BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur yang Diusulkan Pada Sistem yang Baru 4.1.1 Prosedur Penerimaan Order Penjualan yang Diusulkan. 1. Setiap kali calon pembeli mengajukan pemesanan pembelian, harus segera dicek apakah status calon pembeli tersebut pada master pelanggan. Jika tidak terdaftar, maka status calon pembeli merupakan pelanggan baru dan staf administrasi harus menambahkan data pelanggan baru tersebut pada master pelanggan. Jika status pelanggan terdaftar, maka calon pembeli adalah pelanggan lama.
2. Data barang yang tercatun pada PO pelanggan harus dicek silang dengan SPPB (Surat Permintaan Penawaran Barang) yang dikirim pelanggan, selanjutnya di cek pada master barang. Jika tidak valid, pelanggan
harus
diberitahukan
dan
pemesanan
pembeliannya
dikembalikan untuk direvisi.
3. Jika pesanan pembelian barang (Purchase Order) baik dari pelanggan baru atau lama sesuai dengan SPPB dan data barang dapat ditemukan pada Ms. Barang, maka PO pelanggan lalu diserahkan kepada manajer keuangan (Finance Manager) untuk dilakukan evaluasi kredit.
80
4.1.2 Prosedur Evaluasi Kredit yang Diusulkan. 1. Setelah manajer keuangan (Finance Manager) menerima PO pelanggan, dilakukan evaluasi kredit pada file transaksi piutang pelanggan dengan menggunakan kunci kode pelanggan. Pada evaluasi kredit ini, manajer keuangan memeriksa catatan riwayat transaksi piutang dilakukan pelanggan di masa lampau yang meliputi jumlah limit kredit, mutasi kredit pelanggan, waktu keterlambatan pelanggan membayar piutang, saldo kredit, dan status pelanggan tersebut. Status pelanggan memudahkan manajer keuangan mengetahui kredibilitas pelanggan dan menentukan apakah pelanggan tersebut layak mendapat tambahan atau pengurangan limit kredit atau seberapa besar kredit yang akan mereka terima. Kredibilitas pelanggan dinilai
dari
karakter
(character),
mencerminkan
apakah
pelanggan
menghormati hutangnya dan berusaha melunasinya, serta kemampuan (capacity) pelanggan membayar hutang tepat waktu sesuai jumlah tagihan.
2.
Bila pelanggan masih baru, dan tidak ada catatan riwayat transaksi piutang pada file transaksi piutang pelanggan, maka limit kredit ditambahkan yang jumlahnya sebesar pertimbangan manager keuangan dengan batas nilai sebesar 35,000 USD – 350,000 USD. Limit kredit dapat ditambahkan pada modul penambahan dan pengurangan limit kredit.
4.1.3 Prosedur Pengendalian Pengiriman Barang yang Diusulkan 1. Setelah menerima pemberitahuan secara tertulis dari kurir bila Surat Jalan telah dikirimkan bersama barang dan dokumen lainnya, staff administrasi
81
penjualan wajib mengisi tanggal pengiriman barang pada SJ yang telah dimaksudkan dan sistem akan secara otomatis memperbaharui status SO menjadi “DIKIRIM” dan memperbaharui tanggal pengiriman secara otomatis pada Sales Order (SO) sebagai bukti pesanan penjualan dikirimkan.
4.1.4 Prosedur Merekam Transaksi Penerimaan Barang yang Diusulkan 1. Pelanggan tidak lagi mengirimkan Salinan PO-nya sendiri untuk memberitahukan secara tertulis bahwa barang telah diterima. Pada sistem yang baru, pelanggan hanya cukup mengirimkan salinan Invoice. Saat menerima salinan Invoice yang mencantumkan tanggal terima barang, cap perusahaan pelanggan, dan tandatangan wakil perusahaan pelanggan melalui faksimile, staff administrasi penjualan kemudian menginput tanggal terima barang pada file SO dan sistem secara otomatis menghitung subtotal denda keterlambatan perhari. Denda keterlambatan pengiriman tersebut akan mengurangi jumlah piutang yang akan dibayarkan oleh pelanggan.
4.1.5 Prosedur Penerimaan Kas dari Pelanggan 1. Saat menerima salinan bukti transfer bank dari pelanggan, staff keuangan mengecek terlebih dahulu status faktur (Invoice), jumlah piutang pelanggan dan status pembayaran pada modul pengecekan status Invoice. Jika Invoice sudah diterima pelanggan, dan tanggal BKM (Bukti Kas Masuk) kosong maka proses pembuatan BKM (Bukti Kas Masuk) dapat dilanjutkan.
82
4.1.6 Prosedur Retur Penjualan yang Diusulkan 1. Saat menerima memo debet dari pelanggan dan sebelum Tanda Terima Barang (TTB) dan memo kredit dibuat, harus dilakukan pengecekan terhadap tanggal saat pelanggan menerima Invoice di modul pengecekan status invoice. Jika Invoice telah diterima pelanggan dan belum pernah diajukan untuk retur penjualan, maka Tanda Terima Barang (TTB) dapat dibuat. Sistem akan secara otomatis akan menyisihkan Invoice yang telah diajukan untuk transaksi retur penjualan dengan tujuan untuk mencegah terjadi transaksi retur penjualan untuk kedua kalinya atas invoice yang sama dan pembuatan TTB yang sama atas memo debet pelanggan. Bila ada kesalahan dalam pembuatan TTB, user hanya dapat mengeditnya dengan menggunakan pencarian berdasarkan No. TTB.
2. Pada sistem yang baru, Memo kredit hanya dapat dibuat apabila TTB belum pernah dibuat, karena sistem akan secara otomatis menyisihkan TTB yang sudah pernah dibuat oleh sistem. Bila ada kesalahan dalam pembuatan memo kredit, user hanya dapat mengeditnya dengan menggunakan pencarian berdasarkan No. Memo Kredit.
4.1.7
Usulan Prosedur Transaksi Penggantian Barang yang telah diretur. 1.
Pada sistem yang baru, BPB hanya dapat dibuat apabila memo kredit yang dikirimkan ke pelanggan belum pernah dibuat, karena sistem akan secara otomatis menyisihkan BPB yang sudah pernah dibuat oleh sistem. Tujuannya mencegah adanya transaksi permintaan penggantian barang atas
83
memo kredit yang sama untuk kedua kalinya. Bila ada kesalahan dalam pembuatan BPB, user hanya dapat mengeditnya dengan menggunakan pencarian berdasarkan No. BPB yang dimaksud.
84
4.2
Diagram Aliran Data 4.2.1
Diagram Hubungan
Gambar 4.1 Diagram hubungan yang diusulkan
85
4.2.2
Diagram Nol Ms. Pelanggan
Kode Pelanggan
Purchase Order
Calon Pembeli
Finance Manager
Status Pelanggan
Tr. Piutang Pelanggan
1.0 Cek pelanggan, evaluasi kredit, dan buat SO Penjualan
Penjualan Ms. Barang
Sales Order
4.0 Input dan Hitung denda keterlambatan
Tanggal penyerahan barang
Surat Jalan
2.0 Buat Surat Jalan
Sales Order
Denda keterlambatan
Pengiriman barang Surat Jalan Invoice Pembayaran
Tr. Piutang Pelanggan
Ms. Pelanggan
Retur barang
Jurnal Penjualan
Memo Kredit
Pelanggan
Pelanggan
3.0 Buat Invoice
Invoice
5.0 Cek status tagihan dan buat BKM
Invoice 6.0 Retur Penjualan
Tanda Terima Barang
Bukti Kas Masuk
Bukti Kas Masuk
Ms.Barang Jurnal Penerimaan Kas
Memo Kredit TTB
Bukti Penggantian Barang Penggantian retur pelanggan
7.0 Penggantian Barang
BPB
Penjualan
Surat Jalan Daftar Status Order Penjualan Daftar Status Order Pengiriman Laporan Penjualan Produk Laporan Penjualan Per Pelanggan
8.0 Buat Laporan
TTB
Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran
Memo Kredit
Laporan Kredibilitas Pelanggan Sales Order Laporan Umur Piutang Dagang Laporan Piutang Per Pelanggan
Surat Jalan
Laporan Pembayaran Invoice Laporan Mutasi Kredit Pelanggan Laporan Retur Penjualan dan penggantian barang
Tr. Piutang Pelanggan
Gambar 4.2 Diagram Nol yang Diusulkan
86
Manajemen
4.2.3
Diagram Rinci Proses 1.0
Gambar 4.3 Diagram Rinci Proses 1.0
87
4.2.4
Diagram Rinci Proses 2.0
Gambar 4.4 Diagram Rinci Proses 2.0
88
4.2.5
Diagram Rinci Proses 3.0 Sales Order
Dari proses 4.3
Denda keterlambatan
3.2 Update saldo piutang pelanggan
3.1 Buat Invoice
Invoice
Invoice Ms. Pelanggan
3.3 Update Jurnal Penjualan
Jurnal Penjualan
Gambar 4.5 Diagram Rinci Proses 3.0
89
Pelanggan
4.2.6
Diagram Rinci Proses 4.0
Gambar 4.6 Diagram Rinci Proses 4.0
90
4.2.7
Diagram Rinci Proses 5.0 Invoice
5.1 Cek status Invoice dan jumlah tagihan
Belum lunas Pembayaran
Tr. Piutang Pelanggan
5.3 Rekam Penerimaan pembayaran pelanggan
BKM
Jurnal Penerimaan Kas
5.4 Cetak dan kirim BKM
BKM = Bukti Kas Masuk
Gambar 4.7 Diagram Rinci Proses 5.0
91
5.2 Buat BKM
Bukti Kas Masuk
Pelanggan
4.2.8
Diagram Rinci Proses 6.0
Pelanggan
6.1 Cek status Invoice
Retur barang
Invoice
Invoice telah diterima dan belum pernah diretur
6.2 Buat TTB
TTB
Memo kredit
6.7 Cetak TTB
TTB
6.4 Validasi status TTB
6.6 Cetak dan kirim Memo Kredit
Memo Kredit
TTB = Tanda Terima Barang
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 6.0
92
TTB belum pernah dibuat
6.5 Buat Memo Kredit
4.2.9
Diagram Rinci Proses 7.0
Gambar 4.8 Diagram Rinci Proses 7.0
93
4.2.10 Diagram Rinci Proses 8.0 Surat Jalan
Invoice
Sales Order
Ms. Pelanggan
8.1 Buat laporan status pengiriman order penjualan
8.2 Buat Laporan Status Order Penjualan
Laporan Status Pengiriman Order Penjualan
Laporan Status Order Penjualan
Ms. Barang
Invoice
Ms. Pelanggan
Invoice
8.3 Buat Laporan Penjualan Produk
8.4 Buat Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran
Laporan Penjualan Produk
Buat Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran
Manajemen
Gambar 4.9 Diagram Rinci Proses 8.0
94
Invoice
8.5 Buat Laporan umur Piutang
Laporan Umur Piutang
Invoice
Bukti Kas Masuk
Tr. Piutang Pelanggan
Memo kredit
8.6 Buat Laporan Pembayaran Pelanggan
8.7 Buat Laporan Kredibiltas Pelanggan
8.8 Buat Laporan Retur Penjualan dan penggantian barang
Laporan Pembayaran Pelanggan
Laporan Kredibiltas Pelanggan
Laporan Retur Penjualan dan penggantian barang
BPB
Tr. Piutang Pelanggan
Invoice
8.9 Buat Laporan Mutasi Kredit Pelanggan
Laporan Mutasi Kredit Pelanggan
8.10 Buat Laporan saldo Piutang
Laporan saldo Piutang
Gambar 4.10 Diagram Rinci Proses 8.0 (lanjutan)
95
Manajemen
4.3 Data Sistem 4.3.1
Kamus Data untuk Aliran Data. 1. Data Barang = Kode_Barang + Nama_Barang + Sub_Item + Ukuran + Berat + Harga + No_PQR
+
Tanggal_Penutupan_PQR
+
Kode_Principal
+
Nama_Principal.
