BAB 4 RENCANA SISTEM YANG DIUSULKAN
Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan terhadap PT Argha Indah Pratama yang tergambar pada bab sebelumnya, maka dikemukakan usulan mengenai rencana sistem dan teknologi informasi yang akan digunakan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan bisnisnya.
4.1
Enterprise Architecture Management Plan 4.1.1 EA Program Management Untuk memulai sebuah Proyek EA maka diperlukan suatu tahapan pengambilan keputusan yang akan dijadikan dasar untuk proyek EA tersebut. Prosesnya dimulai dari pengajuan proposal mengenai usulan pengembangan EA yang akan dilakukan pada perusahaan oleh bagian IT kepada sponsor yang dalam hal ini adalah General manager, selanjutnya setelah proposal disetujui maka dibuatlah rancangan anggaran serta tahapan perencanaan untuk proyek EA yang akan dilakukan,dalam hal ini tentunya membutuhkan koordinasi dengan bagian financial. Selanjutnya setelah semua telah disetujui maka dilakukanlah analisis mengenai keadaan EA yang dijalankan oleh perusahaan saat ini serta merancang strategi implementasi struktur EA yang baru. Setelah selesai maka dimulailah perancangan EA untuk Future architecture yang akan digunakan perusahaan beserta infrastruktur yang akan digunakan,dalam hal ini dilakukan koordinasi dengan pihak vendor software dan hardware yang akan digunakan,selain itu juga dilakukan penjadwalan terhadap rentang waktu implementasi sistem EA yang baru.
81
82
4.1.2 Support for Strategy and Business
Gambar 4.1 Support for Strategy and Business Dukungan dari Enterprise Architecture terhadap strategi dan bisnis seperti tergambar pada gambar diatas dapat dituliskan sebagai berikut : Tujuan strategis yang ter-update sesuai dengan keadaan perusahaan Produk dan layanan yang lebih baik Arus data dan informasi yang lebih kaya Sistem serta aplikasi dapat lebih terintegrasi Jaringan serta infrastrukturnya dapat lebih optimal
4.1.3 EA Roles and Responsibilities Peran serta para individu yang terlibat dalam perumusan Enterprise Architecture dapat digambarkan dapal table berikut ini Tabel 4.1 EA Roles and Responsibilities
83
Sumber : Tim Penulis (2013) EA Teams Positon
EA Roles
EA Responsibilities
Sponsors
Executive Leadership
Menyediakan sumberdaya
serta
kebijakan kunci dalam EA Line
of
Business Requirements
Manager
Berpartisipasi pengambilan
Identification
dalam keputusan
pada program EA yang dibuat serta memberikan data mengenai line of business yang ada
4.1.4 EA Program Budget Mengenai pembiayaan yang akan dilakukan untuk proyek EA yang akan dilakukan,hal ini akan digambarkan lewat table yang akan diusulkan pada technology forecast pada rancangan yang akan diusulkan.
4.2 EA Current Architecture Summary 4.2.1 Strategic Goals and Initiatives Bagian
ini
menggambarkan
tujuan
strategis
bagian/komponen EA apa saja yang mendukungnya.
perusahaan
dan
84
Tabel 4.2 Strategic Goals and Initiatives Sumber : Tim Penulis (2013) Strategic Goal
Supporting EA
Strategic Initiatives
Components Menjangkau semua
Website baru berisi
Webserver, database,
segmen pasar
data-data produk yang
PC, Networking
ditawarkan
infrastructure
Membangun
Aplikasi Manajemen
PC, Laptop
beragam tipe
Proyek untuk
property yang baik
konstruksi
dan bersaing.
4.2.2 Business Services and Information Flows Tabel 4.3 Business Services and Information Flows Sumber : Tim Penulis (2013)
Line of Business
Key Processes
Information Flows
Supporting
EA
Components Perencanaan Pembangunan
Perencanaan
Merencanakan dan Aplikasi
CAD
merancang
Aided
rumah
desain (Computer serta Design)
85
menghitung biayabiaya
yang
diperlukan Konstruksi
Pembangunan
Melakukan
Aplikasi
pembangunan
Construction
perumahan sebagai Project produk perusahaan Penjualan
Pemasaran
Mengenalkan memasarkan menjual
Management
dan Website serta
produk
pada konsumen Administrasi
Pembayaran
Menerima pembayaran
Ms.excel dari
para pembeli
4.2.3 IT Security Pengamanan yang dilakukan untuk seluruh infrastruktur EA dalam PT Argha Indah Pratama adalah dengan penempatan personel pengamanan selama 24 jam penuh dengan sistem shifting,selain itu untuk pengamanan dilakukan juga dengan implementasi Intrusion Detection System (IDS) serta Firewall untuk mencegah serangan dari luar. Sedangkan untuk mengatasi serangan dari dalam maka dilakukanlah kendali atas hak akses terhadap berbagai level informasi yang tersimpan dalam server. Untuk mengatasi kehilangan data
86
akibat bencana alam atau gangguan lainnya maka dilakukan Backup berkala di server yang berada diluar lingkungan fisik perusahaan.
