BAB 4 PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN YANG DIUSULKAN

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN YANG DIUSULKAN

Berdasarkan proses bisnis yang telah dianalisis pada bab sebelumnya dan hasil observasi serta wawancara yang telah dilakukan ke perusahaan, maka perancangan sistem informasi human resources management terkait dengan proses absensi dan penggajian terdiri dari:

4.1

Perancangan Sistem Informasi dengan Object Oriented Analysis and Design 4.1.1

Activity Diagram 4.1.1.1 Absensi Proses absensi dimulai dari sistem yang telah dipersiapkan oleh HRD sebelumnya, yakni HRD akan mengatur hari kerja dan hari libur pada sistem sehingga sistem akan secara otomatis merekam karyawan yang melakukan absensi fingerprint pada hari kerja dan apabila karyawan melakukan absensi pada hari libur maka karyawan tersebut dianggap melakukan lembur baik lembur hari kerja (normal) maupun lembur hari libur yang tentunya akan didukung oleh approval dari manajer perusahaan. Selain itu karyawan yang tidak hadir dikarenakan cuti, ijin maupun dinas luar tidak akan melakukan proses absensi, namun akan tetap tercatat hadir dengan keterangan berupa Cuti (C) atau Dinas Luar (DL). Sistem akan memberikan notifikasi atau pengingat kepada HRD yang akan diteruskan ke Manajer bahwa terdapat karyawan yang sedang ditugaskan ke luar kantor dan pada notifikasi tersebut Manajer dapat memberikan tambahan penugasan kepada karyawan apabila dibutuhkan.Pada akhir periode/Bulan HRD dapat membuat laporan absensi dari data yang telah disimpan oleh sistem.

58

59

Gambar 4.1 Activity Diagram Absensi

60 4.1.1.2 Lembur Proses lembur sebenarnya termasuk ke dalam proses absensi. Namun disini akan lebih terperinci mengenai sistematis perijinan terhadap lembur karyawan oleh manajer, sehingga karyawan tidak dapat melakukan lembur tanpa persetujuan manajer. Jika tanpa adanya persetujuan dari manajer maka lembur karyawan tidak dapat dibayarkan oleh perusahaan. Sehingga proses lembur ini harus dapat fleksibel namun tetap teratur, dimana pada akhirnya lembur karyawan harus diapproval oleh manajer. Terkadang awal dari proses lembur itu sendiri adalah karyawan menerima tugas lembur dari atasan secara langsung atau tiba-tiba sehingga mereka melakukan lembur terlebih dahulu barulah setelah itu meminta persetujuan manajer atas lembur yang telah dilakukan. Dari kejadian ini dapat dikatakan bahwa permohonan lembur yang diajukan karyawan tersebut dapat berlaku surut dengan batas waktu permohonan ke Manajer maksimal 2 hari setelah mereka lembur, sehingga dengan approval manajer tersebut dapat dijadikan acuan sebagai bukti bahwa lembur mereka memang layak dan dapat dibayarkan oleh perusahaan.

61

Gambar 4.2 Acitivity Diagram Lembur

4.1.1.3 Cuti dan Perijinan Pada proses cuti dan perijinan, karyawan akan melakukan permintaan atas cuti atau ijin kerja di sistem, yang akan diteruskan ke manajer. Namun sebelum itu sistem akan mengecek jatah/hak cuti karyawan jika memang masih tersedia untuk melakukan cuti maka permintaan cuti dan ijin tersebut dapat dikirim ke manajer, dan manajer akan melakukan approval terhadap permintaan karyawan tersebut. Jika cuti atau ijin diperbolehkan oleh manajer, maka sistem secara otomatis menyimpan tanggal cuti dan perijinan tersebut serta mengurangi sisa cuti karyawan.

62

Gambar 4.3 Activity Diagram Cuti dan Perijinan

63

4.1.1.4 Dinas Luar Kantor Penugasan dinas luar karyawan berawal dari manajer yang akan memberitahukan HRD untuk dibuatkan surat penugasannya dan sistem akan mencatat penugasan tersebut ke dalam absensi. Sebagai back-up sistem, HRD juga dapat mengatur sistem agar karyawan tidak dianggap absen/alpa pada tanggal penugasan dinas luar tersebut. Dan jika penugasan dinas luar ini terjadi secara tiba-tiba, maka HRD akan tetap membuat surat penugasan dinas luar dan dicatatkan ke sistem untuk absensi karyawan tersebut.

Gambar 4.4 Activity Diagram Dinas Luar Kantor

64 4.1.1.5 Penggajian Proses penggajian berawal dari data absensi dan data tiap karyawan yang memberikan informasi gaji pokok dan bentuk tunjangan serta potongan. Pada data absensi tersebut juga telah mencatat lembur yang telah dilakukan oleh karyawan dan pemotongan akibat keterlambatan atau ketidakhadiran yang seluruhnya telah tercatat secara terintegrasi pada sistem. Lalu informasi tersebut akan dikirimkan ke Bagian Keuangan untuk diperhitungkan mengenai pemotongan akan tunjangan, jamsostek, dan pajak penghasilan karyawan. Setelah proses perhitungan telah selesai Bagian Keuangan akan meminta persetujuan Manajer Keuangan untuk menandatangani daftar gaji bersih dan setelah ditandatangani oleh Manajer Keuangan maka gaji siap untuk ditransfer oleh Bagian Keuangan ke rekening karyawan. Lalu Bagian Keuangan akan membuatkan slip gaji untuk karyawan sebagai bukti bahwa gaji telah ditransfer. Setelah itu Bagian Keuangan akan membukukan jurnal akuntansi pengeluaran akibat dari pembayaran gaji karyawan dan dibuatkan laporan gaji untuk tiap bulannya.

65

Gambar 4.5 Activity Diagram Penggajian

66

4.1.2 Use Case Diagram Di bawah ini adalah use case diagram yang menggambarkan interaksi antara aktor terhadap sistem. Pada perusahaan ini digambarkan interaksi antara karyawan, bagian HRD, Manajer dan bagian Keuangan terhadap sistem.

Gambar 4.6 Use Case Diagram

67 Pada tiap use case diagram di atas akan lebih dijelaskan secara spesifik pada use case description di bawah ini dalam tabel-tabel berikut : Tabel 4.1 Use Case Description Absensi Usecase Name:

Melakukan Absensi

Scenario:

Menempelkan jari pada absensi fingerprint

Triggering

Karyawan ingin absen pada jam kerja (jam masuk dan jam pulang

Event:

kerja)

Brief

Karyawan yang ingin melakukan absensi, menempelkan jarinya pada

Description:

mesin fingerprint. Setelah melakukan absensi tersebut maka sistem akan mencatat kehadirannya.

