79
BAB 4 RANCANGAN YANG DIUSULKAN
4.1 Struktur Organisasi
Manager Marketing
Bag.Operator
Marketing Staff
Direktur
Manager Operasional
Bag. Pengiriman Bag. Gudang Transit In Bag. Gudang Transit Out
Manager Keuangan
Manager IT
Bag. Keuangan
Bag. Penagihan
Bag. Accounting
Gambar 4.1 Struktur Organisasi usulan pada PT. SUN PACIFIC
80
1. Direktur •
Mewakili perusahaan dalam hubungannya dengan badan-badan lainnya diluar perusahaan
•
Menetapkan kebijakan dan tujuan perusahaan serta melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operisional perusahaan, mengadakan perencanaan keuangan dan mengurus masalah gaji dan kesejahteraan karyawan.
•
Mengangkat, meminta pertangung-jawaban dan memberhentikan para manager.
•
Mengontrol dan mendukung kegiatan semua manajer dan mengevaluasi hasil kerja.
2. Manager Marketing •
Mencari order dan memantau marketing yang lainnya mengenai order harus dimasukkan ke perusahaan dan diketahui oleh pimpinan perusahaan.
•
Memberikan laporan barang masuk kepada divisi operasional dengan data-data yang lengkap disertai contoh barang, packing list dan invoice
•
Menanyakan harga order untuk full container kepada forwader lain seperti untuk selanjutnya diberitahukan kepada pemimpin perusahaan.
•
Memastikan order barang agar masuk kegudang dan dengan kode marking yang telah disepakati oleh pelanggan masing-masing.
•
Setiap hari memantau marketing lainnya untuk keluar kantor dan mencari order mulai jam 11:30 WIB dan diperbolekan untuk tidak kembali ke kantor kecuali marketing yang mendapat tugas piket menjaga telepon.
•
Memberikan dan menerima laporan hasil market dari marketing lainnya untuk selanjutnya dilaporkan kepada pemimpin perusahaan pada keesok harinya.
81
•
Mengunjungi setiap pelanggan oleh marketing minimal satu minggu sekali agar terus terjaga komunikasi dan kerjasama yang baik.
•
Menjalin hubungan kerja sama dengan baik kepada pelanggan dan ekspedisi lain serta menjaga nama baik perusahaan.
3. Manajer Operasional •
Menerima contoh barang dari marketing guna untuk diberikan kepada bea cukai tentang barang tersebut bisa dan tidaknya barang tersebut masuk.
•
Memantau dan memberikan laporan data barang yang ada di gudang kepada pelanggan.
•
Memberikan informasi kepada pelanggan tentang status barang dan proses pengeluarannya.
•
Membuat packing list dan invoice untuk diproses ke bea cukai.
•
Mengecek B/L (bill of lading), invoice, packing list, untuk diproses ke bea cukai
•
Membuat surat jalan dan mengatur pengiriman barang dengan data alamat yang sudah diberikan oleh marketing dari pelanggan masing-masing
•
Memberikan laporan kepada accounting setelah pengiriman barang dengan disertai surat jalan untuk diproses penagihan,
•
Mengatur dana operasional untuk proses pembongkaran barang/container.
•
Menerima complain dari pelanggan tentang kehilangan / kekurangan barang tetapi jika kardus barang tersebut masih utuh dan tidak cacat / rusak maka dapat ditolak complain pelanggan tersebut.
82
4. Manager Accounting •
Membuat invoice berupa tagihan ke pelanggan dengan terlebih dahulu meminta informasi harga dari setiap marketing.
•
Membuat budget untuk keperluan kantor per minggu dan per bulan dan laporan rugi laba perusahaan.
•
Segera melakukan penagihan ke pelanggan selama 3 hari setelah menerima barang dikirim dan diterima oleh pelanggan dengan disertai surat jalan dari divisi operasional.
•
Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti, bayar telepon, bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, bayar lembur, dan segala kebutuhan perusahaan.
•
Membuat perencanaan pembayaran hutang / piutang perusahaan dengan perusahaan lain.
•
Memberikan laporan keuangan dengan lengkap dan benar kepada pimpinan perusahaan.
5. Marketing Staff •
Bertanggung jawab kepada manajer marketing mengenai order.
•
Memastikan pelanggan untuk kirim barang ke gudang dengan diberikan (code customer) yang sesuai dengan barang yang akan dikirim.
•
Menerima order dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail, maupun datang langsung ke kantor.
•
Menawarkan order kepada pelanggan baru sesuai dengan harga yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
•
Memberitahukan ke bagian dokumen tentang pengiriman barang tersebut dan bertanggung jawab tentang pengiriman barang dan bertanggung-jawab tentang harga yang diberitahukan kepada pelanggan.
83
6. Bagian Operator •
Menerima telepon dari pelanggan.
•
Memberitakan ke bagian marketing ada pengiriman barang dari pelanggan.
•
Memberitakan penjelasan tentang pengiriman barang kepada pelanggan.
7. Bagian Pengiriman •
Bertanggung jawab atas kehilangan barang selama pengiriman.
•
Melaksanakan pengiriman barang dan menyerahkan barang sampai tempat pelanggan.
•
Menyerahkan tanda terima dari pelanggan ke bagian gudang.
•
Memberikan laporan kepada manajer operasional setiap barang dikirim atau diterima di gudang.
8. Bagian Dokumen (in) / Bagian Dokumen (out) •
Membuat dokumen-dokumen yang berhubungan dengan jasa pengiriman dan pelanggan.
•
Memberikan dokumen kepada Manager Marketing, Manager Operasional, dan Manager Accounting.
•
Mengarsipkan dokumen-dokumen yang sudah dibuat.
9. Bagian gudang Transit (in) / Bagian Gudang Transit (out) •
Bertanggung jawab kepada pimpinan atas barang pelanggan yang ada di gudang, serta mengatur tata letak barang di gudang.
•
Mengawasi arus keluar masuknya barang.
•
Menjamin keamanan dan kebersihan penyimpanan barang di gudang agar terhindar dari kerusakan maupun kehilangan.