4.2.4 Workforce Requirements Pada umumnya diperlukan tenaga yang kompeten di bidangnya untuk dapat mengerjakan segala sesuatunya dalam EA, standar umum yang digunakan adalah lulusan S1 dari perguruan tinggi terkemuka dengan IPK akhir minimum 2.8. selain itu juga diutamakan yang menguasai bahasa inggris baik lisan maupun tertulis,nilai pengalaman dan kepemilikan sertifikasi bertaraf internasional tentu merupakan prioritas. Selain itu juga perusahaan akan melakukan training terhadap para karyawannya sesuai dengan bidang yang dikerjakannya untuk lebih meningkatkan kompetensinya.
4.3 Summary of Future Architecture 4.3.1 Future Operating Scenarios Sesuai dengan analisis yang telah dilakukan mengenai kondisi perusahaan lewat analisis SWOT pada bab sebelumnya,maka disimpulkan bahwa perusahaan berada pada level yang memungkinkan perusahaan untuk menjalankan strategi yang agresif demi mengejar keuntungan dengan memanfaatkan keunggulan serta peluang yang ada. Solusi yang ditawarkan untuk menunjang strategi ini adalah dengan peluncuran website yang berisi informasi yang dibutuhkan para calon konsumen serta mengaplikasikan aplikasi Construction Project Management untuk lebih mengoptimalkan proses konstruksi perumahan yang akan dibuat oleh perusahaan.
4.3.2 Planning Assumptions Asumsi untuk perencanaan EA yang diusulkan untuk penjualan rumah pada PT. Argha Indah Pratama sebagai berikut :
87
1. Customer melihat website produk rumah yang ditawarkan 2. Customer membooking rumah yang diinginkan dengan datang ke kantor dan memilih tipe rumah setelah mendapat informasi melalui telepon atau website 3. Marketing memberikan form registrasi untuk diisi dengan data diri customer dan customer memilih tata cara pembayaran yang diajukan marketing 4. Customer memberikan data customer sesuai persyaratan dan memberikan uang DP sebagai tanda jadi pembelian rumah 5. Marketing memberikan kuitansi DP untuk customer 6. Marketing memberikan data-data customer ke developer 7. Developer membuat surat pengajuan pembuatan surat kepemilikan rumah ke instansi pemerintahan (RT, RW, Kelurahan, Kecamatan) Sertifikat rumah, surat PBB, surat IMB telah dikeluarkan oleh instansi pemerintah Bagi customer yang memilih tata cara pembayaran hard cash dan soft cash : 8a. Developer menyimpan surat kepemilikan rumah sampai cicilan customer lunas 9a. Customer membayar sisa cicilan langsung ke Developer sampai lunas 10a. Setelah cicilan lunas Developer memberikan surat kepemilikan rumah kepada Marketing 11a. Marketing memberikan surat kepemilikan rumah kepada customer Bagi customer yang memilih tata cara pembayaran KPR : 8b. Developer membuat surat pesanan rumah 9b. Developer memberikan surat-surat kepemilikan rumah ke marketing 10b. Marketing mengirimkan surat kepemilikan rumah ke bank untuk mengajukan kredit dari bank
88
11b. Setelah data customer disetujui oleh bank maka bank mengeluarkan Surat Permohonan Kredit 12b. Kemudian Customer, Developer, dan pihak bank melakukan pertemuan 13b. Customer, developer, dan pihak bank menandatangani Akte Jual Beli 14b. Setelah ditandatangani AJB, bank mengeluarkan Surat Pencairan Bank 15b. Customer dapat melakukan cicilan rumah ke bank sampai lunas 16b. Kemudian setelah bangunan rumah selesai dibangun, Developer membuat Berita Acara Serah Terima untuk Customer dan pihak Bank 17b. Setelah cicilan Customer lunas, Customer sudah dapat mengambil surat-surat kepemilikan rumah di Bank.