Actors:

Karyawan

Related Use Case: Stakeholders:

Karyawan : Untuk diberikan informasi waktu kehadirannya

Preconditions:

Karyawan harus benar-benar sudah tercatat di database perusahaan dan ingin melakukan absensi pada jam kerja

Postconditions:

Sistem harus memberikan informasi pada halaman web karyawan mengenai waktu kehadirannya.

Flow of Events:

Actor

System

1. Ada karyawan absen pada mesin fingerprint.

1.1 Create Absent 1.2 Memberikan informasi waktu kehadiran karyawan.

Exception Conditions:

-

68 Tabel 4.2 Use Case Description Permohonan Lembur Usecase Name:

Melakukan Permohonan Lembur

Scenario:

Melakukan Permohonan lembur pada web karyawan

Triggering Event:

Karyawan akan melakukan lembur kerja dimana tanggal dan waktu lembur harus diminta persetujuannya dan tercatat.

Brief Description:

Karyawan yang harus melakukan lembur harus melakukan permohonan lembur untuk persetujuan dari atasan sehinga waktu lembur tercatat dan dapat dipertanggungjawabkan. Permohonan lembur dilakukan dengan membuka web karyawan dengan mencatat tanggal dan waktu lembur lalu deskripsi dari pekerjaan yang dilemburkan.

Actors:

Karyawan


Manajer : untuk diberikan notifikasi adanya permohonan lembur Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada Manajer/Atasan.

Preconditions:

Harus ada karyawan yang ingin lembur dan rencana pekerjaan yang akan diselesaikan.

Postconditions:

Apabila permohonan lembur telah berhasil masuk ke dalam sistem maka sistem akan meneruskan permohonan tersebut kepada atasan dan selanjutnya memproses approval atasan terhadap lembur tersebut.

Flow of Events:

Actor

System

1. Karyawan melakukan

1.1 Create Lembur

permohonan lembur 2. Karyawan meng-input

2.1 Add Tanggal, Keterangan

tanggal, waktu dan rincian pekerjaan lembur. 3. Karyawan akan

3.1 Sistem akan memproses

menunggu persetujuan

serta menampilkannya kepada

dari atasan

atasan berupa notifikasi untuk

69 kemudian disetujui. 4. Karyawan akan

4.1 System End.

menerima notifikasi permohonan lembur yang telah dilakukan Exception Conditions:

Tabel 4.3 Use Case Description Permohonan Cuti Use Case Name:

Melakukan permohonan cuti

Scenario:

Melakukan permohonan cuti pada web karyawan.

Triggering Event:

Ada karyawan yang ingin melakukan cuti dan masih memiliki jatah cutinya.

Brief Description:

Karyawan melakukan permohonan cuti pada halaman web karyawan pada menu permohonan cuti. Halaman web akan langsung menampilkan form yang akan diisi oleh karyawan.

Actors:

Karyawan


Manajer :Untuk diberikan notifikasi adanya permohonan cuti. Sistem : Untuk memberikan notifikasi permohonan lembur pada atasan.

Preconditions:

Harus ada karyawan yang ingin melakukan pengambilan cuti dan jatah cuti masih tersedia.

Postconditions:

Permohonan cuti akan diteruskan kepada manajer atasan karyawan untuk diminta persetujuan permohonan tersebut.

Flow of Events:

Actor

System

1. Karyawan melakukan permohonan cuti

1.1 Create Cuti 1.2 Menampilkan jatah cuti yang masih tersedia.

2. Karyawan meng-input lamanya cuti, jenis cuti dan keterangan cuti yang diambilnya

2.1 Add tanggal, jenis cuti, keterangan.

70 3. Karyawan akan

3.1 Sistem akan memproses

menunggu persetujuan

serta menampilkannya

dari atasan

kepada atasan berupa notifikasi untuk kemudian disetujui.

4. Karyawan akan menerima notifikasi permohonan cuti yang telah dilakukan Exception Conditions:

4.1 System end

71 Tabel 4.4 Use Case Description Surat Dinas Luar Usecase Name:

Membuat Surat Dinas Luar

Scenario:

Masuk ke halaman web HRD untuk membuat surat dinas luar karyawan

Triggering Event:

Manajer akan menugaskan karyawan untuk dinas luar

Brief Description:

Manajer yang akan menugaskan dinas luar untuk karyawan mengirimkan permintaan kepada HRD agar dibuatkan surat penugasan.

Actors:

HRD


Karyawan : Untuk diberikan surat dinas luar sebagai bukti untuk tempat penugasan bahwa mereka secara resmi dikirimkan sebagaimana perintah dari atasan.

Preconditions:

Harus ada instruksi dari Manajer yang akan memberikan penugasan kepada Karyawan.

Postconditions:

Sistem memberikan notifikasi pada halaman web karyawan bahwa terdapat penugasan dinas luar sesuai dengan perintah manajer

Flow of Events:

Exception Conditions:

Actor

-

System

1. Ada Manajer yang memberikan penugasan dinas luar untuk karyawan

1.1 Create Surat Dinas Luar

2. HRD menginput nama karyawan dan tanggal penugasan

2.2 Add nama karyawan dan tanggal

3. Karyawan akan menerima notifikasi penugasan dinas luar

3.1 System End

72 Tabel 4.5 Use Case Description Laporan Absensi Usecase Name:

Membuat laporan absensi.

Scenario:

Masuk ke halaman web laporan absensi.

Triggering

Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan dibutuhkan

Event:

laporan absensi untuk manajer perusahaan.

Brief

Karyawan yang telah melakukan absensi akan tercatat pada sistem dan

Description:

di akhir periode akan dibuatkan laporan absensi oleh HRD.

Actors:

HRD


Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.

Preconditions:

Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama periode yang dibutuhkan.

Postconditions:

Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.

Flow of Events:

Actor

System

1. Membuat laporan absensi untuk periode tertentu

Exception Conditions :

-

1.1 Create Laporan Absensi 1.2 Add Bulan

73 Tabel 4.6 Use Case Description Laporan Lembur Usecase Name:

Membuat laporan lembur

Scenario:

Masuk ke halaman web laporan

Triggering

Karyawan telah melakukan absensi pada jam kerjanya dan memiliki jam

Event:

lembur yang telah di approval oleh atasan dan dibutuhkan laporan lembur untuk manajer perusahaan.

