BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

4.1 Overview 4.1.1 Narasi Prosedur yang diusulkan sehubungan dengan penerapan sistem informasi akuntansi PT. Bali Hai Brewery Indonesia pada proses pembeliannya dimulai dari bagian Inventory Control mengecek Material Request Ordering Schedulle. Berdasarkan Material Request Ordering Schedulle tersebut, bagian Inventory Control dapat memperkirakan jumlah dan waktu pengiriman dari bahan baku yang akan dipesan ke supplier. Kemudian ketika diketahui bahwa sudah waktunya diadakan pemesanan, maka bagian Inventory Control membuat Purchase Requisition 2 rangkap. Purchase Requisition rangkap pertama dikirim ke bagian pembelian dan rangkap kedua untuk tujuan dokumentasi. Setelah bagian pembelian menerima Purchasing Request rangkap pertama, maka dibuatlah Purchase Order. Purchase Order ini terlebih dahulu harus diberi persetujuan Manajer Keuangan. Setelah Manajer Keuangan mengotorisasi Purchase Order tersebut, Purchase Order dicetak lalu difax kepada supplier. Purchase Order setelah dikirim via faximile kepada supplier maka akan dijadikan arsip oleh bagian pembelian. Bahan baku yang dikirim oleh supplier ke pabrik maka akan diterima oleh bagian Inventory Control. Bagian Inventory Control ini akan mengecek bahan baku yang diterima berdasarkan Purchase Order approved di database. Bagian Inventory Control kemudian mengecek kondisi bahan baku yang 79

80 diterima, jumlah bahan baku apakah sudah sesuai dengan Purchase Order dan Surat Jalan dari supplier. Kemudian setelah memeriksa kelengkapan dokumen dan ketersediaan bahan baku tersebut maka bahan baku yang diterima tersebut akan dipilih secara acak untuk dites kualitasnya di laboratorium. Kemudian bahan baku tersebut akan dimasukkan ke dalam gudang. Bagian laboratorium kemudian akan melakukan pengecekan terhadap bahan baku tersebut, apakah sudah memenuhi kriteria/standar yang telah ditetapkan perusahaan atau tidak. Setelah dilakukan tes, maka bagian laboratorium akan membuat Analisis Hasil Laboratorium sebagai acuan pihak Inventory Control bahwa bahan baku tersebut sudah bisa digunakan untuk proses produksi. Analisis Hasil Laboratorium ini hanya akan dicetak 1 rangkap untuk proses dokumentasi pihak laboratorium, sedangkan untuk bagian Inventory Control akan langsung melihat hasil Analisis Hasil Laboratorium ini melalui sistem yang ada, yang sudah terintegrasi. Setelah bagian Inventory Control menerima laporan Analisis Hasil Laboratorium b di jaringan komputernya, maka bagian Inventory Control membuat Receiving Report 3 rangkap, dimana rangkap pertama akan dikirim ke bagian Keuangan di kantor pusat, sebagai bukti bahwa bahan baku yang dipesan oleh bagian pembelian telah diterima sesuai kondisi yang telah ditetapkan, rangkap kedua akan dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan pembukuan, dan rangkap ketiga sebagai bukti dokumentasi (arsip). Prosedur pengeluaran bahan baku dari gudang dimulai jika akan dimulai proses produksi. Proses produksi ini selalu dimulai oleh bagian Inventory Control yang melakukan pengecekan terhadap Material Request Ordering

81 Schedulle untuk mengetahui kapan akan dilakukan proses produksi oleh bagian produksi. Setelah itu, maka bagian Inventory Control akan menyiapkan bahan baku yang akan digunakan untuk proses produksi. Sebelum dilakukan pemindahan bahan baku ke bagian produksi, dibuatkan formulir Request For Material. Formulir Request For Material ini akan dicetak 2 rangkap, rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi dan rangkap kedua untuk bukti dokumentasi (arsip). Setelah proses produksi selesai dilakukan, maka jika terjadi sisa bahan baku yang masih layak untuk digunakan pada proses produksi selanjutnya, bagian produksi akan memberitahukan via telepon bahwa terdapat bahan baku sisa hasil produksi. Kemudian bagian Inventory Control akan melakukan perhitungan terhadap sisa bahan baku tersebut. Setelah dilakukan perhitungan maka bagian Inventory Control membuat Bon Pengembalian Barang yang bertujuan untuk menambah jumlah persediaan bahan baku di gudang. Bon Pengembalian Barang ini dicetak 2 rangkap, dimana rangkap pertama dikirim ke bagian Akuntansi untuk proses pencatatan, dan rangkap 2 untuk dokumentasi (arsip). Satu

minggu

sebelum

jadwal

jatuh

tempo

bagian

Akuntansi

mengumpulkan dokumen-dokumen bukti seperti Puchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice. Kemudian dokumen-dokumen bukti ini diberikan kepada bagian keuangan untuk dibuatkan Payment Voucher-nya. Bagian keuangan harus meminta otorisasi Manajer Keuangan kemudian jika Manajer Keuangan menyetujui Payment Voucher maka Manajer Keuangan membuatkan cek sejumlah nominal yang tertera di Payment Voucher. Setelah

