from Admin dikelompokkan ke dalam cluster Problem. Class Agenda, Class Penawaran, Class Tentang Kami, Class Trips, Class Transaksi, Class Profil, Class Truck Order, dan Class Tbl_truk merupakan informasi yang dikelola, sehingga dikelompokkan ke dalam cluster Informasi.
60
Gambar 4.1 Class Diagram Sistem CRM
61
4.2.2
Statechart Diagram Sistem CRM Berikut ini merupakan penggambaran statechart dari masing-masing class
yang mungkin terjadi :
Pelanggan Statechart Diagram dari class Pelanggan
Gambar 4.2 Statechart Diagram Pelanggan
Admin Statechart Diagram dari class Admin
Gambar 4.3 Statechart Diagram Admin
62
Buku Tamu Statechart Diagram dari class Buku Tamu
Gambar 4.4 Statechart Diagram Buku Tamu
Message Statechart Diagram dari class Message
Gambar 4.5 Statechart Diagram Message
63 News from Admin Statechart Diagram dari class News from Admin
Gambar 4.6 Statechart Diagram News from Admin
Agenda Statechart Diagram dari class Agenda
Gambar 4.7 Statechart Diagram Agenda
Penawaran Statechart Diagram dari class Penawaran
Gambar 4.8 Statechart Diagram Penawaran
64 Tentang Kami Statechart Diagram dari class Tentang Kami
Gambar 4.9 Statechart Diagram Tentang Kami
Truck Order Statechart Diagram dari class Truk Order
Gambar 4.10 Statechart Diagram Truck Order
Tbl_truk Statechart Diagram dari class Tbl_truk
Gambar 4.11 Statechart Diagram Tbl_truk
65 Profil Statechart Diagram dari class Profil
Gambar 4.12 Statechart Diagram Profil
Transaksi Statechart Diagram dari class Transaksi
Gambar 4.13 Statechart Diagram Transaksi
Trips Statechart Diagram dari class Trips
Gambar 4.14 Statechart Diagram Trips
66 4.2.3
Usecase Diagram Sistem CRM Pelanggan
Gambar 4.15 Usecase Diagram Sistem CRM Pelanggan
67 Admin
Gambar 4.16 Usecase Diagram Sistem CRM Admin
68 4.3
Bagan Terstruktur Struktur Menu Pelanggan Sebelum Login
Gambar 4.17 Struktur menu Pelanggan sebelum Login
Struktur Menu Pelanggan Setelah Login
Gambar 4.18 Struktur menu Pelanggan setelah Login
69 Struktur Menu Admin
Gambar 4.19 Struktur menu Admin
70 4.4
Rancangan Layar
4.4.1
Rancangan Layar Pelanggan Yang Belum Login
1. Home Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area
Registrasi
Halaman Depan Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
ID Pengguna : Password
Pic
:
Kirim Data
Logo
Pic
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.20 Rancangan Layar Home Pelanggan yang belum Login
71 2. Agenda Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
Registrasi
Agenda & Events
User Area Seputar Berita Pic
ID Pengguna : Password
: Pic
Kirim Data
Logo
Kegiatan dan Aktifitas Roda Mas Pic with flash
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.21 Rancangan Layar Agenda Pelanggan yang belum Login
72 3. Penawaran
Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area
Registrasi
Halaman Depan Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
ID Pengguna : Password
Pic
:
Kirim Data
Logo
Pic
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.22 Rancangan Layar Penawaran Pelanggan yang belum Login
73 4. Buku Tamu
Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area
Registrasi Buku Tamu
Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan Nama
:
Email
:
ID Pengguna : Password
:
Kirim Data
Komentar :
Logo Kirim Komentar
Lihat Buku Tamu
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.23 Rancangan Layar Buku Tamu Pelanggan yang belum Login
74 5. Tentang Kami
Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area
Registrasi
Tentang Kami Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
ID Pengguna : Password
Pic
:
Kirim Data
Pic
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.24 Rancangan Layar Tentang Kami Pelanggan yang belum Login
75 6. Registrasi Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area
Registrasi Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Tipe Pengguna
ID Pengguna
Nama/Nama Perusahaan
Password Pengguna
ID Pengguna : Password
:
Alamat Tinggal Kirim Data
No. Tlp No. HP
Logo
Registrasi
Email
Kirim Data Registrasi
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.25 Rancangan Layar Registrasi Pelanggan yang belum Login
76 4.4.2
Rancangan Layar Pelanggan Yang Sudah Melakukan Login
1. Transaksi Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area Welcome (User)
Registrasi Transaksi
Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Transaksi Nama Pelanggan dan alamatnya
Trips List Message
Filter by month :
Truck Order
Date of
Transaction No
Description
Lihat Profil Keluar Program
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.26 Rancangan Layar Transaksi Pelanggan
Cost
77 2. Message Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area Welcome (User)
Registrasi Message
Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan Send Message || News from Admin
Transaksi Trips List Message
Nama
: (Nama Pelanggan)
Email
: (Email Pelanggan)
Prioritas Kepentingan :
Truck Order Lihat Profil Keluar Program
Message
:
Logo Kirim Komentar Lihat Pesan Yang Dikirim © Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.27 Rancangan Layar Message Pelanggan
78 3. Truck Order Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area Welcome (User)
Registrasi Truk Order
Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Transaksi Trips List Selection
Message
Truck Label
Driver Name
Truck Model
Truk Order Lihat Profil Keluar Program
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.28 Rancangan Layar Truck Order Pelanggan
Status
79 4. Lihat Profil Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area Welcome (User)
Profil User Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan Ganti Profil || Ganti Password
Transaksi Trips List Trips List
ID Pelanggan Tipe Pelanggan Nama
Message Truk Order
Alamat
Lihat profil Keluar Program
Logo
Registrasi
No Telepon No HP
