97
BAB 4 S IS TEM YANG DIUS ULKAN 4.1
S truktur Organisasi dan Narasi Sistem yang diusulkan Sistem yang akan diusulkan pada PT. Sahabat Lama Abadi akan menggunakan bahasa pemograman web PHP dan untuk perancangan database-nya dirancan g dengan menggunakan M ySQL,agar memudahkan pertukaran data pada tembat yang berbeda. Para pengguna sistem ini adalah karyawan internal yang berkerja di PT. Sahabat Lama Abadi, dengan hak akses yang berbeda untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan oleh pengguna. 4.1.1 S truktur Organisasi Perusahaan
Gambar 4.1 S truktur Organisai yang diusulkan pada PT. S ahabat Lama Abadi
98
Adapun pembagian tugas, tanggungjawab,wewenang dari fungs i yang diusulkan adalah sebagai berikut: 1. Komisaris Tugas dan tanggung jawab seorang komisaris adalah : a. M engarahkan, memantau, dan mengevaluasi pelaksanaan kebijakan strategis, b. M embuat strategi untuk memenangkan pasar c. M emeriksa laporan d. M engawasi kemajuan perusahaan 2. Direktur Tugas dan tanggung jawab seorang Direktur adalah : a. M engontrol seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masing-masing bagian pada PT. Sahabat Lama Abadi, b. Bertanggung jawab penuh atas segala yang terjadi pada PT. Sahabat Lama Abadi, c. M eminta laporan dari M anager Pusat dan M anager Cabang, untuk dibuatkan laporan yang akan diberikan kepada komisaris 3. M anager Pusat Tugas dan tanggung jawab seorang M anager Pusat adalah: a. Sebagai penanggung jawab administratif dan parter startegis dalam pengembangan
usaha
pengelolaan SDM .
khususnya
dalam
mengembangkan
sistem
99
b. M eyakinkan bahwa pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan berjalan dengan baik dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan dari waktu ke waktu. c. M eyakinkan bahwa pelaksanaan kebijakan pengelolaan SDM sesuai dengan peraturan dan perundangan yang berlaku termasuk dalam hal keselamatan kerja. 4. M anager Cabang Tugas dan Tanggungjawab seorang M anager Cabang adalah: a. M engontrol jalannya cabang yang dipegang b. M eminta Laporan Kemajuan perusahaan c. M engambil suatu tindakan yang diperlukan cabang jika mendapat suatu masalah. 5. Kepala Cabang Tugas dan tanggung jawab seorang Kepala Cabang adalah : a. M ewakili Direksi Pusat menjalankan perusahaan di cabang itu. b. M emberikan laporan kemajuan cabang kepada Direksi Pusat termasuk keuangannya. c. M engambil semua tindakan yang diperlukan agar cabang berjalan lancar. d. M enjalankan Program Perusahaan untuk cabang itu/mengejar target. e. Berhak atas promosi dan bonus jika cabang maju melebihi target perusahaan. 6. Kepala Administrasi Tugas dan tanggung jawab seorang kepala administrasi adalah :
100
a. M emberikan bimbingan teknis atas pelaksanaan fungsi perencanaan dan anggaran, personil, peralatan, perlengkapan dan latihan, b. M enyusun rencana program kerja dan Anggaran perusahaan serta memadukan penyusunan rencana program kerja dan Anggaran c. M emadukan dan mengawasi pelaksanaan program kerja dan anggaran d. M enyelanggarakan administrasi personil e. M engumpulkan, dan mengolah dan menyajikan data dan informasi yang menyangkut perusahaan, f. Penyusun dan menyiapkan laporan-laporan yang berkenaan dengan fungsi perusahaan. g. M encatat transaksi sesuai dengan bagiannya h. M embuat laporan untuk bagian akuntansi. i. M endistribusikan data persediaan 7. Accounting Tugas dan tanggung jawab seorang accounting adalah : a. M emeriksa kebenaran dari setiap akun yang dibukukan, mengevaluasi kewajarannya dan menyajikannya tepat waktu untuk menyiapkan laporan keuangan. b. M elaksanakan
kegiatan
administrasi keuangan
perusahaan
untuk
menjamin kelancaran, keakuratan dan ketertiban administrasi keuangan perusahaan. c. M enerima laporan bulanan dari bagian administrasi dan keuangan d. M embuat laporan keuangan 8. Keuangan
101
Tugas dan tanggung jawab seorang keuangan adalah : a. M elakukan transaksi pembayaran sesuai dengan bon pengeluaran kas. b. M engisi kas sesuai dengan jumlah yang diberikan c. M enyediakan uang untuk pembayaran upah d. M elakukan transaksi sesuai dengan dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk pembayaran dan penagihan, seperti : surat jalan, bukti barang masuk dilampiri kwitansi. e. M embuat laporan untuk bagian akuntansi 9. Salesman Tugas dan tanggung jawab seorang salesman adalah : a. M emasarkan produk yang dijual b. M elayani dan menjaga asset perusahaan c. M emberi rasa nyaman, aman. d. Tanggung jawab pada citra perusahaan e. Berusaha terus meningkatkan penjualan agar target perusahaan dapat tercapai f. M enjaga hubungan baik dengan customer ataupun calon customer 10.
Counter
Tugas dan tanggung jawab counter adalah : a. M enerima telepon dari konsumen b. M enjual produk kepada konsumen yang datang ke dealer c. M enginput data ke surat pesanan d. M eminta persyaratan penjualan, baik tunai maupun kredit kepada konsumen
102
e. M enghubungi pihak leasing agar dapat melakukan survey ke calon konsumen f. M enghubungi calon konsumen jika STNK dan BPKB sudah selesai 11.
Administrasi Cabang
Tugas dan tanggung jawab administrasi cabang adalah : a. M enyusun dan menyiapkan laporan-laporan yang berkenaan dengan fungsi perusahaan. b. M encatat transaksi sesuai dengan bagiannya c. M embuat laporan untuk bagian kepala administrasi dan kepala cabang d. M embuat
laporan
persediaan
yang akan
diserahkan
ke kepala
administrasi. 12.
Collector
Tugas dan tanggung jawab collector adalah : a. Bertanggung jawab terhadap penanganan masalah piutang. b. Tugas sehari-harinya adalah memantau bucket masalah piutang dan mencari cara terbaik dalam melakukan penagihan terhadap pelanggan yang tidak memenuhi kewajibannya, sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tetap menjaga kualitas pelayanan. Untuk itu diperlukan energi serta persistensi dalam menangani bucket penanganan, integritas yang kuat dan kemampuan untuk pelayanan prima. 13.
Driver
Tugas dan tanggung jawab Driver: a. M enjaga, merawat mobil dan perlengkapannya
103
b. M elayani dan menjaga keselamatan penumpang pada saat test drive. c. M engangantar staf yang memerlukan untuk kepentingan perusahaan. d. M emberikan rasa aman dan nyaman kepada customer pada saat pengiriman mobil. Serta membawa kembali surat jalan yang telah ditandai atau di cap oleh customer atau instansi yang menerimanya untuk diberikan kepada bagian administrasi cabang.
14.