82 itu Payment Voucher dan cek diberikan ke Kasir untuk diurus pembayarannya kepada supplier. Pada setiap akhir bulan dilakukan perhitungan fisik bahan baku untuk mengecek apakah jumlah yang tercatat sesuai dengan jumlah bahan baku yang tersedia. Selain itu juga dibuat Laporan Persediaan. Material Request Ordering Schedulle ini berfungsi bagi bagian Inventory Control untuk melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier ketika bahan baku sudah diperkirakan habis dan untuk melakukan proses produksi sesuai waktu yang telah dijadwalkan sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku produksi.

4.1.2 Identifikasi Event Event

Internal Agent

Start When

Activity

Membuat

Inventory

Ketika jadwal pada

Mengecek MROS,

Purchase

Control

Material Request

Membuat Purchase

Ordering Schedulle

Requisition 2

sudah menunjukkan

rangkap,

untuk melakukan

Mengirimkan

pemesanan ulang.

Purchase

Requisition

Requisition ke bagian Pembelian, Membuat

Bagian

Saat menerima

Membuat PO,

Purchase

Pembelian

Purchase Requisition

Meminta otorisasi

83 Order

Manajer Keuangan, Mengirim PO ke Supplier,

Menerima

Inventory

Saat bahan baku

Menerima dan

Bahan baku

Control

diterima dari dari

mengecek kondisi

supplier

bahan baku, Mencocokkan Surat Jalan, bahan baku dan PO, Menandatangani Surat Jalan, Mengirim sampel bahan baku ke bagian Laboratorium, Memasukkan bahan baku ke Gudang,

Menguji

Bagian

Saat menerima bahan

Menerima bahan

Sampel Bahan Laboratorium

baku dari Inventory

baku dari Inventory

baku

Control

Control, Menguji sampel bahan baku, membuat Analisis

84 Hasil Laboratorium, Membuat

Inventory

Setelah laporan

Melihat Analisis

Receiving

Control

Analisis Hasil

Hasil Laboratorium,

Laboratorium

Membuat Receiving

menunjukkan bahwa

Report 3 rangkap,

Report

bahan baku lulus kualifikasi. Membuat

Inventory

Satu hari sebelum

Menyiapkan bahan

Request For

Control

proses produksi

baku untuk proses

dimulai

produksi,

Material

Membuat Request For Material rangkap 2, Menerima

Inventory

Setelah selesai

Melakukan

Bahan baku

Control

produksi dan terdapat

perhitungan

bahan baku sisa

terhadap bahan

Sisa Produksi

baku sisa, Membuat Bon Pengembalian Barang 2 rangkap, Melakukan

Inventory

stock opname

Control

dan Membuat

Setiap akhir bulan

Melakukan perhitungan fisik di gudang,

85 Laporan

Membuat laporan stok opname, Membuat Laporan Persediaan.

Melakukan

Bagian

Satu minggu sebelum

Menerima dokumen

Pembayaran

Keuangan

waktu jatuh tempo.

buti dari bagian

Kewajiban

Akuntansi, Membuat Payment Voucher, Meminta otorisasi Payment Voucher kepada Manajer Keuangan, Menerima cek dari Manajer Keuangan, Memberikan cek dan Dokumen Bukti ke Kasir. Menerima tanda terima dari supplier. Tabel 4.1 Event Table