Brief

Karyawan yang telah melakukan absensi dan bekerja diluar jam kerja

Description:

akan tercatat pada sistem sebagai lembur dan di akhir periode akan dibuatkan laporan absensi oleh HRD.

Actors:

HRD


Manajer : Untuk mengetahui absensi karyawan pada akhir periode.

Preconditions:

Harus sudah ada absensi karyawan yang tercatat di sistem selama periode yang dibutuhkan.

Postconditions:

Format informasi absensi dibentuk dalam laporan yang berisi seluruh kehadiran karyawan pada tiap periode sesuai dengan kebutuhan.

Flow of Events:

Actor

System

1. Membuat laporan absensi untuk periode tertentu


1.1 Create Laporan Absensi 1.2 Add Bulan

74 Tabel 4.7 Use Case Description Approval Cuti Usecase Name:

Melakukan approval cuti karyawan

Scenario:

Masuk ke halaman approval

Triggering

Terdapat karyawan yang melakukan permohonan cuti

Event: Brief

Karyawan yang melakukan permohonan cuti akan dikirim oleh sistem

Description:

kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan persetujuan cuti tersebut

Actors:

Manajer


Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan cuti yang telah dilakukan.

Preconditions:

Ada karyawan yang melakukan permohonan cuti

Postconditions:

Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan dan merekam ke absensi untuk permohonan cuti tersebut.

Flow of Events:

Actor

System

1. Menerima notifikasi

1.1 Receive Notification

permohonan cuti karyawan 2. Melakukan persetujuan permohonan cuti


2.1 Accepted – Rejected Cuti

75 Tabel 4.8 Use Case Description Approval Lembur Usecase Name:

Melakukan approval lembur karyawan

Scenario:

Masuk ke halaman approval

Triggering

Terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur.

Event: Brief

Karyawan yang melakukan permohonan lembur akan dikirim oleh

Description:

sistem kepada atasan yang terkait lalu manajer/atasan melakukan persetujuan lembur tersebut.

Actors:

Manajer


Karyawan : Untuk mendapatkan informasi persetujuan permohonan lembur yang telah dilakukan.

Preconditions:

Ada karyawan yang melakukan permohonan lembur

Postconditions:

Sistem akan memberikan hasil persetujuan manajer kepada karyawan dan merekam ke absensi untuk permohonan lembur tersebut.

Flow of Events:

Actor

System

1. Menerima notifikasi

1.1 Received Notification

permohonan lembur karyawan 2.1 Accepted – Rejected lembur 2. Melakukan persetujuan permohonan lembur


76 Tabel 4.9 Use Case Description Slip Gaji Usecase Name:

Mencetak Slip Gaji

Scenario:

Masuk ke halaman penggajian karyawan

Triggering

Gaji Karyawan telah ditransfer ke rekeningnya atau telah dibayarkan

Event: Brief

Saat periode akhir bulan adalah jadwal penggajian karyawan, setelah

Description:

dibayarkan oleh bagianKeuangan maka bagian Keuangan akan mencetak slip gaji sebagai tanda pembayaran gaji telah dilakukan.

Actors:

Keuangan


Karyawan : Untuk mendapatkan bukti dan rincian gaji yang telah diterima

Preconditions:

Gaji bersih yang telah disetujui oleh Manajer Keuangan telah dibayarkan oleh bagian Keuangan ke rekening karyawan

Postconditions:

Sistem akan mencetak dalam bentuk hardcopy berisi rincian penghasilan yang diterima karyawan. Dengan karyawan akan menerima slip tersebut sebagai bukti gaji yang telah dibayarkan

Flow of Events:

Actor

System

1. Membuka halaman gaji

1.1 Show salary employee

karyawan yang telah

1.2 Generate Gaji (bulan)

disetujui Manajer

2.1 Printed form salary

Keuangan 2. Mencetak slip gaji karyawan Exception Conditions :

77 Tabel 4.10 Use Case Description Jurnal Gaji Karyawan Usecase Name:

Menjurnal Pembayaran Gaji Karyawan

Scenario:

Membuka halaman jurnal

Triggering

Harus ada transaksi pembayaran gaji karyawan.

Event: Brief

Saat periode akhir bulan, gaji yang telah dibayarkan ke karyawan atau

Description:

transaksi penggajian yang telah dilakukan akan dijurnal untuk mengakui adanya pengeluaran perusahaan. BagianKeuangan membuka halaman jurnal untuk memvalidasikan jurnal pembayaran gaji.

Actors:

Bagian Keuangan


Bagian Keuangan : Untuk mengetahui keterjadian transaksi pembayaran gaji karyawan

Preconditions:

Terdapat transaksi pembayaran gaji yang mengakibatkan pengeluaran untuk perusahaan.

Postconditions:

Sistem

akan

menampilkan

dan

mengumpulkan

seluruh

jurnal

pengeluaran perusahaan termasuk dengan terkaitnya pembayaran gaji yang telah terjadi. Flow of Events:

Actor

System

1. Mengedit/menambah jurnal 1.1Add Jurnal pembayaran gaji yang telah 1.2 Mengakumulasi jumlah dilakukan

transaksi menjadikan satu akun menjadi jurnal pembayaran gaji


78 Tabel 4.11 Use Case Description Laporan Gaji Usecase Name:

Membuat laporan gaji

Scenario:

Masuk ke halaman web laporan

Triggering

Transaksi gaji telah selesai di jurnal pada akhir periode

Event: Brief

Transaksi gaji yang telah dijurnal tiap periodenya akan dibuatkan ke

Description:

dalam format laporan yang berisi seluruh pengeluaran perusahaan terkait dengan pembayaran gaji karyawan

Actors:

Keuangan


Manajer : Untuk mengetahui hasil pembayaran gaji karyawan dalam tiap periodenya.

Preconditions:

Harus sudah menyimpan transaksi pembayaran gaji yang telah dijurnal.

Postconditions:

Informasi seluruh pengeluaran perusahaan terkait dengan pembayaran gaji dikemas dalam bentuk laporan gaji.