Kasir
Tugas dan tanggung jawab Kasir: a. M enerima penjualan tunai di cabang b. M embuat Kwitansi DP c. M embuat Laporan Penerimaan Kas
4.1.2 Prosedur Penjualan Tunai yang Diusulkan Ketika pelanggan mendatangi showroom dan menemui marketing. Pelanggan dapat melihat mobil second yang tersedia di showroom, ataupun memesan mobil baru. Setelah pelanggan menentukan mobil yang akan dibeli, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan, marketing akan membawa pelanggan untuk menemui bagian counter serta memberikantahukan harga yang telah disetujui, bagian counter akan mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut :
104
a. Perusahaan : copy SIUP, domisili, surat penggunaan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, dan form permohonan BPKP( stempel + tanda tangan ) b. Perorangan : foto copy KTP c. Pelanggan diharapkan memberikan DP ke bagian kasir dan kasir akan mencetak kuitansi DP (untuk pembayaran DP) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Bagian kasir Setelah persyaratan dilengkapi maka Counter akan memasukan data pesanan pada form Surat Pesanan Kendaraan. Counter wajib mengecek terlebih dahulu jika pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru, oleh karena itu Counter terlebih dahulu memasukan data lengkap dari pelanggan baru tersebut kedalam master_pelanggan, dan bagian counter akan mencetak Surat Pesanan Kendaraan( SPK ) sebanyak 3 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Untuk pembelian mobil baru, pelanggan menandatangani SPK serta mengisi nama dan alamat yang akan digunakan pada faktur kendaraan yang
105
akan dikeluarkan dari dealer, STNK, dan BPKB yang telah disediakan dari dealer, yang terdiri dari 4 rangkap : Rangkap 1 : Dealer Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Biro Jasa Rangkap 4 : Pelanggan Setelah ditandatangani oleh customer, bagian counter akan memberikan SPK ke bagian administrasi cabang. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan sisa pembayaran tunai di bagian kasir atau transfer ke rekening showroom. Dan kasir akan memasukan data pembayaran yang sudah dilakukan pelanggan ke form pembayaran, dan akan mencetak kwitansi pelunasan sebanyak 3 rangkap : Rangkap 1: Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Setelah Administrasi menerima SPK dari counter, bagian counter akan langsung menyerahkan kepada biro jasa untuk memproses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi cabang memasukan data form faktur penjualan dan surat jalan. Selanjutnya administrasi akan mencetak Surat jalan (SJ), dan Faktur Penjualan ( FP ).
106
SJ tersebut dibuat sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Driver Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Bagian Counter FP dibuat sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Bagian kasir Rangkap 4 : Bagian Accounting Setelah driver menerima SJ yang telah diperiksa oleh bagian counter, akan terlebih dahulu menyiapkan barang serta memeriksa kembali kelengkapan kendaraan, serta memeriksa kembali kelengkapan kendaraan. Setelah lengkap. Setelah lengkap maka bagian driver akan menyerahkan kendaraan berserta surat jalan; baik langsung ke pelanggan, maupun diantar ke rumah pelanggan tersebut ( sesuai dengan permintaan customer ). Pada saat kendaraan diterima oleh pelanggan, pelanggan akan menerima kendaraan tersebut, SJ, dan FP rangkap 1. Kemudian delivery akan meminta pelanggan untuk menandatangani SJ. Setelah ditandatangani, SJ rangkap 2 berserta FP rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan. Lalu delivery
107
mendistribusikan SJ yang telah ditandatangi ke bagian masing – masing, yang memerlukan dan mengambil copy untuk arsip bagian delivery. Setelah Biro jasa selesai mengurus STNK dan BPKB, biro jasa akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter yang kemudian menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke showroom. Sedangkan untuk pembelian mobil bekas, pelanggan terlebih dahulu menyelesaikan persyaratan yang diajukan, setelah semua persyaratan terpenuhi bagian counter akan akan menyiapkan dokumen – dokumen mobil yang ingin dibeli oleh pelanggan dan menyerahkan dokumen tersebut ke bagian counter untuk menunjukan kesahan dari mobil yang akan ditunjukan kepada customer. Setelah customer setuju dengan mobil tersebut, maka bagian counter akan menanyakan kapan customer akan menyelesaikan pelunasan kendaraan serta pengambilan kendaraan agar bagian counter dapat mengentri untuk pengambilan mobil serta memberikan informasi kepada bagian driver untuk menyiapkan kendaraan. Pada saat pelunasaan pada kasir, pelanggan akan mendapatkan dokumen – dokumen mobil tersebut, seperti : BPKB, fotocopy pemilik terakhir dalam BPKB, faktur Kendaraan, STNK, kwitansi pelunasaan, faktur penjualan, serta surat jalan yang akan digunakan sebagi bukti pengambilan mobil yang akan diberikan langsung dari bagian counter. Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, kasir akan membuat Laporan penerimaan kas. Kemudian laporan
akan diberikan ke bagian Accounting sebagai acuan
108
untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan bagian administrasi cabang akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada, lalu diberikan ke bagian Administrasi pusat untuk diperiksan laporan tersebut berdasarkan penjualan tiap cabangnya Dengan sistem yang dianjurkan, setiap cabang memiliki informas i cabang lainnya, sehingga pertukaran data informasi stok barang dapat dengan mudah diperoleh, dan mengurangi biaya, serta mempercepat pertukaran informasi antar cabang. 4.1.3 Prosedur Penjualan Kredit yang Diusulkan Ketika pelanggan mendatangi showroom dan menemui marketing. Pelanggan dapat melihat mobil second yang tersedia di showroom, ataupun memesan mobil baru. Setelah pelanggan menentukan mobil yang akan dibeli, maka pelanggan akan melakukan negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan, marketing akan membawa pelanggan untuk menemui bagian counter serta memberikantahukan harga yang telah disetujui, bagian counter akan mengajukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pelanggan, sebagai berikut : a. Perusahaan : copy SIUP, domisili, surat penggunaan BBN diatas kop surat asli, materai + stempel + tanda tangan, dan form permohonan BPKP( stempel + tanda tangan ) b. Perorangan : foto copy KTP
109
c. Pelanggan diharapkan memberikan DP ke bagian kasir dan kasir akan mencetak kuitansi DP (untuk pembayaran DP) sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Bagian kasir Setelah persyaratan dan pihak leasing melakukan survey, maka hasil survey akan diberikan kepada bagian counter : a. Jika permohonan disetujui, maka bagian counter akan menerima PO ( Purchase Order) dari pihak leasing melalui fax sebagai tanda permohonan kredit disetujui. b. Jika
permohonan
ditolak,
maka
bagian
counter
akan
memberitahukan kepada pelanggan dan memintanya untuk datang ke dealer agar dapat mengambil uang DP yang telah disetor atau mengajukan permohonan kredit ke leasing lainnya Counter akan memasukan data pesanan pada form Surat Pesanan Kendaraan. Counter wajib mengecek terlebih dahulu jika pelanggan yang memesan adalah pelanggan baru, oleh karena itu Counter terlebih dahulu memasukan data lengkap
dari pelanggan baru tersebut kedalam
master_pelanggan, dan bagian counter akan mencetak Surat Pesanan Kendaraan( SPK ) sebanyak 3 rangkap :
Rangkap 1 : Pelanggan
110
Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Accounting Rangkap 4 : Pihak Leasing Bagian counter akan membuatkan kwitansi pelunasan yang akan ditagihkan oleh collector kepada pihak leasing sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pihak leasing Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Bagian Counter Rangkap 4 : Pelanggan Untuk pembelian mobil baru, pelanggan menandatangani SPK serta mengisi nama dan alamat yang akan digunakan pada faktur kendaraan yang akan dikeluarkan dari dealer, STNK, dan BPKB yang telah disediakan dari dealer, yang terdiri dari 5 rangkap : Rangkap 1 : Dealer Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Biro Jasa Rangkap 4 : Pelanggan Rangkap 5 : Leasing
111
Setelah
ditandatangani oleh
customer,
bagian counter
akan
memberikan SPK ke bagian administrasi cabang. Pada saat yang bersamaan pelanggan akan melakukan sisa pembayaran tunai di bagian kasir atau transfer ke rekening showroom. Dan kasir akan memasukan data pembayaran yang sudah dilakukan pelanggan ke form pembayaran, dan akan mencetak kwitansi pelunasan sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1: Leasing Rangkap 2 : Accounting Rangkap 3 : Kasir Rangkap 4 : Pelanggan Setelah Administrasi menerima SPK dari counter, bagian counter akan langsung menyerahkan kepada biro jasa untuk memproses pembuatan STNK dan BPKB. Lalu Administrasi cabang memasukan data form faktur penjualan dan surat jalan. Selanjutnya administrasi akan mencetak Surat jalan (SJ), dan Faktur Penjualan ( FP ). SJ tersebut dibuat sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Driver Rangkap 2 : Pelanggan Rangkap 3 : Administrasi Rangkap 4 : Bagian Counter
112
FP dibuat sebanyak 4 rangkap : Rangkap 1 : Pelanggan Rangkap 2 : Administrasi Rangkap 3 : Bagian kasir Rangkap 4 : Bagian Accounting Setelah driver menerima SJ yang telah diperiksa oleh bagian counter, akan terlebih dahulu menyiapkan barang serta memeriksa kembali kelengkapan
kendaraan,
serta
memeriksa
kembali
kelengkapan
kendaraan. Setelah lengkap. Setelah lengkap maka bagian driver akan menyerahkan kendaraan berserta surat jalan; baik langsung ke pelanggan, maupun diantar ke rumah pelanggan tersebut ( sesuai dengan permintaan customer ). Pada saat kendaraan diterima oleh pelanggan, pelanggan akan menerima kendaraan tersebut, SJ, dan FP rangkap 1. Kemudian delivery akan
meminta
pelanggan
untuk
menandatangani
SJ.