4.3.3 Updating Current and Future Views of the EA Langkah ini untuk memberikan gambaran mengenai perubahan yang akan terjadi saat EA Future Architecture diimplementasikan mengenai hal ini telah dijelaskan pada poin 4.1.2.
4.3.4 EA Sequencing Plan Bagian ini menggambarkan transisi beragam sistem dalam EA Current Architecture untuk memenuhi apa yang diusulkan dalam EA Future Architecture. Prosesnya dapat digambarkan sebagai berikut :
89
Gambar 4.2 EA Sequencing Plan Sumber : Tim Penulis (2013)
4.4 Perubahan-perubahan yang diusulkan 4.4.1 Perubahan pada value chain dan aktivitas pendukungnya Tabel 4.4 Aktivitas Primer Value Chain
Aktivitas
Masalah
Tindakan
Sistem Pendukung
Operasi
Penyelesaian proyek terkadang butuh waktu lebih lama dari yang
Dibuat suatu aplikasi yang mampu membantu manajer proyek dalam mengelola proyek
Aplikasi Construction Project Management
90
Sumber : Tim Penulis (2013) direncanakan Pemasaran Dibutuhkan media baru yang dapat diakses secara luas untuk kepentingan pengenalan perusahaan dan penawaran produk
Dibuat satu situs Situs web web yang akan berisi profil lengkap perusahaan,produk yang ditawarkan serta layanan informasi lainnya yang dibutuhkan pelanggan
Aktivitas Pendukung a. Pengadaan Proses pengadaan yang dilakukan untuk mendukung aktivitas
primer
mencakup
pengadaan
alat-alat
konstruksi dan logistic proyek. b. Pengembangan Teknologi Basis
pengembangan
teknologi
yang
dilakukan
perusahaan adalah dengan Windows 7 Profesional mengingat dukungan terhadap Windows XP telah dihentikan oleh Microsoft tahun ini. Dengan sistem operasi baru ini diharapkan pengembangan teknologi dalam
perusahaan
akan
tetap
relevan
dengan
perkembangan teknologi saat ini. c. Manajemen Sumber Daya Manusia Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan antara lain dengan evaluasi kinerja tiap karyawan,mengadakan
program
pelatihan
dan
91
pengembangan
serta
terus
memantau
performa
karyawan dalam perusahaan. d. Infrastruktur perusahaan Infrastruktur pada PT Argha Indah Pratama meliputi aktivitas manajemen umum, perencanaan keuangan dan strategi, akuntansi serta administrasi perusahaan.
Tabel 4.5 Aktivitas Pendukung Value Chain Sumber : Tim Penulis (2013) Jenis
Aktivitas
Sistem pendukung
Pengadaan
Pembelian alat- SCM alat konstruksi dan logistic proyek
Pengembangan teknologi
Mendukung kinerja dan sistem manajemen perusahaan
Microsoft Office Excel 2007
Manajemen SDM
Menjaga sekaligus meningkatkan kualitas karyawan
-
Infrastruktur perusahaan
Meningkatkan kinerja perusahaan secara terstruktur dan sistematis
Infrastruktur dan struktur organisasi perusahaan
92
4.4.2 Perubahan pada struktur dan strategi perusahaan Pada struktur PT. Argha Indah Pratama kami mengusulkan untukmenambah IT departemen yang bertugas untuk mengelolah
seluruh
sumber daya teknologi informasi yang digunakan dalam perusahaan. Sedangkan untuk strategi perusahaan kami tidak menambahkan usulan perubahan karena dirasa sudah cukup baik dan perusahaan dapat memenuhi dan menjalankan strategi dengan baik. Berikut usulan strukutur perusahaan untuk PT. Argha Indah Pratama Sebagai berikut :
Gambar 4.3 Usulan Rencana Struktur Organisasi PT Argha Indah Pratama Sumber : Tim Penulis (2013)
4.4.3 Perubahan pada operasional perusahaan Perubahan yang diusulkan dalam hal operasional perusahaan dalam kasus ini dilakukan pada berbagai bidang dalam perusahaan.