84
•
Menerima dan menyimpan barang yang akan dikirim
10. Manager Keuangan : - Mengawasi kinerja dari bagian keuangan, bagian penagihan, dan bagian accounting. - Membuat budget per periode untuk untuk kelangsungan perusahaan. - Membuat perencanaan keuangan untuk keperluan perusahaan seperti bayar telepon, bayar gaji karyawan, bayar uang bensin, biaya lembur dan kebutuhan perusahaan. 11. Bagian Keuangan : - Menerima pembayaran dari customer. - Membuat perencanaan keuangan perusahaan. - Membuat Bukti Kas Keluar (BKK). - Melakukan pembayaran untuk segala macam pengeluaran perusahaan. 12. Manager IT - Mengembangkan dan maintainance software perusahaan. - Mengatasi troubleshooting pada sistem. - Mengembangkan software dan hardware. 13. Bagian Penagihan : - Memberikan invoice kepada pelanggan dan melakukan penagihan pembayaran dari pelanggan. - Melaporkan status penagihan berupa tunai kepada accounting agar dapat dijurnal.
85
4.2 Prosedur system yang diusulkan 4.2.1 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN SECARA TUNAI YANG DIUSULKAN Customer menghubungi bagian operator via telepon/e-mail untuk meminta harga penawaran. Kemudian bagian marketing mengirim SPH (surat penawaran harga) via fax kepada customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan mengirim SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga) via fax ke bagian marketing. Apabila Sun Pacific tidak setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan. Apabila kedua belah pihak telah setuju, maka customer akan mengirim SPH yang sudah ditandatangani via fax ke bagian marketing. Bagian marketing membooking peti kemas kepada pelayaran, kemudian pelayaran akan mengirimkan draft B/L. Setelah itu barang dikirim ke gudang transit (in). Pihak gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list 2 rangkap (Rangkap 1 diarsipkan di gudang (in), rangkap 2 akan diserahkan ke bagian operasional). Setelah barang dimasukkan ke dalam container sampai full, bgn. gudang transit (in) menghubungkan jasa pelayaran untuk mengirim barang ke gudang transit (out) dan bagian gudang transit (in) akan diberikan B/L rangkap 1 oleh pihak pelayaran, kemudian bagian operasional menerima B/L rangkap 2, mengurus PEB.. Bagian operasional mengirim packing list dan bill of loading. Setelah barang tiba di gudang transit (out), maka pihak bea cukai akan memeriksa barang yang ada didalam container sesuai dengan packing list, bill of loading, dan PEB. Apabila barang yang dikirim tidak sesuai maka pihak bea cukai akan memberikan Notul (nota pembetulan) kepada pihak bagian operasional dan
86
akan dikenai denda sesuai jenis barang yang dikirim. Pihak Sun Pacific akan membebankan denda yang diterima dari pihak bea cukai kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan mengeluarkan SPPB (Surat Perintah Pengeluaran Barang). Maka dari bagian operasional akan menyewa truk untuk mengambil barang ada dipelabuhan untuk dikirimkan ke customer, kemudian bagian gudang transit (out) membuat SJ 2 rangkap. Marketing akan memberitahukan customer via telepon bahwa barang sudah ada di gudang transit (out). Dan bagian pengiriman mengirim barang ke customer beserta surat jalan dua rangkap. Customer menerima dan memeriksa barang, jika sesuai maka customer akan menanda-tangani surat jalan (surat jalan rangkap 1 diarsipkan dan rangkap 2 diberikan ke customer) dan diberikan SJ 2 rangkap yang telah ditanda-tangani ke bagian pengiriman (SJ rangkap 1 diarsip dan rangkap 2 diberikan ke customer). Apabila barang yang dikirim tidak sesuai, maka customer menulis keluhan disurat jalan atas barang yang tidak sesuai. Jika barang telah diterima oleh customer sesuai dengan SJ, maka bagian accounting membuat invoice 2 rangkap ( rangkap 1 dikirim ke customer dan rangkap 2 diarsip) dan mengirim ke customer melalui fax 1 hari setelah barang dikirim. Setelah menerima pembayaran bagian accounting mengarsipkan invoice dan melakukan pembukuan / jurnal kedalam Ms akun untuk memberikan laporan kepada Direktur untuk diperiksa.
87
4.2.1.2 Overview Activity Diagram Tunai
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram
88
4.2.1.1 Event Table Tunai
EVENT
INTERNAL AGENT
STARTS WHEN
ACTIVITIES
Menerima Order
Bag.Marketing dan Bag. Operator
Menerima telepon dari customer
Membuat surat penawaran harga,
Bagian Marketing
Menerima SPH Dari Customer
Membooking peti kemas dan Mendapat draft B/LMenerima barang di gudang
Membooking Peti Kemas
Mengirim Barang
Menerima Barang
Bag. Gudang Transit (in)
Bag.Gudang Transit (out)
Barang sampai di Gudang Transit (in)
Barang sampai di Gudang Transit (out)
Bag.Pengiriman Mengirim Barang
Barang telah dicek di
transit (in), Membuat packing list 2 rangkap, Mengirim packing list ke bea cukai, Menerima B/L rangkap 1, Mengurus PEB, Mengirim barang ke transit (out)
Menerima packing list dan B/L, Menerima SPPB, Membuat SJ 2 rangkap, Mengecek barang di gudang transit (out)
Mengirim surat jalan 2 rangkap,
89
gudang transit (out)
ke Customer
Menerima Pembayaran
Melakukan Pembukuan
Bag.Accounting
Bag.Accounting
Barang telah diterima Customer
Menerima pembayaran dari Customer
Table 4.1 Event Table
Menerima SJ rangkap 1, Mengirim barang ke customer
Membuat invoice 2 rangkap, Mengirim invoice ke customer via fax, Menerima pembayaran, Mengarsip invoice rangkap 2 Membuat pembukuan, Membuat laporan, Memberikan laporan keuangan kepada direktur.mengsave transaksi ke Ms_akun
90
4.2.1.3 Workflow Table Tunai Actor
Activities
I. MENERIMA ORDER Operator dan Bag.Marketing 1.Menerima Pesanan dari Customer Bag.Marketing 2. Membuat SPH Komputer 3. Mencetak SPH. 4. Mengarsip SPH. 5.Mengirim surat penawaran harga (SPH). 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer 7. Apabila customer setuju maka mengirim SPH yang ditanda- tangani via fax. Bag. Marketing 8.Membooking peti kemas pada Pelayaran 9. Membuat SO 10. Mendapat draft B/ L. Bag. Gudang Transit (in)
Komputer Bag. Gudang Transit (in)
Bag. Operasional Bag. Gudang Transit (in)
Bag. Gudang Transit (out)
Komputer
II. MENGIRIM BARANG 11 Menerima barang dari customer untuk dikirim. 12. Mempacking barang. 13. Membuat packing list 2 rangkap. 14. Mencetak packing list. 15. Mengarsip packing list. 16. Menerima B/L dari pelayaran. 17. Mengirim packing list rangkap dua (2) ke pelayaran. 18. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. 19. Menerima B/L dari pelayaran. 20. Memberikan Packing List, B/L, mengurus PEB. 21. Menerima SPPB, jika barang telah dicocokkan oleh bea cukai. 22. Mengirim barang ke gudang transit (out) melalui jasa pelayaran. III. MENERIMA BARANG 23. Menerima packing list dan B/L. 24. Menerima barang yang telah dicocokkan oleh bea cukai. 25. Mencocokkan kembali barang dengan packing list. 26. Menghubungkan barang yang telah diterima ke bag. Pengiriman. 27. Membuat SJ 2 rangkap yang selanjutnya akan dikirim oleh bag. pengiriman 28. Mencetak SJ 2 rangkap.