Setelah
ditandatangani, SJ rangkap 2 berserta FP rangkap 1 akan diberikan kepada pelanggan. Lalu delivery mendistribusikan SJ yang telah ditandatangi ke bagian masing – masing, yang memerlukan dan mengambil copy untuk arsip bagian delivery. Setelah Biro jasa selesai mengurus STNK dan BPKB, biro jasa akan menyerahkan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter yang kemudian menghubungi pelanggan untuk dapat mengambil STNK dan BPKB ke showroom.
113
Sedangkan untuk pembelian mobil bekas, pelanggan terlebih dahulu menyelesaikan persyaratan yang diajukan, setelah semua persyaratan terpenuhi bagian counter akan akan menyiapkan dokumen – dokumen mobil yang ingin dibeli oleh pelanggan dan menyerahkan dokumen tersebut ke bagian counter untuk menunjukan kesahan dari mobil yang akan ditunjukan kepada customer. Setelah customer setuju dengan mobil tersebut, maka bagian administrasi akan menyerahkan dokumen tersebut kepada pihak leasing untuk melihat kesahan dari surat – surat kendaraan. Saat pihak leasing mengembalikan dokumen – dokumen tersebut pihak leasing juga akan memberitahukan apakah pihak leasing bersedia memberikan kredit dan memberikan rencana pembayaran kepada showroom. Bagian collector akan menagihkan sisa pelunasaan kepada pihak leasing sesuai dengan rencana pembayaran yang telah disetujui oleh pihak leasing serta bagian administrasi. Pada saat pelunasaan kendaraan, bagian administrasi akan memberitahukan bagian counter untuk menelepon pelanggan yang bersangkutan untuk menanyakan serah terima kendaraan dan memberikan informasi kepada bagian driver untuk menyiapkan kendaraan. Pada saat pelunasaan leasing akan mendapatkan dokumen – dokumen mobil tersebut, seperti : BPKB, fotocopy pemilik terakhir dalam BPKB, faktur Kendaraan, STNK, sedangkan kwitansi pelunasaan, faktur penjualan, Serta Surat Jalan akan diberikan kepada pelanggan pada saat serah terima kendaraan.
114
Berdasarkan SJ dan FP yang diterima serta pembayaran yang telah dilakukan oleh pelanggan, kasir akan membuat Laporan penerimaan kas. Kemudian laporan akan diberikan ke bagian Accounting sebagai acuan untuk membuat jurnal. Pada akhir bulan bagian administrasi cabang akan membuat laporan penjualan berdasarkan penjualan yang ada, lalu diberikan ke bagian Administrasi pusat untuk diperiksan laporan tersebut berdasarkan penjualan tiap cabangnya Dengan sistem yang dianjurkan, setiap cabang memiliki informasi cabang lainnya, sehingga pertukaran data informasi stok barang dapat dengan mudah diperoleh, dan mengurangi biaya, serta mempercepat pertukaran informasi antar cabang.
115
4.1.4 Events table • Penjualan Tunai Events
Internal
Start When
Activities
Agents M enanggapi
M arketing
•
Pelanggan
menerima
permintaan
mendatangi
kedatangan
pelanggan
showroom
pelanggan •
melayani pelanggan
•
melakukan negosiasi harga
M eminta
Bagian
Harga
telah
persyaratan
Counter
disetujui kedua
•
meminta persyaratan dan DP
belah pihak M embuat
Kasir
kwitansi
Pelanggan
•
membuat kutinasi DP
melakukan
•
memasukan
pembayaran
data
pembayaran DP
DP
•
mencetak kwitansi
•
mengecek
M engentri
Bagian
Pelanggan
pesanan
Counter
melengkapai persyaratn
data
pelanggan •
memasukan
data
pelanggan •
memasukan SPK
data
116
M enerima SPK, Bagian mengisi
faktur Counter
kendaraan, STNK,
dan
BPKB
Pelanggan
•
mencetak SPK
•
menerima SPK yang
menyerhkan
ditandantangani dan
SPK
data
yang
diri
untuk
ditandatangani
pembuatan
faktur
dan data diri
kendaraan,
STNK,
faktur
dan BPKB yang diisi
kendaraan,
oleh
STNK,
dan
BPKB
yang
diisi (
untuk
pelanggan
untuk
(
pembelian
mobil baru) •
menyerahakan
SPK
pembelian
dan data diri untuk
mobil baru)
pembuatan
faktur
kendaraan,
STNK,
dan
BPKB
ke
administrasi ( untuk pembelian
mobil
baru) M enerima pembayaran
Kasir
Pelanggan
•
menerima
melakukan
pembayaran
pembayaran
langsung
secara atau
transfer rekening •
memasukan data sisa
117
pembayaran •
mencetak
kwitansi
pembayaran total
M enyerahkan
Admiuntern M enerima SPK
•
menyerahkan
data
data diri untuk istrasi
dan data diri
diri untuk pembuatan
pembuatan
untuk
STNK, dan BPKB ke
pembuatan
biro
STNK,
dan
BPKB
jasa (
STNK,
dan
pembelian
BPKB
dari
baru)
untuk mobil
bagian counter (
untuk
pembelian mobil baru) M embuat SJ dan Administras M enerima SPK FP
i
dan
•
faktur
memasukan data FP dan SJ berdasarkan
STNK/BPKB
data pesanan yang
dari
ada
bagian
counter
•
mencetak FP dan SJ
•
menyerahkan SJ ke bagian delivery
M enyiapkan
Delivery
M enerima SJ
•
menyiapkan barang
118
barang
•
dan
mengirimkan
memeriksa kendaraan
kendaraan,
•
SJ,
dan FP
menyerahkan kendaraan dan SJ ke pelanggan
•
meminta tangan
tanda pelanggan
pada SJ M enerima SJ
Delivery
•
Pelanggan menyerahkan SJ yang sudah
menerima SJ yang sudah ditandatangani
•
ditandatangani
mendistribusikan SJ ke
masing-masing
bagian M enghubungi
Bagian
Biro
jasa
pelanggan untuk Counter
menyerahkan
mengambil
STNK
dan
BPKB
yang
STNK BPKB
dan
sudah kadi
•
menerima STNK dan BPKB dari biro jasa
•
menghubungi pelanggan
•
menyerahkan STNK dan BPKB kepada pelanggan
119
Kasir
M embuat laporan
M enerima
SJ
•
dan FP
mengecek SJ dan FP dengan pembayaran
penerimaan kas
yang
dilakukan
pelanggan •
membuat
laporan
penerimaan kas •
menyerahkan laporan ke accounting
M embuat jurnal
Accounting
M enerima laporan
•
membuat jurnal
•
membuat
dari
kasir M embuat
Administras Pada
laporan
i
bulan
akhir
penjualan
penjualan
Tabel 4.1 Event Table Penjualan Tunai yang diusulkan
laporan
120 •
Penjualan Kredit
Events
Internal
Start When
Activities
Agents M enanggapi
M arketing
•
Pelanggan
permintaan
mendatangi
pelanggan
showroom
menerima kedatangan pelanggan
•
melayani pelanggan
•
melakukan
negosiasi
harga M eminta
Bagian
Harga
telah
persyaratan
Counter
disetujui kedua
•
meminta persyaratan dan DP
belah pihak M enghubungi
Bagian counter
piihak leasing
•