Email Ganti Data profil © Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.29 Rancangan Layar Lihat Profil Pelanggan
80 5. Trips List
Logo
Home
Agenda
Penawaran
Buku Tamu
Tentang Kami
User Area Welcome (User)
Registrasi Trips List
Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Filter by month :
Transaksi Trips List
Trips Date
Message Truk Order
Description Truck Label
Truck Driver
Truck Model
Delivery Order
Lihat profil Keluar Program
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.30 Rancangan Layar Trips List Pelanggan
Destiny
81 4.4.3
Rancangan Layar Admin
1. Customer Message View Logo
User Area
Customer Message View Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Create Message No
Complaint Name
Pic Day Sending
Edit Message Message Priority
Comment
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.31 Rancangan Layar Customer Message View Admin
Pic Select
82 2. Customer Trips View Logo
User Area
Customer Trips View Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Filter by customer ID No
Trips Date
Filter by month Trip Number
Add Trips Description
Owner
Truck Driver
Truck Model
Delivery Order
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.32 Rancangan Layar Customer Trips View Admin
Destiny
83 3. Customer Transaction Logo
User Area
Customer Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Message View Customer Customer Transaction Truk Order Buku Tamu Content Update New Event Own Data Logout
Pic Customer ID :
Pic Customer Name : -
Data transaksi customer
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.33 Rancangan Layar Customer Transaction Admin
84 4. Truck Management – Management Truck To List Logo
User Area
Manage Truck Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Tools Selection
Edit Truck
Truck Label
Delete Truck
Driver Name
Truck Model
Add
Status
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.34 Rancangan Layar Management Truck To List Admin
85 5. Truck Management – View Incoming Truck Order
Logo
User Area
Manage Truck Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Truck Order List Selection
Customer Name
Date Of Order
Truck Label
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.35 Rancangan Layar View Incoming Truck Order Admin
Status
86 6. Truck Management - Update Status Truck
Logo
User Area
Manage Truck Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips List Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Truck Label
Driver Name
Truck Model
Status
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.36 Rancangan Layar Update Status Truck Admin
87 7. Display Guest Book Logo
User Area
Buku Tamu Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Customer Message View Customer Trips View Customer Personal Data Customer Transaction Truck Management Display Guest Book Own Data Logout
Edit Message Pic No
Guest Name
Guest Comment
Date
IP Address
Response
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.37 Rancangan Layar Display Guest Book Admin
State
Select
88 8. Customer Personal Data Logo
User Area
Customer Page Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Message View Customer Customer Transaction Truk Order Buku Tamu Content Update New Event Own Data Logout
add
Pic
edit
Pic
delete
Data Pelanggan
Logo
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.38 Rancangan Layar Customer Personal Data Admin
Pic
89 9. Own Data Logo
User Area
Profil User Selamat datang di Roda Mas Berkat Persahabatan
Message View Customer Customer Transaction Truk Order Buku Tamu Content Update New Event Own Data Logout
Logo
Change Data II Change Password
ID Admin
New Password
Nama
Retype Password
Ganti Data Profil
© Copyright 2009, Roda Mas Berkat Persahabatan. All rights Reserved.
Gambar 4.39 Rancangan Layar Own Data Admin
90 4.5
Rencana Implementasi
4.5.1
Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan Dalam pengimplementasian aplikasi e-CRM ini diperlukan perangkat keras dan
perangkat lunak. Rencana pengimplementasian itu meliputi hal-hal berikut ini :
1. Kebutuhan Perangkat Keras Untuk menjalankan program yang telah dibuat maka disarankan menggunakan piranti keras dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :
a. Server •
Monitor 17 inch
•
Processor 3.0 GHz
•
Memory RAM 1 GB
•
Harddisk 160 GB
•
VGA Card 128 Mb
•
Ethernet Card
•
CDROM 52x
•
Keyboard dan Mouse
•
Modem
b. Klien •
Monitor 15 inch
•
Processor 2.0 GHz
91 •
Memory RAM 1 Gb
•
Harddisk 60 Gb
•
VGA Card 64 Mb
•
Ethernet Card
•
CDROM 52x
•
Keyboard dan Mouse
•
Modem
•
Scanner (Optional)
•
Printer (Optional)
2. Kebutuhan Perangkat Lunak Untuk menjalankan program yang telah dibuat maka disarankan menggunakan piranti lunak dengan spesifikasi minimum sebagai berikut :
a. Server •
MySQL, sebagai program untuk penggunaan database
•
Windows Server Edition 2000 sebagai Sistem Operasi
•
Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3
b. Klien •
Windows XP
•
Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 3
•
Koneksi Internet
92 3. Kebutuhan Personil Diperlukan orang yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses implementasi. Staff yang berpengalaman lebih diutamakan, sedangkan bagi staff baru sebaiknya diberi pelatihan terlebih dahulu untuk menambah keterampilan dan wawasan yang berpengaruh penting dalam proses implementasi nantinya.
4.5.2
Arsitektur Deployment Arsitektur Deployment berikut ini menggambarkan perangkat lunak yang
dibutuhkan terinstall pada masing-masing komputer Pelanggan dan juga Perusahaan.
Admin
Gambar 4.40 Arsitektur Deployment
93
4.5.3
Jadwal Implementasi Sistem Adapun jadwal implementasi sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
MINGGU No 1
Kegiatan
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
X
X
X
X
X
X
X
15
16
X
X
Requirements X X X X X X X
2
Analysis
3
Design
X X X X X X
4
Coding
X X X
5
Testing
6
Evaluasi
X
Tabel 4.1 Jadwal Implementasi Sistem