91
Bag. Pengiriman
Komputer Bag. Accounting
Bag. Accounting
Komputer Bag. Accounting
29. Mengarsip SJ IV. MENGIRIM BARANG KE CUSTOMER 30. Mengirim barang ke customer dan beserta SJ 2 rangkap. 31. Jika tidak sesuai menerima surat keluhan dari customer yang ditulis di Surat Jalan dan mengecek kembali kondisi barang. 32. Jika sesuai menerima Surat Jalan yang sudah di tandatangani. 33. Mengarsipkan surat jalan rangkap satu (1). V. MENERIMA PEMBAYARAN 34. Membuat invoice 2 rangkap. 35 Mencetak invoice. 36. Mengarsip invoice. 37. Mengirim invoice rangkap 1 ke customer via fax 38 Menerima pembayaran. VI. MELAKUKAN PEMBUKUAN 39. Mengarsip invoice lunas 40. Membuat pembukuan. 41. Membuat laporan keuangan kepada direktur. 42. Mengsave transaksi ke Ms_akun
Table 4.2 Workflow Table
92
4.2.1.3 Detail Activity Diagram Tunai 4.2.1.3.1 Detail Activity Diagram Tunai - Menerima Order
Gambar 4.3 Detail Activity Diagram-Menerima Order
93
4.2.1.3.2 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang
Gambar 4.4 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang
94
4.2.1.3.3 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Barang
Gambar 4.5 Detail Activity Diagram-Menerima Barang
95
4.2.1.3.4 Detail Activity Diagram Tunai– Mengirim Barang ke Customer
Gambar 4.6 Detail Activity Diagram-Mengirim Barang ke Customer
96
4.2.1.3.5 Detail Activity Diagram Tunai – Menerima Pembayaran
Gambar 4.7 Detail Activity Diagram-Menerima Pembayaran
97
4.2.1.3.6 Detail Activity Diagram Tunai – Melakukan Pembukuan
Gambar 4.8 Detail Activity Diagram-Melakukan Pembukuan
98
4.2.2 PROSEDUR SISTEM PENJUALAN JASA PENGIRIMAN SECARA KREDIT YANG DIUSULKAN 1. Customer menghubungi bagian operator via telepon / email untuk meminta harga penawaran. Kemudian bagian marketing mengirimkan SPH ( Surat Penawaran Harga ) via fax kepada customer. Apabila customer tidak setuju dengan penawaran tersebut, maka customer akan mengirimkan SPPH ( Surat Permintaan Penawaran Harga ) via fax ke bagian marketing. Apabila Sun Pacific tidak setuju, maka bagian marketing melakukan penawaran harga kembali atau transaksi dibatalkan. 2. Apabila kedua belah pihak telah setuju, customer akan mengirimkan SPH yang ditanda tangani. Bagian marketing akan menginput data-data customer serta memberikan kode customer dan membuat SO ( Sales Order ) yang sudah diberikan kode customer dan membooking peti kemas pada pelayaran dan mendapatkan draft B/L. Setelah itu customer akan mengirimkan barang ke gudang transit (in). 3. Bag. gudang transit (in) menerima barang dan membuat packing list rangkap 2 ( rangkap 1 diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip ) sesuai kode Customer yang telah diberikan. Bagian gudang transit (in) mengirimkan packing list ke bagian operasional via email. 4. Setelah barang dimasukkan ke dalam container sampai full. Bagian gudang transit (in) mendapatkan bill of loading dan tagihan dari pelayaran. Bagian gudang transit (in) mengirim invoice ke bagian keuangan via email. 5. Bagian operasional menerima packing list dan bill of loading. Bagian operasional membuat view perjalanan ekspor untuk mengetahui status keberadaan barang.
99
6. Bagian operasional mengurus PEB ( Pemberitahuan Export Barang ) dan mengirim packing list, bill of loading ke bea cukai. 7. Setelah barang tersebut tiba di tempat tujuan, maka pihak bea cukai negara tersebut akan memeriksa barang yang ada dalam container tersebut sesuai dengan packing list, bill of loading dan PEB. 8. Apabila barang yang dikirimkan tidak sesuai dengan data-data tersebut maka bea cukai akan memberikan Notul ( Nota Pembetulan ) kepada pihak bagian operasional dan akan dikenakan denda sesuai dengan jenis barang tersebut. Pihak Sun Pacific akan membebani denda tersebut kepada customer, karena tidak sesuai dengan packing list. Jika sesuai selanjutnya pihak bea cukai akan mengeluarkan SPPB ( Surat Perintah Pengeluaran Barang ). 9. Setelah barang tiba di tempat, maka bagian gudang transit (out) akan mengecek container dan memeriksa barang sesuai dengan packing list. Bagian gudang transit (out) membuat Surat Jalan rangkap 3 ke bagian pengiriman. Bagian marketing akan memberitahukan customer bahwa barang telah tersedia di gudang transit (out). 10. Bagian pengiriman akan mengirimkan barang setelah menerima Surat Jalan rangkap 3 untuk ditandatangani. Customer menerima dan memeriksa barang kembali, apabila sesuai maka customer akan menanda-tangani SJ. SJ rangkap 1 ke customer, rangkap 2 diberikan ke gudang transit (in)), rangkap 3 diarsip. 11. Apabila barang yang akan dikirimkan tidak sesuai, maka customer akan menulis keluhan pada SJ atas barang yang tidak sesuai tersebut, maka bagian gudang transit (out) akan memeriksa kondisi barang. Jika benar ada kesalahan maka pihak Sun Pacific akan bertanggung jawab atas keluhan dari customer.