Pelanggan memilih
menghubungi
pihak
leasing
leasing M embuat
Kasir
kwitansi
•
Pelanggan melakukan
•
DP
memasukan
data
pesanan ke form SPK
Bagian
Pihak
Counter
menyetujui kredit
data
pelanggan
pembayaran
M embuat SPK
memasukan
leasing
•
mencetak SPK
•
menerima
PO
dari
pihak leasing dan
mengirimkan
•
membuat SP
•
menyerahkan SPK ke
121
PO
pelanggan
untuk
ditandatangani •
menyerahkan data diri untuk
pembuatan
faktur
kendaraan,
STNK,
dan
BPKB
untuk diisi nama dan alamat oleh pelanggan (
untuk
pembelian
mobil baru)
M enerima SP Bagian dan
faktur Counter
STNK / BPKB
•
Pelanggan
menerima SPK yang
menyerhkan
ditandantangani
SPK
faktur STNK / BPKB
yang
ditandatangani
yang
dan
pelanggan
faktur •
STNK/BPKB yang
diisi
(
oleh
menyerahakan SP dan faktur
untuk
diisi
dan
STNK/BPKB
ke administrasi
pembelian mobil baru) M engentri pembayaran
Kasir
M enghubungi pihak leasing
•
memasukan
data
penerimaan uang DP
122 •
memasukan
data
pembayaran DP pada form pembayaran
•
mencetak
kwitansi
pembayaran DP M enyerahkan
Admiunternist
M enerima
data diri untuk rasi
SPK dan faktur
faktur
STNK/BPKB
kendaraan,
dari
STNK,
counter ( untuk
danBPKB
pembelian
•
menerima
PO
dari
leasing •
bagian
menyerahkan
faktur
STNK/BPKB ke biro jasa
mobil baru) M embuat
SJ Administrasi
dan FP
M enerima
•
memasukan data FP
SPK dan faktur
dan SJ sesuai dengan
STNK/BPKB
pesanan
dari
bagian
counter
•
mencetak FP dan SJ
•
menyerahkan SJ dan FP ke bagian delivery
M enyiapkan barang
dan
mengirimkan
Delivery
M enerima SJ
•
menyiapkan barang
•
memeriksa kendaraan
•
menyerahkan
123
kendaraan, SJ,
kendaraan dan SJ ke
dan FP
pelanggan •
meminta tanda tangan pelanggan pada SJ
M enerima SJ
Driver
Pelanggan
•
menyerahkan SJ yang sudah
menerima
SJ
yang
sudah ditandatangani •
ditandatangani
mendistribusikan ke
SJ
masing-masing
bagian M elakukan
collector
M enerima SJ
•
penagihan
mengecek
form
pembayaran •
melakukan penagihan untuk sisa pelunasaan dari pihak leasing
•
menerima pembayaran dari pihak leasing
M engentri pembayaran
Kasir
Pihak
leasing
•
menerima
sisa
melakukan
pelunasaan dari pihak
pembayaran
leasing
sisa
collector
pelunasaan
•
mencetak pelunasan
melalui
kuitansi
124
M enghubungi
Bagian
Biro
jasa
pelanggan
Counter
menyerahkan
untuk
STNK
dan
mengambil
BPKB
yang
STNK
sudah
dan
BPKB
jadi (
•
menerima STNK dan BPKB dari biro jasa
•
menghubungi pelanggan
•
menyerahkan
untuk
dan
pembelian
pelanggan
STNK
BPKB
ke
mobil baru) M embuat
Kasir
laporan
M enerima
SJ
•
mengecek SJ dan FP
dan FP
dengan
penerimaan
yang
kas
pelanggan •
pembayaran dilakukan
membuat
laporan
penerimaan kas •
menyerahkan laporan ke accounting
M embuat
Accounting
jurnal
•
M enerima laporan
membuat jurnal
dari
kasir M embuat laporan
Administrasi
Pada bulan
akhir
•
membuat penjualan
penjualan Tabel 4.2 Event Table Penjualan Kredit yang diusulkan
laporan
125
4.1.5 Workflow table Actor
Activities Menanggapi permintaan pelanggan dan meminta persyaratan
Pelanggan
1.
M endatangi dealer
2.
M enemui marketing
3.
M emilih
tipe
mobil
yang
diingingkan 4.
M elihat stok barang baik di cabang maupun dealer
5.
M elakukan negosiasi harga
M arketing
6.
M eminta persyaratan
Pelanggan
7.
M emenuhi persyaratan
Mengentri Pesanan Bagian Counter
8.
menerima persyaratan
pelanggan
9.
menyerahkan DP ke kasir
Kasir
10. memasukan data pembayaran DP 11. mencetak kuitansi atas pembayaran DP
Pelanggan
12. menerima kuitansi pembayaran DP
Bagian Counter
13. memasukan data SPK sebanyak 3 rangkap 14. mencetak SPK 3 rangkap
126
15. menyerahkan SPK kepada manager untuk ditandatangani dan faktur STNK / BPKB untuk diisi(pembelian mobil baru) M anager
16. menyetujui dan menandatangani SPK. 17. M enyerahkan SPK ke bagian counter
Counter
18. M enerima SPK 3 rangkap yang telah ditandatangani 19. M emberikan SPK 3 rangkap ke pelanggan untuk ditandatangani dan faktur STNK / BPKB, untuk diisi nama dan alamat
Pelanggan
20. menandatangani SPK dan mengisian nama serta alamat pada faktur STNK / BPKB yang disediakan dealer( khusus pembelian mobil baru) Menerima S PK dan faktur kendaraan, S TNK dan BPKB ( untuk pembelian mobil baru)
Pelanggan
21. M enyerahkan SPK dan faktur
127
STNK/BPKB ( untuk mobil baru) ke counter Bagian counter
22. M enerima SPK dan faktur STNK / BPKB( untuk mobil baru) 23. M emberikan SPK rangkap 1 dan faktur STNK / BPKB ( untuk mobil baru ) rangkap 4 ke pelanggan
Pelanggan
24. menerima SPK rangkap 1 dan faktur STNK / BPKB rangkap 4( untuk mobil baru )
Bagian counter
25. memberikan SPK rangkap 3 ke bagian accounting
Accounting
26. menerima SPK rangkap ke 3 27. mengarsipkan SPK rangkap ke 3
Bagian counter
28. memberikan faktur STNK / BPKB rangkap 1, 2, dan 3( untuk mobil baru ), serta SPK rangkap 2 ke administrasi Memasukan data pembayaran
Pelanggan
29. melakukan pembayaran baik secara langsung maupun transfer antar rekening
128
Kasir
30. memasukan data pembayaran 31. mencetak kuitansi pelunasan sebanyak 3 rangkap 32. memberikan kuitansi rangkap 1 ke customer
Customer
33. menerima kuitansi rangkap 1
Kasir
34. memberikan kuitansi rangkap 2 ke accounting
Accounting
35. menerima kuitansi rangkap 2
Kasir
36. mengarsip kuitansi rangkap 3
Menyerahkan
Faktur
kendaraan,
S TNK, dan BPKB ( untuk pembelian mobil baru) Administrasi cabang
37. menerima faktur STNK / BPKB rangkap ke 1, 2, dan 3 serta SPK rangkap ke 2 38. menyerahkan faktur STNK / BPKB rangkap 1 dan 2 ke biro jasa
Biro jasa
39. menerima faktur STNK / BPKB rangkap ke 1 dan 2 40. mengurus pembuatan STNK dan
129
BPKB Administrasi cabang
41. mengarsip faktur STNK / BPKB rangkap ke 3 Membuat S J dan FP
Administrasi cabang
42. memasukan
data
form
Faktur
penjualan dan form surat jalan 43. mencetak FP sebanyak 4 rangkap dan SJ sebanyak 4 rangkap 44. menyerahkan SJ dan FP rangkap ke kepala cabang Kepala Cabang
45. menerima SJ dan FP 46. mengotorisasi SJ dan FP