Flow of Events:

Actor 1. Membuat laporan gaji

System 1.1 Create Laporan Gaji 1.2 Add Bulan


79 4.1.3

Class Diagram Data Karyawan akan disimpan pada sistem di database yang dapat

digambarkan pada class diagram di bawah ini. Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, unit kerja, dan status karyawan tersebut. Saat karyawan melakukan absensi maka akan tersimpan ke dalam database kelas Absent dan akan terlihat kehadiran karyawan baik keterlambatan, lamanya bekerja dan lamanya karyawan melakukan lembur. Begitu pula pada proses penggajian dimana database yang menjadi transaksi penggajian akan termasuk dalam perhitungan pemotongan-pemotongan serta tunjangan yang dimiliki karyawan. Dimana pemotongan untuk perhitungan pajak penghasilan 21 akan juga disimpan di kelas Salary sesuai dengan besarnya PTKP karyawan berdasarkan status dan jumlah tanggungan karyawan. Besarnya PTKP akan dapat diakses dari jenis Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) pada kelas PTKP.

80

Gambar 4.7 Class Diagram

4.1.4 Three Layer Sequence Diagram 1. Input Karyawan Baru ke dalam Aplikasi Pada gambar di bawah ini menjelaskan ketika bagian HRD baru saja menerima calon karyawan yang telah lolos seleksi dan harus di input datanya ke dalam sistem. Di mana karyawan tersebut telah ditetapkan posisinya beserta besar kompensasi yang didapatkan sesuai dengan posisinya. Bagian HRD akan membuka window karyawan, lalu sistem akan otomatisasi menambah id karyawan dan HRD akan menginput data-data karyawan beserta unit kerja dan posisi karyawan. Saat HRD mengisi posisi karyawan, sistem akan langsung

81 memanggil ke database posisi yang tersedia di perusahaan beserta nilai gaji pokok dan tunjangannya.Setelah itu HRD akan menyimpan dan sistem akan menanmbah dan menyimpan data karyawan ke dalam database Master Karyawan.

Gambar 4.8 Three Layer Sequence Diagram Input Karyawan Baru

2. Absensi Karyawan Karyawan akan melakukan absensi dengan menggunakan fingerprint dimana fingerprint tersebut akan mengekspor absensi ke data absensi pada aplikasi kepegawaian sehingga kehadiran karyawan akan tersimpan pula pada aplikasi.

82

Gambar 4.9 Three Layer Sequence Diagram Absensi Karyawan

3. Permohonan Cuti Karyawan Karyawan yang akan melakukan cuti akan melakukan permohonan pada sistem dengan membuka window Absensi lalu ke bagian Request Cuti, lalu sistem akan otomatisasi memeriksa ke database karyawan untuk memeriksa jatah cuti karyawan. Jika masih tersedia maka karyawan dapat menambah cuti yang akan diambil dengan mengisi tanggal dan jenis cutinya. Setelah disimpan maka sistem akan otomatisasi mengurangi jatah cuti karyawan dan permohonan cuti akan tersimpan di dalam database lalu ditembuskan ke manajer atau atasan karyawan untuk di lakukan persetujuan permohonan cuti tersebut.

83

Gambar 4.10 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Cuti Karyawan

4. Permohonan Lembur Karyawan Sama hal nya dengan permohonann cuti, jika karyawan ingin melakukan permohonan lembur maka karyawan akan ke bagian window absensi, lalu akan menginput tanggal, jam lembur dan keterangan mengenai deskripsi dari pekerjaan saat lembur tersebut. Permohonan tersebut akan dikirim langsung ke manajer atau atasan karyawan untuk dilakukan persetujuan lembur karyawan.

84

Gambar 4.11 Three Layer Sequence Diagram Permohonan Lembur Karyawan

5.Approval Manajer Manajer akan melakukan approval pada permintaan cuti karyawan dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka cuti tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika manajer menolak pernohonan cuti karyawan tersebut, maka di konfirmasi handler permohonan cuti akan hilang dan hasil penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.

85

Gambar 4.12 Three Layer Sequence Diagram Approval Manajer

6.Membuat Surat Dinas Luar Karyawan Ketika bagian HRD menerima permintaan dinas luar karyawan dari Manajer, bagian HRD akan membuatkan surat dinas luar pada Penjadwalan Window dengan menginput nama-nama karyawan yang akan ditugaskan ke luar kantor. Setelah penginputan nama-nama karyawan, HRD dapat langsung membuat surat dinas luar di window tersebut. Penugasan ini juga akan ditembuskan ke karyawan dimana, pada Absensi window milik karyawan, akan terdapat penugasan baru sesuai dengan permintaan manajer yang telah dibuat oleh bagian HRD.

86

Gambar 4.13 Three Layer Sequence Diagram Membuat Surat Dinas Luar Karyawan

7. Laporan Absensi Bagian HRD akan membuat laporan absensi dengan membuka Laporan Window dan memilih bulan absensi yang diinginkan. Sistem akan mengambil data dari kelas absensi, lalu mengumpulkan informasi absensi secara keseluruhan pada bulan yang telah dipilih oleh user. Laporan absensi dapat dicetak ke dalam bentuk format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.

87

Gambar 4.14 Three Layer Sequence Diagram Laporan Absensi

8. Laporan Lembur Sama hal nya dengan membuat laporan absensi, pada pembuatan laporan lembur, HRD akan membuka Laporan window dan memilih menu laporan lembur serta bulan laporan yang diinginkan. Jika HRD ingin mencetak laporan tersebut, maka sistem akan mencetak ke format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.

88

Gambar 4.15 Three Layer Sequence Diagram Laporan Lembur

9. Mencetak Slip Gaji Karyawan Penggajian karyawan diawali dari bagianbKeuangan dengan membuka tampilan pada gaji karyawan window dengan memilih bulan atau periode gaji yang akan diproses pembayarannya dan pencetakan slip gaji karyawan. Sistem akan terotomatisasi mengambil data terkait dengan proses penggajian tersebut. Sistem akan mengambil data posisi, di mana gaji karyawan serta tunjangan dan

89 pemotongan didapat berdasarkan posisi yang dimiliki karyawan. Untuk tunjangan maupun deduksi selain yang ada di posisi yang nilainya bersifat tetap atau variabel akan mempengaruhi penghasilan karyawan, sehingga sistem akan mengambil data tunjangan karyawan dan deduksi. Lalu untuk tambahan atas upah lembur dan pemotongan keterlambatan ataupun pulang sebelum waktunya akan disesuaikan dengan data absensi untuk itu sistem akan mengambil data absensi yang mencatat kehadiran karyawan. Sistem akan mengkalkulasi secara keseluruhan, dan HRD dapat mencetak slip gaji dengan memilih karyawan mana yang akan dicetak slip gaji nya, lalu sistem akan mencetak slip gaji karyawan tersebut.