100
12. Jika barang yang telah diterima customer sesuai maka bagian keuangan akan membuat invoice 3 rangkap ( rangkap 1 ke customer, dan rangkap 2 diarsip dan rangkap 3 ke Bagian Accounting). Bagian marketing akan mengirim invoice melalui fax 1 hari setelah barang dikirim. Batas waktu pembayaran paling lambat 30 hari setelah invoice tersebut diterima, jika belum dibayarkan maka bagian penagihan akan kembali melakukan penagihan kepada customer. 13. Bagian keuangan menerima invoice rangkap 2. Setelah menerima pembayaran dari customer. Bagian keuangan akan mencap lunas invoice dan mengarsip invoice rangkap 2. Bagian keuangan akan mengirimkan bukti transfer / invoice rangkap 3 ke bagian accounting. Bagian accounting akan mengarsip bukti transfer / invoice. 14. Bagian keuangan akan menerima tagihan dari bag.gudang transit (in) atas jasa PEB, dan jasa angkut barang. Bagian keuangan menginput Tr_pengiriman berdasarkan invoice yang diterima. 15. Bagian accounting membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap ( rangkap 1 diberikan ke bagian accounting dan rangkap 2 diarsip). 16. Bagian accounting akan mengeluarkan uang sesuai Bukti Kas Keluar ( BKK ) dan membayar invoice yang telah diterima selama pengiriman barang. Bagian keuangan menerima invoice yang dicap lunas dan memberikan invoice yang dicap lunas ke bagian accounting untuk dibuatkan jurnal. 17. Bagian marketing akan membuat laporan packing list bulanan, untuk diberikan kepada direktur. Bagian marketing membuat laporan daftar pelanggan dan laporan datar kota yang sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk diberikan ke direct
101
18. Bagian accounting akan melakukan pembukuan / jurnal ke Ms_Akun untuk meberikan laporan keuangan kepada direktur untuk diperiksa. Bagian accounting membuat laporan keuangan dan laporan order per periode tertentu sebagai bahan pertimbangan direktur.
102
4.3 Event Table Kredit EVENT Menerima Order
INTERNAL AGENT Bag.Operator dan Bag. Marketing
STARS WHEN
ACTIVITY
Menerima Barang dari Pelanggan
Bag. Gudang Transit (in)
Barang sampai di Gudang Transit (in)
Menerima barang, Membuat packing list 2 rangkap
Mengirim Barang
Bag. Gudang Transit (in)
Barang siap dikirim
Memasukkan barang ke container, Mendapat bill of lading, Mendapat invoice, Mengirim barang
Mengurus Bea Cukai
Bag. Operasional
Barang sampai di gudang transit (in)
Membuat view perjalanan eksport, Mengurus PEB, Mengirim packing list, dan bill of lading ke bea cukai, Menerima SPPB
Menerima Barang
Bag. Gudang Transit (out)
Barang sampai ke gudang transit (out)
Menerima barang, Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list, Membuat SJ 3 rangkap
Mengirim Barang ke Pelanggan
Bag. Pengiriman
Barang siap dikirim ke pelanggan
Mengirim barang ke pelanggan beserta SJ, Menerima SJ yang telah ditanda tangani.
Menerima telepon Menerima order, Membuat SPH, dari customer Menerima SPH yang telah ditanda tangani, Membuat SO, Membooking peti kemas kepada Pelayaran, Menerima draft B/L
103
Membuat invoice 3 rangkap, Mengirim invoice via fax ke pelanggan, Menerima pembayaran
Menerima Pembayaran
Bag. Keuangan
Barang sampai ke pelanggan
Membayar Tagihan
Bag. Keuangan
Menerima invoice Menerima invoice dari gudang transit (in), dari pelayaran dan PEB, Menginput pengiriman berdasarkan invoice, Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap, Mengeluarkan uang sesuai BKK, Menerima invoice yang telah dicap lunas dan Mengirim ke bagian accounting
Melakukan Pembukuan
Bag. Accounting
Menerima pembayaran
Table 4.3 Event Table
Menerima invoice yang dicap lunas dari bagian keuangan, Mencocokkan invoice dan BKK, Membuat laporan keuangan ke dalam Ms_Akun, Membuat laporan order per periode,Membuat packing list per periode, Membuat daftar pelanggan, Membuat laporan daftar kota yg sering digunakan.
104
4.4 Overview Activity Diagram Kredit
Gambar 4.9 Overview Activity Diagram
105
4.5 Workflow Table Kredit
Actor Operator Bag. Marketing Komputer Bag. Marketing
Komputer
Activities I. MENERIMA ORDER 1. Menerima order. 2. Membuat SPH ( Surat Penawaran Harga ). 3. Mencetak SPH. 4. Menyimpan SPH. 5. Mengirim SPH ke pelanggan. 6. Jika tidak setuju maka menerima SPPH dari customer. 7. Apabila customer setuju, menerima SPH yang telah di tanda tangani. 8. Membuat SO. 9. Memberikan kode pelanggan dan membooking peti kemas kepada Pelayaran.. 10. Mencetak SO. 11. Menyimpan SO. II. MENERIMA BARANG DARI PELANGGAN
Bag. Gudang Transit (in) Komputer Bag. Gudang Transit (in)
Bag. Gudang Transit (in)
Bag. Operasional
12. Menerima barang dari customer untuk dikirim. 13. Membuat packing list 2 rangkap. 14. Mencetak packing list. 15. Menyimpan packing list. 16. Memberikan packing list rangkap 1 diberikan ke pelayaran, rangkap 2 diarsip. 17. Mengirim packing list ke bagian operasional via email. III. MENGIRIM BARANG 18. Memasukkan barang ke container dan mencocokkan dengan packing list. 19. Mendapat bill of loading dan tagihan dari pelayaran. 20. Mengirimkan tagihan ke bag. keuangan via email. 21. Mengirimkan barang lewat jasa pelayaran. IV. MENGURUS BEA CUKAI 24. Menerima packing list dan bill of lading. 25. Membuat view perjalanan eksport. 26. Mengurus PEB. 27. Mengirim, packing list, dan bill of loading ke bea cukai.