86 4.2 Activity Diagram 4.2.1 Overview Activity Diagram

Supplier

Overview Activity Diagram PT Bali Hai Brewery Indonesia Bagian Pembelian

Inventory Control

Bagian Laboratorium

Bagian Keuangan

Komputer Ms_I : Inventory

Membuat Purchase Requisition Tr_PR: Purchasing Requsition 1

2 {} {PR}

{PR ttd}

1

Tr_PO: Purchase Order

Membuat Purchase Order Ms_S : Supplier Mengirimkan Bahan Baku

{Surat Jalan} Menerima Bahan Baku

Tr_AHL: Analisa Hasil Lab Menguji Sampel Bahan Baku

Membuat Receiving Report

{Analisa Hasil Lab} Tr_RR: Receiving Report 3

{} 2 {} 1 {RR}

Tr_RFM: Request For Material Membuat Request For Material

2

Ms_D: Departmen

{} 1 {RFM}

Tr_BPB: Bon Pengembalian Barang Menerima Barang Sisa Produksi

2 {} 1 {BPB}

Melakukan Stock Opname dan Membuat Lapporan

{Laporan Persediaan}

{Laporan Stock Opname}

{PO}

{Surat Jalan} Ms_B: Bank

{Invoice}

{RR}

TR_PV: Payment Voucher

Melakukan Pembayaran

{Cek}

2 1 {} {PV}

Gambar 4.1 Overview Activity Diagram

87 Pada overview activity diagram ini, dibagi-bagi berdasarkan beberapa swimlane, yang masing-masing swimlane tersebut merupakan actor yang terlibat dalam proses. Sedangkan untuk Activity-nya, proses analisis nya didapatkan dari setiap kegiatan yang terjadi pada suatu waktu tertentu, dimana actor yang terlibat dalam proses ini berinteraksi dengan sistem atau terjadi alur informasi didalamnya. Sedangkan untuk setiap formulir yang tertera pada gambar overview ini merepresentasikan alur formulir yang terjadi di dalam perusahaan tersebut pada bagian yang bersangkutan, yakni pembelian dan persediaan. Overview Activity Diagram ini merupakan gambaran secara umum, dimana gambar yang tertera diatas merupakan perwujudan dari analisis yang sebelumnya telah dilakukan untuk Event Table (lihat table 4.1)

4.2.2 Workflow Table

Actor

Activities Membuat Purchase Requisition

Inventory Control

1. Mengecek Material Request Ordering Schedulle 2. Mengentri Purchase Requisition

Komputer

3. Menyimpan Purchase Requisition 4. Mencetak Purchase Requisition 2 rangkap 5. Mengirim Purchase Requisition rangkap 1 ke Bagian

Inventory Control

Pembelian 6. Mengarsip Purchase Requisition rangkap 2 Membuat Purchase Order

88 7. Menerima Purchase Requisition rangkap 1 dari bagian Bagian Pembelian

Inventory Control 8. Membuat Purchase Order

Komputer

9. Menyimpan Purchase Order

Manajer Keuangan

10. Mengotorisasi Purhcase Order

Bagian Pembelian

11. Mengecek Purchase Order yang sudah diotorisasi

Komputer

12. Mencetak Purchase Order yang sudah diotorisasi

Bagian Pembelian

13. Mengirim Purchase Order kepada Supplier via Faximile Menerima Bahan baku

Inventory Control

14. Mengecek Purchase Order approved di database. 15. Menerima bahan baku dan Surat Jalan dari Supplier 16. Mencocokkan Purchase Order, bahan baku dan Surat Jalan 17. Menandatangani Surat Jalan 18. Mengirim sampel bahan baku (random) ke Bagian Laboratorium 19. Memasukkan bahan baku ke gudang Menguji Sampel Bahan baku

Bagian Laboratorium

20.Menerima sampel bahan baku dari Inventory Control 21. Menguji sampel bahan baku 22. Mengentri Analisis Hasil Laboratorium

Komputer

23. Menyimpan Analisis Hasil Laboratorium

89 24. Mencetak Analisis Hasil Laboratorium 25. Mengarsip Analisis Hasil Laboratorium Membuat Receiving Report Inventory Control

26. Melihat hasil konfirmasi Analisis Hasil Laboratorium 27. Mengentri Receiving Report

Komputer

28. Menyimpan Receiving Report 29. Mencetak Receiving Report 3 rangkap 30. Mengirim Receiving Report rangkap 1 ke bagian

Inventory Control

Keuangan 31. Mengirim Receiving Report rangkap 2 ke bagian Akuntansi 32. Mengarsip Receiving Report rangkap 3 Membuat Request For Material 33. Mengecek jadwal produksi berdasarkan Material

Inventory Control

Request Ordering Schedulle 34. Menyiapkan bahan baku yang akan diproduksi 35. Mengentri Request For Material

Komputer

36. Menyimpan Request For Material 37. Mencetak Request For Material 2 rangkap 38. Mengirim Request For Material rangkap 1 ke bagian

Inventory Control

Akuntansi 39. Mengarsip Request For Material rangkap 2 Menerima Bahan baku Sisa Produksi

90 40. Menerima laporan dari bagian Produksi bahwa terdapat Inventory Control

bahan baku sisa produksi 41. Melakukan perhitungan terhadap jumlah bahan baku sisa 42. Mengentri Bon Pengembalian Barang