Gambar 4.16 Three Layer Sequence Diagram Mencetak Slip Gaji Karyawan

10. Laporan Gaji Bagian keuangan membuat laporan gaji dengan membuka Laporan Window dan memilih Bulan laporan yang diinginkan. Laporan tersebut dapat dicetak dengan format Microsoft Excel sesuai dengan kebutuhan.

90

Gambar 4.17 Three Layer Sequence DiagramLaporan Gaji

11. Menjurnal Pembayaran Gaji Ketika transaksi pembayaran gaji telah selesai, maka bagian Keuangan akan menjurnal pembayaran tersebut ke dalam sistem, dimana tiap transaksi menghasilkan suatu akun jurnal yang memiliki nomor junal pada tiap akun nya. Bagian Keuangan hanya tinggal menginput tanggal berapa transaksi itu dilakukan dan memilih nomor akun yang telah disediakan di sistem. Lalu jurnal tersebut akan secara otomatis mengambil nilai grand total dari gaji karyawan pada bulan yang dimaksud. Dan jurnal tersebut dapat disimpan apabila telah selesai diinput sesuai dengan kebutuhan.

91

Gambar 4.18 Three Layer Sequence Diagram Menjurnal Pembayaran Gaji

12. Approval Lembur Manajer akan melakukan approval pada permohonan lembur karyawan dengan membuka konfirmasi window, setelah melakukan approval maka permohonan lembur tersebut akan ditembuskan ke karyawan dan ke bagian HRD. Namun jika manajer menolak permohonan lembur karyawan tersebut, maka pada Konfirmasi Handler permohonan lembur akan hilang dan hasil penolakan akan tetap ditembuskan ke karyawan namun tidak ditembuskan ke bagian HRD.

92

Gambar 4.19 Three Layer Sequence Diagram Approval Lembur

4.1.5 Updated Class Diagram Kelanjutan dari class diagram diatas pada sub-bab 4.1.3 adalah Updated Class Diagram. Dimana alur antara independent class ke dependent classakan sangat jelas dengan gambar di bawah ini. Saat karyawan baru masuk pada perusahaan, maka karyawan akan didata mengenai data pribadi dan juga sekaligus pada tingkatan posisi, divisi, dan status karyawan tersebut. Kelas karyawan membutuhkan data dari kelas posisi dan kelas divisi, maka alur panah mengarah dari kelas posisi ke kelas karyawan, begitu juga dengan kelas divisi mengarah ke kelas karyawan.Sama hal nya dengan kelas karyawan, kelas-kelas lain yang membutuhkan informasi dari kelas lainnya, maka alur panah mengarah dari kelas yang general (sumber informasi) ke kelas khusus (membutuhkan informasi).

93

Gambar 4.20 Updated Class Diagram

4.1.6 Package Diagram Package Diagram menggambarkan kumpulan dari tiga layer yang terdapat pada three layer sequence diagram, dimana layer tersebut dapat dijadikan sebagai hubungan actor dengan tampilan-tampilan pada program. Terdapat tiga layer yakni diantaranya View layer, Domain Layer, dan Data Access Layer.

94

Gambar 4.21 Package Diagram

4.1.7 User Interface 4.1.7.1 Menu Layar HRD 1. Menu Login User Interface tampilan menu login akan muncul saat masuk ke halaman aplikasi, dimana form tersebut mengharuskan user mengisikan Username sesuai dengan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan Password. Setelah itu klik pada tombol Sign In.

Gambar 4.22 Tampilan Menu Login

95

2. Menu HRD Menu HRD ada 5 (lima) bagian yaitu Organisasi, Karyawan, Penjadwalan, dan Laporan. Pada sisi atas akan terdapat logo Perusahaan, sisi tengah akan terdapat grafik kehadiran untuk bulan yang bersangkutan untuk menjadi suatu hal yang mendorong HRD dalam menganalisa pekerjaan nya. selain itu akan terdapat pesan notifikasi pekerjaan yang belum diselesaikan atau pekerjaan yang harus didahulukan saat itu.

Gambar 4.23 Menu HRD

3. Menu Organisasi– Unit Kerja Menu organisasi digunakan untuk pengaturan unit kerja atau bagian-bagian departemen serta posisi karyawan yang ada di perusahaan. Berikut ini tampilan untuk master Unit Kerja, digunakan untuk membedakan divisi perusahaan yang ada di daerah Jakarta maupun Batam. Apabila Perusahaan akan melakukan ekspansi di daerah lain selain Jakarta dan Batam, maka bagian HRD dapat menambah unit kerja tersebut pada menu ini.

96

Gambar 4.24 Tampilan Unit Kerja

Fungsi Tombol Tambah Ketika bagian HRD akan melakukan penambahan Unit Kerja maka user dapat memilih tombol ‘Tambah’ dan akan muncul Form Master Unit Kerja.

Gambar 4.25 Tampilan Form Kosong Master Unit Kerja

97 User menginput Unit Kerja dan keterangan jika diperlukan lalu memilih tombol save untuk disimpan ke dalam database aplikasi.

Gambar 4.26 Tampilan Form yang Telah diisi User

Gambar 4.27 Tampilan Setelah User Berhasil Menginput Data

98 Fungsi Tombol Edit Jika Perusahaan ingin mengganti atau edit dari data unit kerja yang telah di simpan, maka user terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja lalu memilih tombol edit, maka form unit kerja akan muncul dan siap untuk di update dengan memilih tombol save untuk memperbarui data.

Gambar 4.28 Tampilan Pesan apabila tidak ada Field yang dipilih ketika menekan tombol Edit

Gambar 4.29 Tampilan Unit Kerja yang Akan di Edit

99

Gambar 4.30 Tampilan Unit Kerja yang Telah di Update

Fungsi Tombol Hapus Jika perusahaan ingin meniadakan unit kerja yang telah ada sebelumnya, maka fungsi hapus dapat dilakukan dengan terlebih dahulu memilih field pada tabel unit kerja, lalu memilih tombol ‘Hapus’ seperti di bawah ini.

Gambar 4.31 Tampilan Pengingat Sebelum Menghapus Field pada Tabel

100

Gambar 4.32 Tampilan Pesan apabila Tidak ada Field yang dipilih ketika memilih tombol Hapus

Lalu User memilih tombol ‘OK’ dan field yang dipilih pada tabel Unit Kerja akan hilang dan otomatis pada database aplikasi data tersebut telah dihapus. Dan akan muncul tampilan bahwah data berhasil dihapus.