106
28. Setelah diperiksa, jika tidak sesuai packing list maka menerima Notul ( Nota Pembetulan ). 29. Jika sesuai menyewa truk untuk mengambil barang untuk dikirimkan. V. MENERIMA BARANG 30. Menerima barang. Bag. Gudang Transit (out)
Bag. Pengiriman
Bag. Keuangan Komputer Bag. Marketing Bag. Keuangan
31. Membongkar dan memeriksa barang sesuai packing list. 32. Jika ada barang yang rusak maka dibuat Surat Pemberitahuan Barang Rusak rangkap 2. 33. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 34. Rangkap 2 diarsip. 35. Membuat Surat Jalan 3 rangkap. 36. Memberikan Surat Jalan 3 rangkap ke bagian pengiriman untuk ditanda tangani oleh pelanggan. VI. MENGIRIM BARANG KE PELANGGAN 37. Mendapat Surat Jalan 3 rangkap dari Bag. Gudang Transit (out). 38. Mengirim barang beserta SJ. 39. Jika tidak sesuai maka customer menulis keluhan di SJ. Bagian gudang transit (out) akan memeriksa kembali kondisi barang dan bertanggung jawab atas keluhan pelanggan. 40. Jika sesuai maka menerima SJ yang telah di tanda tangani. 41. Surat Jalan Rangkap 1 diberikan ke pelanggan. 42. Surat Jalan rangkap 2 diberikan ke bagian gudang transit (in) 43. Mengarsip Surat Jalan rangkap 3. VII. MENERIMA PEMBAYARAN 44. Membuat invoice 3 rangkap. 45. Mencetak invoice 3 rangkap. 46. Memberikan invoice ke pelanggan via fax. 47. Rangkap 1 diberikan ke pelanggan, rangkap 2 diberikan ke Bag. Accouting. 48. Menerima invoice rangkap 2. 49. Menerima pembayaran dari pelanggan. 50. Mencap lunas invoice dan mengirim invoice rangkap 3 dan bukti transfer ke bag. accounting. 51. Jika 30 hari belum dibayar, maka bag. penaghan akan menagih kepada
107
Bag. Penagihan
Bag. Keuangan
Komputer Bag. Keuangan
Bag. Accounting
pelanggan. VIII. MEMBAYAR TAGIHAN 52. Menerima tagihan dari gudang berupa tagihan jasa angkut dan PEB. 53. Menginput pengiriman berdasarkan tagihan yang diterima. 54. Membuat BKK ( Bukti Kas Keluar ) 2 rangkap. 55. Mencetak BKK. 56. Menyimpan BKK. 57. Rangkap 1 diberikan ke bag. accounting. 58. Rangkap 2 diarsip. 59. Mengeluarkan uang sesuai BKK. 60. Membayar jasa transportasi dan PEB. 61. Menerima tagihan yang sudah dicap lunas dan mengirim ke bag. accounting. IX. MEMBUAT LAPORAN 62. Menerima tagihan yang di cap lunas dari bag. keuangan. 63. Menerima BKK rangkap 2 dari bag. keuangan. 64. Mencocokkan BKK dan tagihan yang telah lunas. 65. Membuat jurnal dan membuat pembukuan ke dalam Ms_akun. 66. Membuat laporan keuangan dan laporan order per periode untuk direktur. 67. Membuat laporan packing list untuk direktur. 68. Membuat laporan daftar pelanggan dan daftar kota yang sering menggunakan jasa Sun Pacific untuk direktur.
Table 4.4 Workflow Table
108
4.6 Detail Activity Diagram Kredit 4.6.1 Detail Activity Diagram – Menerima Order
Gambar 4.10 Detail Activity Diagram Menerima Order
109
4.6.2 Detail Activity Diagram – Menerima Barang Dari Pelanggan
Gambar 4.11 Detail Activity Diagram Menerima Barang Dari Pelanggan
110
4.6.3 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang
Gambar 4.12 Detail Activity Diagram Mengirim Barang
111
4.6.4 Detail Activity Diagram – Mengurus Bea Cukai
Gambar 4.13 Detail Activity Diagram Mengurus Bea Cukai
112
4.6.5 Detail Activity Diagram – Menerima Barang
Gambar 4.14 Detail Activity Diagram Menerima Barang
113
4.6.6 Detail Activity Diagram – Mengirim Barang Ke Pelanggan
Gambar 4.15 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Ke Pelanggan
114
4.6.7 Detail Activity Diagram – Menerima Pembayaran
Gambar 4.16 Detail Activity Diagram Menerima Pembayaran
115
4.6.8 Detail Activity Diagram – Membayar Tagihan
Gambar 4.17 Detail Activity Diagram Membayar Tagihan
116
4.6.9 Detail Activity Diagram – Membuat Laporan
Gambar 4.18 Detail Activity Diagram Membuat Laporan
117
4.7 Rancangan Database 4.7.1 UML Class Diagram
Gambar 4.19 Class Diagram
118
4.7.2 Sturktur Data Nama file
:
Ms_Customer
Primary key
:
kd_customer
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data customer
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdCustomer
Text
6
Kode pelanggan
Nama_Perusahaan
Text
25
Nama perusahaan
Alamat
Text
40
Alamat perusahaan
Contact_person
Text
15
Nama pelanggan
No_telp
Text
10
Nomor telepon perusahaan
Fax
Text
11
Nomor Fax perusahaan
Hp
Text
12
Nomor hp pelanggan
Email
Text
30
Email pelanggan
Table 4.5 Table Struktur Customer
119
Nama file
:
Ms_Port
Primary key
:
id_port
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data Kota
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Idport
Text
6
Kode kota
Tanggal
Date/Time
8
Tanggal Transaksi
Nama_Port
Text
15
Nama pelabuhan
Kota
Text
15
Nama kota
Negara
Text
15
Nama Negara
Table 4.6 Table Struktur Port
120
Nama File
:
MS_Log
Primary key
:
kd_log
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data Log
Nama field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdLog
Text
6
Kode log
password
Text
10
Password
Division
Text
10
Jabatan
Table 4.7 Table Struktur Log
121
Nama File
:
MS_Pelayaran
Primary key
:
kd_pelayaran
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data Pelayaran
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdPelayaran
Text
3
Kode pelayaran
Nama_Pelayaran
Text
10
Nama pelayaran
Contact_person
Text
15
Nama contact person
Alamat
Text
40
Alamat pelayaran
Phone
Text
10
Nomor telepon pelayaran
Fax
Text
11
Nomor fax pelayaran
Hp
Text
12
Nomor handphone contact person
Email
Text
30
Alamat email pelayaran
Table 4.8 Table Struktur Pelayaran
122
Nama File
:
MS_Karyawan
Primary key
:
kd_karyawan
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data Karyawan