2. Data Pelanggan = Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Contact_Person + Person_Title +
Telepon(1)
+
{Alamat_Gedung
Telepon +
Kota
(2) +
+
Fax Propinsi
+
Alamat_Penangihan +
Kode_Pos}
+
Alamat_Pengiriman {Alamat_Gudang + Kota + Pulau + Propinsi + Kode_Pos}.
3. Purchase Order = * Dokumen berisi pemesanan pembelian barang dari pelanggan. * No_PO + Tanggal + Halaman + Kode_Penjual + Nama_Penjual + No.Telepon(1) + Tanggal_Penyerahan
No_Fax +
+
Alamat_Pengiriman_Barang +
Harga_Pembelian_Maksimal
+
{No
+
Kode_Barang + Nama_Barang + Harga + Jumlah + Total_Harga} + Subtotal + VAT + Grandtotal + Alamat_Pembayaran_Tagihan_ Pembelian + Persentase Denda_Keterlambatan + Syarat Khusus.
96
4. Status Pelanggan = * Merupakan penilaian status kredibilitas / kualitas kredit pelanggan menggunakan salah standar kredit yang disesuaikan yaitu kapasitas dan karakter. Kredibilitas pelanggan dinilai berdasarkan atas prestasi pembayaran tagihan di masa lalu, bertujuan menentukan apakah pada waktu evaluasi kredit, pelanggan layak mendapatkan tambahan kredit atau limit kredit yang ada harus dikurangi atau tetap *.
Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Periode_Tanggal_Invoice + {No_SO + No_SJ + No_Invoice + Tanggal_Jatuh_Tempo + Tanggal_Bayar + No_BKM + Jml_Hari_Keterlambatan + Total_Penjualan(Rp) + Total_Penjualan(USD) + Total_Penerimaan(Rp) + No_Bukti_Transfer + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Saldo_Kredit} + Subtotal_Waktu_Pembayaran + Subtotal_Penjualan(USD) + Subtotal_Penjualan(Rp) + Subtotal_Penerimaan(Rp) + Subtotal_Debet + Subtotal_Kredit + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
5.
Sales Order = * Formulir yang digunakan untuk mencatat pemesanan pembelian barang dari pelanggan * No_SO + Tgl_SO + No_PO + Tgl_PO + Tgl_Penyerahan + Jenis_Transaksi [Inquiry, Tender] + No_Tender + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat + Telepon + Limit_Kredit + Saldo_Kredit + {Kode_Barang + Nama_Barang + Kode_Principal + Jumlah + Harga/ unit + Total_Harga} + Subtotal + VAT/PPN + Total + Tanggal_Kirim + Lama_Pembayaran + Cara_Pembayaran + Persentase_Denda_Perhari + Subtotal_Denda + Status_SO. 97
6.
Invoice
=
* Formulir yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi penjualan untuk menagih pembayaran kepada pelanggan atau sebagai bukti bahwa pesanan pelanggan telah dieksekusi *
No_Invoice + Tanggal_Invoice + No_SO + Tanggal_Jatuh_Tempo + No_SJ + {Kode_Barang + Nama_Barang + Jumlah + Harga + Total } + Subtotal + VAT + Total + Valuta_USD + Lama_Pembayaran + Keterangan + Jenis_Pembayaran.
7. Surat Jalan = *Formulir yang digunakan sebagai surat perintah kepada kurir untuk mengirimkan barang ke alamat yang diminta oleh pelanggan dan sebagai bukti kepada pelanggan bahwa barang telah dikirimkan ke tempat yang diminta*
No_SJ + Tanggal_SJ + Jenis_SJ [Kirim, Retur] + No_SO + No_BPB + Tanggal_Kirim +
Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat_Kirim +
{Kode_Barang + Nama_Barang + Jumlah + Berat + Jumlah_Diganti} + No_Kemasan + Berat_Kotak + Dimensi + Berat_Kotak + Berat_Kotor + Keterangan + Status.
8. Bukti Kas Masuk = * Formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari pelanggan dan dikirimkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa alamat pembayaran atas tagihan invoice yang dilakukan pelanggan ke nomor rekening perusahaan adalah benar dan sah *.
98
No_BKM
+
Tgl_Bayar
Kode_Pelanggan
+
+
No_Faktur
Nama_Pelanggan
+
+
Tanggal_Jatuh_Tempo
Alamat
+
No_Telepon
+ +
Total_Penerimaan + Valuta USD + Cara_Pembayaran + No_Bukti_Transfer + Nama_Bank + Otoritas Manager Keuangan + Otoritas manager Akuntansi.
9.
Tanda Terima Barang
=
* Formulir yang diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang diretur oleh pelanggan telah diterima dan diambil dari gudang pelanggan oleh staf technical support *.
No_TTB + Tgl_TTB + No_Invoice + Tgl_Invoice + No_PO + No_SO + No_SJ + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Alamat_Pengiriman + {Kode_Barang + Nama_Barang + Ukuran + Manufaktur + Jumlah_Retur} + Subtotal_Jml_Retur + Otoritas Sales After Director.
10. Memo Kredit = * Formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi retur penjualan barang dan sebagai perintah kepada fungsi penerimaan barang, yaitu staff technical support untuk menerima barang tersebut dari tangan pembeli *
No_Memo_Kredit + Tgl_Memo_Kredit + No_TTB + No_Invoice + No_SO + No_LPB + No_Memo_Debet_Pelanggan + Tanggal_Memo_Debet_Pelanggan + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat + { Kode_Barang + Nama_Barang
+ Jumlah_Jual + Jumlah_Retur + Harga + Total } +
99
Alasan_Retur [Barang Rusak Saat pengiriman, Barang tidak sesuai spesifikasi, Pengiriman barang terlambat, Alasan Lainnya ] + Otoritas manajemen. 11. Bukti Penggantian Piutang = * Formulir yang digunakan sebagai bukti bahwa barang yang diretur oleh pelanggan telah diganti dengan barang dan harga yang sama seperti yang tercantum dalam syarat khusus pada PO Pelanggan *
No. BPB + Tanggal BPB + Memo Kredit No + Tanggal Memo Kredit + No. Memo Debet Pelanggan + Tanggal Memo Debet Pelanggan + {Kode Barang + Nama Barang + Jumlah Retur + Jumlah Ganti + Harga per Unit + Total Harga } + Subtotal Banyaknya Barang yang Diretur + Subtotal Harga Barang yang Diretur / Diganti + Subtotal Banyaknya Barang yang Diganti + Keterangan. + Otoritas manajemen
4.3.2
Kamus Data untuk Penyimpanan Data. 1. Ms. Principal = @Kode_Principal + Nama_Principal + Contact_Person + Person_Title + Telepon + Manufaktur + No_Fax + Email + Website + Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kode_Pos.
2. Ms. Pelanggan = @Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Contact_Person + Person_Title + Telepon(1) + Telepon(2) + Fax + Alamat_Penangihan {Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kode_Pos} + Alamat_Pengiriman {Alamat Gudang + Kota + Pulau + Propinsi + Kode_Pos}.
100
3. Ms. Barang = @Kode Barang + Nama Barang + Ukuran + Berat + Harga + Kode Principal + Nama Principal.
4. Transaksi Piutang Dagang = @Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Periode_Invoice + { No_SO + No_SJ + No_Invoice + Tanggal_Jatuh_Tempo + Tanggal_Bayar + No_BKM + Jml_hari_keterlambatan_Bayar + Total_Penjualan(Rp) + Total_Penjualan (USD) + Total_Penerimaan (Rp) + No_Bukti_Transfer + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Saldo_kredit} + Subtotal_Waktu_Pembayaran + Subtotal_Penjualan
(USD)
Subtotal_Penerimaan(Rp)
+
+
Subtotal_Penjualan(Rp)
Subtotal_Debet
+
+
Subtotal_Kredit
+
Periode_Laporan
+
Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
4.3.3
Kamus Data untuk Laporan 1. Laporan Status Order Penjualan Tanggal_Sistem Kode_Pelanggan
+
Jam_Sistem +
+
Halaman
Nama_Pelanggan
+
+
Alamat_Penagihan
+
Alamat_Pengiriman + Persentase_Denda + Subtotal_Denda_Keterlambatan + SJ_No + Status + No_SO + No_PO +
Tanggal_SO + Tanggal_PO
Tanggal_Penyerahan + Jenis_Transaksi + No_Tender { No + Part_Number + Deskripsi_Barang + Qty + Harga/Unit + Total_Harga + Kode_Principal + Nama_Principal + No_PQR + Tanggal_Penutupan_PQR} + Subtotal + VAT + Grandtotal.
101
2. Laporan Status Pengiriman Order Penjualan Tanggal_Sistem
+
Jam_Sistem
+
Halaman
+
Periode_Laporan
+
Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat_Pengiriman + No_SJ + Tanggal_SJ + No_SO + Tanggal_SO + No_BPB + Status + Kemasan_No + Tanggal_Kirim + { { No + Part_Number + Deskripsi_Produk + Qty + Berat} + Berat_Kotak_Kemasan } + Subtotal_Jumlah_dan_Berat_Barang
3. Laporan Penjualan Berdasarkan Daerah Pemasaran Tanggal_Sistem
+
Jam_Sistem
+
Halaman
+
Periode_Laporan
+
Nama_Propinsi
+
Nama_Kota
+
{Tanggal
+
Kode_Pelanggan
+
Nama_Pelanggan + Part_Number + Deskripsi_Barang + Qty + Harga/Unit + Total_Harga {USD + Rupiah } } + VAT + Grandtotal Daerah + Grandtotal_Propinsi }
4. Laporan Penjualan Produk Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Halaman + Periode_Laporan + {No + Sub_Item + Part_Number + Deskripsi_Produk + No_Invoice + {Qty + Subtotal_Harga_(USD) + Status_Penjualan} + Subtotal_Sub_Item + Grand_Total_Seluruh_Kelompok_Produk }.
5. Laporan Kredibilitas Pelanggan Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Halaman + Periode_Laporan + {No + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan +
102
Grand_Total_Penjualan (Rp) +
GrandTotal_Penjualan (USD) + Subtotal _Keterlambatan_Pembayaran + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan}
6.
Laporan Umur Piutang Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Halaman + Periode_Laporan + { No + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + No_Invoice + Tanggal_Invoice + Tgl_Jatuh_Tempo + Belum_Jatuh_Tempo + [Lewat 0-30 Hari | Lewat 31-60 Hari | Lewat 61-90 Hari | Lewat > 90 Hari ] + Subtotal } + Grand_Total + TTD_Manager_Keuangan + TTD_Manager_Akuntansi
7.
