53
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1. Tahapan Perancangan Sistem Yang Diusulkan 4.1.1. Usulan Dokumen yang digunakan Dalam perancangan sistem informasi trading pada CV EFORTA MAHOCA, dokumen-dokumen yang digunakan berasal dokumen lama dan dokumen baru. Adapun dokumen yang digunakan perusahaan CV EFORTA MAHOCA pada sistem informasi trading adalah sebagi berikut: 1. Dokumen yang lama a. Sales Contract b. Packing list c. Letter of Credit 2. Dokumen yang diperbaharui a. Purchase Order Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan yang berfungsi sebagai pemesanan barang yang dilakukan oleh pihak buyer. Purchase Order memiliki field antara lain: No PO, Phone, Fax, Customer Name, Date, Description, Qty.
54
Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap yang diserahkan kepada customer sebanyak 1 rangkap, bagian akuntansi sebanyak 1 rangkap dan sebagai arsip. b. Commercial Invoice Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan yang berfungsi untuk menunjukkan jumlah pembayaran yang ditagih kepada buyer. Commercial Invoice memiliki filed antara lain: No. Invoice, Date, Customer Name, Specification, Qty, Unit Price, Total Price, Discount, Net Price, dan Sign. Dokumen ini dibuat sebanyak 3 rangkap yang akan diserahkan kepada customer sebanyak 1 rangkap, bagian keuangan 1 rangkap dan arsip 1 rangkap. c. Surat Jalan Surat Jalan Dibuat Oleh Bagian Keuangan. Surat Jalan Memiliki Field antara lain: No SJ, Date, Destination, Qty. d. Kwitansi Dokumen ini digunakan sebagai bukti, bahwa barang yang diinginkan buyer telah dibayar. 3. Dokumen yang baru a. Surat Keterangan Pembayaran Komisi (SKPK) Dokumen ini memiliki field yang terdiri dari Id_SKPK, ID_Customer, dan tanggal jatuh tempo. Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan untuk memberitahukan status pembayaran komisi yang dilakukan oleh kedua belah pihak baik supplier maupun buyer kepada CV Eforta Mahoca.
55
4.1.2. Struktur Organisasi yang Diusulkan/Fungsi Terkait Yang Diusulkan
4.1.3. Prosedur Sistem Informasi Trading yang Diusulkan 1. Buyer a. Dimulai ketika Buyer melakukan pemesanan barang kepada CV. Eforta Mahoca. b. Buyer akan meminta membuat Puchase Order yang berisikan pesanan barang dan akan diserahkan kepada bagian marketing 2. Supplier
56
a. Dimulai ketika adanya penawaran barang dari supplier kepada CV Eforta Mahoca. b. Supplier akan memberitahukan list barang (catalog) yang dijual oleh pihak supplier kepada bagian marketing. 3. Bagian Marketing a. Bagian marketing akan menerima PO dari buyer dan menginputnya pada database Buyer. b. Bagian marketing akan menerima penawaran barang dari buyer dan menginputnya pada database Supplier. c. Melakukan konektifitas dengan membuka From Transaction berdasarkan permintaan yang diinginkan oleh pihak buyer dan supplier sehingga terjadi kecocokan item barang yang sama. d. Melakukan negoisasi hingga terjadi kesepakatan yang telah disetujui. e. Bagian marketing akan meminta pihak supplier untuk membuat sales contract sebanyak 2 rangkap untuk diberikan kepada pihak Buyer dan pihak CV Eforta Mahoca untuk diarsip. f. Membuat PO sebanyak 3 rangkap g. Memberikan rangkap 1 kepada supplier untuk permintaan barang, rangkap 2 diberikan kepada bagian keuangan dan rangkap 3 untuk arsip. h. Meminta Buyer untuk segera membuka L/C untuk melakukan pembayaran yang ditujukan kepada pihak bank supplier 4. Bagian keuangan
57
a. Membuka Form Transaction Pending untuk melakukan pengecekan pembayaran komisi yang telah jatuh tempo pada pihak supplier dan pihak buyer. b. Melakukan update pada status Transaksi Pending bagi yang telah melunasi pembayaran komisi. c. Membuat invoice, surat jalan dan kwitansi yang akan diserahkan kepada pihak buyer. d. Membuat laporan keuangan setiap 6 bulan sekali.