93
Sistem yang diusulkan untuk PT. Argha Indah Pratama adalah sebagai berikut : Customer datang ke kantor pemasaran karena tertarik untuk memesan rumah. Setelah customer melihat dan menentukan tipe dan jenis rumah yang akan dibeli maka customer dapat langsung membooking dengan memberikan data diri berupa, fotokopi KTP Suami-Istri (bagi yang sudah menikah, bagi yang belum menikah disertakan Surat Keterangan Belum Menikah yang dapat diurus di rt/rw setempat), Data tempat tinggal saat ini (fotocopy PBB rumah, fotokopi tagihan PLN, fotokopi tagihan telepon (jika ada), fotokopi tagihan PAM 3 bulan terakhir (jika ada), fotocopy sertifikat rumah, fotokopi IMB). Bagian marketing memberikan Form Registrasi yang diisi oleh customer. Setelah data-data lengkap, marketing memberikan informasi mengenai tata cara pembayaran yang dapat dilakukan oleh Customer. Tata cara pembayaran tersebut di bagi menjadi 3 yaitu, Soft Cash, Hard Cash, dan Kredit Pemilikan Rumah (KPR). Apabila Customer memilih Hard Cash, pembayaran hanya dilakukan 3 kali, pertama tanda jadi, kedua booking fee dan ketiga adalah pelunasan seluruh biaya termasuk biaya renovasi yang dilakukan terhadap rumah tersebut. Apabila Customer memilih Soft Cash,pembayaran dengan cara cicilan 6 kali kepada pihak developer. Apabila Customer memilih KPR, customer membayar 20% dari total keseluruhan harga rumah tersebut, sisanya akan dilakukan cicilan kepada pihak bank Setelah customer memilih salah satu dari tata cara pembayaran, customer memberikan uang DP sebagai tanda jadi pembelian rumah. Marketing lalu mengajukan kepada Developer untuk segera membuat surat-surat kepemilikan rumah seperti, Sertifikat Rumah, Surat IMB, dan Surat PBB kepada Instansi Pemerintah. Dan juga Surat Pesanan Rumah untuk diberikan kepada pihak Bank
94
Setelah surat-surat tersebut dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Developer memberikan surat-surat tersebut ke Marketing untuk Customer yang memilih tipe pembayaran KPR. sedangkan apabila customer memilih Hard cash dan Soft Cash surat-surat tersebut tetap dipegang oleh developer. Bagi customer yang memilih KPR, Marketing mengirimkan surat-surat tersebut ke bank untuk mengajukan Surat Permohonan Kredit. Apabila bank menyetujui data customer, maka bank akan mengeluarkan Surat Permohonan Kredit. Setelah bank mengeluarkan Surat Permohonan Kredit, developer mendata Surat Persetujuan Permohonan Kredit. Pihak Customer, Developer dan Bank mengadakan pertemuan untuk menandatangani surat Akte Jual Beli. Setelah ditandatangani nya AJB, bank mengeluarkan Surat Pencairan Bank. Setelah bangunan rumah selesai dibangun, maka akan turun BAST (Berita Acara Serah Terima) untuk pihak customer dan bank. Bagi customer yang memilih Soft cash dan hard Cash, customer dapat langsung melakukan angsuran kepada pihak developer sesuai dengan kesepakatan berapa lama customer melakukan angsuran kepada developer. Setelah membayar customer diberikan kwitansi dan marketing mencatat pembayaran customer. Selama menjalankan angsuran , surat-surat rumah di pegang oleh pihak Developer. Apabila pembayaran telah lunas, Customer yang melakukan pembayaran dengan KPR akan mendapatkan surat-surat rumah nya di bank. Apabila melalui Soft Cash dan Hard Cash, surat-surat nya akan diberikan oleh Developer melalui Marketing
4.4.3.1 CONOPS Scenario yang diusulkan 1. Customer melihat website produk rumah yang ditawarkan 2. Customer membooking rumah yang diinginkan dengan datang ke kantor dan memilih tipe rumah setelah mendapat informasi melalui telepon atau website
95