Laporan Saldo Piutang Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Halaman + Periode_Laporan + {{No + No_Invoice + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Tanggal_Jatuh_Tempo + Jumlah_Tagihan {USD + Rupiah}} + Grand_Total {USD + Rupiah}}
8.
Laporan Pembayaran Tgl_Sistem + Jam_Sistem + Halaman + Periode_Laporan + Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Nama_Bank_Pembayar + No_Bukti_Transfer + Nilai_Valuta_USD + { No + Invoice_No + Tanggal_BKM + No_BKM + Waktu_Keterlambatan_Pembayaran + Jumlah_Pembayaran {USD + Rupiah} + Subtotal}
9.
Laporan Mutasi Kredit Per Pelanggan Tanggal_Sistem
+
Jam_Sistem
+
Halaman
+
Periode_Laporan
+
Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan + {No + Nomor_Invoice + Tanggal_Invoice + Tanggal_Jatuh_Tempo + Tanggal_Bayar + BKM_No + 103
Keterlambatan_Pembayaran
+
Limit_Kredit
+
Debet
+
Kredit
+
Periode_Laporan
+
Saldo_Kredit} + Subtotal.
10. Laporan Retur Penjualan dan Penggantian Barang Tanggal_Sistem Kode_Pelanggan
+
Jam_Sistem
+
+
Halaman
Nama_Pelanggan
+
+
{No
+
Part_Number
+
Deskripsi_Barang + Jumlah_Diretur + Harga_Barang + Total_Harga + Alasan_Retur + BPB_No + Jumlah_Diganti}
4.3.4 Kamus Data untuk Jurnal. 1. Jurnal Penjualan * Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan kredit * Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Periode_Jurnal + {Tanggal_Transaksi + Nama_Perkiraan + Debet {USD + Dollar} + Kredit {USD + Dollar}}.
2. Jurnal Penerimaan Kas * Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan piutang dari pelanggan * Tanggal_Sistem + Jam_Sistem + Periode_Jurnal + { Tanggal_Transaksi + Nama_Perkiraan {Kas/Bank + Piutang_Usaha} + Debet {USD + Dollar}+ Kredit {USD + Dollar}}.
104
4.4 Normalisasi 1. Ms. Pelanggan Unnormalized Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Contact_Person + Person_Title + Telp (1) + Telp (2) + Fax + Alamat_Penangihan {Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kd_Pos}
+ Alamat_Pengiriman {Alamat Gudang + Kota + Pulau +
Propinsi + Kd_Pos}.
1 NF @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Contact_Person + Person_Title + Telp (1) + Telp (2) + Fax + Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kd_Pos + Alamat Gudang + Kota + Pulau + Propinsi + Kd_Pos.
2. Ms. Principal Unnormalized Kd_Principal + Nm_Principal + Contact_Person + Person_Title + Telp + Manufaktur + No_Fax + Email + Website + Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kd_Pos.
1 NF @Kd_Principal + Nm_Principal + Contact_Person + Person_Title + Telp + Manufaktur + No_Fax + Email + Website + Alamat_Gedung + Kota + Propinsi + Kd_Pos.
105
3. Ms.Barang Unnormalized Kd_Barang + Nm_Barang + Sub_Item + Ukuran + Berat + Harga + No. PQR + Tanggal_Penutupan_PQR + Kd_Principal + Nm_Principal.
1 NF @ Kd_Barang + Nm_Barang + Sub_Item + Ukuran + Berat + Harga + No. PQR + Tgl_Penutupan_PQR + Kd_Principal + Nm_Principal.
2 NF Barang
= @Kd_Barang + Nm_Barang + Sub_Item + Ukuran + Berat + Harga + No_PQR + Tanggal_Penutupan_PQR.
Principal = @ Kd_Principal + Nm_Principal.
4. Sales Order Unnormalized No_SO + Tgl_SO + No_PO + Tgl_PO + Tgl_Penyerahan + Jenis_Tr + No_Tender + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + Telp + Limit_Kredit + Saldo_Kredit + {Kd_Barang + Nm_Barang + Kd_Principal + Jumlah + Harga + Total_Harga} + Subtotal
+ VAT/PPN + Grandtotal + Tgl_Kirim + Lama_Pembayaran +
Cara_Pembayaran + Persentase_Denda_Perhari + Subtotal_Denda + Status_SO.
106
1NF SO_Header = @No_SO + Tgl_SO + No_PO + Tgl_PO + Tgl_Penyerahan + Jenis_Tr + No_Tender + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + Telp + Limit_Kredit + Saldo_Kredit + Tgl_Kirim + Lama_Pembayaran + Cara_Pembayaran + Persentase_Denda_Perhari + Status_SO.
SO_Detail = @No_SO + Kd_Barang + Nm_Barang + Kd_Principal + Ukuran + Jumlah + Harga.
2NF SO_Header = @No_SO + Tgl_SO + No_PO + Tgl_PO + Tgl_Penyerahan + Jenis_Tr + No_Tender + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + Telp + Limit_Kredit + Saldo_Kredit + Tgl_Kirim + Lama_Pembayaran + Cara_Pembayaran + Persentase_Denda_Perhari + Status_SO.
SO_Detail = @No_SO + Kd_Barang + Jumlah Barang
= @Kd_Barang + Nm_Barang + Harga + Ukuran + Kd_Principal.
3NF SO_Header = @No_SO + Tgl_SO + No_PO + Tgl_PO + Tgl_Penyerahan + Jenis_Transaksi + No_Tender + Kd_Pelanggan + Limit_Kredit + Saldo_Kredit + Tgl_Kirim + Lama_Pembayaran + Cara_Pembayaran + Persentase_Denda_Perhari + Status_SO.
107
SO_Detail = @No_SO + Kd_barang + Jumlah
Pelanggan = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + Telp + Limit_ Kredit.
Barang
= @Kd_Barang + Nm_barang + Harga + Ukuran + Kd_Principal
5. Surat Jalan Unnormalized No_SJ + Tgl_SJ + No_SO + No_BPB + No_PO + Tgl_Kirim + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Kirim + Telp + Jenis_Surat_Jalan+ {Kd_Barang + Nm_Barang + Jumlah + Berat} + No_Kemasan + Dimensi + Keterangan + Berat_Kotak + Berat_Kotor
1 NF SJ_Header = @ No_SJ + Tgl_SJ + Jenis_Surat_Jalan + No_SO + No_BPB + No_PO + Tgl_Kirim + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Kirim + No_Kemasan + Dimensi + Keterangan + Berat_Kotak
SJ_Detail = @No_SJ + Kd_Barang + Nm_Barang + Jumlah
2 NF SJ_Header = @No_SJ + Tgl_SJ + No_SO + No_BPB + No_PO + Tgl_Kirim + Kd_Pelanggan
+
Nm_Pelanggan
+
Alamat_Kirim
+
Jenis_Surat_Jalan + No_Kemasan + Dimensi + Berat_Kotak + Keterangan
108
SJ_Detail = @No_SJ + #Kd_Barang + Jumlah
Barang
= @Kd_Barang + Nm_Barang
3NF SJ_Header = @No_SJ + Tgl_SJ + Jenis_Surat_Jalan + No_SO + No_BPB + No_PO + Tgl_Kirim + Kd_Pelanggan + No_Kemasan + Dimensi + Berat_Kotak + Keterangan
SJ_Detail
= @No_SJ + #Kd_Barang + Jumlah + Berat
Barang
= @Kd_Barang + Nm_Barang
Pelanggan
= @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Kirim + Telp.
6. Invoice Unnormalized No_Invoice + Tgl_Invoice + Tgl_Jth_Tempo + No_SO + No_PO + No_SJ + Tgl_Terima_barang + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Telp(1) + Telp(2) + Alamat_Pengiriman_Barang + {Kd_Barang + Nm_Barang + Jumlah + Harga + Total} + Subtotal + VAT + Denda_Keterlambatan + Grandtotal + Valuta_USD + Lama_Pembayaran + Keterangan + Jenis_Pembayaran
109
1 NF Invoice_Header = @No_Invoice + Tgl_Invoice + Tgl_Jth_Tempo + No_SO + No_PO + No_SJ + Tgl_Terima_Barang + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Telp(1) + Telp(2) + Alamat_Pengiriman_Barang + Denda_Keterlambatan + Valuta USD + Lama_Pembayaran + Keterangan + Jenis_Pembayaran
Invoice_Detail = @No_Invoice + #Kd_Barang + Nm_Barang + Jumlah + Harga
2 NF Invoice_Header = @No_Invoice + Tgl_Invoice + Tgl_Jth_Tempo + No_SO + No_PO + No_SJ + Tgl_Terima_Barang + Kd_Pelanggan + Denda_Keterlambatan + Grandtotal + Valuta USD + Lama_Pembayaran + Keterangan + Jenis_Pembayaran.
Invoice_Detail = @No_Invoice + #Kd_Barang + Jumlah
Barang
= @ Kd_Barang + Nm_Barang + Harga
Pelanggan = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Telp(1) + Telp(2) + Alamat_Pengiriman_Barang. 3 NF Invoice_Header =@No_Invoice + Tgl_Invoice + Tgl_Jth_Tempo + No_SO + No_SJ + #Kd_Pelanggan
+
Denda_Keterlambatan
+
Valuta_USD
Lama_Pembayaran + Jenis_Pembayaran + Keterangan.
Invoice_Detail = @No_Invoice + #Kd_Barang + Jumlah 110
+
SO_Header = No_SO + No_PO + Tgl_Terima_Barang
Barang
= @ Kd_Barang + Nm_Barang + Harga
Pelanggan = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Telp(1) + Telp(2) + Alamat_Pengiriman_Barang.
7. Bukti Kas Masuk Unnormalized No_BKM + Tgl_Bayar + No_Invoice + Tgl_Jth_Tempo + {Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + No_Telp + Total_Penerimaan + Valuta_USD + Cara_Pembayaran + No_Bukti_Transfer + Nm_Bank}.
1NF BKM_Header = @No_BKM + Tgl_Bayar + No_Invoice + Tgl_Jth_Tempo
BKM_Detail
= @No_BKM + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + No_Telp + Total_Penerimaan + Valuta_USD + Cara_Pembayaran + No_Bukti_Transfer + Nm_Bank
2 NF BKM_Header
= @No_BKM + Tgl_Bayar + No_Invoice
Invoice_Header = @No_Invoice + Tgl_Jth_Tempo
111
BKM_Detail = @No_BKM + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + No_Telp + Total_Penerimaan + Valuta_USD + Cara_Pembayaran + No_Bukti_Transfer + Nm_Bank 3 NF BKM_Header
= @No_BKM + Tgl_Bayar + No_Invoice
BKM_Detail = @No_BKM + Kd_Pelanggan + Total_Penerimaan + Valuta_USD + Cara_Pembayaran + No_Bukti_Transfer + Nm_Bank
Invoice_Header = @No_Invoice + Tgl_Jth_Tempo
Pelanggan = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + No_Telp
8. Tr Piutang Pelanggan Unnormalized Periode_Invoice + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + { No_SO + No_SJ + No_Invoice
+
Tgl_Jatuh_Tempo
+
Tgl_Bayar
+
No_BKM
+
Jml_hari_keterlambatan_Bayar + Total_Penjualan (Rp) + Total_Penjualan (USD) + Total_Penerimaan (Rp) + No_Bukti_Transfer + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Saldo_kredit } + Subtotal_Jml_Keterlambatan_Bayar + Subtotal_Penjualan (USD) + Subtotal_Penjualan (Rp) + Subtotal_Penerimaan (Rp) + Subtotal_Debet Subtotal_Kredit + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
1 NF Tr_Piutang_Pelanggan_Header = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Periode_Tanggal_Invoice
112
+
Tr_Piutang_Pelanggan_Detail = @Kd_Pelanggan + No_SO + No_SJ + No_Invoice + Tgl_Jatuh_Tempo + Tgl_Bayar + No_BKM + No_Bukti_Transfer + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
2 NF Tr_Piutang_Pelanggan_Header= @Kd_Pelanggan + Periode_Tgl_Invoice
Pelanggan = @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan
Tr_Piutang_Pelanggan_Detail = @Kd_Pelanggan + No_SO + No_SJ + No_Invoice + Tgl_Jatuh_Tempo + Tgl_Bayar + No_BKM + No_Bukti_Transfer + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
3 NF Tr_Piutang_Pelanggan_Header = @Kd_Pelanggan + Periode_Tgl_Invoice
Tr_Piutang_Pelanggan_Detail = @Kd_Pelanggan + No_SO + No_SJ + No_Invoice + No_BKM + Limit_Kredit + Debet + Kredit + Bobot_Nilai + Status_Pelanggan.