58
4.2. Diagram-diagram yang Diusulkan 4.2.1. Rich Picture
Gambar 4.1 Rich Picture yang Diusulkan
59
4.2.2. Event Table Sistem Yang Diusulkan Internal No
Event
Start When
Activity
Agent Mencatat detail penawaran atau Ada supplier pemesanan, atau buyer Menyimpan catatan Melakukan Pencatatan
yang ingin Marketing
1 Order
order, melakukan Mengirim detail order ke pemesanan buyer atau supplier, /penawaran Melakukan tawar menawar. Menerima Sales Contract, Menerima Letter of Ada Credit, kesepakatan Menyerahkan Letter of
2
Melakukan Transaksi
Marketing
dari pihak Credit pada bank, supplier dan Menghubungi pihak buyer supplier, dan menginformasikan status barang kepada buyer.
60
Menerima konfirmasi pelunasan transaksi dari buyer, Adanya Bagian 3
Menerima Pembayaran
Mencatat status transaksi yang
Keuangan
transaksi, sudah dilunasi Membuat Invoice, Menyerahkan Invoice pada supplier. Membuat Laporan tahunan,
Bagian 4
Setiap Akhir
Membuat Laporan
Menyimpan Laporan Akuntansi
Tahun tahunan.
61
4.2.3. Overview Activity Diagram (OAD)
Buyer
Marketing
Supplier
Bag Keuangan
Sistem
Gambar 4.3 Overview Avtivity Diagram (OAD) Sistem Yang Diusulkan
62
4.2.4.
Workflow Table yang Diusulkan Actor
Activity Menerima Order
Supplier
1. Menawarkan barang
Marketing
2. Membuka Form Utama 3. Mengklik menu Login
Computer
4. Menampilkan Form Login
Marketing
5. Menginput Id & Password Login 6. Mengklik tombol Login
Computer
7. Jika Id & Password Benar, Menampilkan Menu Awal
Marketing
8. Membuka Form Supplier 9. Mengklik Menu Trader 10. Mengklik SubMenu Supplier
Computer
11. Menampilkan Form Supplier
Marketing
12. Jika Supplier belum ada, membuka form New Supplier 13. Mengklik Tombol Add New Supplier
Computer
14. Menampilkan Form New Supplier
Marketing
15. Mengisi data barang dan supplier 16. Mengklik tombol Save
Computer
17. Menyimpan data barang dan supplier
Marketing
18. Memilih supplier 19. Mengklik tombol Add to Pend
Computer
20. Mengcopy data supplier ke pending
Marketing
21. Mengklik Menu Trader
63
22. Mengklik SubMenu Buyer Computer
23. Menampilkan Form Buyer
Marketing
24. Jika Buyer belum ada, membuka form New Buyer 25. Mengklik tombol Add new Buyer
Computer
26. Menampilkan Form New Buyer
Marketing
27. Mengisi data barang dan buyer 28. Mengklik tombol Save
Computer
29. Menyimpan data barang dan buyer
Marketing
30. Memilih buyer 31. Mengklik tombol Add to Pend
Computer
32. Mengcopy data buyer ke pending
Marketing
33. Menghubungi pembeli dan memforward harga tersebut kepada Supplier Melakukan Transaksi
Marketing
34. Menerima Sales Contract pada pabrik Supplier
Buyer
35. Menandatangani Sales Contract 36. Membuat Letter of Credit untuk pabrik supplier
Marketing
37. Menghubungi pihak Supplier 38. Menyalurkan Informasi pada buyer 39. Mengklik Menu Transaction 40. Membuka Form Pending 41. Mengklik SubMenu Pending
Computer
42. Menampilkan Form Pending
Marketing
43. Memilih Supplier dan Buyer
64
44. Mengisi data transaksi 45. Mengklik tombol Add Detail Computer
46. Menampilkan Form Detail
Marketing
47. Mengisi detail transaksi 48. Mengklik tombol Add
Computer
49. Menampung detail transaksi 50. Mengklik tombol Save to History
Computer
51. Menyimpan data transaksi dan detail transaksi ke History
Bag . Keu
52. Menerima komisi atas pelunasan transaksi
Membuat Laporan Bag. Keu
53. Membuat Invoice 54. Mengirim Invoice ke Supplier 55. Membuat laporan keuangan 56. Mengklik menu Login
Computer
57. Menampilkan Form Login
Bag. Keu
58. Menginput Id & Password Login 59. Mengklik tombol Login
Computer
60. Jika Id & Password Benar, Menampilkan Menu Awal
Bag. Keu
61. Mengklik Menu Transaction 62. Mengklik Submenu History
Computer
63. Menampilkan Form History 64. Menekan Tombol Save
65
65. Menyimpan Lap. Keuangan 66. Menekan Tombol Print 67. Mencetak Lap. Keuangan 68. Menyimpan Lap. Keuangan
Tabel 4.1 WorkFlow Table Sistem yang Diusulkan
66
4.2.5. Detail Activity Diagram (DAD) yang Diusulkan 4.2.5.1. DAD Purchase Order
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram Purchase Order Sistem yang
Diusulkan
67
4.2.5.2.