Administrasi cabang
47. memberikan FP rangkap
2 ke
kepala cabang Kepala Cabang
48. menerima FP rangkap ke 2 49. mengarsip FP rangkap ke 2 50. memberikan FP rangkap
3 ke
Counter Counter
51. menerima FP rangkap ke 3 52. mengarsip FP rangkap ke 3
Kepala Cabang
53. memberikan FP rangkap 4 ke kasir
Kasir
54. menerima FP rangkap ke 4
Kepala cabang
55. mengarsip FP rangkap ke 4
130
56. memberikan
SJ
sebanyak
4
rangkap dan FP rangkap 1 ke delivery Menyiapkan Barang Delivery
57. menerima SJ sebanyak 4 rangkap dan FP rangkap 1 58. menyiapkan barang 59. memeriksa kelengkapan kendaraan Mengirim kendaraan, S J dan FP
Delivery
60. mengirimkan
kendaraan
ke
pelanggan berserta SJ rangkap 4 dan FP Pelanggan
61. M enerima kendaraan, SJ sebanyak 4 rangkap, dan FP rangkap ke 1
Delivery
62. M eminta
pelanggan
untuk
menandatangani SJ Pelanggan
63. M enandatangani SJ 64. M enerima SJ rangkap ke 2 dan FP rangkap ke 1 65. M emberikan SJ rangkap 1, 3, dan 4 ke delivery Menerima S J
Delivery
66. M enerima SJ rangkap 1, 3, dan 4
131
67. M engarsipkan SJ rangkap ke 1 68. M emberikan SJ rangkap ke bagian administrasi Administrasi
69. M enerima SJ rangkap ke 3 70. M enarsipkan SJ rangkap ke 3
Delivery
71. M emberikan SJ rangkap ke 4 ke kasir 72. M emberikan STNK dan BPKB (untuk pembelian mobil bekas)
Kasir
73. M enerima SJ rangkap ke 4 74. M engarsipkan SJ rangkap ke 4 Menghubungi
pelanggan
untuk
mengambil S TNK dan BPKB(khusus mobil baru) Biro Jasa
75. memberikan STNK dan BPKB yang sudah jadi ke counter
Counter
76. menerima STNK dan BPKB 77. menghubungi
pelanggan
untuk
mengambil STNK dan BPKB Pelanggan
78. mendatangi showroom 79. mengambil STNK dan BPKB Membuat Laporan Penerimaan Kas
Kasir
80. mengecek SJ rangkap ke 4 dan FP
132
rangkap ke 4 dengan pembayaran 81. membuat laporan penerimaan kas 82. megarsipkan FP rangkap ke 4 Membuat jurnal Accounting
83. M enerima bukti pembayaran kasir tiap cabang 84. M embuat jurnal Membuat Laporan Penjualan
Administrasi cabang
85. membuat laporan penjualan 86. menyerahkan laporan penjualan ke administrasi
pusat
dan
kepala
cabang Administrasi pusat
87. membuat
laporan
transaksi tiap cabang
Tabel 4.3 Workflow Table yang diusulkan
berdasarkan
133
4.1.6 Overview Acti vity Diagram
Gambar 4.2 O verview Activity Diagram yang diusulkan
134
4.1.7 Detail Activity Diagram
Gambar 4.3 D AD Menanggapi permintaan pelanggan yang diusulkan
135
4.1.8 DAD meminta persyaratan pelanggan yang diusulkan
Gambar 4.4 D AD Meminta persyaratn yang diusulkan
136
4.1.9 DAD Menerima S PK & Faktur BPKB / S TNK
Cus tomer
Bag. Counter
Bag.Accounting
F akt ur S TNK &B P KB ,S P K
Menerim a S P K, F akt ur S TNK dan B PK B
S PK
ST NK & BP K B S PK
Mem berikan S P K rangkap1, STNK dan B PK B rnkp 4
S PK _1 M enerim a S PK _1 dan F akt ur S TNK B PK B _4
S PK 3
m emberikan SP K_ 3
S TNK B P KB _4
Menerim a S P K_3
S PK _3
M engarsi p S PK _3
mem berikan S PK _2, S TNK B PK B _1,2, 3 SP K _3
S PK _2
S TNK B P KB _1, 2,3
Gambar 4.5 D AD Menerima S PK & Faktur BPKB / S TNK yang diusulkan
137
4.1.10
DAD Mengentri Pembayaran
Gambar 4.6 D AD Mengentri pembayaran yang diusulkan
138
4.1.11
DAD Menyerahkan Faktur S TNK & BPKB
bag. admin
Biro Jasa
Men erima SPK_2, STNK dan BPKB_1,2 ,3 dari bag. counter
SPK_2
STNK dan BPKB_1,2,3
STNK & BPKB1,2
menyerahkan STNK da n BPKB_1,2
me nerima STNK dan BPKB
STNK dan BPKB_1,2
mengurus Pembuatan STNK dan BPKB
Men garsi p Faktur STNK dan BPKB_3, dan SPK_2
SPK_2
STNK dan BPKB_3
Gambar 4.7 D AD Menyerahkan Faktur S TNK dan BPKB yang diusulkan
139
4.1.12 DAD Membuat Faktur penjualan & S urat Jalan
140
Gambar 4.8 D AD Membuat Faktur Penjualan dan S urat Jalan yang diusulkan
141
4.1.13 DAD Menyiapkan Barang
Gambar 4.9 D AD Menyiapkan barang yang diusulkan
142
4.1.14 DAD Mengirimkan barang, Faktur Penjualan & S urat Jalan
Gambar 4.10 D AD Mengirim barang, Faktur Penjualan dan S urat Jalan yang diusulkan
143
4.1.15 DAD Menerima S urat Jalan
Delivery
Bag. Admin
Kasir
m enerima S J_1, 3,4
SJ rangkap 1,3, 4
M engarsi p S J_1
SJ_3 S J rangkap 1
M emberikan SJ rangkap 3
M engarsip S J rangkap 3
S J_4
SJ rangkap 3
M emberikan SJ rangkap 4 M engarsi p S J rangkap 4
S J rangkap 4
Gambar 4.11 D AD Menerima Surat Jalan yang diusulkan
144
4.1.16 DAD Menghubungi Pelanggan Untuk Mengambil STNK & BPKB
Gambar 4.12 D AD Menghubungi Pelanggan Untuk mengambil STNK dan BPKB yang diusulkan
145
4.1.17 DAD Persediaan
Gambar 4.13 D AD Mengambil Barang yang diusulkan
146
4.1.18 Use Case Diagram
Gambar 4.14 Use Case Diagram yang diusulkan
147
4.2
Rancangan Sistem 4.2.1 Navigation Diagram
Gambar 4.15 Navigation diagram
148
4.3
Rancangan Database 4.3.1
Customer Personal
Nama File
: M aster Customer Personal
Primary Key : ID_customer_personal Foreign key Column Name
: ID_cabang, ID_karyawan Data Type
ID_CUSTOM ER_Personal Varchar
Length
Keterangan
7
Kode customer P000001 P = Personal C = Company
NAM A
Varchar
20
Nama Customer
ALAM AT
Varchar
30
Alamat Customer
NO._TELP
Numeric
10
Telephone customer
NO._HP
Numeric
14
No.
mobile
customer NO._KTP
Varchar
19
No.
KTP
customer NO._SIM
Varchar
19
No. SIM customer
NO._REKENING
Varchar
40
Rekening customer, dengan
149
nama cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.4 Tabel Customer Personal 4.3.2
Customer Company
Nama File
: M aster Customer Company
Primary Key : ID_customer_Company Foreign key Column Name
: ID_cabang, ID_karyawan Data Type
ID_CUSTOM ER_C Varchar
Length
Keterangan
7
Kode
customer
company C000001 C = Company NAM A
Varchar
25
Nama perusahaan
ALAM AT
Varchar
30
Alamat perusahaan
NO._SIUP
Varchar
30
No.
PERUSAHAAN
IUP
perusahaan CONTACT
Varchar
25
PERSON
Nama
karyawan
perusahaan
yang
bertanggung jawab JABATAN
Varchar
10
Jabatan
pada
150
COM PANY
perusahaan tersebut
NO._TELP
Numeric
10
Telphone perusahaan
NO. FAX
Numeric
10
No.