Invoice = No_Invoice + Tgl_Jatuh_Tempo
BKM = No_BKM + Tgl_Bayar + No_Bukti_Transfer
113
9. Tanda Terima Barang Unnormalized No_TTB + Tgl_TTB + No_Invoice + Tgl_Invoice + No_PO + No_SO + No_SJ + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Penagihan + Alamat_Pengiriman + {Kd_Barang + Nm_Barang + Ukuran + Manufaktur + Jumlah_Retur + Subtotal_Jml_Retur.
1 NF TTB_Header = No_TTB + Tgl_TTB + No_Invoice + Tgl_Invoice + No_PO + No_SO + No_SJ + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Gudang
TTB_Detail = @No_TTB + Kd_Barang + Nm_Barang + Ukuran + Manufaktur + Jumlah_Retur
2 NF TTB_Header
= @No_TTB + Tgl_TTB + No_Invoice + No_SO + No_SJ + Kd_Pelanggan
TTB_Detail
= @No_TTB + Kd_Barang + Nm_Barang + Ukuran + Manufaktur + Jumlah_Retur
Pelanggan
= @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Gudang
Invoice_Header = @ No_Invoice + Tgl_Invoice
114
3 NF TTB_Header
= @No_TTB + Tgl_TTB + No_Invoice + No_SO + No_SJ + Kd_Pelanggan
TTB_Detail
= @No_TTB + Kd_Barang + Manufaktur + Jumlah_Retur
SO_Header
= @SO_No + No_PO
Invoice_Header = @No_Invoice + Tgl_Invoice
Pelanggan
= @Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat_Gudang
Barang
= @Kd_Barang + Nm_Barang + Ukuran
10. Memo Kredit Unnormalisasi No_Memo_Kredit
+
Tgl_Memo_Kredit
+
No_TTB
+
No_Invoice
+
Tanggal_Invoice + No_SO + No_LPB + No_Memo_Debet_Pelanggan + Tanggal _Memo_Debet_Pelanggan + Kd_Pelanggan + Nama_Pelanggan + Alamat + { Kd_Barang + Nm_Barang + Jumlah_Jual + Jumlah_Retur + Harga + Total } + Alasan Retur
1 NF Memo_Kredit_Header = @No_Memo_Kredit + Tgl_Memo_Kredit + No_TTB + No_Invoice + Tgl_Invoice +
No_SO
+
No_LPB
+
115
No_Memo_Debet_Pelanggan
+
Tgl_Memo_Debet_Pelanggan + Kd_Pelanggan + Nm_Pelanggan + Alamat + Alasan Retur
Memo_Kredit_Detail = @No_Memo_Kredit + Kd_Barang + Nm_Barang
+
Jumlah_Jual + Jumlah_Retur + Harga
2 NF Memo_Kredit_Header = @No_Memo_Kredit + Tgl_Memo_Kredit + No_TTB + No_Invoice
+
No_SO
No_Memo_Debet_Plgn
+
+
No_LPB
+
Tgl_Memo_Debet_Plgn
+Kd_Plgn + Alasan Retur
Invoice_Header = No_Invoice + Tgl_Invoice
Pelanggan = Kd_Pelanggan + Nama_Plgn + Alamat
Memo_Kredit_Detail = @No_Memo_Kredit + Kd_Barang + Nm_Barang
+
Jumlah_Jual + Jumlah_Retur + Harga
3 NF Memo_Kredit_Header = @No_Memo_Kredit + Tgl_Memo_Kredit + No_TTB + No_Invoice + No_SO + No_LPB + No_Memo_Debet_Plgn + Tgl_Memo_Debet_Plgn + Kd_Plgn + Alasan Retur
Invoice_Header = No_Invoice + Tgl_Invoice
Pelanggan = Kd_Plgn + Nama_Plgn + Alamat 116
Memo_Kredit_Detail = @No_Memo_Kredit + Kd_Barang + Jumlah_Jual + Jumlah_Retur
Barang = Kd_Barang + Nama_Barang + Harga
11. Bukti Penggantian Barang Unnormalisasi BPB_No
+
Tgl_BPB
+
No_Memo_Kredit
+
Tgl_Memo_Kredit
+
No_Memo_Debet_Plgn + Tgl_Memo_Debet_Plgn + No_TTB + {Kd_Barang + Nama_Barang + Ukuran + Jumlah Retur + Harga + Total + Jml_Ganti} + Subtotal_Jml_Barang_Diretur
+
Subtotal_Harga_Barang_Diretur
/Diganti
+
Subtotal_Jml_Barang_Diganti + Keterangan.
1 NF BPB_Header = @BPB_No + Tgl_BPB + No_Memo_Kredit + Tgl_Memo_Kredit + No_Memo_Debet_Plgn + Tgl_Memo_Debet_Plgn + No_TTB + Keterangan.
BPB_Detail = @BPB_No + Kd_Barang + Nm_Barang + Ukuran + Jml_Retur + Harga + Jml_Ganti.
2 NF BPB_Header = @BPB_No + Tgl_BPB + No_Memo_Kredit + No_TTB + Keterangan.
117
BPB_Detail = @BPB_No + Kd_Barang + Ukuran + Jumlah Retur + Harga + Total + Jml_Ganti
Memo_Kredit_Header = @No_Memo_Kredit
+
Tgl_Memo_Kredit
+
No_Memo_Debet_Plgn
+
Tgl_Memo_Debet_Plgn.
Barang = @Kd_Barang + Nama_Barang + Ukuran + Harga
4.5 Spesifikasi File Nama file
= Master Pelanggan
Jenis file
= Induk
Organisasi file
= Indeks
Key
= @Kode_Pelanggan
Nama Field Kd Pelanggan Nama Pelanggan
Type
Lebar
Auto number C
Decimal
Keterangan Kode Pelanggan
30
Nama Pelanggan Nama contact person yang dapat dihubungi dari kantor
Contact Person
C
30
pusat pelanggan untuk mendapatkan penjelasan lanjut atau lain-lain.
Person Title
C
25
Jabatan contact person No telepon kantor pusat
Telepon (1)
N
17
pelanggan, termasuk kode wilayah
Telepon (2)
N
17
118
No telepon kantor pusat
pelanggan Fax
N
17
Limit Kredit
N
13
Alamat Gedung
C
50
Kota
C
20
Propinsi
C
15
Kode Pos
N
5
Alamat Gudang
C
50
Kota
C
20
No fax kantor pusat pelanggan 2
Batas kredit pelanggan Alamat kantor pusat pelanggan atau alamat penagihan. Nama kota lokasi kantor pusat pelanggan Nama propinsi tempat lokasi kantor pusat pelanggan Kode pos kantor pusat pelanggan Alamat pengiriman barang Nama kota tempat lokasi pengiriman barang Nama pulau tempat lokasi pengiriman barang, terdiri dari
Pulau
C
11
pulau Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, Maluku, dan Irian.