DAD Melakukan Transaksi
Gambar 4.5 DAD yang diusulkan-melakukan transaksi
68
4.2.5.3.
DAD Membuat Laporan Hasil Transaksi
Gambar 4.6 DAD yang diusulkan – Membuat Laporan Hasil Transaksi
69
4.2.6. Class Diagram
Gambar 4.2 Class Diagram Sistem yang Diusulkan
70
4.2.7.
Use Case Diagram
Gambar 4. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan
71
4.3. Sistem File Yang Diusulkan Menurut jenisnya, file (Database) dapat digolongkan kedalam File Master dan File Transaksi. File Master berguna dalam menampung data-data yang relatif tidak mudah berubah dan menjadi acuan bagi file yang lain (File Transaksi). File Transaksi merupakan file sementara untuk mengumpulkan transaksi yang terjadi dan melibatkan beberapa File Master beserta data tambahan pada tiap transaksi. Rancangan sistem file yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Ms_Buyer 2. Ms_Supplier 3. Ms_Marketing 4. Tr_Order 5. Tr_Negosiasi 6. Tr_Bayar 7. Tr_Laporan
4.4. Rancangan Database 4.4.1. Database Buyer Nama Tabel
BUYER
Primary Key Buyer_id
Column Name
Data Type
Length
Property
Keterangan
Buyer_id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Buyer
Name
Char
23
Not Null
Nama Buyer
72
Item
Char
32
Not Null
Nama Barang
Quantity
Int
11
Not Null, Default 0
Jumlah Barang
Date
Datetime
11
Datetime
Tanggal Berlaku
L/C_No
Char
20
Not Null
Nomor L/C
Tabel 4.3 Rancangan Database Buyer
4.4.2. Database Supplier Nama Tabel
Supplier
Primary Key Supplier_id
Column Name
Data Type
Length
Property
Supplier_id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Supplier
Name
Char
23
Not Null
Nama Supplier
Item
Char
32
Not Null
Nama Barang
Quantity
Int
11
Not Null, Default 0
Jumlah Barang
Date
Datetime
11
Datetime
Tanggal Berlaku
Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier\
4.4.3. Database Login
Nama Tabel
LOGIN
Primary Key Account_id
Keterangan
73
Column Name
Data Type
Length
Property
Keterangan
Account_id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Login
Userid
Char
23
Not Null
ID Login
User_pass
Char
32
Not Null
Password Login
Tabel 4.2 Rancangan Database Login
4.4.4. Database Pending Nama Tabel
PENDING
Primary Key Pend_id
Column Name
Data Type
Length
Property
Keterangan
Pend_id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Pending
Tr_id
Int
11
Not Null
No ID buyer/supplier
L/C _No
Char
20
Not Null
Nomor L/C
Type
Int
11
Not Null
Menentukan Buyer/ Supplier
Name
Char
23
Not Null
Nama Buyer/Supplier
Item
Char
23
Not Null
Nama Barang
Quantity
Int
11
Not Null, Default 0
Jumlah Barang
Tabel 4.5 Rancangan Database Pending
4.4.5. Database History
74
Nama Tabel
HISTORY
Primary Key History_id Foreign Key
Buyer_id Supplier_id
Column Name
Data Type
Length
Property
Keterangan
History_Id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID History
Supplier_Id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Supplier
Buyer_Id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Buyer
Price
Int
23
Not Null
Harga Satuan Barang
Quantity
Int
11
Not Null, Default 0
Jumlah Barang
Percent
Int
3
Not Null
Persen Komisi
Date
Date
11
Datetime
Tanggal Transaksi
L/C_No
Char
20
Not Null
Nomor L/C
Tabel 4.6 Rancangan Database History
4.4.6. Database Details Nama Tabel
DETAILS
Primary Key details_id Foreign Key
History_id
75
Column Name
Data Type
Length
Property
Details_Id
Int
11
Not Null, Auto Increment
No ID Details
History_Id
Int
11
Not Null, default 0
No ID History
Buyer
Varchar
23
Not Null
Nama Buyer
Buyer_item
Varchar
32
Not Null
Nama Barang Supplier
Supplier
Varchar
23
Not Null
Nama Supplier
Supplier_item
Varchar
32
Not Null
No Pengiriman
Ship_No
Varchar
23
Not Null
No Pengiriman
Tax
Int
11
Not Null, Default 0
Jenis Pajak
Percent
Int
11
Not Null, Default 0
Persentase Pajak
Order_No
Varchar
23
Not Null
No Order
Description
Varchar
120
Not Null
Keterangan Transaksi
Tabel 4.7 Rancangan Database Details
Keterangan
76
4.5. Rancangan Layar 4.5.1. Form Utama
Gambar 4.7 Rancangan Form Utama Form Utama merupakan bagian awal dari pembukaan aplikasi
77
4.5.2. Form Menu Login
Gambar 4.8 Rancangan Form Menu Login
78
4.5.3. Form Login
Gambar 4.9 Rancangan Form Login
79
4.5.4. Form Login Error
Gambar 4.10 Rancangan Form Login Error
Kedua pengguna baik manager ataupun marketing/accounting telah salah menginput user atau password ataupun keduanya.
