BAB 4 SISTEM YANG DIUSULKAN
4.1
Prosedur yang diusulkan Sistem baru yang diusulkan pada PT. Masdi Kerta Putra adalah dengan mengubah pola pembagian pada saat sortir dengan dukungan model transportasi. Dengan menggunakan model transportasi, maka akan mengubah pola pembagian tidak berdasarkan cabang, tetapi berdasarkan region. Sehingga didapat biaya angkut yang termurah.
Sistem Pengiriman Bagian penjualan menerima order pengiriman surat-surat tagihan dari pelanggan melalui telepon, email, fax, atau datang langsung ke perusahaan. Kemudian bagian penjualan mengambil surat-surat tagihan pelanggan dan data mengenai alamat tujuan dari tiap surat-surat tagihan tersebut di tempat yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tagihan pelanggan diserahkan ke bagian pengiriman untuk diproses lebih lanjut. Bagian pengiriman mengecek labelisasi tiap surat-surat tagihan tersebut. Jika belum dilabelisasi, maka diberi label sesuai dengan alamat yang dituju. Selanjutnya disortir apakah alamat yang dituju surat-surat tagihan tersebut masuk wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra atau tidak. Jika tidak masuk wilayah cakupan maka akan dikonfirmasi ke pelanggan untuk kelangsungan pengiriman surat tersebut. Pelanggan bisa minta untuk dikirimkan via kantor pos atau di kembalikan ke pelanggan. Jika surat-surat tagihan tersebut masuk ke dalam wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra, maka akan diproses secara administrasi. Data-data mengenai alamat tujuan tersebut akan dimasukkan ke dalam database komputer PT. Masdi Kerta Putra. Untuk data-data alamat tujuan yang telah ada, maka akan diabaikan. Selanjutnya database tersebut dicetak berikut tanda terimanya dan di staples ke tiap surat-surat tagihan pelanggan sesuai dengan alamat tujuan. Sebelum surat-
27
28 surat tagihan pelanggan tersebut dikirim ke tiap cabang PT. Masdi Kerta Putra, dilakukan proses sortir sesuai dengan wilayah cakupan atas alamat tujuan. Saat surat-surat tagihan pelanggan tiba di cabang, akan dilakukan proses administrasi kembali. Tiap cabang akan memasukkan ke database dan melakukan sortir sesuai dengan alamat tujuannya. Kemudian surat-surat tagihan tersebut akan diberikan ke jasa tiap sesuai dengan areal lingkup masing-masing kurir. Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang berhasil dikirim, maka tanda terimanya akan diserahkan kembali ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian status yang berhasil dikirim dilaporkan ke PT. Masdi Kerta Putra pusat untuk dilaporkan ke pelanggan. Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang tidak bisa dikirim juga akan dikembalikan ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian cabang PT. Masdi Kerta Putra akan melaporkan ke kantor pusat. Surat-surat tagihan pelanggan tersebut juga akan dikirim kembali ke kantor pusat. Di kantor pusat akan dicek lagi kebenaran alamat tujuan sesuai database yang telah dimilki. Selanjutnya dikonfirmasi ke pelanggan untuk dikirim ulang atau dikembalikan. Bila surat akan dikirim ulang, maka proses kembali lagi ke administrasi awal di kantor pusat. Bila tidak, maka akan dikembalikan ke pelanggan berikut dengan laporannya.
29 4.2
Implementasi Metode Transportasi Dengan menggunakan sistem yang ada :
Tabel 4.1 Data Asli Dengan Model Transportasi DESTINATION ORIGIN
Surabaya
Surabaya 500 2845
Sidoarjo
Malang
2845 500
Sidoarjo
674
674 500
Malang
1509
1509 500
Kediri
Permintaan tujuan per periode waktu
Kediri
222 2845
Kapasitas origin per periode waktu
674
1509
222
222
Pada tabel di atas, digunakan tabel model transportasi. Dengan data asli didapat biaya sebesar : = (2845 x 500) + (674x500) + (1509x500) + (222x500) = 1422500 + 337000 + 754500 + 111000 = 2625000 = Rp. 2.625.000,-
PT Masdi Kerta Putra juga telah memikirkan untuk mengganti dengan sistem region. Dengan perkiraan biaya dan jumlah surat tagihan yang telah diperhitungkan. Data lengkapnya dapat dilihat seperti dalam tabel dibawah ini :
30 Tabel 4.2 Proses Pengolahan Dengan Sistem Region DESTINATION ORIGIN
Region 1
Surabaya 470
Sidoarjo 480
Malang 750
Kediri 750
725
495
325
690
800
580
500
315
Region 2 Region 3
2845
Permintaan tujuan per periode waktu
674
1509
Kapasitas origin per periode waktu 3002 1756 492
222
Dengan menggunakan metode inspeksi : Diketahui bahwa 315 merupakan biaya termurah, maka alokasi pertama dilakukan di sel ini dengan jumlah sebanyak-banyaknya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim. Lalu tentukan lagi biaya terkecil berikutnya, dan alokasikan berikutnya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim juga. Selanjutnya lakukan seterusnya hingga semua persyaratan rim terpenuhi.