Propinsi
C
15
Kode Pos
N
5 Tabel 4.1 Master Pelanggan
119
Nama propinsi lokasi pengiriman barang Kode pos lokasi pengiriman barang
Nama file
= Master Barang
Jenis file
= Induk
Organisasi file
= Indeks
Key Nama Field
= @Kode_Barang Type
Lebar
Decimal
Keterangan
Kode Barang
Auto number
6
Kode barang
Nama Barang
C
50
Nama barang
Sub-Item
C
15
Nama kelompok produk
Ukuran
C
18
Dimensi barang
Berat
N
3
2
Berat barang dalam satuan Kg
Harga
N
9
2
Harga jual per unit
No_PQR
C
12
No kunci pencarian referensi harga penawaran dari Principal, jika barang seandainya dipesan untuk dibeli
Tgl_Penutupan
D
10
Batas akhir masa berlakunya
_PQR
referensi harga penawaran pembelian barang untuk PT. SAAG Utama yang ditetapkan Principal
Kode Principal
Auto number
Kode Principal Tabel 4.2 Master Barang
120
Nama file
= Master Principal
Jenis file
= Induk
Organisasi file
= Indeks
Key
= @Kode_Principal
Nama Field
Type
Lebar
Decimal
Keterangan
Kode Principal
Auto
6
Kode Principal
30
Nama Principal atau perwakilan pemasok/
number Nama Principal
C
manufaktur. Contact Person
C
30
Nama contact person yang dapat dihubungi dari kantor Principal untuk mendapatkan penjelasan lanjut atau lain-lain
Person Title
C
25
Jabatan contact person
Telepon
N
17
Nomor telepon kantor Principal
Manufaktur
C
30
Nama pemasok atau manufaktur yang diwakili oleh Principal
No Fax
N
17
Nomor fax kantor Principal
Email
C
17
Alamat email Principal
Website
C
28
Alamat website principal
Alamat Gedung
C
50
Alamat kantor Principal
Kota
C
20
Nama kota
Propinsi
C
15
Nama propinsi
Kode pos
N
5
Kode pos Tabel 4.4 Master Principal
121
Nama file
= SO_Header
Jenis file
Periode
= Harian
Organisasi file = Indeks
Key
= @No_SO + #Kode_Pelanggan
Nama Field
= Transaksi
Type
Lebar
Decimal
Keterangan
No SO
Auto number
5
Nomor SO
Tgl SO
D
10
Tanggal pembuatan SO
No PO
C
15
No. Pesanan Pembelian (Purchase Order) Pelanggan
Tgl PO
D
10
Tanggal PO Pelanggan
Tgl Penyerahan
D
10
Batas tgl penyerahan barang
Tgl Terima Barang
D
10
Tgl
penerimaan
barang
oleh
pelanggan Jenis Transaksi
C
7
Cara perolehan pesanan penjualan, terdiri dari Inquiry dan Tender
No Tender
C
15
Nomor Surat Keputusan Penetapan Pemenang
Lelang,
perolehan
pesanan
jika
cara
penjualan
melalui tender Kode Pelanggan
Auto number
Kode pelanggan
Limit Kredit
N
13
2
Batas kredit pelanggan
Saldo Kredit
N
13
2
Sisa kredit yang terpakai untuk transaksi
Status_SO
Boolean
”Dikirim” atau ”Belum”, tergantung
122
tgl pengiriman pada Surat Jalan. Tgl Kirim
D
8
Tgl pengiriman barang
Lama Pembayaran
C
3
Syarat kredit, terdiri dari n/30, n/45, n/60, n/75, n/90
Cara Pembayaran
C
14
Tipe
pembayaran,
yaitu
telex
transfer Persentase_
N
3
Persentase
Denda_Perhari Status_SO
denda
keterlambatan
pengiriman barang per hari Boolean
Status pengiriman Tabel 4.4
File_Sales_Order_Header
Nama file
= SO_Detail
Jenis file
Periode
= Harian
Key
= @No_SO+ #Kode_Barang
Nama Field Nomor SO Kode Barang Jumlah
= Transaksi
Organisasi file = Indeks
Type
Lebar
Decimal
Keterangan
Auto number Auto number N
5
Nomor Sales Order
5
Kode barang
2
Jumlah barang yang dipesan Tabel 4.5
File_Sales_Order_Detail
123
Nama file
= SJ_Header
Jenis file
Periode
= Harian
Organisasi file = Indeks
Key
= @No_SJ + #No_SO + #No_BPB
Nama Field
Type
No_SJ
Lebar Decimal
Auto
= Transaksi
Keterangan
6
Nomor Surat Jalan
D
8
Tanggal pembuatan Surat Jalan
Auto
6
Nomor Sales Order
6
Nomor Bukti Penggantian Barang
D
10
Tanggal barang dikirimkan oleh kurir
Auto
5
Kode pelanggan
10
Tipe
number Tanggal_SJ No_SO
number No_BPB
Auto number
Tanggal_Kirim Kode_Pelanggan
number Jenis_Surat_Jalan
C
pengiriman
pengiriman
barang,
normal
atau
terdiri
penggantian
barang Tabel 4.6 File_Surat_Jalan_Header
Nama file
= SJ_Detail
Jenis file
= Transaksi
Periode
= Harian
Organisasi file
= Indeks
Key
= @No_SJ + #Kode_Barang
Nama Field No_SJ
Type
Lebar
Auto
6
Decimal
Keterangan Nomor Surat Jalan
number
124
dari
Kode_Barang
Auto
5
Kode barang
number Qty
N
2
Jumlah barang yang akan dikirimkan
No_Kemasan
C
12
Nomor kotak kemasan atau kontainer
Berat_Kotak
N
5
Berat kotak kemasan atau kontainer
Dimensi
C
18
Panjang, lebar dan tinggi kotak kemasan
Keterangan
C
100
Pesan untuk pelanggan Tabel 4.7
File_Surat_Jalan_Detail
Nama file
= Invoice_Header
Jenis file
Periode
= Harian
Organisasi file = Indeks
Key
= @No_Invoice + #No_SO + #No_SJ Nama Field
No_Invoice
Decimal
= Transaksi
Type
Lebar
Keterangan
Auto
5
Nomor Invoice
number Tgl_Invoice
D
8
Tanggal pembuatan Invoice
Tgl_Jth_Tempo
D
8
Tanggal jatuh tempo Invoice
No_SO
Auto number Auto number Auto number N
18
Denda keterlambatan pengiriman
Lama pembayaran
C
3
Syarat kredit
Keterangan
C
60
Pesan untuk pelanggan
Jenis pembayaran
C
13
Telex Transfer
No_SJ Kode_Pelanggan Denda keterlambatan
No Sales Order Nomor Surat Jalan Kode pelanggan
Tabel 4.8 File_Invoice_Header
125
Nama file
= Invoice_Detail
Jenis file
= Transaksi
Periode
= Harian
Organisasi file
= Indeks
Key
= @No_Invoice + #Kode_Barang
Nama Field
Type
Lebar
No_Invoice
Auto number
6
Nomor Invoice
Kode barang
Auto number
5
Kode barang
N
2
Jumlah barang
Jumlah
Decimal
Keterangan
Tabel 4.9 File_Invoice_Detail
Nama file
= Transaksi_Piutang_Pelanggan_Header
Jenis file
Periode
= Harian
Organisasi file = Indeks
Key
= @Kode_Pelanggan
Nama Field Kode pelanggan
Type
Lebar
Auto number
6
Kode pelanggan
D
8
Periode tanggal Invoice
Periode tgl Invoice
Decimal
= Master
Keterangan
Tabel 4.10 Transaksi_Piutang_Pelanggan_Header
Nama file
= Transaksi_Piutang_Pelanggan_Detail
Organisasi file = Indeks Key
Jenis file
= Master
Periode
= Harian
= @Kode_Pelanggan + #No_Invoice
Nama Field
Type
Lebar
Decimal
Kode_Pelanggan
Auto number
6
Kode pelanggan
No_SO
Auto number
6
Nomor Sales Order
126
Keterangan
No_SJ
Auto number
6
Nomor Surat Jalan
No_Invoice
Auto number
6
Nomor Invoice
No_BKM
Auto number
6
Nomor BKM
No_Bukti_
N
6
No Bukti Transfer Bank pelanggan
Limit_Kredit
N
13
2
Batas kredit pelanggan
Debet
N
13
2
Grandtotal Invoice atau nilai kredit
Transfer
yang terpakai Kredit
N
13
2
Total Penerimaan (USD) atau total BKM
Bobot_Nilai
N
1
Bobot
nilai
dari
subtotal
keterlambatan pembayaran Status_
Boolean
12
Status pelanggan terdiri dari baik,
Pelanggan.
cukup, daftar merah, daftar hitam. Tabel 4.11 File_Transaksi_Piutang_Pelanggan_Detail
Nama file
= BKM_Header
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_BKM + No_Invoice
Nama Field
Type
Lebar
Decimal
No_BKM
Auto number
6
Nomor BKM
Tgl_Bayar
D
10
Tanggal pembayaran
No_Invoice
Auto number
6
Nomor Invoice
Tabel 4.13 File_BKM_Header
127
Keterangan
Nama file
= BKM_Detail
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_BKM + #Kode_Pelanggan
Nama Field
Type
Lebar
Autonumber
6
Nomor Bukti Kas Masuk
Kode_Pelanggan
C
4
Kode pelanggan
Total_Penerimaan
N
15
No_BKM
Decimal
2
Keterangan
Jumlah pembayaran pelanggan senilai jumlah tagihan pada Invoice
Cara_Pembayaran
C
14
Cara pembayaran tagihan
Valuta_USD
N
10
No_Bukti_Transfer
N
6
Nomor bukti transfer bank
Nama_Bank.
C
30
Nama bank tempat pelanggan
2
Nilai valuta USD
melakukan transaksi Tabel 4.14 File_BKM_Detail
Nama file
= TTB_Header
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_TTB + #No_Invoice
Nama Field
Type
Lebar Decimal
Keterangan
No_TTB
Auto number
6
Nomor Tanda Terima Barang
Tgl_TTB
D
10
Tanggal Tanda Terima Barang
No_Invoice
C
6
Nomor Invoice
No_PO
C
8
Nomor PO Pelanggan
No_SJ
C
6
Nomor Surat Jalan Tabel 4.15
File_TTB_Header 128
Nama file
= TTB_Detail
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_TTB + #Kode_Barang
Nama Field No_TTB
Type Auto
Lebar Decimal
Keterangan
6
Nomor Tanda Terima Barang
number Kode_Barang
C
5
Kode barang
Jumlah_Retur
N
2
Jumlah barang diretur pelanggan
Manufaktur
C
30
Nama pemasok yang meproduksi produk Tabel 4.16
File_TTB_Detail
Nama file
= Memo_Kredit_Header
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_Memo_Kredit + #No_TTB Nama Field
No_Memo_Kredit Tgl_Memo_Kredit No_TTB
No_Invoice
No_SO No_LPB
Type
Lebar
Auto
5
Decimal
Keterangan Nomor_Memo_Kredit
number D
10
Tanggal_Memo_Kredit
Auto
5
Nomor TTB
6
Nomor Invoice
6
Nomor SO
10
Nomor Laporan Pemeriksaan Barang
number Auto number Auto number C
129
No_Memo_Debet_
C
10
Nomor memo debet pelanggan
D
10
Tanggal memo debet pelanggan
Auto
5
Kode pelanggan
Pelanggan Tgl_Memo_Debet_ Plgn Kode_Pelanggan
number Tabel 4.17 File_Memo_Kredit_Header
Nama file
= Memo_Kredit_Detail
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key
= @No_ Memo_Kredit + #Kode_Barang
Nama Field
Type
Lebar
Auto number
6
Nomor_Memo_Kredit
Kode_Barang
C
5
Kode barang
Jmlh_Jual
N
2
Jumlah barang yang terjual
Jmlh_Retur
N
2
Jumlah barang yang diretur
Harga
N
9
Alasan Retur
C
60
No_Memo_
Decimal
Keterangan
Kredit
2
Harga barang yang dijual/retur Alasan terjadinya retur penjualan
Tabel 4.18 File_Memo_Kredit_Detail
130
Nama file
= BPB_Detail
Organisasi file
= Indeks
Key
= @No_BPB + #No_TTB + #Memo_Kredit Nama Field
BPB_No
Jenis file
= Transaksi
Periode
= Harian
Type
Lebar
Decimal
Keterangan
Auto
7
Nomor Bukti Penggantian Barang
number Tgl_BPB
D
10
Tgl Bukti Penggantian Barang
No_TTB
Auto
7
Nomor Tanda Terima Barang
6
Nomor_Memo_Kredit
number No_Memo_Kredit
Auto number
No_Memo_Debet_Plgn
C
10
Nomor Memo Debet Pelanggan
Tgl_Memo_Debet_Plgn.
D
10
Tanggal Memo Debet Pelanggan
Tabel 4.19 File_BPB_Header
Nama file
= BPB_Detail
Jenis file
= Transaksi
Organisasi file
= Indeks
Periode
= Harian
Key Nama Field
= @No_BPB + #Kode_Barang Type
Lebar
Decimal
Keterangan
BPB_No
Auto number
Nomor Bukti Penggantian Barang
Kode_Barang
Auto number
Kode barang
Jumlah Retur
N
2
Harga
N
9
Jumlah_Ganti
N
2
Keterangan.