80
4.5.5. Form Menu Report – Loyalty
Gambar 4.11 Rancangan Form Menu Report Loyalty
Tampilan Form Utama Setelah berhasil login sebagai pengguna Manager
81
4.5.6. Form Menu Trader
Gambar 4.12 Rancangan Form Menu Trader
Tampilan Form Setelah berhasil login sebagai pengguna marketing atau accounting
82
4.5.7. Form Buyer
Gambar 4.13 Rancangan Form Buyer
83
4.5.8. Form Add New Buyer
Gambar 4.14 Rancangan Form Add New Buyer
84
4.5.9. Form Buyer Search
Gambar 4.15 Rancangan Form Buyer Search
85
4.5.10. Form Buyer L/C Number
Gambar 4.18 Rancangan Form Buyer L/C Number
86
4.5.11. Form Buyer L/C Number Correction
Gambar 4.19 Rancangan Form Buyer L/C Number Correctoin
87
4.5.12. Form Buyer Confirmation
Gambar 4.16 Rancangan Form Buyer Confirmation
88
4.5.13. Form Buyer Data Correction
Gambar 4.17 Rancangan Form Buyer Data Correction
89
4.5.14. Form Supplier
Gambar 4.26 Rancangan Form Supplier
90
4.5.15. Form Add New Supplier
Gambar 4.27 Rancangan Form Add New Supplier
91
4.5.16. Form Supplier Search
Gambar 4.28 Rancangan Form Supplier Search
92
4.5.17. Form Supplier Add to Pending
Gambar 4.29 Rancangan Form Supplier Add to Pending
93
4.5.18. Form Pending
Gambar 4.30 Rancangan Form Pending
94
4.5.19. Form Pending Information
Gambar 4.31 Rancangan Form Pending Information
95
4.5.20. Form Add Details to Transaction
Gambar 4.33 Rancangan Form Add Details to Transaction
96
4.5.21. Pending Information Saving
Gambar 4.34 Rancangan Pending Information Saving
97
4.5.22. Pending Data Correct
Gambar 4.35 Rancangan Pending Data Correct
98
4.5.23. Pending Warning Mismatched
Gambar 4.32 Rancangan Form Pending Mismatched
99
4.5.24. Pending Save to History
Gambar 4.3.36 Rancangan Form Pending to History
100
4.5.25. Form History
Gambar 4.20 Rancangan Form History
101
4.5.26. Form History By Month
Gambar 4.21 Rancangan Form History Month
102
4.5.27. Form History by Month Result
Gambar 4.22 Rancangan Form History by Month Result
103
4.5.28. Form History by Country
Gambar 4.23 Rancangan Form History by Country
104
4.5.29. Form History By Country Result
Gambar 4.24 Rancangan Form History by Country Result
105
4.5.30. Form Transaction History Details
Gambar 4.25 Rancangan Form Transaction History Details
106
4.5.31. Form Loyalty
Gambar 4.3.37 Rancangan Form Loyalty
107
4.5.32. Form Monthly Profit
Gambar 4.3.38 Rancangan Form Monthly Profit
108
4.6. Navigation Diagram
Gambar 4.37 Navigation Diagram
109
4.7. Rancangan Formulir
4.8. Rancangan Laporan