3. Marketing memberikan form registrasi untuk diisi dengan data diri customer dan customer memilih tata cara pembayaran yang diajukan marketing 4. Customer memberikan data customer sesuai persyaratan dan memberikan uang DP sebagai tanda jadi pembelian rumah 5. Marketing memberikan kuitansi DP untuk customer 6. Marketing memberikan data-data customer ke developer 7. Developer membuat surat pengajuan pembuatan surat kepemilikan rumah ke instansi pemerintahan (RT, RW, Kelurahan, Kecamatan) Sertifikat rumah, surat PBB, surat IMB telah dikeluarkan oleh instansi pemerintah Bagi customer yang memilih tata cara pembayaran hard cash dan soft cash : 8a. Developer menyimpan surat kepemilikan rumah sampai cicilan customer lunas 9a. Customer membayar sisa cicilan langsung ke Developer sampai lunas 10a. Setelah cicilan lunas Developer memberikan surat kepemilikan rumah kepada Marketing 11a. Marketing memberikan surat kepemilikan rumah kepada customer Bagi customer yang memilih tata cara pembayaran KPR : 8b. Developer membuat surat pesanan rumah 9b. Developer memberikan surat-surat kepemilikan rumah ke marketing 10b. Marketing mengirimkan surat kepemilikan rumah ke bank untuk mengajukan kredit dari bank 11b. Setelah data customer disetujui oleh bank maka bank mengeluarkan Surat Permohonan Kredit 12b. Kemudian Customer, Developer, dan pihak bank melakukan pertemuan
96
13b. Customer, developer, dan pihak bank menandatangani Akte Jual Beli 14b. Setelah ditandatangani AJB, bank mengeluarkan Surat Pencairan Bank 15b. Customer dapat melakukan cicilan rumah ke bank sampai lunas 16b. Kemudian setelah bangunan rumah selesai dibangun, Developer membuat Berita Acara Serah Terima untuk Customer dan pihak Bank 17b. Setelah cicilan Customer lunas, Customer sudah dapat mengambil surat-surat kepemilikan rumah di Bank.
4.4.3.2 CONOPS Diagram yang diusulkan pada PT. Argha Indah Pratama
97
Gambar 4.4 CONOPS Diagram Sumber : Tim Penulis (2013)
4.4.3.3 Business overview PT. Argha Indah Pratama merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang developer dan juga penjualan property (perumahan real
98
estate) untuk kalangan umum atau masyarakat luas yang telah berkarya kurang lebih 30 tahun sejak didirikan pada tanggal 20 September 1983. Perusahaan Argha Indah Pratama berpusat di Jl.Ir.H. Juanda III No.6 Jakarta Pusat dan memiliki dua kantor cabang yaitu di Cilegon dan di Citereup Bogor. PT. Argha Indah Pratama didirikan oleh Bapak Deddy Kusuma yang juga berperan sebagai Presiden Direktur. Lingkup layanan yang ditawarkan oleh PT. Argha Indah Pratama yaitu Construction dan Real Estate.
4.4.3.4 Executive Team Profile Setelah
melalui
analisis
pada
bab
sebelumnya,
kami
mengusulkan untuk menambahkan 1 bagian pada struktur organisasi perusahaan yaitu “IT Department” untuk mengelola sumber daya serta infrastruktuya 1. Shareholder •
Pihak yang mendanai modal awal dari perusahaan.
•
Memiliki hak dalam pembagian deviden dalam laba yang dihasilkan oleh perusahaan.
2. Director •
Menetapkan tujuan dan sasaran perusahaan yang akan dicapai.
•
Bertanggung jawab atas semua keputusan yang sudah diambil.
•
Menganalisa dan menilai rencana kerja yang telah diusulkan oleh tiap bagian yang ada pada perusahaan.
3. General Manager •
Memimpin, mengelola dan mengendalikan semua aktivitas operasional perusahaan agar dapat dicapai standar pelayanan
99
yang telah ditetapkan dan dapat mencapai target pendapatan dan pengeluaran biaya sesuai dengan budget operasi. •
Membuat rencana taktis perusahaan dan kebijakan operasional perusahaan termasuk implementasi nya.
•
Memberikan informasi kepada manajer bawahannya mengenai kebijakan-kebijakan perusahaan serta perubahannya.
•
Mengawasi dan mengevaluasi aktivitas yang dilaksanakan oleh setiap departemen dalam perusahaan.
4. Finance •
Memiliki otorisasi untuk mengeluarkan dan menerima uang, baik itu uang kas, maupun uang-uang yang ada di bank, deposito, dan investasi keuangan lainnya.
•
Mengatur kebutuhan uang kas perusahaan.
5. Accounting •
Mengatur administrasi keuangan perusahaan.
•
Menyusun laporan keuangan, perpajakan, anggaran pengeluaran dan penghasilan bulanan atau tahunan.
•
Membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan.