C
100
Jumlah barang yang diretur 2
Harga barang per unit Jumlah barang yang diganti
Tabel 4.20 File_BPB_Detail
131
Pesan untuk pelanggan
4.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Principal
TTB_Detil
TTB_ Header
BPB_Detil
Invoice_ Detil
Barang
Invoice_ Header
SO_ Header
SO_Detil
Memo_Kredit_ Detil
BPB_ Header
Surat_Jalan_ Header
Pelanggan
Bukti_Kas_ Masuk Memo_Kredit_ Header
Surat_Jalan_ Detil
Gambar 4.11 Diagram Hubungan Entitas
132
Transaksi_ Piutang_ Pelanggan
4.6 Bagan Terstruktur
Gambar 4.12 Bagan terstruktur untuk modul utama
Gambar 4.13 Bagan terstruktur untuk modul master
133
Gambar 4.13 Bagan terstruktur untuk modul file
Gambar 4.14 Bagan terstruktur untuk modul pendataan pelanggan
134
Pendataan Principal
n lg _P til e D
Kd _P rin ci pa l
Entry_Principal
Pr in ci pa l_ Va lid
Update_Principal
Gambar 4.15 Gambar bagan terstruktur untuk mdul pendataan Principal
_ til De
g br
Gambar 4.16 Gambar bagan terstruktur untuk modul pendataan barang
135
Gambar 4.17 bagan terstruktur untuk pembuatan SO
136
Gambar 4.18 Gambar bagan terstruktur untuk pembuatan SO (lanjutan)
137
Pllgn_ Valid
Kd. Pllgn
Evaluasi Kredit Pelanggan
detil_ transaksi_ pelanggan
Limit_Kredit Saldo_Kredit
Status_ Pllgn
EOF
Read_Tr.Piutang_ Pelanggan
Sald Limit kred it
o ld
llgn
Sa it ed n llg
Kd _ P llgn
kr _P Kd
o ld ru Sa it ba ed kr
Kd_P
it
t di re
Update_Kredit Pllgn
lg n
it_ m t Li e di r o_ k ld it Sa red K
Li kr mit_ ed it
Kurangi limit kredit
_ Kd
Kd _P l
Tambah limit kredit
n lg
it m t Li e di r k
ld
d re
k it
_P Kd
m
Pl
Sa
K o_
m Li
Na
n llg
a_
n
it m Li edit kr
Kd
llg _P
o kre dit
Tampilkan detil transaksi pelanggan
lg Pl n
Update_Ms_Pllgn
Gambar 4.19 bagan terstruktur untuk proses evaluasi kredit pelanggan
138
Update_File_Daftar _Piutang_Pllgn
Gambar 4.20 Gambar bagan terstruktur untuk proses pembuatan Surat Jalan
139
Buat Invoice
J
Rec_Pllgn
_S No Kd_Pllgn
Read_Ms_Pllgn
In vo ic e_ De ta il
Simpan_Rec_ Invoice
Rec_Invoice
No _
Update_No_SJ
No_SJ
Rec_SO
Kd_SO
Read_SO
SO
O _S
No_SO
Kd
No _I nv oi ce
e oic Inv c_ Re
SO c_ Re
In vo ic e_ He ad er
Update_File_ Tr_Piutang_Pllgn
GrandTotal_Inv (Rupiah)
Nilai_Valuta_ USD
Read_File_SJ
GrandTotal_Inv (USD) No_Inv
Entry_Kd_SO
Hitung_Nilai_ Valuta_USD
Gambar 4.21 bagan terstruktur untuk untuk proses pembuatan Invoice
140
Cetak_Invoice
No_SO
Rekam_Penerimaan_ Brg_dari_Pllgn
Jml_Hari_ Keterlambatan
Tgl_Terima_ Tgl_ Brg Penyerahan
n ta ba m
G To ran ta d l_ S O Re c_ SO
Hitung_Jml_Hari_ Keterlambatan
la er et _K
Entry_Tgl_ Terima_Brg
O _S No
Update_Denda_ Keterlambatan_ dan_Tgl_Terima_ Brg
O
et De er n la da m _ ba ta ce n G To ra ta nd l To ta l N o_ In vo i
l ta To
o_ In vo ic e
d an Gr
N
a_ Br g er im
No _S
Update_File_ Invoice
Update_File_SO
K
Read_File_ Invoice
ce voi
ce
Tg l_T
voi _I n No
Kd _S O
rg ce vo i _In
_ _In Tgl _ No ima Ter rg B
Ke Dend ter lam a_ bat an
_B
Re c
_S O
ima Ter No
Read_SO
da_ n Den mbata erla Ket
l_ Tg
EO F
a nd De
Pe rs e De nta n d se a _
Te Tgl_ rim Br a_ g
Hitung_Total_ Denda_ Keterlambatan
Hitung_ GrandTotal_ Invoice
Gambar 4.22 Bagan terstruktur untuk proses merekam penjualan
141
Update_Tr_ Piutang_Pllgn
ota l_
(US
D)
Gra ndT Val
Kd Pll _ gn
h)
Nila uta i_ _US D
an_ Kas (Ru pia
al_P ene (US rimaa n D)
Pen erim a
Tot
) SD
an ima it (U red
r ene
v
K do_
P al_ Tot
No_ In
No _ Inv
Kd _P llg n
No_ BKM
Tg l_ Te Jth_ mp Tg o EO Te l_ rim F a T Jml_ ag iha n
Pe ri Tg ode_ l_In v
Total_ Penerimaan (USD)
Sta tu Inv s_
Rec _BK M
Sta tus _In v Rec _In Valut v a USD _ No_ B Tra ukti_ nsf er
N o_ In v
v _In No
Sal
Periode_ Tgl_Inv
Inv s_
.Inv No BKM No_
lgn _Pl Kd
Kd_Pllgn
atu St
M Rec_BK
F EO
142
Nm _Ba nk
BK M _H ea de r BK M _D
Gambar 4.23
Bagan terstruktur untuk pembuatan BKM et ai l
No _B KM
g Kd _B r
TT B_ De ta
No _T TB
Kd_ Pllgn
Tgl_ Terima
Qty_Retur_ Valid
Simpan_ Rec_TTB
Cek_Qty_Retur_ dg_Qty_Jual
No_Inv
EOF Periode_ Tgl_Inv Kd_Pllgn
Hitung_ Subtotal_Jml_ Retur
Read_Brg
Qt v _In No
Cek_Status_ Invoice
Qt
y_
Qt
al Ju
Read_File_ Invoice
y_ Re
y_ Re
tu r
tu r
Entry_Jml_ Retur
Kd_Pllgn
Periode_ Tgl_Inv
TB _T
nv
Qty_ Retur
Read_File_ Invoice
I c_ Re
r
c Re
nv _I
TT B_ He ad e
Subtotal_ Jml_Retur
No
Ma nu fak tur
Buat TTB
Entry_Kd_Pllgn dan_Periode_ Tgl_Inv
Gambar 4.24 Bagan terstruktur untuk proses pembuatan TTB
143
il
Cetak_TTB
Keterangan
S Jm ubt l _ o ta G l_ an ti
et ur
B BP
i
Q ty _R
c_ Re
Q ty _G an t
No_ LPB
De
e
No_Memo_ Debet_Pllgn
oic
vo ic e
Inv
_In
til_
No
l ai et D t_ di re K o_ t di em re M K o_ em M o_
N
S Jm ubt l_ ota Re l _ tu r
Tgl_Memo_ Debet_Pllgn Alasan_Retur
r de ea
dit Kre o_ em c_M Re
144
H t_ di re
TB _T
K o_ em
R ec
M
N B TT o_
Gambar 4.25
Bagan terstruktur untuk untuk proses pembuatan Memo Kredit
Gambar 4.26
Bagan terstruktur untuk proses pembuatan BPB
Proses Cetak Laporan status order Penjualan
Cetak_Laporan_ Status_Order Penjualan
Gambar 4.27 Bagan terstruktur untuk laporan status order penjualan Proses Cetak Laporan Status_Pengiriman barang
Cetak_Laporan Status_Pengiriman_ Barang
Gambar 4.28 Bagan terstruktur untuk laporan status pengiriman barang
145
Gambar 4.29 Bagan terstruktur untuk laporan penjualan
Gambar 4.30 Bagan terstruktur untuk laporan piutang
146
Cetak_Laporan_Status_ Order_Penjualan
Update_No_SJ
No_SJ
Cetak_Detil_SO
Cetak_GrandTotal_ Report
Read_File_SJ
No_SO
No_SO
Kd_Brg
SO
Hitung_GrandTotal_ Report
Gambar 4.31 Bagan terstruktur untuk proses cetak laporan status order penjualan
147
GrandTotal_ Hrg
il_
GrandTotal_ Jml
Read_File_SO
D et
SubTotal_ Subtotal_ Hrg Jml_Brg
Detil_SO
No_SO
Tg Aw l_ al Tgl Ak _ hir
Cetak_Header
dT Hr ota l_ g
Nm_Brg
Input_ Periode_Awal_ dan_Periode_Akhir
Gr an
J _S No
T
_ gl
al Aw
nd T Jm ota l_ l
EOF
Tg
r hi Ak l_
T Ce gl_ tak W a Ce ktu_ tak Ha l
Gr a
Cetak_Laporan_ Pengiriman_Barang
Su bt ot al _B
l wa
l_ Tg al Aw
Input_ Periode_Awal_ dan_Periode_Akhir
l_ Tg hir Ak
Cetak_Header
Rec_ SJ
EOF
No_S J
l_A Tg
l_ Tg tak Ce
er at Su bt ot al _J
_ tal bto Su Jml
l_ Tg
_ tu ak k W e ta C
hir Ak
t a l_ bto Su erat B
l Ha
Read_File_SJ
m l
Cetak_Subtotal_Jml _Kirim_dan_Berat_ Brg
Proses_Utama
Read_File_SO
Read_File_BPB
EOF n
llgn
Rec _Pl lg
Ga nt i)
Je ni s_ SJ (
Kd_ P
rg
No BP _ B
_B Kd
rg
Read_Pllgn
Su Be
Read_Brg
ra t_ K
bt ot al _B
em as
t era _B tal To
SJ
_B Nm
O _S No
ty
rg _B Kd t era y B Berat Qt
Read_Jenis_SJ
_ nis
y Qt
Q
Kd_Brg
Je
J
is_ en
) rim
EOF
Je
J _S nis
i (K SJ
EO F
F EO
er at
an To B e t al ra _ t
Hitung_Jml_ Berat_Brg
Gambar 4.32 Bagan terstruktur untuk cetak laporan status pengiriman barang
148
Su bt ot al
_Q ty
Hitung_Subtotal_ Berat_dan_Qty_ Brg
Cetak_Laporan_ Penjualan_Produk
Gr an dt ot al_ Su Hr bt g ot al _H rg
l Ha
l_ Tg
l_ Tg
_ tu ak k W eta C
hir Ak
l_ Tg tak Ce
al Aw
l_ Tg wal A
Input tgl awal dan tgl akhir
Su bt
l_ Tg hir Ak
Cetak_Header
t To
Gr an d
rg
bt Su
EO F
_H al
m -it e Su b
Su bt ot al_ Hr g
l m
Read_Brg
Cek_Katerogi_Jml _Penjualan
Update_Status_ Penjualan_ Per_Brg
l
Gr an dt ot al_ Jm Su b
l
to ta l_J m l
Hitung_Subtotal_ Sub_Item
Gambar 4.33 Bagan terstruktur untuk cetak laporan penjualan produk
149
Cetak_Grandtotal_ Seluruh_ Kelompok_Produk
Hr g
J l_ ta to
Br g
to ta l_
b Su y Qt
Kd _
g Hr l_
Read_Invoice
Gr an dt ot al_ Jm l
Cetak_Subtotal_ Sub_Item
a ot
Kd
rg _B
rg _B
a rg Ha l_ ta
Nm
nv _I
To
y Qt
No
Cetak_Detil_ Laporan
Proses_Utama
F EO
ot al _J m
Hitung_ Grandtotal_Seluruh_ Kelompok_ Produk
T Ak gl_ hi r
Qt y
Tg Aw l_ al
Qt y
Nm _B rg
EO F
Kd Br _ g
rg l_B Jm
Tg l_ Inv
Gr an dt ot al_
Gr an d Hr tota l_ g
al_ tot and rg Gr ml_B J
v
Hrg
No _In
tal_
K
lgn Pl d_
dto an Gr
a ot _K m N
Hrg tal_ To
i ins op Pr _ Nm
n llg _P m N
Nm Br _ g
K Br d_ g Tg In l_ v
VA T
F EO
n llg _P Kd
VA T
Rec_ Pllgn
l Tg
al w _A
an Da dto er ta a h l_
c_ total_ Re Grand h Inv Daera
T Ce gl_ ta k Wa Ce ktu ta _ k Ha l
total_ Grand si Propin
r hi Ak l_ g T
G ra Pr ndt op ot in a l_ si Gr
Pr op ins i
Gr a Jm ndto l_B tal rg _
Gambar 4.34 Bagan terstruktur untuk cetak laporan penjualan berdasarkan daerah pemasaran
150
Gambar 4.35 Bagan terstruktur untuk laporan kredibilitas Pelanggan
151
Cetak_Laporan_ Umur_Piutang
Grand total_ Inv
Cetak detil Laporan
Hitung_Grandtotal_ Laporan
Subtotal_Laporan
SubTo ta No_in v
Hitung_ GrandTotal_ Invoice
Grandtotal_Inv
Read_file_ Invoice
Tg l_J th_ Te mp o l_Inv V AT
Su
EO F n EO F No _in v
Tg l_I nv
Nm _P llg No _In v
Kd _P llg n
Kd _P llg n
Read_Ms_Pllgn
No_Inv
Cetak_Header
bT o Inv tal_
VA T
Input tgl awal dan tgl akhir
l_ Tg wal A
_ Nm_ Kd gn Pllgn Pll
l Tg
l_ Tg hi r k A
l wa _A
an or n ap ora _L Lap al tal _ ot o t dt nd an Gra Gr n ora Lap al_
r hi Ak l_ l_ Tg Tg tak e C
ak et _C m Ja
t bto Su
Tgl_ Jth_ Tgl_ No_ Grand po Inv Inv Subtotal_ Total_Inv Tem Laporan
al H
Hitung_Subtotal_ Laporan
Gambar 4.36 Bagan terstruktur untuk laporan umur piutang
152
Cetak_Grandtotal _Laporan
EOF
gn
p) (R
a_ l ut Va SD U v _In No