Komputer

43. Menyimpan Bon Pengembalian Barang 44. Mencetak Bon Pengembalian Barang 2 rangkap 45. Mengirim Bon Pengembalian Barang rangkap 1 ke

Inventory Control

bagian Akuntansi 46.Mengarsip Bon Pengembalian Barang rangkap 2 Melakukan Stock Opname dan membuat Laporan 47. Menghitung jumlah persediaan fisik yang terdapat di

Inventory Control

gudang 48. Mengentri laporan stock opname

Komputer

49. Mencetak laporan stock opname

Inventory Control

50. Memilih periode laporan yang akan dicetak

Komputer

51. Mencetak Laporan-laporan Melakukan Pembayaran Kewajiban 52. Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti

Bagian Akuntansi

Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice. 53. Mengirimkan dokumen-dokumen tersebut ke bagian Keuangan.

Bagian Keuangan

54. Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian

91 Akuntansi 55. Mengentri Payment Voucher Komputer

56. Menyimpan Payment Voucher 57. Mencetak Payment Voucher 2 rangkap

Manajer Keuangan

58. Mengotorisasi Payment Voucher 59. Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher 60. Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir.

Kasir

61. Melakukan pembayaran kepada supplier 62. Menerima tanda terima dari supplier 63. Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi

Bagian Akuntansi

64. Mengarsip tanda terima dari supplier. Tabel 4.2 Workflow Diagram

92

4.2.3 Detailed Activity Diagram Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition Inventory Control Komputer

1 Mengecek MROS

Ms_I: Inventory

2 Mengentri PR

Tr_PR: Purchase Requisition

3 Menyimpan PR 4 Mencetak PR 2 rangkap

2 1

{} {PR}

1

{PR ttd}

5 Mengirim PR rangkap 1 ke Bagian Pembelian 2 1 {PR ttd}

6 Mengarsip PR rangkap 2

Gambar 4.2 Detailed Activity Diagram Membuat Purchase Requisition

93 Detailed Activity diagram Membuat Purchase Order Bagian Pembelian

Manajer Keuangan

Komputer

1 {PR ttd}

7 Menerima PR rangkap 1 dari Inventory Control

Ms_S: Supplier

8 Mengentri PO 9 Menyimpan PO

10 Mengotorisasi PO

TR_PO: Purchase Order

11 Mengecek PO yang sudah diotorisasi 12 Mencetak PO yang sudah diotorisasi

{PO}

13 Mengirim PO kepada Supplier via faximile

Gambar 4.3 Detailed Acitivity Diagram Membuat Purchase Order

94

Detailed Activity Diagram Menerima Bahan Baku Inventory Control

Komputer

Tr_PO: Purchase Order 14 Mengecek PO Approved di database

{Surat Jalan}

15 Menerima Bahan Baku dan surat Jalan dari Supplier 1 {Surat Jalan}

{PO ttd}

16 Mencocokkan PO, Bahan Baku dan surat Jalan

17 Menandatangani Surat Jalan

{Surat Jalan ttd} 18 Mengirim Sampel Bahan baku(random) Ke Bag Laboratorium

19 Memasukkan bahan baku ke gudang

Gambar 4 .4 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku

95 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan Baku Bagian Laboratorium

Komputer

20 Menerima Sampel Bahan baku dari Inventory Control

21 Menguji Sampel Bahan baku

Tr_AHL: Analisa Hasil Lab

22 Mengentri Analisa Hasil Lab 23 Menyimpan Analisa Hasil Lab

24 mencetak Analisa Hasil Lab

{Analisa Hasil Lab}

25 mengarsip Hasil Analisa Lab

Gambar 4.5 Detailed Activity Diagram Menguji Sampel Bahan baku

96 Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report Inventory Control Komputer AHL: Analisa Hasil Lab

26 Melihat Hasil konfirmasiAnalisa Hasil Lab

Ms_S: Supplier RR: Receiving Report

27 Mengentri RR 28 Menyimpan RR 29 Mencetak RR 3 rangkap

3 {} 2 {} 1 {RR}

1 {RR}

30 Mengirim RR rangkap 1 ke Bagian Finance 2 {RR}

31 Mengirim RR rangkap 2 Ke Bagian Accounting 3 {RR}

32 Mengarsip RR rangkap 3

Gambar 4.6 Detailed Activity Diagram Membuat Receiving Report

97 Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material Inventory Control Komputer