FAX
perusahaan NO._REKENING
Varchar
40
Rekening customer,
dengan
nama cabang, atas nama,
serta
no.
rekening Tabel 4.5 Customer Company 4.3.3
Master karyawan
Nama File
: M aster Karyawan
Primary Key : ID_karyawan Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID KARYAWAN
Varchar
6
No. karyawan KLP001 (cabang
kelapa
gading 001) NAM A
Varchar
20
Nama karyawan
JABATAN
Varchar
10
Jabatan
151
karyawan ALAM AT
Varchar
30
Alamat karyawan
TANGGAL LAHIR
Date
17
Tanggal
lahir
karyawan NO._TELP
Numeric
10
Telp karyawan
NO._HP
Numeric
14
Hp karyawan
NO._REKENING
Varchar
40
Rekening karyawam, dengan
nama
cabang,
atas
nama, serta no. rekening CABANG
Varchar
20
Cabang karyawan bekerja
USERNAM E
Varchar
20
Username untuk mendapat akses ke system
PASSWORD
Varchar
10
Password untuk akses
CONFIRM _PASSWORD Varchar
10
M enggulang kembalik
152
password
agar
karyawan
tahu
betul
password
yang dimasukan Tabel 4.6 Master karyawan 4.3.4
Cabang
Nama File
: M aster Cabang
Primary Key : ID_Cabang Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_Cabang
Varchar
3
No. cabang KLP GDG
ALAM AT
Varchar
30
Alamat cabang
NO_TELP
Numeric
10
Telp cabang
NO_FAX
Numeric
10
Fax cabang
NO_REKENING
Varchar
40
Rekening cabang, dengan
nama
cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.7 Cabang 4.3.5
Dealer
Nama File
: M aster Dealer
Primary Key : ID_Dealer
153
Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_Dealer
Varchar
4
No Dealer D001 Dealer 001
NAM A_DEALER
Varchar
25
Nama Dealer
ALAM AT
Varchar
30
Alamat Dealer
NO_TELP
Numeric
10
Telphone Dealer
NO_FAX
Numeric
10
Fax leasing
CONTACT
Varchar
20
Nama orang yang
PERSON NO_REKENING
dicari dalam dealer Varchar
40
Rekening
dealer,
dengan
nama
cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.8 Dealer 4.3.6
LEASING
Nama File
: M aster Leasing
Primary Key : ID_Leasing Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_Leasing
Varchar
4
No leasing L001 Leasing 001
154
NAM A_Leasing
Varchar
25
Nama Dealer
CONTACT
Varchar
25
Nama orang yang
PERSON
dicari dalam dealer
ALAM AT
Varchar
30
Alamat Dealer
NO_TELP
Numeric
10
Telphone Dealer
NO_FAX
Numeric
10
Fax leasing
NO_REKENING
Varchar
40
Rekening
dealer,
dengan
nama
cabang, atas nama, serta no. rekening Tabel 4.9 Leasing 4.3.7
M aster Kendaraan
Nama File
: M aster Kendaraan
Primary Key : ID_Kendaraan Foreign key
: ID_karyawan, ID_Cabang, ID_customer_C/P
Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_Kendaraan
Varchar
5
ID kendaraan KB001 KS001 KB = kendaraan baru
155
KS = kendaraan second WARNA
Varchar
10
Warna mobil
TAHUN
Varchar
4
Tahun pembuatan mobil
KM .
Varchar
6
KENDARAAN
Km.
yang telah
ditempuh
NO. POLISI
Varchar
8
No. polisi mobil
NO. STNK
Varchar
15
No. STNK mobil
NAM A PEM ILIK Varchar
20
Nama
DI STNK
yang
pemilik tertera
di
STNK TANGGAL STNK
Date
17
Tanggal
pajak
STNK NO. BPKB
Varchar
6
No.
BPKB
kendaraan NO. RANGKA
Varchar
15
No.
Rangka
kendaraan NO. M ESIN
Varchar
15
No.
M esin
kendaraan HARGA DASAR
Numeric
10
Harga modal
HARGA
Numeric
8
Perbaikan
PERBAIKAN
mobil
yang diperlukan
156
HARGA BUKA
Numeric
10
Harga jual
HARGA NET
Numeric
10
Harga jual minimal
STATUS
Varchar
10
M engetahui mobil ini telah dipesan, dp, terjual, dsb nya
Tabel 4.10 Master Kendaraan 4.3.8
Transaksi mobil baru
Nama File
: transaksi mobil baru
Primary Key : ID_mobil_baru Forign key
: ID_cabang, ID_customer_personal, ID_customer_company,
ID_LEASING, ID_M ASTER_KENDARAAN, ID_karyawan Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_SPK
Varchar
11
No SPK KLG-01-0001 KLG
=
Kelapa
gading 01
=
penjualan
mobil baru 001 = penjualan 0001 Jumlah tagihan
Numeric
10
Harga yang telah disetujui customer
157
Tabel 4.11 transaksi mobil baru 4.3.9
Transaksi mobil bekas
Nama File
: transaksi mobil bekas
Primary Key : ID_mobil_bekas ID_cabang,
ID_customer_personal,
ID_customer_company,
ID_LEASING,
ID_M ASTER_KENDARAAN, ID_karyawan Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_SPK
Varchar
15
No SPK KLG-01-0001 KLG
=
Kelapa
gading 01
=
penjualan
mobil baru 001 = penjualan 0001 Jumlah tagihan
Numeric
10
Harga yang telah disetujui customer
Tabel 4.12 Transaksi mobil bekas 4.3.10 Delivery Order Nama File
: Delivery Order
Primary Key : ID_Delivery_Order
158
ID_cabang, ID_SPK, ID_Bayar Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_DO
Varchar
11
No DO KLG-01-0001 KLG = Kelapa gading 01 = penjualan mobil baru 001 = penjualan 0001
Jumlah tagihan
Numeric
10
Harga yang telah disetujui customer
Tabel 4.13 Delivery Order 4.3.11 Kasir Nama File
: Kasir
Primary Key : ID_Kasir ID_cabang,
ID_SPK,
ID_Kendaraan,
ID_Customer_company,
ID_Customer_Personal Column Name
Data Type
Length
Keterangan
ID_DO
Varchar
11
No DO
159
KLG-01-0001 KLG
=
Kelapa
gading 01
=
penjualan
mobil baru 001 = penjualan 0001 Jumlah tagihan
Numeric
10
Harga yang telah disetujui customer
Tabel 4.14 Transaksi kasir
160
4.4
Rancangan Layar 4.4.1
Rancangan Layar Menu Login
Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Login Pada saat pertama kali user menyalakan sistem yang dapat diakses melalui web dengan jaringan internet, maka user diharapkan memasukan username serta password. Jika user berhasil melakukan login, maka user dapat langsung melihat tampilan menu utama dari aplikasi ini.
161
4.4.2
Rancangan Layar Menu Login Invalid Please login Using Correct User name and Password
Username
Password
Login
Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Login invalid User tidak dapat memasuki aplikasi jika user salah memasukan username dan password, sistem dengan sendirinya akan memberitahukan user bahwa username berserta password yang digunakan salah dengan melihat tulisan ”please login using correct name and password”
162
4.4.3
Rancangan Layar Menu Utama
Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Utama Jika user berhasil melakukan login maka aplikasi akan menampilkan menu yang akan ditampilkan bagi user, yang ditampilkan disini adalah tampilan menu keseluruhan dari aplikasi ini. Dan disini kita dapat melihat login user serta katagori user, berserta cabang dimana tempat user tersebut bekeja.
Kita dapat memilih master customer, transaksi penjualan,
pembayaran, master karyawan, master cabang, master dealer, master leasing, master kendaraan, dan laporan – laporan.
163
4.4.4
Rancangan Layar Menu Customer Personal
Gambar 4.19 Rancangan Layar Menu Customer Personal Tampilan menu customer personal dapat kita peroleh dengan cara mengclick pada customer dan memilih personal. Setelah itu tampilan menu customer personal akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data diri dari customer yang telah kita input.
164
4.4.5
Rancangan Layar Menu Customer Personal Tambah Data
Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Customer Personal Tambah data Pada saat kita berada di menu customer personal kita dapat menambahkan daftar customer yang berhubungan dengan transaksi penjualan maupun pembelian dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu customer personal. Disinilah kita mengisi data – data diri dari customer perorangan.
165
4.4.6
Rancangan Layar Menu Customer Personal Hapus
Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Customer Personal Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data customer personal baik yang membatalkan ataupun tidak berkaitan dengan transaksi penjualan dan pembelian mobil. Penghapusan data customer personal ini dapat dilakukan dengan cara memilh data customer yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list customer personal.
166
4.4.7
Rancangan Layar Menu Customer Company
Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Customer Company Tampilan menu customer company dapat kita peroleh dengan cara mengclick pada customer dan memilih company. Setelah tampilan menu customer company ditampilkan kita dapat melihat list data perusahaan yang berkaitan dengan transaksi jual beli kendaraan.