Gambar 4.33 Tampilan Data Unit Kerja yang Telah Berhasil Dihapus

4. Menu Organisasi – Divisi Menu divisi digunakan untuk menyimpan berbagai departemen yang ada di perusahaan. Dimana tiap divisi melekat pada unit kerja, sehingga tiap mengisi divisi harus terlebih dahulu mengisi unit kerja.

101

Gambar 4.34 Tampilan Menu Divisi dan Tabel pada Master Divisi

Fungsi Tombol ‘Tambah’ Sama seperti fungsi tambah pada menu lainnya, ketika user memilih tombol ‘Tambah’ maka akan muncul Form Divisi seperti di bawah ini.

Gambar 4.35 Tampilan Form Divisi

102 User memilih Unit Kerja yang telah tersimpan di dalam databases Unit kerja lalu menginput nama divisi baru. Lalu menyimpan dengan memilih tombol ‘Save’.

Gambar 4.36 Tampilan Form Divisi yang telah diinput User

Gambar 4.37 Tampilan Divisi Setelah Data Berhasil diinput

103 5. Menu Organisasi– Posisi Menu Posisi digunakan untuk mengatur posisi yang tersedia di Perusahaan, di mana tiap posisi terdapat Induk atau Parent sebagai atasan dari suatu posisi.Tiap posisi memiliki tingkatan dan jumlah gaji pokok beserta tunjangan dan juga pemotongan.Berikut ini tampilan untuk Menu Posisi.

Gambar 4.38 Tampilan Tabel pada Menu Posisi

Form Posisi Sama hal nya dengan menu lain, tombol ‘Tambah’ berfungsi untuk menambah data dimana akan tampil Form untuk menginput data. Dimana user memilih Parent Position untuk tiap Posisi baru, level posisi dan nilai dari Gaji Pokok sampai dengan pemotongan penghasilan tiap posisi.Lalu memilih tombol ‘Save’ untuk menyimpan data tersebut.

104

Gambar 4.39 Tampilan Form Divisi

Gambar 4.40 Tampilan Form Divisi yang Diinput Datanya

105

Gambar 4.41 Tampilan Data Divisi yang Telah Berhasil Diinput User

6. Menu Karyawan – Karyawan Menu Karyawan berisikan Master Karyawan yang akan menampung data-data seluruh karyawan, menu ini dapat digunakan ketika Perusahaan mendapatkan karyawan baru yang telah lolos seleksi penerimaan karyawan. Namun tampilan tabel pada Menu Karyawan tidak menyajikan seluruh data karyawan karena banyaknya field yang dibutuhkan pada data karyawan tersebut. Sehingga ada tambahan fungsi tombol ‘View’ untuk melihat keseluruhan data karyawan sesuai dengan Form Karyawan.

106

Gambar 4.42 Tampilan Tabel Karyawan Pada Menu Karyawan

Form Karyawan Form Karyawan akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ dan ‘View’. User memilih Unit Kerja yang telah ada di Master Unit Kerja, Divisi, dan Posisi yang telah berada di Tabel Master masing-masing, lalu menginput Nomor Induk Pegawai dan seluruh field yang tersedia.

107

Gambar 4.43 Tampilan Form Karyawan

Pada Form Karyawan terdapat field ‘Jarak’ yang berisikan kisaran jarak dari alamat tempat tinggal karyawan ke kantor untuk menentukan jumlah tunjangan transport yang akan diterima oleh karyawan sesuai dengan jarak dan jumlah kehadiran karyawan.

108

Gambar 4.44 Tampilan Form Karyawan Field Jarak

Form Karyawan juga menyajikan field jatah cuti yang melekat pada tiap karyawan dan akan ter-update tiap tahun nya dan apabila karyawan mengambil cuti nya.

Gambar 4.45 Tampilan Form Karyawan Jatah Cuti

109

Gambar 4.46 Tampilan Menu Karyawan yang Telah berhasi Diinput Data nya

7. Menu Karyawan – Absensi Menu Absensi ini adalah hasil konversi data kehadiran pada aplikasi Fingerprint, di mana dari aplikasi fingerprint data absensi tersimpan langsung pada database Absensi HRD.

Gambar 4.47 Tampilan Absensi Kehadiran Karyawan

110

Fungsi Tombol ‘Cari’ Pada aplikasi ini terdapat fungsi cari nama karyawan, sehingga ketika user mengisi nama karyawan pada field tersebut, akan muncul absensi sesuai dengan nama karyawan tersebut.

Gambar 4.48 Tampilan Menu Absensi

8. Menu Penjadwalan – Jadwal Kerja Menu Penjadwalan digunakan untuk Jadwal karyawan, baik jadwal kerja maupun jadwal khusus seperti karyawan yang tidak masuk karena cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya. Menu Jadwal Kerja digunakan untuk set up hari kerja karyawan dan juga jam kerja serta jam istirahat karyawan.

111

Gambar 4.49 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Kerja

Form Hari Kerja Sama dengan menu lainnya, ketika memilih tombol ‘Tambah’ maka akan tampil Form Hari Kerja. User akan menginput jam masuk kerja, jam keluar, jam istirahat dan tanggal. Penginputan hari kerja ini dapat dilakukan dari 1 tahun sampai beberapa tahun ke depan sesuai dengan keinginan user. Sehingga user menginput hari kerja cukup sekali saja tanpa berkali-kali melakukan penginputan.

Gambar 4.50 Tampilan Form Hari Kerja Memilih Jam Masuk Kerja

112

Gambar 4.51 Tampilan Form Hari Kerja Set Up Masa Berlaku Hari Kerja

Gambar 4.52 Tampilan Menu Jadwal Kerja yang Telah Diinput Data nya

113 Fungsi Tombol ‘Cari’ Sama hal nya dengan fungsi tombol ‘cari’ pada menu lain, pada menu jadwal kerja user dapat mencari tanggal untuk melihat status hari pada tanggal tersebut.

Gambar 4.53 Tampilan Fungsi Tombol ‘Cari’ Pada Menu Jadwal Kerja

9. Menu Penjadwalan – Jadwal Khusus Menu ini digunakan HRD untuk Set Up hari libur nasional yang biasa dianggap cuti bersama, hari libur khusus karyawan, dan jadwal khusus karyawan yang sedang cuti, ijin, dinas luar dan sebagainya dimana karyawan memiliki kondisi tertentu sehingga ia tidak dapat hadir di kantor pada hari kerja. Namun ketidakhadirannya tersebut tidak dianggap sebagai bolos atau tanpa keterangan. Sama hal nya dengan jadwal kerja, jadwal khusus memiliki fungsi tambah, edit dan hapus.