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdKaryawan
Text
6
Kode karyawan
Nama
Text
20
Nama karyawan
Jabatan
Text
10
Jabatan karyawan
Alamat
Text
40
Alamat karyawan
Phone
Text
10
Nomor telepon karyawan
Fax
Text
11
Nomor fax karyawan
Handphone
Text
12
Nomor hp karyawan
Email
Text
30
Email karyawan
Table 4.9 Table Struktur Karyawan
123
Nama File
:
Ms_akun
Primary key
:
Kd_akun
Foreign key
:
None
Keterangan
:
Data akuntansi
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Kdakun
Text
3
Kodeakun
Nama
Text
20
Nama akun
Debet
Number
13
Debit
Kredit
Number
13
Kredit
Table 4.9 Table Struktur Akuntansi
124
Nama File
:
Tr_SPH_H
Primary key
:
kd_SPH
Foreign key
:
Kd_Karyawan
Keterangan
:
Data SPH Header
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdSPH
Text
12
Nomor SPH
Tanggal
Data/Time
8
Tanggal transaksi SPH
Subject
Text
15
Perihal
Kepada
Text
15
Kepada SPH ditujukan
Phone
Text
10
Nomor telp/Hp
Fax
Text
11
Nomor fax
kdKaryawan
Text
6
Kode karyawan
Table 4.10 Table Struktur SPH Header
125
Nama File
:
Tr_SPH_D
Primary key
:
Kd_SPH
Foreign key
:
Id_port
Keterangan
:
Data SPH Detail
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdSPH
Text
12
Nomor SPH
idport
Text
3
Kode port
Komoditas
Text
15
Nama barang
Hrg_m3
Number
13
Harga barang/m3
Hrg_kg
Number
13
Harga barang/kg
Table 4.11 Table Struktur SPH Detail
126
Nama File
:
Tr_SO_H
Primary key
:
Kd_SO
Foreign key
:
KdCustomer, Kd_Karyawan, Kd_SPH
Keterangan
:
Data Sales Order Header
Nama field
Tipe data
Panjang
Keterangan
kdSO
Text
13
Nomor sales order
Tanggal
Date/time
8
Tanggal transaksi SO
kdCustomer
Text
6
Kode pelanggan
kdSPH
Text
12
Nomor SPH
kdKaryawan
Text
6
Kode karyawan
Table 4.12 Table Struktur SO Header
127
Nama File
:
Tr_SO_D
Primary key
:
Kd_SPH
Foreign key
:
Kd_Port
Keterangan
:
Data Sales Order Detail
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdSPH
Text
12
Nomor SPH
Komoditas
Text
15
Nama barang
Hrg_m3
Number
13
Harga barang/m3
Hrg_kg
Number
13
Harga barang/kg
idport
Text
3
Kode pelabuhan
Table 4.13 Table Struktur SO Detail
128
Nama File
:
Tr_Packinglist_H
Primary key
:
kd_PL
Foreign Key :
id_port
Keterangan
Data Packing List Header
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdPL
Text
13
Nomor packing list
Stuffing_date
Date/Time
8
Tanggal keberangkatan
Shipping Line
Text
10
Nama pelayaran
No_cont
Text
11
Nomor container
Cont_Size
Text
6
Ukuran container
No_seal
Text
8
Nomor seal
idport
Text
3
Asal dan tujuan barang dikirim
Table 4.14 Table Struktur Packing List Header
129
Nama File
:
Tr_Packinglist_D
Primary Key :
Kd_customer
Foreign Key :
Kd_SO
Keterangan
Data Packing List Detail
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
Tanggal
Text
17
Tanggal transaksi SO
kdCustomer
Text
5
Kode pelanggan
Komoditas
Text
15
Nama barang
qty_box
Number
4
Jumlah box barang
Total_pcs
Number
5
Jumlah satuan barang
Volm3
Number
3
Jumlah m3
weightkg
Number
7
Berat barang
Kd_so
Text
13
Kode sales order
Table 4.15 Table Struktur Packing List Detail
130
Nama File
:
Tr_SJ_H
Primary Key :
Kd_SJ
Foreight Key :
Kd_SO
Keterangan
Data Surat Jalan Header
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdSJ
Text
13
Nomor surat jalan
Tanggal
Date/Time
10
Tanggal SJ dibuat
kdSO
Text
13
Nomor sales order
No_Kendaraan
Text
10
Nomor kendaraan
Table 4.16 Table Struktur SJ Header
131
Nama File
:
Tr_SJ_D
Primary Key :
Kd_SJ
Foreight Key :
None
Keterangan
Data Surat Jalan Detail
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdSJ
Text
13
Nomor surat jalan
Qty_box
Number
4
Jumlah box barang
Total_Pcs
Number
5
Jumlah satuan barang
Komoditas
Text
15
Nama Barang
Table 4.17 Table Struktur SJ Detail
132
Nama File
:
Tr_Invoice_H
Primary Key :
Kd_invoice
Foreight Key :
Kd_SO
Keterangan
Data Invoice Header
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keteragan
kdInvoice
Text
12
Nomor Invoice
Tanggal
Date/Time
8
Tanggal Invoice dibuat
kdSO
Text
13
Nomor Sales Order
Table 4.18 Table Struktur Invoice Header
133
Nama File
:
Tr_Invoice_D
Primary Key :
Kd_invoice
Foreight Key :
None
Keterangan
Data Invoice Detail
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdInvoice
Text
12
Nomor Invoice
Komoditas
Text
15
Nama Barang
Dimension
Number
3
Total Berat Barang (m3)
Total_Weight
Number
7
Total Berat Barang (kg)
Total
Number
14
Total harga barang
Subtotal
Number
14
Subtotal harga
Table 4.19 Table Struktur Invoice Detail
134
Nama File
:
Tr_Pengiriman_H
Primary Key :
Kd_Pengiriman
Foreight Key :
None
Keterangan
Data Biaya Pengiriman Header
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdPengiriman
Text
12
Nomor Shipping
Tanggal
Date/Time
9
Tanggal dibuat form shipping
Table 4.20 Table Struktur Pengiriman Header
135
Nama File
:
Tr_Pengiriman_D
Primary Key :
Kd_packinglist
Foreight Key :
Kd_Pelayaran
Keterangan
Data Biaya Pengiriman Detail
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdPengiriman
Text
12
Nomor pengiriman
kdPL
Text
13
Nomor packing list
kdPelayaran
Text
3
Kode pelayaran
BL
Number
12
Harga biaya B/L
PEB
Number
12
Harga biaya PEB
Transportation
Number
20
Harga biaya angkut barang
Table 4.21 Table Struktur Pengiriman Detail
136
Nama File
:
Tr_BKK
Primary Key :
Kd_BKK
Foreight Key :
Kd_pengiriman
Keterangan
Data Bukti Kas Keluar
:
Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
kdBKK
Text
13
Nomor Bukti Kas keluar
Tanggal
Text
8
Tanggal dibuat BKK
Kdpengiriman
Text
12
Nomor Pengiriman
Option
Text
15
Pilihan Pembayaran
Keterangan
Text
20
Keterangan Pembayaran
Total
Number
14
Jumlah Bayar