167
4.4.8
Rancangan Layar Menu Customer Company Tambah Data
Gambar 4.23 Rancangan Layar Menu Customer Company Tambah data Pada saat kita berada di menu customer company
kita dapat
menambahkan daftar perusahaan yang berhubungan dengan transaksi penjualan maupun pembelian dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu customer company. Disinilah kita mengisi data – data dari customer perusahaan.
168
4.4.9
Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru
Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru M enu transaksi baru dapat diakses dengan cara memilih master transaksi pada menu awal dan diikuti memilih pada bagian transaksi mobil baru. Tampilan transaksi mobil baru digunakan untuk penjualan mobil baru yang akan dilakukan oleh customer; baik customer personal maupun company. Setelah tampilan terbuka disini kita juga dapat melihat mobil apa saja yang dalam tahap negosiasi.
169
4.4.10 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Tambah Data
Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Tambah data Pada saat kita berada di menu transaksi mobil baru kita dapat memesankan mobil dan baru. Langka pertama yang kita lakukan disini adalah memilih konsumen yang telah kita masukan pada master customer, secara otomatis aplikasi akan memberikan data customer sesuai dengan konsumen tersebut.jika pilihan ada pada personal, maka data customer akan diberikan hanya data customer personal, demikian juga dengan company. Langkah ke berikutnya adalah memilih cabang mana yang sedang memasukan data untuk pemesanan kendaraan, setelah itu kita harus memilih pembayaran dengan cara tunai maupun kredit. untuk pemilihan kendaraan, hanya data mobil baru yang ditampilkan sesuai dengan master kendaraan pada saat diinput.
170
4.4.11 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Hapus
Gambar 4.26 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data pemesanan kendaraan baik yang dibatalkan oleh pihak personal maupun company. Penghapusan data transaksi mobil baru ini dapat dilakukan dengan cara memilih master transaksi mobil baru serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list customer personal.
171
4.4.12 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Cetak DO
Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru cetak DO Pencetakan Delivery order ( DO ) dilakukan pada saat customer telah melakukan kewajiban yang harus dipenuhi pada saat transaksi kendaraan. Surat DO ini akan digunakan sebagai tanda bukti keluarnya mobil yang harus ditanda tangani oleh customer sebagai tanda bahwa barang yang keluar tersebut telah diterima oleh customer. Surat ini dapat di cetak dengan cara memilih master transaksi baik pada penjualan mobil baru maupun bekas pada menu utama lalu setelah tampilan keluar maka kita akan melihat tampilan DO pada list yang ada, jika DO pernah dicetak maka aplikasi ini tidak akan memberikan tampilan lagi untuk mencetak DO.
172
4.4.13 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru Cetak S PK
Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Baru cetak S PK Pencetakan SPK ( surat pemesanan kendaran) akan dilakukan setelah customer sudah memilih kendaraan yang akan dibeli, SPK ini memberikan informasi dari kendaraan yang telah dipesan oleh customer. SPK dapat dicetak dengan cara memilih pada menu master transaksi baik mobil bekas serta mobil baru dan menclick pada SPK pada saat tampilan list telah terbuka.
173
4.4.14 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas
Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas M enu transaksi bekas dapat diakses dengan cara memilih master transaksi pada menu awal dan diikuti memilih pada bagian transaksi mobil bekas. Tampilan transaksi mobil bekas digunakan untuk penjualan mobil second yang akan dilakukan oleh customer; baik customer personal maupun company. Setelah tampilan terbuka disini kita juga dapat melihat mobil apa saja yang dalam tahap negosiasi.
174
4.4.15 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas Tambah Data
Gambar 4.30 Rancangan Layar Menu Transaksi Mobil Bekas Tambah data Pada saat kita berada di menu transaksi mobil bekas kita dapat memesankan mobil bekas. Langka pertama yang kita lakukan disini adalah memilih konsumen yang telah kita masukan pada master customer, secara otomatis aplikasi akan memberikan data customer sesuai dengan konsumen tersebut.jika pilihan ada pada personal, maka data customer akan diberikan hanya data customer personal, demikian juga dengan company. Langkah ke berikutnya adalah memilih cabang mana yang sedang memasukan data untuk pemesanan kendaraan dalam hal ini data yang terpanggil untuk data adalah data kendaraan bekas, setelah itu kita harus memilih pembayaran dengan cara tunai maupun kredit. untuk pemilihan kendaraan, hanya data mobil baru yang ditampilkan sesuai dengan master kendaraan pada saat diinput.
175
4.4.16 Rancanagn Layar Menu Kasir / Pembayaran
Gambar 4.31 Rancangan Layar Menu Kasir / Pembayaran M enu ini akan digunakan kasir untuk menangani masalah pembayaran, disini kita juga bisa melihat data mobil mana saja telah terbayar maupun masih memiliki sisa pembayaran. User juga dapat melihat detail pembayaran.
176
4.4.17 Rancanagn Layar Menu Kasir / Pembayaran Transaksi
Gambar 4.32 Rancangan Layar Menu Kasir / Pembayaran Transaksi Jika kita memilih pembayaran pada menu kasir / pembayaran maka tampilan akan memberikan informasi jumlah sisa tagihan ( harga deal yang terjadi) disini kita harus memasukan jumlah pembayaran untuk DP dan pelunasan dan memberikan keterangan pada transaksi yang terjadi.
177
4.4.18 Rancangan Layar Menu Karyawan
Gambar 4.33 Rancangan Layar Menu Karyawan Tampilan menu karyawan dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master karyawan pada menu utama. Setelah itu tampilan menu customer personal akan ditampilkan.
Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data diri dari
karyawan yang telah kita input.
178
4.4.19 Rancangan Layar Menu Karyawan Tambah Data
Gambar 4.34 Rancangan Layar Menu Karyawan Tambah data Pada saat kita berada di menu karyawan, kita dapat menambahkan daftar karyawan baru yang bekerja di perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu karyawan. Disinilah kita mengisi data – data dari karyawan.
179
4.4.20 Rancangan Layar Menu Karyawan Hapus
Gambar 4.35 Rancangan Layar Menu Karyawan Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data karyawan yang berkerja di perusahan ini. Penghapusan data karyawan ini dapat dilakukan dengan cara memilih master karyawan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list karyawan.
180
4.4.21 Rancangan Layar Menu Cabang
Gambar 4.36 Rancangan Layar Menu Cabang Tampilan menu cabang dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master cabang pada menu utama. Setelah itu tampilan menu cabang akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari setiap cabang yang ada.
181
4.4.22 Rancangan Layar Menu Cabang Tambah Data
Gambar 4.37 Rancangan Layar Menu Cabang Tambah Data Pada saat kita berada di menu cabang, kita dapat menambahkan daftar karyawan baru yang bekerja di perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu cabang. Disinilah kita mengisi data – data dari cabang itu sendiri.
182
4.4.23 Rancangan Layar Menu Cabang Hapus
Gambar 4.38 Rancangan Layar Menu Cabang Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data cabang ada, penutupan cabang akan memungkinkan user untuk menghapus data cabang tersebut. Penghapusan data cabang ini dapat dilakukan dengan cara memilih master karyawan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list cabang.
183
4.4.24 Rancangan Layar Menu Dealer
Gambar 4.39 Rancangan Layar Menu Dealer Tampilan menu dealer dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master dealer pada menu utama. Setelah itu tampilan menu cabang akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari dealer yang menjadi rekanan.
184
4.4.25 Rancangan Layar Menu Dealer Tambah Data
Gambar 4.40 Rancangan Layar Menu Dealer Tambah data Pada saat kita berada di menu dealer, kita dapat menambahkan daftar dealer yang telah berkerjasama dengan perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu dealer. Disinilah kita mengisi data – data dari dealer.
185
4.4.26 Rancangan Layar Menu Dealer Hapus
Gambar 4.41 Rancangan Layar Menu Dealer Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data dealer ada, pemutusan hubungan kerja dengan dealer akan memungkinkan user untuk menghapus data dealer tersebut. Penghapusan data dealer ini dapat dilakukan dengan cara memilih master dealer serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list dealer.
186
4.4.27 Rancangan Layar Menu Leasing
Gambar 4.42 Rancangan Layar Menu Leasing Tampilan menu leasing dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master leasing pada menu utama. Setelah itu tampilan menu leasing akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari leasing yang menjadi rekanan.