33 Mengecek Jadwal Produksi berdasarkan MROS

Ms_D: Departmen

34 Menyiapkan Bahan baku yang akan diproduksi

Tr_RFM: Request For Material

35 Mengentri RFM 36 Menyimpan RFM 37 Mencetak RFM 2 rangkap

2

1

{} 1 {RFM}

{RFM}

38 Mengirim RFM rangkap 1 ke Bagian Akuntansi 2 {RFM}

39 Mengarsip RFM rangkap 2

Gambar 4.7 Detailed Activity Diagram Membuat Request For Material

98

Detailed Activity Diagram Menerima Barang Sisa Produksi Inventory Control Komputer

40 Menerima laporan dari Bagian Produksi bahwa terdapat bahan baku sisa produksi

Ms_D: Departmen

41 Melakukan perhitungan terhadap jumlah barang sisa

TR_BPB: Bon Pengembalian Barang

42 mengentri BPB 43 Menyimpan BPB 44 Mencetak BPB 1

2

{BPB}

{} 1 {BPB}

45 Mengirim BPB rangkap 1 ke Bagian Akuntansi 2 {BPB}

46 Mengarsip BPB rangkap 2

Gambar 4.8 Detailed Activity Diagram Menerima Bahan baku Sisa Produksi

99 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan Inventory Control Komputer

47 Menghitung jumlah persediaan fisik yang ada di gudang

48 Membuat Laporan Stock Opname 49 Mencetak Laporan Stock Opname

{Lap Stock Opname}

50 Memilih periode Laporan yang akan dicetak

51 Mencetak Laporan Persediaan

{Laporan Persediaan}

Gambar 4.9 Detailed Activity Diagram Melakukan Stock Opname dan Membuat Laporan

100 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban Bagian Akuntansi

{PO}

{Invoice}

Bagian Keuangan

Manajer Keuangan

Kasir

Komputer

{Surat Jalan}

{RR}

52 Mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti Purchase Order, Surat Jalan, Receiving Report dan Invoice Ms_B: Bank 53 Mengirimkan dokumendokumen tersebut ke bagian Keuangan. 54 Menerima dokumen-dokumen bukti dari bagian Akuntansi


55 Mengentri Payment Voucher 56 Menyimpan Payment Voucher

57 Mencetak Payment Voucher 2 rangkap 2 1 {} {PV} 58 Mengotorisasi Payment Voucher


59 Membuat cek sesuai nominal pada Payment Voucher

{Cek}

60 Mengirimkan cek dan Dokumen Bukti yang sudah diotorisasi ke Kasir {Cek} {Cek}

{RR}

{RR}

{Surat Jalan} {Surat Jalan}

{PO}

{PO}

{Invoice}

{Invoice} 61 Melakukan pembayaran kepada supplier {Tanda Terima}

62 Menerima tanda terima dari supplier {Tanda Terima}

63 Mengirim tanda terima ke bagian Akuntansi

64 Mengarsip tanda terima dari supplier

Gambar 4.10 Detailed Activity Diagram Melakukan Pembayaran Kewajiban

101 4.3 UML Class Diagram

Ms_Supplier -Kode Supplier -Nama Supplier -Alamat -No. Telp -Fax -Contact Person +New() +Save() +Delete() +Search()

Ms_Bank

1..1

1..* PO header PR header -No. PR -Date -Date Required -Reason of Urgency +New() +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1

1..1

-No. PO -Date -No. PR -Kode Supplier -Approved By -Date Approved +New() +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1 1..1 1..* PR detail -No. PR -Inventory Code -Quantity -Unit

1..* PO detail -No. PO -Inventory Code -Quantity -Harga

RR header AHL header -No. AHL -Date -No. PO +New() 1..1 1..1 +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1

-No. RR -Date -No. PO -No. PR -Kode Supplier +New() +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1

PV header

1..* 1..1 1..1

1..1 1..*

1..*

AHL detail

PV detail

RR detail

-No. AHL -Inventory Code -Quantity -Remarks

-No. PV -Date -Kode Supplier -Bank ID +New() +Save() +Delete() +Search() +Print() 1..1 1..*

1..1

-No. PV -No. RR -RR Date -No. PO -Ammount

-No. RR -Inventory Code -Quantity -Remarks

1..1 1..1

1..1 1..*

1..*

1..1

1..1

-Kode -Deskripsi -Account Number +New() +Save() +Delete() +Search()

1..1

Ms_Department -ID -Department +New() +Save() +Delete() +Search() 1..1

1..1

1..*

1..*

BPB header

RFM header -No. RFM -Date -Department +New() +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1

1..1

-No. BPB -Date -No. RFM -Department +New() +Save() +Delete() +Search() +Print()