Table 4.22 Table Struktur BKK
137
4.8 Use Case
Gambar 4.20 Use Case
138
4.9 Navigation Diagram
Gambar 4.21 Navigation Diagram
139
Gambar 4.22 Navigation Diagram Akuntansi
Gambar 4.23 Navigation Diagram Keuangan
140
Gambar 4.24 Navigation Diagram Manajer Marketing
Gambar 4.25 Navigation Diagram Manajer Keuangan Dan Akuntansi
141
Gambar 4.27 Navigation Diagram Marketing
Gambar 4.28 Navigation Diagram Gudang Transit (in)
142
Gambar 4.29 Navigation Gudang Transit (out)
143
Gambar 4.30 Navigation Diagram Manajer IT Dan Direktur
144
4.10 Rancangan Layar
Gambar 4.31 Form Menu Login
Gambar 4.32 Form Ganti Password
Gambar 4.33 Form Menu Logout
145
Gambar 4.34 Form Menu Utama
146
Gambar 4.35 Form Master Karyawan Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama karyawan yang ada di perusahaan. Clear : Berfungsi untuk menghapus nama karyawan yang sudah tidak berkerja di perusahaan. Add : Berfungsi untuk memasukan data-data karyawan yang baru masuk kedalam perusahaan. Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data karyawan berupa no hp, email, dan alamatnya.
147
Gambar 4.36 Form Master Pelanggan Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama pelanggan yang memakai jasa perusahaan. Clear : Berfungsi untuk menghapus nama pelanggan yang sudah tidak memakai jasa perusahaan. Add : Berfungsi untuk memasukan data-data pelanggan yang memakai jasa perusahaan. Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data pelanggan berupa no hp, email, alamatnya.
148
Gambar 4.37 Form Master Shipping
Search : Berfungsi untuk mencari nama-nama shipping yang ada di perusahaan. Clear : Berfungsi untuk menghapus nama shipping yang sudah tidak dipakai perusahaan. Add : Berfungsi untuk memasukan atau menambah data-data shipping yang ada di perusahaan. Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data shipping berupa no hp,email, dan alamatnya.
149
Gambar 4.38 Form Master Port
Searc : Berfungsi untuk mencari nama-nama port yang digunakan perusahaan. Clear : Berfungsi untuk menghapus nama port yang sudah tidak dipakai perusahaan. Add : Berfungsi untuk menambahkan data-data port yang baru yang akan digunakan di perusahaan. Edit : Berfungsi untuk mengedit data-data port berupa port ID, nama port, kota, dan negara.
150
Gambar 4.39 Form View Quotation
151
Gambar 4.40 Form View Sale Order
152
Gambar 4.41 Form View Packing List
153
Gambar 4.42 Form View Surat Jalan
154
Gambar 4.43 Form View Shipping
155
Gambar 4.44 Form View Kas Keluar
Gambar 4.45 Form View Jurnal keluar
156
Gambar 4.46 Form Quotation Komodity : Nama barang yang ada didalam quotation. /m3 : Jumlah berat barang yang akan dikirim. /kg : Jumlah berat barang yang dikirim. Kota : Tujuan dari barang yang akan dikirim. OK : Tombol yang berfungsi untuk mengkonfirmasi data-data diatas telah benar. Save : Berfungsi untuk menyimpan data-data barang yang ada didalam quotation. Print : Berfungsi untuk memunculkan cristal report dari data-data barang yang ada didalam quotation dan untuk memprint data-data tersebut.
157
Gambar 4.47 Form Sale Order Date : Tanggal sale order dibuat. Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa di perusahaan Sun Pacific. Subject : Pemberitahuan barang yangdikrim apakah dikirim eksport atau import. No Quotation : Nomor quotation, tanggal, tahun, kode pelanggan yang terdapat di quotation.
158
Gambar 4.48 Form Packing List Stuffing date : Tanggal keberangkatan akan berangkat dikirim. Date : Tanggal diterbitkannya packing list tersebut. Marking : Kode daftar perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut. Komodity : Jenis barang yang akan dikirim. QTY(Box) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran box. Total (PCS): Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran pcs. VOL(m3) : Jumlah barang yang akan dikrim dalam ukuran m3. Weight(Kg) : Jumlah barang yang akan dikirim dalam ukuran kg. Soid : Nomor ID sale order. Save : Menyimpan semua data-data yang telah diisi lengkap. Print : Mem-print semua data-data yang telah teriisi. Cancel : Untuk membatalkan pembuatan packing list jika terdapatnya kesalahan.
159
Gambar 4.49 Form Surat Jalan Date : Tanggal diterbitkannya surat jalan. No Sale Order : Kode no sale order. Vehicle Number : No plat mobil truck yang mengangkut barang kita. Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat. Print : Memprint data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan untuk menyimpan data-data yang dibuat.
160
Gambar 4.50 Form Invoice Date : Tanggal diterbitkannya invoice tersebut. No Sale Order: Kode id no sale order yang memakai jasa perusahaan tersebut. Total : Jumlah harga total untuk penggunaan jasa perusahaan tersebut. Save : Menyimpan data-data yang telah dimasukkan. Print : Mem-print data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
161
Gambar 4.51 Form Shipping Date : Tanggal diterbitkan atau dibuatnya form shipping tersebut. No Packing List : No kode packing list yang dipakai oleh shipping tertentu. Shipping ID : Nomor kode ID shipping. Shipping Name : Nama pelayaran yang mengirimkan barang. Bill Of Lading : Jumlah harga diterbitkannya B/L. PEB : Jumlah harga pengurusan PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang). Transportation : Jumlah harga jasa transportasi yang dipakai. Ok : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah diisi telah sesuai. Save : Menyimpan semua data-data yang telah dibuat. Print : Mem-print semua data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan penyimpanan semua data-data yang telah dibuat.