187
4.4.28 Rancangan Layar Menu Leasing Tambah Data
Gambar 4.43 Rancangan Layar Menu Leasing Tambah data Pada saat kita berada di menu leasing, kita dapat menambahkan daftar leasing yang telah berkerjasama dengan perusahaan. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu leasing. Disinilah kita mengisi data – data dari leasing.
188
4.4.29 Rancangan Layar Menu Leasing Hapus
Gambar 4.44 Rancangan Layar Menu Leasing Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data leasing yang ada, pemutusan hubungan kerja dengan pihak leasing akan memungkinkan user untuk menghapus data leasing tersebut. Penghapusan data dealer ini dapat dilakukan dengan cara memilih master leasing serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list leasing.
189
4.4.30 Rancangan Layar Menu Kendaraan
Gambar 4.45 Rancangan Layar Menu Kendaraan Tampilan menu master kendaraan dapat kita peroleh dengan cara meng-click pada master kendaraan pada menu utama. Setelah itu tampilan menu kendaraan akan ditampilkan. Pada tampilan ini kita dapat melihat informasi data dari kendaraan yang menjadi rekanan.
190
4.4.31 Rancangan Layar Menu Kendaraan Tambah Data
Gambar 4.46 Rancangan Layar Menu Kendaraan Tambah data Pada saat kita berada di menu kendaraan, kita dapat menambahkan daftar kendaraan yang ada. Dengan cara men-click pada tanda + (tambah data) yang berada di tampilan menu kendaraan. Disinilah kita mengisi data – data dari leasing. Dan memilih kondisi mobil untuk memisahkan atau membedakan data mobil baru dengan mobil bekas, disini kita juga harus bisa mengisi harga dasar mobil berserta perbaikan apa saja yang diperlukan sehingga aplikasi ini dapat menghitung jumlah modal untuk pembelian mobil tersebut serta dapat menampilkan perkiraan harga price list yang akan diberikan kepada customer.
191
4.4.32 Rancangan Layar Menu Kendaraan Hapus
Gambar 4.47 Rancangan Layar Menu Kendaraan Hapus Dalam aplikasi ini kita juga dapat melakukan penghapusan data kendaraan yang ada, pembatalan pembelian mobil dari pihak perusahaan akan memungkinkan user untuk menghapus data kendaraan tersebut. Penghapusan data kendaraan ini dapat dilakukan dengan cara memilih master kendaraan serta berikan tanda tick pada data yang ingin dihapus serta men-click hapus terpilih pada tampilan list kendaraan.
192
4.4.33 Rancangan Layar Previlege Management
Gambar 4.48 Rancanagn Layar Pre vilege Management Previlege management dalam aplikasi ini digunakan untuk menentukan hak akses dari setiap user-nya, tampilan previlege management akan ditampilkan pada saat kita men-click previlege mangement pada menu utama.
193
4.5
Rancangan Formulir 4.5.1
Surat Penawaran Kendaraan
Sahabat M otor Kemayoran Pasar M obil Kemayoran, Blok V No.5 – 6 Jakarta Pusat, Jakarta Telepon
:
021-654.2980
Surat pesanan kendaraan No. : Nama pemesan :
Tanggal SPK :
Alamat Telephone
:
Tanggal penyerahan :
:
HP
Cara bayar : :
Faktur atas nama : Alamat No
No. ktp/sim : :
Type
Warna
Tahun
Unit
Harga otr
Catatan
Uang DP : Discount : Angsuran : Pemesan
(tanda tangan)
194
4.5.2
Surat Jalan
Sahabat M otor Kemayoran Pasar M obil Kemayoran, Blok V No.5 – 6 Jakarta Pusat, Jakarta Telepon
:
021-654.2980
Surat jalan Harap kendaraan diperiksa terlebih dahulu… Pembeli :
Nomor SJ
:
Tanggal
:
Faktur penjualan : Unit
Type
Warna
Tahun
No. rangka
No. mesin
Perlengkapan * toolkit * buku service
* buku manual * kunci cadangan
Diterima oleh,
Hormat kami,
(tanda tangan & nama jelas)
(tanda tangan)
ket
195
4.5.3
Faktur Penjualan
Sahabat M otor Kemayoran Pasar M obil Kemayoran, Blok V No.5 – 6 Jakarta Pusat, Jakarta Telepon
:
FAKTUR PENJUALAN
021-654.2980 JAKARTA,
KEPADA YTH.,
NO. BANYAKNYA
NAM A BARANG
KETERANGAN M ERK
:
NEGERI ASAL
:
MODEL / TYPE
:
NO. RANGKA
:
NO. M ESIN
:
WARNA
:
NO. FLUID
:
KAPAL
:
TERBILANG
: RUPIAH
HARGA ( RP )
196
4.5.4
Kwitansi DP Penjualan
NO._______________________ KWITANSI DP
Sudah diterima dari
………………………….……………….
Banyaknya Uang
………………………………………………………………….
Untuk pembayaran
..….…………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………........ M erk
:
………………………………………………………………….
NO. Rangka
:
…………………………..
NO. Polisi
:
…………………………..
Jumlah
:
…………………………..
…………………………………….. (Nama dan tanda tangan)
NO.M esin
:…………………
197
4.5.5
Kwitansi penjualan
NO._______________________ KWITANSI Penjualan
Sudah diterima dari ………….………………………………………………………. Banyaknya Uang
Untuk pembayaran ………………………………………………………………… M erk
: ………………………………………………………………………….
NO. Rangka : ………………………….. ………………………. NO. Polisi
:
…………………………..
Jumlah : ……………………………………..
(Nama dan tanda tangan)
NO. M esin
:
198
4.6
Rancangan Laporan 4.6.1 Rancangan Laporan Persediaan
Gambar 4.49 Rancangan Laporan Persediaan
199
4.6.2 Rancangan Laporan Penjualan
Gambar 4.50 Rancangan Laporan Penjualan
200
4.6.3 Rancangan Laporan Penerimaan Kas
Gambar 4.51 Rancangan Laporan Penerimaan Kas
201
4.7
Rencana Implementasi 4.7.1 Kebutuhan Hardware dan S oftware Implementasi
sistem
informasi
penjualan
dan
persediaan
membutuhkan hardware dan software dengan spesifikasi yang memadai untuk mendukung aplikasi sistem yang telah dirancang. Adapun spesifikasi yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : 1. Hardware Dalam hal ini disarankan untuk menggunakan komputer dengan spesifikasi hardware sebagai berikut : a.
Processor Pentium IV 2.o GHz
b.
M otherboard
c.
M emory (RAM ) 256 MB
d.
Harddisk 40 GB
e.
Floppy disk
f.
VGA card 64 M B
g.
M onitor
h.
M ouse
i.
Keyboard
j.
Printer
2. Software Spesifikasi software yang disarankan adalah sebagai berikut : a.
M icrosoft Windows 2000 / XP Profesional
202
b.
M icrosoft SQL server
c.
Aplikasi system informasi persedian dan penjualan yang
telah dirancang
4.7.2 Matriks jadwal pengolahan data Keterangan
Sewaktu
SPK
*
Kwitansi
*
Surat jalan
*
Hari
Bulan
STNK
*
BPKB
*
Tahun
Faktur Penjualan
*
*
Laporan Penjualan
*
*
*
Laporan Persediaan
*
*
*
Laporan Kas
*
*
*
203
4.7.3 Matriks Jadwal Implementasi No.
Kegiatan
M inggu ke1
1.
Survey
2.
Analisis
3.
Perancangan
4.
Pembuatan
5.
Percobaan
6.
Implementasi
7.
Pelatihan
8.
Evaluasi
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
4.7.4 Matriks Distribusi Laporan Nama Laporan
M anagement
Bagian
Bagian Keuangan
accounting Laporan persediaan
*
*
Laporan penjualan
*
*
Laporan penerimaan
*
kas
*
13
204
4.7.5 Matriks Level Akses Keterangan
Bagian
Bagian
Kasir
management
Administrasi
Counter
cabang Data customer
*
*
Transaksi
*
*
penjualan mobil Surat Jalan
*
*
SPK
*
*
Pembayaran
*
Data karyawan
*
*
Data leasing
*
*
Data dealer
*
*
Data kendaraan
*
*