No_ Tgl_InvTgl_Jth_Grandtotal_Valuta_USD Inv Tempo Inv
No_Inv
Nm _P ll
EO F
Kd_ Pllgn
W a Ce ktu ta _ k Ha l
No_ Tgl_ Tgl_Jth_ Jml_ Inv Inv Tempo Tagihan (USD)
T Ce gl_ ta k
Jml_Tagihan (Rp)
Nm_ Pllgn
T Ak gl_ hi r
) SD U
v _In tal dto
v _In tal dto
Bagan terstruktur untuk laporan saldo piutang ( al
D) (US al
) Rp
an Gr
an Gr
Gambar 4.37
t to nd ra G
t dto an Gr
n( iha ag
Kd _P llg n
p) (R al ot
) (Rp
l_T Jm
T Aw gl_ al
t nd ra G
tal dto an Gr
D) US
153
n(
al w
iha ag l_T Jm
A l_ Tg
Kd _P llg n
ir kh _A l Tg
Total_Penerimaan (Rp)
p) (R
Total_ Penerimaan Valuta USD
n
No_BKM
ra ya
EO F
ba
Re c_ BK M
m Pe
No _B KM
l_
Bagan terstruktur untuk laporan pembayaran
ta to
_ No M l_ BK Tg M BK
ar ay nb ata mb rla
v _In No
ete _k ari l_h Jm
l_ Tg v In
F EO
154
Re c_ BK M
o mp Te th_ l_J Tg
v _In No
_ th l_J po g T em T nv l_I Tg
v _In No
Gambar 4.38
No In _ v Pe J m ml ba _ ya ra T n gl Te _J m th_ po Tg In l_ v te Jm rla l_ m ha ba ri_ t_ By r ) SD (U
b Su
llgn
_P llgn
Rec_BKM Kd
Kd _P T Ak gl_ hi r
Total_Penerimaan (Rp) llgn W a Ce ktu ta _ k
Ha l
Jml_Hari_ Keterlambatan_Bayar Nm _P
EO F T Ce gl_ ta k
al Aw l_ Tg
an ih ag l_t Jm
_ tal (Rp) bto ) Su yaran a SD mb (U Pe n _ ra tal SD) ya l bto (U a t ba Su aran To yaran m ay ba ) Pe mb D em l_ Pe _ n P (US ta tal to To yara a mb ) Pe ( R p
T Aw gl_ al
b Su
ir kh _A l Tg
Tg EO Te l_Jt F m h_ po Jm l_ Ta Kd_ gi ha Pllgn n( US No_In v D) Total_ Debe t Limit _Kred Saldo it _Kred it
Tg In l_ v
EO F
T Ce gl_ ta k
llgn
W a Ce ktu ta _ k Ha l
Kd_Pllgn
Nm_ Pllgn
Saldo_ Kredit
Debet
Jml_hari_terlambat_bayar
Rec _Tr _P
lgn
T Ak gl_ hi r
Kd _Pl
T Aw gl_ al
_ tal t bto edi Su o_kr ld sa
a l_ it tot kred _ ldo
i_ ar tan l_h ba Jm rlam te ke
No_BKM
v _In No
_ KM No v _B In _ No th l_J o Tg emp T _ No M l_ BK Tg M BK No_ n Tgl_ BKM BKM
enerimaa Total_P redit atau K
EOF
155
_ tal bto Su ebet D
n llg _P m N sa
n llg _P Kd kr it_ it ed
it r ed l_K
F EO
a l_ tot bet De
m Li
No In _ v
al Aw l_ g T
Kredit
ta bto Su
r hi Ak l_ g T al_ tot dit e Kr
n llg _P d K
No _I nv
Su bt ot al K re di t Su bt ot al De be t Su bt ot al
De til _l ap or an
Gambar 4.39
Bagan terstruktur untuk laporan mutasi kredit pelanggan sa ld o kr ed it
Rec_memo kredit
BPB_No
EOF
EO F
Re c_ kr mem ed it o
No _ Kr Mem ed o it
t
al n ot bt tia Su gan ng pe
l_ Tg ak t Ce
ur et
l_ Tg hir l_ Ak g T al Aw
r al ot bt Su
l Ha _ tu ak W etak C
De til re po r
Gambar 4.40 Bagan terstruktur untuk laporan retur dan penggantian barang
Gambar 4.41 Bagan terstruktur untuk jurnal penjualan
156
Cetak Jurnal penerimaan kas
erim aan (USD ) Jml_ Pen
EO Va F lu US ta_ D G To ra ta nd l( EOF US D)
Kurs _BK M
BKM
_No
Tg In l_ v No _I nv
No _I nv
Read_File_BKM
to (U tal S D de ) bet S kr ub ed to it ta (R l p)
ta l bto Su edit kr D) (US
Read_File_ Invoice
Su b
tal bto Su bet de D) (US
Cetak_ Header
t be De D) (US
Input tgl awal dan tgl akhir
l_ Tg tak e C _ l Tg hir k l_ A Tg wal A
et eb dit D p) Kre D) (R (US
Tg
l wa l_A
r
Detail_jurnal
T
i kh _A gl
dit Kre p) (R
al H ak et _C m Ja
tal ) bto Su it (Rp d kre ta l ) bto Su t (Rp be de
S de ub be t o t ( tal Rp )
Hitung subtotal debet dan kredit
Proses Detail
_In
v
p) (R M BK us a l_ tat ot ih_ S dt lis an Se urs Gr K _ p) rs (R Ku KM Inv B al_ _ ot rs dt Ku nv an al I Gr ot dt D) an S Gr v (U _kurs In Selisih
No
p) (R
Stat us
M l_ to ta nd
Gr a
Gran dto Inv ( tal Rp)
BK
M BK l
ta
dt o
an
Gr
Gran d BKM total_ (Rp)
KM rs _B Ku
Validasi keuntungan atau kerugian kurs
total_ Grand p) (R BKM
Hitung Kurs BKM
(Rp)
Hitung Kurs Invoice
v In
) Rp v( In l a ot dt an Gr
v total In
al ot dt an r G
) SD (U
ice vo _In
Grand
rs Ku
Hitung Selisih kurs
Cetak detil jurnal
Gambar 4.42 Bagan terstruktur untuk jurnal penerimaan kas
157
Su
bt o (U tal SD kre ) di t
Cetak subtotal debet dan kredit
4.7 Spesifikasi Proses Pseudocode menu login Begin Buka koneksi database Input username Input password If username = kosong atau password = kosong Tampilkan pesan “ID/Password Anda masih salah” Kembali ke modul login If tombol cancel dipilih then Tutup modul login If username = “admin” and password = “admin” tampilkan modul utama End if End if End if End modul login Form Pelanggan Begin Buka file pelanggan If tombol tambah dipilih then Generate kode pelanggan
158
If Nama pelanggan, Contact person, Telepon (1), Telepon (2), Alamat gedung, Nama kota, Propinsi, Kode pos, Alamat gudang, Nama kota, Propinsi alamat kirim, Kode pos alamat kirim = kosong then Tampilkan pesan ”Data tidak lengkap” If Pulau = ”pilih” then Tampilkan pesan = “Pulau harus dipilih!” End if End if End if If semua isian lengkap Then tombol Simpan dipilih Simpan data pelanggan End if If tombol batal dipilih then Bersihkan semua isian End if If tombol ubah diklik then Update Nama pelanggan, Contact person, Telepon (1), Telepon (2), Alamat gedung, Nama kota, Propinsi, Kode pos, Alamat gudang, Nama kota, Propinsi alamat kirim, Kode pos alamat kirim, nama pulau. If tombol hapus diklik then Delete all data pelanggan dari database End if End if 159
Modul master barang Begin Buka file barang If tombol tambah dipilih then Generate kode barang If Nama barang, subitem, ukuran, berat, harga, No_PQR, tangal penutupan PQR, kode principal = kosong then Tampilkan pesan ”Data tidak lengkap” If subitem = ”pilih” then Tampilkan pesan = “sub item harus dipilih!” End if End if End if If semua isian lengkap Then tombol Simpan dipilih Simpan data pelanggan End if If tombol batal dipilih then Bersihkan semua isian End if If tombol ubah diklik then Update Nama barang, subitem, ukuran, berat, harga, No_PQR, tangal penutupan PQR, kode principal If tombol hapus diklik then 160
Delete all data pelanggan dari database End if End if
Modul Principal Begin Buka file barang If tombol tambah dipilih then Generate kode Principal If Nama Principal, contact person, person title, telp, manufaktur, fax, email, website, alamat gedung, kota, propinsi, kode pos = kosong then Tampilkan pesan ”Data tidak lengkap” End if End if If semua isian lengkap Then tombol Simpan dipilih Simpan data Principal End if If tombol batal dipilih then Bersihkan semua isian End if If tombol ubah diklik then Update Nama Principal, contact person, person title, telp, manufaktur, fax, email, website, alamat gedung, kota, propinsi, kode pos
161
If tombol hapus diklik then Delete all data Principal dari database End if End if
Modul penambahan dan pengurangan limit kredit If kode pelanggan dipilih Buka file pelanggan Tampilkan nama pelanggan End if If tombol tambah or kurang dipilih then Limit kredit > 350,000 or Limit kredit < 35,000 Tampilkan pesan “Limit kredit harus ditambahkan atau dikurangi sebesar 35,000 – 350,000 USD” ElseIf limit kredit >= 35,000 or limit kredit < =350,000 Tampilkan pesan “limit kredit sudah bertambah” Else if tampilkan pesan “limit kredit sudah berkurang” Update limit kredit Update Ms. Pelanggan Update Transaksi Piutang Pelanggan Move next End if Form Sales Order Begin
162
Buka file SO Header Buka file SO Detail Buka file pelanggan Generate kode SO If kode pelanggan dipilih then tampilkan data nama pelanggan, alamat penagihan, telp, kode pos end if if kode barang dipilih then Buka file barang tampilkan modul search tampilkan nama barang, kode principal, ukuran, harga movenext end if input jumlah barang hitung total harga, subtotal, PPN, Grandtotal total = harga* jumlah hitung kolom total harga tampilkan subtotal PPN = subtotal *0.10 Grandtotal = subtotal + PPN. If tombol simpan dipilih Grandtotal > saldo kredit then Totak pesanan. If tanggal terima barang diisi 163
Tanggal terima barang > tanggal penyerahan Hitung denda keterlambatan Denda = persentase denda*Grandtotal* (Tgl terima barang > tgl penyerahan ) then Update grandtotal SO Update tanggal terima barang dan grandtotal Invoice End if
Form Surat Jalan Pilih jenis SO If jenis SO =”Kirim” then Do while not EOF buka file SO and buka file pelanggan Else if buka file BPB and buka file pelanggan End do End if Do while not EOF Buka file barang Get berat barang End do Berat barang = 0 Berat = berat barang*jumlah Input nomor kemasan, berat kemasan, dimensi kemasan. Berat kotor = berat kemasan* berat
164
If tombol cetak dipilih then tampilkan view Form Surat Jalan End if. If tombol batal dipilih then reset seluruh record End if If Input tanggal kirim and klik tombol simpan Update status SO End if
Form Invoice Pilih no SO Buka file SO, buka file SJ, buka file pelanggan Hitung tanggal jatuh tempo Invoice Tanggal jatuh tempo = 0 Tanggal jatuh tempo = tanggal invoice + syarat bayar. Input valuta USD Update file invoice If tombol simpan dipilih then Update file invoice End if If tombol batal dipilih then Reset all record If denda <> 0 then Grandtotal = total – denda Total = subtotal+PPN
165