1..1

1..1

1..*

1..*

RFM detail

BPB detail

-No. RFM -Inventory Code -Quantity -Remarks

-No. BPB -Inventory Code -Quantity RFM -Quantity BPB -Quantity

1..1

1..1

1..1

1..*

1..*

MS_INVENTORY

1..* 1..*

-Inventory Code -Nama -Satuan -Min. Level -Harga +New() +Save() +Delete() +Search()

1..* 1..*

Tr_Stock Opname

1..1

1..* 1..1 Ms_Satuan

1..1

-Kode Barang -Deskripsi -Quantity +New() +Save() +Delete() +Search()

-ID -Deskripsi +New() +Save() +Delete() +Search()

Gambar 4.11 UML Class Diagram

102 Pada gambar class diagram diatas, masing-masing class yang ada mereprentasikan dari database yang dibuat. Misalnya untuk class Purchase Requistion, itu berarti terdapat database Purchase Requisition yang bertujuan untuk menampung data yang dientry ke dalam formulir. Sedangkan field-field yang tertera di dalam class tersebut diperoleh dengan menganalisis dari formulir perusahaan pada sistem yang sedang berjalan. Misalkan, dalam formulir Purchase Requistion sistem berjalan terdapat fieldfield sebagai berikut : No PR, Tanggal PR, Inventory Code, Quantity, Unit, Reason of Urgency. Kemudian dalam class Purchase Requisiton yang tertera diatas, field-field yang ada yakni : No PR, Date, Date Required, Reason of Urgency, Quantity, Unit, Inventory Code. Hal ini menunjukkan bahwa analisis class-class yang ada diatas didapatkan dari field-field yang ada pada formulir sistem yang berjalan.

103 4.4 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Bali Hai Brewery Indonesia Membuat Purchase Requisition

Membuat Purchase Order

Membuat Analisa Hasil Lab

Membuat Receiving Report

Membuat Request For Material Bagian Laboratorium

Membuat Bon Pengembalian Barang

Membuat Payment Voucher

Bagian Keuangan

Mengentry hasil Stock Opname

Membuat Laporan Purchase Requsition Inventory Control

Membuat Laporan Purchase Order

Bagian Pembelian

Membuat Laporan Analisa Hasli Lab

Membuat Laporan Receiving Report

Membuat Laporan Request For Material

Membuat Laporan Bon Pengembalian Barang

Membuat Laporan Payment Voucher

Membuat Laporan Hutang

Membuat Laporan Kekurangan Barang

Membuat Laporan Pembelian per Barang

Membuat Laporan Pembelian Barang

Membuat Laporan Stok Barang

Membuat Laporan Stock Opname Bagian Akuntansi

Membuat Jurnal

Gambar 4.12 Use Case Diagram

104 Gambar yang tertera pada use case terdiri dari actor dimana merepresentasikan pihak-pihak yang berinteraksi langsung dengan sistem yang dirancang, sedangkan kotak yang disebut dengan boundaries merupakan batasan antara sistem dengan user/actor tersebut, dan didalam boundaries itu terdapat gambar-gambar yang mewakili tampilan interface yang terjadi di sistem. Pada dasarnya gambaran use case ini adalah untuk memudahkan penjelasan interaksi antara actor dan sistem.