114

Gambar 4.54 Tampilan Tabel pada Menu Jadwal Khusus

Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja Form Jadwal Khusus pada intinya adalah sama yakni untuk set up waktu libur tertentu dan jadwal karyawan pada situasi tertentu. Namun untuk memudahkan penggunaan, pada aplikasi ini penginputan jadwal khusus dapat dipilih untuk bagian per-unit Kerja, per-divisi, atau per-individu karyawan.Jika pilihan tertuju untuk khusus Unit Kerja, maka user memilih Unit Kerja pada bagian awal penginputan.

Gambar 4.55 Tampilan Form Jadwal Khusus

115

Gambar 4.56 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Seluruh Bagian pada Perusahaan

Gambar 4.57 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Unit Kerja Saja

Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu Terkadang untuk divisi tertentu akan mengikuti jadwal khusus yang mengharuskan seluruh karyawan pada divisi tidak hadir di kantor. Sehingga aplikasi ini menyediakan jadwal khusus untuk divisi tertentu dengan form seperti di bawah ini.

116

Gambar 4.58 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Divisi Tertentu

Form Jadwal Khusus Individu Form Jadwal Khusus untuk Individu digunakan untuk karyawan yang sedang menjalani cuti, ijin, dinas luar, dan kondisi tertentu lainnya yang telah disetujui oleh Perusahaan yakni Manajer. seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa permohonan cuti karyawan yang telah disetujui oleh Manajer akan di set up pada menu ini oleh HRD.

Gambar 4.59 Tampilan Form Jadwal Khusus untuk Individu

117

10. Menu Laporan – Laporan Absensi Bagian HRD akan membuat laporan absensi pada tiap akhir periode sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dimana laporan ini akan menyajikan seluruh informasi kehadiran karyawan. Aplikasi ini terdapat fungsi saring dimana user dapat membuat laporan untuk bagian unit kerja tertentu ataupun divisi tertentu. Laporan Absensi dapat dicetak ke dalam bentuk hardcopy. Pada aplikasi ini terdapat tombol untuk konversi laporan ke dalam format Microsoft Excel sesuai dengan laporan absensi yang dibutuhkan.

Gambar 4.60 Tampilan Desain Layar Laporan Absensi

11. Menu Laporan – Laporan Lembur Sama hal nya dengan laporan absensi, pada periode tertentu HRD dapat membuat laporan lembur yang menyajikan kehadiran lembur karyawan baik lembur normal maupun lembur libur. Dan kana terdapat format excel untuk pencetakan hardcopy nya.

118

Gambar 4.61 Tampilan Desain Laporan Lembur

4.1.5.2 Menu Layar Bagian Keuangan

1. Menu Login Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user pada bagian Keuangan akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login

Gambar 4.62 Tampilan Desain Menu Form Login

119

Gambar 4.63 Tampilan Menu-menu pada Bagian Keuangan terkait Penggajian

2. Menu Keuangan – PTKP Menu Pendapatan Tidak Kena Pajak ini adalah sebagai Master yang digunakan untuk mendaftarkan besarnya nilai pendapatan yang tidak dikenakan pajak sesuai dengan status dan tanggungan karyawan berdasarkan dengan peraturan perundang-undangan perpajakan.

Gambar 4.64 Tampilan Tabel PTKP Pada Menu Keuangan

120

3. Menu Keuangan – Tunjangan Dinas Luar Tunjangan dinas luar diberikan kepada karyawan sesuai dengan tarif Out of Pocket Expense (OPE) pada kebijakan perusahaan. Dimana tunjangan ini diberikan berdasarkan dinas luar yang karyawan lakukan sesuai dengan permintaan manajer. Lalu diakumulasikan sesuai dengan berapa lamanya karyawan melakukan dinas luar pada bulan yang bersangkutan untuk ditransfer ke dalam penggajian karyawan.

Gambar 4.65 Tampilan Tabel Dinas Luar

Form Tunjangan Dinas Luar Form ini akan muncul ketika User memilih tombol ‘Tambah’ untuk menambah data lalu memilih id dinas luar yang telah tersimpan sesuai dengan permintaan yang dilakukan oleh manajer pada sebelumnya rentang kategori, nilai tunjangan berdasarkan rentang nya, dan keterangan apabila diperlukan.

121

Gambar 4.66 Tampilan Form Tunjangan Dinas Luar

Gambar 4.67 Tampilan Tunjangan Dinas Luar

4. Menu Keuangan – Gaji Karyawan Menu Gaji Karyawan digunakan untuk pencetakan slip gaji ketika gaji karyawan telah dibayarkan oleh perusahaan. Perhitungan gaji itu akan terotomatisasi menghitung seluruh pendapatan karyawan,

122 dari akumulasi gaji pokok, tunjangan-tunjangan, pemotongan dan pemotongan pajak PPh 21. Ketika memilih tombol generate maka akan muncul pilihan bulan yang ingin di generate lalu sistem akan memproses gaji karyawan sesuai dengan bulan yang dipilih. Berikut ini tampilan desain menu Gaji Karyawan.

Gambar 4.68 Tampilan Menu Tabel Gaji Karyawan

Gambar 4.69 Tampilan Generate Bulan Penggajian

5. Menu Keuangan – SPT Gaji yang dibayarkan kepada karyawan telah dihitung beserta dengan pemotongan PPh 21 yaitu Pajak Penghasilan atas Pendapatan Karyawan. Dimana jumlah dari PPh 21 tersebut akan dikonversikan ke SPT Pajak yaitu Formuli SPT 1721-A1. Menu SPT ini akan menyajikan formulirnya dengan terlebih dahulu user memilih field karyawan pada tabel di aplikasi lalu memilih tombol ‘Generate SPT’.

123

Gambar 4.70 Tampilan Menu SPT

Setelah memilih tombol ‘Generate SPT’ maka akan muncul formulir SPT 1721-A1 seperti di bawah ini. Dimana nama karyawan dan besarnya PPh 21 sudah terisi secara otomatis ke dalam format Microsoft Excel.