6. Purchasing •
Melakukan pembelian barang dan jasa.
•
Merancang hubungan yang tepat dengan pemasok yaitu hubungan pemasok dapat bersifat kemitraan jangka panjang maupun jangka pendek.
•
Memilih pemasok adalah kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini biasa
100
melibatkan evaluasi awal, mengundang pemasok untuk melakukan presentasi, dan kunjungan lapangan. •
Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok yaitu kegiatan purchasing selalu membutuhkan teknologi dari telepon, fax bahkan yang sekarang berkembang adalah electronic procurement yaitu aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan, dapat membantu perusahaan untuk memiliki katalog elektronik yang bisa mengakses berbagai data pemasok.
•
Memelihara data item yang dibutuhkan dan data pemasok.
7. Marketing & Promotion •
Menetapkan strategi pemasaran yang tepat untuk menghadapi pesaing bisnisnya.
•
Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap bagian penjualan.
•
Bertanggung jawab atas segala kegiatan promosi perusahaan.
•
Mengatur dan membuat promosi bagi perusahaan melalui media yang ditetapkan.
8. Sipil •
Menganalisis berbagai faktor yang menyangkut pekerjaan konstruksi. Sipil akan menganalisis lokasi situs yang diusulkan serta pekerjaan konstruksi seluruh yang akan selesai pada situs tersebut.
Mereka
akan
menganalisis
proses
untuk
menyelesaikan pekerjaan konstruksi setiap langkah dari jalan. •
Merencanakan proyek konstruksi yang akan berlangsung dalam hubungannya dengan hasil yang mereka ditemukan karena analisis mereka terhadap proyek yang diusulkan.
•
Memeriksa
dan
menganalisis
proyek
konstruksi
yang
diusulkan. Mereka tidak hanya akan memeriksa rencana itu sendiri tetapi akan pergi ke lokasi situs berkali-kali untuk
101
memastikan bahwa rencana tersebut sesuai dengan lokasi dan sebaliknya. •
Sipil akan mengikuti proyek dari awal sampai akhir dan membuat perubahan yang diperlukan di sepanjang jalan. Mereka akan memastikan bahwa prosedur sedang diikuti dan memeriksa fitur keamanan proyek selama waktu yang sedang diselesaikan.
9. Arsitek •
Bertanggung jawab dalam hal mendesain rumah dan bangunan.
•
Menata letak bangunan-bangunan yang memiliki keterikatan fungsi dalam sebuah site dan mendesain site tersebut.
•
Mengolah bentuk luar dan tampak sebuah bangunan.
•
Mengolah tata ruang sebuah bangunan
•
Menentukan jenis dan letak instalasi listrik pada bangunan.
10. Legal •
Menangani aktifitas corporate legal
•
Mereview dan menangani perjanjian bisnis
•
Menangani pengelolaan dokumen legal
11. HRD •
Bertanggungjawab atas pengelolaan SDM dalam sebuah perusahaan
•
Pengembangan dan evaluasi karyawan
•
Memberikan kompensasi dan proteksi karyawan
•
Mengelola hubungan antara manajemen dengan karyawan untuk mendorong terciptanya iklim kerja yang kondusif.
102
12. IT Department •
Mengembangkan,
mengimplementasikan
serta
mengelola
seluruh infrastruktur dan fasilitas TI yang digunakan dalam perusahaan
4.4.3.5 Organizational Chart
Gambar 4.5 Organizational chart Sumber : Tim Penulis (2013)
4.5 Logical Data Model Sebelumnya ditemukan bahwa PT. Argha Indah Pratama belum menggunakan sistem basis data untuk mendukung proses bisnisnya, maka
103
diusulkan untuk menggunakannya dengan entitas yang digambarkan dalam gambar berikut :
Gambar 4.6 Logical data model Sumber : Tim Penulis (2013)
104
4.6 Use Case
Gambar 4.7 Use Case Sumber : Tim Penulis (2013)
105
4.7 Security Plan 1. Introduction Purpose of the IT Security Program : -
Kegunaan dari IT Security Program adalah untuk menjaga
melindungi
keamanaan
serta
data
dan
informasi di dalam perusahaan. Principles of IT Security : -
Prinsip
dari IT
Security
adalah
untuk
memfokuskan pada sistem
keamanan yang dibuat di dalam perusahaan. Intended Outcomes : -
Hasil
yang
perusahaan
didapat
adalah
oleh
data
dan
informasi yang terlindung dari sistem keamanan yang dirancang.