4.5 Rancangan Database Nama_file

: Inventory

Primary key

: Inventory_Code

Foreign_key : none Attribute

Panjang

Inventory_Code

13

Numeric/character/Date Character

Keterangan i-99-99999999 inventory-tahun-kode

Inventory_Nama

30

Character

Nama Bahan Baku

Satuan

6

Character

Satuan

Min_Level

6

Numeric

Minimum Level

Harga

15

Numeric

Harga Satuan

Tabel 4.3 Rancangan Database Inventory

Nama_file

: Supplier

Primary key

: Kode_Supplier

Foreign_key : none

105 Attribute

Panjang

Kode_Supplier

13


Keterangan S-99-99999999 Supplier-tahun-kode

Nama_Supplier

30

Character

Nama Supplier

Alamat

30

Character

Alamat Supplier

No. Telp

10

Numeric

Telepon Supplier

Fax

10

Numeric

Fax Supplier

Contact Person

10

Numeric

Contact Person

Tabel 4.4 Rancangan Database Supplier

Nama_file

: Department

Primary key

: ID


Panjang

ID

13


Keterangan D-99-99999999 Department-tahun-kode

Nama

20

Character

Nama Department

Tabel 4.5 Rancangan Database Department

Nama_file

: Satuan

Primary key

: ID


Panjang

Numeric/character/Date

Keterangan

106 ID

14

Character

SA-99-99999999 Satuan-tahun-kode

Nama

8

Character

Nama Satuan

Tabel 4.6 Rancangan Database Satuan

Nama_file

: Bank

Primary key

: Kode

Foreign_key : none Attribute Kode

Panjang 13


Keterangan B-99-99999999 Bank-tahun-kode

Deskripsi

30

Account

Character

Nama Satuan

Numeric

Nomor akun

Tabel 4.7 Rancangan Database Bank

Nama_file

: PR header

Primary key

: No_PR


Panjang


Keterangan

No_PR

14

Character

PR-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal PR

Date_Required

8

Date

Tanggal dibutuhkan

Reason_of_Urgency

30

Character

Alasan darurat

107 Tabel 4.8 Rancangan Database PR Header

Nama_file

: PR detail

Primary key

: No_PR

Foreign_key : Inventory_Code Attribute

Panjang


Keterangan

No_PR

14

Character

PR-99-99999999

Inventory_Code

10

Date

Kode bahan baku

Quantity

6

Numeric

Jumlah permintaan

Unit

8

Character

Satuan

Tabel 4.9 Rancangan Database PR Detail

Nama_file

: PO header

Primary key

: No_PO

Foreign_key : No_PR, Kode_Supplier Attribute

Panjang


Keterangan

No_PO

14

Character

PO-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal PO

No_PR

14

Character

No. PR

Kode_Supplier

13

Character

Kode Supplier

Approved_By

30

Character

Disetujui oleh

Date_Approved

8

Date

Tanggal disetujui

Tabel 4.10 Rancangan Database PO Header

108

Nama_file

: PO detail

Primary key

: No_PO


Panjang


Keterangan

No_PO

14

Character

PO-99-99999999

Inventory_Code

13

Date

Kode bahan baku

Quantity

6

Numeric

Jumlah pembelian

Harga

15

Numeric

Harga

Tabel 4.11Rancangan Database PO Detail

Nama_file

: AHL header

Primary key

: No_AHL

Foreign_key : No. PO Attribute

Panjang


Keterangan

No_AHL

15

Character

AHL-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal AHL

No_PO

14

Character

No. Po

Tabel 4.12 Rancangan Database AHL Header

Nama_file

: AHL detail

Primary key

: No_AHL

Foreign_key : none

109 Attribute

Panjang


Keterangan

No_AHL

15

Character

AHL-99-99999999

Inventory_Code

13

Character

Kode bahan baku

Quantity

6

Numeric

jumlah

Remarks

30

Character

Keterangan

Tabel 4.13 Rancangan Database AHL Detail

Nama_file

: RR header

Primary key

: No_RR

Foreign_key : No_PO Attribute

Panjang


Keterangan

No_RR

14

Character

RR-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal RR

No_PO

14

Character

No. Po

No. RR

14

Character

No. RR

Kode_Supplier

13

Character

Kode Supplier

Tabel 4.14 Rancangan Database RR Header Nama_file

: RR detail

Primary key

: No_RR


Panjang


Keterangan

No_RR

14

Character

RR-99-99999999

Inventory_Code

13

Character

Kode bahan baku

110 Quantity

6

Numeric

Jumlah diterima

Remarks

30

Character

Keterangan

Tabel 4.15 Rancangan Database RR Detail

Nama_file

: RFM header

Primary key

: No. RFM

Foreign_key : Department Attribute

Panjang


Keterangan

No_RFM

15

Character

Date

8

Date

Tanggal RFM

Department

20

Character

Departemen

Tabel 4.16 Rancangan Database RFM Header

Nama_file

: RFM detail

Primary key

: No_RFM


Panjang


Keterangan

No_RFM

15

Character

RFM-99-99999999

Inventory_Code

13

Date

Kode bahan baku

Quantity

6

Numeric

Jumlah diminta

Remarks

30

Character

Keterangan

Tabel 4.17 Rancangan Database RFM Detail

111 Nama_file

: BPB header

Primary key

: No_BPB

Foreign_key : No. RFM Attribute

Panjang


Keterangan

No_BPB

15

Character

BPB-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal BPB

No_RFM

15

Character

No. RFM

Department

20

Character

Departemen

Tabel 4.18 Rancangan Database BPB Header