Gambar 4.71 Formulir SPT 1721-A1 pada format Microsoft Excel

124

6. Menu Akuntansi – Jurnal Pembayaran gaji karyawan serta pemotongan pajak penghasilan 21 akan menghasilkan jurnal akuntansi. Akun jurnal yang terkait dengan transaksi penggajian akan masuk ke dalam aplikasi ini, terutama nomor akun jurnal yang dihasilkan yang dapat mendukung jurnal transaksi lain di luar lingkup dari transaksi penggajian. Besarnya nominal akun jurnal akan diakumulasikan sesuai dengan perhitungan pembayaran gaji yang telah dilakukan oleh bagian Keuangan.

Gambar 4.72 Tampilan Menu Jurnal

Gambar 4.73 Tampilan Menu Jurnal yang sudah diinput Datanya

125

7. Menu Laporan – Laporan Gaji Bagian Keuangan akan membuat laporan gaji seluruh karyawan pada Menu Laporan, lalu bagian keuangan dapat mencetak laporan sesuai dengan kebutuhan dimana terdapat fungsi saring atau filter untuk Unit Kerja, Divisi, Bulan dan Tahun laporan. Pencetakan laporan gaji tersebut dapat dikonversikan ke dalam format Microsoft Excel.

Gambar 4.74 Tampilan Desain Laporan Gaji

4.1.5.3 Menu Layar Karyawan


126

1. Menu Absensi – Request Cuti Karyawan yang akan melakukan permohonan cuti harus membuka tampilan ini dengan memilih menu request cuti. Permohonan ini akan ditembukan ke Manajer untuk diberikan persetujuannya.

Gambar 4.76 Tampilan Tabel pada Menu Request Cuti

Gambar 4.77 Tampilan Form Request Cuti

127

Gambar 4.78 Tampilan Penginputan Form Request Cuti

Gambar 4.79 Tampilan Data Request yang Berhasil Diinput

2. Menu Absensi - Request Lembur Karyawan yang ingin melakukan permohonan lembur akan menggunakan Menu Request lembur dengan mengisikan jam mulai dan jam akhir lembur.

128

Gambar 4.80 Tampilan Menu Request Lembur

3. Menu Absensi – Penugasan Dinas Luar Menu ini untuk memberikan informasi ke karyawan bahwa terdapat penugasan dinas luar yang ditujukan untuk karyawan tersebut. Penugasan ini akan menjabarkan informasi mengenai tempat, lama waktu penugasan dan keterangan apabila diperlukan.

Gambar 4.81 Tampilan Menu Penugasan Dinas Luar

129 4.1.5.4 Menu Layar Manajer 1. Menu Login Sama hal nya dengan bagian HRD, ketika user yaitu manajer pada akan memasuki aplikasi, maka akan muncul form login dengan menginput username dan password


2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Cuti Ketika karyawan melakukan permohonan cuti, secara otomatis akan masuk ke tampilan Menu Konfirmasi pada halaman Manajer. Manajer akan melakukan persetujuan dengan memilih field yang ada dan memilih tombol ‘Approve’. Namun jika Manajer menolak permohonan tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Reject’ dan permohonan cuti yang ditolak tersebut akan hilang dari tampilan. Konfirmasi persetujuan akan masuk ke dalam tampilan karyawan dengan ada nya perubahan status Request Cuti dari ‘Pending’ menjadi ‘Approve’ atau ‘Reject’.

130

Gambar 4.83 Tampilan Menu Konfirmasi Cuti

2. Menu Konfirmasi – Konfirmasi Lembur Sama hal nya dengan Menu Konfirmasi Cuti, Manajer akan mendapatkan field baru pada menu Konfirmasi Lembur apabila terdapat karyawan yang melakukan permohonan lembur. Lalu Manajer akan memilih tombol sesuai dengan persetujuannya, apabila menerima permohonan lembur tersebut maka Manajer memilih tombol ‘Approve’ apabila menolak permohonannya maka Manajer memilih tombol ‘Reject’.

Gambar 4.84 Tampilan Menu Konfirmasi Lembur

131

4.2 Rencana Jadwal Implementasi Metode yang digunakan untuk implementasi sistem informasi manajemen sumber daya manusia pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan adalah metode langsung namun bertahap pada unit kerja, dimana sistem ini akan diaplikasi pada Unit kerja Jakarta terlebih dahulu. Hal ini bertujuan agar proses penerapan sistem yang baru dapat diperkenalkan kepada user secara langsung dan proses kepegawaian tidak berjalan secara manual lagi. Apabila user pada satu unit kerja sudah mulai berhasil dalam satu tahapan program, maka tahap berikutnya adalah penerapan pada unit kerja lain.

Tabel 4.12 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Absensi dan Penggajian pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan (Jakarta) Task

Periode Pertama 1

2

3

4

Periode Kedua 5

6

7

8

Periode Ketiga 9

10 11 12

1. Perencanaan Implementasi 2. Mempersiapkan Database 3. Instalasi 4. Testing 5. Training 6. Masuk ke Sistem yang baru 7. Evaluasi

Pendistribusian laporan seperti laporan absensi dan laporan lembur akan ditujukan kepada Manajer HRD dan di distribusikan secara bulanan. Sedangkan laporan gaji ditujukan kepada Manajer Keuangan dan Partner sebagai bagian dari pemimpin Kantor Akuntan Publik dan dapat didistribusikan secara bulanan maupun tahunan.

Tabel 4.13 Distribusi Pelaporan pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan (Jakarta) No

Nama Laporan

Ditujukan Manajer

Waktu

Partner

Bulanan

1.

Laporan Absensi

√

√

2.

Laporan Lembur

√

√

3.

Laporan Gaji

√

√

√

Tahunan

√

132

4.3 Kebutuhan Software dan Hardware Sistem informasi human resources management pada Kantor Akuntan Publik Jamaludin, Ardi, Sukimto dan Rekan akan dikembangkan dengan menggunakan platform PC (Personal Computer) sebagai

penarikan data fingerprint. Untuk perangkat keras yang

dibutuhkan paling utama adalah Mesin Absensi Fingerprint. Berikut ini adalah perincian spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak, diantaranya : a. Mesin Fingerprint Absensi yang sifatnya berdiri sendiri. b. Microsoft Windows XP Professional, Mac, Windows 7 sebagai sistem operasi c. Dreamweaver sebagai aplikasi pembangunan software d. PHP sebagai bahasa pemrograman e. Xampp sebagai web server apache dan mysql sebagai database.

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM ABSENSI DAN PENGGAJIAN YANG DIUSULKAN

Recommend Documents