2. Policy Executive Guidance : -
Security
Manager,
Administration
dan
Security Security
Technician. Technical Guidance : -
Merupakan
dokumen
yang
digunakan sebagai petunjuk dalam membuat perusahaan.
sistem
keamanan
di
106
Applicable Law dan Regulations : -
Hukum dan regulasi yang berlaku di dalam keamanan IT.
Standards : -
Merupakan tolak ukur yang sudah secara resmi diakui.
3. Reporting Requirements IT Security Program Roles And Responsibilities: -
Peran dan tanggung jawab dari program
keamanan
menjaga dalam
IT
keamanan
adalah
sistem
perusahaan dan
di
mencegah
para hacker untuk mencuri data dan informasi penting perusahaan. IT Security Program Schedule and Milestones: -
Jadwal Waktu Jenis Kegiatan Pagi 09.00-10.00
pengecekan
sistem
database dan server oleh staff IT Sore 17.00-18.00 back up data oleh staff
IT
maintance
Malam
18.00-20.00
sistem database dan
server oleh staff IT
4. Concept Of Operations IT Security Threat Summary : -
Ancaman serangan virus.
-
Ancaman cracker.
serangan
hacker
dan
107
-
Ancaman
bencana
menyebabkan
alam
yang
hilangnya
data
dengan
adanya
perusahaan.
IT Security Risk Mitigation : -
Keamanan
fisik
personil keamanan untuk menjaga serta mengawasi keamanan hardware (server,
komputer)
di
dalam
perusahaan. Component / System Security Plans : -
Desktop: kurang lebih 20 PC .
-
Printer: Berisi 5 printer.
-
Satu buah yang berfungsi untuk
Server Eksternal :
menghubungkan
komputer satu
dengan yang lainnya dan terhubung dengan internet. Server Internal : -
Satu buah,
yang digunakan hanya
untuk keperluan aktivitas di dalam perusahaan dan sebagai cadangan data dan tidak terhubung dengan internet. Jaringan koneksi internet: -
kecepatan
3Mbps
dengan
menggunakan koneksi Optic fiber
108
Firewall: -
penggunaaan untuk
firewall
eksternal
meningkatkan
kualitas
keamanan di dalam perusahaan saat terhubung dengan internet.
5. Security Program Elements Information Security : -
Mengunakan firewall.
-
Menggunakan sistem kendali akses yang memungkinkan organisasi untuk membatasi akses terhadap informasi perusahaan
baik yang
berwujud
maupun yang tidak
berwujud. -
Menggunakan aplikasi sejenis Intrusion Detection System (IDS) untuk mengantisipasi adanya upaya penyusupan ke dalam sistem secara illegal.
Personnel Security : -
Setiap pengguna wajib memiliki kode akses yang valid, serta mematuhi segala peraturan dan pembatasan yang dilakukan di dalam sistem. Operational Security :
-
Menggunakan
software-software
keamanan
untuk
melindungi data perusahaan. Physical Security : -
Data user disimpan di dalam database, dan secara rutin dilakukan back-up berkala serta pemberian password untuk mencegah akses yang tidak diizinkan.
109
-
Menyediakan hardware pendukung untuk setiap bagian untuk
mencegah terjadinya resiko kehilangan maupun
pencurian data. -
Memberikan keamanan lebih pada server dan database perusahaan.