Nama_file

: BPB detail

Primary key

: No_BPB


Panjang


Keterangan

No_BPB

15

Character

BPB-99-99999999

Inventory_Code

13

Character

Kode bahan baku

Quantity_RFM

6

Numeric

Jumlah diterima

Quantity_BPB

6

Numeric

Jumlah dikembalikan

Remarks

30

Character

Keterangan

Tabel 4.19 Rancangan Database BPB Detail

Nama_file

: PV header

Primary key

: No_PV

112 Foreign_key : none Attribute

Panjang


Keterangan

No_PV

14

Character

PV-99-99999999

Date

8

Date

Tanggal PV

Kode_Supplier

13

Character

No. RFM

Bank ID

13

Character

Bank

Tabel 4.20 Rancangan Database PV Header Nama_file

: PV detail

Primary key

: No_PV

Foreign_key : No. RR Attribute

Panjang


Keterangan

No_PV

14

Character

PV-99-99999999

No_RR

14

Character

No. RR

RR Date

8

Date

Tanggal RR

No. PO

14

Character

No. PO

Ammount

15

Numeric

Total

Tabel 4.21 Rancangan Database PV Detail

Nama_file

: Tr_Stock Opname

Primary key

: Kode Barang

Foreign_key : none Attribute Kode Barang

Panjang 13


Keterangan I-99-99999999

113 Kode-tahun-kode Deskripsi

30

Character

Nama Satuan

Quantity

6

Number

Kuantiti fisik

Tabel 4.22 Rancangan Database Tr_StockOpname

4.6 Rancangan Formulir PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Purchase Requisition No. PR :(auto number) Date : dd-mm-yyyy Date Required :dd-mm-yyyy Reason of Urgency :xxxxxxxxxx

No. 1 2 3

Inventory Code

Description

Quantity

I-99-99999999 I-99-99999999 I-99-99999999

xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

99 99 99

Requested by:

Unit xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx

Approved by :

Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Inventory Control

Gambar 4.13 Rancangan Formulir Purchase Requisition

114 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Desa Setia Mekar Kec. Tambun Kabupaten Bekasi, Jawa Barat Telp. 8804234, Fax. 8802161

Purchase Order No. PO : (auto number) Date : dd-mm-yyyy No. PR : auto Approved By :xxxxxxx Date Approved :dd-mm-yyyy

No. 1 2 3

Inventory Code I-99-99999999 I-99-99999999 I-99-99999999

Accepted by :

Signature/Stamp :

No. Supplier : (auto number) Nama Supplier : auto Alamat Supplier: auto

Description xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxx

Quantity 99 99 99

Harga 99999999 99999999 99999999

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA

by

Gambar 4.14 Rancangan Formulir Purchase Order

115 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Analisis Hasil Laboratorium No. AHL :(auto number) Date :dd-mm-yyyy No. PO :auto

No. 1 2 3



Issued by :

Quantity 99 99 99

Remarks xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx

Approved by :

Gambar 4.15 Rancangan Formulir Analisis Hasil Laboratorium

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Receiving Report No. RR :(auto number)

No. Supplier : auto

Date :dd-mm-yyyy No. PO :auto No. PR :auto

Nama Supplier:auto Alamat :auto

No. 1 2 3


Approved by:


Noted By:

Quantity 99 99 99


Received By:

Distribution: original-Finance, copy1-Accounting, copy2-arsip Inventory Control

Gambar 4.16 Rancangan Formulir Receiving Report

116 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Request For Material No. RFM :(auto number) Date :dd-mm-yyyy

No. 1 2 3


Requsition

Department :xxxxxxxx


Approved by

Quantity 99 99 99

Issued by

Remarks xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx Received by

Distribution: original-Accounting, copy1-arsip Inventory Control

Gambar 4.17 Rancangan Formulir Request For Material PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Bon Pengembalian Barang No. BPB :(auto number)

Department :xxxxxxxx

Date :dd-mm-yyyy No. RFM :auto

No. 1 2 3


Return by :


Approved by:

Quantity

Quantity

RFM 99 99 99

BPB 99 99 99

Receipt by :


Noted by :

Distribution : original-Accounting, copy1-Arsip Inventory Control

Gambar 4.18 Rancangan Formulir Bon Pengembalian Barang

117 PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Payment Voucher Supplier :S-99-99999999 Bank : B-99-99999999

No. PV : (auto number) Date : dd-mm-yyyy No. 1 2 3

No. RR RR-99-99999999 RR-99-99999999 RR-99-99999999 Issued By :

RR Date dd-mm-yy dd-mm-yy dd-mm-yy

No. PO PO-99-99999999 PO-99-99999999 PO-99-99999999

Approved By:

Received By :

Distribution : Original-Purchasing; copy1-Arsip Accounting

Gambar 4.19 Rancangan Formulir Payment Voucher

PT BALI HAI BREWERY INDONESIA Tambun, Bekasi, Jawa Barat Stock Opname Kode Barang

I-99-99999999

Deskripsi

xxxxxxxxxxx

Quantity

999999

Gambar 4.20 Rancangan Formulir Stock Opname

Amount 99999999 99999999 99999999

BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Recommend Documents