View Cek Status Invoice If kode invoice dipilih then Buka file invoice Buka file BKM Buka file pelanggan If No Invoice and No BKM <> Null then Update status Invoice “Dibayar” Else update status invoice “belum bayar” End if
Form BKM Pilih no invoice Buka file Invoice Input total penerimaan kas, valuta USD If tombol simpan dipilih then Update file BKM Else If tombol batal dipilih then Reset all record End if End if
Form TTB If No_Invoice is not select, tampilkan no Invoice Buka file invoice 166
Generate No TTB Buka file pelanggan Buka file barang Else delete No_invoice. End if Input jumlah retur Tampilkan subtotal jumlah retur If tombol simpan dipilih then update file TTB else reset all record End if
Form Memo kredit If No_TTB is not select, then tampilkan No. TTB Buka file TTB Buka file pelanggan Buka file barang Else delete no TTB Tutup file TTB End if Input No LPB, No memo debet pllgn, tgl memo debet pllgn, alasan retur Hitung harga jumlah barang diretur Hitung subtotal harga barang diretur Hitung subtotal unit retur
167
If tombol Simpan diklik then Update file memo kredit End if
Form BPB If No_memo kredit is not select, then tampilkan No memo kredit Buka file Memo kredit Buka file pelanggan Buka file barang Hitung subtotal jumlah barang yang diretur dan diganti Hitung subtotal jumlah harga barang yang diretur dan diganti If tombol Simpan diklik then Simpan file BPB End if
Form daftar status SO Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file SO Buka file pelanggan Cetak header Baris = 0 If tanggal kirim <> null, update status SO “Dikirimkan” Else update status SO “belum dikirim” End if Cetak detil report 168
Hitung subtotal unit barang Hitung subtotal report Hitung grandtotal report End do
Form daftar status pengiriman Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file Surat Jalan Buka file pelanggan If jenis surat jalan = ”kirim” then Buka file SO Else buka file BPB. End if Cetak header Baris = 0 If tanggal kirim <> null, update status SO “Dikirimkan” Else update status SO “belum dikirim” End if Cetak detil report Hitung subtotal unit dan berat barang End do
Form laporan penjualan per produk Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file Invoice Buka file barang 169
Do while not EOF Cetak header Baris =0 Baris = baris + 1 If Qty jual = 1 or 2, “kurang laku” Else Qty jual = 3 and < 6 “cukup laku” Else Qty jual =6 and < 8 “laku” Else “Sangat laku” End if End if End if Hitung subtotal sub-item Hitung subtotal unit Cetak detail End do
Form laporan penjualan berdasarkan daerah pemasaran Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file invoice Buka file pelanggan Read nama propinsi, nama kota Cetak header Baris =0 Baris = baris 1
170
Hitung nilai penjualan rupiah Total rupiah = ((harga*Qty)* valuta USD) Hitung grandtotal daerah End do
Form laporan saldo piutang Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file invoice Cetak header Hitung jumlah tagihan rupiah Jumlah tagihan rupiah = grandtotal Invoice*valuta USD Baris =0 Baris = baris + 1 Cetak detail Hitung subtotal report End do
Form laporan umur piutang Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file Invoice Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 Cetak detail Hitung subtotal report 171
End do
Form laporan pembayaran Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file BKM Buka file Invoice Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 Hitung jumlah hari keterlambatan bayar Jumlah hari keterlambatan bayar = Tgl jth tempo Invoice – Tgl BKM Hitung jumlah pembayaran (Rupiah) Jumlah pembayaran rupiah = Total penerimaan * valuta_BKM Cetak detail End do
Form laporan mutasi kredit pelanggan Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file transaksi piutang pelanggan Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 Hitung subtotal report Cetak subtotal report End do 172
Form laporan kredibilitas pelanggan Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file transaksi piutang pelanggan Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 If subtotal jumlah hari keterlambatan bayar < 1, status debitur ”Lancar” If subtotal jumlah hari keterlambatan bayar = 2, status debitur ”cukup lancar” If subtotal jumlah hari keterlambatan bayar = 3, status debitur ”Daftar merah” If subtotal jumlah hari keterlambatan bayar > 3 status debitur ”Daftar Hitam” End if End if End if End if
Form laporan retur dan penggantian barang Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file Memo Kredit Buka file BPB Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 173
Cetak detail report End do Form Jurnal Penjualan Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file Invoice Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 Hitung debet dan kredit (Rupiah) debet rupiah = Grandtotal Invoice * Valuta USD kredit rupiah = Grandtotal Invoice * Valuta USD cetak detail report hitung subtotal report cetak subtotal report End do Form Jurnal Penerimaan Kas Input tanggal awal dan tanggal akhir laporan and Do while not eof Buka file BKM Buka file Invoice Cetak header Baris = 0 Baris = baris + 1 Hitung selisih kurs If total penerimaan* Valuta BKM > Grand total Invoice* Valuta Invoice then 174
Keuntungan kurs = Total penerimaan (Rp) – total penjualan (Rp) ElseIf total penerimaan*valuta BKM < Grandtotal Invoice*valuta Invoice then Kerugian kurs = total penjualan (Rp) – total penerimaan (Rp) End if End if cetak detail report hitung subtotal report cetak subtotal report End do
175
176
Rancangan Layar Sales Orde r
177
178
179
180
181
182
Rancangan layer Bukti Kas Masuk
183
Rancangan form keluaran bukti kas masuk
184
Rancangan layar input TTB
185
rancangan keluaran Formulir Bukti tanda terima barang
186
rancangan layer input Memo kredit
187
rancangan layer Formulir keluaran memo kredit
188
rancangan layer input BPB
189
rancangan Formulir keluaran BPB
4.9 Rencana Implementasi 4.9.1 Tata Laksana Sistem yang Diusulkan Untuk
melaksanakan
rencana
implementasi
agar
sistem
informasi yang diusulkan dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan, baik dari segi perangkat keras, perangkat lunak maupun personil yang ada. Selain itu perlu adanya dukungan penuh oleh pihak manajemen puncak dan karyawan serta perencanaan dan pengendalian terhadap ketepatan jadwal implementasi.
190
Sistem yang digunakan akan dijalankan dengan menggunakan PC dengan spesifikasi minimum : ¾ Pentium III 800 Mhz, ¾ RAM 128 Mb, Harddisk 20 GB, ¾ Printer Dot Matrix Epson LX 600 atau LQ 2180 yang dapat mencetak laporan-laporan dalam ukuran kertas folio, A4 atau continous form, ¾ Keyboard dan optical mouse, ¾ Norton Utility 5.0 ¾ UPS 1000 Watt untuk tiap PC.
Sedangkan untuk server menggunakan PC dengan spesifikasi : ¾ Intel Pentium IV 3,2 Ghz, dengan Harddisk 120GB (10,000 rpm), ¾ RAM 1 GB. ¾ Untuk jaringan LAN memakai LAN Card + Switch Box 24 Lines, kabel UTP. Software yang digunakan untuk client workstation untuk menjalankan progam sistem informasi yang diusulkan ini adalah Microsoft Window 2000. Untuk server dilengkapi sistem operasi Window 2000 Server, dengan database Ms. Access 2000, sebagai tambahan diperlukan progam Microsoft Visual Studio 6.0, dan Crystal Report 8.5 bila seandainya diperlukan modifikasi progam untuk menambah fasilitas pada sistem atau menyesuaikan progam untuk kebutuhan organisasi. Modifikasi progam dan perekrutan personil TI dapat dilakukan dengan memanfaatkan jasa pihak out-sourcing untuk posisi Analist & System Progammer dan Database Administrator.
191
Brainware : untuk pengembangan dan pengelolaan database organisasi diperlukan profesional TI yaitu untuk posisi database administrator yang bertanggung jawab dalam pengelolaan semua aktivitas dan prosedur yang berhubungan dengan database suatu organisasi seperti pengaturan menangani pengelolaan dan perawatan isi struktur database perusahaan, pengamanan data dengan menentukan otorisasi akses basis data terhadap karyawan berdasarkan pembagian tugas dan wewenang yang telah ditetapkan manajemen puncak, menentukan prosedur recovery dan back-up data.
4.9.2
Struktur Organisasi yang Diusulkan Kinerja PT. SAAG Utama sudah beroperasi maksimum dengan 20 karyawan, namun dengan adanya penerapan sistem informasi, maka diperlukan upaya prosedur administrasi terhadap database organisasi, karena itu posisi database administrator diperlukan dan diletakkan tersendiri di bawah posisi Managing director.
192
4.9.3
Jadwal Rencana Pengembangan dan Implementasi Sistem Informasi Adapun jadwal pengembangan dan implementasi usulan sistem informasi yang baru yaitu :
MINGGU KETERANGAN
NO
1
1
Analisis Sistem
2
Desain Sistem
3
Modifikasi Progam
4
Pengetesan dan Perbaikan Sistem
5
Pembentukan tim pelatih dan melatih karyawan
6
Pengadaan Hardware, Software, Brainware
7
Instalasi sistem
8
Konversi
9
Evaluasi dan Perawatan Sistem
193
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