162
Gambar 4.52 Form Kas Keluar Date : Tanggal diterbitkannya Form Bukti Kas Keluar tersebut. Shipping ID : No kode ID Shipping. Option : Jenis pengeluaran yang akan dibayarkan. Keterangan : Keterangan dari jenis pengeluaran. Total :Total pengeluaran yang akan dibayarkan. Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat. Print : Mem-print data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
163
Gambar 4.53 Form Jurnal Penerimaan Kas Date : Tanggal pembuatan form jurnal penerimaan kas tersebut. No Invoice : No kode invoice. Invoice Date : Tanggal pembuatan invoice. Marking : Kode daftar nama perusahaan yang memakai jasa perusahaan tersebut. Total Rp : Total penerimaan yang diterima perusahaan. OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang telah dibuat telah benar. Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat. Print : Mem-print data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
164
Gambar 4.54 Form Pengeluaran Kas Date : Tanggal dibuatnya form pengeluaran kas. No Kas Keluar : No kode kas keluar. Kas Keluar Date : Tanggal pembuatan kas keluar. Notes : Catatan berupa keterangan jenis pengeluaran tersebut. Total Rp : Total pengeluaran. OK : Mengkonfirmasikan bahwa data-data yang dibuat telah benar. Save : Menyimpan data-data yang telah dibuat. Print : Mem-print data-data yang telah dibuat. Cancel : Membatalkan penyimpanan data-data yang telah dibuat.
165
Gambar 4.55 Form Report Pilih Laporan : Pemilihan jenis laporan yang akan ditampilkan. Tanggal Awal : Pemilihan tanggal untuk memulai ditampilkan laporan tersebut. Tanggal Akhir : Pemilihan untuk tanggal berakhirnya laporan yang akan ditampilkan. Print : Mem-print data-data yang akan ditampilkan.
166
Gambar 4.56 Form My Profile
Gambar 4.57 Form About
167
4.11 Rancangan Formulir
Gambar 4.58 Rancangan Formulir Quotation
168
Gambar 4.59 Rancangan Formulir Sale Order
169
Gambar 4.60 Rancangan Formulir Packing List
170
Gambar 4.61 Rancangan Formulir Surat Jalan
171
Gambar 4.62 Rancangan Layar Invoice
172
Gambar 4.63 Rancangan Formulir Shipping
173
Gambar 4.64 Rancangan Formulir Bukti Kas Keluar
174
Gambar 4.65 Rancangan Report Packing List
175
Gambar 4.66 Rancangan Report Sale Order
176
Gambar 4.67 Rancangan Report Kota
177
Gambar 4.68 Rancangan Report Jurnal Penerimaan kas
178
Gambar 4.69 Rancangan Report Jurnal Pengeluaran Kas
179
4.12 Matrix Rencana Penerapan Sistem 4.12.1 Matrix Jadwal Pengelolahan Data Waktu Harian
Per Periode Tertentu
Kegiatan
Master Customer
√
Master Kota
√
Master Karyawan
√
Master Pelayaran
√
Transaksi SPH_Header
√
Transaksi SPH_Detail
√
Transaksi SO_Header
√
Transaksi SO_Detail
√
Transaksi Packing_List_Header
√
Transaksi Packing_List_Detail
√
Transaksi SJ_Header
√
Transaksi SJ_Detail
√
Transaksi Invoice_Header Transaksi Invoice_Detail
√ √
Transaksi Pengiriman_Barang_Header
√
Transaksi Pengiriman_Barang_Detail
√
Transaksi BKK_Header
√
Transaksi Jurnal_Penerimaan_Kas
√
Transaksi Jurnal_Pengeluaran Kas
√
Table 4.23 Table Matrix Jadwal Pengolahan Data
180
4.12.2 Matrix Distribusi Laporan Bagian
Bagian Gudang
Bagian
Direktur Bagian
Transit
Transit
Bagian
Laporan
Utama
(out)
(in)
Accounting
Laporan Keuangan
√
Marketing
√
Laporan Order per periode tertentu
√
√
Laporan Packing list bulanan
√
√
Laporan Bukti Kas Keluar
√
√
Laporan Daftar Pelanggan yang sering menggunakan jasa
√
√
Laporan Kota
√
√
Jurnal Penerimaan Kas
√
√
Jurnal Pengeluaran Kas
√
√
Table 4.24 Table Matrix Distribusi Laporan
181
4.12.3 Matrix Level Akses No
Keterangan
Direktur
Marketing
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Form Login Form Master Customer Form Master Kota Form Master Karyawan Form Master Pelayaran Form Master Log Form Transaksi SPH Form Transaksi SO Form Packing List Form SJ Form Invoice Form Pengiriman Form BKK Form Edit Profil Form Change Password Form About
C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P C,V,U,P
V,U C,V,U V C,V,P C,V,P C,V,P V,U V,U V
gudang transit(in) V,U C,V,U C,V,P V,U V,U V
Gudang Keuangan transit(out) V,U V,U V C,V,P V C,V C,V,P V,U V,U V,U V,U V V
Table 4.25 Table Matrix Level Akses Keterangan : C = Create
U = Update
V = View
P = Print
Akuntansi V,U V V V,U V,U V
Manager Operasional V,U C,V,U V,U V,U V
Manager Marketing V,U
-
V,U V,U V
182
4.13 Rencana Implementasi 4.13.1 Jadwal Implementasi Bulan
1
Minggu
1
2 2
3
4
5
3 6
7
8
Instalasi Hardware Instalasi Software Training User Konversi Data Peralihan Sistem
Table 4.26 Table Jadwal Implementasi
9
10
11
12
183
4.14
Hardware / Software yang diusulkan 4.14.1 Hardware yang diusulkan
Pentium 4.2.0 Ghz Motherboard Asus Memory 512 MB VGA 128 MB Harddisk 40 GB CD – Rom
184
4.15 Software yang diusulkan VB 6 Office 2007 Crystal report 10 OS Windows XP