4.8 System Interface Diagram
Gambar 4.8 System Interface Diagram Sumber : Tim Penulis (2013)
110
4.9 System Communication Diagram
Gambar 4.9 System Communication Diagram Sumber : Tim Penulis (2013)
111
4.10 Web Application Diagram Selain daripada perubahan yang kami usulkan diatas,kami juga mengusulkan untuk pembuatan situs web berisi informasi perusahaan dan produk-produknya agar dapat diketahui dan diakses secara luas,susunannya dapat digambarkan sebagai berikut
Gambar 4.10 Web Application Diagram Sumber : Tim Penulis (2013)
4.11 Technology Forecast Tabel 4.6 Technology Forecast Sumber : Tim Penulis (2013)
112
Technology Forecast Forecast Area
Short term (next 12 months)
Midterm (12-24 months)
Long term (2-3 years away)
Operating System
Microsoft Windows Tetap atau 7 Professional mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Microsoft Windows 8
Office Automation Suite
Microsoft Office 2010
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Microsoft Office 2013
Desktop PC
Custom Desktop PC
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
113
Desktop Monitor
AOC E1660 series
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tetap atau mengikuti perkembangan dan kebutuhan perusahaan
Tabel 4.7 Rincian biaya infrastruktur IT yang diusulkan Sumber : Tim Penulis (2013) Nama Perangkat
Harga
Processor : AMD Trinity APU A4-5300B Rp 467.000,3.4 GHz Motherboard : ECS A55F2-M3
Rp 579.000,-
Memory Utama : Kingston DDR3-1333 Rp 181.000,2GB
Casing : Powerlogic Mocca 500
Rp 224.000,-
Hard Disk Drive : Seagate 80GB S-ATA2
Rp 248.000,-
Keyboard & Mouse : Logitech Classic Rp 115.000,Series K120 (20 Unit)
114
(Total x 20 = Rp 1.814.000 x 20
Total Biaya
=
Rp 36.280.000,-)
Rp 620.000 x 20 = Rp.12.400.000,-
Desktop Monitor AOC E1660SW (20 Unit)
Rp 17.050.000 x 2 = Rp.34.100.000,-
Server Unit Rainer SM150CB-2.2 SATA35NR (2 unit)
Rp 1.951.000 x 20 = Rp.39.020.000,-
Operating Systems Client PC Microsoft Windows 7 Professional (20 lisensi)
Rp 7.541.000,-
Server Microsoft Windows Server 2012 R2 Standard Edition,5 Lisensi per instalasi
Rp 1.858.000 x 10 = Rp.18.580.000,-
Office Automation System Microsoft
Office
2010
Home
&
Business,2 lisensi per instalasi (10 Lisensi) Microsoft Project Professional 2010
Rp 9.865.125,-
Total Biaya
Rp 157.786.125,-
Tabel 4.8 Rincian Gaji Personil EA Sumber : Tim Penulis (2013)
115
Jabatan
Gaji/bln
Sponsor ( Direktur Utama )
Rp 50.000.000,-
Line of Business Manager ( Manager
Rp 15.000.000,-
Penjualan) Rp 65.000.000,-
Total Biaya
Total Keseluruhan = Rincian biaya infrastruktur IT + Rincian Gaji Personil EA =
Rp 157.786.125,-
=
Rp 222.786.125,-
+
Rp 65.000.000,-
4.12 Berikut beberapa aplikasi yang diusulkan 1. Client PC Microsoft Windows 7 Professional
116
2. Server Microsoft Windows Server 2012 R2 Standard Edition,5 Lisensi per instalasi
3.
Office Automation System Microsoft Office 2010
117
Microsoft Project Professional 2010
4.13 Network Conectivity Diagram yang diusulkan 1. Head Office Network Connectivity Diagram
118
Gambar 4.11 Head Office Network Connectivity Diagram 2. Marketing+Project office Network Connectivity Diagram
Gambar 4.12 Marketing & Project Office Network Connectivity Diagram
Sumber : Tim Penulis (2013)
119
4.14 System Evolution Diagram
Gambar 4.13 System Evolution Diagram Sumber : Tim Penulis (2013)
4.15 EA Repository
120
Gambar 4.14 Enterprise Architecture Repository Sumber : Scott A Bernard (2005) Penjelasan EA Repository User akan diminta untuk melakukan
login terlebih dahulu
sebelum bisa mengakses halaman utama EA Repository Setelah login berhasil, maka akan tampil halaman utama seperti yang tergambar pada gambar diatas. Hak akses terbagi dalam 3 bagian, yaitu untuk Top Level Manager dapat mengakses keseluruhan dokumen EA Repository. Sedangkan Mid level Manager dapat mengakses dokumen EA Repository bagian Mid Level dan Detailed. Kemudian yang terakhir untuk bagian operasional hanya dapat mengakses bagian Detailed View saja.
121
Untuk bagian menu bar teratas (EA Management Plan, Standards, dll.) dapat diakses oleh seluruh bagian manajerial. Dokumen yang ada dalam program
ini dibuat dengan hak
akses Read Only untuk pengguna akhir (End user) karena sifatnya yang hanya sebagai dokumentasi dari EA yang telah dibuat.
Selain
meminimalisir
itu
hal
terjadinya
ini
juga
perubahan
terhadap data-data EA yang dibuat.
dimaksudkan ataupun
untuk
manipulasi