Tabel 4.3 Proses Pengolahan Dengan Metode Inspeksi DESTINATION ORIGIN
Region 1 Region 2 Region 3
Permintaan tujuan per periode waktu
Surabaya 470 2845 725 800
2845
Sidoarjo 480 157 495 247 580 270 674
Malang 750
Kediri 750
325
690
1509 500
315 222
1509
Kapasitas origin per periode waktu 3002 1756 492
222
Berdasarkan tabel di atas, secara metode inspeksi biaya optimal yang didapat : = (2845x470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = 1337150 + 75360 + 122265 + 490425 + 156600 + 69930 = 2251730 = Rp. 2.251.730,-
31
Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Dibawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut : Loop pertama dengan menggunakan metode batu loncatan :
Tabel 4.4 Proses Pengolahan Dengan Loop ke-1 Metode Batu Loncatan Sel Kosong
Loop Tertutup
Perubahan Biaya
Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang
750-325+-495-480
440
-440
Region 1 - Kediri
750-315+580-480
535
-535
Region 2 - Surabaya
725-495+480-470
240
-240
Region 2 - Kediri
690-495+580-315
460
-460
Region 3 - Surabaya
800-470+480-580
230
-230
Region 3 - Malang
500-580+495-325
90
-90
Karena tidak ada biaya kesempatan yang bernilai positif, maka secara metode inspeksi biaya yang didapat telah optimal. Maka secara metode inspeksi didapat biaya paling minimal sebesar Rp. 2.251.730,-. Dengan metode lain dicoba dengan menggunakan data-data yang sama seperti di atas.
Tabel 4.5 Proses Pengolahan Dengan Metode Pojok Barat-Laut DESTINATION ORIGIN
Region 1 Region 2
Surabaya 470 2845 725 800
Region 3
Permintaan tujuan per periode waktu
Sidoarjo 480 157 495 517 580
Malang 750
Kediri 750
325
690
500
315
1239 270
2845
674
1509
222 222
Kapasitas origin per periode waktu 3002 1756 492
32 Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Di bawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut :
Tabel 4.6 Proses Pengolahan Loop ke-1 Dengan Metode Batu Loncatan Sel Kosong
Loop Tertutup
Perubahan Biaya
Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang
750-325+495-480
440
-440
Region 1 - Kediri
750-315+500-325+495-480
625
-625
Region 2 - Surabaya
725-470+480-495
240
-240
Region 2 - Kediri
690-315+500-325
550
-550
Region 3 - Surabaya
800-470+480-495+325-500
140
-140
Region 3 - Sidoarjo
580-495+325-500
-90
90
Ternyata didapat satu buah biaya kesempatan yang bernilai positif (+), yaitu 90 dengan nilai negatif (-) terkecilnya - 495. Berarti sel Region 3 - Sidoarjo harus masuk ke dalam perbaikan, dengan cara menambahkan 495 ke tiap sel yang bertanda positif (+) dan mengurangkan 495 ke tiap sel yang bertanda negatif (-) pada loop tersebut. Tetapi karena ada sel yang bernilai lebih kecil dari 495, maka semua sel tadi hanya di tambahkan dan dikurangkan dengan nilai 270.
Tabel 4.7 Proses Pengolahan Dengan Metode Batu Loncatan ke-1 DESTINATION
ORIGIN
Region 1 Region 2
Surabaya 470 2845 725 800
Region 3
Permintaan tujuan per periode waktu
2845
Sidoarjo 480 157 495 247 580 270 674
Malang 750
Kediri 750
325
690
500
315
1509 222 1509
222
Kapasitas origin per periode waktu 3002 1756 492
33 Lalu dicari kembali biaya kesempatan yang bernilai positif (+) dari tiap sel di atas, dengan menggunakan teknik loop didapat data seperti tabel seperti di bawah :
Tabel 4.8 Proses Pengolahan Loop ke-2 Dengan Metode Batu Loncatan Sel Kosong
Loop Tertutup
Perubahan Biaya
Biaya Kesempatan
Region 1 - Malang
750-325+495-480
440
-440
Region 1 - Kediri
750-315+500-325+495-480
625
-625
Region 2 - Surabaya
725-470+480-495
240
-240
Region 2 - Kediri
690-315+580-495
1450
-1450
Region 3 - Surabaya
800-470+480-580
230
-230
Region 3 - Malang
500-580+495-480+470-315
90
-90
Berdasarkan tabel di atas, tidak terdapat biaya kesempatan yang bernilai positif (+). Secara metode batu loncatan program telah optimal. Maka biaya minimum yang harus dikeluarkan adalah : = (2845 x 470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = 1337150 + 75360 + 122265 + 490425 + 156600 + 69930 = 2251730 = Rp. 2.251.730,-
Dengan menggunakan 2 metode yang berbeda dan ternyata didapat hasil yang sama, yaitu Rp. 2.251.730,-. Dengan menggunakan model transportasi, telah didapat biaya yang paling minimum.
